Møteinnkalling Utvalg: Valgstyre Møtested: Møterom 2, Administrasjonsbygget Dato: 21.03.2017 Tid: 14:00 Forfall meldes til kommunens ekspedisjon på tlf. 37 17 02 00, på eget web skjema på nettsiden, til post@vegarshei.kommune.no, eller sms til 916 99 308 Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Kirsten Helen Myren Leder SP John Geir Smeland Nestleder AP Tallak Bakken Medlem AP Tone Barbro Loftesnes Medlem AP Kjetil Torp Medlem KRF Tone Ufsvatn Bjørnstad Medlem KRF Stian Mo Færsnes Medlem H Med vennlig hilsen For ordfører Kirsten Helen Myren Anne Helene E. Baarøy Arkivansvarlig/konsulent Rådmannens stab 1
Saksnr Innhold PS 17/6 Godkjenning av saksliste PS 17/7 Godkjenning av protokoll PS 17/8 Åpningstider på valgdagen 11. september 2017 PS 17/9 Lokaler for forhåndsstemmegivning PS 17/10 Forhåndsstemming ved institusjon PS 17/11 Frist for å fremme søknad om å stemme hjemme PS 17/12 Tidspunkt for mottak av forhåndsstemmegivning PS 17/13 Godkjenning av stemmemottakere for forhåndsstemmegivning PS 17/14 Sted for utlegging av manntall PS 17/15 Fullmakter PS 17/16 Oppnevning av stemmestyrer 2
3
PS 17/6 Godkjenning av saksliste PS 17/7 Godkjenning av protokoll 4
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-8 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/8 Valgstyre 21.03.2017 ÅPNINGSTIDER PÅ VALGDAGEN 11. SEPTEMBER 2017 RÅDMANNENS INNSTILLING Vegårshei kommunestyre ved valgstyret vedtar følgende åpningstid på valgdagen: Valglokalet i Myra, Vegårsheihallen, holder åpent fra kl. 0800 til kl. 2000 Valglokalet på Ubergsmoen, Tangen grendehus, holder åpent fra kl. 0800 til kl. 2000 5
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra Departementet og Valgdirektoratet (ephorte) Aktuelt lov og regelverk: Valgloven kapittel 9 Kommuneloven Saksopplysninger: Det er i statsråd bestemt at Stortings- og Sametingsvalget 2017 skal være mandag 11. september 2017. Kommunestyret, gjennom valgstyret, bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå og fastsetter tiden for stemmegivning. Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta at det på ett eller flere steder i kommunen, skal holdes valg også på søndagen før den offisielle valgdagen. Vedtaket må imidlertid treffes senest samtidig med budsjettet for det valget skal holdes. Det har vært lang tradisjon i Vegårshei å kun avholde valg på selve valgtingsdagen. Valgstyret i Vegårshei har også for kommende valg opprettholdt dette. I tillegg vil det bli anledning til forhåndsstemmegivning. Dette behandles i egen sak. Ved de to foregående valgene på Vegårshei, i 2013 og 2015, var det kun to stemmekretser. Slik blir det også under valget i 2017. De to stemmestedene er på Tangen grendehus på Ubergsmoen og i Vegårsheihallen i Myra. Da Vegårshei reduserte antall stemmekretser, ble også åpningstiden endret slik at valglokalene holdt åpent uten pause fra kl. 0800 til kl. 2000. Dette viste seg å fungere bra. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Valglokaler uten universell utforming, kan vanskeliggjøre tilgjengeligheten for velgere med ulik grad av funksjonshemming. I Vegårshei er slike hensyn ivaretatt i begge valglokalene, og ved mottak av forhåndsstemmer. Konsekvenser for folkehelse: Folkehelsen i en kommune måles utfra en rekke ulike parametere og det er likeledes mange ulike påvirkningsfaktorer som avgjør hvor god eller dårlig kommunens totale folkehelse er. Valgdeltakelse er blant annet en av påvirkningsfaktorene. Det blir derfor viktig for kommunen å tilrettelegge for at alle som ønsker og har anledning kan delta i de ulike valgene. Jfr. også punkt om likestilling og rådmannens vurdering. Konsekvenser for barn/unge: 6
