RUTEOPPLYSING TROMS Konkurransegrunnlag

RUTEOPPLYSING TROMS Konkurransegrunnlag Tilbudsfrist 13.11.2013 kl 12:00 Finnsnes, 04.10.2013 Kurt Bones Direktør Frode Stefanussen Kontraktsrådgiver

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 1 av 11 Innhold 1. OPPDRAGET... 2 1.1. Oppdragsgiver... 2 1.2. Beskrivelse av anskaffelsen... 2 1.3. varighet/omfang... 2 2. KONKURRANSENS DOKUMENTER... 2 3. REGLER FOR KONKURRANSEN OG KUNNGJØRING... 2 3.1. Anskaffelsesprosedyre... 2 3.2. Oppdragsgivers forbehold... 2 3.3. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget... 3 4. TILBUDSFRIST OG KOMMUNIKASJON... 3 4.1. Kommunikasjon... 3 4.2. Leveringsadresse og merking av tilbud... 4 4.3. Organisering av tilbud... 5 4.4 Behandling av tilbudet... 5 4.5 Avvisning av leverandører og tilbud... 6 4.6 Avlysning... 6 4.7 Opplysningsplikt... 6 4.8 Offentlighet... 6 4.9 Taushetsplikt... 7 4.10 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 7 5. ALMINNELIGE REGLER... 7 5.1. Vedståelsesfrist... 7 5.2. Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 7 5.3. Alternative tilbud og tilbud på deler av leveransen... 7 5.4. Tilbyders generelle plikter... 7 5.5. Tilbyders forbehold og avvik... 7 5.6. Språk... 8 6. KVALIFIKASJONSKRAV... 8 6.1. Lovpålagte krav... 8 6.2. Organisatorisk og juridisk stilling... 8 6.3. Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav... 9 7. TILDELINGSKRITERIER... 9 8. AVVISNING AV TILBYDER ELLER TILBUD... 9 9. STRATEGISK INFORMASJON... 9

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 2 av 11 1. OPPDRAGET 1.1. OPPDRAGSGIVER Troms fylkestrafikk FKF, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr med dette til åpen anbudskonkurranse på ruteopplysning 177 i Troms. 1.2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Anskaffelsen gjelder for ruteopplysningstjenesten 177 på telefon og mail, der daglig kontakt med våre reisende står i sentrum. Tjenesten skal utføres i henhold til spesifikasjoner gitt i «Vedlegg A», og går i praksis ut på å yte ruteinformasjonstjenester til våre reisende kunder. 1.3. VARIGHET/OMFANG Anskaffelsens varighet vil være fra 1.januar 2014, og gjeldende i 3 år, samt opsjon for ytterligere 2 år. Oppstartstidspunkt kan diskuteres dersom oppstartstidspunktet 01.01.2014 er for kort frist. 2. KONKURRANSENS DOKUMENTER Tilbudet skal utarbeides i henhold til konkurransens dokumenter. Konkurransegrunnlaget består av grunndokumentet (dette dokumentet) og følgende vedlegg: Vedlegg A - Leveransebeskrivelse 3. REGLER FOR KONKURRANSEN OG KUNNGJØRING Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 / innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2004. Anskaffelsen er definert som en varekontrakt, jfr. FOA 4-1 (b) Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens del I og del II. 3.1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE De innkomne tilbud som tilfredsstiller konkurransens krav vil bli evaluert og tildeling vil skje ut fra metodene som er beskrevet i vedlegg A. Tilbudene evalueres etter prosedyren økonomisk mest fordelaktig jfr. FOA 13-2. 3.2. OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD Oppdragsgiver står fritt til å forkaste alle innkomne tilbud, dersom de ikke imøtekommer oppdragsgivers krav til kvalitet eller er innenfor oppdragsgivers økonomiske rammer.

