AVSTEMMINGSRUTINER SAP HR HØGSKOLEVERSJONEN VERSJON 1.9

AVSTEMMINGSRUTINER SAP HR HØGSKOLEVERSJONEN VERSJON 1.9 Mange har bidratt til denne rapporten som er utarbeidet på vegne av arbeidsutvalget for TROFAST-samarbeidspartnernes SAP-brukerforum og sammenfattet av Eirin Fjeld Melund, Høgskolen i Narvik. Avstemmingsrutiner versjon 1.9 av desember 2007

Endringslogg Rev. Beskrivelse Dato Utarbeidet av 1.0 Avstemmingsrutiner Desember 2007 Side 2 av 86

Innhold 1. INNLEDNING... 4 2. AVKLARINGER OG BEGRENSNINGER... 5 2.1 Kontroll ved lønnskjøringer m.v.... 5 2.2 Avstemminger... 5 2.3 Arbeidsdeling mellom virksomhet og regionkontor... 5 2.5 Oppbevaring av avstemmingsskjemaene... 5 2.6 Krav til regnskapet... 5 2.7 Informasjon om SAP og grensesnitt mot andre systemer... 6 3. AVSTEMMINGER... 11 3.1 Generelt om avstemming... 11 3.2 Reskontrokontiene... 14 3.3 Trekkoppgjør (1 mnd oppgjør)... 17 3.4 Lønnslån og lønnsforskudd... 19 3.5 Reiseforskudd... 23 3.6 Trekkoppgjør forskuddstrekk (2 månedsoppgjør)... 28 3.7 Påleggstrekk (2 månedsoppgjør)... 32 3.8 Arbeidsgiveravgift for virksomheter som innbetaler arbeidsgiveravgift... 33 3.9 Negativ lønn, tilbakebetalt netto og tilbakeholdt lønn... 36 3.10 Oppgavepliktige beløp... 43 3.11 Avstemming feriepenger... 49 3.12 Avstemming private trekk (blant annet privat telefon)... 57 3.13 Avstemming av arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse og pensjonstrekk... 58 3.14 Avstemming av gruppelivsforsikring... 60 4. GENERELT OM AVVIK... 61 4.1 Generelt om avvik reiseforskyvninger... 61 4.2 Hvordan finne reiseforskyvningsdifferanser i avstemmingsskjemaene?... 61 4.3 Hvordan finne avvik ved differanser i forbindelse med avstemming av arbeidsgiveravgift?... 75 5. OVERSIKT RAPPORTER... 78 5.1 Rapporter ved total avstemming... 78 6. ÅRSAVSLUTN.SAVSTEMMING - INNBERETTET INFORMASJON... 81 6.1 Utfylling av følgeskrivet til lønns- og trekkoppgavene RF-1025... 81 Side 3 av 86

1. INNLEDNING Denne rutinen beskriver avstemming av personal- og lønnssystemet SAP, levert av Senter for statlig økonomistyring (SSØ), mot eksternt økonomisystem (Agresso) I dette dokumentet beskrives: 1. Avstemmingsrutinene som skal sikre at innberetninger til offentlige myndigheter samsvarer med informasjon som er bokført i økonomisystemet. Dette gjennomføres i hovedsak ved å avstemme rapporter fra SAP som viser innberetningsinformasjon direkte mot bokført informasjon i økonomisystemet. 2. Hvilke rapporter og spørringer som kan benyttes til avstemming og oppfølgning av balansekonti hvor det er utestående beløp mellom virksomheten og ansatte, eller virksomheten og ulike trekkmyndigheter/offentlige myndigheter 3. Dersom det avdekkes feil er det beskrevet aktiviteter som kan gjennomføres for å kartlegge hva avvikene skyldes. Dokumentet inneholder ikke avstemmingsrutiner knyttet opp mot avstemming av integrerte tidsregistreringssystemer. Side 4 av 86

2. AVKLARINGER OG BEGRENSNINGER 2.1 Kontroll ved lønnskjøringer m.v. Kontroller som gjennomføres under lønns- og reisekjøringer samt trekkoppgjørskjøringer er beskrevet i egne sjekklister på www.sfso.no: Lønn og Personal/SAP-Lønnsrutiner/SAPsjekklister. 2.2 Avstemminger Ulike avstemminger skal foretas månedlig, annen hver måned samt ved årsavslutningen. En oversikt over hvilke avstemminger som skal gjøres og frekvensen for disse finnes i kapittel 3.1. 2.3 Arbeidsdeling mellom virksomhet og regionkontor Virksomhetene og SSØ inngår i forbindelse med innføring av SAP HR en tjenesteavtale som regulerer arbeidsdelingen mellom SSØ og virksomhetene. Det fremgår av arbeidsdelingsdokumentet i tjenesteavtalen hvem som har ansvaret for gjennomføring av ulike avstemminger. Virksomheter som har regnskapet selv og hvor SSØ kun leverer lønnstjenester Her har virksomheten selv ansvaret for å utarbeide avstemmingsrutiner og gjennomføre dem. 2.5 Oppbevaring av avstemmingsskjemaene Avstemmingsskjemaene oppbevares som regnskapsmateriale. Hvis rapportene tas ut på papir må de oppbevares sammen med avstemmingsskjemaene som regnskapsmateriale. Rapportene kan lagres som html filer (filer som ikke kan endres på), og som revisor får tilgang til, og det er da ikke nødvendig med oppbevaring på papir. Filene lagres som øvrig regnskapsmateriale som er lagret på maskinlesbart medium. 2.6 Krav til regnskapet For at avstemmingene skal kunne foretas på en enkel og sikker måte, stilles det krav til hvordan regnskapet er innrettet. Bilagsartene Det må opprettes egne bilagsarter for import fra lønnssystemet. Dette vil sikre at det eksisterer muligheter for å skille mellom de posteringene som overføres fra SAP til regnskapet og de posteringene som registreres direkte i regnskapet. Det må ikke registreres manuelle regnskapsposteringer på disse bilagsartene. Dersom det kan gjennomføres i økonomisystemet bør aktuelle konti i økonomisystemet parametersettes slik at manuelle posteringer ikke er tillatt. Side 5 av 86

Bilagsartene fra SAP identifiserer hvilke typer kjøring de kommer fra: BH - hovedlønn BE - bonuslønn (engangskjøring) BR - reiseoppgjør BT- trekkoppgjør BA avregningsretur Kontoplanen Grunnlaget for å avstemme oppgaveplikten blir mer entydig dersom virksomhetene benytter rene konti. Det vil si at det enten bare posteres oppgavepliktige beløp på en konto eller det bare posteres beløp som ikke er oppgavepliktige. Reskontrokontiene Ved innføring av SAP vil personreskontroen ligge i SAP og ikke i økonomisystemet. Dette medfører at retting av feil samt oppfølgning av utestående beløp nå må følges opp i SAP istedenfor i økonomisystemet, slik mange virksomheter har vært vant til tidligere. I SAP er det opprettet en fullstendig reskontro for utbetalinger til ansatte og til trekkmottakere. Disse kontiene må opprettes i regnskapet som vanlige hovedbokskonti. Det skal ikke gjennomføres manuelle posteringer på disse kontiene direkte i regnskapet. I forbindelse med innføring av SAP vil den enkelte virksomhet måtte sørge for opprettelse av disse konti. Endringer/korrigeringer av lønnsberegning og lønnsutbetaling Det er meget viktig at alle feil og mangler som avdekkes i etterkant av en lønnsutbetaling kun rettes i SAP og ikke korrigeres direkte i økonomisystemet. Alle korrigeringer skal gjennomføres i SAP og endringen vil bli bokført i økonomisystemet ved påfølgende innlesingen av lønnsregnskapsfiler fra SAP til økonomisystemet. Se Opal notat 39 fra 2005. 2.7 Informasjon om SAP og grensesnitt mot andre systemer SAP Moduler og grensesnitt Figuren nedenfor viser sammenheng mellom moduler som benyttes i SAP og integrasjon mot andre systemer. Figuren er begrenset til å gjelde moduler i SAP som har konsekvenser for avstemmingen. Side 6 av 86

SAP BANK SAP HUMAN RESOURCES SAP - FINANCE ØKONOMI- SYSTEM SAP - TRAVEL Ekstern integrasjon Intern integrasjon Figuren viser at økonomisystemet mottar informasjon fra SAP fra tre ulike moduler som er integrert med hverandre. Lønnskjøringer (hoved- og bonuslønn) kjøres i SAP HR (SAP- Human Resourses). Dette genererer transaksjoner som overføres til SAP FI (SAP Finance), Fra denne modulen overføres transaksjoner til økonomisystemet. Trekkoppgjør er prosesser som kjøres i SAP for å overføre informasjon fra trekkoppgjørskonti til reskontri for utbetaling til trekkmyndighetene. Dette gjennomføres i SAP-FI. Alle reskontri ligger tilgjenglig i SAP-FI. Dette betyr at filer mellom banken og SAP foregår mot SAP-FI. Håndtering av oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift Ved reiseoppgjør overføres reskontroinformasjon og annen regnskapsmessig informasjon til SAP FI for derfra å overføres til økonomisystemet. Oppgavepliktig informasjon overføres til SAP HR. Deretter beregnes arbeidsgiveravgift på reisetransaksjoner i SAP HR ved hovedlønnskjøring. Lønnsrapportering og oppgavepliktig informasjon produseres og lagres i SAP HR. Se figur nedenfor: Side 7 av 86

SAP SAP HUMAN RESOURCES LØNNS- RAPPORTERING OG INNBERETNING TIL OFFENTLIGE MYNDIGHETER SAP - FINANCE SAP - TRAVEL SAP Systemoppsett Lønn og reiseinformasjon reguleres i SAP via lønnarter. Figuren nedenfor viser at lønnarter knyttes opp mot SD-koder som styrer lønnsinnberetningen. I tillegg knyttes lønnarter opp mot symbolske konti i SAP som styrer den endelige konteringen. SYSTEMOPPSETT SAP - LØNN SD KODER LØNNARTER SYMBOLSK KONTO BOKSTAV I KODE ANGIR OPPGAVEPLIKT KONTO Knyttet til den enkelte ansatte via organisasjonsstruktur i SAP Knyttet sammen i systemoppsettet i SAP Side 8 av 86

Den symbolske kontoen har også en bokstav i sitt kodenavn som angir om koden er en oppgavepliktig (og arbeidsgiveravgiftspliktig) ytelse eller ikke: - A både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig - O bare oppgavepliktig - B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig Verdiene O, A og B overføres til en dimensjon i økonomisystemet (dim 7 i Agresso) for å kunne avstemme denne informasjonen mellom SAP og økonomisystemet. Knytning av lønnsinformasjon mot den enkelte ansatte foretas via organisasjonsstruktursoppbyggingen i SAP. Oppbygging av håndtering av lønn og reise er likt med unntak av håndtering av oppgaveplikte og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser. Oppgaveplikt reise er håndtert via gruppering av nummereringen av de symbolske konti for reise: - Symbolske konti 101-160 = O bare oppgavepliktig - Symbolske konti 170-179 = A både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig - symbolske konti høyere enn 180 = B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig For illustrasjon se figur nedenfor: SYSTEMOPPSETT SAP - REISE SYMBOLSK KONTO NR PÅ KODE ANGIR OPPGAVEPLIKT KONTO Avstemmingene som er beskrevet i disse rutinene baserer seg på å avstemme at informasjon mellom økonomisystemet og SAP samsvarer. Dersom dette ikke er tilfellet kan avvikene skyldes systemoppsettet i SAP og knytningene mellom oppgavepliktig informasjon og lønnarter og symbolsk konto/konteringskonto og lønnart. Side 9 av 86

Figuren nedenfor illustrerer hvilke rapporter som kan tas ut for å få kontrollert oppsettet i SAP samt for å avdekke årsakene til avvik i avstemmingene. SYSTEMOPPSETT SAP - LØNN SD KODER AKK. LØNNARTER LØNNARTER RAPPORTER OFFENTLIGE INNSTANSER LØNNART- RAPPORTER I SAP SYMBOLSK KONTO KONTO BOKSTAV I KODE ANGIR OPPGAVEPLIKT KONTERINGS- KJØRING TIL ØKONOMISYSTEM Knyttet til den enkelte ansatte via organisasjonsstruktur i SAP Knyttet sammen i systemoppsettet i SAP Fra SAP kan følgende rapporter tas ut: - rapporter til offentlige instanser som baserer seg på innberetningspliktig informasjon for den enkelte virksomhet totalt og spesifisert pr ansatt - lønnartrapporter som viser totalsummer for virksomheten samt spesifikasjon pr ansatt - konteringskjøringer som viser kontering pr virksomhet samt spesifikasjon pr ansatt Side 10 av 86