Beredskapsmessige konsekvenser: Muligheten for å avgi forhåndsstemmer har vært god i Vegårshei i tillegg til å avgi stemme på selve valgdagen. Det å ha lang åpningstid i begge valglokalene vil derimot hindre køer, gi et bedre tilbud og minske sårbarheten. Risikoen for ikke å få gjennomført valget på normal måte på selve valgdagen ansees som svært liten. Økonomiske konsekvenser: Åpningstiden på selve valgdagen vil ha minimale konsekvenser i et økonomisk perspektiv. Rådmannens vurdering: For Vegårshei er det vedtatt kun å holde valg den 11. september 2017. Befolkningstallet, og antall stemmeberettigede, underbygger beslutningen om at Vegårshei kommune kun bør holde åpent valglokale på selve valgdagen. I tillegg blir det selvfølgelig mulighet for å avgi forhåndsstemming, jfr. valglovens regler, og erfaringer fra tidligere valg. Det å gi velgerne mulighet til å avgi sin stemme over et langt tidsrom på selve valgdagen, vil øke tilgjengeligheten og minke sårbarheten. Erfaringene etter at åpningstiden ble endret til å vare i tolv sammenhengende timer, synes utelukkende å ha vært positiv. Rådmannen ser ingen hensikt i å redusere åpningstiden ved at av stemmestedene, f.eks. Tangen. Dette fordi det nå kun er sto stemmesteder, og så lenge begge disse opprettholdes, bør det etter rådmannens syn være lik tilgjengelighet for velgerne på begge stedene. Rådmannen anbefaler derfor å fortsette å holde begge stemmestedene åpne fra kl. 0800 til kl. 2000. kommunalsjef 7
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-9 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/9 Valgstyre 21.03.2017 LOKALER FOR FORHÅNDSSTEMMEGIVNING RÅDMANNENS INNSTILLING Vegårshei kommune styre ved valgstyret vedtar følgende: Kommunens ekspedisjon bør nyttes som forhåndsstemmelokale I tillegg vil det bli mottak av forhåndsstemmer en dag ved Vegårshei Bo- og omsorgssenter, samt i omsorgsboligene Det gjennomføres ambulerende forhåndsstemming for dem som har søkt om dette Det åpnes opp for å kunne forhåndsstemme på angitt tidspunkt i kommunens ekspedisjon på markedsdagen under Vegårsheidagene Valgstyrets sekretær kan foreta de nødvendige praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, for gjennomføringen 8
Vedlegg: Ingen Dokumenter: Brev og rundskriv fra Departementet og Valgdirektoratet (ephorte) Aktuelt lov og regelverk: Valgloven Kommuneloven Saksopplysninger: Ved de siste valgene har kommunens ekspedisjon i administrasjonsbygget blitt benyttet ved forhåndsstemmegivning. Dette har vist seg å være både hensiktsmessig og praktisk og således fungert bra. Valgstyret har også i andre saker til kommende valg tatt stilling til muligheten for å avholde forhåndsstemmegivning på følgende steder/måter: Ved VBO og omsorgsboligene Ved ambulerende stemmegivning (hjemme) Dersom det skal avholdes Vegårsheidager i 2017 (vanligvis i andre halvdel av august) bør valgstyret vurdere om det bør gis et tilbud om å kunne forhåndsstemme ved en slik anledning. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Kommunens ekspedisjon har nødvendig universell utforming. Det samme gjelder for midlertidig plassering av VBO, samt omsorgsboligene. Konsekvenser for folkehelse: Folkehelsen i en kommune måles utfra en rekke ulike parametere og det er likeledes mange ulike påvirkningsfaktorer som avgjør hvor god eller dårlig kommunens totale folkehelse er. Valgdeltakelse er blant annet en av påvirkningsfaktorene. Det blir derfor viktig for kommunen å tilrettelegge for at alle som ønsker og har anledning kan delta i de ulike valgene. Jfr. også punkt om likestilling og rådmannens vurdering. Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Forhåndsstemmegivning i kommunens ekspedisjon kan kombineres med kommunens ansatte daglige drift og gjøremål. Økonomiske konsekvenser: Jfr. rådmannens vurdering. 9
Rådmannens vurdering: Det henvises til tidligere valg, hvor kommunens ekspedisjon har blitt benyttet som forhåndstemmegivningslokale. Idet dette har fungert tilfredsstillende, vurderes det at ordningen bør fortsette. Siden det er ansatte i rådmannens stab, som kommer til å forestå den praktiske gjennomføringen, synes denne ordningen både hensiktsmessig og kostnadseffektiv. I tillegg legges det til rette for å motta forhåndsstemmer en dag ved midlertidig Vegårshei Boog omsorgssenter på Mauråsen og i omsorgsboligene, samt muligheten for ambulerende forhåndsstemmegivning. Dette avtales i god tid med de berørte partene. Rådmannen vurderer også at å gi muligheten for å forhåndsstemme på markedsdagen under Vegårsheidagene må anses som et godt tilbud for de stemmeberettigede i Vegårshei, og kan bidra til øke valgdeltakelsen. kommunalsjef 10
