Årsrapport Flåmyrane 2 hytteforening 2018

Transkript

1 Årsrapport Flåmyrane 2 hytteforening /8

2 Styret ble formelt valgt på årsmøtet Styret har siste året bestått av: - Stein Ove Bjelland Leder - Bjørn Arne Steinsland Kasserer - Thor Olaf Wiig Sekretær - Geir Berg styremedlem løypekontakt - Ben Tore Brekke Styremedlem - Eirin Matre Styremedlem. I tillegg har Odd Arild Helland representert oss i Vågslid løypelag og Atle Sternhoff og Bjørn Melkevik har bidratt på teknisk og Hans Petter Isaksen på IT. Revisor har vært Geir Tore Henriksen. Nytt styre ble registrert i Brønnøysundregisteret Det er avholdt 1 styremøte i perioden i tillegg til jevnlig kommunikasjon på mail og telefon. Styrets primære oppgaver er: - Sikre innbetaling av medlemsavgift, samt brøytekostnad og løypeavgift - Sikre tilstrekkelig brøyting av veier, parkeringsplasser og innkjørsler. - Sikre drift og vedlikehold av vann og kloakk pumpestasjoner. - Frostsikring av vannforsyning - Vedlikehold og grusing av felles vei - Organisere høstdugnad og vårdugnad. 2/8

3 REGNSKAP 2018: Regnskapet for 2018 er revidert og godkjendt 04 april 2018 av Geir Tore Henriksen. Regnskap 2015 Regnskap 2016 Regnskap 2017 Budsjett 2018 Regnskap 2018 Budsjett 2019 Inntekter Medl.kontigent Brøyteavgift Løypekjøringsavgift inkl Inkl. Inkl. Prosjekt Skjærdalen Ekstraord. Innbet Renter Sum Inntekter Kostnader Brøyting Strøm og Alarm pumpest Strøm Hytteeiere Løypekjøring Andre driftskost Pumpest. Service Utskifting Vannverkskum Vedlikehold vei Oppgrad. Vei Utg. Skjærdalen Finanskostnader Sum Kostnader Resultat Konti SUM IB UB BEH , , Brukskonto , ,- Plasseringskonto , , Økt innskudd Avvik generelt i regnskap i forhold til tidligere år skyldes at vi har endret regnskapsår fra avslutte pr. 30 mars til å følge normal regnskapsår pr /8

4 Derav det store overskudd vil derfor bli belastet desto mer. I tillegg så kommer følgende ekstra bevilgninger dersom GF støtter styrets innstilling i saken rund Løypelaget og asfaltering av hovedvei. Disse er som følger: Løypelaget - Fase 1 - skiløype vei til sørside av vassdraget - 72 a 300 = kr ,- - Fase 2 - Broer på sørside av vassdrag - 72 a 1000 = kr ,- Asfalteringsprosjektet fra 134 til bosscontainer - 72 a 1100 = kr ,- Totalt bevilget- som belastes egenkapital = kr ,- Fase 2 til løypelaget sannsynligvis ikke til utbetaling før 2020/2021. Saken må imidlertid behandles og godkjennes av GF i år. NB. Sakene behandles senere under forslag til årsmøte sak for sak. OPPGAVER SOM ER UTFØRT I 2018, SAMT ANDRE KOMMENTARER : Vei: I 2018 har vi hatt løpende vedlikehold av veien og en større reparasjon av veiene i Skjærdalen etter vårflommen kostnad ca ,- m/m. Svein Tore Kaasa har skrapt/høvlet veiene på feltet sommeren 2018 etter behov og dette deles 50/50 med nabohytteforeningen Haukeli hytteforening for felles veier. Det er og saltet en del på veiene for å unngå støvplager med den tørre sommeren vi hadde. Under høstdugnaden ble det fyllt på grus der det var nødvendig. Diskusjon rundt vei og veistandard kan også tas på årsmøtet. Teknisk: Det er montert inn varmekabler i alle vannkummene sommeren / høsten 2018, og også isolert rundt rørene. Styring med termostater på disse vurderes når vi ser strømforbruk for vinteren 2018/2019. Det er utført vanlig service på avløpsstasjoner + og byttet noen deler på tilbakeslag ventiler på disse. Det er fortsatt noen som kaster uønskede ting i toalettene: som Q-tips, kleenex etc- dette kan være medvirkende årsak til pumpeproblemer og BØR UNNGÅS. 4/8