3. AVSTEMMINGER 3.1 Generelt om avstemming I avsnitt 5.2.4.5 i Bestemmelser om økonomistyring i staten står følgende: Avstemming Det skal foretas en periodisk spesifikasjon av bokførte lønnsoppgavepliktige ytelser pr konto, som skal avstemmes mot tilsvarende beløp som skal rapporteres. Videre skal det utarbeides en periodisk balansespesifikasjon av lønnsrelaterte balanseposter og skyldige trekk og avgifter. Periodens lønnsberegningsbekreftelse skal være avstemt mot periodens lønnsutbetaling. Avstemmingsrutinene som er beskrevet i dette dokumentet skal sikre at: 1. Alle hovedbokskonti i økonomisystemet avstemmes mot tilhørende reskontro eller mot annen spesifikasjon. 2. Løpende oppfølgning av reskontro og eldre transaksjoner gjennomføres og kommenteres. 3. Økonomisystemet og lønnsystemet avstemmes mot hverandre blant annet for å sikre at beløp som innbrettes samsvarer med det som er bokført i økonomisystemet. Avstemming av periodens lønnsberegningsbekreftelse mot periodens lønnsutbetaling gjennomføres som en del av kontrollene som utføres ved lønnskjøring- og lønnsutbetaling. Informasjonen skal dokumenteres i avstemmingsskjemaer. Malverket består av flere avstemmingsskjema som er tilgjengelig. De ligger i en Excel fil med en arkfane for hvert avstemmingsskjema. Forutsetning for avstemmingsarbeidet: 1. Alle filer for perioder til og med avstemmingsperioden må være lest inn og bokført i SAP og økonomisystemet. Vær oppmerksom på at filene må være lest inn i samme periode i SAP og økonomisystemet. Reisekjøringer vil forskyves i perioder mellom SAP og økonomisystemet. Se Opal notat 04/2005. 2. Rapporter og spørringer til bruk ved avstemmingen må hente ut data med samsvarende periode i SAP og i økonomisystemet. Merk at SAP definerer både forog i-periode. I-periode samsvarer med perioden i økonomisystemet. I avstemmingssammenheng må det tas utgangspunkt i i perioden Dersom det avdekkes avvik under avstemming må det avklares om forutsetningene for avstemmingsarbeidet er ivaretatt. Bruk av Solman dersom det avdekkes avvik i avstemmingsarbeidet: Det er for hver av avstemmingene som skal gjennomføres skissert enkelte kontroller som skal avdekke årsakene til at det er avvik mellom økonomisystemet og SAP. Dersom disse Side 11 av 86

sjekkpunktene ikke avdekker feilen og det er sannsynlig at avviket skyldes systemoppsettet skal feil meldes inn til SolMan etter normal rutine. Det presiseres at avtalt arbeidsdeling mellom virksomheten og SSØ styrer ansvaret for avstemmingen. Følgende konti skal avstemmes: De konti som er listet opp nedenfor er hentet fra høgskolesektorens standard kontoplan. Hver virksomhet må gjennomgå denne oversikten og komplettere listen med konti som eventuelt mangler. Alle brukte balansekonti skal avstemmes. Reskontrokonti 2409 Ansatte 2408 Trekkmyndigheter Interimskonti trekkoppgjør (1. mnd) 2651 Medlemskontigenter 2621 Bidragstrekk 2692 Utleggsforretning? Komm./off. rettslige krav 2699 Andre trekk i lønn som skal utbetales til trekkmottaker Interimskonti skatteoppgjør (2. mnd) 2601 Forskuddstrekk 2611 Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift 2771 Skyldig arbeidsgiveravgift 5401 Arbeidsgiveravgift 2783 Skyldig arbeidsgiveravgift av arb.givers pensjonsinnskudd 5431 Arbeidsgiveravgift av arb.givers pensjonsinnskudd Forskudd 1571 Reiseforskudd 1572 Lønnsforskudd 1573 Lønnslån Pensjon og forsikring 2631 Pensjonsinnskudd 2632 Arbeidsgiverstilskudd til statens pensjonskasse 2633 Betaling til Statens Pensjonskasse 2641 Gruppelivsforsikring 2691 Avgift til Folketrygdkontoret for utenlandske saker Diverse 2931 Netto utbetalt 2932 Negativ netto Side 12 av 86

2933 Tilbakebetalt netto 2934 Utbetalt lønn og godtgjørelse manuelt 2935 Tilbakeholdt lønn 2695/5282 Trekk hjemmepc 2698 Rekalkuleringsdifferanser 2699 Diverse private trekk 6901 Trekk Privat telefon Feriepenger og arbeidsgiveravg. av feriepenger 2942 Skyldig feriepenger (avsatt foregående år) 2943 Utbetalte feriepenger 2944 Avsatte feriepenger (inneværende år) 2945 Utbetalte feriepenger løpende 5081 Kostnadsførte feriepenger 2782 Arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger 5411 Kostnadsført arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger I tillegg skal bankkonti avstemmes månedlig. Dette håndteres via avstemmingsrutine for avstemming av bank i økonomisystemet. Oversikt over avstemmingsskjemaer, frekvens og loggføring: Avstemmingsskjema mn d 2. mnd Pr 31.12 Avstemming reskontro X X Oppfølgning reskontro X X Avstemming trekkmyndigheter X X Oppfølging av trekkmyndigheter X X Avstemming lønnslån og lønnsforskudd X X Avstemming reiseforskudd X X Oppfølgning av forskudd (lønnslån, forskudd og X X reiseforskudd) Avstemming forskuddstrekk X X Avstemming påleggstrekk X X Avstemming arbeidsgiveravgift X X Avstemming av arb.g. tilskudd til pensjonskassen X Avstemming diverse (negativ netto, tilbakebetalt X X lønn og tilbakeholdt netto) Avstemming oppgaveplikt X X Avstemming feriepenger X X Avstemming trekk av private telefon og andre X X private trekk Avstemming av netto utbetalt X X Avstemming av gruppelivsforsikring X X Kontroll av følgeskriv X Kontroll av oppgaveplikt i regnskapet X Avstemming av forskuddstrekk X Side 13 av 86

Det er opprettet en egen arkfane i Excel-filen som heter avstemmingsoversikt (se ovenstående skjema). I dette skjemaet skal den personen som har utført avstemmingene skifte ut X med sine initialer når de ulike avstemmingene er gjennomført. Bank og innlest lønn skal være avstemt før innrapportering til statsregnskapet. Det øvrige avstemmingsarbeidet skal være ferdig i løpet av måneden avstemmingen gjennomføres. Dette betyr at for avstemminger som gjennomføres månedlig skal avstemmingene være ferdig i løpet av påfølgende måned. 3.2 Reskontrokontiene Konti som avstemmes: 2409 Ansatte (reskontro) 2408 Trekkmyndigheter (reskontro) Formål: Å avstemme at lønnsystemet og økonomisystemet skal inneholde samsvarende informasjon. Å avdekke og forklare åpne poster i reskontroen Hva avstemmes: Det skal avstemme at saldo på hovedbokskontoen i økonomisystemet stemmer med reskontrosaldoen for kontoen i SAP. Saldoen på disse reskontrokontiene skal i en normal situasjon gå i null da forfallsdato normalt er innenfor samme perioden som lønnskjøringene foretas. Dersom det er åpne poster på reskontroen må årsaken avklares. I disse situasjonene vil det kunne være åpne poster: 1. Et reiseforskudd har vært større enn den tilhørende reiseregningen. I slike tilfeller vil det oppstå en åpen post som automatisk blir trukket inn dersom det registreres en ny reiseregning for den samme personen. I SAP brukerdokumentasjon er det beskrevet hvordan slike differanser kan gjøres opp. 2. En utbetaling er avvist av banken. I dette tilfellet må dere finne ut av hvorfor, rette feilen og remittere på nytt. 3. Ikke hevede utbetalingskort SKJEMA nr 2-A AVSTEMMING RESKONTRO Side 14 av 86

Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: FBL1N - detaljpostliste Framgangsmåte: Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet for denne rapporten: Oppgi firmakode. Kryss av for åpne poster og oppgi dato som den siste datoen i måneden. Kjør rapporten ved å trykke på (Utfør (F8)). Side 15 av 86

Rapporten viser åpne poster per person/trekkmottaker sortert på navn, samt en totalsum i bunnen. Alle redigeringsmulighetene i SAP kan benyttes på denne rapporten. Dersom det ikke er åpne poster i reskontroen vil resultatet av spørringen i SAP komme med følgende beskjed: ingen poster ble valgt Denne meldingen betyr altså at saldo på reskontroen er null. Totalsummen føres opp i avstemmingsskjemaet. Dersom det ved avstemming ønskes å avstemme personreskontro og reskontro for trekkmyndigheter hver for seg kan dette gjennomføres ved å definere intervaller i feltet for kreditorkonto i bildet for definering av rapporten. Saldo i Agresso skal være like saldo i SAP. Differanser må forklares. Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Sjekk at alle filer frem til aktuell avstemmingsperiode er lest inn i korrekt periode i økonomisystemet og SAP samt at rapporter og spørringer er for samme periode i systemene. Sjekk om det er foretatt posteringer i økonomisystemet som ikke er registrert i SAP. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må årsaken til bokføringene avklares. Vedrører transaksjonene informasjon som skal innberettes må registreringer foretas i SAP. Side 16 av 86

Eksisterer det fortsatt avvik etter at ovennevnte kontroller er foretatt må avviket dokumenteres og meldes inn via SolMan etter normal rutine. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. SKJEMA nr 2-B OPPFØLGNING AV RESKONTRO Dersom saldo på reskontroen ikke er i null må årsaken avdekkes og følges opp. Saldoen på reskontroen fra SAP føres opp i skjemaet og spesifiseres. For høye reiseforskuddsutbetalinger og avvisninger av utbetalinger fra banken følges opp i henhold til rutiner i SAP brukerdokumentasjon. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.3 Trekkoppgjør (1 mnd oppgjør) Konti som avstemmes: 2651 Medlemskontingenter 2621 Bidragstrekk 2699 Andre trekk i lønn 2692 Utleggsforretning/inkasso Formål: Å kontrollere at trekk samsvarer med konteringsinformasjon som overføres til økonomisystemet. Hva avstemmes: Det skal avstemmes at saldo trukket ved lønnskjøringen stemmer overens med konteringskjøringen. Konteringskjøringene danner grunnlaget for verdiene som overføres til økonomisystemet. Avvik mellom økonomisystemet og SAP avdekkes primært ved gjennomføring av avstemming av reskontroen for trekkmyndigheter. Korrekt utbetaling kontrolleres som en del av rutinene knyttet til sjekklistene for månedsoppgjøret. SKJEMA NR 3-A AVSTEMMING TREKKMYNDIGHETER Totalbeløp for alle trekkmyndighetene kan fylles inn i skjemaene. Eventuelt kan et skjema benyttes for hver trekkmyndighet. Økonomisystemet Side 17 av 86

Saldo på kontoen/ene hentes fra økonomisystemet og føres inn i avstemmingsskjemaet. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskoder Framgangsmåte: YHR_PAALEGGSTREKK Norsk påleggstrekksrapport. YHR_PAALEGGSTREKK- Norsk påleggstrekkrapport er en oversikt over lønnstrekk pr person med totalsum pr trekkmottaker. Rapporten skal være tatt ut i forbindelse med månedsoppgjøret og er arkivert på kundens område på opal_con. Dersom det er nødvendig å ta ut rapporten på nytt er kjøring av YHR_PAALEGGSTREKK Norsk påleggstrekksrapport beskrevet under rapporter. Rapporten vil se ut som under med en samle sum nederst. Total trukket beløp føres i skjemaet. Avvik: For avvik som skyldes oppsett i SAP, se brukerdokumentasjon i SAP og rutine for avvik avstemming påleggstrekk. Kontroller at det ikke er bokført direkte posteringer på kontoen i økonomisystemet. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen føres inn på skjemaet. SKJEMA nr 3-B OPPFØLGNING AV RESKONTRO Dersom saldo på reskontroen ikke er i null må årsaken avdekkes og følges opp. Saldoen på reskontroen fra SAP føres opp i skjemaet og spesifiseres. Side 18 av 86

Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.4 Lønnslån og lønnsforskudd Ny rutine for lønnsforskudd medfører at lønnsforskudd som utbetales via SAP registreres med info type 0267 eller 0015. Deretter må lønnsforskuddet registreres med info.type 0045 som et forskudd som er utbetalt fra kasse/annet system. Lønnsforskudd som er utbetalt fra økonomisystemet registreres med info.type 0045 som utbetalt fra annet system. Konti som avstemmes: 1572 Lønnsforskudd 1573 Lønnslån Formål: Å avstemme at lønnsystemet og økonomisystemet inneholder samsvarende informasjon. Å følge opp at avdrag på lønnsforskudd og lønnslån blir trukket inn. Særskilt om kontoen: Når det skjer utbetalinger av forskudd direkte fra økonomisystemet vil utbetalingen registreres i infotype 00045 som et forskudd som er betalt fra en kasse eller fra et annet system. Når transaksjoner registreres på denne måten dannes det ikke transaksjoner i hovedboken i SAP. Årsaken til dette er blant annet at transaksjonen allerede er bokført i økonomisystemet og ikke skal overføres igjen. Dette betyr at i hovedboken i SAP vil bare transaksjoner for inntrekk av lån og forskudd registreres. Disse transaksjonene overføres økonomisystemet slik at saldoen i økonomisystemet vil være korrekt. Denne saldoen skal stemme overens med reskontroen i SAP. Konsekvensen av dette er at saldoen på hovedbokskontoen i SAP vil akkumuleres med kreditposteringene som har sin motpost i Agresso. Hva avstemmes: Saldo på hovedbokskonti i økonomisystemet skal avstemmes mot reskontrosaldoen for lønnsforskudd og lønnslån i SAP. Oppfølgning av at utbetalte lån og forskudd nedbetales og trekkes i lønn. SKJEMA NR 4-A AVSTEMMING LØNNSLÅN OG LØNNSFORSKUDD Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring Side 19 av 86

saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: S_AHR_61015638 Oversikt over arbeidsgiverlån CusOpal 01 Framgangsmåte: MERK! FOR AVSTEMMING AV LØNNSFORSKUDD, SE BRUKERDOKUMENTASJON I SAP AVSTEMMING;DIVERSE RAPPORTER; LØNNSFORSKUDD. Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet. Oppgi riktig lønnsperiode: Spesifiser firmakoden ved å trykke Side 20 av 86

Rapporten viser hvilket beløp som er utbetalt i lønnsforskudd/lån, hva som er nedbetalt og hva som står til rest. Beløpene er fordelt pr. person/ansattnummer. Ansattnummer er ikke med i rapporten nedenfor for å anonymisere aktuelle personer. Totalsum for utestående lønnslån og lønnsforskudd registreres i kolonne A. Side 21 av 86