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-10 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/10 Valgstyre 21.03.2017 FORHÅNDSSTEMMING VED INSTITUSJON RÅDMANNENS INNSTILLING Vegårshei Bo- og Omsorgssenter, inklusive omsorgsboliger, benyttes til forhåndsstemmegivning. Tidspunkt settes til torsdag 7. september 2017. Valgstyrets sekretær kan foreta de nødvendige praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, for gjennomføringen. 11
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra Departementet og valgdirektoratet (ephorte) Aktuelt lov- og regelverk: Valgloven kap. 8. Kommuneloven Saksopplysninger: Ved de siste valgene har Vegårshei Bo- og Omsorgssenter (VBO), inklusive omsorgsboligene, blitt benyttet ved forhåndsstemmegivning for brukere av institusjonen. Dette har vist seg å fungere bra. I Valglovens kapitel 8 står følgende: 8-3. På hvilke steder kan det mottas forhåndsstemmer (1) Stemmegivningen skal foregå i egnet lokale. (2) Hos stemmemottaker oppnevnt av valgstyret foregår stemmegivning a) på helse- og sosialinstitusjoner, og b) der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer I valgloven 8-4 beskrives fremgangsmåten ved slik stemmegivning. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Det er grunn til å anta at flere av beboerne på både VBO og omsorgsboligene ikke vil kunne ha mulighet til å avgi stemme under storting- og sametingsvalget 2017, dersom det ikke gis mulighet for å kunne avgi forhåndsstemme på VBO. Konsekvenser for barn/unge: Konsekvenser for folkehelse: Folkehelsen i en kommune måles utfra en rekke ulike parametere og det er likeledes mange ulike påvirkningsfaktorer som avgjør hvor god eller dårlig kommunens totale folkehelse er. Valgdeltakelse er blant annet en av påvirkningsfaktorene. Det blir derfor viktig for kommunen å tilrettelegge for at alle som ønsker og har anledning kan delta i de ulike valgene. Jfr. også punkt om likestilling og rådmannens vurdering. Beredskapsmessige konsekvenser: Ambulerende forhåndsstemming kan bidra til høyere valgdeltakelse. Ved å planlegge denne muligheten, får valgmedarbeiderne anledningen til å tilrettelegge for dette, slik at det ikke går ut over ordinær forhåndsstemmegivning. Økonomiske konsekvenser: Jfr. rådmannens vurdering. 12
Rådmannens vurdering: Det henvises til tidligere valg, hvor VBO har blitt benyttet som forhåndstemmegivningslokale. Siden dette har fungert tilfredsstillende, oppfordres det til at ordningen bør fortsette. På bakgrunn av tidligere erfaringer fra dette tilbudet, er det grunn for å anta at flere beboere på institusjonen og omsorgsboligene ikke kommer til å avgi stemme ved valget dersom denne muligheten for forhåndsstemmegivning tas bort. Det er imidlertid viktig at valgstyrets sekretær kan foreta de nødvendige praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, for at gjennomføringen kan utføres mest mulig hensiktsmessig for alle berørte. kommunalsjef 13
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-11 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/11 Valgstyre 21.03.2017 FRIST FOR Å FREMME SØKNAD OM Å STEMME HJEMME RÅDMANNENS INNSTILLING Frist for å fremme søknad om å stemme hjemme fastsettes til onsdag 6. september 2017. Valgstyrets sekretær kan foreta de nødvendige praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, for gjennomføringen. 14
