Flåmyrane II Hytteforening

Transkript

1 Flåmyrane II Hytteforening Innkalling til Årsmøte Skjærtorsdag 2. april 2015 kl. 17:00 18:30 Vennestuen - Haukelifjell Skisenter

2 Flåmyrane II Hytteforening Årsmøte Skjærtorsdag 2. april 2014 kl. 17:00 18:30 Vennestuen - Haukelifjell Skisenter Saksliste 1. Velkommen Asbjørn Voll a. Valg av referent b. Valg av ordstyrer 2. Styrets beretning for 2014 a. Frostsikring av vannforsyningen Asbjørn Voll/Bjørn Melkevik b. Vedlikehold av vei Asbjørn Voll/Atle Sternhoff c. Lysløypen Asbjørn Voll d. IT- Support Asbjørn Voll/H.P. Isaksen e. Løypekjøring/Løypelaget Krtisten Kjeldstad/O.A. Helland f. Brøyting Asbjørn Voll/Atle Sternhoff g. Felles strømkostnader Asbjørn Voll/Egil Hansen h. Vedlikehold pumpestasjoner Asbjørn Voll/ Bjørn Melkevik i. Høstdugnad Asbjørn Voll j. Opparbeide fellesområde Styret k. Anbefalinger Styret

3 3. Årsregnskap og Revisjonsberetning Styret 4. Budsjett 2014 Styret 5. Valg av styre. 3 styremedlemmer går ut av styret ettersom de har sittet i 2 år Valgkomiteen består av Rolf Fjeldheim, Ellen Jørgensen og Bente Ankervold Følgende styremedlemmer fortsetter: Kari Fjellet (Styret siden 2014) Aud Jorunn Steinsland (Styret siden 2014) Kristen Kjeldstad (Styret siden 2014) Valgkomiteen innstiller følgende 3 nye medlemmer til styret: Nils Klyve, Stein Ove Bjelland og Trygve B. Svendsen Alle velges for to år. Styret konstituerer seg selv. Til ny valgkomite foreslås: Anne Grethe Bakke, Kjell Høyland og Asbjørn Voll 6. Revisor velges på årsmøtet. 7. Innmeldte saker. a) Saker som ønskes behandlet på årsmøtet bes sendt styret senest 25. mars 2015 ved Aud Jorunn Steinsland ([email protected]) Mars 2015 Styret

4 Styrets Beretning for 2014 Styret ble formelt valgt på Årsmøtet 17. april 2014 for Flåmyrane II Hytteforening Styret har bestått av: Asbjørn Voll Anne Grethe Bakke Kjell Høyland Aud Jorunn Steinsland Kristen Kjeldstad Kari Fjellet Leder Styremedlem - Kasserer Styremedlem Styremedlem - Sekretær Styremedlem - Løypeansvarlig Styremedlem Nytt styre ble registrert i Brønnøysundregisteret mai 2014, registreringen må oppdateres etter hvert som styret byttes ut med nye medlemmer (se vedlegg) Det er avholdt 2 styremøter i perioden i tillegg til jevnlig kommunikasjon på mail. Styret har hatt god dialog med og fått god støtte fra teknisk utvalg. Styrets primære oppgaver for 2014 har vært: Sikre innbetaling av kontingent (juni) og brøyte/løypeavgift (oktober) Sammen med vår representant i styret for Vågslid Løypelag (VL) o Arbeide for fremtidig ski trasé fra Flåmyrane over til Fjell-løypen o Sikre ett godt oppkjørt løypenett Sammen med teknisk utvalg o Sikre tilstrekkelig brøyting av veier, parkeringsplasser og innkjørsler. o Sikre drift og vedlikehold av vann- og kloakk pumpestasjoner o Frostsikring av vannforsyningen o Vedlikehold / grusing av felles vei Organisere høstdugnad

