Kirkelig fellesråd i Oslo Referat fra møte i HOVEDKOMITÈEN - KIRKELIG FELLESRÅD I OSLO Tidspunkt: tirsdag 27.0.205 kl. 6.30 Sted: Kantina, Akersbakken 32 Til stede: Leder: Jørn Lemvik Nestleder: Lasse Bjølgerud Østre Aker: Karen Eldbjørg Toven Nordre Aker: Jan Frode Rogndokken Vestre Aker: Ole Herman Fisknes Søndre Aker: Borgny Vestli Domprostiet: Anne Cathrine Ingulstad Aga Biskopens repr.: Ingar Seierstad Bystyre repr.: Erik Lunde Fra Bygg- og vedlikeholdskomiteen: Jofred Nesje Fra Kirkelig fellesråds administrasjon: Kirkeverge Robert Wright, ass. Kirkeverge Tore Nærbøe Forset, personalsjef Hilde Strand, bygg- og anleggssjef Torbjørn Borgen, økonomisjef Tor Fredrik Wisløff, kommunikasjonsrådgiver Finn Folke Thorp, administrasjonssekretær Liv Irene Ruud (refr.), Andakt v/lasse Bjølgerud Sak H 0.5 Protokoller. Protokoll fra hovedkomitemøtet 04.2.4 Kirkevergens innstilling til vedtak: Protokollen fra Hovedkomiteens møte 04.2.204 godkjennes. Vedtak. Protokollen fra Hovedkomiteens møte 04.2.204 godkjennes..2 Protokoll fra Fellesrådsmøtet 04.2.204 Kirkevergens innstilling til vedtak: Protokollen fra Fellesrådets møte 04.2.204 godkjennes. Vedtak. Protokollen fra Fellesråds møte 04.2.204 godkjennes.
2 Sak H 02.5 Driftsbudsjett for 205 Budsjettet ble lagt fram for hovedkomite og fellesråd som sak F 24.4 den 04.2.204. Etter en foreløpig drøfting ble saken sendt tilbake til administrasjonen med følgende vedtak: «Fellesrådet har hatt en foreløpig drøfting av budsjettforslaget for Kirkelig fellesråd i Oslo 205 og gitt innspill til det videre arbeidet med budsjettet. Budsjettet vedtas på neste møte i Fellesrådet. Årets budsjett er utfordrende. Det er ikke nok midler fra Oslo kommune til å videreføre aktiviteten helt på samme nivå som i 204. Det settes derfor inn tiltak for å redusere aktivitetsnivået noe gjennom bl.a. en styrt ansettelsesstopp. På den andre siden vil økte inntekter gjøre det mulig å beholde flere stillinger. Ved gjennomgangen i forbindelse med årets budsjett blir det tydelig at fellesrådet på enkelte områder går utover de reguleringene Kirkeloven gir, og som kommunen gir penger til. I dette budsjettforslaget er det forsøkt å rydde opp i dette med hensyn til trosopplæring, utleie av eiendommer og drift av prostikontorene. Denne prosessen vil ikke være ferdig gjennomført i 205. Kirkevergens innstilling til vedtak: Hovedkomiteen inviterer Fellesrådet til å fatte følgende vedtak: Fellesrådet godkjenner kirkevergens forslag til budsjett for 205 og økonomiplan for perioden 206 8. Forslag fra karen Eldbjørg Toven om et endret forslag til vedtak der pkt 5 i budsjettet blir strøket. Det ble stemt over endringsforslaget. Det var 6 mot og 2 for. Vedtak: Hovedkomiteen inviterer Fellesrådet til å fatte følgende vedtak: Fellesrådet godkjenner kirkevergens forslag til budsjett for 205 og økonomiplan for perioden 206 8. Dette ble vedtatt med 6 for og 2 imot. Sak H 03.5 Rehabiliteringsbudsjettet for 205 Det udisponerte investeringsbudsjettet fra kommunen for 205 er på kr 30 mill. I tillegg kommer mva refusjonen på kr 7,5 mill. Mva kompensasjonen foreslås som tidligere å være sikkerhetsnettet for akutte tiltak på kirkene, og uforutsette problemer i enkeltprosjektene. Utenom nevnte rammebevilgning kommer den øremerkede bevilgningen til Paulus kirke på kr 25 mill. Mva kompensasjonen for denne bevilgningen har Bystyret bundet til prosjektet.
