Samarbeid INPUT PROSESS OUTPUT...å være samlet om felles oppgaver og/eller å nå et mål sammen

Transkript

1 «Samarbeid og kommunikasjon»

2 Samarbeid INPUT PROSESS OUTPUT..å være samlet om felles oppgaver og/eller å nå et mål sammen 2

3 GRUPPEOPPGAVE TO OG TO 1. Presenter deg for en du ikke kjenner ( i hvert fall ikke jobber med) 2. Diskuter: Hva forbinder vi med godt samarbeid? 3. Stopp på signal 3

4 GRUPPEOPPGAVE TO OG TO, DEL 2 1. Finn en ny du ikke kjenner (i hvert fall ikke jobber med) 2. Diskuter: Hva tenker vi er viktig i samarbeidet mellom personalkonsulentene og lønn? 3. Stopp på signal 4

5 Et godt samarbeid forutsetter et klart formål og gode arbeidsprosesser Alle arbeidsoppgaver Alle rutiner/prosedyrer Alt samarbeid /kommunikasjon All problemløsning «Vår felles oppgave er å» 5

6 Et godt samarbeid forutsetter klare roller og forventningsavklaringer 6

7 Et godt samarbeid forutsetter støttende holdninger 7

8

9 Et godt samarbeid forutsetter god kommunikasjon 9

10 Et godt samarbeid forutsetter god kommunikasjon Omgivelser Motivasjon Språk Tillit Stress Angst Relasjon Tidligere erfaringer 10

11 Kommunikasjonsferdigheter Kvalitet på senderapparatet effekt Kvalitet på mottakerapparatet

12 Hvordan bygge og vedlikeholde et godt samarbeid? 1. Være tydelige på felles mål 2. Være godt kjent med roller og ansvar 3. Enes om spilleregler for kommunikasjon og samarbeid 4. Gi hverandre tilbakemeldinger på det som fungerer og det som kan bli bedre

13 Gruppeoppgave: Samarbeid og kommunikasjon mellom Personalkonsulenter og Lønn samlet tid på oppgaven 50min 1. Hvor godt fungerer samarbeid og kommunikasjon i dag på en skal fra 1-10 hvor 1 er svært dårlig og 10 er topp. Vurder individuelt og lag et snitt. Inntil 5 minutter 2. Tegn en strek som markerer gjennomsnittlig vurdering 3. Hva fungerer godt i vårt samarbeid? Skriv under streken det er dette som allerede er «på plass» 4. Hva tenker vi kan utvikles/bli bedre? Skriv over streken - det er bedring av dette som vil «løfte» scoren 13

14 Slik vil det se ut: X,x E orit3wou4tøo3uht W øoutoø3uto Eø ng untu Sheflwetywøiytw kwi Eutwutowuo Eiw uøouoen4ukdpofigeugj Klou ønowubowu Øe u øvou 14

15 Konkrete tiltak Hvilke 1-3 tiltak mener vi vil styrke samarbeid og kommunikasjon mellom personalkonsulenter og Lønningsseksjonen Skriv på lapp og lever 15

16 16

17 You ve got mail. 17

18 Vær konsis og «to the point» Gjør ikke mailen lenger enn den må være. Vær rett på sak, kort og konsis. Om den går til mange mottakere, er det spesielt viktig å sørge for at den er så kort som mulig uten å ha for lite informasjon. (For mye informasjon er et mindre problem enn for lite informasjon - om du er i tvil, skriv mer.) Sørg for at det første avsnittet forklarer hvem meldingen er relevant for og hvorfor den er relevant. 18

19 Godt språk Skriv godt når du sender epost. Bruk tydelig og enkelt språk, korte avsnitt, og blanke linjer mellom avsnitt. Bruk riktig stavemåte, korrekt grammatikk, og tegnsetting Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele innholdet. Er innholdet entydig og forståelig? På denne måten blir din mening oversiktlig og lett å forstå for mottakeren 19

20 Bruk emnefeltet godt Bruk feltet emne/tittel til å gi meldingen en kort, men informativ overskrift. Med emnelinjer er det også enklere å holde orden på hva meldingen handler om og hva leseren svarer. Tenk på at meldingen skal kunne prioriteres eller ignoreres utelukkende basert på emnefeltet. Du bør ikke blande flere tema i samme e-postmelding. På denne måten kan mottakeren prioritere riktig, og avgjøre om de bør lese den eller svare på den øyeblikkelig. 20

21 21

22 Tilpass målgruppen Tenk gjennom hvem du skriver til og hva mottakeren allerede kan om emnet i mailen. Dette er spesielt viktig når innholdet er komplekst. Presenter den viktigste informasjonen først i e-postmeldingen. Vær kort og konsis. 22

23 Egner budskapet seg for mail? Hvis det er et komplisert eller sensitivt budskap som er vanskelig å formidle vurder å ringe i stedet (eller i tillegg). «Didn t you get my ?» 23

24 Unngå unødig bruk av store bokstaver, utropstegn og spørsmålstegn Ikke skriv med STORE BOKSTAVER, da ser det ut som du prøver å rope beskjeden. Utropstegn kan oppfattes som «skriking»! Det er gjerne bedre å formulere en fornuftig forklaring på hva som skjer, og hvorfor dette for eksempel haster. Det kan også være vanskelig å lese e-postmeldinger som er skrevet med bare store. 24

25 Vurder hva som videresendes Noen ganger er kjeden av mail nødvendig for å kunne forstå saken. Andre ganger er det informasjon i kjeden som ikke bør gå videre. Tenk gjennom og rediger om nødvendig. Spesielt viktig når innholdet er av sensitiv eller konfidensiell karakter 25

26 Vurder hvem du sender kopi til og vær forsiktig med «replay all» I en travel hverdag er det fort gjort å bruke «replay all» hvis du mener alle bør ha noe av informasjonen. Faren er at mailen ikke blir lest. Sjansen for at informasjonen din når frem er større hvis du «skreddersyr» budskapet til de ulike mottakerne eller mottakergruppene. Spesielt viktig når innholdet er av sensitiv eller konfidensiell karakter 26

27 E-postmeldinger er «evige» Vær varsom med å sende e-post hvis du er opprørt eller irritert. E-postmeldinger bør tåle dagens lys uansett sammenheng. 27

28 Oppgave Hvilke prinsipper (skikk og bruk) for mener vi bør avtales mellom PK og LØNN? 28