5 Oppgaver og aktiviteter som er utført i løpet av 2014 samt kommentarer følger: Frostsikring av vannforsyningen: Alle ovner som står i kummer (7 stk.) ble tatt inn mai 2014, kontrollert og satt ned i løpet av oktober Ovnene står på i sesongen. Fellesskapets varmekabler settes på kun ved behov (bryter i hytte 62 og 30 samt i vestre pumpe- hus) Alle som leverer strøm til frostsikring av felles vannforsyning (tomt nr. 46, 62, 42, 20, 30 og 39) har fått betalt strømutgifter for sesongen 2013/2014. Totalt leverte disse seks hyttene 5708 kwh til fellesskapet for sesongen Vedlikehold av vei: Hovedveien samt noen stikkveier ble høvlet og oppgruset sommer Arbeidet ble koordinert av teknisk utvalg. I år må også veiene vedlikeholdes. Lysløypen: Vi har i år betalt inn restbeløpet kr til lysløypen. Vår forening har nå betalt inn totalt kr dvs. kr pr. hytte noe som var anbefalingen fra grunneierlaget. IT Support: Foreningen fikk ny nettløsning i 2011 med eget medlemsregister og system for brøytebestilling som viktigste funksjoner (Hytteforeningens nettsider-flamyrane.no) Medlemsregisteret er et lukket område hvor medlemmene selv registrerer og oppdaterer egen kontaktinformasjon, som utelukkende skal brukes i forbindelse med utsending av informasjon som berører hytteforeningens primæroppgaver, samt brøytebestilling. I 2014 ble det oppdaget at opplysninger i medlemsregisteret var tilgjengelig uten pålogging. Systemleverandøren ble gjort oppmerksom på dette og feilen er nå rettet. Styret presiserer at personlig informasjon som medlemmene legger i registeret ikke skal videreformidles til utenforstående, men kun brukes av hytteforeningen.

6 Det har kommet tilbakemeldinger fra medlemmer som ikke har fått e-post fra foreningen. Det kan være ulike årsaker til dette, for eksempel systemfeil, ukorrekt e-postadresse eller spamfilter hos mottaker. Systemleverandøren har utviklet en logg over sendte meldinger med tidspunkt, innhold og mottakere. Det er lite som tyder på systemfeil, og medlemmer som ikke mottar e-post bør sjekke om kontaktopplysningene i registeret er korrekte, eventuelt om det er andre forhold på mottakersiden som stopper e-post fra [email protected]. Dersom det fortsatt er noen av medlemmene som ikke får e-post oppfordres disse til å kontakte styret slik at profesjonell bistand kan kontaktes. Før kommende vintersesong, , vil styret vurdere om de nye adressene på hyttene våre skal legges inn i medlemsregisteret. Dette avhenger av om Vinje kommune får opp veinavnene i feltet vårt i løpet av sommeren. Inntil videre gjelder dagens ordning hvor hyttene er registrert med tomtenummer. Løypekjøring etc. Årsmøtet ble avholdt i Vågslid Løypelag 29. desember. Kristen Kjelstad representerte vår forening. Odd Arild Helland sitter i styret til VL. Økonomi: Løypetilskuddet beholdes uendret. Løypenettet: For å redusere avhengigheten av kryssing over vannene er det planlagt opparbeiding av tilførselsløyper og bro over elva ovenfor Fjellstad. Det er fortsatt ikke inngått endelig avtale med grunneiere og det må gis tillatelse fra Vinje kommune og Kraftlaget. Det vil bli behov for ekstra finansiering av dette prosjektet. Det er vedtatt i løypelaget å preparere tilførselsløype Raudberg/Flåmyrane, men det mangler fortsatt endelig klarering med Grunneierlaget. Løypemaskiner: Entreprenøren opplyser at det er anskaffet ny løypemaskin med forbedret sporfres. Det er også anskaffet en ny scooter med bedre utstyr for å forbedre løypene over vann når forholdene ikke tillater kjøring med løypemaskin. Informasjon: Løypelaget arbeider for å finne fram til gode informasjonskanaler slik at brukerne lett kan orientere seg om tilstanden i løypene til enhver tid i tillegg til

