1. HR-avdelingen... 5 2. Økonomiavdelingen... 7 3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA)... 9 4. Sosial- og barnevernstjenesten... 11 5.

Driftsenhetenes tertialrapporter 1. tertial 2014

2

1. HR-avdelingen... 5 2. Økonomiavdelingen... 7 3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA)... 9 4. Sosial- og barnevernstjenesten... 11 5. NAV Grimstad... 14 6. Boveiledertjenesten... 17 7. Helsetjenesten... 20 8. Hjemmetjenesten... 24 9. Berge gård... 27 10. Frivolltun bo- og omsorgssenter... 29 11. Feviktun bo- og omsorgssenter... 32 12. Bestillerenheten... 35 13. Kjøkkentjenesten... 38 14. Kulturtjenesten... 39 15. Bibliotek... 42 16. Kvalifiseringstjenesten... 44 17. Veilednings- og utviklingstjenesten... 46 18. Eide barnehage... 49 19. Tønnevoldskogen barnehage... 51 20. Storgaten barnehage... 53 21. Hausland barnehage... 55 22. Grimstad barnehage... 57 23. Fevik skole... 60 24. Holviga skole... 64 25. Landvik skole... 67 26. Eide skole... 69 27. Grimstad ungdomsskole... 72 28. Fjære ungdomsskole... 74 29. Fjære barneskole... 76 30. Frivoll skole... 79 31. Jappa skole... 82 32. Langemyr skole... 85 33. Plan, miljø og landbruksenheten... 88 34. Byggesaksenheten... 90 35. Oppmålingsenheten... 92 36. Bygg- og eiendomstjenesten... 93 3

37. Brann- og feiertjenesten... 95 38. Kommunaltekniske tjenester... 97 39. Grimstad havn... 99 40. Vann-, avløps- og renovasjonstjenester... 100 41. Feiertjenesten... 101 4

1. HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 5 301 5 593 292 5,5 5 401-192 -3,6 14 988 Inntekter -712-1 124-412 58,0-1 104 20-1,8-3 398 Andre utgifter 419 353-66 -15,7 483 130 27,0 1 120 Netto utgift 5 008 4 822-186 -3,7 4 780-42 -0,9 12 710 Resultater Personaldata Faste årsverk 10,1 10,0-0,2-1,5 % Brutto årsverk 26,9 29,5 2,6 9,8 % Nærværsprosent 92,4 95,8 3,4 4 % Kommentarer Økonomisk resultat Enhetens netto utgifter er 42 000 kroner høyere enn budsjettert. Det meste av merforbruket skyldes forhold ved lønningskontoret. Årsoppgjør og avstemminger ved årsskiftet gir en merbelastning ut over det lønningskontoret er dimensjonert for, og derfor påløper overtid de første to månedene hvert år. I tillegg har det vært en del endringer blant de ansatte, som har redusert kapasiteten og utløst overtid. I løpet av første kvartal har lønningsleder sluttet, og ny lønningsleder startet. I tillegg har en lønnsmedarbeider svangerskapsrelatert sykdom, og er ikke tilbake før om halvannet år. Vikar ble tilsatt i mai. En lønnsmedarbeider har fått ny jobb i annen kommune, og ny medarbeider blir tilsatt i mai. Det må også nevnes at en medarbeider er ute i svangerskapspermisjon og kommer tilbake i mai, det har vært vikar til stede i hele perioden. På bakgrunn av arbeidet med en felles lønnsenhet sammen med Arendal kommune er også kapasiteten ved lønningskontoret redusert. På toppen av dette har lønningskontoret vært involvert i IKT-prosjekter og opplæring vedrørende tilgangsstyringer og ressursforvaltning. Med serviceinnstilte, fleksible og dyktige medarbeidere har likevel lønningskontoret møtt de fleste forpliktelsene, selv om det har vært forsinkelser på registrering av refusjonskrav. For de øvrige ansatte i enheten er situasjonen stabil. Enheten driver stramt, og andre utgifter er lavere enn budsjettert, blant annet på grunn av periodisering. Personaldata På bakgrunn av de ovenfor nevnte endringer er utbetalte faste årsverk noe lavere enn forrige år. Det er budsjettert med 10,2 faste årsverk i HR-avdelingen. Brutto årsverk inkluderer både frikjøpte hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Det er ingen endringer på frikjøpt tid i tertialet. Brutto årsverk inkluderer også kommunens lærlinger, og derfor kan det se ut som det er svært mange tidsavgrensede ansatte i enheten. Det er en del endringer blant lærlingene i løpet av et år, men antall løpende kontrakter er som forrige år. 5

Det er en forbedring av nærværsprosenten fra forrige år. For de faste ansatte er det nesten ikke fravær. Det meste av det fraværet som er registrert i enheten skyldes fravær blant lærlingene. Det er iverksatt tiltak for ytterligere å redusere dette. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse De påløpte kostnadene på overtid vil det være svært vanskelig å rette opp, fordi det stort sett er fast lønn for faste ansatte i enheten. På bakgrunn av personellskiftene, som innebærer et betydelig behov for intern opplæring, er det ikke usannsynlig at det vil bli behov for mer bruk av overtid utover i året. For øvrig fortsetter enheten med stram økonomisk styring. Enheten er under press gjennom en økt arbeidsmengde, blant annet på bakgrunn av de endringer som planlegges for administrative støtteenheter i tiden fremover. Det ser likevel ut til at enheten skal kunne unngå overtidsbruk i særlig grad, men rådgiverne vil kunne oppleves som mindre tilgjengelige. Enhetens målsetninger for budsjett 2013 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. 2 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid, bokførings- og avstemmingsarbeid. Ajourhold av pliktige offentlige registre. 3 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 4 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Drifte avdelingen i henhold til avtalte mål og forventninger. Sørge for at avdelingens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. Fortsatt kompetanseutvikling av lønningskontorets ansatte og fortsatt omlegging av rutiner. De tre HR-rådgiverne skal i sin sektor gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HRutfordringer. Oppgjør i 2013 skal håndteres for berørte kapitler innen fristene i avtaleverket. 5 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 6 Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 7 Ha fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha det laveste sykefraværet av kommunene i Agder gjennom aktive tiltak som forebygger sykefravær, og tiltak for rask tilbakeføring ved sykdom. 8 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. 9 Revidere Arbeidsgiverstrategi klar for politisk behandling i våren 2014. 10 Arbeide for å minske andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2013, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreutvikle arbeidet med bedriftshelsetjenesten og NAV. Opprettholde Dialogplassen som en sentral arena for sykefraværsoppfølging. Innføring av IKT-system for sykefraværsoppfølging. Vurdere stillingene ut fra kriterier på Personell, Økonomi, Fag og Informasjon (PØFI). Gjennomføres i henhold til planstrategi. Samkjøre ulike dokumenter til en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere insentivordninger og prosjekter for økt helgearbeid. 6

