Instituttlederseminar, Brekstad 4.-5. sept 08 Til stede: Dekanus Stig Slørdahl, prodekanus medisinstudiet Are Holen, prodekanus forskning Helge Klungland, prodekanus andre studier Svanhild Schønberg, fakultetsdirektør Anne Katarina Cartfjord, Instituttledere: Øyvind Ellingsen (ISB), Ursula Sonnewald (INM), Vibeke Videm (LBK), Marit Otterlei (IKM for Hans Krokan), Hilde Grimstad (ISB), seksjonssjef Judith Rødsten (ITIN) 1. Administrative støtteprosesser Oppsummering fra evaluering av prosjektet v. Anne K Cartfjord se vedlegg Momenter fra diskusjonen: Kontorsjefens rolle må drøftes/utvikles/avklares. Kontorsjefenes reelle ansvar og myndighet må samsvare med forventninger/stillingsbeskrivelse. Tydelig ledelse på alle nivå med ansvarstaking i forhold til implementering av rollene, avgjørende for å komme i havn. Økt spesialisering i rollene gjør det vanskelig å fordele oppgaver på instituttene når det er andre behov eller sykemeldinger I noen tilfeller vil ikke målene oppnås ved kompetanseheving Kontorsjefene opplever at de i realiteten ikke har lederrolle for LP og Studiekonsulent, får ikke informasjon om hvordan ting fungerer, ikke mulighet til å gripe inn. Det er behov for mer spesialkompetanse innen administrasjonen av medisinstudiet ønske om en 1. konsulent pr. stadium på sikt Nye utfordringer for fakultetsadministrasjonen uten fakultetsdirektør må løses Gjennomgang av status mht til bemanningskapasitet i det administrative støtteapparatet notat fra fakultetsdirektøren, vedlegg Innspill fra instituttene ble gitt og er innarbeidet i notatet fra fakultetsdirektøren Forhold som må vurderes før videre kapasitetsutvidelse Instituttene vet ikke hvordan studiekonsulentene fungerer direkte linje til SS. Gjennomgang av seksjonssjefen på studieseksjonen alle studiekonsulentene før videre prosess med kapasitetsutvidelse Er det mulig å kombinere LP/studiekonsulent, forskjellige kompetansekrav. Aktuelle studiesaker Presentasjon av prodekanus andre studier, Svanhild Schønberg - Se vedlegg Institutter som trenger en ny gjennomgang i forhold til KVASS, kan henvende seg til Svanhild slik at dette kan gjøres
Når midlertidig tilsatte får oppgaver knyttet til oppstart av nye studietilbud, må det tydeliggjøres at faste driftsoppgaver ikke kan legges til midlertidig ansatte uten at disse opparbeider seg rettigheter i forhold til fast stilling i forhold til disse oppgavene. Det er viktig å arbeide videre med utviklingen av aktivitetsrapporten slik at alle de vitenskapelige får godgjort de studierelaterte oppgavene som utføres. Emneansvarlig og faglærers eksamensretting nevnes. Kanskje er det på tide å gjøre en gjennomgang av kapasiteten på vitenskapelige stillinger Presentasjon av prodekanus, medisinstudiet: Are Holen - se vedlegg. Eksamen 08 Nytt av året: Må stå på alle 3 stadier samtidig. Økt strykprosent i forhold til tidligere. Stadium II: Som forventet da det kjøres for første gang. I og III omtrent samme variasjon som før, dvs. innenfor det normale. Totalt anses strykprosenten som normal, den har ligget for lavt tidligere. Håper og tror at når tallene bekjentgjøres, vil dette motivere studentene for mer arbeid. Skikkethet: Alle saker må dokumenteres underveis. Hear/say -saker kan ikke brukes. Ref pågående sak. EiT: Avhengighet til resten av NTNU, vanskelig å oppfylle studentenes ønsker. PBL: Vanskelig å rekruttere PBL-ansvarlig og studenthjelpere til revisjon av oppgaver. Setter i gang med tiltak. Etikk: Se vedlegget Uformelle drøftinger med TK om Øya HH som undervisningsarena for medisinstudiet. Kan pasienter følges av studentene fra St. Olavs Hospital over til Øya HH? God interesse blant vitenskapelige i forhold til nepalsamarbeidet Aktuelle forskningssaker Innledning ved prodekanus forskning Helge Klungland - Se vedlegg? Må diskutere prosessen for de øremerka stipendiatstillingene fra NTNU. - 80 til fakultetene (8 til DMF, dette punktet må drøftes på instituttledermøtet) - 46 er øremerket til satsningsområder lage innstilling til rektor. Hva er det mest strategisk å prioritere? I realiteten 10-15 stillinger (se lista til Helge) Tematiske satsninger