7 Brøyting: a) Generelt I år ble medlemmene oppfordret til å sende en SMS melding til formannen når veiene ikke var fremkommelig. Det er registrert 10 meldinger hvor alle ble videresendt til Nils Vågslid. Det er styrets' oppfatning at Nils Vågslid i de fleste tilfeller brøytet opp umiddelbart etter at klagen var mottatt. Mye nedbør kombinert med sterk vind gjorde snøbrøytingen utfordrende noen helger i januar og februar Styret har vedtatt å betale Nils Vågslid ekstraordinære utlegg han har hatt i forbindelse med unormalt mye vind og snø i januar og februar 2015 (estimert til kr ) Beløpet er tatt med i budsjettet for Nils Vågslid anskaffet ny snø-fres til traktoren foran denne sesongen. Han har i tillegg nå på ettervinteren, anskaffet frontfres til hjullasteren for å være enda bedre rystet til neste brøytesesong. Alle som reiser på hytten om vinteren må bestille brøyting på nettsiden til foreningen, dette for at alle som reiser opp til hytten skal få parkeringsplass til bilen(e). Det blir ikke brøytet opp parkeringsplass til de som har unnlatt å melde ankomst. Ingen parkeringsplasser er "felles" i den forstand at de blir brøytet opp uansett om folk kommer på hytten(e) eller ikke. Brøytesjåfør vurderer behovet for parkeringsplasser ut fra antallet som har meldt ankomst på hjemmesiden til foreningen. Kommer det mer enn en bil til en hytte skal dette markeres i merknadsfeltet ved brøytebestilling. b) Brøyteavtalen Brøyteavtalen med Nils Vågslid må fornyes i Eksisterende avtale gjelder fra 1.november 2013 til 1.mai 2015, med opsjon for 2 pluss 1 år. Partene skal tidligst mulig og senest 1. august 2015 og evt. 1.august 2017 bli enig om å gjøre opsjonen gjeldene. ( Det forutsettes at det også inngås tilsvarende kontrakt med Haukelifjell Fritidssenter Hytteforening. )

8 c) Brøytekostnader. Faste brøytekostnadene for inneværende sesong er kr Styret har antatt en prisøkning på 5 % i brøyteavgiften for neste sesong. Innlegg fra Nils Vågslid relatert til årets brøytesesong Vedr brøyting sesongen 2014/2015 Flåmyrane 2. Denne sesongen har det vært veldig mye dårlig vær! Mye uvær fra vest har ført til særdeles store utfordringer med brøyting. Som sikkert mange har merket seg har jeg ikke klart å holde bredden på veiene fullt ut denne vinteren. Det har altså vært mer enn nok å holde åpen vei. Utstyret har holdt bra i vinter. Jeg byttet til ny fres på traktoren i vinter, og har også brukt mye hjullaster i perioder. Har nå nylig også anskaffet frontfres til hjullasteren. Så nå anser jeg meg også som rustet for ekstreme forhold! Ordningen med innmelding av ankomst på nettet fungerer veldig bra! Folk er flinke til å melde inn, og også si ifra dersom de ikke kommer. Dette er til god hjelp for meg, spesielt når været er dårlig. Noen få har enda ikke tatt i bruk tjenesten, men det ser ut til at det går greit likevel. Jeg vil likevel presisere at private parkeringer brøytes fredager ifm helger, eller til innmeldt ankomstdato ifm ferier. De brøytes da ikke ved hver passering i perioden folk er på hytta, eller ellers om det er snøfall i samme periode. Under de stormene som har vært i vinter har folk vært tålmodige og forståelsesfulle. Det har vært en del kommunikasjon underveis, og jeg har utelukkende hatt positive dialoger med de som har vært innesnødd. Under stormen «Nina» tok det to dager før alle var ute. Tror siste hytte var ute mandag ettermiddag. Likevel var alle fornøyde! Jeg vil bruke noe tid nå fremover for å prøve å bredde ut veien til full bredde igjen. Noen parkeringsplasser har «grodd» litt igjen, samt veikryss etc har også blitt veldig trange nå under uværet. Dette har jeg ikke rukket til vinterferien, men vil ta en runde så snart bilene er borte etter ferien. Satser på at vi har full bredde til påske. Veibanen har jeg klart å holde ganske bra nedpå. Ser allerede nå at grusen er framme flere steder. Før snøsmeltingen starter for fullt skal jeg prøve å skyve ut noen utløp for smeltevann i veikanten. Ellers vil jeg takke for godt samarbeid så langt. Jeg syns det er god kommunikasjon mellom forening og entreprenør, og håper det forsetter også med ny formann. Nils Vågslid