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 3 av 11 Oppdragsgivers ramme bygges på at tilbud 2 i vedlegg A kan drives i egen regi med 2,5 årsverk. 3.3. RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i DOFFIN/TED. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel av en tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via DOFFIN/TED portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Tilbydere som har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følg da linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles på e-post til oppdragsgiver så snart som mulig 4. TILBUDSFRIST OG KOMMUNIKASJON Kunngjøring av konkurransen 07.10. 2013 Tilbudsfrist Tilbyder har risiko for at tilbudet er oppdragsgiver i hende før fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 13.11.2013 kl 12.00 Tilbudsåpning 13.11.2013 Evaluering Valg av leverandør Klagefrist Uke.46.2013 Uke.46.2013 10 virkedager Kontraktsinngåelse 02.12.2013 Angitte datoer etter tilbudsfrist vil kunne fravikes 4.1. KOMMUNIKASJON Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos: Troms fylkestrafikk FKF e-post: frode.stefanussen@fylkestrafikk.no

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 4 av 11 Frist for å stille spørsmål til Konkurransegrunnlag med vedlegg er 01.11.2013. Svar distribueres fortløpende via Doffin til alle som har lastet ned konkurransedokumentene. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Ruteopplysning Troms 4.2. LEVERINGSADRESSE OG MERKING AV TILBUD Tilbudet skal sendes per post, eller leveres direkte, i lukket forsendelse, merket Tilbud Ruteopplysning Troms til: Postadresse: Troms fylkestrafikk Hersvik 7 9300 Finnsnes Gateadresse: samme Leverandørens navn må fremgå av forsendelsen slik at oppdragsgiver kan identifisere leverandøren uten å åpne forsendelsen. NB! Tilbudsforsendelse som ikke er merket i henhold til ovennevnte krav kan bli avvist. Tilbudet skal leveres på papir i 1 eksemplar satt inn med skilleark slik som beskrevet i pkt. 4.3. I tillegg skal tilbudet leveres på CD/DVD/minnepenn i pdf-format med filnavn/kataloginndeling som beskrevet i pkt 4.3. CD/DVD-plate/minnepenn skal være merket Ruteopplysning Troms samt leverandørens navn. Dersom leverandør ønsker å unndra opplysninger fra offentlighet av hensyn til forretningshemmeligheter og lignende jf. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentlighetsloven), må leverandør levere to sett datafiler der hvor det ønskes unntak fra offentliggjøring. I fil som inneholder opplysninger som kan offentliggjøres skal opplysninger som ønskes unntatt offentlighet strykes ut eller fjernes. Hvor den er fjernet skal det være samme struktur/ inndeling i dokumentasjon som det er i fil med komplett dokumentasjon. Tekst som er fjernet erstattes med Unntatt offentlighet. Filen som kan offentliggjøres skal ha samme filnavn som filer med komplett dokumentasjon men med suffiks -kan_off i filnavnet. Nummerering/ inndeling av avsnitt skal beholdes. Oppdragsgiver vil på selvstendig grunnlag foreta vurdering av hvilke opplysninger som skal unntas offentlighet jf. reglene i Offentlighetsloven, samt forvaltningslovens 13. Oppdragsgiver er ikke bundet av tilbyders vurdering av hvilke opplysninger som kan unntas offentlig innsyn. Tilbudet kan ikke leveres pr. e-post eller lignende elektronisk middel. Tilbudet skal bestå av de elementer som er beskrevet under, og skal organiseres i samme rekkefølge:

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 5 av 11 4.3. ORGANISERING AV TILBUD Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1 Tilbudsbrev Skal være signert av bemyndiget person 2 Leveransebeskrivelse Tilbyder skal sette inn sitt svar på kravene og spørsmålene i vedlegg 3 Pris Beløp i NOK, ekskl. mva 4 Lovpålagte krav Skatteattest, mva. attest og HMS egenerklæring. 5 Dokumentasjon av juridisk stiling 6 Dokumentasjon av finansiell og økonomisk stilling Firmaattest. Oppdragsgiver vil selv innhente opplysninger fra Dun & Bradstreet. For denne leveransen vil en firmarating i D&B for siste regnskapsår på AA (God kredittverdig), delbedømmelse for økonomien på "Tilfredsstillende" og betalingserfaring på "Akseptabel kunne være tilstrekkelig. 7 Dokumentasjon av tekniske kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på type PC og linjetilkopling 4.4 BEHANDLING AV TILBUDET Det vil ikke bli gjennomført åpen tilbudsåpning. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Det vil på forespørsel bli gitt informasjon om hvilke selskaper som har gitt tilbud. Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter, og skal i så fall stille med personer som kjenner og kan besvare innholdet i tilbudet. Avklaringer vil skje innenfor anskaffelsesregelverkets rammer, og forhandlinger om endringer i tilbudet er ikke tillatt jf. FOA 21-1. Det blir skrevet referat fra evt. avklaringsmøter.

