Notat Til : Prosjektgruppen for delprosjekt 1 Ufrivillig deltid i PLO Fra : Delprosjektleder Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato jh DRAMMEN 15.06.2009 PROSJEKTBESKRIVELSE FOR DELPROSJEKT 1 - UØNSKET DELTID I PLO I DRAMMEN, KVALITETSKOMMUNEPROGRAMMET 1. Bakgrunn Antall deltidsansatte i ulike omsorgsyrker er svært høy. Drammen kommune har i lengre tid hatt fokus på denne deltidsproblematikken. Arbeidsforskningsinstituttet AS (AFI) gjennomførte, på vegne av Drammen kommune i 2007, en kartlegging av deltidsarbeidet i pleie- og omsorgssektoren i kommunen. Kartleggingen viste at 25% av de som jobber deltid er undersysselsatte, og at 51% at de deltidsansatte i kommunen ønsket større avtalte stillinger. Kartleggingen viste også at 45% av deltidsstillingene var mindre enn 19 timer per uke. På bakgrunn av AFIs rapport og gjennom vedtak i Partssammensatt samarbeidsutvalg av 20.10.08 har politisk ledelse, administrativ ledelse og organisasjonene avtalt et forpliktende samarbeid om Kvalitetskommuneprogrammet fra og med 2009. Sentrale føringer er gjort av styringsgruppen i Kvalitetskommuneprogrammet. Målsettingen med Prosjekt uønsket deltid er i størst mulig grad å avskaffe uønsket deltid i PLO i Drammen kommune. Partene ble enige om at hensikten med å redusere uønsket deltid er: Et godt tjenestetilbud til brukerne Ansatte med kompetanse som opplever mestring på jobben Effektiv tjenesteyting Kunnskapsbasert praksis Med dette som utgangspunkt skal delprosjekt 1 Uønsket deltid i PLO i Kvalitetskommuneprogrammet i Drammen kommune ha følgende hovedfokus: Arbeidstidsordning Kompetanse- og kvalifiseringsprogram Vikarpool 2. Forutsetninger Føringer og rammer i Kvalitetskommuneprogrammet: Kommuneplan 2007-2018 Økonomiplan 2009 2012 Arbeidsgiverpolitikk vedtatt 20.02.07 Fylkesmannen / skjønnsmidler kr.330.000.- Utkast prosjektbeskrivelse Side 1 av 13
Kvalitetskommuneprogrammet er forankret i Partsammensatt samarbeidsutvalg i Drammen kommune. Styringsgruppe og delprosjektgrupper er organisert etter trepartsmodellen Prosjekt uønsket deltid status og føringer per 20.10.08 Ressurser Det er per dato avsatt ressurser til en ½ stilling i delprosjekt 1 ut 2009. I forbindelse med videreføring av Kvalitetskommuneprogrammet må det avsettes ytterligere ressurser (100% stilling) i prosjektperioden. Kompetanseutviklingstiltak vil være av avgjørende betydning i forhold til kvalitet i tjenestetilbudet og avskaffelse av uønsket deltid i Drammen kommune. Økonomiske justeringer og tiltak i forbindelse med kompetanseutvikling vil bli fremmet inn mot budsjettbehandlingen 2010 2013. Trepartsamarbeid Trepartsamarbeidet er en viktig bærebjelke i kvalitetskommuneprogrammet. Arbeidet er tuftet på et samarbeid mellom politikere, administrasjon og tillitsvalgte. En viktig forutsetning for at trepartssamarbeidet skal lykkes er at det er: Likeverd mellom partene Konstruktiv samhandling og dialog Felles forståelse og felles ansvar Konsensustankegang hver part har en stemme Samspillsregler Vi skal sørge for at vi i fellesskap jobber mot samme mål. Dette innebærer at vi er åpne, ærlige og involverende Vi skal være lojale til de vedtak vi har gjort Vi skal respektere hverandres ståsted Mandat for delprosjekt 1 Uønsket deltid i PLO i Drammen Delprosjektet vil etablere 2 piloter for å prøve ut alternative arbeidstidsordninger. Som en konsekvens av dette, må det sees på blant annet nye arbeidstidsordninger, stillingsbrøker, lengden