Kurs for saksbehandlere ESA Kurs Arkiv Plugin Versjon 8.0
EVRY Postboks 494 Skøyen 0213 OSLO Telefon: 06500 (sentralbord) Telefaks: 22 52 85 10 (resepsjon) evry.com Avfotografering eller annen reproduksjon av dokumentet for videre distribusjon er ikke tillatt uten særskilt avtale med EVRY. 2012 EVRY. Med enerett.
Innholdsfortegnelse 1 Arkiv Plugin... 4 2 Arkivere mottatt E-post... 4 2.1 Arkivere i en eksisterende sak... 5 2.2 Arkivere i en ny sak... 9 Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 3
1 Arkiv Plugin ESA inneholder mulighet til å arkivere dokumenter direkte fra en rekke kontorstøtteprodukter. Med modulen du bl.a. arkivere direkte fra: Microsoft Windows Utforsker (menyvalget Send til ) Microsoft Outlook Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher) OpenOffice.org (Writer, Calc, Impress, Draw) Det betyr at saksbehandler selv skal arkivverdig mottatt e-post direkte fra sin innboks, inn i ESA. Dette kursheftet tar for seg å arkivere mottatt e-post inn i en eksisterende eller ny sak. For mer detaljert informasjon henvises det til generell Brukerhåndbok Webklient. 2 Arkivere mottatt E-post Slik arkiverer du en mottatt e-post i en eksisterende eller ny sak. Aktivitet Utgangspunkt: Aktuell e-post er markert i Innboksen Resultat E-posten vises i skjermbildet Skjermbilde for pålogging vises. Klikk på i Fanekort Skriv inn ditt brukernavn og ditt passord. Passordet vises som stjerner på skjermen av sikkerhetsmessige grunner. Trykk Dialogboks for å arkivere vises. Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 4
2.1 Arkivere i en eksisterende sak Aktivitet Utgangspunkt: Dialogboks for å Arkivere Klikk fane I eksisterende sak Resultat Fanekort Sak vises Velg fane Sak Saksnr. kjent: Da fylles bildet med informasjon om den valgte saken. Tast inn saksnummeret i de to feltene (årsdelen i første felt) og trykk på knappen Saksnr. ikke kjent: Trykk på knappen Søk Skjermbilde Finn saker vises. Slik søker du etter saker: Tast inn søkeverdier i ett eller flere felt og trykk på knappen Søk for å finne saker som passer til søkeverdiene. Hvis du vet initialene til saksansvarlig kan du skrive inn disse. Hvis ikke kan du trykke på for å søke. Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 5
Hvis du skal søke på datoer fra/til må du først krysse av for dette i avhukingsboksen foran datofeltene. Trykk deretter knappen Søk Søkeresultat vises Velg deretter sak og klikk OK Velg fane Journal Skjermbilde Journal vises. Alle felt med unntak av Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier: Jourart = DOK Type = I Statuskode= S Verdien i tittelfeltet er emnet på e-posten som skal arkiveres. Det som skrives inn her, vil da bli tittel på Journalposten. NB: Dersom journalposten skal graderes fortsett her Skjermbilde for gradering vises. Velg fane Gradering Slik graderer du: Velg gradering fra den øverste nedtrekkslisten. Alle feltene under blir da fylt ut med standardverdier for dette valget. Velg fane Avs/Mott Skjermbilde Avs/Mott vises. E-postadressen til avsender (for mottatt e-post) vil være fylt inn som ekstern avsender i den øverste listen. Alle mottagere av e-posten vil være fylt inn som eksterne mottagere i den øverste listen. Du vil være lagt inn som intern mottager i den nederste listen (pålogget bruker). Redigere ekstern avsender: Merk avsender og trykk knappen Endre i den øverste listen Skjermbilde Ny/Endre ekstern vises. Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 6
Rediger eventuelt informasjon om ekstern avsender. Slette ekstern mottaker: Merk avsender og trykk knappen Slett i den øverste listen. Gjenta hvis du skal slette flere Redigere/endre intern mottaker: Merk intern mottaker og trykk knappen Rediger i den nederste listen. Trykk OK for å legge til adressen Skjermbilde Ny/Endre intern vises. Tast inn initialene på saksbehandleren som skal være mottaker i feltet Saksbehandler og trykk. eller Trykk for å få opp søkebildet for å søke etter saksbehandler. Trykk OK Registrere intern kopimottaker(e): Trykk knappene Ny i den nederste listen. Skjermbilde Ny/Endre intern vises. Velg kopimottager fra knappene øverst. Tast inn initialene på saksbehandleren i feltet Saksbehandler og trykk eller trykk for å få opp søkebildet for saksbehandler. Trykk OK for å legge til adressen Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 7
