34. Byggesaksenheten Oppmålingsenheten Bygg- og eiendomstjenesten Brann- og feiertjenesten

Transkript

1 Driftsenhetenes tertialrapporter 2. tertial 2014

2 2

3 Innhold 1. HR-avdelingen Økonomiavdelingen Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) Sosial- og barnevernstjenesten NAV Grimstad Boveiledertjenesten Helsetjenesten Hjemmetjenesten Berge gård Frivolltun bo- og omsorgssenter Feviktun bo- og omsorgssenter Bestillerenheten Kjøkkentjenesten Kulturtjenesten Bibliotek Kvalifiseringstjenesten Veilednings- og utviklingstjenesten Eide barnehage Tønnevoldskogen barnehage Storgaten barnehage Hausland barnehage Grimstad barnehage Fevik skole Holviga skole Landvik skole Eide skole Grimstad ungdomsskole Fjære ungdomsskole Fjære barneskole Jappa skole Frivoll skole Langemyr skole Plan, miljø og landbruksenheten

4 34. Byggesaksenheten Oppmålingsenheten Bygg- og eiendomstjenesten Brann- og feiertjenesten Kommunaltekniske tjenester Vann- og avløpstjenester Feiertjenesten

5 1. HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial endring % periodisert avvik % Netto lønn Inntekter Andre utgifter Netto utgift Resultater Personaldata Faste årsverk 10,0 10,1 0,1 0,0 Brutto årsverk 28,1 29,5 1,4 0,1 Sykefraværsprosent 93,6 96,1 2,5 Kommentarer Økonomisk resultat Det økonomiske resultatet for avdelingen viser at den holder seg innenfor rammen. Det drives meget nøkternt. I perioden har det påløpt en del overtid grunnet meget stor arbeidsbelastning for en del medarbeidere både på lønn og HR. Denne merbelastningen skyldes prosjektene med opprettelse av AKST, endringer i støtteenheter og innføring av A-melding, i tillegg til kompetanseutvikling på etter personellskifter. Personaldata Avdelingen forholder seg til rammene for årsverk. Bruttoendringene relaterer seg i hovedsak til variasjoner for lærlinger. I løpet av tertialet har en person kommet tilbake fra fødselspermisjon, en har gått ut i permisjon og en er nyansatt. Sykefraværet er lavt, og det er sykefravær blant lærlingene som utgjør hoveddelen av fraværet. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Det er ikke iverksatt eller planlagt særskilte tiltak. Det må påregnes ytterligere bruk av overtid i siste tertial. Det må i tillegg påregnes kostnader knyttet til omstillingene og tiltak for å møte disse. 5

6 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Rådmann, sektorledere, enhetsledere, fagledere, merkantile, vernetjeneste og tillitsvalgte i kommunens enheter opplever relevant og rettidig støtte og faglig bistand. 2 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid, bokførings- og avstemmingsarbeid. Ajourhold av pliktige offentlige registre. 3 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 4 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Drifte avdelingen i henhold til avtalte mål og forventninger. Sørge for at avdelingens medarbeidere er tilstrekkelig faglig oppdatert. Fortsatt kompetanseutvikling av lønningskontorets ansatte og fortsatt omlegging av rutiner. De tre HR-rådgiverne skal i sin sektor gjennomgå og analysere bemanning, nærvær og HRutfordringer. Oppgjør i 2013 skal håndteres for berørte kapitler innen fristene i avtaleverket. 5 Gjennomføre medarbeiderundersøkelser hvert andre år og arbeide for resultater over landsgjennomsnittet. 6 Legge til rette for myndiggjorte medarbeidere som får og tar ansvar. 7 Ha fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Arbeide for å ha det laveste sykefraværet av kommunene i Agder gjennom aktive tiltak som forebygger sykefravær, og tiltak for rask tilbakeføring ved sykdom. 8 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. 9 Revidere Arbeidsgiverstrategi klar for politisk behandling i våren Arbeide for å minske andelen uønskede deltidsstillinger og stillinger med lav stillingsprosent. Gjennomføre medarbeiderundersøkelsen i februar 2013, med oppfølging av enhetene over de neste 2 år i henhold til deres handlingsplaner. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreføre arbeidet med planen for reduksjon av sykefravær (UFO-plan), med fokus på utvikling og helsefremmende arbeidsplasser. Videreutvikle arbeidet med bedriftshelsetjenesten og NAV. Opprettholde Dialogplassen som en sentral arena for sykefraværsoppfølging. Innføring av IKT-system for sykefraværsoppfølging. Vurdere stillingene ut fra kriterier på Personell, Økonomi, Fag og Informasjon (PØFI). Gjennomføres i henhold til planstrategi. Samkjøre ulike dokumenter til en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Arbeide for å oppfylle vedtatte retningslinjer. Vurdere insentivordninger og prosjekter for økt helgearbeid. 6