2. Økonomiavdelingen Enhetsleder: Helge Moen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 5 220 5 477 257 4,9 5 564 87 1,6 14 884 Inntekter -397-413 -16 4,1-403 11-2,7-4 064 Andre utgifter 674 800 126 18,7 839 40 4,7 2 757 Netto utgift 5 496 5 863 367 6,7 6 000 138 2,3 13 577 Resultater Personaldata Faste årsverk 21,6 22,5 0,9 4,4 % Brutto årsverk 23,3 23,6 0,3 1,2 % Nærværsprosent 97,3 97,8 0,5 1 % Kommentarer Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 0,4 mill. kroner (6,7 %) i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen er knyttet til eiendomsskatteprosjektet, som startet opp etter 1. kvartal 2013. Økonomiavdelingen har et avvik i forhold til budsjett på +0,2 mill kroner per 1. tertial, og det forventes at økonomiavdelingen går i balanse ved årets slutt. Bemanningen er stabil med 22,5 årsverk, økonomiavdelingen er budsjettert med 22,7 faste stillinger i 2014. Det innleies ekstrapersonell i forbindelse med eiendomsskatteprosjektet slik at det forbrukes 23,6 årsverk brutto per 1 tertial. Sykefraværet er 2,2 % per 1. tertial, en reduksjon på 0,5 prosentpoeng i forhold til samme periode i fjor. Sykefraværet anses som lavt i forhold til sammenlignbare avdelinger. Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Revidere arbeidsprosesser og rutiner innenfor inngående og utgående fakturering samt hovedbok. Dokumentere rutinene i ansattportal. 2 Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til fravær i 2012. 3 Ta initiativ til minst to driftsgjennomganger på enhetsnivå for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. Oppfølging av sykemeldte gjennom dialogplassen. Vurdere driften opp mot beste praksis. 7

4 Forenkle utgående fakturering gjennom sentralisering av ansvar foranalyse starter i 2013. Økonomiavdelingen tar et helhetlig prosessansvar. 5 Videreutvikle tertialrapporteringen for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. 6 Videreutvikle budsjettarbeidet for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. Budsjettarbeidet er startet 8

3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 3 360 3 373 13 0,4 3 619 246 6,8 9 934 Inntekter -196-172 24-12,3-73 98-134,2-1 098 Andre utgifter 826 1 074 248 30,0 693-381 -54,9 2 124 Netto utgift 3 990 4 275 285 7,1 4 239-36 -0,9 10 960 Resultater Personaldata Faste årsverk 14,5 13,2-1,3-9,0 % Brutto årsverk 15,3 15,3 0,0 0,1 % Nærværsprosent 94,9 96,3-1,4-1 % Kommentarer Regnskapet for 1. tertial viser at avdelingen har et lite overforbruk. Dette skyldes at utgifter til kontorrekvisita til alle på rådhuset er belastet AKA og blir fordelt hvert halvår. Våren 2014 har vært krevende for dokumentsenteret og sentralbordet, som har hatt en ekstra stor arbeidsmengde i forbindelse med eiendomsskattprosjektet, blant annet har dokumentsenteret håndtert over 2300 skriftlige henvendelser i forbindelse med taksering og klager i tillegg til den ordinære postinngangen, uten at de har blitt tilført større ressurser. Avdelingen har videreført arbeidet med å redusere kostnader. Blant annet jobber man med å ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet ved å ikke fornye leien på en av avdelingens to kopimaskiner, og la oppslag på kommunens egne nettsider erstatte betalte nettannonser. Det kan også påpekes at sykefraværet er svært lavt; 3,7 %. Ut over daglig drift har det i perioden vært jobbet med forberedelse til det planlagte samarbeidet med Arendal kommune for dokumentsenter, lønns- og regnskapsavdelinger (AKS). Flere av dokumentsenterets medarbeidere har vært involvert i arbeidet. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene har også deltatt i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk, blant annet prosjektet SIKT, som skal gi ansatte bedre oversikt over Grimstad kommunes tilganger til de interkommunale datasystemene. Det har vært jobbet målrettet i avdelingen for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for Universitetet i Agder (UIA). Samarbeidet med fadderstyret ved UIA som ble etablert i fjor har blitt fulgt opp, og det planlegges minst tre velkomstarrangementer for studenter til høsten. AKA har også hatt samarbeid med bachelorstudenter i IKT på UiA som har jobbet med problemstillinger og utfordringer i Grimstad kommune. Det har vært jobbet med et Klarspråkprosjekt som skal ferdigstilles i løpet av våren. Dette består blant annet av utarbeidelse av kommunens språkprofil og formidling av denne, samt kurstilbud for ansatte. 9

Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Ta i bruk teknologiske løsninger for alle ambulerende forhåndsstemmemottak slik at de er klare for valg 2015 Utvikle kompetansen hos medarbeiderne slik at valg 2015 kan gjennomføres på en rasjonell måte 2 Gjennomføre opplæring av folkevalgte i praktisk IKT-bruk i løpet av våren 2014. 3 Avholde månedlige oppfriskningskurs/internopplæring i ephorte Bidra til at det blir en sikker og effektiv arkivdanning. 4 Øke antall facebook-likere med 500 i løpet av 2014 Gjennomføre målrettede kampanjer for å øke mottakerbasen i kommunikasjonskanalen. 5 Etablere klarspråkprosjekt 6 Gjennomføre tre velkomstarrangementer for studentene ved UIA i forbindelse med Følge opp samarbeidet med fadderstyret ved UIA. Studiestartfestivalen. 7 Halvårlig gjennomgang av rutinedokument for arkiv og saksbehandling. Rutinedokumentet vil være oppdatert med siste endringer og vil være et oppslagsverk for saksbehandler i arkivdanningen i ephorte. 8 Gjennomgå og forbedre rutinebeskrivelser på oppgavene i politisk sekretariat i løpet av 2014 9 Forbedre interne rutiner for informasjonteamet i løpet av 2014 10 Gjennomføre minst to kommunikasjonsprosjekter i samarbeid med planavdelingen. 11 Utvikle kommunens juridiske ressurser Etablere juridisk fagforum 12 Oppnå en nærværsprosent på minst 95 13 Reduksjon av avdelingens kopi- og utskriftskostnader med 30 % i forhold til 2013. 14 Styrke ansattes kompetanse i basisprogramvare for å øke effektivt bruk av disse. 15 Øke organisasjonens kompetanse innen lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Fokus på faglig og sosialt fellesskap med ett temamøte hver måned, i tillegg til avdelingsmøter og sosiale aktiviteter Holde fokus på at man skal jobbe med dokumenter digitalt, samt si opp leie av en av avdelingens kopimaskiner. Gjennomføre en Office-opplæringsrunde kurs hvert halvår (Innovasjonskurs). Gjennomføre obligatorisk internkurs for ansatte med bestillermyndighet i løpet av 2014. 10

