PROTOKOLL Dato: 19.2.2015 Møtestart: 17.00 Møterom: H- 337 Sted: Halden Tilstede med stemmerett: Espen Ottar Skjeggestad Medlem Avd IT Pernille Omberg Studentrådsleder Avd IT Thea Hansen 1.vara Avd HS Tonje Karidotter Studentrådsleder Avd HS Jenny Camilla Johansen Medlem Avd IR Mikael Brun Studentrådsleder Avd IR Raymong Enevoldsen 1.vara Avd ØSS Daniel Pettersen Studentrådsleder Avd ØSS Vegard Utne 1.vara Avd LU Sisse Grønberg Studentrådsleder Avd LU Thomas Bergby 1.vara Avd.IT Meldt forfall: Kamilla Bjølseth Emilie U. Amundsen Ikke meldt forfall Tilstede uten stemmerett: Herman Rekne Lund Studentleder HiØ Kadi Pooriyan Styremedlem Avd LU Mathias Grønvoll Styremedlem Avd IR Joakim Klevmo Hansen Styremedlem Avd IT Rebecca Iversen Styremedlem Avd HS Magne Aartun Styremedlem Avd IR Observatører: Studentrådene HS, IR, IT, LU og ØSS HiØ Sekretariat: Paloma Leon Organisasjonskonsulent HiØ Ordstyrer: Joakim Klevmo Hansen Styremedlem HiØ
Forslag til saksliste og tidsplan: TID SAKSNR SAK 17:15 17:15 22-15 17:15 17:15 23-15 INNKALLING, SAKSLISTE OG PROTOKOLL a) Godkjenning av innkalling b) Godkjenning av saksliste og tidsplan c) Godkjenning av protokoll fra de siste møtene VALG AV MØTELEDER 17:15 18:00 24-15 ORIENTERINGER 18:00-18:30 25-15 ORIENTERINGER a) Leder orienterer b) Styret orienterer c) Studentrådene orienterer d) Akademiet for scenekunst orienterer e) Organisasjonskonsulenten orienterer f) Læringsmiljøkonsulenten orienterer g) Studentsamskipnaden orienterer h) Høgskolestyrerepresentantene orienterer i) Studentsamfunnene orienterer j) Ledelsen orienterer GODKJENNING AV STILLINGSINSTRUKSER 18:30 18:40 PAUSE 18:40-19:10 26-15 19:10-19:30 27-15 19:30-19:45 28-15 DISKUSJONSSAK 19:45-20:00 29-15 DISKUSJONSSAK VALG AV DELEGATER TIL NSO S REGION- OG LANDSMØTE OPPRETTE AD-HOC KOMITEER FOR GJENNOMGANG AV DOKUMENTER MØTEKRITIKK EVENTUELT
22-15 Godkjenning av innkalling Innkallingen godkjennes Godkjenning av saksliste Sakslisten godkjennes. Vedtak: Sakslisten godkjennes enstemmig. Godkjenning av protokoll Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedtak: Protokollen godkjennes enstemmig. 23-15 Valg av møteleder Styret foreslår organisatorisk nestleder, Mathias Aalstad Grønvoll, som møteleder. 24-15 Orienteringer Studentleder - Har vært på møte med formannskapet i Fredrikstad og Fredrikstad studentsamfunn har gått innvilget mer penger til drift av SFO Kranen - Har vært på seminer om fadderordning i Bergen med ny fadderleder og økonomi-ansvarlig - Høgskolen har gått gode resultater i Studiebarometer - Tre stillinger er under evaluering, men mest sannsynlig så blir læringsmiljøkonsulent og organisasjonskonsulent værende Politisk nestleder - Har jobbet med fellesseminaret og mange praktiske oppgaver knyttet til dette - Politisk nestleder organiserer vaffeldagen hvor man kan dekorere sin egen vaffel
Utdanningskvalitet ansvarlig - Har vært på UKU møte og har snakket om EVA 2 som skal settes i gang midten av februar. - Har blitt orientert om at høgskolen har gått gjennom en mandatrevisjon hvor internasjonal utvalg er lagt ned og skal settes sammen med utvalget for UKU - Alle studentrepresentanter som er nye i utvalg skal få opplæring og attest for arbeidet Læringsmiljøansvarlig - Har deltatt på studentkvalitet seminar - Har også vært med på intern seminar med læringsmiljøutvalget Informasjonsansvarlig - Har utarbeidet forslag til mulige profileringsartikler og farger Organisatorisk nestleder - Har fult opp faddervalget som var i dag 19.feb i Fredrikstad og organiserer Kick Off seminar for den nye fadderutvalget IR - En foreleser ved avdeling for IR har fått sparken grunnet interne årsaker og studentrådet har blitt enige om at dette er en sak for høgskolen og de rutinene som finnes for ansettelser - Studentråd IR har organisert valg for den nye fadderutvalget, noe som gikk ryddig for seg LU - Jobber LU studenter ikke skal behøve å ha 100% oppmøte under praksis grunnet til at dette kan være vanskelig å til i praksis på grunn av sykdom og andre uforutsigbarte situasjoner - Studentrådet for LU har prøvd å sette i gang møter med tillitsvalgte - Har også snakket om å ha en bytte/kjøpe dag for studenter - Vaffeldagen har også blitt tatt opp - Har jobbet litt med foredrag for fellesseminaret HS - Var på personalseminar og studentrådet fikk veldig gode tilbakemeldinger og det var et bra utgangspunkt for å etablere god dialog med ledelsen - Har hatt møte med ledelsen og bedt om informasjon om råd og utvalg - Har deltatt på OF valg - Har ordnet et området ved inngangen for å henge opp informasjon og synliggjøre dette for studentene ØSS - Har intervjuet studenter - Avdelingsledelsen har bedt om en studentrepresentant til avdelingsstyret og vi har fått inn retningslinjer for det lokale FoU utvalget. ØSS har en ansatt som