7 2. Økonomiavdelingen Enhetsleder: Helge Moen Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial endring % periodisert avvik % Inntekter Netto lønn Andre utgifter Netto utgift Resultater Personaldata Faste årsverk 21,9 22,4 0,5 2,3 Brutto årsverk 24,5 24,0-0,5-2,0 Nærværsprosent 97,57 97,34-0,23 Kommentarer Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 1,0 mill. kroner (9 %) i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen er knyttet til eiendomsskatteprosjektet som startet opp i Økonomiavdelingen drives i henhold til budsjett per 2. tertial, og det forventes at økonomiavdelingen vil ha et merforbruk i forhold til budsjett på 0,5 mill. kroner. Dette merforbruket er knyttet til eiendomsskatteprosjektet. Bemanningen er stabil med 22,4 årsverk, økonomiavdelingen er budsjettert med 22,7 faste stillinger i Det innleies ekstrapersonell i forbindelse med eiendomsskatteprosjektet slik at det forbrukes 24,0 årsverk brutto per 2. tertial. Sykefraværet er 2,7 % per 2. tertial og det er økning på 0,2 prosentpoeng i forhold til samme periode i fjor. Sykefraværet anses som lavt i forhold til sammenlignbare avdelinger. 7

8 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Revidere arbeidsprosesser og rutiner innenfor inngående og utgående fakturering samt hovedbok. Dokumentere rutinene i ansattportal. 2 Redusere sykefraværet med ett prosentpoeng i forhold til fravær i Ta initiativ til minst to driftsgjennomganger på enhetsnivå for å vurdere effektivitet og produktivitet i tjenesten. 4 Forenkle utgående fakturering gjennom sentralisering av ansvar foranalyse starter i Oppfølging av sykemeldte gjennom dialogplassen. Vurdere driften opp mot beste praksis. Økonomiavdelingen tar et helhetlig prosessansvar. 5 Videreutvikle tertialrapporteringen for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. 6 Videreutvikle budsjettarbeidet for å kunne gi et bredere beslutningsgrunnlag til politisk behandling. Budsjettarbeidet er startet 8

9 3. Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) Enhetsleder: Ragnhild Sigurdsøn Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial endring % periodisert avvik % Netto lønn Inntekter Andre utgifter Netto utgift Resultater Personaldata Faste årsverk 14,2 13,5-0,8-0,1 Brutto årsverk 15,5 18,2 2,7 0,2 Nærværsprosent 96 97,7 1,7 Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA) har en fast stillingsramme på 1520 % (15,2). Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 365 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 200 %, IKT-leder 100 % og kommunikasjonssjef 100 %. AKA har ansvar for kommunens fellestjenester, politisk sekretariat, lederstøttefunksjon, dokumenthåndtering (post- og arkivtjenester), kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomheten, innkjøpsavtaler, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost. Tradisjonelle administrasjons- og informasjonsprinsipper endres gradvis. Brukere og innbyggere er i større grad aktive deltakere i det digitale offentlige rom, og forventer på en enkel måte å finne riktig tilstrekkelig og oppdatert informasjon på nett og via sosiale medier. Kommunen jobber for å møte forventningene om økt åpenhet, deltakelse, samarbeid og deling/tilgjengeliggjøring. I DIFIs (Direktoratet for Forvaltning og IKT) måling av kvaliteten på kommuners nettsider, får kommunen 5 stjerne av 6 mulige og blant Norges 25 beste kommuner på nett (2013) Kommentarer Regnskapet etter 2. tertial viser at avdelingen har et mindreforbruk, dette tilskrives i hovedsak at lønnskostnadene er lavere enn budsjettert fordi det bevisst har vært jobbet med å spare lønnsmidler på midlertidige og delvise vakanser. Avdelingen har ført en svært restriktiv linje i forhold til overtids- og vikarbruk. Våren som sommeren 2014 har vært krevende for dokumentsenteret, som har hatt en ekstra stor arbeidsmengde i forbindelse med eiendomsskattprosjektet, og etterslep på en del andre områder som måtte tas igjen på grunn av dette. 9