9 Felles strømkostnader for å drifte tre pumpestasjoner På årsmøtet i fjor ble det hevdet at strømforbruket til pumpestasjonene hadde økt sterkt de siste årene. Styret tok kontakt med Vest -Telemark Kraftlag AS (VTK) for å få historisk forbruk. Figuren under viser årlig forbruk i kwh fra år 2006 (avlesning ) til og med år 2014 (avlesning ). I slutten av året 2006 og året 2007 var der ingen avlesning, det samme var tilfell for årene 2010 og Strømforbruket i disse to periodene er derfor fordelt jevnt over 3 år. Figuren viser at strømforbruket de to siste år ligger på samme nivå som i perioden Styret og teknisk utvalg mener dette er tilfredsstillende. Strømforbruket til pumpestasjonene våre inkluderer også, i tillegg til drift av selve pumpene, frostsikring av vannforsyning, ventilasjon, lys og oppvarming av tre pumpe- hus i løpet av vinteren. Kalde i forhold til milde vintre vil således gi utslag på års forbruk. Vi registrerer noe høyt forbruk i tre års perioden 2010 til 2012 uten å kjenne til om det var spesielle forhold som forårsaket dette. Strømforbruk 3 pumpestasjoner (basert på tall fra VTK) kwh/år Vedlikehold Pumpestasjoner: Det er byttet ozon rør /kontrollenhet i den sørlige pumpestasjon (kloakk). Arbeidet ble utført i juni Ozon rør skal byttes hvert år og den nye kontrollenhet skal kun resettes og ikke byttes. Det er også skiftet luftvifte i pumpestasjonen samt reparert lekkasje i vannslangen. Dessuten har Rauland Elektriske byttet defekt bryter i sikringsskap i den sørlige pumpestasjon samt installert stikkontakter i begge kloakkstasjonene; det siste spesielt for å

10 kunne tilkoble høytrykkspyler for årlig rengjøring av kloakkpumpene under høstdugnaden.(arbeidet er koordinert av teknisk utvalg) Styret er orientert fra teknisk utvalg om mulig nødvendig installasjon av nytt luktrensingsystem i den nordlige kloakkstasjonen for å unngå sjenerende lukt for omkringliggende hytter. Det er avsatt kr i budsjettet for 2015 til dette arbeidet (Pumpestasjoner Service) Høstdugnad: Høstdugnaden ble gjennomført 4. oktober. Oppsetting av brøytestikker, generell opprydning, veivedlikehold, rydding av bjørk langs vei og i skitraséen over til fjell- løypen og frostsikring stod på programmet. I tillegg ble det satt opp brøytesikker som markerte innløp og utløp av stikkrenner for lettere å kunne grave bort snø til våren for å sikre utløp for smeltevann. Det var god oppslutning på dugnaden. Dugnaden ble avsluttet med sosial samling og en matbit. Styret anbefaler at høstdugnaden gjennomføres tilsvarende neste høst. Opparbeide fellesområde-skjerdalen Området i Skjerdalen er grovplanert av Nils Vågslid. Styret mener området bør forskjønnes slik at det kan brukes som et felles areal for sammenkomst og sportslige aktiviteter/lek for små og store. Grunneier har gitt hytteforeningen vår disposisjonsrett over området til dette formål. Før noe arbeid igangsettes må styret ta initiativ til en avtale mellom hytteforeningen og grunneier som formelt regulerer bruksretten til området. Det må også avklares om Vinje kommune har noen innsigelser (Nils Vågslid har sagt seg villig til å informere kommunen dersom hytteforeningen ber han om det). Hytteforeningen skal bruke Nils Vågslid til å utføre nødvendig planering av området.

11 Aud Jorun Steinsland og Kari Fjellet (fra Styret) leder arbeidsgruppen som er ansvarlig for å gjennomføre prosjektet. I tillegg består arbeidsgruppen av Trond Steinsland, Dagfinn Fjellet, Helene Høyland og Kjell Høyland Styret ønsker at området utformes i tråd med medlemmenes ønsker og behov. Vi oppfordrer derfor medlemmene om å komme med forslag til arbeidsgruppen. Fellesområdet er delt i to delområder (Delområde I og Delområde II). Delområde I Delområde I er videre delt inn i tre seksjoner Seksjon 1. (15 25 meter) nærmest vannet Utplassering av en eller flere fin(e) sittegrupper. Sittegruppene settes på drenerende masse (singel) slik at plassene er tørre. Sittegruppene er tenkt å stå ute hele året. Har lagt ved bilde av sittegruppe fra Pippen møbelsnekker på Edland som et eksempel. Det vil være naturlig å kunne grille god mat på varme sommerdager og en grillplass hvor en også kan sette seg ned, vil naturlig passe inn i seksjon1. Seksjon 1 ligger nærmest vannet.