Merk! For å få med navnet gå inn på følgende ikon på verktøymenyen: Hent opp oppsett: /CUS&OPAL1. Nå kommer navn med i tillegg til ansattnummeret (bare headingen på rapproten er tatt med i dette tilfellet). Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Sjekk om det er utbetalinger som er foretatt fra økonomisystemet som ikke er registrert i SAP via infotype 0045. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må det kontrolleres at dette er bilag som vedrører forskudd eller lønnslån. Disse skal finnes igjen i SAP på den ansattes konto. Eventuelle mangler rettes opp ved å benytte rutinen for haste utbetalinger av forskudd i brukerdokumentasjonen. Dersom posteringene ikke vedrører forskudd må korrigeringer foretas i økonomisystemet. Sjekk om det er utbetalinger som er registrert med infotype 0267 og intotype 0015 som ikke er registrert med infotype 0045 som utbetalt fra annet system/kasse. Kjør ut en lønnart rapport (transaksjonskode PC00_M99_CWTR variant andre forskudd) som viser bevegelser med lønnart 5565. Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport eller gå til rollen lønnskjøring og velg transaksjonskoden derfra. Velg variant CUS&OPAL41 andre forskudd fra variantlisten. Side 22 av 86

Aktuell periode velges. Rapporten viser flere lønnarter for aktuell periode, men det er bare transaksjoner med lønnart 5565 som er aktuelle. Kontroller at bevegelser på den ansattes konto finnes på rapporten/utskriften over lønnsforskudd og lønnslån. Avvik rettes opp ved å gjennomføre den delen av rutinene for utbetaling av forskudd som ikke er gjennomført. Eksisterer det fortsatt avvik etter at ovennevnte kontroller er foretatt må avviket dokumenteres og meldes inn via SolMan etter normal rutine. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. SKJEMA NR 4-B OPPFØLGNING AV FORSKUDD Oversikt over arbeidsgiver lån kontrolleres for at alle personer som skal trekkes er trukket. Personer som det ikke er foretatt planlagt trekk på følges opp og dokumenteres i skjemaet oppfølgning av forskudd. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.5 Reiseforskudd Konto som avstemmes: 1571 Reiseforskudd Formål: Å avstemme at reiseforskudd, både utbetalinger og inntrekk, har samsvarende informasjon i lønnsystemet og økonomisystemet. Å følge opp at reiseforskudd blir trukket inn ved reiseoppgjør. Hva avstemmes: Det skal avstemmes at saldo på hovedbokskontoen i økonomisystemet samsvarer med reskontrosaldoen for reiseforskudd i SAP. Kvalitetssikring av at utbetalte reiseforskudd trekkes i reiseoppgjør og at for mye utbetalt trekkes i lønn eller innbetales. SKJEMA NR 4-C AVSTEMMING REISEFORSKUDD Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Side 23 av 86

SAP: Transaksjonskode: YHR_REISEDATA Framgangsmåte: Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet for den rapporten som viser oversikt over alle reiseforskuddstransaksjoner. Fyll inn firmakode og perioden avstemmingen skal foretas pr. Ved å gjøre datovalget på denne måten vil alle beløp fra oppstart av systemet komme med. Dersom oppfølgning gjøres løpende fylles startdato for når det eksisterer åpne beløp inn. På denne måten vil rapporten inneholde mindre data når datamengden blir stor. Ha feltet for vis også reiser med null i saldo blank, men kryss av for Avstemming oppgaveplikt. Side 24 av 86

Spørringen gir følgende resultat: Det viser kontering knyttet til alle lønnarter for firmakoden det er spurt på innenfor spurt konteringsintervall. For å finne utestående reiseforskudd i SAP, velg, og Velg rapport variant /CUSOPAL04 Reiseforskudd SAP Side 25 av 86

Alle transaksjoner merket med kryss er utbetalt fra økonomisystemet. Tilhørende debetpostering finnes i økonomisystemet. Disse transaksjonene er fra spørringen for å få reell SAP saldo på utestående reiseforskudd. Før totalbeløpet på riktig linje i kolonne A. Beløp i kolonne A redusert med sum i kolonne B skal gå i null. Eventuelle differanser fremkommer i kolonne C. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. Avvik: Avviket vil skyldes at det er foretatt utbetalinger av reiseforskudd som er bokført manuelt i økonomisystemet/utbetalt fra økonomisystemet og som ikke er trukket inn igjen i reiser via SAP enda. Virksomheten må holde oversikt over hvilke personer dette gjelder og følge opp at forskuddene blir registrert i SAP når tilhørende reiseregning blir gjort opp. Merk! Virksomhetene som utbetaler reiseforskudd fra økonomisystemet må ha kontroll på disse forskuddene utenom SAP slik at de sikrer at forskuddene trekkes inn igjen. Det er laget en rapportvariant /CUSOPAL05 Reiseforskudd eksternt system som viser hvilke reiseforskudd som er utbetalt fra et annet system (økonomisystemet) og som er trukket inn igjen i SAP. Øvrige avvik må avklares og følges opp. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. SKJEMA NR 4-D OPPFØLGNING AV FORSKUDD Oversikt over reiseforskudd følges opp for å sikre at alle personer som skal trekkes i reiser faktisk blir trukket. Personer som det ikke er foretatt planlagt trekk på følges opp og dokumenteres i skjemaet oppfølgning av forskudd. Dersom reiseoppgjør ikke er blitt innlevert en måned etter at reisen skulle vært utført må den ansattes purres med hensyn til innlevering av reiseoppgjøret. SAP: Merk det er to rapporter som kan brukes til å følge opp reiseforskudd: Transaksjonskode: YHR_REISEDATA Framgangsmåte: Side 26 av 86

Resultat fra spørring som er benyttet ved avstemming av saldo reiseforskudd SAP mot økonomisystemet. Følges opp videre. Resultatet viser utestående pr reisenummer og pr ansatt. Ansatt nummer er fjernet fra spørreresultatet over for å anonymisere dataene. For å finne navn til ansattnummeret kan det foretas en ny spørring i yhr_reisedata slik: Rapporten er definert med følgende kolonner: Transaksjonskode: YHR_REISE_FORSKUDD Framgangsmåte: Denne rapporten vil til en hver tid vise hvilke reiseforskudd som er utbetalt fra SAP som utestående. Det er ikke mulig å foreta denne spørringen/rapportuttaket tilbake i tid. Den viser kun saldo pr den dagen kontrollen foretas. Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet for den rapporten som viser oversikt over utestående reiseforskudd. Side 27 av 86

Husk å sette indikator til 2 da det bare er reiser som er avregnet som er overført til SAP-FI og videre til økonomisystemet. Rapporten er definert med følgende kolonner: Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.6 Trekkoppgjør forskuddstrekk (2 månedsoppgjør) Konto som avstemmes: 2601 Forskuddstrekk Formål: Å kontrollere at forskuddstrekk samsvarer med konteringsinformasjon som overføres til økonomisystemet. Side 28 av 86

Hva avstemmes: Det skal avstemmes at saldo trukket ved lønnskjøringen stemmer overens med konteringskjøringen. Konteringskjøringene danner grunnlaget for verdiene som overføres til økonomisystemet. I tillegg skal det kontrolleres at grunnlag for lønns- og trekkoppgavene samsvarer med terminoppgavene. Avvik mellom økonomisystemet og SAP avdekkes primært ved gjennomføring av avstemming av reskontroen for trekkmyndigheter. Korrekt utbetaling kontrolleres som en del av rutinene knyttet til sjekklistene for to måneders oppgjøret. SKJEMA NR 5-A AVSTEMMING FORSKUDDSTREKK Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne D. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: PC00_M20_ALT _XII Terminrapport, lønns- og trekkoppgave og arbeidsgiveravgift. YHR_REISEDATA reisedata PRRW Adminisrasjon av reisekjøringer Framgangsmåte: Terminrapporten skal allerede være tatt ut og finnes arkivert på institusjonens mappe på Opal_con-området. Dersom det er behov for å kjøre ut en rapport gjennomføres dette ved å velge transaksjonskode PC00_M20_ALT _XII Terminrapport, lønns- og trekkoppgave og arbeidsgiveravgift. Kjør en rapport per organisasjonsnummer per periode. Side 29 av 86

Terminrapportens totalsum settes inn i kolonne A. Kontroll mot økonomisystemet: Side 30 av 86

SAP reisemodul er en modul som er atskilt fra SAP HR og SAP FI. Når hovedlønn eller korrigering av hovedlønn kjøres blir informasjon om forskuddstrekk fra SAP reisemodul oppdatert på terminoppgaven i SAP-HR. For å sikre at innberetting til trekkmyndighetene samsvarer med bokført informasjon, skal derfor kontering på reiseinformasjon styres i henhold til når hovedlønnskjøringer er avsluttet jfr. Opal notat 200615. Dette betyr at informasjon som skal innberettes oppdateres i forhold til konteringsdatoene på reisekjøringen, mens filene som overføres til økonomisystemet oppdateres i den perioden bilagene blir bokført. Dette må hensyn tas ved avstemming av reiseforskudd i SAP mot en eventuell saldo hovedbok for forskuddstrekk i økonomisystemet. Merk at reiseforskyvningene ikke vil eksitere pr 31.12. Ved årsskiftet skal forskuddstrekk vedrørende alle reiser som er kostnadsført via SAP også være oppdatert på terminrapporten og lønns- og trekkoppgaver. Forskyvningen føres inn i kolonne B. For å hente frem opplysningen om forskuddstrekk på reise se rutine 4.2. Hvordan hente reiseforskyvninger til de ulike avstemmingsskjemaene. Terminoppgaven sammenlignet med skyldig forskuddstrekk i økonomisystemet ivaretatt reiseforskyvningen skal gå i null. Eventuelle differanser fremkommer i kolonne E. Merk at dersom det er differanse kan dette skyldes at omposteringsprogram for å overføre gjelden til reskontroen ikke er gjennomført. Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Kontroller at omposteringsprogram er kjørt i SAP Kontroll av oppsettet: Terminrapporten henter tallene sine fra /136 (sum kode 950 skattetrekk), lønnsartrapporten henter tallene sine fra lønnsartene og konteringsrapporten henter tallene sine fra konteringskjøringene. Korrigering av skatt som fører til minusbeløp på en kommune som ikke har skattetrekk i terminen blir ikke trukket fra i betalingen. Det må sendes manuell korrigering til skatteoppkreveren. Dette er institusjonens ansvar, jf brukerdok. Se SAP brukerdokumentasjon og rutine avvik avstemming forskuddstrekk. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet Side 31 av 86

3.7 Påleggstrekk (2 månedsoppgjør) Konto som avstemmes: 2611 Påleggstrekk Formål: Å kontrollere at påleggstrekk samsvarer med konteringsinformasjon som overføres til økonomisystemet. Hva kontrolleres: Det skal avstemmes at saldo trukket ved lønnskjøringen stemmer overens med konteringskjøringen. Konteringskjøringene danner grunnlaget for verdiene som overføres til økonomisystemet. Avvik mellom økonomisystemet og SAP avdekkes primært ved gjennomføring av avstemming av reskontroen for trekkmyndigheter. Korrekt utbetaling kontrolleres som en del av rutinene knyttet til sjekklistene for to månedersoppgjøret. SKJEMA NR 5-B AVSTEMMING PÅLEGGSTREKK Økonomisystemet Saldo på kontoen/ene hentes fra økonomisystemet og føres inn i avstemmingsskjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: YHR_PAALEGGSTREKK Norsk påleggstrekksrapport. Framgangsmåte: Terminens påleggstrekkrapport skal ligge arkivert en rapport på opal-con området. Dersom det er behov for å kjøre ut en rapport gjennomføres dette ved å velge transaksjonskode YHR_PAALEGGSTREKK Norsk påleggstrekksrapport, CusOpal 07. Kontroll av påleggstrekk foretas ved å kontrollere sluttsummen på norsk påleggstrekkrapport mot sluttsummen på konteringsrapport. Denne kontrollen er den samme som ved en måneds oppgjøret. Bare vær obs på å velge de riktige variantene for firmakode og påleggstrekk. Totalsum for terminens påleggstrekk føres inn i avstemmingsskjemaets kolonne A. Summen skal sammenlignes med totalsum på konto for påleggstrekk i konteringskjøringen i måneden. Side 32 av 86

Differansen mellom SAP og regnskapssystemet vil fremkomme i kolonne C. Avvik i kolonne C, differanse mellom A og B: Kontroller at det ikke er bokført direkte posteringer på kontoen i økonomisystemet. For kontroll av differanser som skyldes oppsett i SAP, se SAP brukerdokumentasjon og rutine for avvik avstemming påleggstrekk. Betalingen i perioden settes inn i kolonne D. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.8 Arbeidsgiveravgift for virksomheter som innbetaler arbeidsgiveravgift Nettobudsjetterte virksomheter skal både beregne og innbetale arbeidsgiveravgift. Konti som avstemmes: 2771 Skyldig arbeidsgiveravgift av lønn og gruppelivsforsikring 5401 Arbeidsgiveravgift av lønn og gruppelivsforsikring 2783 Skyldig arbeidsgiveravgift av pensjonsinnskudd 5431 Arbeidsgiveravgift av pensjonsinnskudd Formål: Å avstemme at kostnadsført arbeidsgiveravgift og arbeidsavgiftspliktige ytelser samsvarer med grunnlag for innberetning av ytelsene. Hva avstemmes: At betalbar arbeidsgiveravgift på terminrapporten stemmer med skyldig arbeidsgiveravgift i balansen, og at rett beløp blir betalt til kemneren. At grunnlaget for arbeidsgiveravgift på terminrapporten stemmer med avgiftspliktige ytelser i regnskapet, og mot grunnlag arbeidsgiveravgift følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver. At beregnet arbeidsgiveravgift stemmer med kostnadsført arbeidsgiveravgift. SKJEMA NR 5-C AVSTEMMING ARBEIDSGIVERAVGIFT BETALERE Avstemming beregning av arbeidsgiveravgift. (Avstemmingsskjema rad A - E Terminrapporten skal allerede være kjørt ut og ligge arkivert på kundens mappe på opalcon. Den kan også tas ut i SAP transaksjonskode PC00_M20_ALT_XII Side 33 av 86

