IKOS hos oss Veileder Trinn 2 Innhold 1. Finn frem i IKOS hos oss... 2 1.1 Sorter listen med brukere... 2 1.2 Søk og finn et utvalg brukere... 3 1.3 Se historikk... 3 2. Status... 4 2.1 Legg til bruker... 4 2.2 Velg tjenesteansvarlig... 5 2.3 Velg primærkontakt... 5 2.4 Pause, arkiver eller slett bruker... 6 3. Obligatoriske tjenester... 7 4. Andre tjenester... 8 5. Grafer... 9 IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 1
1. Finn frem i IKOS hos oss Finn ditt tjenestested ved å velge Trinn 2 og klikk på IKOS hos oss. Navnet på tjenestestedet vises midt på siden. Klikk på navnet for å se mer. 1.1 Sorter listen med brukere Du kan sortere listen med brukere under hver fane; status, obligatoriske tjenester og andre tjenester. Sorter ved å klikke på pilene under hver kolonne. Eksempelet viser sortering på TA under fanen Status. Først kommer alle brukere Hans Hassel har ansvar for, deretter Ikke valgt TA og til slutt brukerne til Olga Or. Klikk F5 på tastaturet ditt for å oppdatere skjermbildet, dersom sorteringen ikke vises slik du har valgt. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 2
1.2 Søk og finn et utvalg brukere Du kan søke i listen med brukere under hver fane; status, obligatoriske tjenester og andre tjenester. Søk bruker ved å skrive brukernummeret i søkefeltet. Søk TA eller PK ved å skrive ansattes navn i søkefeltet. Eksempelet viser at søk på lin får frem alle brukere Line Lyng er PK for. Brukere som ikke er tildelt TA eller PK finner du ved å skrive Ikke i søkefeltet. Du kan også søke på en dato for sist oppdatert. Søk registreringer for en bestemt måned ved å skrive år og måned i søkefeltet; for eksempel 2012-09. 1.3 Se historikk For hver bruker blir det lagret historikk om hvem som har vært TA og PK, status for tjenestetilbudet og hvordan obligatoriske og andre tjenester er fulgt opp. Velg fanen du vil se historikk på; status, obligatoriske tjenester eller andre tjenester. Klikk på brukernummeret for å se historikk. Eksempelet gjelder fane status og brukernr. 1011. Du får opp en boks som viser historikk. Sist lagrede data står øverst. I eksempelet er Ragnhild Rogn nettopp valgt som TA. Forrige registrering var at Line Lyng ble valgt som PK. Til høyre ser du hvem som gjorde registreringene og tidspunktet det skjedde. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 3
2. Status Status er fanen hvor leder oppdaterer listen med brukere og utpeker tjenesteansvarlige (TA) og primærkontakter (PK) for dem. 2.1 Legg til bruker Brukere legges inn med sitt løpenummer/brukernummer i fagsystemet (CosDoc, Profil eller Gerica). Skriv inn løpe-/brukernummeret til nye brukere og klikk Legg til. Brukeren får status som Aktiv. Skriv brukerens løpe-/brukernummer i søk-feltet for å se om brukeren allerede er registrert hos dere. Klikk Vis alle nederst på siden for å se arkiverte brukere. Velg at status nå skal være Aktiv. Du får da tilgang til alle lagrede data på brukeren. Klikk Skjul arkiverte nederst på siden for at listen igjen kun skal vise aktive brukere. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 4
2.2 Velg tjenesteansvarlig Leder velger hvilken tjenesteansvarlig (TA) som skal ha ansvar for bruker. Merk av en eller flere brukere du vil gjøre noe for. Klikk Velg TA. Du får opp en boks (bildet nedenfor) som viser status for valgte brukere og liste over de TA du kan velge. Til høyre vises antall brukere hver TA allerede har ansvar for og deres totale kapasitet. Under ansattes navn finner du valget ingen. Klikk her hvis en bruker ikke lenger skal ha en TA. Dette valget kan være aktuelt hvis det for eksempel pga sykefravær er mangel på TA i avdelingen. Velg hvilken person du vil ha som TA. Hans Hassel ble valgt i eksempelet nedenfor. Klikk OK eller avbryt. 2.3 Velg primærkontakt Følg samme prosedyre som for valg av tjenesteansvarlig. Merk av brukere du vil gjøre noe for og klikk Velg PK. Boksen som kommer opp viser liste over de som kan være PK. IKOS setter ikke grenser for antall brukere en PK kan ha ansvar for. For å illustrere det er kapasitet satt til 50. PK kan ha ansvar for det antall brukere det er mulig å yte bistand til i løpet av en uke. Velg PK og klikk OK eller avbryt. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 5
