MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Fredag 2. november 2012 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0900-1330. Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (H), nestleder Steinar Ødegård (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Forvaltningsrevisor Kjetil Kalager (sakene 41-44). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 40/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 06.09.12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 06.09.12 godkjennes. SAK NR. 41/2012 SAMHANDLINGSREFORMEN OG AKTUELLE REVISJONSMESSIGE INNFALLSVINKLER Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/kjetil Kalager orienterte og svarte på spørsmål. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i samhandlingsreformen og reformen sett i et kontrollperspektiv, tas til orientering. 1
2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om kommunes håndtering av samhandlingsreformen. Det bes om orientering innenfor følgende tema: Internkontroll Har Stange kommune etablert gode rutiner og systemer for kontroll i forbindelse med utbetalinger? Hvordan sikrer Stange kommune at det kun betales for faktiske mottatte tjenester? Utskrivningsklare pasienter Hvor mye må Stange kommune betale? Og hvordan utvikler dette seg over tid? Hva slags tilbud etablerer Stange kommune for utskrivningsklare pasienter? Utvikling i kompetanse og samarbeid kommune og sykehus. Forebygging Hvordan og på hvilke arenaer arbeider Stange kommune for å møte kravene om forebygging av helseproblemer? Iverksettes tiltak og har de noen effekt? Prioriteres området? Avtaler Fungerer inngåtte avtaler mellom kommunen og helseforetaket etter hensikten? -gråsoner? -konflikter? IKT Tilstrekkelig kompetanse? Feil og svikt i kommunikasjon mellom systemer? Håndtering av personopplysninger? Overordnede mål Nås reformens overordnede mål? Klarer man å gi befolkningen et godt nok tilbud? Hva er det som fungerer og ikke fungerer? Utvikling i -bruk av sykehustjenester -økonomiske forhold -levekårsindikatorer -pasient- og pårørendetilfredshet 3. Kontrollutvalget ønsker å kartlegge muligheten for et felles revisjonsprosjekt i Hamarregionen i tilknytning til samhandlingsreformen, og ber sekretær undersøke interessen i kontrollutvalgene i Hamar, Ringsaker og Løten kommune for dette. 2
SAK NR. 42/2012 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2015 godkjennes. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer, og å igangsette undersøkelser på eget initiativ, dersom det i planperioden oppstår behov for kontroll på andre områder enn det som fremgår i planen. 3. Kommunestyret velger Hedmark Revisjon IKS til revisor for forvaltningsrevisjon på områder der selskapet besitter tilstrekkelig kompetanse. Kontrollutvalget bes om å vurdere behovet for kompetanse i hvert enkelt revisjonsprosjekt, og fremme sak for kommunestyret dersom annen revisor skal velges. SAK NR. 43/2012 ØKONOMIRAPPORT 2. TERTIAL 2012 STANGE KOMMUNE Økonomirapport 2. tertial 2012 for Stange kommune tas til orientering. SAK NR. 44/2012 VURDERING AV FORUNDERSØKELSER - FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om kommunens eierskap i Stangehallen Riksanlegg AS og Stangehallen DA. 2. Hedmark Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt innenfor temaet innkjøp - kontraktsoppfølging. SAK NR. 45/2012 STATUSRAPPORT 2. TERTIAL 2012 FRA HEDMARK REVISJON IKS Statusrapport for 2. tertial 2012 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 3
SAK NR. 46/2012 SAMMENLIGNING AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER ( BENCHMARKING ) Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 47/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalget om revisjonsrapporten Kontroll av reiseregninger sentral ledelse 2. Revisors beretning om beboerregnskaper ved Stange sykehjem, avd. 5 for 2011 3. Attestasjon av fakturaer fra Hedmark Revisjon IKS (3 stk) 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 48/2012 VEDLIKEHOLD AV STANGE KIRKE Fra behandlingen: Saken ble enstemmig satt på sakslista i møtet. Bakgrunnen for saken var en henvendelse til kontrollutvalget. Trond Enemo reiste spørsmål om egen habilitet på grunn av sitt verv som medlem av Stange menighetsråd. Kontrollutvalget besluttet enstemmig at Enemo var habil, da vedlikehold av Stange kirke ikke ligger innenfor menighetsrådets ansvarsområde. Kontrollutvalget ber om en orientering på neste møte om kommunens ansvar i forhold til kirken, herunder regelverk og inngåtte avtaler. Det bes også om en orientering om kommunens ansvar og oppgaver i tiknytning til vedlikehold av taket på Stange kirke. Stange, 2. november 2012. Trond Vangen leder tlf. 911 83 642, e-post: trond.vangen@c2i.net RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 2. november 2012. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4
NESTE MØTE Dato: Fredag 14. desember 2012 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Kommunens håndtering av samhandlingsreformen (v/rådmannen) Kommunen forhold til kirken ansvar, inngåtte avtaler mv. Prosjektplan: Innkjøp/kontraktsoppfølging (v/hedmark Revisjon IKS) Sammenligning/benchmarking av revisjonskostnader i Stange med andre kommuner (v/hedmark Revisjon IKS) Forslag fra KRD om endringer i kommuneloven vedr. tilsyn og kontroll Møteplan 2012 Saker til oppfølging i senere møte: Selskapskontroll: Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring. Informasjon om kommunens eierskap i Stangehallen Riksanlegg AS og Stangehallen DA. Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 5/12-11) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Prosjektplan: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan for 2012: Torsdag 09.02.12 kl. 0830 Torsdag 22.03.12 kl. 0830 Torsdag 26.04.12 kl. 0830 flyttet til tirsdag 08.05.12 kl. 0830 Torsdag 21.06.12 kl. 0830 Torsdag 06.09.12 kl. 0830 Torsdag 25.10.12 kl. 0830 endret til fredag 02.11.12 kl. 0900 Torsdag 13.12.12 kl. 0830 flyttet til fredag 14.12.12 kl. 0830 5