10 Tiltak AKA har også videreført arbeidet med å redusere kostnader. Blant annet jobber man med å ta ut gevinster av digitaliseringsarbeidet, i hovedsak ved å bruke digitale kommunikasjonskanaler, redusere antall utskrifter og kopimaskiner, henvise publikum til digitale dokumenter i stedet for utskrifter, jobbe med å få mer effektive dokumentformat m.m. Det kan også påpekes at sykefraværet er svært lavt; 2,7 %, og avdelingen har vært nominert til IA (inkluderende arbeidsliv)-prisen i Aust-Agder 2014 Ut over daglig drift kan det nevnes at det i perioden har vært jobbet en del med forberedelse til det planlagte samarbeidet med Arendal kommune om dokumentsenter, lønns- og regnskapsavdelinger. (AKST). Blant annet har det vært jobbet med å få rydde i gamle arkiver og forberede avlevering av alle kommunens papirarkiv, samt planlegging av sentralisering av postmottak. Medarbeidere fra de forskjellige arbeidsområdene har også deltatt prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. AKA hadde ansvaret for koordinering av samarbeidet med fadderstyret ved UIA, der det jobbes for at Grimstad kommune skal bli en bedre vertsby for Universitetet i Agder (UiA). 3 velkomstarrangement for studenter til høsten ble arrangert i kommunens regi, samt at det ble organisert utdeling av kommunens vannflasker på Pubræset (se eget tema i rapporten). AKA har også hatt samarbeid med studenter på IKT-fag som har jobbet med studentoppgaver med problemstillinger og utfordringer i Grimstad kommune. Kommunens klarspråkprosjekt har blitt ferdigstilt og godkjent i rådmannens ledergruppe. Dette består blant annet av utarbeidelse av kommunens språkprofil, formidling av denne samt kurstilbud. Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Ta i bruk teknologiske løsninger for alle ambulerende forhåndsstemmemottak slik at de er klare for valg Gjennomføre opplæring av folkevalgte i praktisk IKT-bruk i løpet av våren Avholde månedlige oppfriskningskurs/internopplæring i ephorte 4 Øke antall facebook-likere med 500 i løpet av Etablere klarspråkprosjekt Utvikle kompetansen hos medarbeiderne slik at valg 2015 kan gjennomføres på en rasjonell måte Bidra til at det blir en sikker og effektiv arkivdanning. Gjennomføre målrettede kampanjer for å øke mottakerbasen i kommunikasjonskanalen. 6 Gjennomføre tre velkomstarrangementer for studentene ved UIA i forbindelse med Studiestartfestivalen. 7 Halvårlig gjennomgang av rutinedokument for arkiv og saksbehandling. Følge opp samarbeidet med fadderstyret ved UIA. Rutinedokumentet vil være oppdatert med siste endringer og vil være et oppslagsverk for saksbehandler i arkivdanningen i ephorte. 10

11 8 Gjennomgå og forbedre rutinebeskrivelser på oppgavene i politisk sekretariat i løpet av Forbedre interne rutiner for informasjonteamet i løpet av Gjennomføre minst to kommunikasjonsprosjekter i samarbeid med planavdelingen. 11 Utvikle kommunens juridiske ressurser Etablere juridisk fagforum 12 Oppnå en nærværsprosent på minst Reduksjon av avdelingens kopi- og utskriftskostnader med 30 % i forhold til Styrke ansattes kompetanse i basisprogramvare for å øke effektivt bruk av disse. 15 Øke organisasjonens kompetanse innen lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Fokus på faglig og sosialt fellesskap med ett temamøte hver måned, i tillegg til avdelingsmøter og sosiale aktiviteter Holde fokus på at man skal jobbe med dokumenter digitalt, samt si opp leie av en av avdelingens kopimaskiner. Gjennomføre en Office-opplæringsrunde kurs hvert halvår (Innovasjonskurs). Gjennomføre obligatorisk internkurs for ansatte med bestillermyndighet i løpet av