Grunnlag AGA hentes fra terminrapporten = AGA grl. + pensj. grl. (rad A) Avgift hentes også fra terminrapporten. (rad A). Grunnlaget for beregnet avgift er: AGA- grunnlag + Pensj. grunnlag Ref. beløp. Merk at grunnlaget ikke er redusert med refundert arbeidsgiveravgift p.g.a sykdom (ref.beløp), men beregnet arbeidsgiveravgiften er redusert. Ta ut en spørring fra regnskapet på konto 2771 og 2783 for skyldig arbeidsgiveravgift. (rad B) Sum fra SAP og regnskap skal være like Kontroller at beløpet stemmer med det som blir betalt til Kemneren. (rad D) Avstemming grunnlag arbeidsgiveravgift mot avgiftspliktige ytelser i regnskapet. Avstemmingsskjema rad F M. Grunnlag arbeidsgiveravgift hentes fra terminoppgaven. (rad F) (er lik grunnlaget i rad A) Trekk fra arbeidsgivers andel av pensjonsgrunnlaget (fra terminrapporten). (rad G) Trekk fra avgiftpliktige reiseforskyvninger fra forrige periode. (rad I) Legg til avgiftspliktige reiseforskyvninger neste periode. (rad J) = Grunnlag i SAP Dersom det er ønskelig å kjøre ut rapporten kan dette gjøres ved transaksjonskode PC00_M20_ALT_XII terminrapport, lønns- og trekkoppgave og arbeidsgiveravgift. Velg organisasjonsnumrene som skal kontrolleres, periode og år. Trykk. Side 34 av 86

Konteringskjøring reiser oppdatert i forskjellig periode i SAP for innberetning og for kostnadsføring økonomisystemet SAP reisemodul er en modul som er atskilt fra SAP HR og SAP FI. Når hovedlønn eller korrigering av hovedlønn kjøres blir informasjon om oppgaveplikt fra kjøringer i SAP reisemodul overført til SAP HR, og følgelig innberettet til trekkmyndigheter. Det skal blant annet trekkes forskuddstrekk på enkelte reiseutgifter. For å sikre at innberetting til trekkmyndighetene samsvarer med bokført informasjon, skal derfor kontering på reiseinformasjon styres i henhold til når hovedlønnskjøringer er avsluttet jfr. Opal notat 200615. Dette betyr at informasjon som skal innberettes oppdateres i forhold til konteringsdatoene på reisekjøringen, mens filene som overføres til økonomisystemet oppdateres i den perioden bilagene blir bokført. Dette må hensyntas i avstemmingen av grunnlag for terminoppgaven arbeidsgiveravgift i SAP og grunnlag arbeidsgiveravgift i økonomisystemet. Merk at reiseforskyvningene ikke vil eksitere pr 31.12. Ved årsskiftet skal alle reise som er kostnadsført via SAP også være oppdatert som oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig informasjon på lønns- og trekkoppgaver, terminoppgaver m.m. For å finne aktuelle beløp se rutinen for reiseforskyvninger i SAP biblioteket. Ta ut en spørring i regnskapet med verdi A i dim.7. Lag eventuelt en Browserspørring. Spørringen må inkludere utbetalte feriepenger som er avsatt i fjor og i år. (rad H) Side 35 av 86

Denne summen skal være lik Grunnlag i SAP. Grunnlag arbeidsgiveravgift terminoppgaven fratrukket arbeidsgivers andel av pensjonsgrunnlaget skal stemme med Yhr-oppgpl (variant CUS&OPAL 02). (rad L) Avstemming av kostnadsført arbeidsgiveravgift. Avstemmingsskjema rad N Q. Beregnet arbeidsgiveravgift hentes fra terminrapporten. (rad N) Ta ut en Lønnsartrapport for arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger PC00_M99_CWTR (variant CUS&OPAL 32). (rad O) Ved kontroll av avgiften mot kostnadsført arbeidsgiveravgift i økonomisystemet må nettobudsjetterte virksomheter trekke fra arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger for å få riktig sammenligningsgrunnlag mot årets arbeidsgiversavgiftskostnad. Dette må gjøres da nettobudsjetterte virksomheter avsetter feriepenger og arbeidsgiveravgift av feriepenger fortløpende i regnskapet. Beregnet arbeidsgiveravgift arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger = kostnadsført arbeidsgiveravgift fra SAP Ta ut en spørring fra regnskapet på konto 5401 og 5431. (rad P) Summen fra regnskapet skal stemme med kostnadsført arbeidsgiveravgift i SAP. Arbeidsgiveravgift avstemminger avvik Skjema for avvik på SSØ kundenett A-D4.1. Veiledning for utfylling av skjema: SAP biblioteket: Grunnlag arbeidsgiveravgift og beregnet arbeidsgiveravgift. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.9 Negativ lønn, tilbakebetalt netto og tilbakeholdt lønn Konti som avstemmes: 2931 Netto utbetalt 2932 Negativ netto 2933 Tilbakebetalt netto 2935 Tilbakeholdt lønn Formål: Å avstemme hva en eventuell saldo på kontoen består av og følge opp at åpne poster trekkes inn. Særskilt om disse kontiene: Side 36 av 86

Ingen av disse kontiene har en reskontro i økonomisystemet eller i SAP som dokumenterer hva saldoen består av. Konto 2931. I forbindelse med utbetalinger er det enkelte konti som benyttes i forbindelse med hovedlønns- og bonuskjøringer. Det dannes kredit transaksjoner på kontoene når lønnskjøringen foretas. Transaksjonen er summen av hva som skal utbetales pr kjøringen. Dette beløpet debiteres på interimskontoen når den enkelte utbetaling overføres til kreditorreskontroene. Tilsvarende transaksjoner dannes ikke ved reisekjøringer. Det sjekkes at saldo på konto er null. Konto 2932 negativ netto består av systemgenererte transaksjoner, lønnart /561. Transaksjonen dannes i en lønnsberegning når en ansatt blir skyldig lønn. Ved senere lønnsberegninger dannes tilhørende transaksjon, lønnart /563, som trekker inn skyldig beløp. Disse transaksjonene genereres i SAP og overføres til økonomisystemet på vanlig måte etter lønnskjøringen. Dersom en ansatt innbetaler det skyldige lønnsbeløpet bokføres dette i økonomisystemet på denne kontoen, 2932. Reduksjon av fordringen på den ansatte foretas i SAP med lønnart 8013. Når det skjer en registrering i SAP med lønnart 8013 erstatter den lønnart 563. Merk at når lønnart 8013 benyttes vil systemet likevel danne en tilhørende transaksjon med lønnart 561. Dette for at nettoen som overføres til økonomisystemet ikke skal gi differanser i økonomisystemet. Utestående er allerede gjort opp i økonomisystemet. Dette innebærer at i SAP vil det akkumuleres en debet saldo på konto for negativ netto. Summen av disse skal alltid være samsvare med innbetalinger vedrørende ansattes skyldige lønn som er innbetalt etter lønnskjøringer. Konto 2933 tilbakeholdt netto benyttes når en ansatt betaler inn negativ lønn før endelig lønnskjøring. Innbetalingen bokføres i økonomisystemets hovedbok. Reduksjon av fordringen på den enkelte ansatte foretas i SAP med lønnart 8002 som godskriver den ansatte med beløpet med motpost på konto 2933. Lønnskjøringen hensyntar dette, og debet postering på konto 2933 som er dannet i SAP overføres til økonomisystemet, hvor kontoen i økonomisystemet nulles ut. Løsningen har den konsekvensen at saldoen på konto 2933 i SAP alltid vil bestå av debetposteringer. Summen av disse skal alltid være samsvare med innbetalinger vedrørende ansattes skyldige lønn som er innbetalt før lønnskjøringer. Dersom det eksisterer en saldo i Agresso finnes det ikke en oversikt over utestående som kan hentes fra SAP. For å få oversikt over saldoen må innbetalinger i SAP kontrolleres mot innregistreringer i SAP på lønnart 8002. Manglende transaksjoner enten i SAP eller i økonomisystemet må registreres. Det er viktig med gode rutiner som sikrer at alle innbetaliner som skjer til økonomisystemet blir løpende oppdatert i SAP. Konto 2935 tilbakeholdt lønn benyttes når en lønnsutbetaling til en ansatt stoppes. Bokføringer på denne kontoen genereres alltid fra SAP slik at saldo mellom SAP og økonomisystemet alltid skal samsvare. Tilbakeholdt lønn vil normalt være midlertidig. Side 37 av 86

Innen neste lønnskjøring vil det normalt være avklart om lønnen likevel skal utbetales. Økonomisystemet vil bli oppdatert tilsvarende ved overføring av konteringsfil i etterkant av lønnskjøringen. Ved årsslutt må en evt. saldo på denne kontoen avklares og bringes i orden, senest ved 13.kjøring. Hva avstemmes: Det sjekkes om kontoene har saldo i økonomisystemet og hvilke beløp pr ansatt den enkelte saldo består av. I tillegg følges det opp at utestående blir korrigert eller innbetalt avhengig av hvilken konto det er saldo på. SKJEMA NR 6-A AVSTEMMING DIVERSE Konto 2931 (netto utbetalt) Avstemmingen foretas kun i økonomistyringssystemet. Ta ut en spørring/rapport fra økonomisystemet som viser saldo på artskonto for netto utbetalt. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Sjekk at saldo er i null. Saldo på kontoen føres inn i Saldo 29* på konto 2931 i aktuell måned. Dersom det er saldo på disse kontoene må dette følges opp og forklares. Konto 2932 (negativ netto) Økonomisystemet Saldo på konto hentes fra rapport eller spørring som viser saldo på konti for aktuell periode. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Saldo på kontoen føres inn i Saldo 29* på konto 2932 i aktuell måned. Saldoen skal spesifiseres pr ansatt. Informasjon for å få dette til må hentes fra SAP. Det er agregerte tall som overføres fra SAP til økonomisystemet. Dersom det er behov for kontroller på detaljnivå kan kun manuelle posteringer spesifisert pr ansatt benyttes for sammenligning mot SAP. Dette skal være kredittransaksjoner som er spesifisert pr ansatt i økonomisystemet. Rapport over bilagstransaksjoner for aktuell periode må da hentes frem og sammenlignes mot transaksjoner i SAP. Excel kan med fordel benyttes. SAP: Transaksjonskode: PCP0 Vis konteringskjøring PC00_M99_CWTR Lønnartrapport Framgangsmåte: Spesifikasjon av saldo for negative netto pr ansatt finnes som bevegelser på konto for negativ netto se: Finne et oppsett på konto nivå. I spørrebildet vis lønnsavregningsbilag settes det filter på hovedbokskonto for negativ netto. Side 38 av 86

Merk alle linjene som danner transaksjoner på hovedbokskonto for negativ netto, og gå til vis revisjonsinformasjon. Revisjonsinformasjon viser da vise alle transaksjonene for konto for negativ netto. Bruk delsum pr ansatt for å få frem sum pr ansatt. Dette gjøres ved å merke kolonnen før delsum velges. For virksomheter som ikke har kjøringer med mange transaksjoner er det laget et rapportoppsett i vis revisjonsinformasjon om lønnsavregningsbilaget som kun viser bevegelser knyttet til negativ netto; rapportoppsett /CUSOPAL10 negativ netto. Det er da ikke nødvendig å sette filter på hovedbokskonto for negativ netto i skjermbildet vis lønnsavregningsbilag. Side 39 av 86

Det eksisterer også en lønnart rapport for negativ lønn. Se Negative nettobeløp. Spesifikasjon pr person fremkommer og brukes for spesifikasjon av saldo. Vær oppmerksom på at dersom den ansatte har innbetalt den negative lønnen, kan motposten finnes i regnskapssystemet. Sjekk i disse tilfellene om tilsvarende beløp finnes i regnskapssystemet. De transaksjonene som ikke har tilhørende post i regnskapssystemet er åpne og er en del av spesifikasjonen på saldoen. Beløp pr person føres inn Saldospesifikasjon i regnearket. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. Konto 2933 (tilbakebetalt netto) Økonomisystemet Saldo på konto hentes fra rapport eller spørring som viser saldo på konti for aktuell periode. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Saldo på kontoen føres inn i Saldo 29* på konto 2933 i aktuell måned. Dersom det er saldo på konto må rapport eller spørring som viser bilagstransaksjoner for aktuell periode hentes frem. Rapporten kan med fordel kjøres til Excel. SAP: Transaksjonskode: PCP0 Vis konteringskjøring PC00_M99_CWTR Lønnartrapport variant CUSOPAL65 Framgangsmåte: Spesifikasjon av saldo for tilbakebetalt netto pr ansatt finnes som bevegelser på konto for tilbakebetalt netto se tidligere i denne rutinen under konto for negativ netto. I stedet for filter på konto for negativ netto settes filter på konto for tilbakebetalt netto i skjermbildet vis lønnsavregnings bilag. Rapportoppsett /CUSOPAL11 Tilbakebetalt netto. Det eksisterer også en lønnart rapport for negativ lønn. Se Diverse varianter av lønnsartrapporter. Velg variant CUS&OPAL65 tilbakebetalt netto fra variantlisten. Motposten finnes i regnskapssystemet. Hovedboksrapport fra regnskapsystemet kan tas ut og sammenlignes mot rapporten fra SAP. Dersom rapportene er kjørt ut til Excel kan de kontrolleres mot hverandre ved hjelp av beløp. Evt. ved hjelp av informasjon om den ansatte (eks. ansattnummer) dersom dette ligger i regnskapssystemet. Beløp som ikke finnes på begge rapportene er åpne og må inngå i en spesifikasjon av kontoen. Dersom det er differanser mellom økonomisystemet og SAP må årsaken avklares og korrigeringer foretas. Side 40 av 86

Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn i skjemaet. Konto 2935 (tilbakeholdt lønn) Økonomisystemet Saldo på konto hentes fra rapport eller spørring som viser saldo på konti for aktuell periode. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Saldo på kontoen føres inn i Saldo 29* på konto 2933 i aktuell måned. SAP: Transaksjonskode: FBL3N Vis/endre poster og transaksjonskode FBO3 Framgangsmåte: Velg transaksjonskode FBL3N- Vis /endre poster og kjør ut rapporten/spørringen for konto 2935 Resultatet av spørringen blir slik: Side 41 av 86

Rapporten viser hvilke poster som er bokført på kontoen. Sjekk om det er posteringer som ikke har både kredit og debet posteringer som går mot hverandre. Dersom det er mange poster på kontoen kan rapporten kjøres til Excel og sorteres på beløp slik at det er enkelt å se hvilke beløp som går mot hverandre. For å finne ut hvem de åpne postene er på, noter bilagsnummeret og velg transaksjonskode FB03. Spør på bilaget (for eksempel bilag 20007) slik: Trykk gjelder. Som et resultat av spørringen ser du hvem den åpne posten Side 42 av 86

Korttekst konto som inneholder navn på aktuell person er fjernet i fra spørreresultatet. Alle åpne beløp føres inn i skjemat under Saldospesifikasjon. Summen av alle åpne poster skal samsvare med bokført saldo i økonomisystemet. For nærmere informasjon om rutiner knyttet til bruk av kontoen se SAP brukerhåndbok, remittering og rutine for diverse posteringer i SAP FI. Dersom det er behov for å sjekke debet posteringer på denne kontoen kan lønnartrapporten som viser grunnlaget for debet transaksjoner kjøres ut. Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR Lønnartrapport - variant for tilbakeholdt lønn (CUS&OPAL43) Framgangsmåte: Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport eller gå til rollen lønnskjøring og velg transaksjonskoden derfra. Se rutine diverse varianter av lønnart. Velg variant CUS&OPAL43 tilbakeholdt lønn fra variantlisten. Aktuell periode velges. Rapporten skal vise transaksjoner fra med lønnart 8012 for perioden. Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Kontroller om det er postert direkte på denne kontoen i regnskapet Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må periodesaldoen korrigeres for dette beløpet. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.10 Oppgavepliktige beløp Konti som avstemmes: Innberetningspliktig ytelser avstemmes mot tilhørende konti som har resultateffekt i regnskapet. Formål: Å avstemme at oppgavepliktige ytelser samsvarer med kostnadsførte oppgavepliktige ytelser i økonomisystemet. Side 43 av 86

Hva avstemmes: Det skal avstemmes at kostnadsført oppgavepliktige ytelser i økonomisystemet samsvarer med oppgavepliktige ytelser som er grunnlaget for lønns- og trekkoppgavene. I tillegg avstemmes oppsettet i SAP ved at grunnlaget for lønns- og trekkoppgavene avstemmes mot konteringsgrunnlaget i SAP, som er grunnlaget for informasjonen som overføres til økonomisystemet. Oppgaveplikt for reiser fremkommer ikke av konteringskjøringene og må inkluderes i avstemmingssummen som sjekkes sammen med konteringsgrunnlaget mot grunnlaget for lønns- og trekkoppgavene. SKJEMA NR 7-A AVSTEMMING OPPGAVEPLIKT Økonomisystemet Ta ut en spørring/rapport fra økonomisystemet som viser artskonto og dimensjon 7. Sorter spørring slik at saldi for konti med verdi A og O vises i dimensjon 7. Beløpene overføres som en totalsum til skjemaet. Beløpene tas ut per termin og fylles inn i skjemaets kolonne B. Det lages Browserspørring i Agresso for å få ut spørring på verdi A og O i dimensjon 7: Side 44 av 86

SAP: Transaksjonskode: YHR_OPPGPL Forbered lønns- og trekkoppgave YHR_REISEDATA - Reisedata Framgangsmåte: Det kjøres en kodeoversikt. For å finne kodeoversikten velg transaksjonskode YHR_OPPGPL Forbered lønns- og trekkoppgave. Side 45 av 86

I bestillingsbildet må du velge og firmakode hvis det er flere firmakoder i samme klient. Behold hake i TemSe fil slik at TemSe fil ikke blir opprettet. I utvalgsperiode skrives 1. i måneden for terminen inn i fra-feltet og sluttdatoen i terminen som skal avstemmes i til-feltet. Velg utfør og kjør rapporten. Forberedelse av kodelinjer kommer fram. For å finne summene på de oppgavepliktige kodene, velg liste med knappen. Følgende bilde kommer fram. Side 46 av 86

Velg og følgende rapportoppsett valg kommer frem : Velg /CUSOPAL01 Oppgavepliktige SD-koder Bildet under kommer fram. Side 47 av 86

Rapporten har en sum i bunnen som føres inn i avstemmingsskjemaets kolonne A. Konteringskjøring reisekostnader oppdatert i forskjellig periode i SAP for innberetning og for kostnadsføring økonomisystemet SAP reisemodul er en modul som er atskilt fra SAP HR og SAP FI. Når hovedlønn eller korrigering av hovedlønn kjøres blir informasjon om oppgaveplikt fra kjøringer i SAP reisemodul overført til SAP HR, og følgelig innberettet til trekkmyndigheter. Det skal blant annet trekkes forskuddstrekk på enkelte reiseutgifter. For å sikre at innberetting til trekkmyndighetene samsvarer med bokført informasjon, skal derfor kontering på reiseinformasjon styres i henhold til når hovedlønnskjøringer er avsluttet jfr. Opal notat 200615. Dette betyr at informasjon som skal innberettes oppdateres i forhold til konteringsdatoene på reisekjøringen, mens filene som overføres til økonomisystemet oppdateres i den perioden bilagene blir bokført. Dette må hensyntas i avstemmingen av grunnlag for oppgaveplikte pliktige ytelser i SAP og grunnlag oppgavepliktige ytelser i økonomisystemet. Merk at reiseforskyvningene ikke vil eksitere pr 31.12. Ved årsskiftet skal alle reiser som er kostnadsført via SAP også være oppdatert som oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig informasjon på lønns- og trekkoppgaver, terminoppgaver m.m. For å finne aktuelle beløp, se rutine for hvordan finne reiseforskyvningsbeløp i avstemmingsskjemaene pkt 4.2. Summen fra rapporten føres inn i avstemmingsskjemaets kolonne D. Tallet som fremkommer i kolonne D for neste periode må derfor overføres til kolonne C for forrige periode. Avstemming mot økonomisystemet: For kontroll mot økonomisystemet sammenlignes totalsum fra oversikten over oppgavepliktige SD-koder (kolonne A) mot grunnlag oppgaveplikt i økonomisystemet (kolonne B) og reisekjøringer med periodeforskyvning (kolonne C og D). Differanser fremkommer i kolonne E. Side 48 av 86

Avvik feil i SAP: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Se i SAP brukerdokumentasjon rutine for avvik avstemming oppgaveplikt. Avvik feil i økonomisystemet: Kontroller om overføringer fra SAP er bokført på konti i økonomisystemet som ikke er åpnet for verdi i dimensjon 7. Eventuelt kan dimensjonsverdien i SAP ikke ha blitt overført. Kontroller om det er postert direkte på aktuelle konti i økonomisystemet. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må beløpende korrigeres i økonomisystemet og håndteres i SAP slik at lønns- og trekkoppgavene vil inneholde korrekt informasjon. Kontroller om det er foretatt korrigeringer fra feilkonto i økonomisystemet uten bruk av verdi i dimensjon 7. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.11 Avstemming feriepenger Konti som avstemmes: 2942-2745 Skyldig feriepenger (inkludert diverse konti for utbetalte feriepenger) 5081 Kostnadsført feriepenger 2782 Skyldig arbeidsgiveravgift av skyldige feriepenger 5411 Kostnadsført arbeidsgiveravgift av opparbeidede feriepenger Formål: Å følge opp at skyldige feriepenger samsvarer med reell feriegjeld i SAP på avstemmingstidspunktet. Avstemme at årets feriepengekostnader samsvarer påløpte feriepenger, årets utbetalte feriepenger korrigert for eventuelle overføringer fjorårets feriepengeansvar p.g.a overtakelse av statlige ansatte. Å følge opp at skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger samsvarer med reell gjeld i SAP Avstemme at årets kostnadsført arbeidsgiveravgift av feriepenger samsvarer med tilhørende feriepenge kostnad. Hva avstemmes: Side 49 av 86

Det skal avstemmes at det er samsvar mellom opparbeidede feriepenger i SAP og bokført feriegjeld i økonomisystemet. Det skal avstemmes at kostnadsførte feriepenger for inneværende år er korrekt i forhold til avsetning og korrigeringer i forbindelse med utbetaling av feriepenger. Det skal avstemmes at det er samsvar mellom arbeidsgiveravgift av opparbeidede feriepenger og bokført gjeld for arbeidsgiveravgift av feriepenger i økonomisystemet på avstemmingstidspunktet. Det skal avstemmes at kostnadsført arbeidsgiveravgift av feriepenger i økonomisystemet har korrekt forhold til opparbeidede feriepenger for samme periode i SAP. Særskilt om feriepenger i SAP: SAP er bygd opp slik at det er en fordel om virksomheten har egne konti for følgende: Konto i HS avsatte feriepenger 2944 utbetalte feriepenger løpende 2945 avsatte feriepenger 01.01 2942 utbetalte feriepenger avsatt i fjor 2943 arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger 2782 arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger 2782 SKJEMA NR 7-B AVSTEMMING AV FERIEPENGER Avstemming av årets feriepengeavsetning Økonomisystemet Saldo for terminen på kontoen for årets skyldige feriepenger 2944(gjeldskonto) og utbetalte feriepenger av årets feriepenger gjeld (egen balansekonto 2945) hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Saldoen føres inn i henholdsvis kolonne B og E i skjemaet. Terminens feriepengekostnads konto 5081 hentes fra økonomisystemet og føres inn i kolonne G. SAP: Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR Framgangsmåte: For å avstemme årets feriepengeavsetninger hentes det ut to lønnartrapporter. En for skyldige bokførte feriepenger, variant merket: CUS&OPAL69 og en for utbetalte feriepenger løpende, variant merket: CUS&OPAL64. Side 50 av 86

Fremgangsmåte for å få utskrift av rapportene er beskrevet under diverse varianter av lønnsartrapporter. Transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport. Se rutinen for nærmere fremgangsmåte. Riktig variant og periode må benyttes. Dette er en avstemming av årets feriepenge gjeld og ved definering av rapporten brukes datoer som er aktuelle for årets avstemmingsperiode. Avstemmes feriepenger for termin 1 pr 28.02.06 settes lønnsavregningsperioden til 01.01.06 til 28.02.06. Sum på rapporten for bokførte feriepenger føres inn i kolonne A og sum på rapporten for løpende utbetalte feriepenger føres inn i kolonne D. Kontroller følgende: I kolonne C vil det fremkomme et avvik dersom avsetning av terminens feriepenger gjeld i økonomisystemer avviker fra terminens feriepengegjeld som er avsatt i SAP. Kolonne F vil avvike dersom løpende utbetalte feriepenger i økonomisystemet avviker fra tilsvarende utbetaling i SAP. Det vil være en differanse i kolonne H dersom avsatt feriepengekostnad avviker fra avsatte feriepengegjeld i SAP. Avvik feil i SAP: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Kontroll av oppsettet: 1. Kjør ut konteringssammendrag for aktuell avstemmingsperiode ved bruk av transaksjonskode PCP0. Finn totalsummer for avstemmingsperioden for årets skyldige feriepengeavsetning og årets løpende utbetalte feriepenger. Sjekk at summene stemmer med lønnartrapportene CUS@OPAL69 og CUS@OPAL64. Side 51 av 86

Ved avvik: Finn ut hvilke lønnarter som har differanse og sjekk ved bruk av transaksjondkode PC00_M99_DKON hvilken konto lønnartene som har avvik er knyttet til. Kjør ut lønnartrapportene til excel. Før excel filene genereres er det en fordel å sortere dataene i SAP med delsum pr ansattnummer og komprimering av rapporten til en linje pr ansatt. Bruk følgende taster og Tilsvarende må gjøres med rapportene fra PCP0. Beløp pr ansatt i de to ulike rapportene kontrolleres Dersom tidligere kontroller ikke har avdekket avviket send Solmanmelding om forholdet Avvik feil i økonomisystemet: Kontroller om det er postert direkte på aktuelle konti i økonomisystemet. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må beløpende korrigeres i økonomisystemet og håndteres i SAP slik at lønns- og trekkoppgavene vil inneholde korrekt informasjon. Kontroller om det i saldoen i økonomisystemet er inkludert ikke avstemt informasjon fra tidligere år. Avstemming av utbetaling av fjorårets feriepengeavsetning Økonomisystemet Saldo på konto for gjeld pr 01.01 hentes fra økonomisystemet og føres inn i rad I (konto 2942). Saldo på konto for utbetalte feriepenger i år som er opptjent og bokført som gjeld i fjor hentes fra økonomisystemet og føres inn i rad J. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Rad K vil vise om avsetningen fra i fjor var for høy eller for lite. Det vil normalt være et avvik mellom gjeldsavsetning og utbetalte feriepenger. Dette skyldes følgende forhold: Dersom virksomheten i løpet av året har ansatt en person som kommer fra en annen statlig virksomhet overtar den nye virksomheten feriepengekravet til den ansatte. Dette er ikke avsatt som en gjeld i regnskapet, men øker påløpte feriepenger. I tillegg inneholder opprinnelig avsatte feriepenger feriepengekrav til ansatte som er sluttet i virksomheten, men startet i en annen statligvirksomhet. Dette er ikke redusert i avsetningen, men trukket fra i påløpte feriepenger. Side 52 av 86

