Protokoll fra ordinært sameiermøte i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø 30. april 2010 kl. 18.00. Møtested : Hvaler Samfundshus. Tilstede var 31 seksjonseiere og 8 med fullmakt, til sammen 39 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Lillian Slaaen. Møtet ble åpnet av Morten Kristoffersen 1 Konstituering (1) A. Valg av møteleder Som møteleder foreslo styret Lillian Slaaen. Benkeforslag fra salen på Arne Steen. Det ble avholdt avstemming over hvorvidt man skulle stemme skriftlig eller ved håndsopprekking. Vedtak : Lillian Slaaen ble valgt ved håndsopprekking med 18 mot 13 stemmer. (2) B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. (3) C. Valg av referent og to seksjonseiere til å underskrive protokollen Som referent ble Lillian Slaaen foreslått, og til å underskrive protokollen Svein Bratli og Arne Steen. Vedtak : Valgt. (4) D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2 Årsberetning for 2009 Styrets årsberetning for 2009 ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3 Årsregnskap for 2009 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. 4 Budsjett for 2010 Styreleder redegjorde for budsjettet. Vedtak : Gjennomgang og kommentarer tatt til etterretning. Budsjettet ble godkjent.
5 Forslag A. Forslag fra styret bytte av revisor Forslag til vedtak: BDO AS velges som ny revisor fra og med regnskapsåret 2010. Vedtak : Vedtatt med 23 mot 5 stemmer. B. Forslag fra styret øke felleskostnadene Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar å øke de årlige felleskostnadene fra og med 2010 med kr. 3.000,- pr. seksjon fra kr. 12.000,- pr.seksjon til kr. 15.000,- pr. seksjon. Det ble reist benkeforslag om å beholde felleskostnadene uendret. Første avstemming avgjorde om felleskostnadene skulle økes eller ikke, den andre avgjorde på hvilken måte de økte felleskostnadene eventuelt skulle kreves inn. Vedtak : Vedtatt med 22 mot 14 stemmer å øke felleskostnadene. Det ble videre vedtatt, med 32 stemmer for, at kr 3 000,- kreves inn ved en engangsinnbetaling. C. Forslag fra styret Styret foreslår endringer til sameiets vedtekter som følger i sak C1) til C3) Sak C1) Etter Eierseksjonslovens 19 har den enkelte sameier enerett til bruk av sin bruksenhet og rett til å nytte fellesarealer til det de er beregnet til eller vanlig brukt til eller som er i samsvar med tiden og forholdene. På Havtunet har den enkelte sameier rett til eksklusiv bruk innenfor egen port. Videre er det gitt anledning til at den enkelte sameier kan foreta en viss tilpassing og utnyttelse av disse utearealene. Utnyttelse av noe omfang fordrer etter vedtektene styrets eller sameiemøtets godkjennelse, jfr. vedtektenes 12 og 18. Det er også gjennomført endringer i utnyttelse uten nødvendige godkjenninger, slike som flytting av gjerder, utlegging av brygger mm. Endringer er som hovedregel begrunnet i den enkelte sameiers eget ønske og sjelden i forhold til det beste for fellesskapet. Kostnader ved endringer dekkes av den enkelte. Ved endring av utnyttelse av de naturlige arealene kan det i henhold til Eierseksjonslovens 19, 5. i vedtektene gis bestemmelser om midlertidig enerett for en eller flere sameiere til bruk av bestemte deler av fellesarealene og om vilkårene for enerett. Iht. til gjeldende vedtekter 4, 2. er ytre vedlikehold av bygninger, felles brygger etc. sameiets ansvar. Etter styrets oppfatning er det ikke en rimelig løsning at sameiet skal ha vedlikeholdsansvaret for gjerder, boder, utekjøkken mv som anlegges og naturlig brukes av den enkelte eierseksjon. Etter Eierseksjonslovens 20, 2. kan det i vedtektene fastsettes at eierne av bestemte seksjoner skal ha plikt til å holde deler av fellesarealet ved like. På denne bakgrunn foreslår styret en endring i vedtektenes 4 som klargjør at vedlikeholdet av nevnte er den enkelte sameiers ansvar. Forslaget medfører ingen endring i praksis for maling og beising av boder og
