REFERAT Ledelsesmøte 17.01.2017 Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 1-17 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 2-17 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 3-17 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 4-17 Oppføring av eventueltsaker Sak 5-17 - Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak 6-17 - Behandlingssak: Oppstart av BISI Innebandy Sak 7-17 Behandlingssak: Foreløpig pengefordeling til undergrupper og utvalg Sak 8-17 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 9-17 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 10-17 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: MANA, PR, IA, PK, EA, ØA, FA, Leder, 3xHR Tilskuere: 4 stk. Sak 1-17 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak 2-17 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Godkjent
Sak 3-17 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøtet 22.11.16 Godkjent Sak 4-17 Oppføring av eventueltsaker Sak 5-17 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen MANA: Clarion veldig fornøyd med ballet. Har hatt møte med Leder for MU og leder for NU, lagt planer for fremtiden. MU: Se etter nye samarbeidspartnere og jobbe med å eksponere eksisterende. Nye arrangement. Hjelpe Color Run. NU: NLD, 300.000 i inntekter allerede. PR: Hatt møter med Styret og PR i Stavanger og Bergen for å samkjøre grafisk profil. Mye generelt med arrangementer og innlegg på Facebook. Gensere. IA: Mye jobbing med ballet. Revyen ble ikke noe av, men ballet ble godt gjennomført allikevel. Har jobbet med retningslinjer for idrettene sammen med idrettsansvarlig. PK: Stått på stand med VL i Nydalen. Jobbet mye med VL. Jobbet med LM sammen med PK i Stavanger. Arrangert auksjon på ballet. Satt i gang rekruttering til fadderstyret sammen med faddersjef. EA: Stille. Blir mer aktivitet fremover. Opprettholdt kontakt. Fikk henvendelse fra ISFIT. Jobbet med budsjettet for å prøve å få til arrangement til våren. ØA: Mye regnskapsføring av november og desember. Vært problematisk med mcash, men har funnet løsning på det nå. Vært i Oslo på Visma-kurs. Skal skifte regnskapsprogram. Møte med alle ØA på lokalavdeling og i styret. Kom fram til ulike ting i forbindelse med
budsjettering, søknadsprosess osv. Vært litt misforståelser rundt dette. Revyen ble kansellert, og måtte derfor gi 20.000 ekstra til ballet for å få råd til underholdning. FA: Ulike saker opp mot eksamen, gjennomføring av eksamen osv. Fagutvalget skriver kursevalueringer, de er godt i gang med dette. Nestleder i FU setter sammen Masterdagen som foregår i NLD-uka. Leder: Mye kontakt med Styret. Forberedelse til Styremøte som er på torsdag. Vært i møte med admin sammen med FA. Diverse oppfølging osv. Har begynt å se på tidspunkt for medarbeidersamtaler. Sak 6-17 - Behandlingssak: Oppstart av BISI Innebandy Bakgrunn: Interesse for å gjenoppstarte innebandy. Vi har allerede ubrukt utstyr fra tidligere år. Forslagsstiller: Internkoordinator og Jonas Schjoldager Vedlegg 1: Budsjett innebandy Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner opprettelse av BISI Innebandy og innvilger midler fra budsjettet som vedlagt. IA: Hadde innebandy for noen år siden. Har helt nytt utstyr liggende på lageret, og derfor er det lite utgifter ved å starte opp. Virker som det er mye interesse for dette. Lav terskel for å bli med. PK: Guttelag eller jentelag? Tilskuer: Begge deler. ØA: Har egentlig ikke nok midler til å dekke alle utgifter fra eksisterende idretter. Ser ikke at vi har råd til å opprette dette. Godt engasjement, men kan ikke gjøre det på lånte penger. Dersom vi skal innvilge dette, må vi kutte på andre grupper Tilskuer: Hele budsjettet, eller halve? ØA: Sikter til hele budsjettet.
Tilskuer: Drakter, køller, baller. Det vi må ha er baller og halleie. Drakter osv kan vi søke om senere. ØA: Har en ramme med penger vi kan gi ut, som allerede er fordelt. Kan eventuelt søke på søknadspotten. IA: Ingen mulighet for å revidere budsjettet? ØA: Dette er et nytt lag, ikke eksisterende. Har allerede kuttet på eksisterende lag. FA: Helhetlig tenker jeg at det er et veldig godt forslag. Hvis vi ikke har råd til å tilfredsstille eksisterende undergrupper og lag er det dumt å bruke disse pengene på et nytt lag. Leder: Er det mulig at de sender en søknad til søknadspotten? ØA: Ja, hensikten er nyskapning, så dette er et passende formål. FA: Når kan de eventuelt ha oppstart da? ØA: Er det satt opp dato for søknadspotten? Leder: ikke foreløpig. Kan sette opp et ganske start. Neste møte er 7. februar. Kan eventuelt sette et søknadspottmøte. Se nærmere på om det er hensiktsmessig. ØA: Se nærmere på det, ikke ta en beslutning i dag. Finne en løsning. Tilskuer: Minimum for å starte opp er penger til halleie. Er meldt på studentlekene i slutten av februar, så hadde vært greit å komme i gang. PK: Har så lyst til at de skal få det til. Er det en eller annen måte å få det til på? ØK: Kan godkjenne dette, men jeg som ØA vil anbefale det som er mest hensiktsmessig. PK: Hvor mange treninger er det frem til studentlekene? Tilskuer: 3-4 treninger. PK: Når kan de søke på søknadspotten? ØA: Synes at søknadspotten skal være åpen hele tiden. Leder: Har vedtatt regler for dette på Generalforsamling. IA: Har ikke satt datoene for dette, så da er vi fleksible for når disse skal være? FA: Må huske at vi skal ha tid til å se på søknader og at alle skal ha mulighet til å søke. ØA: Kan være mulig å innvilge nå og gjøre det om til søknadspotten senere. Leder: Skal ikke stemme gjennom et budsjett før vi har fått søknaden til søknadspotten. Snakk om ca. 1200 kr fram til slutten av februar. Er det mulig å innvilge dette nå? ØA: Kan innvilge, men har ingen garanti for mer penger senere. Går allerede over budsjett, så dersom vi innvilger vil dette gå ytterligere utover dette. Er ikke hensiktsmessig. FA: Dersom vi innvilger dette vil det gå utover de andre idrettsgruppene.