SFF-SFI Kavli Fuge ERC NSEP HUNT Forskning: Utfordringer på AKM Kvaliteten på arbeidet Nytt faglig utvalg, repr. fra ISB og ISM Kavliforelesningene denne uka Nye PhD programråd er oppnevnt Samarbeidsorganet og Kontaktutvalget Søknadsfrist 10 sept. via det nye elektroniske systemet (E-søknad) Komiteer: 3 for Samarbeidsorganet, 2 for Kontaktutvalget. Faglig ansvarlig skriver en kvalitetsvurdering før oversending til instituttledere som gjør strategivurderingen. Hvilken rolle skal avdelingsledere og instituttledere ha i den nye prosedyren? For HMN er det viktig at avdelingsledere uttaler seg Sintef Helse er vedtatt slått sammen med Sintef Teknologi og Samfunn. Forskningsinfrastruktur, eks - AKF - AKM - FOR - Nasjonale kompetansesentra - Genomlaboratoriet - HUNT - Andre (EM-lab) Kostbart å drifte, og skal være tilgjengelig for mange. Behov meldes skriftlig til Helge. Hvordan lykkes med forskningsgrupper på tvers av instituttene Innledning v Øyvind Ellingsen, instituttleder ISB Se vedlegg? Det er bra å se budsjettfordelingsmodellen i sammenheng med dette, slik at det ikke blir direkte ulønnsomt for et institutt å bidra i forskningsprosjekter der et annet institutt får all den økonomiske uttellingen. Vi bør se på om det er mulig å la det følge økonomiske midler helt ut til den vitenskapelige som publiserer ev å la den økonomiske resultatbevilgningen knyttet til publikasjoner tilflyte faggruppen
Viktig å jobbe med gode avtaler mellom ulike samarbeidspartnere Vi bør videre diskutere hvordan vi kan koble DMFs kliniske og basale miljøer gjerne v.h.a. økonomiske insentiver og indikatormålinger Handlingsplaner Prodekanus Helge gikk gjennom Sluttrapporten for handlingsplan for 2008 Kvinnerekruttering. Rapporten oppsummerer med å formulere to hovedproblemstillinger: 1. Utilstrekkelig rekruttering av kvinnelige medisinere til medisinsk forskning 2. Utilstrekkelig rekruttering av kvinnelige medisinere til toppstiller innen medisinsk forskning og foreslår tiltak: 1. Markedsføre forskerlinja for kvinnelige medisinerstudenter for å sørge for stabil rekruttering av kvinner til Forskerlinja 2. 2. års PhD-stipend øremerket kvinnelig studenter på Forskerlinjen 3. Fire langsiktige forskerstillinger øremerket kvinnelige medisinere som utlyses årlig I tillegg foreslås en del øvrige tiltak. Det er et hovedpoeng å gjøre det mulig å kvalifisere kvinner slik at de kan konkurrere om faste toppstillinger på like fot med menn. DMF bør samarbeide med St. Olavs Hospital og gå gjennom alle avdelinger/institutt og se hvordan instituttleder og klinikksjef sammen kan tilrettelegge for unge kvinnelige leger slik at de kan mestre både klinisk og akademisk karriere. SAS tar opp dette på fellesledermøte m St. Olavs Hospital Karriereplanlegging for kvinner som tar PhD bør vurderes NTNUs mentorprosjekt kan være til hjelp. Veiledere bør ha spesielt fokus på å bistå med dette overfor kvinnelige kandidater. Kvinner ønsker i større grad å være del av et opplegg og et nettverk i PhDstudietiden forskerlinjen er velegnet i så måte. Markedsføringstiltakene overfor potensielle kvinnelige søkerne bør gjennomgås Handlingsplanen bør legges fram i DMFs fakultetsråd i september. Statusrapporten fra handlingsplanen om tekniske og metodiske støttefunksjoner er ferdig og tas opp i førstkommende instituttledermøte Fredag 5.september Budsjettfordelingsmodell 2009 Tas opp igjen på neste instituttledermøtet ikke diskutert Handlingsplaner 2009
