FREDRIKSTAD KOMMUNE Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling Handlingsplan og Buds sjett 2014-2017 2014 Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling
Kjerneoppgaver Seksjonen skal ivareta stabs- og støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse samtidig som seksjonen omfatter en rekke funksjoner som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon. Hovedområdene er: Lønn og personaladministrasjon, arbeidsgiverpolitikk, HMS og bedriftshelsetjeneste Kommunearkiv Drift og utvikling av IT-systemer/-base Være førstelinje for kommunens virksomheter og yte frontservice til brukere, innbyggere, næringsliv og tilreisende Eksterne og interne felles informasjonstiltak for hele kommunen, samt veiledning og produksjonsbistand Kommuneovergripende innkjøpsavtaler Innkreving av skatt og kommunale krav samt kontrollere, informere og veilede arbeidsgivere og skattytere Utfakturering innen helse-/omsorgstjenester og oppvekst Regnskap, finansforvaltning, budsjett og økonomiforvaltning Utredning og planarbeid, utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ ledelse Utredning av juridiske spørsmål, råd og veiledning, forhandlinger, prosedyre (herunder barnevern) og opplæring Seksjonen har samarbeid med Hvaler kommune innenfor flere områder som for eksempel advokattjenester, HMS- og bedriftshelsetjenester, IT-tjenester, budsjett, regnskap, lønn, innkjøp, innkreving og utførelse av arbeidsgiverkontroll og veiledning. Organisering Seksjonen består av 11 avdelinger med ulike tjenesteområder. Organisasjonsmessig ligger politisk ledelse, rådmannen og brukerombudet utenfor seksjonen, men utgiftene til disse er en del av den totale budsjettrammen. Seksjonen har også en del fellesutgifter i budsjettrammen som gjelder hele organisasjonen Fredrikstad kommune. Det er i løpet av høsten 2013 vedtatt å samle personalfunksjonen i Fredrikstad kommune i en sentral avdeling fra 1. januar 2014. I denne forbindelse overføres nye oppgaver tilsvarende 6 årsverk til seksjonen. Endrede styringssignaler/rammebetingelser IA-avtalen fornyes høsten 2013 og regjeringsskiftet kan medvirke til endret finansieringsordninger. Kommunen mottar i dag cirka 1,5 million kroner gjennom NAV Arbeidslivssenter og det er usikkert hvorvidt dette blir videreført i planperioden. Prioriterte områder God stab og støtte funksjon: Kontroll på økonomien Analysearbeid og tettere oppfølging ut i organisasjonen Nye moderne løsninger med en mer hensiktsmessig arbeidsflate for ansatte og lettere tilgjengelig informasjon for innbyggerne Bidra i arbeidet med organisasjonsutvikling Arbeidsgiverpolitikk: Livsfasepolitikk oppfølging av tiltak Heltidskultur Lederutviklingsprogram
Dagens virkelighet/utviklingstrekk Utviklingen i seksjonen følger i stor grad utviklingen i resten av organisasjonen. Økt antall innbyggere, brukere og søknader genererer økte arbeidsoppgaver. Staten setter også stadig større krav blant annet i forhold til rapportering. Lov- og avtaleverk legger føringer på hvilke tiltak kommunen er pliktig til å ivareta. Dette gjelder for eksempel arbeidet med heltidskultur, økt nærvær, inkludering av personer med redusert funksjonsevne med mer. Historikk/status 2009 2010 2011 2012 Antall lønns- og trekkoppgaver 1) 11 077 11 057 11 226 11 162 Antall rammeavtaler 125 105 110 103 Efakturaavtaler (utgående) 6 828 8 695 9 593 11 892 Antall inngående fakturaer 2) 101 884 111 067 104 036 107 774 - herav elektroniske fakturaer 23 710 35 648 44 782.. Antall registrerte dokumenter ved Arkivet 45 265 53 089 80 234 90 772 Antall helsekontakter (HMS avd) 2 230 2 174 3 930 3 680 Antall periferutstyrs-enheter (IT-avd) 3) 8 040 8 284 8 740 9 014 Antall CRM meldinger 4) 34 294 36 638 24 176 29 111 Noter: 1) Tallene innholder data fra Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Fredrikstad Museum (2009), Fredrikstad kirkelige fellesråd og Hvaler menighetsråd. 2) Inkluderer også Hvaler kommune. Hvaler startet med efaktura i oktober 2010. 