Flåmyrane II Hytteforening Innkalling til Årsmøte Skjærtorsdag 17. april 2014 kl. 1700 1830 Vennestuen - Haukelifjell Skisenter Saksliste: 1. Velkommen (Asbjørn Voll) 2. Styrets årsmelding (se vedlegg) 3. Årsregnskap og Revisjonsberetning (Anne Grethe Bakke) 4. Budsjett 2014 (Anne Grethe Bakke) 5. Diverse informasjon fra Styret a. Ny Brøyteavtale (Atle Sternhoff) b. Vei vann og kloakk (Bjørn Melkevik) c. Vågslid Løypelag / Løypekjøring (Odd Arild Helland /Rolf Fjellheim) d. Annet 6. Valg av styre: 3 styremedlemmer går ut av styret ettersom de har sittet i 2 år Valgkomiteen består av Øystein Emberland, Arne Storesund og Svein Ove Alvestad. Følgende styremedlemmer fortsetter: Anne Grethe Bakke (Styret siden 2013) Kjell Høyland (Styret siden 2013) Asbjørn Voll (Styret siden 2013) Valgkomiteen innstiller følgende 3 nye medlemmer til styret: Kari Fjellet, Aud Jorunn Steinsland og Kristen Kjeldstad Alle velges for to år. Styret konstituerer seg selv. Til ny valgkomite foreslås: Rolf Fjeldheim, Bente Ankervold og Ellen Jørgensen. Revisor må utpekes på årsmøtet 7. Eventuelt 8. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet bes sendt styret senest 10. april 2014 ved Bente Ankervold (benteha30@hotmail.com) Stavanger april 2014 Styret
Styrets Beretning for 2013 Styret ble formelt valgt på Årsmøtet 28. mars 2013 for Flåmyrane II Hytteforening Styret har bestått av: Asbjørn Voll Anne Grethe Bakke Bente Ankervold Rolf Fjeldheim Ellen Jørgensen Kjell Høyland Leder Kasserer Sekretær Styremedlem Styremedlem Styremedlem Det er avholdt 2 styremøter i perioden i tillegg til jevnlig kommunikasjon på mail. Styret har hatt god dialog med og fått god støtte fra teknisk utvalg. Styrets primære oppgaver for 2013 har vært: Sikre innbetaling av kontingent (juni) og brøyte/løypeavgift (oktober) Sammen med teknisk utvalg o Sikre drift og vedlikehold av vann- og kloakk pumpestasjoner o Frostsikring av vannforsyningen o Vedlikehold / grusing av felles vei o Inngått ny Brøyteavtale med Nils Vågslid AS frem til 1. mai 2015 med opsjon på 2 pluss 1 år forlengelse. o Inngått ny Avtale om tilsyn av pumpestasjoner med Vågslid Hytteservice AS frem til 31. desember 2016 med opsjon på 2 års forlengelse. Organisere høstdugnad Oppgaver og aktiviteter som er utført i løpet av 2013 samt kommentarer: Kommentarer til Kommunedelplan: Det ble utarbeidet og sendt inn (sammen med vår nabo forening Haukelifjell Feriesenter) kommentarer til Kommunedelplan for Vågslid som lå ute på høring våren 2013. Planen skisserte nye hytteområder samt innspill om fortetning av eksisterende hyttefelt. Våre felles kommentarer ble oversendt Vinje kommune 20. august 2013. Kopi av merknadene ble sendt ut til hyttemedlemmene.