Fra ISM vedlegg? Behov for evaluering i løpet av PhD - studiet. Behov for midtveisevaluering. ISM tilbyr seg å gjøre pilotprosjekt ved å gjøre dette for kandidater med hovedveileder v. ISM Vi bør vurdere oppfølging av veiledere veiledersamlinger (forum for veiledere) med tips, råd og erfaringsoverføring. PEDUP har en modul med veiledning DMF kan ev. vurdere å benytte dette. LBK se vedlegg fra Vibeke Videm En mer systematisk oppfølging av semesterevalueringen bør. Arbeidsmiljø Medarbeidersamtaler (MAS) inn i fastere former klarere oppfølgingsrutiner. Retningslinje for hvordan konflikter håndteres vi bør ha en ved DMF når trekker man inn hvilke instanser. Økonomi: Behov for klare rutiner i forhold til hvordan prosjektleder har ansvar for økonomien sammen med LP. Behov for en administrativ rutine der det er mulig å stoppe å belaste kontoer som i realiteten er tom/ prosjektet er i underskudd. Det burde være fysisk umulig å overbelaste et prosjekt. På sikt er det behov for en handlingsplan for samhandling med Universitetssykehuset St. Olavs Hospital ISB Utfordring i forhold til kultur - system på MAS - Instituttledelsen må få bedre oversikt særlig på personalsiden - Prosjektstyring bedre oversikt over prosjektene økonomistyring, planer, stimulere ansatte til å søke midler utenfor regionen (nasjonalt og internasjonalt) Også aktuelt i forhold til ny lov om medisinsk og helsefaglig forskning - Organisasjonsbygging faggrupper hva skjer i kjølvannet av rapporten fra Rokkansenteret med evalueringen av NTNUs ledelsesstruktur. - Tydeliggjøring av arbeidsplikten (undervisningsplikten?) ISB setter ned en komité for å utnytte mulighetene /forberede innflyttingen i fase II sammen med de avdelingssjefene som skal inn sammen med ISB i Nytt sykehus. Målet er å få til økt / bedre samarbeid om klinisk forskning hva med å ta dette med til felles ledermøte med St. Olavs Hospital 01.10.08. Øyvind Ellingsen og aktuelle avdelingssjefer kunne holde et innlegg sammen. Helge K tar opp dette m Gudmund Marhaug, St. Olavs Hospital i forhold til programmet
INM Se foiler fra Ursula IKM Se skriv fra Marit sendes? Bekymring for at medisinstudentenes kunnskap i celle- og molekylærbiologi er synkende. En god eksamenskomisjon er svært viktig Økonomi: For å få til gjennomføring av PhD på 3 år er det viktig at lab. Fungerer godt Insentiver til instituttet pr. PhD bør økes Større øremerking av midler til mastergrader. 70.000 beregnet til kostnader til et års drift av en masterstudent på lab. Det følger i dag 8000 med en masterstudent, mens en forskerlinjestudent får med seg 70.000 I dag er det en utgiftspost å ha en masterstudent i lab Arbeidsmiljø God opplæring av nye Fokus på gode rutiner EFV Publisering PhD Burde vi systematisk arrangere skriveseminar? håndverket å skrive søknader må læres. Til alle eller kun til dem som satser innenfor strategien og på samarbeid? Prodekanus Helge Klungland følger opp Hva er fakultetets største utfordring i 2009 sett fra instituttets ståsted, og forslag til tiltak ISM Få på plass administrative støttefunksjoner må prioriteres Få klarhet i forhold til rekruttering av instituttleder Videre liv/finansiering for den nasjonale biobanken på Levanger Behov for å avklare faggruppelederes rolle/oppgave Vi bør tydeliggjøre hva faglig ledelse/forskningsledelse er/innebærer Hvilke konsekvenser bør endringer i helsevesenet (samhandling på tvers, holdning til bruk av fellesskapets ressurser) få får vår utvikling av medisinstudiet Vi bør få på plass en kommunikasjonsundervisning som er gjennomgående i hele studiet Har vi virkelig behov for 5 PhD-program SMED-kurset er obligatorisk og bør fornyes Kurset der stud lærer om skriving bør også fornyes når Nylenna og Lock er på vei ut. Hva bør være obligatorisk/valgfritt? Dette bør de nye programrådene se på en gjennomgang av hele kursportefølgen prodekanus Helge Klungland
LBK se vedlegg Plan for rekruttering i forhold til at en del ansatte går av framover. Få til en vurdering av forholdet mellom administrative, tekniske og vitenskapelige stillingsressurser ved DMF har vi den optimale fordelingen? Realistiske utgifter i nytt sykehus - budsjettering Finansiering av mastergrader i lab utfordring å ha råd for instituttet Konsekvenser av internhusleie? Instituttorganisering bør vi se på reorganisering i forhold til hvem som bor i hvilke hus? For eksempel genetikkmiljø /DNA-rep.gruppen DMF som forskningsansvarlig institusjon utfordring for oss å utvikle oss i forhold til kravene i ny helseforskningslov ISB Administrative støttefunksjoner særlig i forhold til personal må få tilsvarende løft som på økonomi MR-senteret hva vil framtida bringe? Stillingsplan