på vaktene etc. De arbeidstidsordningene, som det kan være aktuelt å vurdere å teste ut, kan være en spisset variant av ønsketurnus, 3 3 og medlever turnus. Andre alternative løsninger kan også vurderes. Oppstart av pilotene vil skje i 2010. Det vil bli innhentet erfaringer fra andre kommuner i Kvalitetskommuneprogrammet, og eventuelt nye tiltak vil bli vurdert underveis. Det vil også sees på ulike kompetansehevingstiltak fra ufaglært til faglært. Parallelt med utprøving av pilotene i delprosjektet, vil det bli sett på noen personalpolitiske retningslinjer, som skal gjelde for hele PLO i Drammen. Utkast prosjektbeskrivelse Side 2 av 13
Disse personalpolitiske retningslinjene vil være: 1. Opprydning i eksisterende stillingsforhold 2. Hindre nyrekruttering av uønsket deltid ved nyansettelser Det vil bli fremmet egen sak til Partsammensatt samarbeidsutvalg. Mandatet for delprosjekt 1, Uønsket deltid i PLO i Drammen, er todelt. Mandatet vil i størst mulig grad være å avskaffe uønsket deltid. Delprosjekt 1 vil ha følgende mandatføringer fordelt på pilotene og personalpolitiske retningslinjer : Mandat for pilotene : Etablere alternative arbeidstidsordninger Engasjere et firma til kartlegging av deltidsproblematikken i de avdelingene som skal være med i pilotene både før/etter pilotene Ingen stillingsbrøker bør være under 50% i pilotene, med unntak av studentstillingene Etablere et opplegg for følgeevaluering Mandat for personalpolitiske retningslinjer : Ledige stillinger skal som hovedregel tillegges deltidsstillinger Samordning av stillingsbrøker internt i avdelingene og på tvers av avdelingene Samordning og utlysning av nye stillinger koordineres slik at man hindrer nyrekruttering av uønsket deltid Delprosjekt 1 Uønsket deltid i PLO i Drammen kommune Delprosjektleder i ½ stilling, Jorunn Haneset Treparts (administrasjonen, tillitsvalgte, politikere) Arbeidsgruppe opprettes arbeidstidsordning Arbeidsgruppe opprettes kompetanse og kvalifiseringsprogram Arbeidsgruppe opprettes - vikarpool Beskrivelse av prosjektet Et stort antall deltidsansatte i omsorgssektoren i Drammen kommune har stillingsprosenter under 40%. Uønsket deltid kan medføre helseproblematikk, rekrutteringssvikt og ustabile personalgrupper. Disse faktorene vil samlet kunne gi kvalitetsreduksjoner på de tjenestene som ytes til brukerne. Erfaring viser at ved å ta i bruk alternative arbeidstidsordninger kan både antallet deltidsansatte og sykefraværet reduseres. En effekt av større stillingshjemler vil trolig medføre større grad av forutsigbarhet, stabilitet, rekruttering, kompetansebygging og kvalitet i tjenesteytingen. Målet må være at brukerne i PLO i Drammen kommune vil oppleve økt kvalitet på tjenestene. I første omgang vil det være hensiktsmessig å opprette 1-2 arbeidsgrupper, som skal arbeide med arbeidstidsordninger, samt vurdere muligheten om det skal igangsettes et kompetanseog kvalifiseringsprogram. En 3. arbeidsgruppe skal etter hvert utrede om det skal igangsettes en vikarpoolordning i Drammen. Denne gruppen vil begynne sitt arbeid senere i prosjektet. Utkast prosjektbeskrivelse Side 3 av 13
