Innhold Etterregulering... 1 Generelt... 1 Etterregulere ansatt / alle ansatte... 1 Spesielle tilfeller å være oppmerksom på... 1 Forhold som er felles for lønnsberegning og etterregulering... 2 Styreinformasjon som må på plass... 3 Lønn- og trekkarter... 3 Etterbetalingsart... 3 Metode for Etterregulering... 5 Etterregulering... 6 Beregning... 6 Differansebehandling... 7 Grenseverdi... 8 Generelt... 8 Import av transaksjoner ved etterregulering... 9 Forespørsel...10 Generelt...10 Etterregulering Generelt Alle typer endringer på beløp kan etterreguleres/etterbetales. Beløp som er manuelt beregnet og registrert blir ikke automatisk etterregulert ved endring i sats/regulativ, men hvis du endrer det registrerte beløpet manuelt vil det bli foretatt etterregulering. Etterregulere ansatt / alle ansatte Etterreguleringen i Aditro lønn kan gjennomføres på to måter: Etterregulering av en ansatt. En gjør da endringen på en enkelt ansatt for så å gå over til etterreguleringen som da kjøres på de perioder som en ønsker å etterregulere den ansatte på. Etterregulering av alle ansatte. I forbindelse med lønnsjusteringer for alle ansatte kjører en etterregulering for alle ansatte. Det er ikke mullig å foreta utplukk på enkelte grupper i etterbetaling. Spesielle tilfeller å være oppmerksom på Lønnsarter som ikke kan etterreguleres: Lønnsarter som henter grunnlag fra personakkumulatorer (beregningsgr.lag er ok). Lønnsarter som er knyttet til saldo. Personer med frikort på utlønningstidspunktet og restbeløp lik 0,- i fribeløp på etterreguleringstidspunktet vil bli trukket skatt. Det samme gjelder med ansatte som endrer skattekort, disse vil få etterregulert skattetrekk dersom skattetrekk etterreguleres. Uvanlig måte å etterbetale på. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 10
Beregningen tar utgangspunkt i ansatt, slik som ansatt og personalakkumulatorene er på det tidspunkt beregningen kjøres. Resultatet av beregningen med dagens data på den ansatte legges ut som Etterberegnet verdi. Denne verdien måles opp mot det som er historisk avlønnet. Differansen fremkommer som en trans til utbetaling. Husk å krysse av trekk minusbeløp, for å etteregne både i pluss og minus. Dersom satsene endres må beløpet endres tilsvarende mer/mindre en måned slik at du tar igjen den avsetningen som ikke tidligere er gjennomført. Forhold som er felles for lønnsberegning og etterregulering 1. Lønnsperiode Lønnsperiode angir tidsrommet perioden gjelder for. Videre hvilke undergrupper som skal være med. 2. Ansattforhold. Det tas hensyn til datoer som er oppgitt for permisjon uten lønn (langtidsfravær), dersom disse er innen for tidsrommet perioden gjelder for Datoer på person (person-fanen) tas ikke hensyn til. Når det gjelder andre endringer, enn endring av stillingsprosent, i et ansattforhold er det meste av informasjon tidsstyrt og det er av den grunn ikke nødvendig å avslutte det gamle ansattforholdet. Ved endring av informasjon i felt som ikke er tidsstyrt, men likevel har betydning for beregning, må det opprettes nytt ansattforhold. 3. Faste transaksjoner. Faste transaksjoner er normalt knyttet til stilling. Fast lønn avlønnes etter opplysninger fra stillingen på ansatt. Faste tillegg er også normalt knyttet til stillingen på ansatt, men her vil det være mest praktisk å benytte fra og til dato på transaksjon. Er ansattforholdet og faste transaksjoner aktivt i lønnsperioden (hele eller deler av den) avlønnes disse. Personlige faste transaksjoner avlønnes, dersom til og fra dato er gyldig i lønnsperioden, og der er et aktivt ansattforhold. Når datofeltene er blank, er feltet gyldige hele tiden. Når en fast transaksjon skal endre verdi må det settes stoppdato (Til dato) på gammel transaksjon, og startdato på den nye. Faste transaksjoner som har vært med i en periode som er lukket, bør ikke slettes da dette medfører inntrekk i etterbetaling, - bruk stoppdato i feltet Til dato. 4. Variable transaksjoner Variable transaksjoner kommer med i den lønnsperiode de er registrert på uavhengig av om ansattforholdet er aktivt eller ikke. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 10