Frostsikring av vannforsyningen: Alle gamle ovner i kummene er i løpet av året skiftet ut med nye. Det er i tillegg installert varmeovner i to nye kummer. Det er montert deksel over samtlige ovner for å beskytte mot vann. Alle som leverer strøm til fellesskapet (6 hytter) har i år fått betalt akkumulerte strømutgifter basert på dedikerte strømmålere eller basert på "sammenlignbare" målinger. Vedlikehold av vei: Hovedveien ble oppgruset tidlig sommer 2013. I år må også veien vedlikeholdes. Lysløypen: Lysløypen er nå lyssatt fra Arbuvollen til Vågslid hotell, videre er det satt opp mastefundamenter og lagt kabel fra hotellet til Botn. Forhåpentligvis vil det komme master og lamper i nær fremtid. Vi har i år innbetalt kr. 50 000 til lysløypeprosjektet, totalt har foreningen vår nå betalt inn kr. 100 000 til dette formål. Alle hytteforeningene er bedt om å bidra med kr. 1750 per hytte dvs. kr. 119 000 totalt for vår forening. Styret anbefaler å betale inn restbeløp kr. 19 000 i løpet av 2014. Vågslid Løypelag (VL)/ Vågslid Grunneigarlag(VG): En hovedoppgave for Vågslid Løypelag er å fremskaffe de økonomiske midler som trengs for at skiløypenettet i området skal være best mulig. VL forholder seg til Vågslid Grunneigarlag når det gjelder alle spørsmål rundt løypesituasjonen i området, da det er VG som har ansvaret for løypenettet og løypekjøringen på Vågslid. Det er VG som engasjerer entreprenør til å foreta preparering og utvikling av løypenettet. En prioritert oppgave er å få en hoved- løype i "nedre område" som kan prepareres med maskin uten å måtte krysse vann og elv. En permanent bro planlegges, byggestart er sagt å være våren 2014 når snøen er borte. Vår hytteforening er nå representert i styret til Vågslid Løypelag med Odd Arild Helland (valgt på årsmøtet til VL 27. desember 2013). Vi har i år betalt inn kr. 800 per hytte til Vågslid Løypelag.
Brøyting: a)teknisk Snøbrøytingen har etter styrets vurdering, fungert bra i helgene, i jul/nyttårs helgen samt i vinterferien. I julehelgen måtte snøfreserne repareres; det medførte sen brøyting 31/12. Dagen etter ble veien ryddet med dumpers før fresen igjen var operativ noe sent 2/1. I vinterferien måtte veien strøs 24/2; dette ble gjort noe sent på dagen. Nils Vågslid leier denne tjenesten (strøing) av Svein Tore Kåsa. Det var stor pågang denne dagen fra "alle" hytteforeningene i området. Noen av medlemmene har klaget på brøytingen i ukedagene. Formannen har tatt dette opp med Nils Vågslid. Han hadde stopp i brøytingen fra tirsdag 28. januar til ettermiddag fredag 31. januar der han måtte ha en "grundig" reparasjon av snøfreseren på grunn av havariet 28. januar. I tillegg punkterte det ene dekket på traktoren torsdag kveld 30. januar under brøyting i feltet vårt. Uten om denne episoden mener Nils Vågslid at veien har vært fremkommelig daglig i "normal ferdselstid". I slutten av november var der mye mildvær; dette medførte mye slaps med is under som gjorde fremkommeligheten utfordrende i perioder. Styret vil for kommende sesongen (2014 /2015) oppfordre medlemmene om å sende en SMS melding til formannen (99 10 99 61) når veien ikke er fremkommelig. Meldingen vil bli videresendt til Nils Vågslid (formuler klagen på en saklig og konstruktiv måte). Styret vil da ha konkrete fakta /innspill som vil bli tatt opp med Nils Vågslid fortløpende. b) Kostnad Brøytekostnadene for 2013 vil være kr. 363 500. Brøyteavgiften innbetalt av medlemmene for 2013 var kr. 214 000 (se vedlagt regnskap). Dette gir en differanse mellom innbetalt brøyteavgift og brøytekostnader på minus kr. 149 500. For 2014 vil differansen mellom innbetalt brøyteavgift og brøytekostnader øke ytterligere. Styret vil sannsynligvis fremme forslag om å øke brøyteavgiften på årsmøtet påsken 2015 slik at innbetalingen mer reflekterer de reelle brøytekostnadene for å få balanse i budsjettet.