12 4. Sosial- og barnevernstjenesten Enhetsleder: Tina Fabricius Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial endring % periodisert avvik % Netto lønn Inntekter Andre utgifter Netto utgift Resultater Personaldata Faste årsverk 46,7 43,0-3,7-0,1 Brutto årsverk 61,4 56,8-4,7-0,1 Nærværsprosent 94,3 93,8-0,5 Aktivitetsdata Antall tiltak Omsorgsovertakelser Antall i fosterhjem ,6 Antall i institusjon * *) Dette punktet er nytt i rapporteringen for Kommentarer Sosial- og barneverntjenesten har et merforbruk i forhold til budsjett på kr Årsaken til merforbruket er hovedsakelig kjøp av private tjenester for rusmiddelmisbrukere. Videre har vi et merforbruk på lønn og drift på jobbsentralen som skyldes økte kostnader med sommerjobbsentralen. Inntektene for sommer-jobbsentralen vil komme inn i løpet av den nærmeste måneden. Det er også et merforbruk for EM (arbeidet med enslige mindreårige flyktninger). Dette merforbruket skyldes blant annet en forsinkelse i refusjon fra staten. Fraværet i enheten har økt fra 5,68 til 6,21. Dette skyldes to langtidsfravær samt mye fravær i EM i omstillingsprosessen. Ansatte involveres mer i prosessen med fase 2 i EM. Dette gjøres for å sikre involvering, redusere usikkerhet og forebygge sykefravær. Barnevern Barnevernet har hatt flere omsorgsovertakelser i annet tertial enn budsjettert. Det er tre nye barn som er plassert i fosterhjem i juli og ett nytt barn i august. I august flyttet to ungdommer ut av fosterhjem. Nettoøkningen av fosterhjemsplasser i annet tertial er to. Det er imidlertid slik at de to plassene som ble avsluttet i august koster kr pr måned pr barn mens de nye plassene fra juli koster kr pr måned pr barn. Den nye plassen fra august koster kr pr måned. Dette vil utgjøre en merkostnad ut 2014 på kr

13 Sosialtjenesten Økte utgifter i sosialtjenesten skyldes et merforbruk i kjøp av private tjenester hittil i år. Dette dreier seg om kjøp av omsorgsplass i private institusjoner. Det er særlig behovet for flere boliger til rusmiddelmisbrukere som fører til et stort behov for kjøp av slike plasser. I budsjett for 2014 står det: Rådmannen foreslår å redusere kjøp av omsorgsplasser med 2,5 mill. kroner, samtidig som miljøtjenesten styrkes med 2 årsverk (1,2 mill. kroner med hel års virkning). Dette skal også sikre at lavterskeltilbudet Bli med kan opprettholdes i årene framover. Disse to årsverkene er lagt inn i budsjett for 2014, men ikke med helårsvirkning. Enheten har ikke klart å redusere kjøp av private omsorgsplasser slik som forutsatt i budsjettet. Dette skyldes hovedsakelig mangel på boliger og at stillingene ikke er gitt hel års effekt. Enheten vil redusere kjøp av private omsorgsplasser som et tiltak for å holde budsjettet. 1,5 årsverk av de 2 årsverkene er besatt fra 1. september. Den ene stillingen har et spesielt ansvar for å følge opp brukere over i faste boliger for å sikre at de klarer å beholde boligen over tid. Målsettingen er at dette vil medføre at flere boliger nede i boligtrappen kan fristilles til boligløse. Enheten har fått en ansatt via omplassering som koster mer enn en tilsvarende medarbeider i samme type stilling. Dette har helårseffekt for enheten på kr EM (arbeidet med enslig mindreårige flyktninger) Antall fast ansatte i EM-arbeidet er redusert med 3,7 stillinger som følge av fase 1 i nedbemanningsprosessen. Ny felles bolig vil være på plass i november og først da kan fase 2 i prosessen igangsettes. Refusjonskrav for EM sendes etterskuddsvis og pengene har ikke kommet inn for i år. Kostnadene hittil i år og estimert refusjonskrav viser at kommunens merkostnader er på kr Det er også fortatt en estimering av kostnadene og refusjonskrav for 3. tertial. Det fremkommer da merkostnader for kommunen på kr Totalt estimeres merkostnadene for EM arbeidet i hele 2014 til å bli kr Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Økonomien i enheten følges opp med månedlige møter med enhetsleder, mellomledere, økonomirådgiver og HR-konsulent. Når det gjelder kjøp av private tjenester er det innført inntaksstopp for nye brukere til omsorgstjenester i private rusinstitusjoner. Merforbruk i 2014 anslås til Ved å innføre inntaksstopp anslås merforbruket å være kr Videre vil det bli gjennomført en nedtrapping i bruk av private tjenester i barnevernet samtidig med at hjemme hos - tjenesten iverksettes i oktober. Det vil bli begrenset med innsparing i 2014, men det vil få god effekt i Det er tildelt to årsverk innen miljøtjenesten for å redusere kostnader i sosialtjenesten. Disse er ikke gitt med helårsvirkning. Det er tilsatt i 1,5 årsverk fra og med september. Det foreslås å holde et halvt årsverk vakant ut året for å spare lønnsmidler. Innsparing kr Konsekvens: Denne stillingen er gitt for at det skal kunne foretas innsparing i kjøp av private tjenester. Dette tiltaket vil medføre at grunnlaget for innsparingen i kjøp av private tjenester kun delvis vil være tilstede. Fylkesmannen har gitt midler til en stilling på Bli Med! for å videreføre tilbudet. Kommunen har finansiert stillingen med egne midler hittil i år. Det foreslås å spare inn tilsvarende 60% stilling som finansieres av kommunen. Innsparing kr (En stilling finansiert av Fylkesmannen tilsvarer kr 13

