1 Suldal kommune Konkurransegrunnlag Anskaffelse av konsulenttjeneste for utarbeidelse av felles risiko- og sårbarhetsanalyse (ROSanalyse) for et felles brann- og redningsvesen for 9 kommuner i Nord-Rogaland og Sunnhordland Åpen anbudskonkurranse under nasjonal terskelverdi Kunngjort i Doffin-basen 20.06.14
2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN --------------------------------------- 3 1.1 ARBEIDSOPPGAVER OG OMFANG ----------------------------------------------------------------------------------- 3 1.2 KRAV TIL INNHOLDET I ROS-ANALYSEN --------------------------------------------------------------------------- 3 1.3 PLANLAGT FRAMDRIFT ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 1.4 OPPDRAGSGIVERS ORGANISERING AV PROSJEKTET------------------------------------------------------------ 4 1.5 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET --------------------------------------------------------------------- 4 1.6 BETALINGSBETINGELSER--------------------------------------------------------------------------------------------- 4 1.7 KOSTNAD FOR DELTAKELSE I KONKURRANSEN ------------------------------------------------------------------ 4 1.8 ALTERNATIVE TILBUD ------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 2. KRAV TIL LEVERANDØREN KVALIFIKASJONSKRAV ------------- 5 2.1 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ------------------------------------------------------------------------------ 5 2.2 LEVERANDØRENS FAGLIGE KVALIFIKASJONER ------------------------------------------------------------------------ 5 2.3 LEVERANDØRENS KAPASITET--------------------------------------------- 5 3 KRAV TIL TILBUDET -------------------------------------------------------------- 5 3.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING ---------------------------------------------------------------------------------- 5 3.2 TILBUDSFRIST --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 3.3 VEDSTÅELSESFRIST -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 3.4 INNLEVERINGSSTED -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 3.5 KOMPLETT TILBUD TILBUDETS INNHOLD OG DISPOSISJON-------------------------------------------------------- 6 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE -------------------- 6 4.1 TILBUDSÅPNING ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN ------------------------------------- 7 5.1 TILDELINGSKRITERIER ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 7
3 Betingelser for konkurransen: 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Arbeidsoppgaver og omfang På vegne av de 9 kommunene som har vedtatt å delta i utarbeidelsen av en felles ROSanalyse for brann- og redningsvesenet, planlegger Suldal kommune å engasjere ekstern bistand til å utarbeide selve ROS-analysen. ROS-analysen skal dekke et felles brann- og redningsvesen for følgende kommuner i Nord- Rogaland og Sunnhordland: - Bokn - Etne - Haugesund - Karmøy - Suldal - Sveio - Tysvær - Utsira - Vindafjord Som en del av ROS-analysen skal forslag til framtidig struktur, deriblant lokalisering, for brannstasjoner og branndepot i de nevnte kommuner utredes. LOV 2002-06-14 nr 20: Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) og FOR 2002-06-26 nr 729: Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen, legges til grunn for arbeidet, og det må tas hensyn til forventet utvikling av befolkning og tettsteder i de aktuelle kommunene de nærmeste 10-15 årene. SSB sine prognoser for befolkningsutvikling i de enkelte deltakerkommuner og de enkelte kommuners kommuneplan vil være sentrale dokumenter til dette arbeidet. I tillegg må den som skal utarbeide ROS-analysen ta hensyn til de signalene som er kommet fra sentrale myndigheter i form av stortingsmeldinger og utredninger de seinere årene. Denne anskaffelsen er utlyst gjennom www.doffin.no, under nasjonal terskelverdi. FOR-2006-04-07-402 Forskrift om offentlige anskaffelser Del I og Del II legges til grunn for gjennomføring av konkurransen. 1.2 Krav til innholdet i ROS-analysen I Vedlegg 2 er det oppgitt hvordan ROS-analysen skal bygges opp (innholdsfortegnelse) m.v.
4 1.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen: Planlagte milepæler Frister Frist for å stille spørsmål ved konkurransen 7 dager før tilbudsfrist Tilbudsfrist 11.08.14 kl. 12.00 Tilbudsåpning 19.08.14 kl. 13.00 Frist for eventuell klage på valg av leverandør 10 dager etter at valg av leverandør er kunngjort for tilbyderne Kontrakt inngås Etter klagefristens utløp. Ved klage kan det bli endring. ROS-analysen skal være mottatt av oppdragsgiver seinest 6 måneder etter at kontrakten er inngått. 1.4 Oppdragsgivers organisering av prosjektet Oppdragsgiver vil etablere en prosjektgruppe bestående av brannsjefene i de aktuelle kommunene, representanter for de tillitsvalgte og representanter for verneombudene. Det er denne prosjektgruppa leverandøren skal møte. Det er av stor viktighet at leverandøren har evne til å lytte til de faglige rådene som prosjektgruppa kommer med, samtidig som leverandøren må ha tilstrekkelig faglig integritet til å stå for egne oppfatninger for hva som er riktig. 1.5 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Kontaktperson Rådmann Øyvind Valen (ikke tilgjengelig fra 1-15. august) Telefon 95 05 11 59 Postadresse Suldal kommune, Eidsvegen 7, 4230 Sand E-post Oyvind.valen@suldal.kommune.no Alle spørsmål skal være skriftlige og alle svar vil bli lagt ut på Doffin.no Kontaktperson 4-15. august Kopi til (i hele perioden) 1.6 Betalingsbetingelser 30 dager i fra mottatt rapport og faktura. Jan Erik Nygård, Bokn kommune E-post: jan.erik.nygaard@bokn.kommune.no Telefon: 98 22 15 01 Ronny.rugland@suldal.kommune.no (som vil oppdatere Doffin) 1.7 Kostnad for deltakelse i konkurransen Tilbyder må selv dekke alle egne kostnader i samband med konkurransen. Dette gjelder også om konkurransen skulle bli avlyst. 1.8 Alternative tilbud Alternative tilbud og deltilbud aksepteres ikke.