4. Sosial- og barnevernstjenesten Enhetsleder: Tina Fabricius Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 16 973 16 100-874 -5,1 15 852-247 -1,6 47 033 Inntekter -7 175-4 717 2 458-34,3-4 272 445-10,4-24 125 Andre utgifter 10 170 9 268-902 -8,9 7 726-1 543-20,0 25 945 Netto utgift 19 969 20 651 682 3,4 19 306-1 346-7,0 48 853 Resultater Personaldata Faste årsverk 48,1 44,0-4,2-8,6 % Brutto årsverk 60,8 53,3-7,5-12,4 % Nærværsprosent 91,8 95,0 3,2 3 % Aktivitetsdata Antall tiltak 195 199 4 2 % Omsorgsovertakelser 5 5 0 - Antall i fosterhjem 66 66 0 - Antall i institusjon * 4 6 2 50 % *) Dette punktet er nytt i rapporteringen for 2014. Kommentarer Sosial- og barneverntjenesten har et merforbruk i forhold til budsjett på kr 1 345 000. Hoveddelen av dette merforbruket skyldes en utbetalt erstatning pga omsorgssvikt i barnevernsinstitusjon på 1970- tallet. Formannskapet har vedtatt at erstatning skal utbetales. Dette beløper seg til kr 738 000 inkl. saksomkostninger. Vi har også utbetalt boligtilskudd etter reglene fra Husbanken på kr 380 000. Dette beløpet får vi refundert. Ut over dette har vi et merforbruk på kr 227 000 som skyldes økte utbetalinger i barnevernet og kjøp av private omsorgsplasser i sosialtjenesten. Nærværsprosenten har økt med 3 % fra 1. tertial 2013 til 1. tertial 2014, fra 91,8 til 95 %. Det er et resultat som ligger på måltallet for kommunen, og som enheten er godt fornøyd med. Barnevernet Barnevernet har overtatt omsorgen for fire nye barn i 1. tertial, samtidig som tjenesten til to barn er avsluttet. Dette gir en nettoøkning i utgifter til fosterhjem for to barn, noe som medfører en kostnadsøkning på 0,72 mill. kroner i helårs virkning. Videre har barnevernet overtatt omsorgen for to ungdommer som er plassert i barnevernsinstitusjon for rusbehandling. Kostnadene i 2014 for økningen i institusjonsplasser vil utgjøre 1,16 mill. kroner. Helårseffekten av disse omsorgsovertakelsene vil utgjøre kr 1,88 mill. i 2014. De økte kostnadene har ennå ikke blitt så synlige i regnskapet fordi ikke 11

alle regninger for 1. tertial er utbetalt ennå. Det er noe etterslep i fakturering fra blant annet Buf-etat (Barne-, ungdoms- og familieetaten). Barnevernet har hatt kostnader som overstiger budsjettet for kjøp av private tjenester i 1. tertial. I budsjett for 2014 har enheten fått en økning i ett årsverk som skal brukes til miljørettede tiltak i familien. Dette årsverket har ikke helårsvirkning i 2014, og miljørettede tiltak i familien iverksettes først fra august. Dette betyr at kjøp av private tjenester skal fases ut fra dette tidspunkt. Dette er det tiltaket som kan iverksettes for å redusere utgiftene i barnevernet. De kostnadene som knytter seg til økt antall omsorgsovertakelser klarer enheten ikke å dekke inn ved tiltak. Det bør foretas en konsekvensjustering for denne økningen i utgifter. Det samme gjelder for utbetalt erstatning på kr 738 000. Sosialtjenesten Økte utgifter i sosialtjenesten skyldes et merforbruk i kjøp av private tjenester for 1. tertial. Dette dreier seg om kjøp av omsorgsplass i private institusjoner. Det er særlig behovet for flere boliger til rusmiddelmisbrukere som fører til et stort behov for kjøp av slike plasser. I budsjett for 2014 står det: Rådmannen foreslår å redusere kjøp av omsorgsplasser med 2,5 mill. kroner, samtidig som miljøtjenesten styrkes med 2 årsverk (1,2 mill. kroner med helårsvirkning). Dette skal også sikre at lavterskeltilbudet Bli med kan opprettholdes i årene framover. Disse to årsverkene er lagt inn i budsjett for 2014, men ikke med helårsvirkning. Enheten har ikke klart å redusere kjøp av private omsorgsplasser slik som forutsatt i budsjettet. Dette skyldes hovedsakelig mangel på boliger, og at stillingene ikke er gitt helårseffekt. Enheten vil redusere kjøp av private omsorgsplasser som et tiltak for å holde budsjettet. Årsverkene som enheten er styrket med vil bli besatt i nærmeste fremtid. Disse årsverkene er viktige for å kunne redusere kjøp av omsorgsplasser. Bli Med! Tilbudet på Bli Med! er styrket i 2014, og antall brukere har økt. Det er nylig startet opp en jentegruppe på tirsdagskveldene. Det er også innført en turdag i uken. Videre jobbes det med oppstart av en gruppe, som møtes en dag i uken, som ledd i ettervernsarbeidet. Denne gruppen skal i stor grad være brukerstyrt. EM (Enslige mindreårige flyktninger) I budsjett for 2014 står det at enheten skal komme tilbake til kostnadseffekten av ny finansieringsordning på dette området ved 1. tertialrapport. Prosessen med nedtrekk i EM har imidlertid ikke kommet så langt som forutsatt i budsjettdokumentet. Fase 1 er gjennomført i 1. tertial, og regnskapet er i balanse ved lukking av 1. tertial. Det er imidlertid for tidlig å si hva kostnadene for EM-arbeidet vil bli etter at fase 2 er gjennomført. Dette vil enheten komme tilbake til i rapporteringen for 2. tertial. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Tiltak i både barnevernet og sosialtjenesten vil være å ta ned aktivitetsnivået på kjøp av private tjenester. I løpet av mai vil det foretas en gjennomgang av alle brukere i private omsorgsplasser i rustjenesten. Det skal da vurderes hvilke brukere som kan nyttiggjøre seg et tilbud i kommunen i stedet for privat omsorgsplass. Det planlegges oppstart av miljøtjenester for familier i barnevernet fra og med august. Fra samme tidspunkt vil kjøp av private tjenester fases ut. 12

Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Opprette miljøtjeneste i barnevernet innenfor egen ramme Ved å omdisponere midler brukt til å kjøpe private tjenester og ved å flytte to ansatte fra saksbehandling til miljøtjeneste. Barnevernet har i tillegg fått økning i ett årsverk til miljøtjeneste. Dette er et tiltak for å jobbe forebyggende og med tidlig innsats. 2 Gi et arbeids- eller aktivitetstilbud for de som er i ettervern Jobbsentralen vil gi et arbeids- eller aktivitetstilbud til de brukerne som har gjennomført rusbehandling i spesialisthelsetjenesten 3 Gjennomføre brukerundersøkelse i barnevernet Det skal gjennomføres en slik undersøkelse i løpet av 2014 4 Øke nærværsprosenten for ansatte som jobber med enslige mindreårige Jobbe aktivt med arbeidsmiljø for å øke nærværsprosenten. 13

5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 5 792 5 901 109 1,9 6 304 403 6,4 18 500 Inntekter -5 855-7 014-1 159 19,8-7 121-108 1,5-19 170 Andre utgifter 8 069 9 257 1 188 14,7 7 754-1 504-19,4 23 261 Netto utgift 8 006 8 144 138 1,7 6 936-1 208-17,4 22 591 Personaldata Faste årsverk 7,8 7,8 0,0 0,0 % Brutto årsverk 9,1 8,5-0,6-6,4 % Nærværsprosent 85,0 90,8 5,8 7 % Antall søknader Innkomne 559 493 66 13,89 Behandlede 548 461 87 15,90 Ferdig behandlede Ventetid aktive 23,37 13,46 9,91 43 Ventetid ferdige 23,37 13,46 9,91 43 Kommentarer Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Vi har i 2014 fått redusert vårt budsjett med kr 1 400 000 sammenlignet med budsjettet for 2013. Dette gir oss budsjettutfordringer som NAV Grimstad neppe klarer å løse. Samtidig ser vi at kr 1 235 000 av budsjettreduksjonen er postert allerede i 1. tertial. Totale utgifter for NAV Grimstad 1.tertial utgjør kr 8 144 000,-. Sammenlignet med samme periode i 2013, hvor totalt utgifter var kr 8 005 000, har vi hatt et merforbruk på kr 139 000 i 2014. Midlertidig bolig og supplerende boutgifter/husleie har økt med kr 340 000 sett i forhold til 2013, og denne utviklingen er urovekkende. Midlertidig bolig blir fortsatt effektuert av sosialtjenesten på rådhuset. Vi har økt vår gjeldsrådgiverstilling fra 20 prosent til 100 prosent fra 01.05.14. En eventuell innsparing vil neppe bli synlig før høsten 2014. 14

1.tertial 2014 har vi 8,0 faste årsverk. I tillegg har vi 0,3 midlertidige årsverk gitt i forbindelse med introduksjonsprogrammet. Saksbehandlingstiden er redusert med 43 % sammenlignet med 2013, og dette er en positiv utvikling. I 1.tertial 2014 er fraværsprosenten 9,18 %. Dette er et høyt fravær, som i stor grads skyldes en langtidssykemeldt medarbeider. Vi har i sykefraværsperioden tilsatt vikar. NAV Grimstad har få kommunale medarbeidere. Det medfører at vi er meget sårbare ved fravær. En fraværsprosent på 9,18 har vært krevende for kontoret, men ved hjelp av vikarer har vi likevel oppnådd gode resultater. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse NAV Grimstad har arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder. Brukere som ikke ønsker å ta imot tilbudet med arbeidsplikt, velger ofte å ikke fremme krav om sosialhjelp. Jobbsentralen er en viktig bidragsyter for å opprettholde kravet om arbeidsplikt. Vi vil også for 2014 styrke dette tiltaket med å overføre kr 500 000 for å lønne en ekstra arbeidsleder. Gjeldsrådgiverstillingen økes fra 20 % stilling til 100 % stilling fra 1.5.14. Målet er at stillingen skal være selvfinansiert og videre en innsparing på kr 700 000. Vi har tilsatt ny medarbeider i 100 % stilling innenfor introduksjonsprogrammet for nyankomne flyktninger fra 1.6.14. Grimstad kommune øker antall nye flyktninger fra 25 i 2013 til 55 i 2014. Vi har fortsatt stort fokus på at alle utlendinger skal ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp. Målet her er å redusere utgifter til sosialhjelp. Vi har 37 arbeidsavklaringsbrukere som er definert som ferdig arbeidsavklart i 2014. Av disse mottar i dag bare en person økonomisk sosialhjelp. 15

Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Målsetninger for budsjett 2014 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Ulike tiltak er: Arbeidspraksis ved: Jobbsentralen, kommunen og ekstern arbeidsgiver Lønnstilskudd Arbeidsmarkedskurs Øvrige statlige rammestyrte tiltak Det jobbes daglig med dette. Vi jobber også nå med å innføre Standard for brukerrettet oppfølging. Det er et stort fokus på å veilede og vurdere arbeidsrettede tiltak for arbeidssøkende brukere. 2 Bedre levekårene for vanskeligstilte brukere Prioritert gruppe i forhold til ovennevnte tiltak og kvalifiseringsprogrammet. Det jobbes daglig med dette. I kvalifiseringsprogrammet jobbes det spesielt med de vanskeligst stilte brukerne. I tillegg har alle ansatte et stort fokus på å hjelpe de vanskeligst stilte brukere over på tiltak eller trygdeytelse som kan hjelpe dem til å bli selvforsørget. 3 Godt arbeidsmiljø Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Vær ærlig og åpen med hverandre både i forhold til ris og ros» Pluss runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter Den årlige medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført høsten 2013 og NAV Grimstad sitt resultat var 26.9 av 30 poeng. 16