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 6 av 11 Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig og uttrykkelig avvist eller forkastet av oppdragsgiver. 4.5 AVVISNING AV LEVERANDØRER OG TILBUD Når det gjelder avvisning av leverandører og avvisning av tilbud, henvises det til FOA kapittel 20. 4.6 AVLYSNING Troms fylkestrafikk kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf FOA 22-1. Dersom det ved tilbudsfristens utløp ikke er mottatt tilbud, eller de mottatte tilbud ikke kan antas av forhold som angitt i FOA 14-4, vil oppdragsgiver avlyse konkurransen og innlede forhandlinger med en eller flere aktuelle leverandører, jfr FOA 14-4. Kontrakt vil da bli tildelt basert på forhandlinger. Dersom det ved tilbudsfristens utløp er mottatt kun ett tilbud, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen. Oppdragsgiver kan forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4.7 OPPLYSNINGSPLIKT Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for; a) hvorfor hans forespørsel om deltakelse er forkastet, b) hvorfor tilbudet er avvist eller, c) hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 14 dager etter at anmodningen er mottatt. 4.8 OFFENTLIGHET For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Tilbud og protokoll skal være offentlige etter at valg av leverandør er gjort, og før kontrakt signeres. Det innebærer at det er innsyn i alle dokumenter i konkurransen. Informasjon som eventuelt skal unntas fra innsyn må derfor hjemles særskilt. Opplysninger om enhetspriser som fremkommer i tilbudet, samt opplysninger leverandør anser som forretningshemmeligheter kan unntas. Dersom dette ikke er spesifisert av leverandør jf 2.5.1 d), er all informasjon som fremkommer i tilbudet å anse som innsynsberettiget, med mindre det strider direkte mot lov. Det understrekes videre at forvaltningen har en plikt til alltid å foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene kan unntas innsyn i henhold til offentleglova.

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 7 av 11 4.9 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 4.10 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor vedkommende gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 5. ALMINNELIGE REGLER 5.1. VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal være gyldig i minimum 6 måneder etter tilbudsfrist. 5.2. KOSTNADER VED UTARBEIDELSE AV TILBUD Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 5.3. ALTERNATIVE TILBUD OG TILBUD PÅ DELER AV LEVERANSEN Alternative tilbud aksepteres ikke. Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 5.4. TILBYDERS GENERELLE PLIKTER Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter tilbyder straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette. 5.5. TILBYDERS FORBEHOLD OG AVVIK Forbehold skal klart fremgå i tilbudet på eget ark for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Bemerkninger til den tekniske beskrivelse og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle stedet i dokumentene, men skal i så fall også listes opp i tilbudsbrev med henvisning til sidetall og til nummeret på den aktuelle posten i tilbudet. Ved forbehold ol. må tilbyder beskrive hvilke konsekvenser dette får, og prissette konsekvensene.

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 8 av 11 Forbehold ol. som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist, jfr 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). 5.6. SPRÅK Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk. Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 6. KVALIFIKASJONSKRAV 6.1. LOVPÅLAGTE KRAV Gjelder kun norske tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha ordnede forhold med henhold til skatteinnbetaling Tilbyder skal ha ordnede forhold med henhold til merverdiavgiftinnbetaling Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring (vedlagt konkurransegrunnlaget) 6.2. ORGANISATORISK OG JURIDISK STILLING Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 9 av 11 6.3. Krav TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONSKRAV Dokumenteres med: Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne Dokumentere at tilbyder kan levere antall ansatte/vikarer i forhold til tilbudt åpningstid. Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag med hensyn til volum og kompleksitet. Referanser fra liknende oppdrag. 7. TILDELINGSKRITERIER De innkomne tilbud som tilfredsstiller konkurransens skal-krav vil bli evaluert og tildeling vil skje ut fra metodene som er beskrevet i vedlegg A. Tilbudene evalueres etter prosedyren økonomisk mest fordelaktig jfr. FOA 13. 8. AVVISNING AV TILBYDER ELLER TILBUD Viser til FOA 11-10 og 11-11 9. STRATEGISK INFORMASJON Prisskjema Alle priser skal være i NOK eksl MVA. Leverandøren skal avgi en fast pris pr år i henhold til prisskjema. Operatøren ønsker to tilbud basert på tilbud 1 og tilbud 2 i vedlegg A. Prisskjema skal signeres. PRISSKJEMA Tilbud 1 Tilbud 2 Pris pr år Signatur

Konkurransegrunnlag «Ruteopplysning Troms» Side 10 av 11 Bilag 2 HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.