12 Seksjon 2. (25 35 meter) Seksjon 2 planeres og såes i med gress. Seksjon 2 kan brukes til eksempelvis krokket, boccia eller lignende. I tillegg er område også en "buffer" mellom seksjon 1 og seksjon 3. Seksjon 2 skilles fra seksjon 3 med en tradisjonell godt fundamentert skigard Seksjon 3. (35 45 meter) Seksjon 3 opparbeides med grusdekke og brukes til alle former for ballspill. En del av seksjon 3 (nærmest seksjon 2) opparbeides slik at den kan brukes til volleyball eller badminton. Her monteres fast innfestning for nett. Resterende del av seksjon 3 brukes til fotball /håndball eller andre ballspill. Delområde II Delområdet II forskjønnes. Det utføres nødvendig planering og delområdet såes i med gress. Kostnad: (basert på frivillig innbetaling) Beløpet (kr per tomt) innbetales sammen med medlemsavgiften juni Hver enkelt tomt bestemmer selv om de vil være med å støtte prosjektet. Styret vil imidlertid oppfordre alle tomteeiere om å delta. Styret har lagt inn kr i budsjettet for 2015 for planeringsarbeid, innkjøp av sittegruppe og skigard.

13 Anbefalinger: 1) Styret anbefaler og ber om årsmøtets godkjennelse til å øke brøyteavgiften med kr 500 per hytte (kr for dobbelhytter) på grunn av følgende forhold: a. Antatt økt brøyteavgift for neste sesong b. Kostnader for installasjon av luktrensing- utstyr i den nordlige kloakkstasjon c. Ekstraordinære brøytekostnader for året ) Styret anbefaler og ber om årsmøtets godkjennelse til å opparbeide fellesområdet i Skjerdalen. Hver enkelt tomt vil bli bedt på frivillig basis, om å bidra med kr til opparbeidelsen. Beløpet betales sammen med medlemsavgiften i juni måned. Styret sender som påkrevd informasjon ut til medlemmene i løpet av våren Stavanger mars 2015 Med vennlig hilsen Asbjørn Voll Formann

14 Flåmyrane II Regnskap 2014 og Budsjett Skjerdalen inkludert regnskap 2013 budsjett 2014 regnskap 2014 budsjett 2015 Inntekter: medlemskontingent , ,00 brøyte & løypeavgift(eks. løype i 2013) * , ,00 løypekjøringsavgift ekstraordinær innbet renter , ,00 ekstra innbetaling - fellesområde *** ,00 Sum inntekter , ,00 kostnader: brøyting , ,00 strøm og alarm pumpestasjoner , ,00 strøm v hytteeiere , ,00 løypekjøring , ,00 andre driftskostnader , ,00 Pumpestasjoner service ** , ,00 vedlikehold vei inkl strøing oppgradering vei , ,00 lysløypeprosjekt investering ,00 opparbeide fellesområde *** ,00 Ekstraordinær innbetaling brøyting **** ,00 Sum kostnader , ,00 Resultat ,23 0,00 konto IB UB bevegelse , , , , , ,00 SUM , , ,23 Resultat -434,23 betaling jan 2014 for brøyting , ,73 Merknad: Brøyting des 2013 ble kostnadsført i 2013, men betaling skjedde i jan Dette forklarer avviket på kontobevegelser og resultat. Det er et avvik på kr 0,50 på resultat 2014 i forhold til saldo bank. Dette skyldes antakelig et bilag som er feilført med kr 0,50. * I budsjettet for 2015 er brøyteavgiften økt med kr 500 per hytte (kr 1000 for firmahytte) ** Budsjettet for 2015 inkluderer installasjon av luktfjernings - utstyr i nordre kloakkstasjon *** Budsjettet for 2015 inkluderer opparbeidelse av fellesområde i Skjerdalen **** Ekstra innbetaling brøyting januar og februar 2015

15

16 Revisjon av regnskapet for 2014

17

18