Parallelt med delprosjekt 1, vil det bli sett på noen personalpolitiske retningslinjer, som skal gjelde for hele PLO i Drammen. Disse personalpolitiske retningslinjene vil være: 1. Opprydning i eksisterende stillingsforhold 2. Hindre nyrekruttering av uønsket deltid ved nyansettelser Delprosjektet vil etablere 2 piloter, som skal teste ut ulike arbeidstidsordninger i PLO i Drammen. Pilotene vil i stor grad være basert på frivillighet, og kunngjøring av pilotene vil skje internt i PLO. Det er viktig at formålet med delprosjektet har en overføringsverdi. Delprosjektet ønsker derfor at pilotene skal få et preg av et framtidig mini Drammen, og at de erfaringene som høstes i pilotene, på sikt kan implementeres videre inn i den daglige drift i virksomhetene. Dette vil da kunne være med på å gi en varig effekt i hele kommunen i ettertid. Det har vist seg at noen prosjekter i Kvalitetskommuneprogrammet har endt opp som bare en pilot, uten at det har skjedd en overføringsverdi videre i kommunen. Hovedmålet ved Kvalitetskommuneprogrammet er at programmet skal bidra til økt kompetanse blant ansatte i Drammen kommune, og å bedre kvaliteten i tjenestetilbudet ved å redusere bruken av uønsket deltid. For å få til dette ønsker prosjektet blant annet å se på et kompetanse- og kvalifiseringsprogram. En forutsetning for å få en høyere stillingsbrøk, må være at ansatte uten formell fagutdanning, må være personlig egnet og villige til å ta del i nevnte kompetanse- og kvalifiseringsprogram. Arbeidet med uønsket deltid i PLO vil innebære en omfattende endringsprosess/ omstillingsprosess. Derfor er det viktig at det utarbeides en informasjonsstrategi og at det jobbes med denne biten gjennom hele prosjektperioden. Det er også viktig med en god informasjonsflyt ut i virksomhetene, så tidlig som mulig, for å sikre en forankring i alle ledd i virksomheten. Dette vil samtidig være med på å skape en forståelse for de kommende endringsprosesser. Kvalitetskommuneprogrammet legges som egen lenke på kommunens internettsider. Utarbeidelse av informasjon om Kvalitetskommuneprogrammet, prosjekter, deltakere mv vil bli lagt ut fortløpende. Håndteringen av dette vil bli gjort i samarbeid med seksjon for informasjon og samfunnskontakt. Intranettet Hanan vil også benyttes som en informasjonskanal. Det utarbeides også informasjonsskriv i papirform, som distribueres til de virksomhetene som blir involvert i prosjektet. Ressursstyringssystemet GAT vil også brukes som en informasjonskilde. Det vil være svært viktig med jevnlig informasjon på samtlige arbeidsplasser som er med i prosjektet. Det vil også være avgjørende at de berørte parter er med i prosessene og får et eie forhold til de endringene som vil komme. Det vil også etableres et opplegg for følgeevaluering i delprosjektet. Utkast prosjektbeskrivelse Side 4 av 13
3. Mål 3.1 Hovedmål Kvalitetskommuneprogrammet skal bidra til økt kompetanse blant ansatte i Drammen kommune og bedre kvaliteten i tjenestetilbudet ved å redusere bruken av uønsket deltid 3.2 Mål delprosjekt 1 Uønsket deltid PLO I størst mulig grad avskaffe uønsket deltid i Drammen kommune 3.3 Delmål Delmål 1 Etablere arbeidstidsordninger som gjør at ansatte med egnet fagkompetanse skal ha høyest mulig stillingsbrøk og helst ikke lavere enn 50% i PLO i Drammen kommune innen 2012 Delmål 2 Økt fagkompetanse blant ansatte i PLO i Drammen kommune skal gi best mulig kvalitet på tjenestetilbudet til brukerne innen 2012 Delmål 3 En stillingsbank (vikarpoolordning) kan bidra til å øke stillingsbrøken til kompetente ansatte med uønsket deltid i PLO i Drammen kommune 3.3.1. Delmål 1 Etablere arbeidstidsordninger som gjør at ansatte med egnet fagkompetanse skal ha høyest mulig stillingsbrøk og helst ikke lavere enn 50% i PLO i Drammen kommune innen 2012 Resultatmål: Målsettinger for at ønsket effekt oppnås: Bedre kvalitet på tjenestetilbudet Økt faglig rekruttering Økt stabilitet i ansattgruppa Større nærvær og trygghet hos både ansatte og brukere Bedret omdømme Utkast prosjektbeskrivelse Side 5 av 13