3) Inkluderer også Hvaler kommune. Antallet er inkludert elev pc er. 4) CRM (Citizen relation management) er et kundebehandlerprogram hvor henvendelser til Servicetorget registreres. Det var en nedgang i antall rammeavtaler i 2012 som skyldes at flere er slått sammen og at det er noe etterslep som følge av redusert bemanning på innkjøpsavdelingen. Antall registrerte dokumenter i kommunearkivet er økende og skyldes sentralisering av arkivfunksjonen og innføring av fullelektronisk arkiv. Det er beregnet et anslag på 130 000 registrerte dokumenter i 2014. Samarbeidet med Hvaler kommune ble avsluttet 1. juli 2012 og Hvaler er inkludert i tallene fra 2010 til og med første halvår i 2012. Antall periferutstyrs-enheter er jevnt stigende og den største økningen ligger innenfor skoleetaten og gjelder i hovedsak trådløse enheter. Dette gir økt press på ressurser i IT-avdelingen. Antall CRM-meldinger er igjen økende etter at de ble kraftig redusert i 2011. Dette skyldes at kapasiteten på Servicetorget ble styrket i 2012 og sykefraværet er nedadgående. Vi har likevel et forbedringspotensial på å registrere CRM-meldinger slik at det faktisk viser hvilke oppgaver som blir gjort. Tall for inngående telefonsamtaler til Fredrikstad kommunes hovednummer, er rimelig stabilt fra år til år. Det jobbes fortsatt med å forbedre kommunens nettsider slik at flere kan finne informasjon de trenger på egenhånd. Sammenligninger/nøkkeltall Figuren under viser netto driftsutgifter administrasjon og synliggjør beregnet utgiftsbehov i forhold til landsgjennomsnittet som er satt til null. Beregningen for utgiftsbehovet er hentet ut fra konserntall og i snittet for ASSS er Oslo og egen kommune inkludert.
Netto driftsutgifter administrasjon. Avvik fra beregnet utgiftsbehov korrigert for forskjeller i pensjonsinnskudd og arbeidsgiveravgift. Kroner per innbygger. 800 673 600 400 200 0 200 400 256 340 315 311 92 2010 2011 2012 600 564 587 800 1 000 807 744 718 1 200 Fredrik stad Bærum Oslo Drammen Kristian sand Sandnes Stavanger Bergen Trond heim Tromsø ASSS Figuren viser at Fredrikstad kommune bruker mindre ressurser til administrasjon enn beregnet utgiftsbehov per innbygger. Av de ti ASSS-kommunene var ressursbruken innenfor administrasjon størst i Oslo og lavest i Kristiansand. Oslo har varslet at det i 2012 er gjort en feilbelastning på funksjon 120 med 110 millioner kroner. Korrigert for dette blir Oslos netto driftsutgifter til administrasjon omlag 500 kroner høyere enn beregnet utgiftsbehov, mens Kristiansands netto driftsutgifter var omlag 810 kroner per innbygger lavere enn utgiftsbehovet. I 2012 lå ASSSkommunenes netto driftsutgifter til administrasjon i gjennomsnitt omlag 90 kroner under utgiftsbehovet per innbygger. Av ASSS-kommuner var det bare Oslo som hadde netto driftsutgifter som var høyere enn beregnet utgiftsbehov, mens de ni øvrige ASSS-kommunene hadde lavere. KOSTRA nøkkeltall Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS 2010 2011 2012 2012 2012 2012 2012 Netto driftsutg. pr innb. i kr administrasjon 2 151 2 181 2 383 2 502 2 849 1 942 2 337 Netto driftsutg. pr innb. i kr politisk styring 176 252 191 140 245 207 235 Tallene i tabellen over gjelder all administrasjon og politisk styring i Fredrikstad kommune, ikke bare Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Administrative ressurser er et av de vanskeligste områdene for sammenligning da organiseringen av oppgaver kan påvirke grunnlagstallene. ASSSsnittet er beregnet uten Oslo og egen kommune, noe som betyr at grafen og kostratabellen ikke er direkte sammenlignbare da grunnlagstallene er forskjellige. Netto driftsutgifter til administrasjon har økt noe det siste året. Dette skyldes i hovedsak at rammen til seksjonen er styrket noe med midler til utviklingsoppgaver. Styrking i rammene er brukt til blant annet revitalisering av balansert målstyring, sentralisering av arkivfunksjonen og fullelektronisk arkiv, lederutviklingsprogram og noe til kompetanse. Utgifter til vedlikeholdskostnader som følge av flere fellessystemer og godtgjørelse til sentrale tillitsvalgte har også økt. Dette er utgifter vi har liten mulighet til å påvirke. Netto driftsutgifter til politisk styring svinger ettersom det annet hvert år påløper ekstra ressurser til gjennomføringen av valg. Fredrikstad ligger lavere enn ASSS-snittet for netto driftsutgifter til politisk styring per innbygger. Kommune- og fylkestingsvalg koster mer enn stortingsvalg, da det blant annet ved kommune- og fylkestingsvalg har vært sendt ut partilister til alle husstander i forkant av valget.