Det siste forholdet som påvirker utbetalte feriepenger er avsetning på feriepenger for ansatte som er over 60 år. Grunnlaget for feriepengeberegningen for ekstra ferie uke er begrenset til 6 G. Dette er ikke redusert i avsetningen, men trukket fra i påløpte feriepenger. Nettoen av disse tre forholdene skal være like store som differansen mellom bokført feriepenge gjeld pr 01.01 og utbetalte feriepenger i juni. For å få forklart denne differansen må tall hentes fra SAP. SAP: Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR Framgangsmåte: For å avstemme fjor årets opparbeide feriepengegjeld og utbetalingen av den i avstemmingsåret hentes det ut flere varianter av lønnartrapporten. Fremgangsmåte for å få utskrift av rapportene er beskrevet under diverse varianter av lønnsartrapporter. Transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport. Se rutinen for nærmere fremgangsmåte. Riktig variant og periode må benyttes. Kolonne K vil vise om avsetningen fra i fjor var for høy eller for lite. Se forklaringen som står under økonomisystemet Bruk variant CUS&OPAL72, ansatte sluttet og startet i en annen statlig virksomhet i opptjeningsåret og variant CUS@OPAL73, ansatte sluttet og startet i annen statligvirksomhet i utbetalingsåret og før beløpene inn i rad L. Bruk variant CUS&OPAL71, feriepenger ansatte over 60 år redusert p.g.a 6 G og før beløpet inn i rad M. Pr i dag finnes det ikke en lønnartrapport hvor feriepengeforpliktelse for en ansatt som kommer fra en annen statlig virksomhet kan hentes frem. Beløpet må finnes frem ved å bruke varianter for overføring av feriepenger fra annen statlig virksomhet; CUS&OPAL68 FOR BEREGNING AV FERIEPENGER AV GRUNNLAGET SOM KJØRES UT SE BRUKERDOKUMENTASJON I SAP; AVSTEMMING, DIVERSE RAPPORTER; FERIEPENGER UTBETALING I FERIEÅRET. Totalt beløp for alle ansatte som er kommet fra en annen virksomhet føres inn i rad N. Merk at i forbindelse med overgangen fra diverse lønnsystemer til SAP vil opparbeidet feriepenger som overføres fra det tidligere lønnsystemet benytte samme lønnarter i SAP. Kontrollsummen i rad O skal gå i null. Dersom det er et beløp i denne raden er det andre årsaker enn de som er nevnt over til at ubetalte feriepenger avviker fra gjelden. Avvik feil i SAP: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Se SAP brukerdokumentasjon rutine avvik avstemming feriepenger. Side 53 av 86

Avvik feil i økonomisystemet: Dersom det er differanse i rad O kan dette skyldes at gjeld pr 01.01 i økonomisystemet inneholder feriepengeinformasjon fra tidligere år som ikke er resultatført. Dette må avklares og føres vekk. Riktig beløp i denne raden skal være totalsum av lønnart rapport med variant CUS@OPAL69 redusert med totalsum av variant CUS@OPAL64 for fjoråret, dvs gjeld 01.01. Tallene finnes i fjorårets avstemmingsskjema. Stemmer ikke dette må det avklares. Kontroller om det er postert direkte på aktuelle konti i økonomisystemet. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må beløpende korrigeres i økonomisystemet og håndteres i SAP slik at lønns- og trekkoppgavene vil inneholde korrekt informasjon. Avstemming av årets skyldige feriepenger pr 31.12. Økonomisystemet Ved årsslutt føres netto skyldige feriepenger inn i rad Q. SAP: Skyldige feriepenger pr 31.12 som er saldo i kolonne A pr 31.12 redusert med saldo i kolonne D pr 31.12 føres inn i rad P. Denne summen skal samsvare med gjeld pr 31.12 i økonomisystemet i rad Q. Eventuelle differanser fremkommer i rad R. Avstemming av arbeidsgiveravgift av årets feriepengeavsetning Økonomisystemet Saldo på kontoen for arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger pr 01.01 føres inn i kolonne A. Spørring på konto 2782 for periode 00. Saldo for terminen på kontoen for arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger pr utgangen av avstemmingsterminen føres inn i kolonne D. Tallene hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. Terminens arbeidsgiveravgift av avsatt feriepengekostnads hentes fra økonomisystemet og føres inn i kolonne F. SAP: Transaksjonskode: PC00_m99_CWTR Framgangsmåte: Side 54 av 86

For å avstemme arbeidsgiveravgift av terminens feriepengeavsetninger hentes det ut to lønnartrapporter. En for arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger, variant merket: CUS&OPAL31 og en for arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger løpende, variant merket:cus&opal32. Fremgangsmåte for å få utskrift av rapportene er beskrevet under diverse varianter av lønnsartrapporter. Transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport. Se rutinen for nærmere fremgangsmåte. Riktig variant og periode må benyttes. Arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger føres inn i kolonne B og arbeidsgiveravgift av løpende utbetalte feriepenger føres inn i kolonne C. Disse rapportene kjører pr termin i avstemmingsåret. Det betyr at avstemmes termin 1 i 2006 kjøres de for aktuell januar og februar i 2006. Kontroller følgende: I kolonne E vil det fremkomme et avvik dersom avsetning av arbeidsgiveravgift av terminens feriepenger i økonomisystemer avviker fra avsetningen i SAP. Det vil være en differanse i kolonne G dersom arbeidsgiveravgift av avsatt feriepengekostnad avviker fra arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i SAP. Avvik feil i SAP: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Kontroll av oppsettet: 1. Kjør ut konteringssammendrag for aktuell avstemmingsperiode ved bruk av transaksjonskode PCP0. Finn totalsummer for avstemmingsperioden for årets skyldige feriepengeavsetning og årets løpende utbetalte feriepenger. Sjekk at summene stemmer med lønnartrapportene CUS@OPAL31 og CUS@OPAL32. Ved avvik: Finn ut hvilke lønnarter som har differanse og sjekk ved bruk av transaksjondkode PC00_M99_DKON hvilken konto lønnartene som har avvik er knyttet til. Kjør ut lønnartrapportene til excel. Før excel filene genereres er det en fordel å sortere dataene i SAP med delsum pr ansattnummer og komprimering av rapporten til en linje pr ansatt. Bruk følgende taster og Tilsvarende må gjøres med rapportene fra PCP0. Beløp pr ansatt i de to ulike rapportene kontrolleres Dersom tidligere kontroller ikke har avdekket avviket send Solmanmelding om forholdet Side 55 av 86

Avvik feil i økonomisystemet: Kontroller om det er postert direkte på aktuelle konti i økonomisystemet. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må beløpende korrigeres i økonomisystemet og håndteres i SAP slik at lønns- og trekkoppgavene vil inneholde korrekt informasjon. Kontroller om det i saldoen i økonomisystemet er inkludert ikke avstemt informasjon fra tidligere år. Korreksjon av arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger pr 31.12 Se avstemming av utbetaling av fjorårets feriepengeavsetning. Dersom det har vært avsatt for mye eller for lite i fjor vil dette også påvirke arbeidsgiveravgiftsgjelden av avsatte feriepenger. Økonomisystemet Saldo på konto for gjeld før korreksjon hentes fra økonomisystemet og føres inn i rad I. (kan hentes fra rad D for aktuell termin). SAP: Transaksjonskode: PC00_m99_CWTR Framgangsmåte: For å avstemme årets feriepengeavsetninger hentes det ut flere varianter av lønnartrapporten. Fremgangsmåte for å få utskrift av rapportene er beskrevet under diverse varianter av lønnsartrapporter. Transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport. Se rutinen for nærmere fremgangsmåte. Riktig variant og periode må benyttes. SAP skiller ikke på arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger opptjent i år og arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger opptjent i fjor. I forbindelse med avstemmingen brukes derfor bokførte avsatte feriepenger og beregnet arbeidsgiveravgift av dette for å få riktig gjeld. Denne avstemmingen gjennomføres ved årsslutt. Netto resultatet av lønnartvariant for bokførte feriepenger, CUS&OPAL69 og utbetalte feriepenger løpende, CUS&OPAL64 føres inn i rad H. Tallet kan også hentes fra kolonne A og D i avstemmingskjemaet for feriepenger. Det er lagt inn linker i skjemaet slik at tallene automatisk flyttes over. Arbeidsgiveravgift av grunnlagene vil beregnes i regnearket slik at arbeidsgiveravgiftsbeløpet som fremkommer i rad H er skyldig arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger pr 31.12. Det må legges inn aktuell arbeidsgiveravgiftsprosent. En eventuell differanse i rad J viser avvik mellom riktig gjeld og det som er avsatt pr 31.12. Avvik korrigeres direkte i økonomisystemet. Side 56 av 86

3.12 Avstemming private trekk (blant annet privat telefon) Hvilke konti dette gjelder er avhengig av hvordan disse trekkene er satt opp både i SAP og hvordan regningene er postert i Agresso. Konti som eventuelt må avstemmes: 6901 - Privat trekk telefon 2699 - Andre trekk, Evt. andre konti med private trekk 5282 - HjemmePC-trekk eventuelt andre konti hvis andre brukes Formål: Å avstemme at det er samsvarende informasjon i økonomisystemet og lønnsystemet. Hva avstemmes: Det finnes ikke reskontrooversikt i SAP eller økonomisystemet som viser utestående mellomværende. Saldoen skal bestå av månedens utlegg som skal trekkes i lønn i neste måned i SAP. Dersom dette ikke stemmer overens må det foretas en avstemming av kontoen post mot post slik at det eksisterer en oversikt som viser hvilke åpne poster som eksisterer ved utgangen av avstemmingsperioden. I økonomisystemet eksisterer det bare detaljerte debet beløp pr ansatt og tilhørende kredit beløp finnes i SAP. I tillegg må det følges opp at alle private utlegg løpende blir trukket inn i den ansattes lønn SKJEMA NR 8-A/B/C AVSTEMMING TREKK PRIVAT Rutinen nedenfor er beskrevet for avstemming av trekk privat telefon. Tilsvarende avstemming kan føres for andre trekk. Økonomisystemet Ta ut en spørring/rapport fra økonomisystemet som viser detaljerte transaksjoner på den konto som skal avstemmes. Totalt trekk føres inn i rad A. Saldoen spesifiseres i rad B. Dersom disse beløpene ikke stemmer overens må alle debet transaksjoner sorteres pr ansatt nummer og beløp. Dette kan gjøres i Excel. SAP: Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR Lønnartrapport velg den varianten som stemmer med den konto som skal avstemmes Framgangsmåte: Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport eller gå til rollen lønnskjøring og velg transaksjonskoden derfra. Se rutine for diverse varianter av lønnart. Velg variant aktuell variant. Side 57 av 86

Aktuell avstemmingsperiode velges. Sjekk at det er riktige lønnarter som blir med på rapporten. Rapportene fra økonomisystemet og SAP sammenlignes mot hverandre ved hjelp av ansattnummer og beløp. Åpne poster føres inn i rad B. Kontroller at totalsummen av åpne poster samsvarer med totalt bokført beløp i økonomisystemet. Det følges opp at åpne beløp blir trukket i lønn via SAP. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.13 Avstemming av arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse og pensjonstrekk Virksomheter som terminvis innbetaler pensjonstrekk og eller arbeidsgiverstilskudd til Statens pensjonskasse må avstemme disse kontoene terminvis. Øvrige virksomheter har ikke behov for å gjennomføre denne avstemmingen. Konti som avstemmes: 2632 -Gjeldskonto for arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse 2631 - Gjeldskonto for pensjonstrekk 2633 -Betaling til SPK Formål: Å følge opp at avsetning av arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse og pensjonstrekk er korrekt. Å foreta en justering av gjelden pr 31.12. i forhold til årets løpende innbetaling til SPK Hva avstemmes: Det skal avstemmes at avsatt arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse og pensjonstrekk samsvarer med bokført avsetning i økonomisystemet. Pr 31.12. skal gjeldsposten justeres i forhold til årets løpende innbetaling til SPK. SKJEMA NR 9-A AVSTEMMING av ARBEIDSGIVERSTILSKUDD TIL STATENS PENSJONSKASSE OG PENSJONSTREKK Avstemming pr termin: Økonomisystemet Ta ut en spørring/rapport fra økonomisystemet som viser saldo på artskonto for avsatt pensjonstrekk og /eller arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse. Beløpet/ene Side 58 av 86

overføres til skjemaets kolonne/er B. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR lønnartrapport Framgangsmåte: Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport eller gå til rollen lønnskjøring og velg transaksjonskoden derfra. Se rutine for diverse varianter av lønnart. Velg variant CUS&OPAL34 Arb.g tilsk SPK grunnlønn og CUS@OPAL75 Pensjonstrekk med innbetaling SPK fra variantlisten Totalsummene som fremkommer føres inn i kolonnene A. Kontrollsummen i kolonne C viser om saldo er korrekt overført fra SAP til økonomisystemet. Summen skal alltid være null. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Kontroller om det er postert manuelle posteringer på denne kontoen. Dersom innbetalingen til SPK bokførtes på samme konto som avsetning må dette hensyntas i avstemmingen. Kontroll av oppsettet: Se brukerdokumentasjon i SAP, Avstemming; Avvikshåndtering. Avstemming pr årsskiftet: Økonomisystemet Ta ut en spørring/rapport fra økonomisystemet som viser saldo på artskonto for årlig betaling til SPK. Beløpet overføres til skjemaets kolonne C. Kontroll: Total beløp for årlig avsetning i SAP og årlig bokført avsetning er overført fra skjemaets løpende avstemminger til kolonne A og B. Kolonne D viser hva som er forskjellen mellom årets avsetning og innbetaling til SPK. Differansen må evt. inntektsføres dersom det er innbetalt for mye til SPK. Side 59 av 86