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra departementet og valgdirektoratet (ephorte) Aktuelt lov og regelverk: Valgloven Kommuneloven Saksopplysninger: I Valglovens kapitel 8 står følgende: 8-3. På hvilke steder kan det mottas forhåndsstemmer (1) Stemmegivningen skal foregå i egnet lokale. (2) Hos stemmemottaker oppnevnt av valgstyret foregår stemmegivning a) på helse- og sosialinstitusjoner, og b) der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer Valgstyret i Vegårshei har ved tidligere valg vedtatt ambulerende forhåndsstemming. Velgere som har slikt behov, har imidlertid måtte søke om dette på forhånd. Søknad i denne sammenheng kan være ordinær skriftlig søknad, enkel mail, eller ved muntlig henvendelse til kommunens ekspedisjon. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Ambulerende forhåndstemmemottak vil gi stemmeberettigede, som ellers ikke hadde hatt mulighet til å komme til et valglokale, anledning til å avgi stemme på en verdig og ordentlig måte. Konsekvenser for folkehelse: Folkehelsen i en kommune måles utfra en rekke ulike parametere og det er likeledes mange ulike påvirkningsfaktorer som avgjør hvor god eller dårlig kommunens totale folkehelse er. Valgdeltakelse er blant annet en av påvirkningsfaktorene. Det blir derfor viktig for kommunen å tilrettelegge for at alle som ønsker og har anledning kan delta i de ulike valgene. Jfr. også punkt om likestilling og rådmannens vurdering. Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Ambulerende forhåndsstemming kan bidra til høyere valgdeltakelse. Ved å planlegge denne muligheten, får valgmedarbeiderne anledningen til å tilrettelegge for dette, slik at det ikke går ut over ordinær forhåndsstemmegivning. 15
Økonomiske konsekvenser: Ikke av betydning. Rådmannens vurdering: Rådmannen anbefaler valgstyret å legge til rette for ambulerende forhåndsstemmegivning. Dette ansees som et viktig bidrag til å øke valgdeltakelsen, og har blitt svært gått mottatt for dem som har behov for denne ordningen. Valgstyrets sekretær og administrasjonen (personer i rådmannens stab) foretar gjennomføringen. kommunalsjef 16
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-12 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/12 Valgstyre 21.03.2017 TIDSPUNKT FOR MOTTAK AV FORHÅNDSSTEMMEGIVNING RÅDMANNENS INNSTILLING Forhåndsstemmegivning i Vegårshei ved Stortings- og Sametingsvalg 2017, kan foregå i kommunens kontortid kl. 0900-1500 i tidsrommet 10. august til 08. september 2017. Forhåndsstemmegivning utenfor kontortid, kan avtales ved henvendelse til kommunens ekspedisjon. 17
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra Departementet og Valgdirektoratet Aktuelt lov og regelverk: Valgloven kapittel 8 Kommuneloven Saksopplysninger: I valgloven kapittel 8, 8-1 og 8-2 beskrives tidspunkt for når det kan avgis forhåndsstemmer. Her står det blant annet: Velgere som ønsker det, kan avgi forhåndsstemme fra 10. august i valgåret innenriks og fra 1. juli utenriks og på Svalbard og Jan Mayen. Forhåndsstemmegivningen må ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen innenriks, herunder Svalbard og Jan Mayen, og nest siste fredag før valgdagen utenriks.. Ved siste kommunestyre- og fylkestingsvalg på Vegårshei, ble det praktisert å gjennomføre forhåndsstemmegivning i kommunens ekspedisjonstid. Ved noen tidligere valg har det også blitt gitt tilbud om å kunne forhåndsstemme nest siste lørdag før valget. Grunnen til at det ikke ble gitt anledning til å stemme nest siste lørdag før forrige kommunestyre- og fylkestingsvalg, var at erfaringene med slik ordning var det var få, om noen i det hele tatt, som benyttet seg av dette tilbudet. Rådmannen kommer derfor heller ikke til å anbefale denne løsningen under dette valget. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Det er nå blitt skjerpet inn på kravene til universell utforming av valglokaler. I Vegårshei er det universell utforming der forhåndsstemmegivning skal foregå i kommunehuset. Konsekvenser for folkehelse: Folkehelsen i en kommune måles utfra en rekke ulike parametere og det er likeledes mange ulike påvirkningsfaktorer som avgjør hvor god eller dårlig kommunens totale folkehelse er. Valgdeltakelse er blant annet en av påvirkningsfaktorene. Det blir derfor viktig for kommunen å tilrettelegge for at alle som ønsker og har anledning kan delta i de ulike valgene. Jfr. også punkt om likestilling og rådmannens vurdering. Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Muligheten for å avgi forhåndsstemmer har vært god i Vegårshei i tillegg til å avgi stemme på selve valgdagen. Tendensen i de siste årene har vært at også de om faktisk har anledning til å møte på selve valgdagen benytter seg av forhåndsstemmegivning. Det viktigste er imidlertid å gi de som ellers ikke kunne ha møtt på valtingsdagen en reel mulighet til avgi sin stemme. 18
