Vår referanse 15/00895 Utarbeidet av Deres referanse Vår dato Innvalgstelefon 2015/16272/PEK 08.10.2015 Til Arbeidsgruppe for administrativ organisering Kopi til INNSPILL TIL ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE - KRAV Innledning: Arbeidsgruppe for administrativ organisering ber i brev av 1. oktober 2015 om innspill til prinsipper, målbilder og kvalitetskrav for administrativ organisering. I bestillingen stilles 12 rimelig krevende spørsmål, med til dels overlappende tema og innhold, som skal besvares innenfor en ramme på 2-3 sider. Vi ser ikke dette som praktisk mulig og hensiktsmessig, og har valgt å lage et innspill som besvarer spørsmålene mere samlet og overordnet. Vi har hentet inn innspill fra alle faglige og administrative enheter internt som grunnlag for en felles tilbakemelding fra Høgskolen i Ålesund på det diskusjonsgrunnlaget arbeidsgruppen har utarbeidet. Tilsvarende som for faglig organisering, savner vi en prinsipiell drøfting av myndighets- og rollefordelingen mellom nivåer i diskusjonsnotatet. I notatet brukes begreper som sentralisering, sentraladministrasjon, fellesfunksjoner, støttefunksjoner, administrative tjenester mfl. uten at disse er tydelig definert eller plassert i forhold til organisasjonsnivåer. For den videre diskusjonen anbefaler vi at det lages tydelige definisjoner for ulike administrative nivåer slik det framgår nedenfor, med tilhørende plassering av administrative funksjoner, roller og myndighet: - Sentraladministrasjon (nivå 1) - Fakultetsadministrasjon (nivå 2) - Stedlig fellesadministrasjon ved Campus Ålesund og Gjøvik - Instituttadministrasjon (nivå 3) - Senter-, seksjons-administrasjon e.l. (nivå 4) I tråd med Høgskolens innspill på faglig organisering av 26. juni 2015, bygger Høgskolens innspill på: - De samme kriteriene som for faglig organisering dvs. o Strategisk evne o Samfunnsrelevans, herunder regional rolle på vegne av hele NTNU o Videreutvikle egenart dvs. at campus fungerer som nav for innovasjon og kunnskapsutvikling for hele regionen. Møteplass som integrerer utdanning, forskning, innovasjon og bedriftsutvikling - At NTNU Ålesund har stedlig ledelse med fullmakter fra nivå 1 som gir helhetlig strategisk ansvar og beslutningskraft for aktiviteten på campus - At all stedlig faglig aktivitet organiseres gjennom stedlige institutter (nivå 3) - Et levende campus med fullverdige administrative tjenester som er tilgjengelige og brukernære gjennom tilstedeværelse eller digitale løsninger Forventninger, krav og framtidsbilder for administrativ organisering: I fusjonsplattformen formuleres viktige premisser for den administrative organiseringen av NTNU, bl.a.: «administrative og tekniske tjenester som er tett integrert med den faglige aktiviteten. Ulike prosesser krever samhandling mellom vitenskapelige, administrativt og teknisk tilsatte i arbeidet for felles mål. tilby gode støttetjenester som er tilgjengelige for studenter, tilsatte og for eksterne partnere. NTNU skal
INTERNT NOTAT 2 av 5 være i front med hensyn til brukervennlige og effektive støttesystemer.. benytte IT-systemer som best realiserer kvalitet i utdanning, forskning og administrative gjøremål». Fusjonen skal bidra til økt kvalitet i utdanning og forskning. Dette vil kreve enda tettere samhandling mellom faglig og administrative aktiviteter enn tilfellet er i dag. Eksempler på slike samhandlingsaktiviteter er e-læring og fjernundervisning, deltakelse i internasjonalt forsknings- og utdanningssamarbeid, utvikling av læringsplattformer som integrerer utdanning, forskning, innovasjon, samhandling med nærings- og arbeidslivet, osv. Trendene og framtidsbildene som er