14 ). Konsekvens: Tilbudet til Bli Med! kan kun økes med 40 % stilling. Dette anses som en god økning i tilbudet og konsekvensen er helt akseptabel for tjenesten. Det er tildelt ett årsverk til tilsetting i hjemme hos tjenesten i barnevernet. Dette er ikke gitt med helårsvirkning. Det har ikke blitt tilsatt i denne stillingen før i september. Det medfører innsparing av lønnsmidler på kr Videre har barnevernet fått lønnsmidler til ½ årsverk i hjemme hos tjenesten fra april. Denne stillingen er først besatt fra oktober. Innsparing på kr Innsparing sammen med Berge gård/vossgate Avtalen med SON avsluttes i løpet av høsten. Ansatte i Vossgate overtar tilsyn med beboere på Charlottenlund fra samme tidspunkt. Innsparing anslås til kr ut Konsekvens: Ansatte i Vossgate har relevant utdanning og erfaring for å utføre denne tjenesten. Dette vil faglig bli et godt tilbud til beboerne på Charlottenlund. Det er imidlertid viktig at vi finner en god løsning på håndtering av henvendelser fra naboer eller lignende som kommer i helgen eller om natten. Forventet resultat for enheten, utenom EM, er et merforbruk på kr Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Opprette miljøtjeneste i barnevernet innenfor egen ramme Ved å omdisponere midler brukt til å kjøpe private tjenester og ved å flytte to ansatte fra saksbehandling til miljøtjeneste. Barnevernet har i tillegg fått økning i ett årsverk til miljøtjeneste. Dette er et tiltak for å jobbe forebyggende og med tidlig innsats. 2 Gi et arbeids- eller aktivitetstilbud for de som er i ettervern Jobbsentralen vil gi et arbeids- eller aktivitetstilbud til de brukerne som har gjennomført rusbehandling i spesialisthelsetjenesten 3 Gjennomføre brukerundersøkelse i barnevernet Det skal gjennomføres en slik undersøkelse i løpet av Øke nærværsprosenten for ansatte som jobber med enslige mindreårige Jobbe aktivt med arbeidsmiljø for å øke nærværsprosenten. 14

