VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 05.12.2011 2011/14733 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Rita Lindbom tlf 971 97 095 FET KOMMUNE Postboks 100 1901 FETSUND TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG TEMA: INNEKLIMA I OFFENTLIGE BYGG, HERUNDER SKOLER Vi viser til tilsyn gjennomført hos Fet kommune og to av skolene i kommunen. Tilsynene ble gjennomført 18.10.2011og 20.10.2011. Deltakerliste for tilsynene er vedlagt. Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskaper for å sørge for godt inneklima er det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold og somkan forebygge helseproblemer og sykefravær. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon på disse forhåndsmeldte temaene: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 7468 TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning til og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Oppsummering av funn og begrunnelse for pålegg: På tilsynet med Fet kommune som arbeidsgiver, etterspurte Arbeidstilsynet rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Arbeidstilsynet ble forelagt en rutine for kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøfaktorer der ansvaret for å gjennomføre kartlegging og risikovurdering, etter vår oppfatning, er delegert til virksomhetslederne. I denne veiledende rutinen for å utarbeide prosedyrer i enhetene, står det at mange farer vil være innlysende og lette å notere seg. Det vises videre til andre aktuelle kilder uten at inneklima og forhold som kan innvirke på inneklima er nevnt i særlig grad. Det nevnes imidlertid støy og lys i relasjon til ergonomi. Etter tilsynene på de to utvalgte skolene er Arbeidstilsynets vurdering at det ikke gjennomføres en helhetlig, systematisk kartlegging og risikovurdering av inneklima og hvilke forhold som virker inn på inneklima i skolene. Arbeidsgiver/skolene foretar systematisk kartlegging av inneklima gjennom arbeidsmiljøundersøkelser og vernerunder, men dette oppfatter vi i hovedsak er en kartlegging av ansattes opplevelse av inneklima. Arbeidstilsynet etterspurte i tillegg et system for å få frem nødvendig tilstandsfakta om inneklimasituasjonen, der både vedlikehold og drift av bygg og tekniske installasjoner, samt utforming/innredning, bruk og behov må vurderes og ses i sammenheng. Minimumsstandard er at lov og forskrifter oppfylles og at negative helsepåvirkninger ikke kan aksepteres. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Videre skal arbeidsgiver, i henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (kapittel 2, 4, bokstav c), innhente bistand fra bedriftshelsetjenesten i det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig arbeidsmiljø/inneklima. Arbeidstilsynet viser i denne sammenheng til rutinen som arbeidsgiver har utarbeidet for bruk av
VÅR REFERANSE 3 bedriftshelsetjenesten der slik bistand også er noe beskrevet. Forståelsen vår etter tilsynene er at skolene ikke har benyttet bedriftshelsetjenesten i kartlegging og risikovurdering av inneklima. Arbeidstilsynets helhetlige inntrykk er at arbeidsgiver, skolene og Eiendomsenheten har systemer hvor systematiske, helhetlige kartlegginger og risikovurderinger kan innarbeides. Det er videre vårt inntrykk at systemene er styrket gjennom god kommunikasjon mellom partene. Videre oppsummering av funn: Selv om Fet kommune per i dag mangler en eiendoms- og vedlikeholdsstrategi, er kommunen inne i en prosess med å etablere systemer som skal ivareta et verdibevarende vedlikehold av kommunens bygninger. Roller og ansvar i forbindelse med vedlikehold og løpende drift er i stor grad avklart gjennom en brukeravtale mellom Eiendomsenheten og skolene/brukere. Skolene kjenner vedlikeholdsplanen for egen skole. Avvikssystemet som ligger i kvalitetslosen brukes for lite, men man har forventninger til at kommende versjon skal sikre melding av avvik i mye større grad enn per i dag. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). 1. Fet kommune skal som arbeidsgiver sørge for en systematisk og helhetlig kartlegging og risikovurdering av inneklima i skolene, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr. 6. Gjennomførte kartlegginger og risikovurderinger skal, i henhold til forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5, 2. ledd nr. 6, dokumenteres skriftlig. Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått en skriftlig tilbakemelding på hvordan Fet kommune som arbeidsgiver skal sikre et systematisk arbeid med hensyn på helhetlig kartlegging og risikovurdering av inneklima i skolene der bruk av bedriftshelsetjenesten inngår. Frist for gjennomføring: 31.03.12 Hvis Fet kommune/arbeidsgiver har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 31.12.11.
VÅR REFERANSE 4 Dersom Fet kommune/arbeidsgiver ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt Fet kommune/arbeidsgiver. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/14733 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tone Rangøy Holte tilsynsleder (sign.) Rita Lindbom inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Ordfører Skolefaglig rådgiver Kommunalsjef Rektor Østersund u.skole Verneombud Østersund u.skole Rektor Hovinhøgda skole Verneombud Hovinhøgda skole Hovedtillitsvalgt Fet kommune Hovedverneombud Fet kommune Miljørettet helsevern Fylkesmannen v/utdanningsavd. Postboks 8111 Dep. Fylkesmannen v/helseavd. Postboks 8111 Dep. Romerike HMS-senter J.E. Ekornesvn. 16 0032 OSLO 0032 OSLO 1900 FETSUND Vedlegg: Deltakerliste for tilsyn i Fet kommune
VÅR REFERANSE 5 Vedlegg: Deltakerliste for tilsyn hos Fet kommune 18/10-11: Fra Fet kommune: Jan Sørli, konst. kommunalsjef Wenche Richardsen, konst. skolefaglig rådgiver Torun Skrimstad, rektor Hovinhøgda skole Britt Eva Fløisbonn, rektor Østersund ungdomsskole Iren Thoner, hovedverneombud Deltakerliste for tilsyn hos Østersund ungdomsskole 18/10-11: Fra Fet kommune: Britt Eva Fløisbonn, rektor Lene Elvethun, verneombud Roger Jensen, vaktmester Finn Roaas, tillitsvalgt Utdanningsforbundet Deltakerliste for tilsyn hos Hovinhøgda skole 20/10-11: Fra Fet kommune: Torun Skrimstad, rektor Mai Elin Larsen, verneombud Tom d`offay, vaktmester Jan Sørli, konst. Kommunalsjef
VÅR REFERANSE 6 Deltakerliste for oppsummeringsmøte 20/10-11: Fra Fet kommune: Jan Sørli, konst. kommunalsjef Wenche Richardsen, konst. skolefaglig rådgiver Iren Thoner, hovedverneombud Mervi Sergejeff, hovedtillitsvalgt Torun Skrimstad, rektor Hovinhøgda skole Mai Elin Larsen, verneombud Hovinhøgda skole Britt Eva Fløisbonn, rektor Østersund ungdomsskole Lene Elvethun, verneombud Østersund ungdomsskole Olav Noraker, Miljørettet helsevern Bent Ulseth, fysioterapeut Romerike HMS-senter