Målekort Fokusområde Kritisk suksessfaktor Serviceinnstilte medarbeidere Indikator - Andel av befolkningen som er godt eller meget godt fornøyd med frontservice Status siste måling 91 Mål 2013 2014 95 95 Skala % Brukere / kvalitet Effektiv regnskapsfunksjon - Ventetid på telefonen: - Andel som får svar innen 10 sekunder - Andel som får svar innen 120 sekunder - Antall e-faktura (utgående) avtaler % 55 60 60 % 97 99 99 11 892 12 000 13 500 ant Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon - Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) - Skattedirektoratets resultatkrav på arbeidsgiverkontrollen 3,65 4,20 4,0 % 5,0 5,0 5,0 % Effektiv og god kommunal innfordring - Innfordring av kommunale krav (restanse) 1,55 2,60 2,50 % Godt arbeidsmiljø - Medarbeidertilfredshet 4,42 4,5 4,5 1-5 Medarbeidere 2) Økt tilstedeværelse - Nærvær i % 93,7 95,0 95,0 % - Medarbeidernes opplevelse 4,61 4,7 4,7 1-5 av hjelp og støtte på jobben Læring og utvikling Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,35 4,4 4,4 1-5 4,78 4,8 4,8 1-5 God økonomistyring - Avvik budsjett i % 1,9 0,0 0,0 % Økonomi Stabil finansforvaltning - Avkastning langsiktig likviditet 6,81 Bankrente +1,0 Bankrente +1,0 % - Avkastning i kortsiktig 2,35 NIBOR NIBOR % 3 mnd likviditet 3 mnd Positiv avvikskultur - Avvik- HMS 8.. 12 antall - Avvik- Informasjonssikkerhet 11.. 12 antall Interne - Avvik- Tjenestekvalitet 20.. 12 antall prosesser 3).. - Forbedringsforslag 11 20 antall.. - Ubehandlede avvik over 14 0 0 antall dager Noter: 1) Årsaken til at målet for 2013 og 2014 er satt lavere enn resultatet i 2012 er fordi 2012 var et unntaksår blant annet som følge av opprydning av restanser ifm overgang til nytt system. Normalt ligger restansen på rundt 2,60/2,50 prosent. 2) Ved undersøkelser er høyeste tall best. Siste medarbeiderundersøkelse ble gjennomført høsten 2012. 3) Mål for 2013 er kun satt for kommunen som helhet og ikke for hver seksjon. Status siste måling er estimerte årstall basert på avvik per 30. september 2013
Mål og strategier i planperioden Seksjonens hovedmål er at den skal oppleves som en kompetent og nytenkende stabs- og støttefunksjon for politisk og administrativ ledelse og for de tjenesteytende enhetene. Samtidig er det et viktig mål og utvikle effektive tjenester av god kvalitet ved bruk av moderne og effektive løsninger både til interne og eksterne brukere. God økonomistyring Utvikle et godt styringssystem slik at det blir et effektivt verktøy for alle ledernivåer - Økonomistyring gjennom oppfølging og rapportering, finansforvaltning og eierstyring - Utvikling av endringskompetanse for effektivisering og omstilling gjennom deltagelse i nettverk blant annet ASSS Oppfølging av enheter med spesielle behov - Utvikle og implementere et godt budsjettverktøy for Seksjon for helse og velferd Sikre kommunens inntekter gjennom blant annet innfordring av skatt og kommunale krav, egenandel for barnehage, skolefritidsordning og institusjon - Ha gode rutiner for fakturabehandling med sikte på rett faktura til rett bruker. - Sørge for en effektiv og god innfordring av både kommunale og statlige skatter og avgifter God stab og støttefunksjon for å utvikle en effektiv tjenesteproduksjon Videreutvikle felles plattform for god og effektiv ledelse - Videreføre lederutviklingsprogrammet (LUP) for avdelingsledere - Utvikle praktiske økonomistyringskurs rettet mot ledere og økonomimedarbeidere. - Videreføring av arbeidet med utvikling av bedre styringsdata - på kortsikt prioriteres Seksjon for helse og velferd - Kvalitetsutvikling gjennom rapportering og oppfølging av avvik - Samle personalfunksjonen i en sentral avdeling for en mer enhetlig og bedre lederstøtte - Utvikle og tilrettelegge arbeidsmetoder og organisering av økonomifunksjonen i Fredrikstad kommune - Bistå i omorganiseringsprosesser - Tilrettelegge for delt planprosess (handlingsplan på våren og budsjett på høsten) - Tilrettelegge for budsjettprosess basert på bruttobudsjetter Utvikle fremtidsrettede IKT funksjoner og videreutvikle den totale