15 5. NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial endring % periodisert avvik % Netto lønn Inntekter Andre utgifter Netto utgift Personaldata Faste årsverk 7,8 8,6 0,8 0,1 Brutto årsverk 9,2 9,3 0,1 0,0 Nærværsprosent 87,5 93,6 6,1 Antall søknader Innkomne ,1 Behandlede ,1 Ferdig behandlede ,1 Ventetid aktive 17,66 12,26-5,4-30,6 Ventetid ferdige 17,66 12,26-5,4-30,6 Kommentarer: Totale utgifter inneholder lønn, lønn til brukere som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på NAV Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Vi har i 2014 fått redusert vårt budsjett med kroner sammenlignet med budsjettet for Dette gir oss budsjettutfordringer som NAV Grimstad neppe klarer å møte. Totale utgifter for NAV Grimstad i 2. tertial utgjør kroner , sammenlignet med i samme periode i Vårt totale merforbruk er på kroner i Vårt budsjett er periodisert med en utgift på kr per 2. tertial. Totale utgifter viser kr som da er kr over budsjett. Midlertidig bolig og supplerende boutgifter/husleie har økt med kroner sett i forhold til 2013, og denne utviklingen er urovekkende. Per 2. tertial 2014 har vi 10,0 faste årsverk da vi per fikk økt vår gjeldsrådgiverstilling med 80 prosent. I tillegg har vi fra tilsatt ny medarbeider i 100% stilling innenfor 15

16 introduksjonsprogrammet for nyankomne flyktninger. Grimstad kommune øker antall flyktninger fra 25 i 2013 til 55 i Saksbehandlingstiden er redusert med 30,6 % sammenlignet med 2013, og dette er en positiv utvikling. I tillegg ser vi en nedgang i antall saker som kommer inn. Nærværsprosenten er gått opp sammenliknet med samme periode i fjor, og vi har ikke langtidsfravær. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse NAV Grimstad har arbeidsplikt for alle i arbeidsfør alder. Brukere som ikke ønsker å ta imot tilbudet med arbeidsplikt velger ofte å ikke fremme krav om sosialhjelp. Jobbsentralen er en viktig bidragsyter for å opprettholde kravet om arbeidsplikt. Vi har for 2014 styrket dette tiltaket med å overføre kroner for å lønne en ekstra arbeidsleder. Gjeldsrådgiver er tilsatt i 100 % stilling fra Vi forventer at dette vil gi utslag hvor noen brukere raskere blir gjort selvforsørget. Vi har i dag 35 løpende saker mot over 100 saker per Mange saker som var stilt i bero, er nå avsluttet og sendt namsmannen for videre behandling. Ventetid for samtale med gjeldsrådgiver er nå redusert til kun tre uker mot inntil 14 mnd. i Alle ansatte skal nå lære seg en enkel kartlegging/økonomisk rådgivning av nye brukere som da på sikt vil gi effekt. Forventet reduksjon antas å utgjøre kroner NAV Grimstad har overtatt hele ansvaret for midlertidig bolig den Vi har per utgifter til midlertidig bolig pålydende kr dvs kroner i merforbruk sammenlignet med samme tidspunkt i I tillegg er utgifter til supplerende boutgifter på kr , et merforbruk på kr sammenlignet med samme periode i Merforbruket er bekymringsfullt. Kommunens tiltak til etablering av fire MyBox-er forventes å bli merkbart på budsjettet. Vi har overtatt både vedtak og tildeling av midlertidig bolig, og det vil gi økonomisk effekt. De statlige virkemidlene vi har brukt mot brukere på økonomisk sosialhjelp er i statsbudsjettet for 2014 betydelig redusert sett i forhold til Det er for høsten 2014 gitt åpning for økt bruk av slike tiltaksplasser, og vi vil prioritere brukere på økonomisk sosialhjelp. Forventet reduksjon antas å utgjøre kroner Veiledningssenteret blir nå bemannet hver dag fra kl med kommunale medarbeidere for å kvalitetssikre nye søknader. Det vil medføre mer kvalitet på arbeidet og reduksjon på antall søknader. Vi har fortsatt stort fokus på at alle utlendinger skal ha arbeids- og oppholdstillatelse for å kunne søke om sosialhjelp. Målet her er å redusere utgifter til sosialhjelp. 41 av de som har gått på arbeidsavklaringspenger er definert som ferdig arbeidsavklart fram til I tillegg er 27 definert i jobb. Av disse mottar i dag tre brukere økonomisk sosialhjelp. 16