Transaksjoner som har blitt dannet av etterregulering (Etterreguleringstransaksjonene) legges til en valgt periode. Disse transaksjonene er variable, og kan endres og slettes. Disse transaksjonene bør forbli uendret. Grunnen til dette er at det kan kjøres etterregulering på en periode som er etterregulert tidligere. Systemet husker hva som er etterregulert tidligere. Er resultatet endret manuelt, vil dette gi feil resultat senere. Må maskinelle etterreguleringstransaksjoner korrigeres, bør dette rettes med manuell variabel +/- trans. Saldo og personalakkumulatorer benyttes slik som de er i kjøretidspunktet både ved lønnsberegning og etterregulering. Lønn- og trekkarter som henter grunnlag fra personakkumulatorer eller er knyttet til saldo kan derfor ikke etterreguleres. 5. Stopptransaksjoner Opprettede stopptranser for lukkede perioder må ikke slettes, da det resulterer feil i etterbetaling. Styreinformasjon som må på plass Lønn- og trekkarter Etterbetalingsart Lønn- og trekkartens angivelse av etterbetalingsart, er vesentlige ved etterbetaling. For at etterbetalinger skal bli rapportert korrekt må det benyttes egne etterbetalingsart for den enkelte art. Med andre ord kan en ikke benytte en generell etterbetalingsart for flere typer lønnarter. Rapportering til blant annet a-melding, pensjon blir feil. A-melding krever at etterbetalingsarten er likt definert med arten som det etterbetales for. Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter Diverse indikatorer Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 10
Diverse indikatorer Det er feltet Etterbetalingsart som tilsier om en Lønn- og trekkart etterreguleres eller ikke. Det er ved kjøring av etterreguleringsrutinen det avgjøres om en art skal etterreguleres. Hvilken etterbetalingsarten som var angitt ved lønnsberegning taes det ikke hensyn til. Dette gjør at en kan bygge opp rutinen og kjøre etterreguleringer på lønnsperioder som er lukket. Velg Lønns- og trekkarten en ønsker at det skal etterreguleres til. Som bilde viser er det nødvendig å ha spesifikke arter for etterbetaling. Det er vanlig å angi etterbetalingsart på følgende Lønns- og trekkarter: Arter som benyttes som faste transaksjoner. Arter som henter satser. Arter som henter et beregningsgrunnlag. Dette gjør at rutinen tar hensyn til: Ny tilsatte som skal ha lønn/tillegg/trekk fra før 1. i inneværende lønnsmåned. Endringer i ansattforhold med aksjonsdato før 1. i inneværende lønnsmåned. Endringer i forbindelse med generelle lønnsjusteringer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 10
Metode for Etterregulering Vi har to metoder for etterregulering, hvorav den ene gir et mer korrekt resultat enn den andre. Det er nødvendig å velge metode da det ikke lar seg gjøre å kombinere alternativene på en og samme art. I de fleste tilfeller må en benytte etterregulering til ny lønns- og trekkart. Dokumentasjonen vil videre ta utgangspunkt i at det er denne metoden som er valgt. Etterregulering til opprinnelig art Denne metoden gir korrekt etterbetaling, men kan gi feil på etterregulering av skatt, pensjon og fagforening, a-melding samt rapportering av f.eks overtidstimer. Metoden bygges opp ved at det på Lønn- og trekk-artene legges inn samme arts nummer i Etterbetalingsart som opprinnelig. Etterregulering til ny lønn- og trekkart Når en etterregulerer til nye lønn- og trekkarter kan en også etterregulere skatt, pensjon og fagforening. Etterberegning av skatt er uvanlig. Det gjøres kun en endring på lønn- og trekkartene som skal etterreguleres ved at en legger inn etterbetalingsarten på de artene som skal etterreguleres. Etterbetalingsarten kan være den samme på forskjellige lønnarter, det er behandlingsreglene og rapportering som bestemmer hvor mange etterbetalingsarter en må ha. Slik kan en ha en etterbetalingsart for fast lønn, en for faste tillegg, en for timelønn osv.. For enkelte typer lønn kan benytte en og samme art når den rapporteres lik til a-melding. Om en legger etterbetalingsartene inn i gruppe som lønnarten eller om en velger å legge alle etterbetalingsartene i en egen gruppe på slutten av lønnartene/trekkartene