Ledelse og organisering av klyngeprosjekter Regionalt Innovasjonsseminar Vadsø 14.april 2011 Eivind Petershagen, Innovasjon Norge www.arenaprogrammet.no Et samarbeidsprosjekt mellom:
Hovedtema Hva er det spesielle med å lede og organisere klyngeprosjekter? Tre ulike ledelsesformer Organisering av klyngeprosjekter: Roller Ansvar - Forventninger Styrets rolle Fasilitatorens funksjoner Særskilte utfordringer
Ledelse av klyngeprosjekter
Klynger Klyngeprosesser Klyngeprosjekter Klyngen Ikke planlagt Utvikles over tid gjennom naturlige klyngeprosesser Klyngeprosjektet En organisert innsats for å forsterke prosessene og øke konkurransekraften i en nærmere avgrenset klynge
Organisering av klyngeprosjekter en viktig suksessfaktor Klyngen Klyngeprosjektet Fasilitatoren Styret Partnerskapet Hvilke prinsipper og modeller for ledelse er mest effektive? Hvordan bør aktørene i prosjektet organisere seg? Hva er fasilitatorens rolle og oppgave?
Tre hovedformer for organisering Marked Priser Hierarki Autoritet Nettverk Tillit
Utfordringer ved ledelse av nettverk Mange uavhengige enheter med hver sine egeninteresser Ingen kommandostruktur Marked Priser Uklar sammenheng mellom innsats og resultat Hierarki Autoritet Nettverk Tillit Uklare og overlappende roller mellom personer, institusjoner og merkevarer
Ledelse må gjenspeile klyngeprosjektets/ klyngens særpreg Fase i prosessen Samhandlingskultur Ledelsesprinsipper Prosjekt el. varig struktur Ambisjonsnivå Grad av kompleksitet
Tre ledelsesmodeller Handlingsorientert Relasjonsorientert Visjonsbasert
Tre ledelsesmodeller Handlingsorientert ledelse Samarbeidsgrunnlag: Behov for effektive løsninger, nyttemaksimering Synet på klyngen: Rasjonelt instrument for samarbeid om spesifikke felles mål Styring: Direkte eller indirekte Styringsstrategier: MRS, kontrakter, instruksjoner, tillitsbygging
Tre ledelsesmodeller Relasjonsorientert ledelse Samarbeidsgrunnlag: Søker felles løsninger på behov som identifiseres underveis Synet på klyngen: Består både av formelle og uformelle strukturer Styring: Indirekte Styringsstrategier: Sosialiserings- og læringsprosesser, interaktiv, forhandlingsbasert styring
Tre ledelsesmodeller Visjonsbasert ledelse Samarbeidsgrunnlag: Samarbeider ut fra en oppfatning av nødvendighet Synet på klyngen: Klyngen som middel til å realisere bestemte ambisjoner Styring: Meta Styringsstrategier: Påvirke normer, kommunisere ideer og visjoner, strategiske dialoger, scenarieprosesser
Faser i et klyngeprosjekt Hvilke spørsmål må håndteres? Mobilisering Organisering Reorganisering Strategiutvikling Konkretisering Prosjektgjennomføring Strategirevisjon Initiering Iverksetting Drift Endring Hvor mange og store ambisjoner? Hvordan skape engasjement? Hvordan holde trykket oppe? Hvordan møte eksterne sjokk? Hvor mange interessenter? Hvordan skal byrder og gevinster fordeles? Hvordan jobbe med relevante oppgaver? Hvordan møte interne sammenbrudd? Hvor like/ulike interesser? Hvor mye skal formaliseres? Hvordan løse konflikter?
Ledelsesmodellene må kombineres Et klyngeprosjekt kan ikke ledes gjennom å rendyrke bare en av ledelsesmodellene Ulike faser og situasjoner krever ulik vektlegging (situasjonsbasert ledelse) Det er behov for en kontinuerlig dialog om hva slags ledelse som bør utøves
Ledelsesfokus i ulike faser H R V H R V H R V H R V Initiering Iverksetting Drift Endring
Organisering
Grad av organisering / formalisering Uformelt (Løst nettverk) Formelt (Aksjeselskap) Klyngeinitiativ: Frivillig samarbeid mellom individuelt uavhengige aktører, hvor dette samarbeidet har en grad av formalisering Marked (Uavhengighet) Klyngeinitiativ Nettverk (Frivillig organisering) Arbeidsorganisasjon (Hierarki) Hvor formalisert bør klyngeinitiativet være?