6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 27 393 25 908-1 486-5,4 24 485-1 423-5,8 70 499 Inntekter -88-156 -68 76,7-133 23-17,3-20 953 Andre utgifter 6 517 6 645 128 2,0 6 303-343 -5,4 18 895 Netto utgift 33 822 32 397-1 425-4,2 30 655-1 742-5,7 68 441 Personaldata Faste årsverk 90,0 83,7-6,3-7,0 % Brutto årsverk 119,3 111,5-7,8-6,5 % Nærværsprosent 86,5 85,3-1,3 - Aktivitesdata Antall brukere Under 16 år 22 17-5 -23 % Over 16 år 71 79 8 11,3 % Støttekontakt 145 Avlastning privat 42 Kommentarer Årsverk: Endringen i antall årsverk har sin årsak i endringer i behov for tjenester. Effekten av dette er ikke tatt fullt ut fordi enheten har hatt ekstrabemanning i to stillinger på Landviktun dette tertialet. Dette delvis på grunn av brukerbehov v/sykdom og delvis med bakgrunn i en krevende situasjon for ansatte. Sykefravær: Tjenesten har hatt en negativ utvikling i forhold til sykefravær det siste halvannet år. Fraværet er veldig ulikt fordelt på enhetene. Fire enheter har under 10 % fravær, to av disse har under 4% fravær. Det betyr at det er enkelte enheter som har et veldig høyt fravær. Dette skyldes fortrinnsvis tre forhold; konflikt og krevende arbeidsforhold kjent fra media, langtidssykemeldinger som ikke er relatert til arbeidsmiljø, samt at noen enheter har flere ansatte som ikke har 100 % arbeidskapasitet i utgangspunktet, dvs. ansatte som f. eks har en uføregrad og som jobber deltid. Erfaringen er at det kan bety økt sykefravær også for deltidsstillingen. Det siste er også i stor grad årsaken til et svært høyt korttidsfravær. Regnskap Merforbruket som fremkommer gir ikke er helt korrekt bilde av den økonomiske situasjonen pr. 1. tertial. Det er feilføringer i regnskapet tilsvarende ca kr. 350 000, samt periodiseringsfeil tilsvarende ca 400 000. Et riktig bilde er et merforbruk på ca 1 mill. Årsaken til merforbruket kan forklares i 17

hovedsakelig tre forhold; høyt sykefravær, ekstrabemanning ved Landviktun 7, samt at enheten i lengre perioder har holdt stillinger vakante i påvente av avklaringer omkring ulike omstillingsprosesser. Det har resultert i et stort behov for innleie av vikarer og bruk av overtid når det har vært vanskelig å skaffe vikar. Det har i liten grad vært endringer i brukerbehov/nye tjenester dette tertialet. I hvilken grad en vil kunne holde budsjettet i 2014 vil avhenge av positive endringer i disse situasjonene. Enhetene er svært restriktive med å leie inn vikar, og lærlingene gjør en flott jobb med å gå inn i reelle vakter når de kan det i verdiskapingsdelen. Prognose Det er ekstremt vanskelig å lage en prognose for årets slutt så tidlig i året. Som kjent kan inntekten fra refusjonsordningen for ressurskrevende tjenester først beregnes når regnskapet for året foreligger. En regner med at situasjonen på Landviktun vil vedvare enda en stund. Saken er oversendt fylkesmannen, og det er usikkert når de tar en avgjørelse. Det jobbes med løsninger for langtidssykemeldte, og det vil bli satt inn tiltak med mål om å redusere fraværet. Boveiledertjenesten er varslet om nye brukere/økt tjenestebehov. Det er umulig å anslå kostnadene knyttet til dette nå. Under disse forutsetningene så beregnes et årsresultat rundt minus 1 til 1,5 mill. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Landviktun Det jobbes på mange arenaer for å få til en god løsning for Landviktun, brukere og ansatte. Redusere sykefraværet Det er god og systematisk oppfølging av sykemeldte ansatte. Dessverre kan det være vanskelig å få til tilrettelegginger som samtidig ikke blir belastning for andre ansatte. Vi må vurdere om vi tilrettelegger for mye. Tilrettelegging ett sted kan resultere i sykefravær et annet sted. Arbeidsmiljøet og den enkeltes betydning i jobben, altså hvor viktig en er for jobben, er av stor betydning for fraværet. Det er mer krevende å få høy grad av tilhørighet i små stillinger. Enheten vil derfor se på om det er mer som kan gjørea for å øke tilhørighet til arbeidsplassen. Samfunnsansvaret for å gi folk jobbmulighet. Spesielt enkelte enheter i boveiledertjenesten har tatt et samfunnsansvar for å holde folk i jobb, som under andre forutsetninger ville hatt en full uføretrygd. Vi ser at vi ikke har mulighet til dette lenger fordi det er krevende både økonomisk og faglig. Andre forhold Vi har ikke mulighet til å redusere tjenestenivået. Vi utfører lovpålagte oppgaver. Det er et stort press på tjenestene for tiden, med klager, tilsyn og medieoppslag. Vi ser ingen mulighet for å redusere bemanningen. Klagesaker og tilsyn det siste året har krevd store administrative ressurser. Det er ikke tatt ut overtid for noe av dette arbeidet. Det er kjøpt konsulenttjenester for ca 15 000 kr dette tertialet. Ansatte og fagledere gjør en fantastisk jobb, og har kvalitet på tjenestene i fokus. 18

Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle voksne utviklingshemmede skal ha mulighet til dagaktivitet en eller flere dager i uka. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og skoletilbud. Alle skal vurderes til arbeid før tilbud om kommunal dagaktivitet. Opprette kommunale arbeidstreningsplasser. Søke prosjektmidler.. 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så høyt funksjonsnivå som mulig. Ha kompetente medarbeidere og turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet. Fokus på egenmestring. 3 Lavest mulig sykefravær- max 10%. Ha fokus på nærvær, følge opp sykemeldte. Ha gode turnuser og dyktige ledere. Ha fokus på positive tilbakemeldinger. 4 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud. Øke antallet støttekontakter med 35. Det vil redusere ventelista med 90 %. (40 personer har i dag vedtak Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid. 9te9 Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. For å oppnå målet er det nødvendig med høyere timelønn. Det er også nødvendig å frigjøre mer arbeidstid til faglig arbeid fremfor administrative oppgaver. Det er det en plan for. men det mangler støttekontakt) 5 Gjennomføre opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid. Det er i 2013 utarbeidet eget undervisningsopplegg for nyansatte ufaglærte. Programmet skal gjennomføres 1-2 ganger i året. Igangsatt 2013. 90 % (av 75) fullfører kompetansehevingsprogrammet; ABC, utviklingshemming og aldring Opplæring i medikament-håndtering gjennomføres som e-læring for dem som ikke har godkjenning for dette i sin utdanning. 6 Arrangere 2 åpne møter med faglig innhold. for foresatte. 7 Gjennomgå, evaluere og oppdatere gjeldene kontrollrutiner; fag, økonomi, personal inkl lønn. Etablere controllerfunksjon. Vi har tidligere hatt god erfaring med å arrangere møter for foresatte. Utvikle samarbeid og felles forståelse. Sikre systematisk oppdatering og oppfølging av de internkontrollsystemene vi har. 19

