Protokoll fra ordinært sameiermøte i Stang Terrasse Boligsameie Dato Kl Møtested: Etterstad videregående skole.

Transkript

1 Protokoll fra ordinært sameiermøte i Stang Terrasse Boligsameie Dato Kl Møtested: Etterstad videregående skole. Tilstede var 61 seksjonseiere og 48 med fullmakt til sammen 109 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte: Nina Brotke Møtet ble åpnet av: Styreleder Steinar Grande 1. Konstituering A) Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått: Nina Brotke Vedtak: Valgt B) Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Nina Brotke foreslått, og til å underskrive protokollen Arne Eilertsen og Knut Brenden Vedtak: Valgt D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble votert over ved håndsopprekking å endre rekkefølgen på agenda slik at forslag behandles før valg av tillitsvalgte. Vedtak: Endring av rekkefølge på agenda vedtatt med overveldende flertall. Deretter spørsmål om møtet er lovlig kalt inn: Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt 2. Årsberetning for 2012 Styrets årsberetning for 2012 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Tatt til etterretning 3. Årsregnskap for 2012 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. 4. Godtgjørelser Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr ,-. Det ble informert at budsjettet er satt til kr ,-, men det foreslås at styret gis en godtgjørelse på kr ,-. Godtgjørelsen på kr ,- ble stemt over ved håndsopprekking:

2 5. Valg av tillitsvalgte A) Som leder for 2 år ble det foreslått: Steinar Grande Benkeforslag: Kai Jensen. Kandidatene ble stemt over ved skriftlig avstemming: Steinar Grande fikk flest stemmer og er dermed valgt som styreleder. Vedtak: Valgt B) Som styremedlem for 2 år ble foreslått: Stein Hov C) Som varamedlem for 1 år ble foreslått: Randi Haugen D) Som varamedlem for 2 år ble foreslått: Torbjørn Riddervold E) Som valgkomité for 1 og 2 år ble foreslått: A. Valgkomite for 1 år ble foreslått: Berit Tolg B. Valgkomite for 2 år ble foreslått: Elin Horn 6A. Forslag om omorganisering av vaktmestertjenesten Styret finner en betydelig kostnadsbesparelse, bedre økonomisk kontroll, tilgjengelighet og kvalitet samt mindre juridisk risiko på de utførte tjenester ved å avvikle dagens vaktmesterordning og erstatte tjenestene med eksternt vaktmesterselskap. Forslag til vedtak: Dagens vaktmesterordning avvikles og erstattes med eksternt vaktmesterselskap. Forslaget ble stemt over ved skriftlig avstemming: For: 34 Mot: 73 Blank: 2 Vedtak: Forslaget falt mot 73 stemmer

3 6B. Forslag om nytt avsnitt i vedtektene 7 Styret foreslår at følgende nedfelles som nytt avsnitt i vedtektene 7: Styret, dvs. styreleder, styremedlemmer, varamedlemmer og valgkomitémedlemmer mottar årlig honorar. Honoraret beregnes etter folketrygdens grunnbeløp (G) foregående år. Dette fordeles slik: Leder 1G, medlem 1/3G, vara 1/6G og valgkomitémedlem 1/24G. For å motta honorar som medlem av valgkomiteen, forutsettes det at det framlegges skriftlig innstilling av medlemmer til sameiets styre til årsmøtet. Trer noen tilbake før tjenestetiden er ute, avkortes honoraret med 1/12 pr måned. Honoraret utbetales etter årsmøtet, senest mai måned. Forslaget som krever 2/3 flertall ble stemt over ved håndsopprekking: For: 79 Mot: 30 Blank: 0 Vedtak: Vedtatt 6C. Forslag om nytt punkt i vedtektene 10 Styret foreslår at følgende nedfelles som nytt punkt i vedtektene 10: Valg av valgkomité bestående av to medlemmer, tjenestetid som for styremedlemmer. Til orientering: Overgangsregler forslag 6B og C: For 7, Dette gjøres gjeldende for tjenestetiden f.o.m For 10, På årsmøtet 2013, velges et medlem for ett år, ett for 2 år. Forslaget som krever 2/3 flertall ble stemt over ved håndsopprekking: For: 76 Mot: 33 Blank: 0 Vedtak: Vedtatt 6D. Forslag om ny husordensregel, nytt avsnitt 10 Styret foreslår at følgende nedfelles i husordensregel som nytt avsnitt 10: Det er røykeforbud under tak i fellesområder, kjellere/boder/inngangsparti/oppganger/garasjer. Forslaget ble stemt over ved håndsopprekking: Vedtak: Enstemmig vedtatt 6E. Forslag om nytt avsnitt i vedtektene 4 Styret foreslår at følgende nedfelles som nytt avsnitt i vedtektene 4: Eier er ansvarlig for vedlikehold av innsiden av ytterdør, innsiden av terrassedør og innsiden av vindu, og alle mekaniske deler tilknyttet disse. Eier kan bli erstatningsansvarlig for utskiftning av vindu/ytterdør/terrassedør når utskiftningen er nødvendig grunnet manglende innvendig vedlikehold. Forslaget som krever 2/3 flertall ble stemt over ved håndsopprekking: For: 108 Mot: 1 Blank: 0 Vedtak: Vedtatt mot 1 stemme