gjerder. Dette forutsettes fortsatt gjennomført samtidig med maling og beising av anlegget for øvrig. Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar ny 4, avsnitt 3 til vedtektene: Vedlikehold av boder, gjerder mv naturlig knyttet til bruken av den enkelte seksjon samt av brygger utover opprinnelige brygger med påstigningsbrygger er likevel respektive sameiers ansvar. Beising og maling av boder og gjerder skal skje etter en enhetlig plan. Vedtak : Enstemmig vedtatt. Sak C2) På sameiemøtet 24.04.2009 ble det vedtatt at hytte nr 30 ved eier Anita og Rune Nicolaisen kan benytte deler av fellearealet vest for hytta, jf Protokoll fra Sameiermøtet 24. april 2009. Søknaden var i hovedsak motivert i sameiers historie på stedet der tidligere belastning med støy fra bobleanlegget ga redusert bruksverdi av hytta i perioder samt at sameier opplevde selv lojalt i ht. til vedtektene å ha avventet utvidelse av bruksarealet i en periode der andre hadde tatt seg til rette. Etter Eierseksjonslovens 19, 5. skal en slik midlertidig enerett nedfelles i vedtektene. Styret tolker sameiemøtets vedtak slik at nåværende sameier skal ha eneretten i sameierens eiertid. Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar ny 21, avsnitt 2 til vedtektene: Etter Eierseksjonslovens 19, 5. og vedtak i Sameiemøtet 24.04.2009 gis eierseksjon nr 29 (hytte nr 30) enerett til bruk av deler av fellesareal på brygge som ligger inntil hytte nr. 30 vest for hytteveggen i nåværende eiers eiertid. Ved endring av eier, uavhengig av årsak, faller eneretten bort uten ytterligere vedtak etter denne bestemmelses innhold. Vedtak : Intet vedtak fattet, da styret valgte å trekke saken. Sak C3) Forsikringspremien på Havtunet har stadig økt de siste årene på grunn av mange skader. Enkelte av skadene ser i etterkant ut til å kunne ha vært unngått/begrenset ved større aktsomhet som ved å stenge vannet i egen seksjon og la litt varme stå på når hytta/sjøboden forlates. I tillegg til økt forsikringspremie har også sameiet kostnader til egenandel ved utbedring av skadene. For å etablere et incitament til økt aktsomhet vurderer styret det som en mulighet å innføre en ordning der egenandelen må dekkes av eier av den eierseksjonen skaden er knyttet til. I dag dekkes disse utgiftene likt mellom alle i sameiet. Eierseksjonslovens 23, 2. gir imidlertid anledning til å fastsette annen kostnadsfordeling gjennom vedtektene.
Forslag vedtak: Sameiermøtet vedtar ny 3, avsnitt 3 til vedtektene: Ved forsikringsoppgjør som følge av skade på den enkelte seksjon og som dekkes over sameiets forsikring skal egenandelen dekkes av eier av seksjonen. Vedtak : Enstemmig vedtatt. D. Forslag fra Arne Steen. Punkt 1 13: Styret vil redegjøre for punktene 1 13 på Sameiermøte. Representant fra forretningsfører ba om en presisering fra forslagsstiller, da saken, slik den foreligger, ikke er et forslag det kan stemmes over, men en henstilling til styret. Vedtak : Enstemmig vedtatt å utsette forslaget/henstillingen til vurdering til sameiermøtets valg av tillitsvalgte. E. Forslag fra Arne Steen vedtekter for vedlikeholdsfond. Forslag til vedtak: Forslaget avvises. Vedtak : 10 stemmer for å opprette egne vedtekter, 18 stemmer mot. Forslaget falt. F. Forslag fra hytte 1-7 ved Oddbjørn Schei. På grunn av støyproblemer kommer forslagsstiller opp med to alternative måter å ordne dette på uten for store kostnader: 1. Bygge gangbroer fra gangvei mellom hyttene 2 og 3, og mellom hyttene 6 og 7. 2. Bygge ny brygge/inngangsparti på yttersiden av dagens konstruksjon. Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar at hyttene 1-7 kan bygge nye gangbroer mellom hyttene 2 og 3, og mellom hyttene 6 og 7 (alternativ 1). Broene skal arkitektonisk ha samme utforming som dagens bro (mellom 4 og 5), og være fundamentert og bygget på en fagmessig forsvarlig måte. Hyttene 1-7 sørger for alle godkjenninger, og bærer alle kostnadene for tiltaket. Vedtak : Forslag 1 enstemmig vedtatt, med tillegg om at hytte 1-7 også besørger fremtidig vedlikehold for utbyggingen.
6 Valg av tillitsvalgte Som kandidater til styremedlemmer ble Elin Dalen, Arne Steen, Morten Finstad, Harald Hermansen og Tom Nilsen foreslått. Arne Steen trakk seg som kandidat, Harald Hermansen ønsket ikke å stille til valg. (5) A. Som styremedlem for 1 år ble foreslått Elin Dalen. (6) Som styremedlem for 1 år ble foreslått Morten Finstad. Som styremedlem for 2 år ble foreslått Tom Nilsen. Vedtak : Valgt ved akklamasjon (7) B. Som varamedlem for 2 år ble foreslått Marit Lunder. Vedtak : Valgt ved akklamasjon. C. Som leder for 1 år ble det foreslått Morten Kristoffersen. Vedtak : Valgt ved akklamasjon. (8) Sameiermøtet ble hevet kl 21:20 Protokollen godkjennes av undertegnede Lillian Slaaen /s/ Møteleder Svein Bratli /s/ Protokollvitne Lillian Slaaen /s/ Referent Arne Steen /s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Styreleder Morten Kristoffersen 2010-2011 Styremedlem Jannicke Kielland 2009-2011 Styremedlem Elin Dalen 2010-2011 Styremedlem Morten Finstad 2010-2011 Styremedlem Tom Nilsen 2010-2012 Varamedlem Ole-Andreas Hafnor 2009-2011 Varamedlem Marit Lunder 2010-2012 Styret vil konstituere seg på neste styremøte. Oslo, 03. mai 2010.