Kristiansand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kristiansand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 30.10.2014 Møtested: Revisjonens lokaler, Tollbodgata 37. Møteleder: Forfall: Vidar Kleppe Ingen Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Revisjonssjef Ass. revisjonssjef Forvaltningsrevisor Regnskapssjef Vidar Kleppe (DEM) Birte Simonsen (MDG) Tommy Tolfsen (FRP) Ronny Sæbø (H) Stian Hamre (AP) Alexander Etsy Jensen Tor Ole Holbek (sak nr. 47/14, 48/14, 50/14, 52/14) Monica Harsvik Smith-Tønnessen Stein Grøntoft (sak nr. 47/14, 48/14, 50/14, 52/14) Arne Henrik Lukashaugen (Sak nr. 48/14) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: Sak nr. 47/14, 48/14, 50/14, 52/14, 49/14, 51/14 og 53/14. Kristiansand, 30.10.14 Vidar Kleppe Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 47/14 14/624 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.09.2014 48/14 14/626 ORIENTERING FRA REGNSKAPSSJEFEN - STATUS ØKONOMI 49/14 14/584 REFERAT FRA MØTE MED KLIMA- OG MILJØMINISTEREN 15.08.2014 50/14 14/629 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT "DEMENS OG KOGNITIV SVIKT: KOMMUNENS TILBUD, OPPFYLLELSE AV RETTIGHETER OG BRUKERNESOPPLEVELSE 51/14 14/647 AVRENNING I STUDEDALENFRA DAGENS DEPOT OG PLANLAGT PUKKVERK 52/14 14/630 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 30.10.2014 53/14 14/631 EVENTUELT I MØTE 30.10.2014 Side 2 av 7
Sak nr. 47/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.09.2014 Protokollen fra møte 25.09.2014 godkjennes. Møteprotokollen fra møte 25.09.2014 ble godkjent. Protokollen fra møte 25.09.2014 godkjennes. Sak nr. 48/14 ORIENTERING FRA REGNSKAPSSJEFEN - STATUS ØKONOMI Kontrollutvalget tar regnskapssjefens redegjørelse om kommunens økonomi til orientering. Regnskapssjef Arne Henrik Lukashaugen redegjorde for kommunens økonomi i 2014, med bakgrunn i andre tertialrapport. Regnskapssjefen kom også innom rådmannens forslag til handlingsprogram 2015-2018. Kontrollutvalget tar regnskapssjefens redegjørelse om kommunens økonomi til orientering. Sak nr. 49/14 REFERAT FRA MØTE MED KLIMA- OG MILJØMINISTEREN 15.08.2014 Referat fra møte med klima- og miljøministeren 15.08.14 tas til orientering. Kontrollutvalgets medlemmer tok referat fra møte med klima- og miljøministeren til orientering. Side 3 av 7
Referat fra møte med klima- og miljøministeren 15.08.14 tas til orientering. Sak nr. 50/14 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT "DEMENS OG KOGNITIV SVIKT: KOMMUNENS TILBUD OG PÅRØRENDES OPPLEVELSE" Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Demens og kognitiv svikt: Kommunens tilbud, oppfyllelse av rettigheter og brukernes opplevelse» godkjennes og legges til grunn for revisjonens arbeid med prosjektet. Revisjonen delte ut signert versjon av prosjektplanen i møtet. Forvaltningsrevisor Stein Grøntoft fremla prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Demens og kognitiv svikt. Utvalgets medlemmer ytret ønske om at revisjonen skal undersøker kommunens internkontroll på området som en del av prosjektet. Revisjonen arbeider mot å ferdigstille rapporten før sommeren 2015. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Demens og kognitiv svikt: Kommunens tilbud, oppfyllelse av rettigheter og brukernes opplevelse» godkjennes og legges til grunn for revisjonens arbeid med prosjektet. Sak nr. 51/14 AVRENNING I STUDEDALENFRA DAGENS DEPOT OG PLANLAGT PUKKVERK Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke de faktiske forhold i saken og melde tilbake til utvalget. Kontrollutvalget i Kristiansand kommune ser det som formålstjenlig at undersøkelsene som foretas av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS koordineres med de tiltak som Lillesand kommune eventuelt vedtar i samme sak. Sekretariatet informerer ordfører og rådmann om at revisjonen er bedt om å undersøke de faktiske forhold i saken. Side 4 av 7