2.4 Pause, arkiver eller slett bruker Når bruker ikke lenger skal motta tjenester endres status. Klikk på pilen og få opp valg i rullegardinen. Aktiv betyr aktiv tjenestemottaker. Pause velges når brukeren en periode ikke skal ha tjenester, for eksempel på grunn av innleggelse i sykehus. Bruker i pause beholder sin tjenesteansvarlig og vises fortsatt i listen med brukere. Arkivert benyttes når en bruker ikke lenger skal ha tjenester, men det er sannsynlig at brukeren senere vil bli en aktiv tjenestemottaker. Historikk om brukeren beholdes i IKOS. Slett velges når bruker ikke skal ha flere tjenester; for eksempel ved flytting, tildelt langtidsopphold annet sted eller ved dødsfall. Lagre status eller Avbryt de nye registreringene nederst på siden. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 6
3. Obligatoriske tjenester Tjenesteansvarlig (TA) skal ivareta Obligatoriske tjenester for alle brukere. Definisjoner på helse- og livssituasjoner finner du i sidemenyen på Trinn 2. Definisjoner på andre obligatoriske tjenester finner du ved å klikke på informasjonsark-ikonet til høyre. TA kvitterer hver måned for at de obligatoriske tjenestene er ivaretatt. Det kvitteres ved å sette en hake i boksen - se kvittering for utført brukermedvirkning nedenfor. Lagre status eller avbryt. Dato viser når det sist ble kvittert for utførte tjenester. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 7
4. Andre tjenester Tjenesteansvarlig vurderer om bruker har behov for en eller flere andre tjenester i tillegg til de obligatoriske. Det registreres om tjenesten er uaktuell. Aktuelle tjenester følges opp. Definisjoner på andre tjenester finner du ved å klikke på informasjonsark-ikonet til høyre. TA kvitterer hver måned for oppfølging av tjenestene. Klikk på rullegardinen for å velge hva du vil registrere. Du kan velge om tjenesten er uaktuell eller utført/oppdatert. For Individuell Plan kan du også velge at planen er påbegynt. Bekreft at en registrering fortsatt er gyldig ved å sette en hake i boksen til høyre. Lagre status eller avbryt. Dato viser når det sist ble kvittert for utførte tjenester. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 8
5. Grafer Grafer og rapporter viser status akkurat nå og i hver månedsrapport. Månedsrapportene er fra siste dato i hver måned. IKOS lagrer automatisk det som har blitt registrert. Helse- og livssituasjoner Grafen viser prosentandel av brukere i ulike typer helse- og livssituasjoner. Under grafen er det en rapport som viser hvor mange brukere det var på tjenestestedet i hver måned. Tildelt TA og PK Antall brukere vises med orange linje. Brukere med pause i tjenestetilbudet er inkludert, fordi en bruker i pause beholder sin TA. Brukere tildelt TA og PK vises med blå søyler. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 9
Statusrapport utført arbeid obligatoriske tjenester Antall brukere vises med orange linje. Grafen viser kun aktive brukere. Søylene viser i hvilken grad brukermedvirkning, IPLOS, sammenhengende tjenester og tiltaksplan er ivaretatt for brukerne. Inneværende måned viser status akkurat nå. Tidligere måneder viser status ved månedsrapportering i slutten av måneden. Rapporten under grafen viser grunnlagstallene for grafen. IKOS hos oss. Veileder Trinn 2 Konsens AS 12.03.2013 Registrert varemerke og Copyright 10