Velg dokument(er) som arkiveres: Skjermbilde Dokumenter vises Under fanekortene vises en liste over dokumenter som ligger ved e-posten. Hvis man ikke ønsker at et dokument skal arkiveres, fjernes krysset foran tilnavnet. Dersom Meldingsteksten skal være hoveddokument, og man ønsker meldingsholdet (hvem er avsender, dato og tittel på meldingsteksten med i dokumentet), settes kryss i Lag e-posthode i hoveddok. Hvis man ønsker å velge et annet dokument som hoveddokument, velger man dette fra nedtrekkslisten. Det tidligere hoveddokumentet blir da automatisk vedlegg. Klikk knappen Følgende kvittering gis. Dokumentet er blitt arkivert i en ny journalpost i en eksisterende sak. E-poster som er arkivert fra MS Outlook, vil bli merket med en egen farge. Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 8
2.2 Arkivere i en ny sak Aktivitet Utgangspunkt: Dialogboks for å Arkivere Klikk fane I ny sak Resultat Fanekort Sak vises (dokumentet blir arkivert i en ny journalpost i en ny sak). På fanen Sak angir du informasjon om den nye saken. Alle felt unntatt Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier. Disse kan evnt. endres. Velg fane Arkiv Skjermbilde Arkiv vises. Velg arkivdel Type vil bli utfylt og velg deretter verdi (arkivkode) Felt som benyttes for å angi type arkivmateriale. Aktuelle typer hentes fra rullgardinliste i feltet. Eksempel på type for emnearkiv basert på K-koder: FE fellesklasse FA fagklasse TI tilleggskode Velg fane Journal Skjermbilde Journal vises. Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 9
Alle felt med unntak av Merknad må ha verdi. De obligatoriske feltene vil alle være fylt ut med standardverdier: Jourart = DOK Type = I Statuskode= S Verdien i tittelfeltet er emnet på e-posten som skal arkiveres. Det som skrives inn her, vil da bli tittel på Journalposten. NB: Dersom journalposten skal graderes fortsett her Skjermbilde Gradering vises. Velg fane Gradering Slik graderer du: Velg gradering fra den øverste nedtrekkslisten. Alle feltene under blir da fylt ut med standardverdier for dette valget Velg fane Avs/Mott Skjermbilde Avs/Mott vises. E-postadressen til avsender (for mottatt e-post) vil være fylt inn som ekstern avsender i den øverste listen. Alle mottagere av e-posten vil være fylt inn som eksterne mottagere i den øverste listen. Du vil være lagt inn som intern mottager i den nederste listen (pålogget bruker). Redigere ekstern avsender: Merk avsender og trykk knappen Endre i den øverste listen Skjermbilde Ny/Endre ekstern vises. Rediger eventuelt informasjon om ekstern avsender. Trykk OK for å legge til adressen Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 10
Slette ekstern mottaker: Merk avsender og trykk knappen Slett i den øverste listen. Gjenta hvis du skal slette flere Redigere/endre intern mottaker(e): Merk intern mottaker og trykk knappen Rediger i den nederste listen. Skjermbilde Ny/Endre intern vises. Tast inn initialene på saksbehandleren som skal være mottaker i feltet Saksbehandler og trykk. eller Trykk for å få opp søkebildet for å søke etter saksbehandler. Trykk OK Registrere intern kopimottaker(e): Trykk knappene Ny i den nederste listen. Skjermbilde Ny/Endre intern vises. Velg kopimottager fra knappene øverst. Tast inn initialene på saksbehandleren i feltet Saksbehandler og trykk eller trykk for å få opp søkebildet for saksbehandler. Trykk OK for å legge til adressen Velg dokument(er) som arkiveres: Skjermbilde Dokumenter vises. Under fanekortene vises en liste over dokumenter som ligger ved e-posten. Hvis man ikke ønsker at et dokument skal arkiveres, fjernes krysset foran tilnavnet. Dersom Meldingsteksten skal være hoveddokument, og man ønsker meldingsholdet (hvem er avsender, dato og tittel på meldingsteksten med i dokumentet), settes kryss i Lag e-posthode i hoveddok. Hvis man ønsker å velge et annet dokument som hoveddokument, Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 11
velger man dette fra nedtrekkslisten. Det tidligere hoveddokumentet blir da automatisk vedlegg. Klikk knappen Følgende kvittering gis: Dokumentet er blitt arkivert i en ny journalpost i en ny sak. Kurs Arkiv Plugin ESA versjon 8.0 Side 12