er valgfritt. Etterreguleringsarter for lønnarter Normal plassering av etterbetalingsarter er å velge egen nummerserie til dette, men nummerplassering i forhold til opprinnelige art har ingen betydning.. Henvisning til a-ordning håndteres spesielt av hensyn til antall / timer. Ha samme behandling vedr. arbeidsgiveravg/feriepenger Ha samme akkumulering av arb.givers andel pensjon (nærmere spesifisert) evt. andre akkumuleringer. Øvrige felt på etterbetalingsarten skal være blanke / 0. Etterbetalingsarter skal normalt inngå i grunnlag for prosenttrekk. Du kan velge å etterregulere skattetrekket, skal du foreta etterbetaling av skattetrekket, og etterbetalingsartene skal ikke inngå i skattegrunnlaget. Denne metoden er ikke vanlig å benytte. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 10
Etterregulering Beregning Det er viktig å merke seg at etterbetalingsarten ikke skal inngå i grunnlag for skatt, pensjonstrekk og fagforening da disse etterbetales særskilt. Ved etterregulering velger du om kontering skal hentes sfra fra historisk utbetaling, eller om konteringen skal behandles særskilt. Etterreguleringsarter for trekkarter Etterbetalingsarten for skatt skal være helt lik moderarten bortsett fra feltet etterbetalingsart på fanen for diverse indikatorer. Etterbetalingsarten for pensjon skal kun ha verdi i feltet for avrunding (lik moderart) diverse indikator fane og lik rapportering til a-melding som moderart. Andre felt skal være blanke / 0. Etterbetalingsarten for fagforening skal kun ha 2 evt. 3 i feltet for trekktype på kontering/diverse fane. Den bør også avrundes som moderart på diverse indikator fane. Andre felter skal være blanke / 0. Fra Til periode Kun lukkede perioder er mulig. Kontroll på at Til periode er større eller lik Fra periode. Beregningen tar en og en periode og kjører beregning på lik linje med lønnsberegning. Det er ikke mulig å begrense hvilke ansatte som skal omfattes av etterberegningen ved hjelp av Utplukk. Lønnsadministrasjon Etterbetaling Beregning Beregningen startes ved hjelp av Start knappen. Beregningen tar en og en periode og kjører komplett beregning på lik linje med lønnsberegning. Når du starter beregningen slettes alt som tidligere beregnet ved etterregulering for den aktuelle perioden. Det dannes ingen kvitteringslister i denne i beregning. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 10
Differansebehandling Når fanen for differansebehandling kjøres er det ikoner for forhåndsvisning og direkte utskrift som gjelder. Behandlingen tar en og en periode og kjører differansebehandling på hver enkelt transaksjon. Det anbefales å kjøre differansebehandling først uten å generere transaksjoner. Det vil da dannes en rapport som kan kontrolleres. Finner en feil her kan en gjøre endringer på ansatt, kjøre reberegning på nytt og så kjøre ny differansebehandling. Lønnsadministrasjon Etterbetaling Differansebehandling Fra og Til periode Kun lukkede perioder er mulig. Det må på forhånd være kjørt Beregning for periodene. Kun differanser Hvis denne er sjekket av vil rapporten kun vise transaksjoner der det er differanser mellom historisk beløp og etterberegnet beløp + etterbetalt beløp Generer transaksjoner Hvis denne er sjekket av vil transaksjoner med differanser danne variable transaksjoner som legges ut i importbunker. Program for import av variable transaksjoner vil bli startet med den aktuelle bunken innlest. Samtidig blir det etterbetalte beløpet oppdatert i egen tabell for etterbetaling. Etterbetaling er på denne måten akseptert, da dette danner grunnlag for senere etterbetalinger for perioden. Rutinen sjekker IKKE om transaksjonen er utbetalt / trukket inn eller ei. Dersom en ikke ønsker at etterbetalingen skal gjennomføres, ta kontakt med support som hjelper med å slette transene i tabellen for etterbetalinger. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 10