5 2. Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Det kreves at leverandøren har ordnede - Attest for merverdiavgift forhold når det gjelder skatter og avgifter, og - Attest for skatt at det er et lovlig firma - Signert HMS-erklæring, se vedlegg til forskrift om offentlige anskaffelser - Firmaattest Disse dokumentene skal ikke være eldre enn 6 måneder ved tilbudsfristen 2.2 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Det kreves at leverandøren har erfaring fra Referanseliste for foretakets tilsvarende tilsvarende oppdrag. leveranser de siste 3 årene, inkludert deres Oppgitte referanser kontrolleres ved behov. verdi, samt kontaktpersoner (navn, telefonnummer og e-postadresse) hos den som var oppdragsgiver. 2.3 Leverandørens kapasitet Tilbyder må ha tilstrekkelig kapasitet med faglig dyktige medarbeidere i den aktuelle arbeidsperioden, slik at oppdraget kan gjennomføres på en tilfredsstillende måte innen angitt tidsfrist. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og inneholde foretakets navn. 2. Tilbudet skal ha overskriften: «Tilbud på utarbeidelse av ROS-analyse for brann- og redningsvesenet i 9 kommuner i Nord-Rogaland og Sunnhordland». 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse som er merket med «Tilbud på utarbeidelse av ROS-analyse for brann- og redningsvesenet i 9 kommuner i Nord- Rogaland og Sunnhordland». 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes per post. Det er tilbyder sitt ansvar å sørge for innlevering innen fristen. Tilbud mottatt på e-post aksepteres ikke. 5. Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver før innleveringsfristens utløp, se punkt 1.3 Planlagt framdrift. For seint innkommet tilbud vil bli avvist.
6 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfristen som er oppgitt i dette dokumentets punkt 3.2. 3.4 Innleveringssted Tilbudet skal sendes / innleveres til følgende adresse: Postadresse Suldal kommune v/rådmannen Eidsvegen 7 4230 Sand Gateadresse Suldal kommune v/rådmannen Eidsvegen 7 4230 Sand 3.5 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev 2. Dokumentasjon av leverandørens kvalifikasjoner: a. Attest om restanse på skatt / avgift mv. b. Attest om restanse på skatt og arbeidsgiveravgift mv. c. HMS-erklæring d. Firmaattest e. Faglige kvalifikasjoner (CV) til de som skal gjøre oppdraget. Referanseliste. f. Regnskap for foretaket i 2013. For revisorpliktige foretak skal revisjonserklæring vedlegges regnskapet. 3. Utfylt og signert prisskjema (se vedlegg 1 til dette dokumentet) 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted den 19.08.14 kl. 13.00. Åpningen vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det vil bli ført protokoll fra tilbudsåpningen. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning.