3.14 Avstemming av gruppelivsforsikring Formål: Å følge opp at avsetning av forsikringstrekk er korrekt Å foreta en justering av gjelden pr 31.12. i forhold til årets løpende innbetaling til SPK Hva avstemmes: Det skal avstemmes at avsatt forsikringstrekk til Statens pensjonskasse samsvarer med bokført avsetning i økonomisystemet. Pr 31.12. skal gjeldsposten justeres i forhold til årets løpende innbetaling til SPK. Konti som avstemmes: 2641 -Forsikringstrekk (gruppelivsforsikring) 5251 -Fordel gruppelivsforsikring SKJEMA NR 9-B - AVSTEMMING AV FORSIKRINGSTREKK Avstemming pr termin: Økonomisystemet Ta ut en spørring/rapport fra økonomisystemet som viser saldo på 2641 og 5251 for avsatt og utgiftsført forsikringstrekk. Beløpet overføres til skjemaets rad A og kolonne E. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks 200700) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR lønnartrapport Finn en variant som passer. Det er lønnartene 1402, 1403 og 1406 Saldoen består av trekk fra SAP, eventuell rest på avregningen fra året før hvis den ikke er oppgjort og årets innbetaling. Side 60 av 86

4. GENERELT OM AVVIK 4.1 Generelt om avvik reiseforskyvninger Som det fremgår i forhold til avstemming av oppgaveplikt, arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk, reiseforskudd og reskontro vil transaksjoner i SAP reisemodul benytte forskjellig periode for kostnadsføring og oppdatering i forhold til innberetning. Forskyvningen er slik at oppgave- og avgiftsplikt kostnadsføres i den perioden hvor reisen registreres, i motsetning til innberettningen som foretaes i den påfølgende perioden. I praksis så vil oppgave- og avgiftsplikt innberettes i den perioden hvor den er avregnet mens den kostnadsføres i den perioden reiseregningen registreres i SAP. Dette må vi ta hensyn til ved avstemming som skal foretaes mellom SAP og økonomisystemet. De spørringer som gjøres i SAP for å beregne forskyvningen fra forrige og neste måned er basert på konteringsdato. I de fleste tilfeller vil dette være tilstrekkelig da konteringsdato skal være i samme periode som avregningsperiode (jfr Opal-notat 200504). Imidlertid kan det i noen få tilfeller være reiser som er avregnet i en periode for så og være kontert i neste periode, noe som vil generere avvik. Ved å følge de rutiner som foreligger ved godkjenning og opprettelse av konteringskjøring for reiser vil ikke denne situasjonen oppstå, men erfaring tilsier at det oppstår unntak. SAP har i dag ikke noen brukervennlige rapporter til å gi en oversikt over hvilke reiser som er avregnet i en periode. I en slik situasjon vil man få avvik både internt i SAP og mot økonomisystemet. Avvik av denne typen kan kontrolleres ved å sammenligne lønnartrapport for aktuell periode mot konteringskjøringen i forrige periode. Dette vil kun avdekke total differansen. Dersom det er nødvendig å definere dette på person må avviket rapporteres til 3.linje på Solman. Reiseforskyvningene som håndteres i forbindelse med diverse avvik vil ikke eksitere pr 31.12. Ved årsskiftet skal alle reise som er kostnadsført via SAP også være oppdatert som oppgaveog arbeidsgivavgiftspliktig informasjon på lønns- og trekkoppgaver, terminoppgaver m.m. 4.2 Hvordan finne reiseforskyvningsdifferanser i avstemmingsskjemaene? SAP: Transaksjonskode: PRRW konteringskjøring reiser YHR_REISEDATA - reisedata Framgangsmåte: Når disse opplysningene skal hentes fra SAP finnes det to valg muligheter. Enten kan transaksjonskode prrw - administrasjon av konteringskjøringer reiser eller transaksjonskode YHR_reisedata benyttes. Side 61 av 86

BRUK AV PRRW: Velg transaksjonskode prrw administrasjon av konteringskjøring Husk å fylle ut firmakode dersom det er flere firma i klienten. Når resultat av spørringen er mottatt trykk : Side 62 av 86

Velg deretter /KONT Bare konterte bilag. Du kommer da inn i følgende bilde: For å finne differansen mellom kostnadsføring i perioden og oppdatering på terminoppgaven må rapporten kjøres for alle reiseregninger som er gjennomført mellom to hovedlønnskjøringer. Rapporten kan kun gjøres for en og en reisekjøring adgangen. Dette betyr at dersom det er gjennomført to reisekjøringer i perioden må summen av de to reisekjøringene summeres og benyttes i avstemmingen. Velg aktuell reisekjøring: Side 63 av 86

Velg og velg oppsett med /RAP.0047 Konteringssammendrag Informasjon som fremkommer i rapporten er som nedenfor. Avhengig av hvilket skjema som avstemmes hentes forskjellig beløp fra denne rapportvarianten. Avstemmingsskjema 5-A avstemming forskuddstrekk Velg filter for kontonummer. Fyll inn kontonummer for forskuddstrekk. Avstemmingsskjema 5-C, avstemminger av arbeidsgiveravgift Når konteringssammendraget er hentet opp, merk alle og trykk Følgende bilde fremkommer: Side 64 av 86

Trykk : Velg oppsett /OPAL AVGIFT Avgiftspliktig Følgende bilde fremkommer: Side 65 av 86

Dette beløpet brukes i avstemmingsskjemaet. Avstemmingsskjema 7-A avstemming av oppgaveplikt. Når konteringssammendraget er hentet opp, merk alle og trykk Følgende bilde fremkommer: Side 66 av 86

Trykk : Velg oppsett /OPAL OPPG Oppgaveplikt Følgende bilde fremkommer: Side 67 av 86

Dette beløpet flyttes inn i avstemmingsskjemaet. BRUK AV YRH_REISEDATA: Avstemmingsskjema 5-A avstemming forskuddstrekk Velg transaksjonskode YHR_REISEDATA reisedata Side 68 av 86

Fyll i firmakode og velg avstemming av oppgaveplikt. For at SAP skal beregne konteringsdato for den terminen som skal avstemmes velg beregn konteringsdato (termin). Trykk enter. Systemet foreslår da SAPs konteringsdatoer for gjeldene avstemmingsterm. Skal denne terminen avstemmes trykk JA. Dersom ikke trykk avbryt og fyll inn aktuell termin og år. Trykk enter igjen. Systemet forslår da SAPs konteringsdatoer for terminen du har valgt. Velg JA Konteringsdatoen fylles da inn i felt for konteringsdato. Dersom konteringskjøringsnumrene er kjente kan de fylles inn isteden for konteringsdato for å finne differansene. Er det flere konteringskjøringer enn en kan piltasten brukes. Nummer på konteringskjøringene finnes ved bruk av transaksjonskode PRRW. Se beskrivelse ovenfor. Kjør rapporten, Følgende rapport kommer frem: Side 69 av 86

Trykk og velg oppsette for /CUSOPAL06 Forskuddstrekk Følgende rapport fremkommer: Summen fra spørringen føres inn i avstemmingsskjemaet Avstemmingsskjema 5-C avstemminger av arbeidsgiveravgift Velg transaksjonskode YHR_REISEDATA reisedata Side 70 av 86

Fyll i firmakode og velg avstemming av oppgaveplikt. For at SAP skal beregne konteringsdato for den terminen som skal avstemmes velg beregn konteringsdato (termin). Trykk enter. Systemet foreslår da SAPs konteringsdatoer for gjeldene avstemmingsterm. Skal denne terminen avstemmes trykk JA. Dersom ikke trykk avbryt og fyll inn aktuell termin og år. Trykk enter igjen. Systemet forslår da SAPs konteringsdatoer for terminen du har valgt. Velg JA Konteringsdatoen fylles da inn i felt for konteringsdato. Dersom konteringskjøringsnumrene er kjente kan de fylles inn isteden for konteringsdato for å finne differansene. Er det flere konteringskjøringer enn en kan piltasten brukes. Nummer på konteringskjøringene finnes ved bruk av transaksjonskode PRRW. Se beskrivelse ovenfor. Kjør rapporten, Side 71 av 86

Følgende rapport kommer frem: Trykk og velg oppsette for /CUSOPAL02 Avgiftsplikt Følgende rapport fremkommer: Summen fra spørringen føres inn i avstemmingsskjemaet. Avstemmingsskjema 7-A avstemming av oppgaveplikt Velg transaksjonskode YHR_REISEDATA reisedata Side 72 av 86

Fyll i firmakode og velg avstemming av oppgaveplikt. For at SAP skal beregne konteringsdato for den terminen som skal avstemmes velg beregn konteringsdato (termin). Trykk enter. Systemet foreslår da SAPs konteringsdatoer for gjeldene avstemmingsterm. Skal denne terminen avstemmes trykk JA. Dersom ikke trykk avbryt og fyll inn aktuell termin og år. Trykk enter igjen. Systemet forslår da SAPs konteringsdatoer for terminen du har valgt. Velg JA Side 73 av 86

Konteringsdatoen fylles da inn i felt for konteringsdato. Dersom konteringskjøringsnumrene er kjente kan de fylles inn isteden for konteringsdato for å finne differansene. Er det flere konteringskjøringer enn en kan piltasten brukes. Nummer på konteringskjøringene finnes ved bruk av transaksjonskode PRRW. Se beskrivelse ovenfor. Følgende rapport kommer frem: Trykk og velg oppsette for oppgaveplikt, /CUSOPAL01 Følgende rapport fremkommer: Side 74 av 86

Dette beløpet flyttes inn i avstemmingsskjemaet. 4.3 Hvordan finne avvik ved differanser i forbindelse med avstemming av arbeidsgiveravgift? Avvik - oppsett i SAP: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Avvik kan skyldes deltabeløp. Deltabeløp skal i utgangspunktet ikke forekomme. Beløpene forekommer dersom det er foretatt en programendring for eksempel av sonenes %-sats etter at løpende beregning er foretatt. Kontroll av grunnlag for arbeidsgiveravgift ved gjennomgang av oppsettet: Terminoppgaven er dannet på bakgrunn av akkumuleringslønnarter /103 og /114. Summer på denne rapporten skal stemme overens med konteringskjøringer og lønnartrapporter for avgiftspliktige lønnarter på reiser og lønnartrapporter for avgiftspliktige akkumulatorer 1. Kjør en lønnsartrapport med en variant som inneholder avgiftspliktige akkumulatorer. Kjør en lønnsartrapport med en variant som inneholder avgiftspliktige lønnsarter på reiser. Kjør en lønnsartrapport med en variant som inneholder grunnlag AGA lønnsarter /103 og /114. Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR lønnsartrapport. Se diverse varianter av lønnsartrapport for å finne ut hvordan det gjøres. Velg periode fra første til siste dag i den terminen som skal avstemmes. Det kommer en samlesum nederst på lønnsartrapportene som skal brukes til avstemmingene. Se eksempelet under. Side 75 av 86

2. Det kjøres en konteringsrapport for AGA-grunnlag. Velg transaksjonskode PCP0 Redigere konteringskjøringer. Velg de kjøringene som er kontert i terminen som skal avstemmes. Det kommer en samlesum nederst som skal avstemmes. Se på finne et oppsett på detalj nivå, for å finne ut hvordan du gjør det. AGA-grunnlag Side 76 av 86