Grenseverdi Angir nedre grense på beløp. Differansebeløp mindre enn dette skal ikke legges ut, men blir oppdatert som om det er etterbetalt tidligere. Dvs. dersom grense er satt på en differansebehandling blir disse ved senere kjøring oppfattet som om de er etterbetalt tidligere, og vil ikke bli etterbetalt på nytt. Feltet Hent kontering fra har følgende gyldige verdier: 0 Hentes fra Historisk trans 1 Hentes fra reberegnet trans 2 Hentes fra den nye arten, dvs. blankes ut ved utleggelse av importtrans Her er det mest vanlig å benytte historisk kontering. Feltet Skattebeh.kode har følgende gyldige verdier: 0 Endrer ikke artsdefinisjonen 1 Inngår i prosentgrunnlaget 2 Inngår ikke i skattegrunnlaget 3 Endrer ikke artsdefinisjon 4 Inngår i tabellgrunnlaget Før tilbake slettede Hvis denne er satt på skal du sjekke om det finnes transaksjoner som ble beregnet i den opprinnelige lønnskjøringen som ikke har blitt beregnet i etterberegningen. Disse skal i tilfelle differansebehandles på vanlig måte. Skattebehandling kode tilbakeføring Denne koden gjelder de transaksjoner som er utløst av før tilbake slettede. Generelt Når en kjører differansebehandling med generering av transaksjoner vil en automatisk komme over i import transaksjoner når rapporten er klar. Når du kjører differansebehandling dannes en rapport som viser detaljer fra historisk transaksjon og etterberegnet transaksjon samt differansetransaksjon (importtransaksjon til lønn). Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 10
Import av transaksjoner ved etterregulering Når differansebehandling genererer transaksjoner kommer resultatet på liste og programmet starter automatisk importprogrammet med oversikt over importbunker på det firma en behandler. Eksport/ Import Transer Import variable Importbunker Her velger en hvilken periode en skal importere til i Importperiode. Alle aktive og åpne perioder er mulige valg og startes med Start. Når bunken er importert, endres status fra generert til importert. Dersom resultatet ikke er som ønsket, kan alle variable transaksjoner i bunken slettes og importen kjøres på nytt på nytt. Ved å klikke Slett transer får du denne muligheten. Vær oppmerksom på at transaksjonene som er etterregulert på denne måten og importert ikke kan etterreguleres en gang til. Da vil den første etterreguleringen bli tatt med som grunnlag for historisk utbetaling og medføre at du ikke får noen ny differanse (etterregulering). Dersom noen transaksjoner er avvist vil en få disse frem under fanen for avviste transaksjoner. Ved å søke med ikonet for kikkert. Disse transaksjonene må en søke å få inn på annen måte, evt. Korrigere årsaken til avvisning for så å importere disse på ny. Dersom en velger å registrere disse manuelt, kan de avviste transaksjonene slettes. Under fanen for sletting bunker har en anledning til å rydde i gamle importerte transaksjoner. Dette vil være lurt å gjøre innimellom. Vi anbefaler å la bunken ligge til etter lukking av den perioden bunken er importert til. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 10
Forespørsel I mappa Forespørsel har du mulighet for å etterregulere en og en ansatt. Rutinen er laget for å kunne gjøre ferdig saksbehandlingen på en ansatt når en gjør endring av ansattinformasjon eller lønns transaksjoner som har betydning for lønnsberegning av tidligere perioder. Lønnsadministrasjon Etterbetaling Forespørsel Generelt Fra- og Tilperiode Kun lukkede perioder kan velges. Beregn / Vis Opsjonene er de samme for forespørsel som for differansebehandling. Kjører etterberegning og differansebehandling for angitte periode(r) og valgt person. Godkjenn/overfør Lager importtrans og oppdaterer etterbetalingstrans med transaksjoner som har blitt etterbetalt. Starter opp program for import av bunker direkte. Det dannes en bunke per ansatt. Importer direkte Lager importtrans og oppdaterer etterbetalingstrans med transaksjoner som har blitt etterbetalt. Importerer transaksjonene direkte inn i variable transaksjoner, men starter ikke program for import av bunker direkte. og vil vise det samme som vises på skjerm, men i rapporten er dette spesifisert pr. transaksjon, og har dermed mer detaljer enn det som vises på skjerm. Når det gjelder avanserte valg vil disse ha lik betydning som under differansebehandling på alle ansatte. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 10