3 Bygg- og vedlikeholdskomiteen anbefaler Hovedkomiteen å foreslå overfor Fellesrådet at rehabiliteringsbudsjettet for 205 fordeles slik komiteen har satt det opp:. N r e Forslag 205 Adresse og tiltak Beskrivelse av tiltaket Beløp i mill Oppsal kirke rehabilitering ute og inne Rehabilitering av tak, fasader, glassmaleriene, innvendige arbeider, ombygging og drenering av tavlerom, nye tekniske anlegg el og ventilasjon samt større tiltak for radonsikring. Det er neppe nok med 4 mill for alle tiltakene. I tillegg kommer enøktiltakene (takisolering og brukerstyring) som finansieres under enøkprosjektet. 4,0 2,0 7 4 Orgelrehabilitering av orglet i Frogner kirke ev drenering rundt Voksen kirke Enøk i 8 spesifiserte kirker merknad: Komiteen ønsker å prioritere noen tiltak utenom kirkevergens forslag og foreslo å ta ned beløpet til Oppsal med kr 2 mill til annen fordeling. Dette under forutsetning av at prosjektet i hovedsak lar seg gjennomføre med denne reduksjonen. Bygg- og anleggssjefen svarte bekreftende på dette. Om orgelbevilgningen til Frogner kirke. Stipulert kostnad kr 9 mill. Fellesrådets forpliktende andel ble satt til kr 6 mill. Kr 2 mill ble avsatt på 204 budsjettet. Den internasjonale konkurransen om istandsetting av orglet ble kunngjort høsten 204 med innleveringsfrist 2. desember. Det har kommet inn 9 tilbud innenfor fristen. Tilbudene er nå til vurdering med utgangspunkt i kriteriene pris, kvalitet og leveringstid. Vedståelsesfristen er 4 mnd. Orgelevalueringen blir neppe ferdig før i mars 205. Siden leveringstiden ennå ikke er kjent, må forpliktelsen på kr 4 mill foreløpig settes av på årets budsjett. Om det viser seg at byggingen av orglet får en framdrift som ikke nødvendiggjør avsetning av hele eller deler av de kr 4 mill i 205, bør ev fristilte midler brukes til oppstart av drenering rundt Voksen kirke. Ingen merknader fra komiteen. Følgende 8 kirker ble valgt ut og søkt om støtte til, tidlig i 203, med utgangspunkt i mulige besparelser, kommende rehabiliteringer, akutte behov for utskiftinger m.m. Det er kirkene Haugerud, Hasle, Rødtvet, Oppsal, Torshov, Sinsen, Sofienberg og Paulus. Felles for alle kirkene er mulige tiltak som EOS, SD-anlegg, energieffektiv belysning, lysstyring, varmegjenvinning, ventilasjon, behovsstyring ventilasjon, egendefinert brukstilpasset oppvarming, utskifting av vinduer og dører, isolering av yttertak, egendefinerte tiltak for behovsstyring av elektrisk varme - samt egendefinerte driftsrutiner og FDV-dokumentasjon -nye varmtvannsberedere, nye elektriske ovner med romtermostat m.m. Merknad fra et medlem (Borgny Vestli): I saksutredningen hører følgende avsnitt ikke hjemme: "For å gi en fast påminnelse om at energisparing skal lønne seg, anbefaler kirkevergen at fellesrådet nå avsetter noe av inntektene fra kommersiell utleie i kirkene for å dekke inn de faktiske kostnadene som et arrangement koster, herunder energiforbruket". 4,0 4,0 Prosjekteringer Skal vi greie en planlagt rehabilitering er det nødvendig med prosjekteringer i god tid. Tidsmessig er det ikke mulig å prosjektere og bygge samme år som prosjektene ønskes igangsatt. 2,0 Oppdatert status om prosjekteringer: Nåværende rammeavtaler med konsulenter og håndverksfirmaer gikk ut høsten 204. De ble inngått i 200 og kan etter lovverket ikke forlenges. Nye rammeavtaler ble kunngjort med innleveringsfrister i november og desember 204. Det er kommet inn ca 90 tilbud. Interessen er overveldende, de små kontraktsbeløpene tatt i betrakting. Ulempen er at det gir et betydelig merarbeid å evaluere og sammenstille så mange tilbud, samt krav om innsyn fra mange av de som ikke når opp. Uten rammeavtaler er vi ikke i stand til å gjennomføre drift, vedlikehold og rehabiliteringer av kirkene. Rammeavtalene er gjensidige forpliktende kontrakter der det gjøres avrop og minikonkurranser. Det er alltid store forventninger hos de valgte leverandørene. Erfaringsmessig holder vi derfor noe igjen på bestillinger i forkant av nye rammeavtaler. Nye avrop og oppdatering av tidligere beskrevne tiltak og kostnadsoverslag blir således