Organisatoriske enheter Fasilitator Administrasjon, daglig ledelse Arbeidsgrupper Temagrupper, fokusgrupper Ivareta satsningsområder Involvere medlemmene Prosjekter Representerer gjennomføringskapasiteten i prosjektet Deltakerforsamling Styringsgruppe Fasilitator / administrasjon Arbeidsgrupper Prosjekter
Roller og relasjoner Styringsgruppen Kontraktspartner Partnerskapet Fasilitator Roller og relasjoner kan endre seg over tid og i ulike prosjektfaser Forventninger og forståelse må derfor også endres Det bør være en avklart rollefordeling Men med en viss spenningsgrad (utfordring) mellom aktørene
Styringsgruppens rolle Strategiutvikling Forvalte klyngens ressurser Håndtere uenighet Utvikle eksterne relasjoner
Strategiutvikling Hva er klyngens samlende interesse? Minste felles multiplum Utvikle og ivareta klyngens felles strategi Etablere en felles forståelse og retning Strategien er aldri ferdig - løpende utviklingskommunikasjon Prioritere oppgaver ut fra ressurser Hva skal klyngeprosjektet ikke gjøre? Avklare forventninger til klyngens arbeid Hva kan man forvente av resultater? Sette riktige mål 10% økning i deltakernes omsetning kan være en fin visjon, men er ikke et mål man vil bli målt på
Utvikle og forvalte klyngens ressurser Integritet Tillit Oppfattes klyngeinitiativet som rettferdig og objektiv? Er det tillit mellom aktørene i klyngen? Tydelighet Er roller, mål og aktiviteter godt kommunisert og forstått? Åpenhet Er det lett for nye aktører å bli med? Transparens Innsyn, informasjon, åpenhet
Håndtere motsetninger og ulikheter Interessemotsetninger Det vil alltid være varierende grad av ulike interesser Dette er bra for dynamikken, men må håndteres Konkurranseflater Kommersiell konkurranse mellom deltakere er normalt og positivet, men kan være krevende å balansere Rettigheter (IPR) Hvem eier eller kan utnytte resultater? Gratispassasjerproblematikk Hva gjør man hvis noen ikke bidrar med sin andel Både evne og vilje til å bidra kan variere over tid og mellom aktører
Håndtere eksterne relasjoner Omdømme Hvordan forstås og oppfattes klyngeprosjektet blant deltakere og i omverdenen? Klyngeinitiativet i forhold til andre interesseorganisasjoner I regionen, eller i bransjen Nasjonal rolle? Mange Arena-prosjekter bør/kan ha ambisjoner om å være synlige på nasjonale arenaer Hvordan definere denne rollen? Internasjonalisering
Fasilitatorfunksjonen
De mange rollene og oppgavene Kople klyngens aktører Identifisere ideer til felles aksjoner Organisere møteplasser Nettverksbyggeren Pådriveren Iverksette samarbeidsprosjekter Kommunikatoren Lederen Skape framdrift Kommunisere mål og mening Sørge for strategisk retning Skape oppslutning Løse konflikter
- og forventningene Fasilitatoren må ha god bakkekontakt Fasilitatoren og styret/ partnerskapet må gjensidig utfordre hverandre Fasilitatoren kan ikke/bør ikke si ja til alt og alle! Nettverksbyggeren Kommunikatoren Pådriveren Lederen Programmets forventning: Bidra aktivt til å profilere Arena Bidra aktivt på Arenas felles lærings- og utviklingsarenaer Rapportere som avtalt
Særskilte utfordringer
Finne sin identitet og rolle I forhold til partnere I forhold til andre interesseorganisasjoner Prosjektet må etablere en klar identitet og unik rolle
Håndtere bredden og kompleksiteten Har klyngen en naturlig og sterk kjerne? Prosjektet må etablere møteplasser og initiere felles aktiviteter som representerer de felles, strategiske interessene