IKT-plattformen - Optimalisere og effektivisere driftsrutiner for sentralt driftssenter - Integrere datasystemer etter prinsippet at data kun skal finnes et sted - Optimalisere identitetshåndtering (brukere/rettigheter) - Utvikle et nytt intranett som tilpasses individuelle behov og arbeidsoppgaver - Gjennomgå organisasjonens navnebruk og tittelbruk for å samkjøre dette til en enhetlig form som er informativ utad - Elektronisk kommunikasjon med innbyggerne gjennom «SvarUT» - Innføre vedtatte ordning om elektroniske sakskart for politikerne innen første halvdel 2014 Inngå innkjøpsavtaler som tilrettelegger for effektive og gode innkjøp - Produsere gode konkurransegrunnlag - Være oppdatert på forskrifter og lover og påse at de følges - Effektivisere anskaffelser ved bruk av elektroniske hjelpemidler Tilrettelegge for at all dokumentasjon blir journalført, arkivert og gjort tilgjengelig for nåtid og ettertid Videreutvikle kommunens beredskapssystem - Ferdigstille den overordnede ROS- analysen med tilhørende tiltaksliste - Utarbeide/revidere kommunens beredskapsplan - Prosjektlede ROS- analyser på seksjons- og virksomhetsnivå
Fredrikstad kommune er en konkurransedyktig arbeidsgiver Ha en lønnspolitikk som bidrar til kommunens evne til å være en attraktiv arbeidsgiver - Igangsette tiltak i henhold til vedtatt lønnspolitisk plan Strategisk og målrettet arbeid med kompetanseplanlegging Etablere en heltidskultur i Fredrikstad kommune med fokus på Seksjon for helse og velferd for å yte kvalitativt gode tjenester, være en attraktiv arbeidsgiver og ha effektive driftsmodeller i årene som kommer Etablere gode interne ressurser/løsninger/vikarordning tilpasset behov i de ulike seksjonene Tilrettelegge for å øke antall lærlinger - Tilrettelegge for TAF- elever (Teknisk & Allmenne Fag) hvor lærlingene får mulighet til å ta læretiden over 4 år samtidig som de får både fag-/svennebrev og spesiell studiekompetanse Medarbeidere i Fredrikstad kommune opplever at de har gode arbeidsmiljøer som fremmer egen helse. Følge opp resultatene fra arbeidet med utvikling av god nærværskultur: - Tilrettelegge for å kartlegge forhold av betydning for godt nærvær - Sette egne mål for godt nærvær i eget ansvarsområde - Lage strategier og utvikle tiltak for styrking av godt nærvær i eget ansvarsområde Alle virksomheter gjennomfører tiltak for å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Mål og tiltak for å følge opp intensjonene i IA-avtalen om: - Å øke nærværet i Fredrikstad kommune til 92,17 prosent (i betydningen redusert sykefravær til 7,83 prosent) - Minst 93 prosent av saker som rapporteres i BIA-utvalgene tilbakeføres egen eller annen jobb i kommunen, helt eller delvis - Gi arbeidstrening til personer med midlertidig redusert eller tapt arbeidsevne - Øke gjennomsnittlig pensjoneringsalder i Fredrikstad kommune med 6 måneder til 57,1 år - Bidra til god utvikling av nærværskultur i virksomheter/arbeidsenheter - Gjennomføre kompetansehevende tiltak i samarbeid med NAV Arbeidslivstjenesten, med fokus på LUP for avdelingsledere Alle virksomheter har forutsigbare og trygge arbeidsmiljøer. Dette innebærer arbeid med korrigerende og forebyggende tiltak. Ta i bruk prosedyre for «Arbeidsmiljøkartlegging, risikovurdering og HMStiltaksplan» Bruke OLI i forbedringsøyemed og gjennomføre prosesser i for og etterkant av medarbeiderundersøkelsen Fredrikstad kommune har tiltak som inspirerer og motiverer kommunens medarbeidere til å ta vare på og bedre egen helse. Legge til rette for at ansatte ved behov kan delta og benytte seg av tilbud innen NAVs tiltakspakke «Raskere tilbake» og HMS-avdelingens kurs- og veiledningstjenester Innvandrerbefolkningens sammensetning og størrelse i Fredrikstad samfunnet gjenspeiles blant kommunens ansatte. Medarbeidere i Fredrikstad kommune har inkluderende holdninger og god tverrkulturell forståelse. Kvalifiserte søkere med innvandrerbakgrunn innkalles til intervju i ansettelsesprosesser Øke og måle andel innvandrere (ikke etnisk norske) tilsatt i virksomheten Tilrettelegge for at Fredrikstad kommune er en rasismefri sone