beskrevet i diskusjonsnotatet framstår som realistiske og relevante. Vi tror samtidig at betydningen av å tilrettelegge for mobilitet er undervurdert. Organisering, systemløsninger og støtteprosesser på administrasjonsområdet må utformes og tilrettelegges for enklest mulig mobilitet for studenter og ansatte på tvers av fagområder, organisasjonsenheter og studiesteder uten at de skal møte administrative snublesteiner. Faglig integrasjon og tverrfaglig samarbeid skapes ikke av organisasjonsstrukturer og støttesystemer, men ved at ansatte og studenter enkelt kan bevege seg på tvers av organisasjonsenheter, studiesteder og fagområder. Dette krever brukerretting av tjenestene, likeverdighet i tjenestenivå og brukeropplevelser, lik plassering av oppgaver og funksjoner på ulike organisasjonsnivå, oversiktlige administrative tjenester som er tilgjengelige og forutsigbare på tvers av organisasjonsenheter og studiesteder. Vi tror videre at organiseringen og plasseringen av administrative ressurser må være fleksibel. Forventningene til rask responstid og beslutningsevne vil øke både fra studenter, ansatte, eksterne interessenter og samfunnet rundt. Dette stiller krav til at kompetanse er lett tilgjengelig på tvers av enheter, og at det er lett å flytte ressurser mellom drifts- og utviklingsoppgaver. Gjennomgående prinsipper for administrativ organisering Nær uansett organisasjonsmodell vil NTNU ut fra sin størrelse og bredde få en kompleks organisasjonsstruktur der (administrativt) ansatte vil komme i situasjoner med motstridende forespørsler fra ulike ledernivåer eller tilsvarende. Denne problemstillingen ser vi allerede. Dette forutsetter definering av tydelig prinsipper for ledelse, ansvar, beslutningsmyndighet, delegasjon mv. og tydelige felles virksomhetsmål og prioriteringer. For NTNU i Ålesund og Gjøvik blir det særlig utfordrende hvis man skal forholde seg til ulike prosesser og forskjellige prinsipper for organisering i ulike fakulteter for samme administrative tjenesteområde. Det vil være til hinder for effektiv bruk av ressursene lokalt. Høgskolen i Ålesund opplever det som viktig å i fastsette noen overordnede prinsipper for administrativ organisering som er tilpasset NTNU som en flercampus-institusjon. Det vil bli meget krevende å organisere en så stor og kompleks institusjon som nye NTNU blir uten noen gjennomgående prinsipper for organiseringen. Dette gjelder både den faglige og administrative organiseringen. Prinsippene er viktige for å avveie ulike hensyn løse mange av de dilemmaene som diskusjonsnotat beskriver. Noen av disse prinsippene bør etter vår mening være: Enhetlig ledelse: Den samlede kompetanse i rektors ledergruppe må dekke NTNUs samlede faglige og administrative virksomheter, herunder også strategisk ledelse av satellittene. Fullmaktene til stedlig campusleder må komme fra nivå 1 for at «desentraliserte» institutter i Ålesund og Gjøvik skal fungere uten for lange beslutningsveier. Det er en forutsetning for å sikre levende campus at vi har lokal ledelse som er naturlige og synlige kontaktpersoner innenfor sine fagområder for det regionale arbeids- og næringsliv. Nærhet til nærmeste leder: For å realisere NTNUs strategiske mål, mener Høgskolen at det som hovedprinsipp må være administrative ressurser ved de tre campusene som svarer til stedlig ledelse og ikke styres via fjernledelse. Dette for å sikre at stedlig leder har strategisk handlekraft til å videreutvikle Campus Ålesund, inkl. det tette samspill med arbeids- og næringslivet. Alle ansatte skal ha sin