IA: Veldig for at alle idrettene skal få holde aktiviteten i gang. Ser ingen grunn til at vi skal nekte dem det bare fordi det er usikkert i fremtiden. Ønsker at flest mulig skal få drive med idretten, men vil selvfølgelig ikke at det skal gå utover de andre idrettene. PK: Søknadspotten er der for slike ting. Kan søke på denne, er ikke snakk om veldig mye penger. ØA må veilede oss på dette, er du som har oversikt over økonomien. Tilskuer: Trenger 310kr x 4 + eventuelt baller. ØA: Vi har ikke penger til overs. Dersom vi innvilger dette tas det rett fra egenkapital. Synes det er dumt å innvilge en lite sum nå, og gi et halvveis ja. Bedre å søke på søknadspotten slik at vi kan innvilge hele summen og si ja til aktivitet. Idrettsansvarlig: Ser på summene som er innvilget til de andre gruppene. ØA: De summene er ikke innvilget enda. Skal stemmes over i dag. Har prøvd å budsjettere ut i fra antall og behov på de ulike idrettene og undergruppene. Leder: Uansett hvor mye ØA har kuttet i budsjettet til idrettene, er det fortsatt over budsjett. Ønsker ikke å fastsette dato for søknadspottmøte på dette møte, blir tidligst 7. februar. Er ikke økonomi til å opprette nå, men formålet er godt nok til å søke på søknadspotten. Tilskuer: Hvordan søker man? ØA: IA forteller deg dette. Leder: Grunnen til at søknadpsottmøtet blir tidligst 7. februar er rammene som er satt på GF. EA: Må huske på at Kulturstyret har sponsormidlerfrist 1. mars som forening. Kan søke for BIS Idrett. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner opprettelse av BISI Innebandy og innvilger midler fra budsjettet som vedlagt. Ikke godkjent. Sak 7-17 - Behandlingssak: Foreløpig pengefordeling til undergrupper og utvalg Bakgrunn: Summene til utvalg, interessegrupper og idretter som ble godkjent på generalforsamling må fordeles utover de forskjellige gruppene under hver hovedgruppe. Forslagsstiller: Økonomiansvarlig
Vedlegg 2: Foreløpig budsjett fra søknadene Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner summene søkt om til budsjettet, som ligger vedlagt. ØA: Nå har vi en ny budsjetteringsform. Innvilger samlede summer for tre grupper på GF, og deretter må disse summene søkes på. På grunn av noen søknader som kom sent, har vedlegget til denne saken blitt endret. Endringer: Næringslivsutvalget er lagt inn. Fotball herrer er kuttet med 10 000 kr - cageball. Alle søknader var godt begrunnet. Kuttet litt på utstyr og diverse på en del grupper. Summene er basert på aktiviteten i gruppene. Hvis dette blir innvilget vil vi innvilge omtrent 5.000 kr over budsjettet som ble godkjent på Generalforsamling. Dette skyldes bred aktivitet, og behov for midler. Dette blir bindende frem til GF, kan bli revidert til GF dersom det trengs. MANA: Lurer på Bull Invest. Får de penger til investeringer? ØA: Det går gjennom Styreleder, ikke gjennom dette budsjettet. Dette er ikke bestemt enda. Leder: Dersom vi stemmer gjennom dette budsjettet går vi 5631 kr over budsjettet som ble godkjent på GF. PR: Ser du noe problem med at vi bevisst går i underskudd? At det er en tendens at man går over budsjett. ØA: Tendensen før har vært at ØA har satt budsjett og gruppene har forholdt seg til dette uten å egentlig ha innsikt. Dette har blitt bedre nå, så tror ikke det blir fare for større overtredelse av budsjett. FA: Underskuddet går direkte fra egenkapital ØA: Ja, eventuelt. Kommer an på revidering på GF. IA: Vi har råd til å gå 5.000 kr i underskudd her, men ikke gi 1200 kr til innebandy? ØA: Ja, fordi dette er til allerede eksisterende grupper, ikke nye grupper som vi ikke vet om kommer til å vare mer enn én måned. Blir feil å kutte på treningstiden til allerede eksisterende grupper. Selv om vi går i underskudd betyr ikke dette at det er et argument for å gå enda mer i underskudd. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner summene søkt om til budsjettet, som ligger vedlagt. Ikke godkjent
Endringsforslag: Ledelsen godkjenner budsjett som fremvist av ØA på Ledelsesmøtet. Godkjent Sak 8-17 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 9-17 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 10-17 - Diskusjonssak: Kritikk av møtet FA: Gikk ganske bra. Tror det er viktig at vi diskuterer litt på forhånd når det gjelder store saker, slik at alle skjønner alle sidene av saken. PK: Tror kanskje ikke tilskuerne skjønte helt hvorfor vi stemte som vi gjorde, så dette bør forbedres. Leder: Gikk greit. Ble litt mye frem og tilbake. Er ikke sikkert tilskuerne skjønte hvorfor det ble nedstemt. Ferdig 17.06.