INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE

Transkript

1 Møte 01/2015 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Torsdag 8. januar kl i Winthersgt 8

2 Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato Møtetid kl. 18:00 Møtested I Winthersgt 8 Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Gjertrud Eide, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Bjarne Bryn, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde. Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 16. desember Meldingssaker 001 Prostens 10 minutter 002 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 001/15 Driftsbudsjett 2015 Sak 002/15 Handlingsprogram Vel møtt! Porsgrunn Ole Johnny Dahle Leder

3 DEN NORSKE KIRKE Winthersgate PORSGRUNN Tlf: Faks: Porsgrunn Møtebok Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Winthersgt 8 Tilstede: Tor Ellefsen, Gjertrud Eide, Morten Fleischer, Ole Johnny Dahle, Elin Aasheim, Marita Bruun og Hans Jørgen Rohde Meldt forfall: Ivar Gundersen, Leif Bryn, Bjarne Bryn og Ole Henrik Lia. Sakliste Innkallingen og referat fra sist møte, 25. november 2014, ble godkjent. Meldingssaker 018 Prostens 10 minutter Orientering om det videre arbeid med sognegrensene. Saken har vært til ny behandling i bispedømmerådet. Administrasjonen i bispedømmet sender nå ut høringsbrev som skal behandles av menighetsråd og menighetsmøte. 019 Kirkesjefens 10 minutter Orientering om Budsjett Dette blir legges fram for behandling i fellesrådets møte 8. januar. Orientering om status i påbudsdelen av forsikringsoppgjøret. Vedtakssaker

4 Sak 032/14 Mandat for planleggingsfasen, Østre Porsgrunn kirke Prosjektleder Måns Davidson gjennomgikk mandatet- 1. Mandat per dato legges til grunn for prosjektarbeidet 2. Ved endring i overordnede prosjektrammer, som framdrift, økonomi eller kvalitet, skal mandatet tilbake til behandling i Fellesrådet. Sak 033/14 Gjennomføring av Plan- og designkonkurranse Prosjektleder Måns Davidson gjennomgikk notatet. 1. Anskaffelsen av arkitekt gjøres ved en begrenset plan- og designkonkurranse. 2. Utvelgelse av deltakere i konkurransen besluttes av byggekomitéen 3. Fellesrådet oppnevner en jury til å kåre en vinner i konkurransen bestående av: leder for Fellesrådet, leder for Porsgrunn menighetsråd, geistlig representant og kirkesjefen, pluss to representanter fra NAL. 4. Konkurransen gjennomføres med retningslinjer beskrevet i vedlagt notat til denne saken. 5. Det inviteres inntil 7 deltakere og konkurransen gjennomføres innenfor et budsjett på NOK 1,2 mill. kr. eks. mva. 6. Konkurransen utlyses januar 2015, med målsetning om å inngå kontrakt med arkitekt i løpet av juni Fellesrådet holdes løpende orientert gjennom konkurransen. Fellesrådet tar endelig beslutning før kontraktinngåelse med arkitekt. Sak 034/14 Budsjettjustering des 2014 Fellesrådet vedtar for 2014 at lønnspostene (konto 0100) justeres fra kr til kr for å ivareta redusert tilskudd fra Porsgrunn kommune. Sak 035/14 Møteplan 1. halvår 2015 Møteplan for fellesrådet 1. halvår 2015 vedtas slik den er foreslått i innkallingen. Det legges inn ett ekstra møte tirsdag 30. juni. Møteplanen er slik: Torsdag 8. januar Tirsdag 27. januar Tirsdag 24. februar Mandag 23. mars Tirsdag 21. april Tirsdag 26. mai Tirsdag 16. juni Tirsdag 30. juni

5 Tidspunkt for møtene er kl Sak 036/14 Konstituering 2015 Morten Fleicher ledet behandlingen av denne saken. Valg av leder: Ole Johnny Dahle Valg av nestleder: Tor Ellefsen For Johannes Sørhaug kirkesjef

6 Arkivsak 05/00071 Dato: Arkivsak-navn: Årsbudsjett Saksbehandler: js Dokumentnavn: Driftsbudsjett 2015 Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /15 Arkivkode: 112 Utvalgssaksnr.: 001/15 Saksfremstilling Rammen for fellesrådets drift for 2015 ble lagt gjennom bystyrets behandling av Handlingsprogram Etter samtaler med kommunens økonomiavdeling er disse kr til fellesrådets drift og kr for oppfyllelse av tjenesteytingsavtalen mellom og Porsgrunn kommune. Samtidig har vi blitt gjort kjent med at det sannsynligvis blir stilt krav om innsparing på en til nå ukjent %. Dette legges eventuelt frem som ny sak for fellesårdet. Med utgangspunkt i økonomiforskrift og fellesrådets økonomivedtekter legges budsjetter frem på samme detaljeringsnivå som økonomirapportene har. Budsjettoppsettet inneholder følgende kolonner: Regnskap 2014 (kjente tall pr 2. januar 2015), opprinnelig budsjett 2014 og forslag budsjett Inntektene foreslås økt med til sammen ca kr 1 mill. Det kommunale tilskuddet økes noe og effekten av tidligere økning i festeavgift gjør at disse inntektene får full effekt fra Videre har vi beregnet kompensasjon for årets lønnsopgjør (mellomoppgjør) til kr Lønn og sosiale kostnader budsjetteres på samme nivå som i Dette skyldes varige innsparinger i reduserte stillinger. Kjøp av varer og tjenester budsjetteres også på samme nivå som i Kalkulatoriske kostnader er prisjustert. Dette gjør at administrasjonen legger fram følgende budsjettforslag: Forslag driftsbudsjett hovedposter 2015 regnskap opprinnelig forslag Inntekter pr budsjett 2014 budsjett 2015 sum inntekter Utgifter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Kalkulatoriske kostnader Tilskudd og gaver Sum utgifter