- Medvirke til god praksis for inkludering av medarbeidere med innvandrerbakgrunn i arbeidsmiljøet - Bidra i arbeidet for at innvandrerbefolkningens sammensetning og størrelse i Fredrikstad samfunnet gjenspeiles blant kommunens ansatte Kvinnelige og mannlige medarbeidere i Fredrikstad kommune er likestilt med hensyn til ansettelse, lønn, stillingsstørrelse, avansement og opplæring. Det innføres heltidskultur på alle arbeidsplasser. Andelen deltidsstillinger reduseres Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne Øke andel ansatte som går tilbake til egen jobb, eller får tilbud om annen jobb i kommunen Fredrikstad kommune har et felles verdisett som er kjent blant medarbeidere, ledere, tillitsvalgte og folkevalgte, og synlig i kommunikasjonen internt og eksternt. Utvikle en sterk servicekultur og en positiv og samlende organisasjonskultur basert på våre verdier Ha god kommunikasjon og brukermedvirkning for å sikre at innbyggerne har god kjennskap til Fredrikstad kommunes tjenester, rettigheter og plikter Opprettholde og utvikle en kompetent og effektiv førstelinje på Servicetorget som «en dør inn» til kommunen og sørge for at de egnede publikumstjenestene leveres herfra - Styrke samarbeidet med virksomhetene slik at de gir Servicetorget den nødvendige informasjon om og opplærling på sine tjenester Gi enkel, tidlig og tydelig informasjon og lytte aktivt til innbyggerne - Utvikle og vedlikeholde kommunens hjemmesider med nyheter og tjenesteinformasjon Skape realistiske forventninger til kommunens tjenester gjennom gode tjenestebeskrivelser Bruke flere informasjonskanaler slik at innbyggerne er sikret lik tilgang Utvikle og styrke samhandling, medvirkning og dialog med innbyggere og ulike aktører i Fredrikstadsamfunnet - Delta i interregprosjektet Engasjer mer og markedsføre og drifte nettsamfunnet ByPåFredrikstad - Legge til rette for engasjement og dialog og øke antallet følgere av på kommunens facebook-side Ha ledere som er tydelige og aktive i sin kommunikasjon, både internt og eksternt - I perioder sende ut ukentlig nyhetsbrev til alle ansatte - Vurdere informasjonsskjermer i avdelinger med liten pc-tilgang og andre steder det vil øke sannsynligheten for at informasjon når bredt ut organisasjonen Sørge for at Fredrikstad oppleves som en attraktiv kommune å besøke, bo og jobbe i, og at kontakt og møte med kommunen oppleves som positivt - Jobbe aktivt med å skape stolthet blant ansatte slik at de kan være omdømmebyggere for Fredrikstad kommune
Økonomi Tall i tusen kroner (I 2014-kroner) 1) 2014 2015 2016 2017 Vedtatt ramme 2013 162 139 162 139 162 139 162 139 Netto endring vedtatt handlingsplan 2013-2016 -2 805 585-2 086-2 086 Endringer i rammen Valg 2017 2 877 Sentralisering av personalfunksjonen 4 249 4 249 4 249 4 249 Sentralarkiv Gerica 1 127 1 127 1 127 1 127 Rammeoverføring for tjenester i Servicetorget 731 731 731 731 Kjøp av tjenester (hos Rådmannen) 800 800 800 800 Utvikling og programmering 750 750 750 750 Endringer i ramme som følge av forslag til statsbudsjett Korrigering vergemålsreform (ifht vedtatt HP 2013-2016) -27-27 -27-27 Innsparingstiltak/økte inntekter Generell rammereduksjon -2 473-2 526-2 483-2 529 Netto ramme 164 491 167 828 165 200 168 031 Note: 1) Alle tall er i 2014-kroner, det vil si at budsjettall for 2013 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,1 prosent. Vedtatte endringer i handlingsplan 2013-2016 er blant annet knyttet til valg da det settes av ekstra ressurser knyttet til gjennomføring av valget annet hvert år. I forhold til 2013 er rammen til seksjonen redusert som følge av helårseffekt av vergemålsreformen som er gjeldende fra 1. juli 2013. Det er også gjort en korrigering knyttet til dette i statsbudsjettet 2014. Samtidig er rammen styrket med 1,2 millioner kroner knyttet til lærlingeordningen. Personalfunksjonen i Fredrikstad kommune sentraliseres fra 1. januar 2014 og seksjonen styrkes derfor med 6 årsverk, hvorav oppgaver tilsvarende to årsverk overføres fra