5 Brøyting: Vi har for vintersesongen 2018/2019 fått ny brøyteansvarlig som er Kåsa og Ringhus Entreprenør AS v/ Svein Tore Kåsa Sammen med dette har vi også fått ny ordning for bestilling av brøyting. Her har Hans Petter Isaksen igjen utført ett stykke godt arbeid for felleskapet med å koble opp ned nye avtalen/ bestillingsrutinen mot gammel ordning. Atle Sternhoff har vært ansvarlig for forhandlinger/avtale, med leder av foreningen som bisitter. Avtalen bygger på samme avtale som vi hadde med Nils Vågsli. Brøyting og avtalen vil bli evaluert etter sesongen og eventuelle justeringer fortatt. Fra styret ståsted har dette fungert rimelig bra uten noen særlige klager fra brukerne. Vi prøver å få inn at bestilling av brøyting kan skje opp mot kl 15 på torsdager. Generelt: Alle som reiser på hytta om vinteren må bestille brøyting i henhold til veiledning på nettsiden til foreningen, dette for at alle som reiser opp til hytta skal få parkeringsplass til bilen(e). Det blir ikke brøytet opp parkeringsplass til de som har unnlatt å melde ankomst. Ingen parkeringsplasser er "felles" i den forstand at de blir brøytet opp uansett om folk kommer på hytta eller ikke. Brøytesjåfør vurderer behovet for parkeringsplasser ut fra antallet som har meldt ankomst på hjemmesiden til foreningen. Kommer det mer enn en bil til en hytte skal dette markeres i merknadsfeltet ved brøytebestilling. Også litt misforståelse ang brøyting i helger mens folk er på hyttene. Parkeringsplasser blir IKKE brøytet på nytt i helgene mens folk er der. Dette må i så fall bestilles direkte av brøytefirma og biler flyttes. Veiene blir selvfølgelig brøytet i helger ved behov. Diskusjon om dette tas på årsmøtet. Har noen sterke meninger om dette er det viktig å møte på årsmøtet. Dugnader: Vårdugnad ble gjennomført i juni. Arbeidsoppgaver denne dagen var å ta inn brøytestikker, rydde opp søppel og rester av nyttårsraketter, samt fylle grus i huller i vei. -Høstdugnaden ble gjennomført i oktober. Vanlige gjøremål for denne dugnaden var: -Oppsetting av brøytestikker -Generell opprydning -Veivedlikehold -Rydding av kratt langs vei -Frostsikring I tillegg ble det satt opp brøytestikker som markerte innløp og utløp av stikkrenner for lettere å kunne grave bort snø til våren for å sikre utløp for smeltevann. Pumpestasjonene ble spylt og renset, varmekabler satt på plass og funksjonskontrollert- Det var god oppslutning på dugnaden, med kaffe og kake i Skjærdalen som avslutning. 5/8

6 Styret foreslår at det for 2019 også arrangeres dugnad to ganger, en om våren og en om høsten. Hytteeiere kan i forkant av dugnadene velge hvilken av disse man ønsker å delta på. Dette fordi det trengs litt opprydding med å ta ned brøytestikker og generell opprydding også på våren. Datoer som foreslås er 01. juni og 05. oktober. Deltakelse i Vågslid Løypelag For oss deltar Odd Arild Helland som vår representant i styre som styremedlem. Aktuelle referat fra løypelaget ligger på hjemmesiden til foreningen. Mer info og spørsmål om dette kan tas på årsmøtet. Samarbeidsforum på tvers av hytteforeninger - VÅGSLI: «Samarbeidsforum på tvers av hytteforeninger». Dette omhandler samarbeid mellom de ulike foreningene, utbyggingsplaner, og regulering, og andre saker som berører Det har ikke vært noen aktuelle saker som er behandlet dette året som styret er kjent med. FORSLAG TIL ÅRSMØTE /GF. Forslag 1 fra Vågsli løypelag. Det er kommet inn forslag at vi forplikter oss med avtale/ tegne kontrakt med Løypelaget for innbetaling av løype- kontigent i en 5 års tidsperiode. Dette for at inntekter til løypelaget skal være forutsigbare. Dagens sats er kr 800,- med forslag å øke med kr 200 til kr 1000,- pr hytte for neste år /2020 For vår hytteforening oss vil dette bety en økning med kr ,- til kr 72000,- pr år. Innstilling: Styret innstiller at økningen med kr 200,- godkjennes som skissert. Økonomisk dekkes økningen inn av dagens kontingent. Styret har ennå ikke tatt endelig stilling om vi innstiller at vår hytteforening skal gå inn på en 5 års bindene avtale med Løypelaget. Derfor ber styret om fullmakt fra GF til senere å kunne beslutte dette i løpet av regnskapsåret. (vi vil lodde stemningen på GF ) Forslag 2 fra Vågsli løypelag:2 a - trinn 1: Løypelaget har lenge arbeidet med en ny trase over til andre siden av Arbuvannet til sørsiden av vassdraget og mot Vågsli Villmark og Fossen. Forslaget deles i 2 trinn der trinn 1 er klargjøre vei /sti trase fra Arbuneset i løpet av sommer/høst Her er det lagt inn opparbeidet egenkapital fra Løypelaget og bidrag på kr 300,- pr hytte som kompensjon for tenkt dugnadsbidrag ( frikjøp) For vår hytteforening vil dette bli en kostnad på kr 72 a kr 300 = kr ,- som engangsbeløp. 6/8