3. Sammenlign summene på lønnart rapportene mot lønnarter /103 og /114 skal samsvare med totalsummen av konteringskjøringen og lønnartrapporten for avgiftspliktige reiser og lønnartrapport for avgiftspliktige akkumulatorer. 4. Ved differanser sjekk at riktig rapport variant er benyttet for lønnartrapporten og at den er satt opp med riktige lønnarter. 5. Dersom det er reelle avvik se egen rutine for oppfølgning av kontroll hvis oppgaveplikt eller avgiftsplikt ikke stemmer. Her beskrives hvordan det er mulig å kontrollere akkumuleringslønnartene mot lønnartene som akkumulerer inn i disse totalt og pr person. 6. Meld inn via SolMan hvilke ansatte og tilhørende lønnarter som har differanser Kontroll av beregnet arbeidsgiveravgift ved gjennomgang av oppsettet: Terminrapport, lønnartrapport og konteringskjøring skal være like. 1. Kjør ut PC00_M99_CWTR lønnartrapport for variant for beregnet-aga (lønnsarter /320 og /322). Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR lønnsartrapport. Se diverse varianter av lønnsartrapport for å finne ut hvordan det gjøres. Velg periode fra første til siste dag i den terminen som skal avstemmes. Det kommer en samlesum nederst på lønnsartrapportene som skal brukes til avstemmingene. Se eksemplene under. Beregnet-AGA. 2. Lønnartrapporten skal samsvare med terminrapporten og konteringskjøringen. Ved differanser kontroller at riktig rapportvariant er benyttet for lønnartrapporten og at den er satt opp med riktige lønnarter 3. Dersom disse kontrollene ikke avdekker avviket send en SolMan-melding om forholdet og forklar hvilke kontroller som er gjennomført. Avvik feil i økonomisystemet: Kontroller om det er postert direkte på aktuelle konti i regnskapet Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må periodesaldoen korrigeres for dette beløpet. Det skal vurderes Side 77 av 86

om den manuelle posteringen som er gjort i økonomisystemet skal tilbakeføres og føres i SAP istedenfor. 5. OVERSIKT RAPPORTER Gjennomføring av avstemming og oppfølgning balansekonti krever at ulike rapporter benyttes i SAP. I forbindelse med tjenesteavtalene som inngås med SSØ har virksomhetene valg ulik arbeidsdeling knyttet til avstemming avhengig av om de er regnskapskunde av SSØ eller om de er av en slik størrelse at de ikke skal ha tilgang til SAP. Dette kapitelet omhandler hvilke rapporter som skal benyttes i avstemmingsarbeidet knyttet til den arbeidsdelingen som er inngått med SSØ. 5.1 Rapporter ved total avstemming Disse rapportene må tas ut når fullstendig avstamming, både SAP internt om mot regnskapssystemet, skal foreta: Typerapport Transaksjonskode i SAP Variant/kommenter er Grunnlag for lønnsog trekkoppgavene YHR_OPPGPL /CUSOPAL01 Oppgaveplikte SD koder /CUSOPAL02 Avgiftsplikte SD koder Forskuddstrekk /CUSOPAL03 Pensjonsinnskudd Konteringskjøring fra HR modulen PCP0 Oppgaveplikt Arbeidsgiveravgift T1 oppgjør T2 oppgjør Lønnartrapport PC00_M99_CWTR CUS&OPAL56 Reiser oppgavepliktig CUSOPAL&50 Oppgavepliktige akkumulatorer CUS&OPAL57 Forskuddstrekk reiser CUS&OPAL55 AGA- Pliktig reiser CUS&OPAL49 Side 78 av 86

Konteringskjøring Reiser Reskontro personer og trekkmyndigheter Reskontro lønnslån og lønnsforskudd PRRW FBL1N S_AHR_61015638 Avgiftspliktige akkumulatorer CUS&OPAL28 AGA grunnlag CUS&OPAL29 Beregnet AGA uten innbetaling CUS&OPAL30 Beregnet AGA med innbetaling CUS&OPAL75 pensjonstrekk med innbetaling til SPK CUS&OPAL34 Arb.g.tilsk. SPK grunnlønn CUS&OPAL64 utbetalte feriepenger løpene CUS&OPAL69 bokførte feriepenger CUS&OPAL68, overført feriepengegrunnlag CUS&OPAL70 opptjente feriepenger CUS&OPAL 71, feriepenger SENIOR>6G CUS&OPAL72, totalt FP overf.ny st. CUS&OPAL73, totalt FP forr.år.overf. ny st. CUS&OPAL31, ber. AGA avsatte FP CUS&OPAL32, ber.aga utb. FP /OPPGPL oppgaveplikt reiser /AVGPL avgiftspliktige beløp reiser Side 79 av 86

Reskontro reiseforskudd Reiseforskyvingsdifferanser Terminoppgave arbeidsgiveravgift Terminoppgave forskuddstrekk Påleggstrekkrapport YHR_REISEDATA YHR_REISE_FORSKUDD YHR_REISEDATA PC00_M20_ALT_XII PC00_M20_ALT_XII YHR_PAALEGGSTREKK /CUSOPAL01 oppgaveplikt /CUSOPAL02 arbeidsgiveravgift /CUSOPAL04 Reiseforskudd SAP /CUSOPAL05 Reiseforskudd eksternt system /CUSOPAL06 forskuddstrekk Denne rapporten tas ut i forbindelse med T2 oppgjør og er tilgjengelig på OPAL_CON Denne rapporten tas ut i forbindelse med T1 oppgjøret og er tilgjengelig på OPAL_CON Diverse PC99_M99_CWTR Diverse lønnartoppsett. Eks. negativnetto, trekk av private utlegg. Viktig med gode rutiner rundt systemet. Side 80 av 86

6. ÅRSAVSLUTN.SAVSTEMMING - INNBERETTET INFORMASJON 6.1 Utfylling av følgeskrivet til lønns- og trekkoppgavene RF-1025 Formål: Å avstemme at det er samsvar mellom innberettede oppgavepliktige ytelser og oppgavepliktige ytelser i SAP og økonomisystemet. Å avstemme at det er samsvar mellom innberettet forskuddstrekk og forskuddstrekk i SAP og økonomisystemet Hva avstemmes: Det skal avstemmes at kostnadsført oppgavepliktige ytelser i økonomisystemet samsvarer med oppgavepliktige ytelser i SAP og at dette igjen stemmer mot kvittering fra Skattedirektoratet Det skal kontrolleres at bokført forskuddstrekk i hovedboken i økonomisystemet stemmer med forskuddstrekket i SAP og at dette igjen stemmer med kvitteringen fra Skattedirektoratet. Transaksjonskode: YHR_OPPGPL Forbered lønns- og trekkoppgave Framgangsmåte: Det er utarbeidet et eget sett med skjemaer for avstemmingene som benyttes i forbindelse med årsavslutningen. Dette er de skjemaene som tidligere ble benyttet i forbindelse med årsavslutningsavstemmingene for SLP, Skjema del E, som er blitt tilpasset SAP. Framgangsmåte skjema E1-1 Kontroll følgeskrivet: Hent oppgavepliktig beløp fra transaksjonskode YHR_OPPGPL, Plasser beløpet i rad A. Detter er oppgavepliktige beløp som benyttes løpende ved avstemming av oppgaveplikt. Fremgangsmåten for å hente frem informasjonene er beskrevet i rutinen for avstemming av oppgaveplikt. Velg rapport oppsett /CUSOPAL01 Side 81 av 86

Negative akkumulatorer hentes fra samme rapport, men bruk nå mappekortet koder med feil. Du kommer tilbake til valgmuligheter for mappekort ved å bruke piltasten for å gå tilbake. Det skal ikke finnes koder med feil når avstemmingen gjennomføres ved årsskiftet da eventuelle feil skal være rettet opp før 13. kjøringen. Se sjekkliste for kvalitetssikring av lønns- og trekkoppgaver før 13.kjøring. Beløp plasseres i rad B. Beløp som er under oppgavepliktig hentes fra samme rapport, men bruk nå mappekort utelatte koder. Merk at beløp knyttet til SDkode 000 må utelukkes fra totalsummen. Dette gjøres ved å merke kolonne for Kode. Velg filter og utelat kode 000. Side 82 av 86

Da beløp under kr 1000,- som det ikke skal utarbeides lønns- og trekkoppgave for fremkomme: Plasser beløpet i rad C. Sumbeløpet i D (A+B-C) skal stemme med summen på mappekort balanseregnskap.. Velg mappekort for på dette mappekortet. og bruk beløpet som står som oppgavepliktige beløp Øredifferanser skal inn i skjemaets rad E. Fremgangsmåten for å hente frem øredifferanser er informasjonene beskrevet i rutinen for avstemming av oppgaveplikt. Velg rapport oppsett /CUSOPAL04 Oppgaveplikt årsoppgjør Dette kan gjøres ved å trykke på vis perspektiver og liste. Velg deretter riktig rapportoppsett. Husk å fjerne filter på kode 000 før rapporttoppsett /CUSOPAL04 velges. Følgende resultat fremkommer Side 83 av 86

Avkortede beløp inneholder både utelatte beløp som er under 1000 kroner samt øredifferanser. Det er differansen mellom avkortede beløp og utelatte beløp som skal brukes som kontroll mot kvitteringslisten. I dette eksempelet er øredifferanser forskjellen mellom kr 1657,03 og kr 1595,00, dvs kr 58,49. Eventuelle oppgavepliktige beløp fra Svalbard (kommune 2100) hentes også fra YHR_OPPGPL. Beløpet fremkommer på SD-kode 913A. Bruk filter og søk på denne SDkoden. For å kunne kontrollere kvitteringslisten mot oppgavepliktige ytelser i regnskapssystemet må tallet justeres for oppgavepliktige ytelser på eventuelle endringsoppgaver samt påplusses utelatte koder. Utelatte koder er kun hensyntatt i innberetningen og skal ikke korrigeres i regnskapet. Eventuelle oppgavepliktige beløp fra Svalbard (kommune 2100) hentes også fra YHR_OPPGPL. Beløpet fremkommer på SD-kode 913A. Bruk filter og søk på denne SDkoden. Beløpet plasseres i F. Sumbeløpet i G (D-E-F) skal stemme med kvittering fra Skattedirektoratet. Eventuelle avvik må forklares og spesifiseres. Summen av endringsoppgaver føres opp i H. Endringsoppgaver som gjelder for mye utbetalt lønn reduserer oppgavepliktig beløp (minus). Endringsoppgaver som gjelder for lite utbetalt lønn øker oppgavepliktig beløp (pluss). Utbetalt under oppgavelikt plasseres i I (samme beløp som i C). Sum J = G +(-) H + I er samme beløp som oppgavepliktig på Følgeskrivet og overføres til Skjema E1-2 pkt G for kontroll mot Kontrolloppstillingen. MERK! Nettobudsjetterte virksomheter som spesifiserer arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget på følgeskrivet i diverse soner finner fordelingen ved å benytte transaksjonskode YHR_OPPGPL forberedelse lønns- og trekkoppgaver og mappekort for balanseregnskap. Beløpet skal stemme med avstemmingskjema 5-C korrigert for beløp som er under grensen for oppgaveplikt. Framgangsmåte skjema E1-2 Kontroll oppgaveplikt i regnskapet: Side 84 av 86

Dette er også en fremgangsmåte for utfylling av RF-1022 Kontrolloppstilling over registrerte og innberettede beløp. For å kontrollere at sum oppgavepliktig beløp i rubrikk I i følgeskrivet er det samme som sum oppgavepliktig i kontrolloppstillingen må følgende kontroll gjøres med utgangspunkt i økonomisystemet: Hent oppgavepliktig beløp for året fra økonomisystemet. Se rutine for avstemming av oppgaveplikt. Beløpet fremkommer også i avstemmingsskjema 7-A. Dimensjon 7 benyttes til å følge opp oppgavepliktige beløp i Agresso. Plasser beløpet i A. Finn ikke bokførte endringsoppgaver. Plasser beløpet i B. Avvik som skyldes øreavrunding i SAP skal plasseres i C. Dette beløpet finnes ved å benytte transaksjonskode YHR_OPPGPL. Beløpet finnes i kolonne for avkortet beløp i rapportvariant CUS@OPAL04. Avkortet beløp inneholder både oppgavepliktige beløp under kr 1000,- samt øredifferansen. Det er øredifferansen som skal inn i avstemmingsskjemaet. Eventuelle oppgaver vedrørende Svalbard kommune 2100, plasseres i D. Beløpet fremkommer på SD-kode 913A. Bruk filter og søk på denne SD-koden. Samme beløp er benyttet i avstemmingsskjema E1-1. Beløpet kan hentes fra dette skjemaet. Bokført/innlest oppgaveplikt uten lønnart, plasseres i D. Dette skal ikke forekommer i SAP. Sum F = A + B - C - D + E, gir uttrykk for korrigert oppgaveplikt i henhold til regnskapet. Kontroll av regnskapsført oppgaveplikt mot innberettet oppgaveplikt. Overført beløp fra skjema E1-1 pkt I plasseres i G. Korrigert oppgavepliktig beløp i henhold til regnskapet overføres fra pkt F til pkt H. Avvik/differanser avklares og forklares i skjema eller korrigeres før avstemmingen gjøres på nytt. Merk at all oppgaveplikt på alle reiser skal være innberettet på riktig år. Framgangsmåte skjema E2 Årlig avstemming av forskuddstrekk Hent sum forskuddstrekk fra kvitteringen fra Skattedirektoratet. Plasser beløpet i A. Side 85 av 86

Hent sum forskuddstrekk fra transaksjonskode YHR_OPPGPL forbered lønns- og trekkoppgave. Summen må være korrigert for negative akkumulatorer. Disse skal være rettet opp før 13. kjøring gjennomføres i SAP. Se sjekkliste for kvalitetssikring av opplysninger til lønns- og trekkoppgaver før 13. kjøring. Plasser beløpet i B. Differansen C mellom A og B korrigert for negative akkumulatorer skal være lik 0,00. Dersom det er oppstått en differanse, må denne avklares og rettes. Sett inn endringsoppgaver postert i økonomisystemet for det gjeldende år i pkt D og Endringsoppgaver i økonomisystemet neste år i pkt E. Pkt F gir oss da sum forskudd vedrørende endringsoppgaver, mens Pkt G gir oss sum forskuddstrekk i følgeskrivet.. Hent bokført forskuddstrekk 1.-6. termin fra økonomisystemet og plasser i respektive felt på skjema H. Differansen I mellom G (innberettet) og H (regnskapsført) skal være lik 0,00. Dersom det er oppstått en differanse, må denne avklares og rettes. Endringsoppgaver som ikke er bokført det aktuelle året, spesifiseres nederst på skjema E2. Framgangsmåte utfylling av følgeskriv når virksomheten har benyttet to systemer i løpet av året Lønns- og trekkoppgavene vil sendes til skattedirektoratet fra to forskjellige systemer og virksomheten vil derfor motta to kvitteringer fra skattedirektoratet. Det lages derfor to følgeskriv. Det er flere av kemnerne som ønsker å få en oppsummering av følgeskrivene. Det anbefales derfor å lage et brev som legges ved lønns- og trekkoppgaven som viser en totaloppstilling for begge systemene. Side 86 av 86