Seksjon for helse og velferd og oppgaver tilsvarende tre årsverk overføres fra Seksjon for utdanning og oppvekst. Det overføres midler tilsvarende to årsverk fra Seksjon for helse og velferd som er knyttet til skanning av gerica-dokumenter (fagsystem innenfor helse og velferd). Rammeoverføringen for tjenester i servicetorget gjelder parkering og eiendom. Dette er ikke knyttet til nye oppgaver, men kun en flytting av budsjettmidler som erstatter dagens praksis med årlige overføringsavtaler. Det er totalt avsatt 1,0 millioner kroner til kjøp av konsulenttjenester og som ligger til disposisjon hos Rådmannen hvorav 0,2 millioner er videreført fra 2013 og 0,8 millioner kroner er en styrkning fra 2014. For å få en raskere fremdrift og en bedre utnyttelse av våre styringssystemer styrkes seksjonen med et årsverk til utvikling og programmering. I budsjettet for 2014 er det avsatt 1,25 millioner kroner til formannskapets disposisjonskonto. Tall i tusen kroner Justert (I 2014-kroner) 1) budsjett 2013 Brutto utgifter 213 776 Brutto inntekter 50 116 Budsjett 2014 213 002 48 511 Netto ramme 163 660 164 491 Noter: 1) Alle tall er i 2014-kroner, det vil si at budsjettall for 2013 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,1 prosent. 2) Forskjellen mellom vedtatt og justert budsjett gjelder bruk av tidligere års overskudd, bruk av formannskapets disposisjon og endring i deflator i henhold til bystyrevedtak 55/13 Revidert budsjett/1.tertialrapport 2013.
Rammer per avdeling Tall i tusen kroner Justert budsjett Budsjett (I 2014-kroner) 2013 2014 Politisk ledelse 12 000 12 261 Ombud 2 383 2 392 Kommuneledelsen 2 612 3 421 Kommuneadvokaten 4 458 4 475 Administrasjonsavdelingen 7 228 7 977 Politisk valg 2 861 0 Sentrale råd og utvalg 79 79 Personalavdelingen 26 292 31 119 Kommunearkivet 15 526 16 715 HMS-avdelingen 5 169 5 159 IT-avdelingen 15 085 13 252 Overformynderiet 3 031 0 Plan- og økonomiavdelingen 7 818 8 492 Regnskaps- og lønnsavdelingen 10 794 11 044 Innkjøpsavdelingen 3 822 3 849 Kemnerkontoret 13 912 13 948 Kommunikasjon og service 13 728 14 720 Sentrale fellesposter 16 744 15 591 SUM Økonomi og organisasjonsutvikling 163 660 164 491 Noter: 1) Alle tall er i 2014-kroner, det vil si at budsjettall for 2013 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,1 prosent Omprioriteringer og nye aktiviteter/tiltak som er innarbeidet innenfor rammen Tall i tusen kroner 2014 2015 2016 2017 Stilling visma ressursstyring oppgaver overført fra HOV 600 600 600 600 Lisenser til «Ny Frekit» 200 200 200 200 Økte utgifter til porto 150 150 150 150 Stilling administrasjonsavd. + beredskapsarbeid 650 650 650 650 Sum nye aktiviteter/tiltak i anslåtte beløp 1 600 1 600 1 600 1 600 Seksjonen har foretatt en del omprioriteringer innenfor rammen. Det er avsatt økte ressurser til regnskaps- og lønnsavdelingen knyttet til kommunens turnussystem for daglig oppfølging, support, opplæring, vedlikehold og videreutvikling av systemet. Dette var en oppgave som tidligere lå til Seksjon for helse og velferd og var forutsatt overført fra den seksjonen. Det er avsatt noe ekstra midler til lisenser som følge av nye systemer som er kjøpt og integrert. På grunn av stort arbeidspress ved Administrasjonsavdelingen, spesielt knyttet til klagesaker er avdelingen styrket med 0,6 årsverk. Avdelingen er også styrket noe i forhold til beredskapsarbeid. De siste årene har det vært behov for å styrke Overformynderiet til kjøp av hjelpevergetjenester på bekostning av andre tiltak og oppgaver i seksjonen. Fra 1. juli 2013 er ikke Overformynderiet lenger et kommunalt ansvar og rammene er redusert tilsvarende reduksjon i overføringene fra staten. De ekstra ressursene som har vært benyttet til hjelpevergetjenester de siste årene blir nå prioritert til andre tiltak som vist i tabellen over. Trainee ordningen for Nedre Glomma avvikles. I 2013 har trainee-ressursen vært en viktig medspiller i samarbeidet mellom seksjonene Økonomi- og organisasjonsutvikling og Helse og velferd. Det har vært et klart uttrykt behov at vi minimum må videreføre denne kapasiteten og aller helst styrke kapasitet til utvikling av styringsverktøy, og spesielt oppfølging. Utvikling av ny budsjettmodell for Seksjon for helse og velferd er et eksempel på oppgaver som ligger til denne stillingen. Det foreslås derfor at ressursene avsatt til trainee videreføres som en fast stilling i Plan- og økonomiavdelingen for å videreføre nivå fra 2013.