Varighet for forhåndsstemmegivning settes til ca. en måned, noe som vil gi velgerne et godt ekstra tilbud, samt også må anses å være en god beredskap. Risikoen for ikke å få gjennomført valget på normal måte på selve valgdagen ansees som svært liten. Økonomiske konsekvenser: Rådmannens vurdering: Evalueringen etter tidligere valg, tilsier at ordningen med gjennomføring av forhåndsstemmegivning i kommunens ekspedisjon i åpningstiden i tidsrommet fra 10. august til siste fredag før selve valgdagen, har fungert bra og vært tilstrekkelig. Det anbefales derfor at denne ordningen også bør gjelde for valget i 2017. En slik gjennomføring synes å være både hensiktsmessig og kostnadseffektiv. Forhåndsstemmegivning bør fortrinnsvis skje innenfor kommunens kjernekontortid som er kl. 0900-1500. Valgstyrets sekretariat vil tilstrebe og komme velgerne i møte med å åpne opp for andre klokkeslett utover kjernetiden. Dette må i så fall avtales med valgstyrets sekretariat gjennom kommunens ekspedisjon. kommunalsjef 19
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-13 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/13 Valgstyre 21.03.2017 GODKJENNING AV STEMMEMOTTAKERE FOR FORHÅNDSSTEMMEGIVNING RÅDMANNENS INNSTILLING Følgende personer i rådmannens stab godkjennes for mottak av forhåndsstemmer ved stortings- og sametingsvalget 2017:, Anne Helene Espeland Baarøy, Aina Ekra Voje, Inger Sines, Anne Merete Loftesnes, Chantal Van der Linden, Agnar Tore Vaaje, Liv Strand, Anne Cecilie Guttormsen, Tomas Aanonsen, Helge Sines, Arnhild Bråten, Ole Tom Kroken og Sonja Lindtveit. 20
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra Departementet og Valgdirektoratet (ephorte) Aktuelt lov og regelverk: Valgloven Kommuneloven Saksopplysninger: Valgloven kapittel 8 8-2 nr. 1 beskriver at valgstyret kan oppnevne hvem som skal motta forhåndsstemmer. Ved siste valg var dette personer knyttet til rådmannen stab. Denne ordningen fungerte godt, både i forhold til kontinuitet og fleksibilitet. Erfaringene viste at det var riktig å sette av nok personell til slikt mottak. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelsen: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Valgloven stiller krav til at det skal være minst to valgmedarbeidere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. For å imøtekomme dette kravet, må tilnærmet alle medarbeiderne i staben kunne motta forhåndsstemmer. Økonomiske konsekvenser: Ved at tilnærmet alle medarbeiderne i rådmannens stab, til tider må bistå med forhåndsstemmegivning, vil dette gå ut over andre gjøremål. De økonomiske konsekvensene vil ikke synliggjøres i rene penger, men i noen grad i brukt tid og forskyving av andre oppgaver. Rådmannens vurdering: Ved valget i 2017 vil det være både hensiktsmessig og effektivt å benytte personer som til enhver tid er tilstede i kommuneadministrasjonen til mottak av forhåndsstemmer. Det anbefales derfor å knytte personell fra rådmannens stab til denne tjenesten, siden kommunalsjefen er leder for disse medarbeiderne og har oversikt på deres øvrige gjøremål. Valgstyrets sekretær, kommunalsjefen, kan ikke på samme måte disponere annet personell i administrasjonsbygget. På grunn av ferieavvikling og eventuelle andre fravær blant stemmemottakerne, er det viktig å ha tilstrekkelig antall personer som kan motta forhåndsstemmer., kommunalsjef 21