17 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Målsetninger for budsjett 2014 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Alle brukere skal få vurdert sitt bistandsbehov mot arbeid. Ulike tiltak er: Arbeidspraksis ved: Jobbsentralen, kommunen og ekstern arbeidsgiver Lønnstilskudd Arbeidsmarkedskurs Øvrige statlige rammestyrte tiltak Det jobbes daglig med dette. Vi jobber også nå med å innføre Standard for brukerrettet oppfølging. Det er et stort fokus på å veilede og vurdere arbeidsrettede tiltak for arbeidssøkende brukere. 2 Bedre levekårene for vanskeligstilte brukere Prioritert gruppe i forhold til ovennevnte tiltak og kvalifiseringsprogrammet. Det jobbes daglig med dette. I kvalifiseringsprogrammet jobbes det spesielt med de vanskeligst stilte brukerne. I tillegg har alle ansatte et stort fokus på å hjelpe de vanskeligst stilte brukere over på tiltak eller trygdeytelse som kan hjelpe dem til å bli selvforsørget. 3 Godt arbeidsmiljø Alle medarbeidere skal trives på arbeidsplassen Vær ærlig og åpen med hverandre både i forhold til ris og ros» Pluss runde Godt arbeidsmiljø fast tema på kontor- og avdelingsmøter Den årlige medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført høsten 2013 og NAV Grimstad sitt resultat var 26.9 av 30 poeng. 17

18 6. Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial endring % periodisert avvik % Netto lønn Inntekter Andre utgifter Netto utgift Personaldata Faste årsverk 88,1 81,1-7,0-0,1 Brutto årsverk 125,9 122,1-3,8 0,0 Nærværsprosent 86,8 87,7 0,9 Aktivitesdata Antall brukere Under 16 år ,6 Over 16 år ,2 Støttekontakt Avlastning privat 42 - Kommentarer Årsverk Tjenesten har i bruk faste årsverk i tråd med budsjett. Tjenesten har midlertidig merbemanning i et tiltak, Landviktun 7, tilsvarende ca 2 årsverk. Et fortsatt høyt sykefravær inkludert høyt kortidsfravær samt vakante stillinger er årsaken til at brutto årsverk har en mindre reduksjon i forhold til 2013 enn faste årsverk. Sykefravær Sykefraværet er fortsatt høyt og spesielt har det vært en økning i korttidsfraværet. Det jobbes systematisk med å redusere sykefraværet. Det er fortsatt betydelige arbeidsmiljøutfordringer i spesielt et tiltak. Det, sammen med samfunnsansvaret enkelte avdelinger tar i forhold til integrering av ansatte med kjente helseutfordringer, gjør det vanskelig å redusere fraværet i vesentlig grad på kort sikt. Regnskap Enheten har et betydelig merforbruk i forhold til budsjett. Det er 4 hovedforklaringer. Nytt enetiltak etablert i juli, merbemanning tilsvarende ca 2 årsverk knyttet til en enhet, økt kortidsfravær, samt at vi i lengre perioder har holdt stillinger vakante i påvente av avklaringer omkring ulike omstillingsprosesser. Det har resultert i et stort behov for innleie av vikarer og bruk av overtid når det har vært vanskelig å skaffe vikar. I tillegg er det økning i forhold til budsjett både for støttekontakt og omsorgslønn. 18

