Innkalling til årsmøte i Vestre Gautestad Vel 2017

Transkript

1 Innkalling til årsmøte i Vestre Gautestad Vel 2017 Tid: Onsdag 12. april kl Sted: Gautestad kurs- og misjonssenter Saker til behandling: 1. Styrets årsberetning for Regnskap for Fastsettelse av kontingent for Innkomne forslag 5. Valg: a. Valg av styreleder b. Valg av styremedlemmer c. Valg av revisor d. Valg av valgkomite 6. Eventuelt Følgende årsmøtedokumenter er nå lagt ut på vår hjemmeside vgvel.no Styrets årsberetning for 2016 Regnskap for 2016 Valgkomiteens innstilling Medlemsliste har du fått ny mailadresse er det fint om du gir beskjed om denne til kai.kyllingstad@gmail.com eller til mobil På vegne av styret i Vestre Gautestad Vel, Kai Kyllingstad, styreleder

2 ÅRSBERETNING VESTRE GAUTESTAD VEL (VGV) 2016 Styrets sammensetning Styret i VGV har i årsmøteperioden bestått av følgende personer: Kai Kyllingstad, styreleder Trengslemyrveien 2 Jens Simonsen, styremedlem Trengslemyrveien 53 Svein Terje Thorsen, styremedlem Trengslemyrveien 16 Dan Berntsen, styremedlem Tvitjønnåsen 11 Randi Røinaas Lomeland, styremedlem og kasserer Tvitjønnåsen 57 Kjell Bjorå, varamedlem Trengslemyrveien 11 Styret har i perioden avholdt ett styremøte. I tillegg har styret samarbeidet på telefon og e- post. Styremedlemmer har også deltatt på evalueringsmøte for løypekjøring sammen med Østre Gautestad Vel (ØGV) og Otra IL. Styret har i perioden laget egen nettside vgvel.no for å dele informasjon om styrets arbeid, årsmøter, aktuelle saker og informasjon om hytteområdet. Sammen med facebooksiden facebook.com/vestregautestad vil dette framover være styrets primære informasjonskanal til medlemmer av velet, sammen med e-post. Aktiviteter i perioden Veibom Bommen har vært stabil i drift og har virket etter hensikten, det har ikke vært uønsket ferdsel i området. Skulle det oppstå driftsstans på bommen kontaktes en av oss i styret (navn og telefonnummer på bommen). Ved behov for ekstra nøkkel/ bomåpner kontaktes styreleder. Hver hytte kan registrere inntil 3 telefonnumre i bomsystemet. Veivedlikehold Sommer Styret har på anmodning i fra årsmøtet videreført sommervedlikeholdet som tidligere vedtatt. Det betyr at veien vedlikeholdes med påfyll av veisubbus/kvernet asfalt. Det er Trygve Jokelid som foretar sommervedlikeholdet. Dessverre var det vanskelig å få tak i resirkulert asfalt i 2016, men vi håper det vil lykkes i Styret har hatt inspeksjon på veien sammen med grunneier Bernt Gautestad og Jokelid. Det er i høst laget større parkeringsplass ved hyttene i Tvitjønnåsen 21-29, for å gjøre brøytingen lettere. Det er også gjort forsøk på å finne en løsning for å utvide svingen utenfor Tvitjønnåsen 30. Tilbakemeldingen er at det er mye fjell i svingen og at vanlig graving ga lite resultat. Andre tiltak vurderes.

3 Vinter Brøyteavtalen med Jokelid gjelder til 2020 og følger indeksregulering lik den private entreprenører har med Evje og Hornnes kommune. Løype- og friluftsprosjekt Styret arbeider med utbedring av skiløypene i området, og gjennom årsmøteperioden er det laget ny trasé fra innerst i Tvitjønnåsen mot Nipeli og ned til Tvitjønn. Gjennom dugnad er traséen ryddet for trær, og det er planert og lagt til rette for skiløype. Styremedlemmer var sammen med Geir Magne Feed fra Otra IL og medlemmer fra ØGV på befaring av nye løyper. Det blir også en ny løypetrase fra vestløypa ved Brahjelmen og over mot benkene på østsiden, for dem som ikke ønsker å gå runden via Høna. ØGV har ryddet traseen, men vi avventer graving til et annet år. Avtalen om kjøring av skiløyper med Otra Løypeservice gjelder ut denne sesongen, men vi håper å få til ny avtale også fra neste sesong. Det ble på årsmøtet i 2016 vedtatt at vi ikke ønsket å kjøpe egen snøscooter til kjøring av skiløyper. Privatpersoner har kjøpt scooter, og styret har sagt ja til å bidra med støtte til driftsutgifter i forbindelse med løypekjøring. Økonomi Velforeningen hadde i 2016 inntekter på kr ,- og utgifter på kr ,-. Resultatet for 2016 er på kr ,-. Samlet innskudd i Spareskillingsbanken pr er på kr ,-. Vedlagt er regnskapet signert av revisor og kasserer. Kontingenten for 2017 er fastsatt av årsmøtet til kr 2.000,- (2.500,- ved brøyting av egen vei). Eventuelt Sak til forliksråd En hytteeier har gjennom flere år nektet å betale full kontingent til velet, da vedkommende mente vi ikke kunne benytte deler av kontingenten til opparbeidelse av skiløyper og løypekjøring. Velets vedtekter sier slike saker skal sendes til inkasso. Styret varslet hytteeier om rettslig inndrivelse, men han var fremdeles uenig i vårt krav. Dette medførte at saken måtte bringes inn for Forliksrådet i Kristiansand. Rettsmøtet ble avholdt den og dom avsagt Vestre Gautestad Vel fikk fullt medhold i sitt krav. Hytteeieren ble dømt til å betale skyldig beløp, pluss saksomkostninger. Styret beklager at mye tid og arbeid er gått med til denne saken. Det positive er at vi har fått bekreftelse på at det er velets øverste organ årsmøtet, og ikke den enkelte hytteeier, som bestemmer kontingentens beløp og hva den skal brukes til. På vegne av styret i VGV Kristiansand 20. mars 2017 Kai Kyllingstad, styreleder

4

5 Valgkomiteens innstilling til årsmøtet Styret Kai Kyllingstad, styreleder (gjenvalg) Svenn Terje Thorsen, styremedlem (gjenvalg) Jens Asbjørn Simonsen, styremedlem (gjenvalg) Dan Berntsen, styremedlem (ikke på valg) Randi Røinaas Lomeland, styremedlem og kasserer (ikke på valg) Kjell Bjorå, varamedlem (gjenvalg) Nye styremedlemmer velges for en 2-årsperiode. Varamedlemmer velges for 1 år. Valgkomiteen: Erik Hadland + nytt medlem til valgkomité Revisor: Erling Abrahamsen (gjenvalg)