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-14 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/14 Valgstyre 21.03.2017 STED FOR UTLEGGING AV MANNTALL RÅDMANNENS INNSTILLING Manntall legges ut i administrasjonsbygget. Rådmannen bestemmer nærmere tidspunkt for utleggingen. 22
Vedlegg: Dokumenter: Aktuelt lovverk: Valgloven kap. 2. Saksopplysninger: Valgloven kap. 2, 2-6 gir beskrivelse av når og hvor manntallet bør ligge ute til offentlig ettersyn slik: 2-6. Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn (1) Valgstyret skal legge manntallet ut til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. (2) Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser også om adgangen til og fremgangsmåten for å kreve feil rettet. Ved tidligere valg (ikke siste), når det var to matbutikker i kommunen, ble kretsmanntallene lagt ut på disse stedene. Ved siste valg ble manntallene av sikkerhetsmessige og praktiske grunner kun lagt ut i administrasjonsbygget. Manntallene kan ikke legges ut på hjemmesiden o.l. steder. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelsen: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Jfr. rådmannens vurdering. Økonomiske konsekvenser: Rådmannens vurdering: Hensikten med å legge ut manntallet til offentlig ettersyn, er å fange opp om noen har blitt uriktig innført eller uteglemt fra manntallet i kommunen. Valgstyret må da etter skriftlig og begrunnet krav sørge for at feilen blir rettet. Manntall som ligger ute til offentlig ettersyn, skal samles inn så raskt som mulig etter valget. Det er viktig at manntallet, som inneholder opplysninger om alle stemmeberettigede i kommunen, ikke blir slengende rundt. Samtidig er det er viktig at manntallet er tilgjengelig. Dersom manntallet blir lagt ut i kommunens administrasjon burde dette være tilstrekkelig. Ved å begrense antall steder, som manntallet fysisk blir lagt ut, begrenses også muligheten for misbruk av manntallet., kommunalsjef 23
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-15 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/15 Valgstyre 21.03.2017 FULLMAKTER RÅDMANNENS INNSTILLING Administrasjonen ved valgstyrets sekretær (kommunalsjefen) gis fullmakt til å fatte avgjørelser og foreta nødvendige praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, i forbindelse med forarbeid, gjennomføring og etterarbeid i tilknytting til Stortings- og Sametingsvalget 2017. 24
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra departementet og valgdirektoratet (ephorte) Aktuelt lov og regelverk: Valgloven Kommuneloven Saksopplysninger: Lovverk, som nevnt over, er styrende for valggjennomføringen. Alle hensyn av prinsipiell karakter skal avgjøres av kommunestyret. I Vegårshei har kommunestyret delegert denne myndigheten til valgstyret. Valgstyret har videre delegert til rådmannen å forestå selve valggjennomføringen. Under forberedelse til et valg, og under selve gjennomføringen, er det mange praktiske oppgaver og hensyn som skal løses. Det har vist seg både hensiktsmessig og praktisk at dette kan foretas rent administrativt. Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelsen: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Økonomiske konsekvenser: Jfr. rådmannens vurdering. Rådmannens vurdering: I forbindelse med valgene 2017, vil det kunne oppstå situasjoner, som gjør det viktig og nødvendig at valgstyrets sekretær kan fatte beslutninger og foreta praktiske tiltak, som ikke er av prinsipiell karakter, for at gjennomføringen kan utføres mest mulig hensiktsmessig for alle berørte. I slike tilfeller vil det være uhensiktsmessig å innkalle valgstyret til særskilte møter. kommunalsjef 25
Saksframlegg Dato: Arkivref: 07.03.2017 2016/378-16 / 010 37 17 02 40 anne.grete.glemming@vegarshei.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 17/16 Valgstyre 21.03.2017 OPPNEVNING AV STEMMESTYRER RÅDMANNENS INNSTILLING Følgende stemmestyrer velges for de aktuelle stemmekretsene ved Stortingsvalg- og Sametingsvalg 2017: Stemmekrets Myra Valglokale Vegårsheihallen Medlemmer: Varamedlemmer: 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 7. Tangen Tangen skole 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 7. 8. 26