Sekretariatet redegjorde for henvendelsen fra advokat Omdal. Kontrollutvalgets leder Vidar Kleppe gjorde utvalgets medlemmer oppmerksom på at bystyret 29.10.2014 behandlet sak 160/14: Studedalen pukkverk - Detaljregulering Sluttbehandling med følgende vedtak: «Da kommunene i Kristiansand og Lillesand har mottatt "varslingssak" vedrørende Studedalen Pukkverk, utsettes bystyrets behandling av saken. (Enst.)» Vidar Kleppe satte fram følgende tilleggsforslag: «Kontrollutvalget i Kristiansand kommune ser det som formålstjenlig at undersøkelsene som foretas av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS koordineres med de tiltak som Lillesand kommune eventuelt vedtar i samme sak». «Sekretariatet informerer ordfører og rådmann om at revisjonen er bedt om å undersøke de faktiske forhold i saken». Innstillingen med tilleggsforslag fra Vidar Kleppe ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke de faktiske forhold i saken og melde tilbake til utvalget. Sak nr. 52/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 30.10.2014 Sakene tas til orientering. Kristiansand Revisjonsdistrikt orienterte om følgende i møte: Statsarkivet Tilsyn med arkivene i Kristiansand kommune Revisjonen orienterte kontrollutvalget om at Statsarkivet i Kristiansand har gjennomført stedlig tilsyn hos Kristiansand kommune 13.05.14 og 15.05.14. Se «Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring» datert 17.07.14 for konklusjonene av gjennomført tilsyn. Returkraft Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om siste nytt fra Returkraft AS. Revisjonssjefen redegjorde blant annet for henvendelsen fra selskapet til tre av eierkommunene (Vennesla, Søgne og Songdalen) vedr. kontragarantiavtale. Revisjonen følger utviklingen i saken. Side 5 av 7
Revisjonssjefen orienterte om utkast til veileder avfallsforskrift. Referat fra Fylkesmannens tilsynsforum Denne orienteringsposten ble utsatt til neste møte, grunnet at revisjonssjefen hadde fratrådt møtet da denne saken skulle behandles, grunnet møte i annen kommune. Kvalitetskontroll Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Ass. Revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om gjennomført kvalitetskontroll foretatt av NKRF. Revisjonsvirksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF er underlagt en obligatorisk kvalitetskontrollordning. Formålet med kvalitetskontrollen er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy faglig standard ved at de utfører revisjonsarbeidet i overensstemmelse med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg til selve kontrollen vil de kontrollerte få faglig rettledning. Vesentlighetsgrense Ass. Revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om revisjonens vesentlighetsgrense og hva som er bakgrunnen for at den er satt slik den er. Regnskapsteknisk endring Basert på en henvendelse fra Regnskapstjenesten ble det foretatt en gjennomgang av hvordan en medtok opptak og nedbetaling av lån i regnskapet. En mindre justering ble gjort etter anbefaling fra revisjonen slik at en nå er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Sakene tas til orientering. Sak nr. 53/14 EVENTUELT I MØTE 30.10.2014 Sakene tas til orientering. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport «Konsulentbruk i Kristiansand kommune» Kristiansand bystyre fattet vedtak i møte 18.06.14 sak nr. 127/14 om at rådmannen bes rapportere tilbake til kontrollutvalget innen 15.10.14 om hvordan rapporten følges opp. Kontrollutvalget har ikke fått tilbakemelding i fra rådmannen innenfor fristen og ber derfor sekretariatet om å etterlyse svar. Påmelding til høstkonferansen 10.11.14 Kontrollutvalgets leder Vidar Kleppe deltar på høstkonferansen. KU konferansen 4-5 februar 2015 Foreløpig har Vidar kleppe og Birte Simonsen signalisert at de ønsker å delta på KUkonferansen. Sekretariatet sender påminnelse til utvalgets medlemmer før påmelding sendes NKRF. Side 6 av 7
Temark Forespørsel om deltakelse i Fylkesmannens tilsynsforum Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (Temark) har sendt en forespørsel til Fylkesmannen i Vest-Agder datert 09.10.14 om å få delta i Fylkesmannens tilsynsforum. Fylkesmannen i Vest-Agder responderte positivt samme dag på henvendelsen. Uheldig saksbehandling E-18/E-39 Ytre ringvei (Vige Volleberg) Birte Simonsen gjorde oppmerksom på at Statens Vegvesen har lagt opp til at det sittende bystyret skal fatte endelig vedtak i saken vedr. E-18/E-39 Ytre ringvei (Vige Volleberg) få dager etter at nytt bystyre er valgt. Simonsen stiller spørsmål ved om dette er akseptabel saksbehandling og kontrollutvalget ber sekretariatet undersøke de faktiske forhold og melde tilbake til utvalget. Skjærgårdsparken Kontrollutvalget har anmodet revisjonen om å sjekke ut status i saken «Skjærgårdsparken». Revisjonen sendte senest en henvendelse til plan- bygg og oppmålingsetaten 12.10.14. Svar fra Plan- bygg og oppmålingsetaten datert 14.1014 viser at de ikke har behandlet saken. Neste møte 11. desember kl. 15:00 Neste møte avholdes 11. desember 2014 kl. 15:00. Saken tas til orientering. Side 7 av 7