4 6F. Forslag om vannrør Styret redegjorde at saken har blitt vurdert av tre uavhengige selskaper som har kunnskap om vannrør. Kostnadene til en rehabilitering av alle kaldt-varmtvannsrør inn i seksjoner og stigerør, vil beløpe seg anslagsvis til kr millioner og må gis en bred og fullstendig behandling senere. Styrets forslag til vedtak: Styret fortsetter arbeidet med utredningen. Forslaget ble foreslått tatt til etterretning: Vedtak: Tatt til etterretning 6G. Forslag om etablering av sitteplass ved flaggstang Styret redegjorde at saken har blitt behandlet flere ganger og det viser seg at det blir svært uhensiktsmessig å opprette/grave/etablere ny sitteplass ved flaggstangen uten å flytte lekeplassen som er der i dag. Styret anser dermed dette for å bli en ny sak hvor to saker må behandles sammen. Styrets forslag til vedtak: Styret fortsetter arbeidet med utredningen. Forslaget ble foreslått tatt til etterretning: Vedtak: Tatt til etterretning 6H. Forslag om sykkelbod Forslagsstiller foreslår å fjerne ubrukte sykkelstativ utendørs og heller erstatte sykkelstativene med en (låst) sykkelbod med tak hvor sykler kan parkeres. Styrets innstilling til vedtak: Styret viser til at saken har blitt behandlet av årsmøtet tidligere og da ble det ikke vedtatt. Styret mener dessuten at det finnes tilstrekkelige parkeringsmuligheter allerede. Det ryddes også årlig på dugnader, inne som ute, i gamle sykler. Viser også til ombygging av fellesarealet tidligere, hvor beboerne ønsket private boder til sykler. Forslagsstillers forslag krever 2/3 flertall. Forslaget ble stemt over ved håndsopprekking: For: 8 Vedtak: Forslaget falt mot 8 stemmer