Effektmål Ønsket virkning: Bidra til reduksjon av uønsket deltid Bidra til økt kontinuitet mot brukerne Bidra til bedre ressursutnyttelse Bidra til økt tilhørlighet hos de ansatte Alle ny ansettelser skjer med høyest mulig stillingsbrøk og helst ikke under 50% 3.3.2 Delmål 2 Økt fagkompetanse blant ansatte i PLO i Drammen kommune skal gi best mulig kvalitet på tjenestetilbudet til brukerne innen 2012 Resultatmål: Målsettinger for at ønsket effekt oppnås: Ansatte med personlig egnethet og ønsket fagkompetanse bør helst ikke ha lavere stillingsbrøk enn 50% i Drammen kommune Ansatte med kompetanse får opplevd mestring på jobben Økt fokus på fag og kompetanse Økt yrkesstolthet Økt faglig kvalitet på tjenestene Effektmål: Ønsket virkning: Bidra til økt faglig rekruttering Bidra til økt fokus på fag og utvikling av tjenestene på avdelingen Bidra til en kunnskapsbasert praksis Bidra til at kommunen kan tilby riktige tjenester med rett kvalitet gjennom effektiv ressursbruk Bidra til at det kan bli mer attraktivt å jobbe i pleie og omsorgsyrket 3.3.3 Delmål 3 En stillingsbank (vikarpoolordning) kan bidra til å øke stillingsbrøken til kompetente ansatte med uønsket deltid i PLO i Drammen kommune Resultatmål: Målsettinger for at ønsket effekt oppnås: Ressursbesparende for lederne Ingen ansatte med fagkompetanse bør ha mindre stillingsbrøk enn 50% Lederne har færre medarbeidere å forholde seg til Arbeidet med å skaffe, lære opp og oppdatere vikarer avtar Utkast prosjektbeskrivelse Side 6 av 13
Effektmål: Ønsket virkning: Benytte seg av den arbeidskraftreserven som finnes blant de ansatte Bidra til en mer fleksibel og forutsigbar hverdag for de ansatte Bidra til reduserte kostnader på innleie av vikarer Bidra til økt faglig kvalitet på tjenestene 4. Organisering Delprosjektleders ansvar Legge til rette for prosjektering, framdriften og implementeringen av hele delprosjekt 1. Prosjektgruppen for delprosjekt 1 Uønsket deltid PLO Navn Sigrid Thielemann Jon Arnold Bjerke Lise Løff Elin Kvarekval Hansen Birger Nilsen Tone Røhl Lars Bjerke Sven Pedersen Inger Johanne Eide Jorunn Haneset Rolle Politiker Politiker Politiker HTV / Fagforbundet HTV / FO Tillitsvalgt / Sykepleieforbundet Administrasjonen Administrasjonen Administrasjonen Delprosjektleder Utkast prosjektbeskrivelse Side 7 av 13
5. Milepælsplan for Delprosjekt 1 Uønsket deltid PLO Forslag til overordnet fremdriftsplan for delprosjektet: Milepæler Tid Ansvar Oppstart AFI`s kartlegging av deltidsarbeid i PLO i Gjennomført 2007 Drammen Drammen kommune kommune/afi Prosjektgruppen for delprosjekt 1 konstitueres 23.03.09 Prosjektgruppen Informasjon Informasjonsstrategi, fortløpende informasjon mot internett, Hanan, papirversjon, GAT Iverksettelse av informasjon ut i virksomhetene/organisasjonen Fortløpende Fortløpende Prosjektlederne Prosjektlederne Arbeidstidsordning Opprette arbeidsgruppe arbeidstidsordning Sommer 2009 Delprosjektleder Vurdering av ulike arbeidstidsordninger Arbeidstilsynet kontaktes mtp avklaring ift arbeidstidsordninger Sept 2009 Sept 2009 Utkast prosjektbeskrivelse Side 8 av 13