Innsparingstiltak/økte inntekter Tall i tusen kroner 2014 2015 2016 2017 Velferdsarrangement -500-500 -500-500 Julebord for pensjonister -100-100 -100-100 Reduserte telefonutgifter -500-500 -500-500 Økt salg av tjenester til Hvaler kommune -175-175 -175-175 Redusert bemanning regnskaps- og lønnsavdelingen -400-400 -400-400 Tilskudd bedriftsinterne lag og foreninger + HMS-pris -90-90 -90-90 Redusert bemanning kommunearkivet -330-330 -330-330 Redusert ramme HMS-avdelingen -360-360 -360-360 Reduksjon generelle driftsutgifter -18-71 -28-74 Sum tiltak i anslåtte beløp -2 473-2 526-2 483-2 529 Felles velferdsarrangement for kommunalt ansatte og julebord for pensjonister arrangeres ikke. Investeringer i eget nettverk de siste årene har gitt reduserte driftsutgifter til blant annet vedlikehold av telefonsentraler. Dette er tjenester som tidligere har vært kjøpt eksternt. Flere avdelinger har inngått nye avtaler med Hvaler kommune som gir merinntekter i planperioden med samme bemanning. Dette innebærer noe lavere kapasitet for Fredrikstad. Reduksjon av ett årsverk ved regnskaps og lønnsavdelingen gir høy sårbarhet som vil forsterkes ved sykdom. Internkontrollen vil bli redusert. Utviklings- og forbedringsprosjekter får ikke den fremdriften som er planlagt fordi flere blir bundet i ren produksjon. Tilskudd til bedriftsinterne lag og foreninger samt HMS-pris utgår. Kommunearkivet har fått økte ressurser for å få inn resten av virksomhetene i sentralarkiv og fullelektronisk arkiv, men har fra 2009 spart 4,8 årsverk i forhold til anslått ressursbehov da vi startet innføringen av sentralarkiv og elektronisk arkiv. I 2014 har kommunearkivet ubesatte stillinger på grunn av permisjoner som utgjør 55 prosent stilling. Dersom det ikke settes inn vikar i den ledige stillingsprosenten får det konsekvenser for kommunearkivet. Eksempel på dette er etterslep på journalføring, noe som igjen betyr at sakene kan komme senere til behandling hos saksbehandler. HMS-avdelingen er godkjent av Arbeidstilsynet som bedriftshelsetjeneste, og har i dag høy kompetanse i arbeidsmiljøutvikling samt et faglig miljø som er tilpasset arbeidsområdene. Redusert ramme ved HMS-avdelingen i 2014 vil bli kompensert ved midlertidig nedbemanning, og høyere inntekt gjennom salg av tjenester til Hvaler kommune. Konsekvenser vil være merkbare spesielt på området for lederstøtte, veiledning og rådgivning om utvikling av arbeidsmiljøet i seksjoner og virksomheter. I tillegg er det noe usikkerhet knyttet til IA-avtalen som fornyes høsten 2013 og regjeringsskifte kan medvirke til endret finansieringsordninger. Investeringer Tall i millioner kroner 2014 2015 2016 2017 Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Sentrale IT-investeringer 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 Egent nett II 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 Oppgradere IT-utstyr 3,0 0,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Infrastruktur Rådhuset 0,5 0,0 0,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Sum investeringer 8,5 0,0 8,5 5,0 0,0 5,0 5,0 0,0 5,0 5,0 0,0 5,0 Sentrale IT-investeringer og eget nett videreføres i henhold til gjeldende vedtatt handlingsplan. Det er avsatt totalt 6 millioner kroner til å oppgradere gammelt IT- utstyr i hele kommunen. 3 millioner kroner er brukt i 2013 og prosjektet videreføres med 3 millioner kroner i 2014. Investering i ny infrastruktur i rådhuset gjelder gammelt datautstyr, servere etc. som skiftes ut til nytt og raskere utstyr. Dette er en investering som gjelder alle seksjoner og virksomheter i rådhuset, ikke bare for Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling.