4 ikke gjort før de nye rammeavtalene er på plass. Oppsal kirke, som er satt opp som hovedprosjekt i 205, er blant de prosjektene der eksisterende prosjekteringsunderlag er lett å oppdatere. Ingen merknader fra komiteen. 0 LLB arbeid Vi nærmer oss ferdigstillelse av lydanleggene. Tiltaket er et viktig bidrag til økt besøk i kirkene. På lyssettingssiden har vi gjennomført noen få prøveprosjekter som synliggjør hvordan moderne lyssetting støtter opp om kirkelige handlinger, musikalsk aktivitet og utleie. LLB arbeidet er godt synliggjort i prosjektoversikten for 204.,0 2,0 merknad: Komiteen ønsker å prioritere dette tiltaket med vekt på teleslynger, utskifting av "råtne"/ brannfarlige ledninger i lysekroner og dårlig belysning/leselys i kirkerom, samt fullføring av utskifting til nye lydanlegg. Et medlem (Borgny Vestli) var ikke enig i økningen av beløpet med kr mill. 5 3 Rundsumprosjekt Tiltak - forebygging av brann i kirkene, utskifting av el anlegg Vestre Aker kirke nytt varmeanlegg Utskifting av el-tavler og tilhørende ledningsnett er de viktigste tiltakene vi kan gjøre for å forebygge brann i kirkene. Synliggjøring av problemene og anbefaling av tavleutskiftinger er godt beskrevet i prosjektoversiktene for 202 og 203. merknad: Komiteen ønsker å prioritere brannforebygging. Beste måte å øke brannsikkerheten i kirkene på, er å prioritere utskiftinger i gamle og nedslitte elanlegg/tavlerom. Drenering og nytt gulv i Vestre Aker kirke ble nesten ferdigstilt til nyttår. Det mangler midler til nytt varmeanlegg. Pris kr,5 mill. Det er ønskelig at dette prioriteres. merknad: I følge saksutredningen trengs kr mill i tillegg for å dekke inn tiltaket uten å måtte bruke driftsmidler. Komiteen ønsker å prioritere nytt varmeanlegg i det nyoppussede kirkerommet. Nytt tiltak fra forslagsmatrisen,5,0,5 2 Større orgelvedlikehold i Gamle Aker og Sørkedalen kirke Det er ikke mulig å sette orglene i forsvarlig stand med de vedlikeholdsmidlene vi har til rådighet. Bruk av prosjektmidler til enkeltorgler med store mangler vil gjøre at orglene fortsatt kan brukes. I flere kirker meldes det om behov for et større vedlikehold. Det er utført tilstandsvurderinger med forslag til tiltak og oppgraderinger for orglene i Gamle Aker og Sørkedalen. Kostnad inntil kr 750 000 for begge orglene. Vedlikehold av orglet i Gamle Aker ble bestilt i 204. Det anbefales å bevilge midler til orglene, om ikke blir det å belaste driftsbudsjettet for Gamle Aker og utsette istandsettingen av orglet i Sørkedalen kirke. merknad: I tillegg til vedlikehold av ovennevnte 2 orgler, ønsker komiteen å styrke det generelle vedlikeholdet av orgler og luftfuktere med kr mill.,0 2 0 Radonsaneringer Radontiltak. Etter målinger våren 202 måtte vi gjennomføre radonsikring i 29 kirker. Størstedelen av radonsikringsarbeidet etter disse målingene er avsluttet. Det er brukt momskompensasjonsmidler da det ikke ble bevilget midler til dette tiltaket på 203 budsjettet. Der tiltakene er ferdigstilt, er det gjennomført nye målinger i tidsrommet jan - mars 204. Resultatet av målingene ble presentert på BV møtet den 25. november. Det er behov for ytterligere tiltak i enkelte kirker. Kirker der enkle tiltak er tilstrekkelig er: Bygdøy og Rødvet. I følgende kirker er mer omfattende tiltak nødvendig: Bakkehaugen, Hauketo-Prinsdal, Oppsal, Romsås, Sinsen og Iladalen. Det bør avsettes kr mill til prosjektet. Måleresultatene ligger vedlagt som vedlegg 2.,0 merknad: Komiteen mener at fellesrådet ligger godt an i radonsaneringsarbeidet, og at vi dette året kan avsette kr mill til saneringen, med vekt på rom for daglig kontorbruk. 9 Kildesortering Andre sertifiseringstiltak som gjennomføres, er kildesortering i alle kirkene. Konkurransen om henting av kildesortert avfall ble kunngjort med tilbudsfrist 7. desember 204. Det kom inn 4 tilbud som nå er til evaluering. For kostnader med tilrettelegging av kildesortering i 205, bør det avsettes kr 500 000 til tiltaket hvis ikke driftsbudsjettet skal belaster for tungt. Blant annet vil det komme egen samlebeholder for farlig avfall i alle kirkene + sorteringsbeholdere til de 20 mest aktive kirkene.