7. Helsetjenesten Enhetsleder: Vegard Vige Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 10 131 10 798 666 6,6 11 823 1 025 8,7 32 156 Inntekter -989-932 57-5,8-1 197-265 22,1-6 037 Andre utgifter 6 047 5 802-244 -4,0 5 447-355 -6,5 21 103 Netto utgift 15 189 15 668 479 3,2 16 073 405 2,5 47 222 Personaldata Faste årsverk 41,9 41,4-0,5-1,3 % Brutto årsverk 47,4 51,1 3,8 7,9 % Nærværsprosent 93,4 95,8 2,4 - Aktivitetsdata Psykisk helse 1135 1221 86 7 % Legesenteret 2049 1773-276 -13 % Helsesøstertjenesten 500 Jordmortjenesten 275 354 79 29 % Fysioterapi 942 Ergoterapi 233 Familiesenteret 191 223 32 14 % Kommentarer Helsetjenesten består av helsesøster- og jordmortjenesten, fysio- og ergoterapitjenesten, innsatsteamet, familiesenteret, psykisk helsetjeneste (alle disse inngår som tjenester i Familiens hus), Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har hovedarbeidsområder innen helsefremmende, forebyggende og rehabiliterende arbeid til hele kommunens befolkning. Tjenesten har hatt lavere forbruk på lønn enn periodisert budsjett tilsier på grunn av ubesatte stillinger (kommuneoverlege, kommunepsykolog, stillinger i innsatsteamet og helsesøster) totalt ca 1 million. Tjenesten har hatt noe høyere forbruk enn periodisert budsjett tilsier ca kr 350 000. Dette skyldes i hovedsak en rekke ikke-periodiserte engangsutbetalinger knyttet til lisenser, oppgjør for kjøp av helsetjenester i EU-land, smittevernavtale, opplæring i legemiddelhåndtering, samarbeid om Aktiv hver dag. I tillegg kommer en inntekt som er lavere enn periodisert budsjett tilsier; ca 250 000. Dette skyldes dels redusert inntekt fra Brannstasjonen legesenter se pkt 1.1.2, og dels økonomiske tilskudd som utbetales senere i kalenderåret. 20

Det er redusert sykefravær sammenliknet med 2013, hovedsakelig på grunn av et redusert langtidsfravær hos få personer. Det er en liten reduksjon i faste årsverk p.g.a. vakante stillinger. Økningen i brutto årsverk skyldes vikarer p.g.a. sykemeldinger, permisjoner og midlertidige stillingsressurser knyttet til prosjekter. Når det gjelder aktivitetsdata er det antall tildelte timer for psykisk helse, mens det for de øvrige tjenestene er antall konsultasjoner. Lengden på konsultasjonene og kompleksiteten i sakene varierer og det fremgår ikke av aktivitetsdataene. Psykisk helse Psykisk helse har hatt en aktivitetsøkning på 7 % sammenliknet med 2013. Her har 64 % stilling stått vakant siden årsskiftet p.g.a. langtidssykmelding. Dette utgjør ca. 10 % av tjenestens samlede stillingsressurs. Det har derfor vært økt arbeidsbelastning på de ansatte. Brannstasjonen legesenter Legesenteret har slitt med omfattende og alvorlige dataproblemer som har redusert tilgjengelighet til tjenesten i perioder, og også redusert inntekt. Nytt datasystem anskaffes og er på plass før sommeren. Situasjonen krever en periode med noe større bemanning for å få dette på plass, og anskaffelse av nytt datasystem har en vesentlig direkte kostnad som ikke er budsjettert samlet rundt kr 160 000. Det er en reduksjon i antall konsultasjoner på 14 %. Hovedårsaken er de omfattende dataproblemene. Helsesøstertjenesten De registrerte tallene for helsesøstertjenesten kan ikke sammenliknes med fjorårets tall. Fagsystemet er oppgradert, og det er ikke mulig å hente ut sammenliknbare tall. Registreringen startet på nytt med 2. kvartal 2013 og vi kan derfor ikke hente ut av fagsystemet sammenlikningstall for 1. tertial 2013. Oppgitte tall for 1. tertial 2014 er samletall for antall hjemmebesøk, seksukerskonsultasjoner, toårskonsultasjoner, 4-års synskontroll hos lege, 4-års konsultasjoner, skolestartkonsultasjoner og antall konsultasjoner på helsestasjon for ungdom. Tjenesten dekker en rekke andre tilbud også, men det er denne aktiviteten det kan hentes ut rapporter på. Jordmortjenesten Jordmortjenesten har en aktivitetsøkning på 29 %. En del av forklaringen er at jordmor tok ut en del av ferien i starten av året i 2013, men det er også økende pågang på tjenesten. Det kom 67 nye gravide i 1. tertial. Med ca. 250 fødsler i året vil det si at de aller fleste gravide ønsker time hos jordmor. Fysio- og ergoterapitjenesten Tjenesten har høy aktivitet, og mye energi har gått til å etablere innsatsteamet, som nå er i gang med hverdagsrehabiliteringstilbudet og vil være fulltallig fra og med 1. juni. Det er allerede noen gode eksempler på at tjenestebehovet reduseres hos flere av de som har hatt oppfølging av innsatsteamet. Det arbeides med registreringsmodell for aktiviteten i innsatsteamet. Systematisk registrering igangsettes fra august. Omlegging av omsorgstjenesten med nedleggelse av rehabavdelingen på Berge gård og overføring av rehabiliteringsoppgaver til korttidsavdelinger på Feviktun og Frivolltun stiller store krav til fysio- og ergoterapitjenesten. Gode prosesser er igangsatt i samarbeid med andre involverte enheter og disse følges tett. Aktivitetstallene beskriver aktivitet i tjenestene utenom innsatsteamet, og angir antall 21

konsultasjoner. Det telles manuelt og siden det i 2013 ble rapportert kvartalsvis er det ikke sammenliknbare tall. Familiesenteret Familiesenteret har hatt høyere aktivitet enn i 2013 tross flytting til Dømmesmoen. Familiesenteret er et lavterskeltilbud med flere henvendelser uten timeavtale, og det er betryggende å se at tjenesten blir benyttet selv om beliggenheten ikke er så sentral som tidligere. Familiens hus Tjenestene som er flyttet til Dømmesmoen arbeider med å videreutvikle et mer helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud. Dette gjøres i samarbeid med barnevern og PPT, som også er tjenester i Familien hus. Samhandlingen tjenestene imellom er et prioritert område. Det er innført felles tilstedeværelse i Familiens hus en formiddag i uka med nærvær av alle tjenestene. Det er ansatt kommunepsykolog som starter opp i midten av august. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Enheten vil ha betydelige utgifter knyttet til anskaffelse av nytt journalsystem ved Brannstasjonen legesenter, både i direkte utgifter og ved redusert inntekt. Det forventes også økt utgift til legetjeneste ved korttidssykehjem på grunn av omleggingen i sektoren, og til opplæring i legemiddelhåndtering i omsorgstjenesten. Ledige lønnsmidler etter ubesatte stillinger i årets første måneder gjør at tjenesten forventes komme ut i balanse ved årets slutt uten særskilte tiltak. 22

Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Enhetens målsettinger er først og fremst knyttet til arbeidet med tidlig innsats i Familiens hus, barnehager og skoler. Nr Mål Beskrivelse Status 1 Innarbeide og videreutvikle modell for Familiens hus Innført felles tilstedværelse for alle tjenestene en formiddag i uka. Hospitere hos hverandre. Felles arenaer evalueres. Felles kompetansebygging. Utarbeide og implementere rutiner for mottak og oppfølging av brukere i Familiens hus. Skal delta i evalueringsprosjekt i regi av Universitetet i Tromsø. 2 Etablere kontakt med 6-8 barnehager for systematisk arbeid med tidlig innsats Kvellomodellen evalueres. Ressursgruppen for barn som bekymrer ( Den nødvendige samtalen ) har vært i to barnehager. Det arbeides med foreldreveiledning i barnehagene. 3 Etablere kontakt med 2-4 skoler for systematisk og tverrfaglig arbeid Etablere kontakt med skolelederne. Tilby opplegg i regi av Ressursgruppen for barn som bekymrer. med tidlig innsats (i tillegg til etablert skolehelsetjeneste) 4 Tilby foreldreveiledningsgrupper Foreldregruppe i PMTO gjennomført. Tilby ICDPgruppe for foreldre. 5 Oppnå nærvær på 96 % Fraværet så langt er på 4,2 %, så det er nær målet. Det arbeides systematisk med kompetanseheving. Felles seminar for alle tjenestene planlagt. 23

8. Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari-Anne Johnsen Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 17 409 18 230 821 4,7 17 111-1 119-6,5 47 366 Inntekter -109-84 25-22,9 0 84-0 Andre utgifter 1 647 1 620-27 -1,7 1 759 139 7,9 5 191 Netto utgift 18 947 19 766 819 4,3 18 870-895 -4,7 52 557 Personaldata Faste årsverk 61 71,5 10,5 17 % Brutto årsverk 86,5 84,2-2,3-2,6 % Nærværsprosent 88,1 % 92,1 % 4 - Aktivitesdata Brukerrettet tid 20451 21255 804 3.93 Antall brukere 1647 1759 112 6,80 Kommentarer Tjenesten består av hjemmesykepleie, avlastningsoppdrag, praktisk bistand, turnusbemannet leilighet for ressurskrevende bruker og brukerstyrte personlige assistenter. Tjenesten har til sammen 65,73 faste årsverk. I tillegg drives enheten med årsverk med timeinnleide og midlertidig ansatte, da noen faste har ulike permisjoner og i noen faste årsverk er det midlertidig timeinnleie. Enhetens 65,73 faste årsverk består av 5,3 årsverk brukerstyrte personlige assistenter som betjener 17 brukere. Hjemmesykepleien, praktisk bistand og ressurskrevende bruker har 53,73 årsverk og betjener 600 brukere. Det er tildelt 3,2 millioner til hjemmesykepleien med praktisk bistand etter politisk vedtak 17.06.13. Av de 4,5 årsverkene dette utgjør, så er 1,2 årsverk tilført praktisk bistand i 1. tertial, derav er 0,5 årsverk ikke satt inn fast enda, og de resterende 3,2 årsverkene er enda ikke satt inn i grunnturnus med faste ansatte. Denne prosessen ble stoppet på grunn av nedleggelse i sektoren, men prosessen er nå i gang igjen, og ny grunnturnus er klar fra 1.september 2014. Det er derfor timeinnleie i disse 3,7 årsverkene. 350 brukere har trygghetsalarm, en del av disse har ikke andre tjenester. 13 brukere får avlastningstjeneste i hjemmet. Enheten blir administrert av 3,8 årsverk fagledere. Her ble 2 årsverk administrasjon tilført enheten fra 11.februar 2014, ingen er fast ansatt enda i 1.tertial i disse 2 årsverkene, bare timeinnleie. Det har ikke vært økning på 10,5 faste årsverk fra 2013 til 2014. Enheten har blitt tilført 6,5 årsverk, derav 4,5 årsverk pleiere fra 17.06.13 og 2 årsverk administrasjon fra 11.02.14. Formålet er gi brukere hjelp til å være hjemme så lenge som det er mulig og tilrådelig. 24

Oppfølging og tiltak Overforbruk på kr. 895 000 skyldes at det først i 3. tertial vil refunderes 600 000 kr i til enheten i forbindelse med ressurskrevende bruker, samt at brukerstyrt personlig assistanse først får tilskudd av opplæringstilskudd på kr. 730 000 i 2. tertial. Dette vil gi inntekt i 1. tertial på kr. 443 000. Enheten arrangerer to opplæringsdager årlig for brukere og assistenter, samt at brukere, assistenter og ledere får kompetansehevingstiltak. Det resterende overforbruket på kr 452 000 skyldes blant annet opplæringsvakter og økt innleie på timebasis, dette utgjør 369 000 kr. Overforbruk skyldes også økte vedtakstimer på brukerstyrt personlig assistanse til en bruker som har enkeltmannsforetak. Bare denne økningen i vedtakstimer utgjør 250 000 kr i økt årlig utbetaling. Kostnaden per 1. tertial er 83 000 kr i økte utbetalinger. Enheten venter på en gjennomgang av aktivitetstall fra mai 2013 til og med 1.tertial 2014, siden det sist ble kompensert i 2013 med økt aktivitet ut april 2013. Sykefraværet har blitt redusert til 7,9 %, en reduksjon på 4 % i forhold til samme periode i 2013. Nærværet er på 92,1 %. Det er jevnlig oppfølging av ansatte, og dialogplassen benyttes. Faglederne har ansvar for all oppfølging. Hjemmebaserte tjenester er en krevende driftsform å organisere dag for dag. Dette skyldes at det er mange ulike tjenester som skal utføres, mange brukere, mange ansatte og få ledere. Det er daglig nye brukere og nye oppdrag. En slik stadig endring krever oversikt, oppmerksomhet og effektivitet fra ledelsen og ansatte. Det er i dag langt over 300 ulike kjøreruter per uke til brukere, og rutene organiseres av faglederne hver uke. Kjørerutene endres daglig i ettersom brukere faller fra og nye kommer til, eller ved økte eller reduserte vedtakstimer. Endringer i kjørerutene utløses også av endringer i tidspunkt for besøk eller endrede dager for besøk. Driftformen er nøktern og hovedfokus er på å utføre de tjenestene som står i vedtak. Fra 1. tertial 2013 til 1. tertial 2014 er det en økning på 804 timer og 112 flere brukere å yte tjenester til. Hjemmebaserte tjenester er en tjeneste med klar tendens til stadig økning, dette krever økonomisk kompensasjon for å muliggjøre drift. De to siste årene har det kun været en økning i Fevik-området, men det siste tertialet har tendensen snudd, og Frivoll-området har økt. Det er i 1.tertial spesielt en økning i avlastningsoppdrag for demente og tiltakspakke for demente. Det har i tillegg blitt noe hyppigere behov for fastvakt på dagtid, kveld og natt til demente og kreftpasienter. Dette krever ekstra innleie av personale og stor vikartilgang med fagkompetanse. Derfor brukes mye administrativ tid på rekruttering og innleie. I 1. tertial 2014 er hverdagsrehabilitering blitt innført, med kurs for ressurspersoner og alle ansatte. Det er brukt tid på innføring av nye smarttelefoner med Gerica Mobil Pleie-program. Det har vært fokus på av demenspakker med videreinnføring fra 2013. For å styrke demenskompetansen har flere ansatte deltatt på ABC- demens miljøbehandling siden 2013. Arbeidsgiver betaler for halve oppmøtet per samling. Dette avsluttes i 2. tertial 2014. Det har vært fokus på ernæring, med tett oppfølging og kartlegging av alle brukere som har hatt et behov. 25

Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Innovasjon: Innføre poliklinikk i enheten Endre tjenestens utføring av oppdrag og utnytte ressurser perioder av dagen med mindre oppdrag blant sykepleierne 2 Kvalitet: Gjennomgang internkontroll, utarbeide prosedyrer og risikoanalyser. Ha årlige internundervisningsplaner overfor ansatte for å komme i møte Styrking av samarbeid med FOU Være med i prosjekter som utviklingshjemmetjeneste og samarbeide med FOU, UIA og sykehuset. Ha intern undervisningsdrift. La ressurspersonene øke sin kompetanse og undervise kollegaer med samhandlingsreformen og ny velferdsteknologi. Dette vil gi god kvalitet på tjenesten ut til brukerne 3 Ansatte: Faglederne tar ansvar for sykefraværsoppfølgingen som ansattes nærmeste leder Tettere oppfølging og mer kontroll over driften 26

9. Berge gård Enhetsleder: Nina Vehus Resultat hittil i år per 1. tertial Budsjett hittil i år per 1. tertial 2013 2014 endring % periodisert avvik % hele året Netto lønn 12 775 12 288-487 -3,8 11 561-728 -6,3 31 215 Inntekter -736-687 49-6,6-530 157-29,6-1 450 Andre utgifter 533 751 218 41,0 829 78 9,4 4 162 Netto utgift 12 572 12 353-220 -1,7 11 860-493 -4,2 33 927 Personaldata Faste årsverk 46,7 46,6 0,0-0,1 % Brutto årsverk 61,1 56,3-4,8-7,9 % Nærværsprosent 92,6 87,5-5,1 - Aktivitesdata Brukerrettet tid 11988 13291 1231 Antall brukere 72,75 75,75 3 Kommentarer Økonomi Det er et totalt merforbruk på kr 492 726 på hele enheten. Merforbruket ved rehabiliteringsavdelingen på 263 000 er ikke et reelt merforbruk, da den ble nedlagt 17. februar. Dette avviket vil utjevne seg gjennom året. Det resterende skyldes innleie av vikar på grunn av aktivitetsøkning, samt langtidsfravær og korttidsfravær. Det har vært en aktivitetsøkning på 1 231 timer fra april i fjor til i år. Det er registrert totalt 3 657 timer i april, som er høyeste aktivitetstallet noensinne. Dette skyldes først og fremst at tre pasienter har hatt behov for fastvakt, da det ikke har vært plass på korttidsavdelingen. Det er en merinntekt 157 000 kr som skyldes andre inntekter (enn refusjoner). Årsak til merinntekter er at det ikke var budsjettert med brukerbetaling på rehabiliteringsavdelingen i januar og halve februar. Det er et mindreforbruk på 78.000 kr på øvrige driftsutgifter, dette skyldes lite innkjøp av varer tidlig på året. Sykefravær Det totale sykefraværet er på 12,52 %. Det skyldes blant annet at det er åtte gravide ansatte ved Berge gård. I tillegg er det to personer ved rehabiliteringsavdelingen som kommer med på Berge gård sin sykefraværsstatistikk selv om de ikke jobber der lenger. Det var en utfordring i å overføre dem til de nye enhetene i Agresso (lønnssystem) før de var friskmeldt, på grunn av refusjon. Det reelle langtidsfraværet er derfor noe mindre. Korttidsfraværet er 1,79 % og langtidsfraværet er 10,86 %. 27

Årsverk Brutto årsverk er redusert fra 61,1 i fjor til 56,3 og skyldes nedleggelse av rehabiliteringsavdelingen. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Det er ikke behov for tiltak dersom den organiske veksten blir kompensert i henhold til ressursstyringsmodell med påslag 33 %. Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Nærvær 92 % Gjennomføre medarbeidersamtaler, vernerunde og rutine for oppfølging av sykemeldte. 2 Internkontroll på vedtaksstatistikk hvert kvartal. 3 Innføre e-opplæring i medikamenthåndtering 4 Sikre minst 2 hjelpepleiere og 2 sykepleiere i 100 % stilling. 5 Gjøre innovasjonsbegrepet kjent og styrke kompetansen til ledergruppen Vedtaksstatistikk kontrolleres av fagleder. Stikkprøve på 10 beboere. Teste e-læringsmodulen til Boot Apotek. Målgruppe: Hjelpepleiere og sykepleiere. Antall alle som trenger å fornye sitt kursbevis (ca. 10stk). Lage ny turnus Gjennomføre KS modulopplæring. Styrke kompetansen med kompetanse påfyll ved UiA. Ha innovasjon på agendaen på ledersamling. Delta på innovasjonseminar 6 Bygge hjelpemiddellager Søknaden om byggetillatelse er under behandling 7 Alle som har deltidsstillinger under 60 % skal få tilbud om høyere stilling innen 2016. 8 Gjennomføre 1 konkret innovasjonstiltak Vurdere alle vakante stillinger og bygge opp stillinger som er under 60 %. Samarbeide med tilitsvalgte. Lage ny turnus i hjemmetjenesten. Obs! Gjelder ikke helgestillingene F.eks aktivitetspark, nattilsyn, prosjekt lettere demens, hjemmerehabiltering, e-opplæring evt. annet 28