5 6I. Forslag om vedtektsendring for styrets sammensetning Forslagsstiller foreslår en utvidelse av antall styremedlemmer fra tre til fem slik at den samlede kompetansen i styret blir bredere og høyere, noe som vil komme hele sameiet til gode. Samtidig vil det bli en mindre arbeidsmengde for både styreleder og styremedlemmer. Forslagsstiller foreslår at følgende nedfelles i vedtekter 7 som nytt 1. ledd: Sameiet skal ha et styre på fem medlemmer, som alle velges for to år om gangen, der to styremedlemmer velges det ene året og to andre styremedlemmer velges det andre året. Styreleder velges særskilt. Utenom vervet som styreleder beslutter styret selv organiseringen og arbeidsfordelingen styremedlemmene i mellom, men slik at to av styremedlemmene alltid skal utpekes som henholdsvis nestleder og vaktmesterkontakt. Sameiermøtet beslutter styrets samlede honorar, sammensetningen av honoraret og eventuelle justeringer av honoraret. Styret kan hvis det selv ønsker og ved enstemmighet avtale en annen fordeling av styrehonoraret enn det fastsatte. Styrets innstilling til vedtak: Styret mener at dagens ordning etter gjeldende lover og vedtekter fungerer tilfredsstillende. Dagens ordning er at varamedlemmer deltar med talerett på alle styremøter, og har individuelt ansvar for spesifikke særområder. Forslagsstillers forslag krever 2/3 flertall. Forslagsstiller forslag ble stemt over ved skriftlig avstemming: For: 66 Mot: 36 Blank: 7 Vedtak: Forslaget falt 6J. Forslag om felling av trær Forslagsstiller foreslår for å ivareta og bevare de få trærne som står på sameiets område og for å bevare et grønt preg så foreslås følgende tillegg i vedtekter 12 Sameiermøtets vedtak: Felling av trær på sameiets område skal besluttes på sameiermøte, med mindre et tre åpenbart utgjør en sikkerhetsrisiko. Styrets innstilling til vedtak: Styret henviser til eierseksjonsloven 40 som sier at styret har forvaltnings- og driftsansvaret for hele eiendommen, herunder beplantning. Styret har satt i gang arbeid med en forvaltningsplan for hele grøntarealet.

6 6K. Redegjørelse for kameraovervåking og eventuell oppsigelse av avtalen Forslagsstiller etterlyser redegjørelse for styrets håndtering i forbindelse med et videoopptak ved et aktuelt innbrudd. Forslagsstiller vil med bakgrunn i avtalens varighet, reklamasjonsklausul og eventuell oppsigelse foreslå at det stemmes over om dagens avtale om kameraovervåking skal avikles. Styret mener at ordningen ikke fungerer tilfredsstillende. Styrets forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å avvikle ordningen på best mulig måte, og gjeninnføre bomiljøvaktordningen. 6L. Forslag om bom og automatisk lukking samt spørsmål om dugnad Bom: Forslagsstiller foreslår å sette opp bom med automatisk lukking for å forhindre påkjørsel og unødvendig kjøring ned på området. Styrets innstilling til vedtak: Styret mener at all kjøring skal foregå aktsomt, bomløsning vil ikke fjerne uaktsom kjøring. Styret finner ikke å støtte forslaget om automatisk bom. Dugnad: Forslagsstiller foreslår at det avholdes to dugnader i året og dele opp med henholdsvis søppelrydding og blomsterplantning med sosialt arrangement. Styrets innstilling til vedtak: Styret mener at en dugnad bør være tilstrekkelig. Styret finner ikke å støtte forslaget om to dugnader. 6M. Forslag om forbud med gress i blomster trau Forslagsstiller foreslår at det skal være forbudt med gress i blomster trau, for å unngå luking. Styrets innstilling til vedtak: Styret viser til husordensreglene som regulerer forholdet mellom naboer.

7 6N. Forslag om erstatning for vann på terrasse Forslagsstiller ber om erstatning for vann som ofte renner ned på forslagsstillers terrasse. Forslagsstiller ber om at noe blir gjort både med vannet og løse fliser. Styrets innstilling til vedtak: Styret finner ikke å støtte kravet om erstatning. Sameiermøtet ble hevet kl Protokollen godkjennes av undertegnede: Nina Brotke /s/ Møteleder Knut E. Brenden /s/ Protokollvitne Nina Brotke /s/ Referent Arne Eilertsen /s/ Protokollvitne Verv: Navn: Adresse: Valgt for: Leder: Steinar Grande Etterstadsletta Styremedlem: Stein Hov Etterstadsletta Styremedlem: Elin Rangberg Etterstadsletta Varamedlem: Randi Haugen Etterstadsletta Varamedlem: Torbjørn Riddervold Etterstadsletta Valgkomite: Elin Horn Etterstadsletta Valgkomite: Berit Tolg Etterstadsletta Styret vil konstituere seg på neste styremøte. Oslo,