19 Prognose Det er ekstremt vanskelig å lage en prognose fordi inntekten fra tilskuddsordningen for ressurskrevende tjenester ikke kan beregnes før årsregnskapet foreligger og før staten endelig har fastsatt rammebetingelsene. Så langt det er mulig å beregne pr i dag så varsles et merforbruk på 4,5 mill. Oppfølging og tiltak som skal iverksettes for å nå budsjettbalanse Landviktun 7 Det er igangsatt en prosess med mål om å få en stabil og god drift. Det er lite sannsynlig at det vil få en positiv økonomisk effekt i 2014 av betydning. Faglig og arbeidsmiljømessig er det et klart mål å få positive effekt inneværende år. Redusere sykefraværet Det er etablert et samarbeid med NAV for å vurdere alternativ for ansatte med mye sykefravær over flere år. Ansatte med mye korttidsfravær følges spesielt opp. Det er samtidig slik at enkelte enheter tar betydelig ansvar for å integrere ansatte med kjente helseutfordringer. Det vil naturligvis gi et høyere sykefravær. Samfunnsansvaret for å gi folk jobbmulighet. Å gi jobbmuligheter for personer som har kjente helseutfordringer, vil i et samfunnsperspektiv være lønnsomt. Det er samtidig et dilemma at dette nødvendigvis påfører tjenesten merutgifter i form av vikarbehov ved sykefravær. Grimstad kommune bør vurdere hvilken strategi en ønsker i forhold til dette. Andre forhold Det er under vurdering om boveiledertjenesten bør deles i to eller flere enheter. Boveiledertjenesten er kommunens største enhet, og fremtidig behov for tjenester er økende. Nåværende enhetsleder slutter i stillingen og det er en god anledning til å vurdere hele organiseringen av tjenesten. Både Devold as og Deloitte har konkludert med at enheten drives effektivt. Tjenesten leverer komplekse og sammensatte tjenester. Det er betydelig utfordrende adferd hos enkelte tjenestemottakere. Tjenesten har dyktige medarbeidere med stor omsorg for tjenestemottakerne. Det negative bildet som er tegnet i media er ikke dekkende for helheten i tjenesten. Det er en betydelig utfordring å beregne riktige økonomiske rammer for tjenesten. Uforutsigbarhet både i forhold til brukerbehov, det betydelige antall medarbeidere og innretningen på tilskuddsordningen for ressurskrevende tjenester gir stort rom for usikkerhet. Med så komplekse oppgaver er det viktig å ha et overkommelig kontrollspenn for ledelsen. Dette nærmer seg smertegrensen for tjenesten nå. 19

20 Enhetens målsetninger for budsjett 2014 Nr Mål Beskrivelse Status 1 Alle voksne utviklingshemmede skal ha mulighet til dagaktivitet en eller flere dager i uka. Følge opp at NAV og videregående skole tar sitt ansvar for arbeids- og skoletilbud. Alle skal vurderes til arbeid før tilbud om kommunal dagaktivitet. Opprette kommunale arbeidstreningsplasser. Søke prosjektmidler.. 2 Bidra til at brukerne får/opprettholder et så høyt funksjonsnivå som mulig. Ha kompetente medarbeidere og turnuser som bidrar til stabilitet og kontinuitet. Fokus på egenmestring. 3 Lavest mulig sykefravær- max 10%. Ha fokus på nærvær, følge opp sykemeldte. Ha gode turnuser og dyktige ledere. Ha fokus på positive tilbakemeldinger. 4 Satsing på brukermedvirkning og mangfold gjennom å gi tilbud om støttekontakt også som gruppetilbud. Øke antallet støttekontakter med 35. Det vil redusere ventelista med 90 %. (40 personer har i dag vedtak Tildeling/omgjøring av tilgjengelige ressurser. Tverrfaglig samarbeid. 9te9 Støttekontakt er et rimelig og godt tiltak nederst i omsorgstrappa. Timelønna blir økt med virkning fra 1. oktober. Det er også nødvendig å frigjøre mer arbeidstid til faglig arbeid fremfor administrative oppgaver. Det er det en plan for. men det mangler støttekontakt) 5 Gjennomføre opplæringsprogram for ansatte uten formell kompetanse i miljøarbeid. Det er i 2013 utarbeidet eget undervisningsopplegg for nyansatte ufaglærte. Programmet skal gjennomføres 1-2 ganger i året. Igangsatt % (av 75) fullfører kompetansehevingsprogrammet; ABC, utviklingshemming og aldring Opplæring i medikament-håndtering gjennomføres som e-læring for dem som ikke har godkjenning for dette i sin utdanning. Arrangere 2 åpne møter med faglig 6 innhold. for foresatte. 7 Gjennomgå, evaluere og oppdatere gjeldene kontrollrutiner; fag, økonomi, personal inkl lønn. Etablere controllerfunksjon. Vi har tidligere hatt god erfaring med å arrangere møter for foresatte. Utvikle samarbeid og felles forståelse. Det er i første omgang satt i system samarbeid på systemnivå mellom pårørende, administrasjon og politisk nivå. Sikre systematisk oppdatering og oppfølging av de internkontrollsystemene vi har. 20