7 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekting Dokumentasjonskrav Pris. 60 % 0 5 Utfylt prisskjema poeng Kvalitet 40 % 0 5 poeng Underkriterier: - Relevant utdanning - Relevant erfaring Gjelder teamet som skal gjøre jobben. Den tilbyderen som anses å ha høyest relevant utdannelse får 2,5 poeng og den tilbyderen som anses å ha høyest relevant erfaring får 2,5 poeng. De øvrige tilbyderne får poeng i forhold til dette. Det skal leveres CV for ansvarlig(e) person(er) som skal gjennomføre utredningen
8 Vedlegg 1 Prisskjema for gjennomføring av oppdraget: Navn Antall timer Timepris Sum Møtekostnader 5 Antall møter Kostnad per møte Øvrige kostnader 1) Total tilbudssum 1) Øvrige kostnader spesifiseres her: Det forutsettes 5 møter á 6 timer i løpet av prosjektperioden, der tilbyders representant(er) møter gruppe opprettet av oppdragsgiver. Møtene vil finne sted i Haugesund-området. Tilbyder skal oppgi en pris per møte som inkluderer samlet kostnad for tilbyders representant(er) når det gjelder medgått tid, reisekostnader, diett m.v. Kostnadene skal kunne spesifiseres dersom oppdragsgiver ber om det. Sted: Dato: Underskrift: Foretak:
9 Vedlegg 2. ROS-analysen skal minst ha følgende kapitler m.v.: 1. Innledning 2. Risiko- og sårbarhetsbegrepet 3. Kort beskrivelse av hver av de 9 kommunene (ca. 1-2 sider tekst per kommune) 4. Brannskadepotensiale, kartlegging og registrering av risikoobjektene. 4.1 Særskilte brannobjekter etter brann- og eksplosjonsvernlovens 13 4.2 Overnattingssteder 4.3 Sykehus, sykehjem m.v. 4.4 Idrettshaller, forsamlingslokaler m.v. 4.5 Skoler og barnehager 4.6 Kirker og menighetshus 4.7 Større salgslokaler / kjøpesentre 4.8 Større serveringssteder 4.9 Lange vegtunneler 4.10 Store virksomheter 4.11 Andre bygninger av betydning i risikokartleggingen 4.12 Antall boliger, fritidsboliger m.v. 4.13 Skogbruk / jordbruk 4.14 Anlegg for tilvirkning, omtapping og oppbevaring av brannfarlige varer 4.15 Anlegg for klor, ammoniakk eller svoveldioksid 4.16 Tilvirkning, oppbevaring, transport og bruk av eksplosiver 4.17 Kartlegging av variabel risiko 4.18 Kartlegging av vedtak gjort av bygningsmyndighetene 4.19 Luftfartsulykker 4.20 Ulykker på sjøen 4.21 Ras / utglidninger 4.22 Andre risikoarter 5. Sårbarhet 5.1 Bortfall av strøm 5.2 Bortfall av vannforsyning 5.3 Bortfall av samband 5.4 Stengte veger 5.5 Havari av brannbil 5.6 Sykdom blant ansatte 5.7 Ferieavvikling 5.8 Andre sårbarhetsfaktorer 6. Kartlegging av tilgjengelige ressurser 6.1 Slokkevannnsressurser 6.2 Hva kan regnes som tilstrekkelig slokkevannsmengde? 6.3 Skogbrannstyrker 6.4 Kartlegging av øvrige innsatsressurser 7. Brann og ulykkesfrekvenser 7.1 Forventede utrykningsfrekvenser ut fra landsomfattende statistikk 7.2 Utrykningsstatistikk for den enkelte kommune de siste 5 årene (2009-2013) 8. Kartverk og plotting av risikoobjekter 8.1 Risikokart (utarbeidelse av selve risikokartene inngår ikke i oppdraget) 9. Kommunenes øvrige ROS-analyser som er aktuelle for brann- og redningsvesenet 10. Konsekvensvurderinger 10.1 Dagens bemanning og vaktordninger
10 10.2 Forslag til framtidig bemanning og vaktordninger ved brannstasjoner og depot 10.3 Bygningsbranner 10.4 Hvor store blir brannene 10.5 Innsatstid 10.6 De største brann- og ulykkesrisikoene i kommunene 10.7 Behov for tankbil og sjåførvakt for tankbil 10.8 Behov for motorisert høyderedskap og sjåfør på motorisert høyderedskap 10.9 Forebyggende tiltak 11. Brannstasjonsstruktur. 11.1 Beskrivelse av dagens brannstasjoner og branndepot 11.2 Forslag til framtidig struktur for brannstasjoner og branndepot (basert på forventet utvikling av befolkning, tettsteder og risikoobjekter med krav til maksimal innsatstid) 11.2.1 Utviklingstrekk 11.2.2 Forslag til framtidig brannstasjonsstruktur 12. Dimensjonering og organisering av ledelsen 13. Dimensjonering og organisering av beredskapen 13.1 Sammenfall av branner og andre ulykker. Tilgjengelighet 13.2 Materiell 13.3 Personellressurser og kompetanse 14. Dimensjonering og organisering av forebyggende arbeid 15. Dimensjonering av alarmsentral brann 16. Avslutning, krav og anbefalinger Vedlegg: 1. Scenarier 2. Forventet antall utrykninger per type og kommune 3. Utrykningsstatistikk per kommune 2009-2013 Oppdragsgivers prosjektgruppe og leverandøren kan i prosjektperioden avtale en annen kapittelinndeling m.v. dersom dette ansees som hensiktsmessig. Det skal utarbeides scenarier for minst 30 objekter / hendelser til sammen i de aktuelle kommunene. Hvilke objekter / hendelser det skal utarbeides scenario for, bestemmes av oppdragsgiver i samråd med leverandøren. Det er nylig gjennomført ROS-analyser for brann- og redningsvesenene i følgende kommuner, der det er utarbeidet scenarier (antall scenarier i parentes): Haugesund kommune (5) Suldal kommune (3) Disse scenariene kan benyttes som del av de 30 scenariene som skal utarbeides dersom leverandøren finner det hensiktsmessig. Hevert av scenariene skal minst inneholde det som fremkommer i «Håndbok i kartlegging av brannrisiko i kommunene» fra DBE 1995 (nå DSB).