mål om flere kvinner inn i faste vitenskapelige stillinger har 2 utmerkede kandidater minst en er professorkompetent, begge er produktive INM se vedlegg Aldersammensetningen ved instituttet Rekruttering blir viktig bør vi i stedet for brede utlysninger som ender med at folke takker nei, gå for headhunting.? I kliniske stillinger bør dette gjøres sammen med St. Olavs Hospital Deltidsstillinger hvordan benyttes disse? bør vurderes sm. m St. Olavs Hospital Vi trenger flere med større stillingsandeler i de kliniske fagene IKM Stillingsplan Må leie inn timelærer innenfor klinisk gastroundervisning (uketjenesten) og infeksjonsmedisin. Har behov for en professor i infeksjonsmedisin opprette ny stilling (20 % etter Henriksen) har en aktuell kandidat som har en 20 % stilling i dag. I tillegg diskuterte vi Vi bør få bedre oversikt over hvilke andre stillingstilknytninger våre ansette har. Vi ønsker oss en gjennomgang av hvordan regel- og avtaleverket for vitenskapelige stillinger er særlig i forhold til fordelingen mellom forskning, undervisning g administrasjon og leders styringsrett i forhold til dette. Praktisering av Avtalen mellom Universitetssykehuset St. Olavs Hospital og DMF om kombinertstillinger Hvordan utvikler vi studentenes holdninger helhetsansvar for helsetjenesten Innledning ved prodekanus, medisinstudiet, Are Holen - Se vedlegg Diskusjon om hvordan DMF kan jobbe videre med dette. Spesielt viktig å få dette inn i stadium II og III. Are H tar med seg innspill videre.
Saken tas videre i fakultetsrådet og som innlegg på prioriteringskonferansen i desember. Hvordan møte ny lov om medisinsk og helsefaglig forskning Innledning ved prodekanus forskning Helge Klungland se vedlegg? Momenter fra diskusjonen: Helt klart at vi må få en mye bedre oversikt over og oppbevaring av data og biologisk materiale dette gjelder også materiale som er samlet inn tidligere. Hvor fort skal vi begynne å systematisere hva vi må gjøre. Forskrifter er under utarbeidelse Fakultetet må lage en handlingsplan for implementeringen av loven. Denne bør først fokusere på forsvarlig oppbevaring og håndtering av data og biologisk materiale. Vi må ha en kartlegging av hva vi har av biologiske prøver, datamateriale, hva som skal makuleres, hvordan det skal håndteres og systematiseres videre. I tillegg: Hvordan forholder vi oss til nye prosjekter, søknadsprosedyrer, datasikkerhet, hvor skal vi oppbevare pasientmateriale Skal vi ha en egen handlingsplan for DMF eller skal vi ha en sammen med St. Olavs Hospital avklares av prodekanus Helge Klungland og dekanus.? Programvaren for sykdomsbiobanken blir ferdig i løpet av høsten 08. Denne bør DMF benytte seg av. Vi tar opp behovet for en felles handlingsplan med St. Olavs Hospital på vårt felles ledermøte. Kan Vibeke Videm sammen med klinikksjefen på laboratoriemedisin innlede om hvordan vi i praksis kan samarbeide om dette? Utfordring å kunne integrere HuNT biobank og sykdomsbiobanken Veien videre og oppsummering v. dekanus Stig Slørdahl. Ny rektor skal være bestemt 01.01.09 Styret har som mål å ha på plass ny ledelse på alle nivå i organisasjonen 30.06.09. DMF avventer å forberede seg til etter Styrets møte i september 08. Den administrative ledelsen framover er klarlagt til jul Handlingsplan for rekruttering av kvinner skal opp på fakultetsrådsmøtet i september Handlingsplan for tekniske og metodiske støttefunksjoner må opp på neste instituttledermøte Budsjettfordelingsmodell for DMF i 2009 må opp på neste instituttledermøte DMF må sammen med St. Olavs Hospital lage en handlingsplan i forhold til Ny helseforskningslov
Administrative støttefunksjoner. Gjennomgått forslag til ny fordeling av controller og LP. Prioritering i forhold til kapasitetsøkning på studiekonsulenter gjøres etter en vurdering sammen med studieseksjonen og prodekanene. INM får ingen økning innenfor forslaget til de nye stillingene og må prioriteres i forhold til støtte fra fast LP-vikar og ITIN-ressurs på kontorstøtte. Lenke til rapporten fra Rokkansenteret om evaluering av NTNUs ledelsesstruktur legges ved.