jobber 60% med FoU og 40% med undervisning. Dekan har spurt om studentene kan oppsøke en representant, men etter et møte med studentrådet ble nevnt at dette ikke blir så relevant for bachelor studenter, men heller for master studenter. - Studentrådet har også planlagt gjennomføring av EVA 3 evalueringer og satt av dato og tid til dette. Studentrådet skal sørge for at alle klasse gjennomfører midtveis evalueringer IT - Jobber for å flytte postkasse slik at det blir synliggjort - Har hatt møte med avdelingsledelsen - Jobber for å få bedre kontakt med tillitsvalgte og se på muligheten til å endre på hvordan studenttillitsvalgte blir gjennomført Organisasjonskonsulent - Skal på fagseminar for organisaskonsulenter i Tromsø - Har begynt å jobbe med prosjektundersøkelsen: kartlegge informanter og utarbeide spørreundersøkelse skjemaer - Har hatt opplæringsmøter med informasjonsansvarlige - Har møtt studentråd IT for utarbeidelse av nettsidene SiØ - Kort informasjon om hvordan SiØ er bygd opp - Har jobbet med strategisk arbeid framover hvor fokuset er å gjøre studietilbudene bedre og se på campus utvikling. Dette går på trivsel i campus. - Oppfordrer å få til flere studentaktiviteter - Har søkt Kunnskapsdepartementet om midler til utbygging av studenthybler Høgskolerepresentant - Har jobbet med evalueringer FSS - Studentsamfunnet har fått innvilget midler fra kommunene - Har akkurat fått på plass husleie og får bidrag fra kommunen - HiØ og SiØ er også andre bidragsytere - Har hatt opplæring for bartendere fra HSS og FSS - FSS skal samarbeide med HSS for gjennomføring av fest - FSS skal ha karnevalfest nå kommende lørdag - FSS skal også ha generalforsamling i April og her kan studenter stille til styret Ledelsen - Hadde et ledermøte og oppfordret alle til å komme på fellesseminaret - Godkjent årsrapport for økonomi og som det ser ut nå så går det veldig bra med Høgskolen - Høgskolen har akkurat hatt en opprydding i sentrale og lokale utvalgene, men man skal sørge for at man har en kobling mellom begge instansene.
- Tanken bak revisjonen er å få en mer strukturert system hvor man får bedre kontakt mellom de ulike utvalgene 25-15 Godkjenning av stillingsinstrukser Parlamentsstyrets forslag er å vedta stillingsinstrukser. 26-15 Valg av delegater til NSO s region- og landsmøte Totalt så er det 4 studenter som har lyst til å stille som delegater og 1 vara. Studenter som stiller som delegasjonsmedlemmer: - Christian Strømnes - Tonje Karidotter - Jenny Camilla Johansen - Daniel Pettersen Vara - Joakim Klevmo Hansen Parlamentsstyrets forslag er å vedta at alle 4 studentrepresentanter blir innstilt som delegater til NSO s region og landsmøte. Vedtak: Enstemmig vedtatt Parlamentsstyret forslag er at styret får mandat til å finne den siste delegasjonsmedlemmet og siste vara. Vedtak: Enstemmig vedtatt 27-15 Opprette AD- HOC komiteer for gjennomgang av dokumenter
Parlamentsstyrets forslag er å vedta å opprette AD-HOC komiteer. Vedtak: Enstemmig vedtatt 28-15 Eventuelt Flytte neste parlamentsmøte til 26. mars. - Studentparlamentet har vedtatt å flytte møtet til 26.mars Forbruksartikler til parlamentskontoret i Halden og i Fredrikstad - Det første er anskaffelse av aviser for begge kontorene og at man alltid har tilgjengelig kaffe og te. - Styret tar opp dette til orientering og lager et system for det - Kadi skal se om det er mulig at biblioteket kan legge noen ekstra aviser med viderefakturering til studentkontoret Informasjonsflyt: - Bruk av mail, telefon eller personlig samtale er bedre enn bruk av facebook - Det er lite personlige kontakt - Vi bør bestemme hoved-kommunikasjonsmidlene som skal bli brukt av studentorganisasjonen - Styret bør følge opp studentrådene - Det ble nevnt om muligheten i å ha en uformell kontaktperson i styret som kan følge opp studentrådene i hver avdeling - Det er viktig å ta opp arbeidsdeling og arbeidsflyt. Bruk av Trello er et alternativ 29-15 Møtekritikk - Bruk av andre pappkopper - Positivt at tidskjema blir overholdt - Se på muligheten i å få variasjon på bevertning- mulig å bestille sandwich/wraps fra Subway i Fredrikstad Sak Forslag til vedtak Parlamentsstyret tar møtekritikk til orientering.