Egenbetalinger og gebyrer Innfordringskostnadene settes på grunnlag av størrelsen på rettsgrunnlaget og er styrt av Stortingets vedtak om rettsgebyr, inkassosatser og forsinkelsesrenter. Det tas forbehold om prisjustering i Stortingets vedtak. Avgift for ambulerende skjenkebevilling og abonnement på bystyrekart har vært uendret de siste årene og foreslås derfor økt noe utover pris- og lønnsvekst i 2014. Personalresurser 2013 2014 2015 2016 2017 Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Årsverk 2) behov årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk Rådmann 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Brukerombud 3,3 3,3 3,3 3,3 3,3 Kom.advokat 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 Admin.avd 12,0-0,4 11,6 11,6 11,6 11,6 Personal 13,7 6,0 19,7 19,7 19,7 19,7 Regnskap og lønn 22,9-1,0 21,9 21,9 21,9 21,9 Kommunearkivet 28,9 +1,45 30,35 30,35 30,35 30,35 HMS-avdelingen 8,89 8,89 8,89 8,89 8,89 IT-avdelingen 29,0 +3,0 32,0 32,0 +1,0 33,0 33,0 Plan- og økonomi 9,5 +1,0 10,5 10,5 10,5 10,5 Innkjøp 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 Kemner 35,34 +1,2 36,5 36,5 36,5 36,5 Kommunikasjon og service 28,4 28,4 28,4 28,4 28,4 Kommunalsjef 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Sum 2) 204,93 11,25 216,14 0 216,14 1,0 217,14 0 217,14 Noter: 1)Årsverk 2013 er status per 1. november 2013. 2)I tillegg ligger det utgifter til frikjøp av sentrale tillitsvalgte (17,7 årsverk) og hovedverneombud (1 årsverk) som ikke er med i tallene). Administrasjonsavdelingen ble styrket med ett årsverk i 2013. Dette på grunn av stort arbeidspress, spesielt knyttet til klagesaker. Fra 2014 vil avdelingen reduseres med 0,4 årsverk som følge av permisjoner. Personalfunksjonen i Fredrikstad kommune sentraliseres fra 2014, og Personalavdelingen strykes med ressurser tilsvarende 6 årsverk. Regnskaps- og lønnsavdelingen reduseres med ett årsverk. Hos kommunearkivet er avdelingen styrket med 2 årsverk knyttet til skanning av gerica-dokumenter (fagsystem innenfor helse og velferd). Samtidig holdes 0,55 årsverk ubesatt som følge av innsparingsbehov for seksjonen samlet sett. IT-avdelingen har hatt ubesatte stillinger deler av 2013 som besettes i 2014. I tillegg er seksjonen styrket med ett årsverk fra 2014 til utvikling og programmering for få en raskere fremdrift og en bedre utnyttelse av våre styringssystemer. Trainee-ressursen vært en viktig medspiller i samarbeidet mellom seksjonene Økonomi- og organisasjonsutvikling og Helse og velferd. Trainee ordningen avvikles og det foreslås derfor at ressursene videreføres som en fast stilling i Plan- og økonomiavdelingen i 2014. Kemnerkontoret har en ubesatt stilling i 2013 som besettes i 2014.