Vedlegg: Dokumenter: Brev og rundskriv fra Departementet og Valgdirektoratet Aktuelt lovverk Valgloven kap. 4. Saksopplysninger: Vegårshei kommunestyre, ved valgstyret vedtok i PS 4/17 følgende: Elektronisk avkryssing i manntallet innføres som ordning i valglokalet i Vegårshei fra og med Stortings- og Sametingsvalget 2017. Vegårshei kommune opprettholder å ha to valgkretser på valgdagen slik: Valgkrets: Myra Valglokale: Vegårsheihallen Valgkrets: Tangen Valglokale: Tangen grendehus Dette vil si at det vil bli noen praktiske endringer i rutinene ved selve valggjennomføringen for stemmestyrene blant annet slik: Det vil ikke lenger mottas fremmede stemmer fordi elektronisk manntall vil ha tilgang til hele kommunen o Velgeren krysses av i elektronisk manntall og legger seddelen rett i urnen Beredskapsstemmer kan bli mer aktuelt ved f.eks.: o Dersom nettilgang mistes o Beredskapsstemmer må behandles sentralt etter at valglokalene er stengt Det arbeides med ny forskrift for beredskapsprosedyre I informasjonsskrivet fra direktoratet bemerkes også følgende: «Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Velgeren kan imidlertid stemme hvor som helst i kommunen. Når velgeren slipper stemmeseddelen rett i urnen, vil det ikke være mulig å spore denne tilbake til vedkommende. Stemmeseddelen må derfor telles opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme. Dette innebærer at kretsvise resultater og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fra tidligere år. Det er viktig å merke at resultater og oppmøteprosent ikke blir feil, men de vil gjelde for faktisk oppmøte og resultat i den aktuelle kretsen. Videre så vil det ikke bli noe forskjell i resultater og oppmøteprosent totalt for hele kommunen.» I følge valgloven kap. 4 4-2, kan kommunestyret delegere til valgstyret å oppnevne stemmestyrer med minst tre medlemmer. Valgstyret vedtok følgende i PS 15/15: Det skal være 7 medlemmer og 5 varamedlemmer til hvert stemmestyre. Følgende velges til de ulike stemmestyrene for kommune- og fylkestingsvalg 2015: Myra Vegårsheihallen Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Per Selås (leder) 1. Jan Lindtveit Rasmussen 2. Erlend Løwe 2. Knut Bergan 3. Aud Vegerstøl 3. Bjørn Saga 4. Birger Bakken 4. Hege Flaten Rugnes 5. Kjetil Saga 5. May Lill Remme Myhre 6. Wainy Bergan 7. Ellen Langan 27
Tangen Tangen skole Medlemmer: Varamedlemmer: 1. Olav K. Vaaje (leder) 1. Gro Anita Sundsdal 2. Vigdis Vatne Alfsen 2. Per Tore Solheim 3. Hege Omdal 3. Geir Vidar Olsen 4. Gudrun Helena Sollid 4. Aud Bente N.V. Loftesnes 5. Anne L. Songedal 5. Inger Marie Ormshammer 6. Torfinn Skeimo 7. Torvild Selås Konsekvenser i forhold til kommuneplanen: Miljømessige konsekvenser: Likestillingsmessige konsekvenser: Konsekvenser for folkehelse: Konsekvenser for barn/unge: Beredskapsmessige konsekvenser: Økonomiske konsekvenser: Ingen nevneverdige forandringer fra tidligere år. Rådmannens vurdering: Det er valgstyret som oppnevner medlemmer til stemmestyrene. Erfaringsvis har flere av de tidligere stemmestyrenes medlemmer deltatt ved flere valg. Dette kan være fordel, da disse besitter kompetanse og representer kontinuitet. Det er derfor rådmannens anbefaling at valgstyret fortrinnsvis oppnevner noen personer som besitter kompetanse, samtidig som det er viktig å rekruttere inn nye medlemmer. Et bidrag til å øke interessen for demokratiet kan være å få med unge mennesker, som på mange måter representer morgendagens politiske ledere. Nytt for stemmestyrene fra 2017 blir bruk av elektronisk avkryssing i manntallet. Valgsekretariatet vil forestå opplæring med stemmestyrenes medlemmer, men det bør likevel allerede ved oppnevningen tas hensyn til at et flertall av medlemmene i stemmestyrene har grunnleggende (et minimum) av forståelse og IKT ferdigheter. kommunalsjef 28