Høstdugnad: Høstdugnaden ble gjennomført 12. oktober. Oppsetting av brøytestikker, generell opprydning, bortkjøring av gamle isoleringsmatter, veivedlikehold, rydding av bjørk og frostsikring stod på programmet. I tillegg ble det i år satt opp brøytesikker som markerte innløp og utløp av stikkrenner for lettere å kunne grave bort snø til våren for å sikre utløp for smeltevann. Det var god oppslutning på dugnaden (var heldig med været). Dugnaden ble avsluttet med sosial samling og en matbit. Styret anbefaler at høstdugnaden gjennomføres tilsvarende neste høst. Jevnlig vedlikehold / felles ansvar: Det henstilles til alle medlemmer om å vise ansvar å sikre fritt inn / utløp av private og felles stikkrenner når det trengs til våren. Ta en spade og led vannet vekk fra veien når høstregnet setter inn. Styret har i løpet av året tatt kontakt med noen medlemmer og henstilt om at de legger stikkrenner slik at vi unngår at grus skylles bort på felles vei. Ta med papir / tomflasker som ligger i området når dere går tur. Ha med pose når hunden luftes. Styret vil sende ut en påminnelse om innsamling av brøytestikker og opprydding etter nyttårs feiring i løpet av våren Stavanger april 2014 Med vennlig hilsen Asbjørn Voll Formann
regnskap 2012 budsjett 2013 regnskap 2013 budsjett 2014 inntekter: medlemskontingent 288 000 296 000 300 000 296 000 brøyteavgift(inkl løype i budsjett) 226 000 262 200 214 000 270 000 løypekjøringsavgift 60 200 ekstraordinær innbet 288 000 14 000 renter 15 065 5 000 8 618 5 000 sum inntekter 817 065 563 200 596 818 571 000 kostnader: brøyting 356 250 391 875 363 500 392 000 strøm og alarm pumpestasjoner 71 097 72 000 47 506 48 000 strøm v hytteeiere 26 215 12 000 løypekjøring 27 200 52 000 54 400 54 400 andre driftskostnader 5 956 8 000 16 139 20 000 Pumpestasjoner service 0 10 000 7 000 10 000 vedlikehold vei inkl strøing 0 50 000 2 790 4 000 oppgradering vei 312 563 100 000 93 454 40 000 lysløypeprosjekt investering * 50 000 19 000 sum kostnader 773 066 683 875 661 005 599 400 Resultat 43 999-120 675-64 187-28 400 konto IB 01.01.2013 UB 31.12.2013 bevegelse 3535 20 48486 77 481,81 163 471,18 85 989,37 3330 23 23734 510 742,35 392 210,35-118 532,00 SUM 588 224,16 555 681,53-32 542,63 Balanse: Bankinnskudd 555 681,53 Sum eiendeler 555 681,53 Egenkapital 490 369,00 Leverandørgjeld 65 312,50 Sum egenkapital og gjeld 555 681,53 * Hytteforeningen fikk henvendelse fra Halvor Vinje om vi kunne bidra til lysløypeprosjektet utover de kr. 50 000 som foreningen tidligere hadde bidratt med. Fra årsmøtet påsken 2012 er følgende referert: " Lysløype Ikke ferdigstilt pga manglende finansiering. Flåmyrane 2 Hytteforening har betalt inn og har 50 000 i restbeløp som ikke er innbetalt. Avventer til at andre hytteforeninger er med og betaler. " Flere foreninger har bidratt til lysløype prosjektet; bl.a. har Listøyl og Haukelifjell Feriesenter (vår naboforening) betalt inn hele beløpet (kr. 1750 per hytte) Basert på dette valgte styret å betale inn kr. 50 000 til prosjektet høsten 2013. I budsjettet for 2014 anbefaler styret å betale inn restbeløpet på kr. 19 000