5 9 Rundsumprosjekt Oppgradering av parkeringsplasser/hcparkering, standplasser for renovasjon og utomhusoppgraderinger 8 Rundsumprosjekt Universell utforming For å få et vellykket resultat for dette tiltaket er vi avhengig av en aktiv medvirkning fra menighetene. 23 menigheter er i dag registrert som "grønne" eller sertifiserte som Miljøfyrtårn. Fellesrådsmedlemmene bør oppfordre alle sine menigheter til å sertifisere seg. Ingen merknader fra komiteen. Mange parkeringsplasser er lite opparbeidet og dårlig vedlikeholdt. Det er manglende skilting og kontroll, og det finnes ikke standplasser for avfall, noe som gir økt brannfare. Vi har hatt flere påtenninger av avfallsbeholdere. Det foreligger ferdige tegninger på oppgradering/utvidelse av parkeringsplassene for mange av kirkene. Det gjelder ny skilting, oppmerking, HC- parkering og standplasser for avfall. merknad: Tiltaket har stått på prioriteringslisten i årevis uten at det har vært avsatt midler. I 205 ønsker komiteen at det igangsettes tiltak der behovet er størst. Svært få av kirkene eller kapellene dekker kravene til universell utforming. Vi får jevnlig inn berettigede klager, og menighetene har små ressurser til å yte nødvendig bistand. Forholdene er diskriminerende. Atkomst inn i kirken, tilpasninger i kirkerommet, samt atkomst og tilpasning av HC toaletter er gjennomgående mangler. Ombyggingene betinger i mange tilfeller samarbeid med biskop og Riksantikvar. Det er tidkrevende og kostbart. Tiltak bør prioriteres i et 0- års perspektiv med årlige bevilgninger. merknad: Mangelen på universell utforming i kirkene bekymrer komiteen. Det bør avsettes noen midler for at arbeidet med dette lovpålagte tiltaket kan fortsette også dette året. Nytt tiltak fra forslagsmatrisen Nytt tiltak fra forslagsmatrisen 6 Jakob kirke sprinkling Av Brann- og redningsetaten har vi fått avvik for manglende sprinkling av Jakob kirke. Vi har fått utsatt frist til igangsetting av tiltaket snarest mulig i 205. Prosjekteringen er allerede gjort. Arbeidet kan bestilles når rammeavtale for rørlegger er underskrevet. Tilsvarende sprinkling av Frogner ble ferdigstilt i 204. 2,0 0 merknad: Fellesrådet bør følge opp Bystyrets vedtak om at det er leieinntektene fra Jakob kirke som skal dekke vedlikeholdet av kirken. Med de begrensede midlene fellesrådet har til rådighet, bør egne kirker og menigheter prioriteres framfor subsidiering av andre foretak. Kirkevergen anbefales å sette en frist for innbetaling av leietaksten kirkevergen har satt opp i kontraktsforslaget som er sendt KKV. Komiteen mente at KKV heller burde ta kontakt med sine eiere ad egen økonomi. SUM Kr 30 mill 2. Bystyrets bevilgning på kr 30 mill er, som tidligere, gitt som nettobeløp. Dvs at tilbakeført mva kompensasjon av nettobeløpet kommer som tillegg. Tilbakeført mva vil gradvis bli tilbakeført til investering i løpet av rehabiliteringsperioden. Mva kompensasjonen foreslås som tidligere å være sikkerhetsnettet for akutte tiltak på kirkene og uforutsette problemer i enkeltprosjektene, samt til inndekning av enkelte rundsumprosjekter som ikke gis midler. Vedtak: Hovedkomiteen anbefaler fellesrådet å vedta Bygg og vedlikeholdskomiteens forslag til rehabiliteringsbudsjett. Vedtaket ble vedtatt mot en stemme.