Milepæler Tid Ansvar Planlegge kartlegging av avdelingene, som er med i pilotene før/etter gjennomføring av pilotene, sammen med et egnet firma Planlegge gjennomføring av 2 piloter Lage søkekriterier for å søke seg inn i pilotene Kunngjøre pilotene internt i PLO Opprette arbeidsgrupper i PLO og tiltak mtp 2 piloter Opplæring i pilotavdelingene turnusarbeid endring/holdningsarbeid eventuelt ekskursjon Arbeidsgruppe pilot 1 ønsketurnus eventuelt andre alternativer formulere handlingsplaner for måloppnåelse etablere møteplasser Arbeidsgruppe pilot 2 medlever eventuelt andre alternativer formulere handlingsplaner for måloppnåelse etablere møteplasser Alternative arbeidstidsordninger testes ut i 2 piloter Senhøst 2009 Sommer/høst 2009 Senhøst 2009 Høst 2009 Høst 2009 Høst 2009 2010/2011 Delprosjektleder Utkast prosjektbeskrivelse Side 9 av 13
Milepæler Tid Ansvar Etablere et opplegg for følgeevaluering Kontakte aktuelle aktører for gjennomføring av følgeevaluering, som BI, Conexsus AS mv Pilotene vurderes og evalueres Vår 2009 Fortløpende Delprosjektleder Synliggjøre ulike økonomiske aspekter ved stillingsbruken ombudsjettering Kompetanse og kvalifiseringsprogram Sentral kartlegging av kompetansebehov i PLO Vurdering av økonomiske konsekvenser ved kvalifisering fra ufaglært til faglært Vurdering av ulike kvalifiserings- og kompetansetiltak/program Utlysning av program på Doffin Sentral arbeidsgruppe opprettes ift kompetanseog kvalifiseringsprogram 2011 Høst 2009 Sommer 2009 Høst 2009 Sept 2009 Utkast prosjektbeskrivelse Side 10 av 13
Milepæler Tid Ansvar Vurdering av hvilke stillingskategorier tiltakene skal gjelde for Skoleløp/kvalifiseringsløp informasjon realkompetansevurdering søknadsprosedyrer Okt 2009 2010 Vikarpool Opprette arbeidsgruppe vikarpool Vikarpool utredes mtp praktiske og økonomiske konsekvenser Vurdere alternative måter å organisere vikarpoolen på Eventuell iverksetting av vikarpool 2010 2011 Økonomi Utrede økonomiske konsekvenser for foreslåtte tiltak Utkast prosjektbeskrivelse Side 11 av 13
6. Evaluering Det vil være viktig å etablere et opplegg for følgeevaluering i samarbeid med interne og/eller eksterne tilbydere. Hensikten med evalueringen er å finne ut om kvaliteten på tjenestene har blitt bedret ved å redusere bruken av uønsket deltid. Evalueringen skal også avdekke om økt fagkompetanse har gitt ønsket kvalitetsforbedring på tjenestetilbudet. Evalueringen gjøres fortløpende i prosjektperioden. Utkast prosjektbeskrivelse Side 12 av 13
Kvalitetskommuneprogrammet, Delprosjekt 1, Uønsket deltid i PLO, prinsipp skisse Styringsgruppe Politiker x3 HTV x3 Administrasjon x3 Prosjektleder Delprosjekt 1 Politiker x3 HTV x3 Administrasjon x3 Delprosjektleder Arbeidsgruppe Kompetanse- og kvalifiseringsprogram Arbeidsgruppe Arbeidstidsordning Arbeidsgruppe Vikarpool Pilot 1 Pilot 2 Delprosjekt 1, Uønsket deltid i PLO, skisse med navn Styringsgruppe Freddy Hoffmann Pol Johan Baumann Pol Hilde Klæboe Pol Elisabeth Arntsen HVT Marit Ustad HVT Gro Preuss HVT Nils Fr. Wisløff Adm Kirsti Aas Olsen Adm Finn Egil Holm Adm Dag Amundsen Prosjektl Delprosjektgruppe 1 Sigrid Thielemann Pol Jon Arnold Bjerke Pol Lise Løff Pol Elin Kvarekval Hansen HTV Birger Nilsen HTV Tone Røhl Tillitsvalgt Lars Bjerke Adm Sven Pedersen Adm Inger Johanne Eide Adm Jorunn Haneset Delprosjektl Arbeidsgruppe Kompetanse- og Kvalifiseringsprogr. Arbeidsgruppe Arbeidstidsordning Arbeidsgruppe Vikarpool Utkast prosjektbeskrivelse Side 13 av 13