7 Innstilling: Styret støtter forslaget og ber om fullmakt til å foreta denne utbetalingen på vegne av Flåmyrane Hytteforening. Beløpet belastes foreningens egenkapital. Forutsetningen er at totalfinansiering kommer på plass før utbetaling. 2b - trinn 2: I forlengelsen av ny trase så arbeider løypelaget med å bygge 2 broer for fremkommelighet for tråkkemaskiner. Disse broene må til dersom man skal kunne lage en trygg rundløype. Finansiering skal delvis komme fra alle hytteforeningene, Vinje kommune og tippemidler. Andel til hver hytte for fase 2 er skissert til kr 1000,- pr hytte. Totalt for vår hytteforening vil dette bli kr 1000,- a kr 1000 = kr ,- Innstilling: Styret støtter forslaget og ber GF om fullmakt til å håndtere denne saken med disse rammene. Forutsetningen er at de aller fleste av de øvrige hytteforeningene støtter forslaget. Utbetalingen kommer sannsynligvis ikke før i Beløpet belastes foreningens egenkapital. Forslag om asfaltering av «felles» hovedvei fra E134 til Skisenteret. Det er kommet inn forslag at alle hytteforeningene som grenser til fellesvei er med på en dugnad og ruster opp felles vei. Veien er jo plaget med særdeles mye hull og er lite vennlig som kjørevei slik den fremstår. Dette er tenkt som ett spleiselag for alle hyttene, som grenser til veien, Skisenteret og Kåsa og Ringhus AS. Ca pris pr hytte er kr ,- Totalt for vår hytteforening kr ,- Innstilling: Styret ber om fullmakt til å gå inn for en slik avtale dersom finansiering totalt kommer på plass, med ett beløp inntil ,- Styret vil og arbeide med en litt bedre kostnadsfordeling i prosjektet. Beløpet belastes forenings egenkapital. Tilleggsforslag asfaltering: Fra teknisk komite hos oss er det i tillegg fremmet forslag at vi asfalterer felles vei inn mot vårt felt til krysset der bakken starter. Dette sjekkes ut økonomien på. Må deles med Raudbergfeltet og Haukeli Hytteforening. Vi kommer tilbake på årsmøte når kostnader foreligger. 7/8

8 Forslag om purregebyr: Da kasserer og styret «sliter» med å få innbetalt kontingenter og brøyteavgifte, forslår styret at vi innfører purregebyr på kr 250,- for de som oversitter betalingsfrist med 14 dager. Det vurderes også fortløpende om vi skal innføre innkasso av krav etter gjeldene regler. Det er medlemmer av hytteforeningen som oversitter betalingsfristene med opp til 3-4 mnd. som igjen lager mye ekstra arbeid for kasserer. Husk at alt arbeid for foreningen utføres på dugnad vederlagsfritt. Innstilling: Det innføres purregebyr kr 250,- for både kontingent og brøyte/løypeavgift som ikke innbetales rettidig og innen 14 dager etter frist. VALGKOMITE OG STYRE: Jorill Melkevik og Lars Gunnar Holta har vært årets valgkomite. Forslag til nye styremedlemmer er: - Sonja Bjordal - 2 år mob Signe Jansen - 2 år - mob Revisor foreslås gjenvalg av Geir Tore Henriksen. Styret foreslår at neste års valgkomite blir Ben Tore Brekke og Eirin Matre. Ben Tore Brekke og Eirin Matre går nå ut av styre. For styret: Stein Ove Bjelland leder Thor Olaf Wiig sekretær Geir Berg styremedlem Bjørn Arne Steinsland kasserer Ben Tore Brekke - styremedlem Eirin Matre styremedlem. 8/8