Sak H 04.5 Bidrag til KfiO fra leieinntekter i kirkene 6 Gjennom senere år har det vært fremmet flere saker med tanke på at menighetene skal betale en mindre del av leieinntektene fra utleie av kirkerom og andre rom som fellesskapet eier, til KfiO. Dette skal dekke ulike kostnader til energi, slitasje vedlikehold og drift. Saken var sist gang til behandling i fellesrådet 7.2.20. Den gang bestod saken av en lengre saksutredning. Vedtaket den gang ble: «Det arbeides videre med saken før den på nytt fremmes for fellesrådet.» Etter dette har saken vært tatt opp i samtale i Hovedkomiteen uten at det der er trukket noen tydelige konklusjoner. Det har vært snakket om at en egen gruppe folkevalgte skulle vurdere ordningen. Kirkevergen mener sakskomplekset er tilstrekkelig belyst. Modellen som legges frem er svært mye enklere enn det som har vært drøftet tidligere. Det er ikke minst behov for å få gjennomført ordningen, både ut fra en økonomisk begrunnelse og ut fra forholdet til kommunen som bekoster bruken. Kirkevergens forslag til vedtak:. Med hjemmel i kirkelovens 20 innføres en ordning hvor menighetene betaler en andel av sine leieinntekter til KfiO for dekning av kostnader ved drift og vedlikehold. 2. Det betales 20 % av leieinntektene ved utleie av kirkerom og andre rom KfiO står som eiere av. 3. Ved uklarheter om arealtyper mm håndteres det i samarbeid med menighet. Ved uenighet kan saken avgjøres av Hovedkomiteen. Borgny Vestli la fram følgende forslag til vedtak: Hovedkomiteen ber om at det nedsettes en arbeidsgruppe med representasjon fra administrasjonen sentralt, lokal administrasjon (menighetsforvalter) og hovedkomite/fellesråd. Mandat: Utarbeide retningslinjer, inkludert evt. bidrag til Kfio fra utleievirksomheter i kirkene. Dette for forsøksvis fremlegging på fellesrådets møte i juni 205. Vedtak: Hovedkomiteen ber om at det nedsettes en arbeidsgruppe med representasjon fra administrasjonen sentralt, lokal administrasjon (menighetsforvalter) og hovedkomite/fellesråd. Mandat: Utarbeide retningslinjer, inkludert evt. bidrag til Kfio fra utleievirksomheter i kirkene. Dette for forsøksvis fremlegging på fellesrådets møte i juni 205. Forslaget fra Borgny Vestli ble enstemmig vedtatt. Administrasjonen fremmer forslag til komite til neste Hovedkomitemøte.