7 Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar forslaget som sitt driftsbudsjett for Vedtak

8 Arkivsak 05/00071 Dato: Arkivsak-navn: Årsbudsjett Saksbehandler: js Dokumentnavn: Handlingsprogram Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /15 Arkivkode: 112 Utvalgssaksnr.: 002/15 Saksfremstilling Handlingsprogram Generelt om rammene for investeringbudsjettet: Rammene er gjennom det bystyret har vedtatt som bevilgning til kirkelige formål. Bystyret vedtok følgende for Kirkeområdet: Bystyrets investeringsvedtak tidligere bev Prosjekt seremonibygg Eidanger kirkegård Kirkene - rehabilitering mv. 0, Sum kirke og trossamfunn 5, Kirkesjefen oversendte rådmannen sitt forslag og behovsvurderinger for handlingsplanperioden ( ). Denne inneholdt videreføring av kr 2 mill årlig til vedlikehold av kirkebyggene. I tillegg ba kirkesjefen økning av bevilgning til brannsikring av Langangen kirke med kr 0,5 mill, Delfinansiering Østre Porsgrunn kirke kr 28 mill (dokumentet oversendt før bystyrets behandling av søknad om kommunal finansiering) og Livssynsåpent seremonibygg Eidanger kr 30 mill. Disse tiltakene er med i rådmannens handlingsprogram, men rådmannen har ikke funnet plass til alle tiltakene, jfr bystyrets vedtak ovenfor. Dette er de økonomiske rammene fellesrådet må tilpasse sin virksomhet til. Kirkesjefen foreslo i forrige handlingsprogram at det ble fokuseres på sikkerhet og drift knyttet til kjølerom og kirkeklokker i 2014 og at øvrige vedlikeholds- og rehabiliteringsbehov utsettes til 2015 ff. Investeringsbudsjett: I samarbeid med kommunens Eiendomsforvaltingsavdeling har fellesrådets administrasjon gått gjennom

9 hele bygningsmassen som fellesrådet har drifts- og vedlikeholdsansvar for. I tillegg har alle kirkene vært gjenstand for planlagt El-tilsyn fra Skagerak Energi sine inspektører. Dette har resultert i en omfattende rapport som avdekker vedlikeholds- og oppgraderingsbehov med kostnadsanslag på kr 14 mill for kommende 5-års periode. Kirkesjefen foreslår med bakgrunn i dokumentasjon knyttet til overstående at det i 2015 bevilges kr 1,5 mill til nødvendige tiltak knyttet til oppgradering og utbedring av el-anleggene. Av dette vil kr 0,8 mill benyttes på anleggene på Eidanger kirke, Kr 0,4 mill på Herøya kirke, kr 0,1 mill i Brevik kirke, Langangen kirke kr 60, Stranda kapell kr 70, Vestre kirke kr 20 og Østre kapell kr 50. I tillegg foreslår kirkesjefen at det benyttes kr 0,4 mill til utbedring av inngangspartiet (inkl glassfasade) på Herøya kirke. For 2016 foreslår kirkesjefen til Herøya kirke; Utvendig maling av kirke og tårn kr 0,6 mill, ny belysning i kirkerommet kr 0,2 mill og sliping av gulv i kirken kr 0,1 mill. Til sammen kr 0,9 mill. Vestre kirke; utvendig maling kr 0,65 mill. Brevik kirke; utvendig maling av vinduer, kr 0,2 mill, utskifting av torvtak på anneks kr 0,1 mill og delfinansiering av belysning i kirkerommet kr 0,15 mill. For 2017 foreslår kirkesjefen til Stridsklev kirke kr 0,2 mill til utvendig oppgradering. Herøya kirke; fyrkjele og nytt opplegg for vannbåren varme kr 0,6 mill. Utvendig utbedring av murpuss og maling av Brevik kirke kr 1,2 mill. For 2018 foreslås nytt tak på Brevik kirke kr 2,0 mill. I fellesrådets møte legges det i tillegg fram forslag til budsjett for prosjekt Østre Porsgrunn kirke. Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar forslaget som sitt handlingsprogram for perioden Vedtak