Sak H 05.5 Fullmakt til å fremforhandle leieavtale i Oslo Hospital 7 Hovedkomiteen behandlet samme spørsmålet på sitt møte 6.9.204. Hovedkomiteen ønsket en tydeligere omtale om alternativer før det gitt en fullmakt til å gå videre. Denne saken handler om et mulig leieforhold i Oslo Hospital, og ser ikke på en fremtidig organisering av KfiO. Utgangspunktet for saken er en lang prosess for å samle kirkevergens stab.kfio har sin virksomhet spredt over hele byen i kirkene. Den sentrale administrasjonen er lokalisert på fire forskjellige adresser, i tillegg kommer prostikontorene. Dette er kostnadskrevende og tungvint. Kommunikasjon mellom avdelingene fungerer bl.a. ikke tilfredsstillende. Om KfiO skal flytte, er det ønskelig å komme nærmere Oslo bispekontor. I en ny kirkelig struktur bør det arbeidsfellesskapet utvikles ytterligere. Kirkevergen anbefaler hovedkomiteen å fatte følgende vedtak:. Kirkevergen gis fullmakt til å fremforhandle leieavtale med stiftelsen Oslo Hospital. 2. Endelig leieavtale godkjennes av KfiO. Jørn Lemvik foreslo et pkt 3 i forslag til vedtak: 3. Hovedkomiteen ber om at det utarbeides et kostnadsoverslag for ombygging av lokalene. Vedtak:. Kirkevergen gis fullmakt til å fremforhandle leieavtale med stiftelsen Oslo Hospital. 2. Endelig leieavtale godkjennes av KfiO. 3. Hovedkomiteen ber om at det utarbeides et kostnadsoverslag for ombygging av lokalene. Sak H 06.5 Organisering av gravferdsvirksomheten i Oslo Denne saken konkluderer med at KfiO overtar hele gravferdsvirksomheten i Oslo. Dette er den ordningen som gjelder i alle landets kommuner med unntak av 5. Det er i følge Gravferdsloven fellesrådet som har beslutningsmyndighet om organiseringen. I Oslo har det de senere årene vært en mellomløsning. Om en skal forholde seg til de største trossamfunn utenfor Den norske kirke, jfr. Gravferdsrådet i Oslo, er det ønskelig at kirken står for gravferdsvirksomheten i Oslo. Det er mange rasjonelle grunner for at KfiO skal stå for gravferdsdriften, likevel mener Kirkevergen og Gravferdsetaten at dagens mellomordning praktisk har fungert godt. En ordning hvor KfiO bare er inne i et samarbeidsforum anbefales ikke. Kirkevergens innstilling til vedtak: Hovedkomiteen inviterer Fellesrådet til å fatte følgende vedtak:. Kirkelig fellesråd i Oslo overtar ansvar for forvaltning og drift av gravferdsvirksomheten i Oslo fra 0.0.206, jf gravferdslovens 3.
2. Oslo kommune meddeles fellesrådets vedtak. 8 3. Fellesrådet legger til grunn at Oslo kommune står for virksomhetsoverdragelsen og ivaretakelsen av berørte ansatte, i nær kontakt og samarbeid med KfiO 4. Det inngås forhandlinger med Oslo kommune om tidsplan for prosessen fram til overtakelse av gravferdsetaten. Etter at papirene var sendt ut kom det en innkalling til møte med kommunen vedrørende denne saken. Vedtaket utsettes i påvente av utfallet av dette møtet. Lasse, Jørn, Ingar og Robert tar møtet med kommunen. Sak H 07.5 Orienteringssaker 7. Notat om manglende deltagelse på fellesrådsmøtene Vedtak: Notat og drøfting av saken tas til orientering. Leder ønsker å få legge saken fram på fellesrådesmøtet 7.2 Protokoll fra Bygg- og vedlikeholdskomiteen 20.0.5 Vedtak: Protokollen fra Bygg- og vedlikeholdskomiteen 20.0.5 tas til orientering. Eventuelt Karen Eldbjørg Toven la fram et anliggende om evaluering av revisoravtalen. Dette tas på Fellesrådsmøtet i juni. PROTOKOLLTILFØRSEL Karen Eldbjørg Toven og Borgny Vestli ba om følgende protokolltilførsel til Referatet fra Hovedkomiteen 04.2.4 - Det nye budsjettforslaget må være mer nøyaktig og detaljert både når det gjelder inntekts- og utgiftssiden. - Kirkevergen bes sette ned en arbeidsgruppe som kan utrede og komme med forsalg til regelverk for å kreve inn deler av inntektene menighetene i Oslo har fra utleie av ulike kirkerom. Som fundament må det legges fram en sikker oversikt over hvilke inntekter menighetene har fra utleie av kirkebygg/andre rom i kirken. Det innføres ikke avgift på disse inntektene før fellesrådet har vedtatt et slikt regelverk. - Kirkevergen bes legge fram forslag til alternative steder for leieavtale enn Oslo Hospital for administrasjonene som i dag holder til i Akersbakken 27. Så hovedkomiteen har reelle sammenligningsgrunnlag før evt. avtale inngås.