INTERNT NOTAT 3 av 5 nærmeste leder på samme studiested som de arbeider. Fjernledelse har også vært utprøvd i andre fusjoner i UH-sektoren og tilbakemeldingene har vært entydige på at dette er uheldig. Standardisering av virksomhets- og støtteprosesser: Vi anbefaler at den framtidige faglige og administrative organiseringen bør bygge på standardiserte virksomhets- og støtteprosesser, som sikrer lik arbeidsflyt i kjerneprosessene i hele organisasjonen - på tvers av organisasjonsnivå og studiested. Dette er nødvendig for å sikre samme kvalitet, forutsigbarhet, likebehandling og effektivitet. Brukerstyrt kravspekking og utvikling av virksomhets- og støtteprosessene. Dette krever et aktivt og tydelig prosesseierskap, som må ligge på nivå 1 for både faglige virksomhetsprosesser (utdanning, forskning, innovasjon) og administrative støtteprosesser. NTNUs organisering av nivå 1 ligger godt til rette for en slik plassering av eierskapet til felles virksomhetsprosesser. Standardiserte virksomhetsprosesser er ikke til hindrer for brukervennlighet og brukertilpasning i gjennomføringen. De administrative tjenestene utføres i liten grad som skreddersøm. Brukervennlighet handler om tilgjengelighet, kompetanse til å gi de rette svarene, god prosessveiledning m.m. Brukernes spørsmål må kunne besvares i førstelinjen. Som en konsekvens av standardisering av arbeidsprosesser bør NTNU fastsette gjennomgående felles prinsipper vedrørende plassering av administrative funksjoner/ kompetanse på ulike nivå, dvs. på sentral-/ fakultet-/ instituttnivå. En måte å standardisere administrative prosesser og tjenester er at faglige ledere på nivå 2 og 3 har noenlunde like funksjoner og kompetanse i administrativt støtteapparat. Jo likere administrativ funksjonsfordeling på fakultets- og instituttnivå, jo enklere vil det være å realisere effektivitetskrav gjennom standardiserte fellesløsninger, samt å heve kvaliteten på disse tjenestene. Felles kvalitetsmål i forhold til brukeropplevelse og tjenestenivå for administrative tjenester. Brukerne være seg studenter, ansatte eller eksterne - skal oppleve samme servicenivå og kvalitet på tvers i organisasjonen og uavhengig av geografi. Målet må være et kvalitetsnivå etter fusjonen er gjennomført som minst tilsvarer det beste tjenestenivået som leveres blant de fire institusjonene i dag Det må utvikles et felles kvalitetssystem som dekker hele virksomheten, inkl. administrasjonsområdet. Stor grad av variasjon i hvordan prosesser utføres og etterleves mellom enheter og nivåer, vanskeliggjør arbeidsflyt og er lite effektivt. Utstrakt bruk av digitaliserte tjenester - begrunnet ut fra brukernærhet, tilgjengelighet og effektivitet. Virksomhetsprosesser som bygger på digitalisert arbeidsflyt. Forutsetning for å utvikle felles gjennomgående kvalitet på tjenestene slik brukerne vil kreve og skal oppleve. Tydelig rolledeling mellom nivå 1-2 -3, der nivå 1 har ansvar for oppgaver på institusjonsnivå, nivå 2 for koordinering og ressursstyring innenfor sine fagområder, mens den brukerrettede administrative tjenesteproduksjonen må skje nær brukerne, dvs. på nivå 3. Organisasjonskart, funksjons- og oppgavefordeling må være klart definert, lett tilgjengelig og lett å finne fram i for brukerne. I et flercampusuniversitet er forutsigbarhet og gjennomsiktighet en forutsetning for mobilitet. Ikke blande controller-funksjoner og brukerstøtte, dvs. klar rolledeling også i forhold til utøvelsen av ulike funksjoner. Vi må aldri blande sammen personer som skal yte service og utøve kontroll. Dimensjonering av tjenestenivå og ressurser på de administrative støttefunksjonene slik at ledere kan fokusere på strategiske oppgaver og de vitenskapelig tilsatte kan konsentrere seg om det faglige. Vi mener det er behov for å øke lederstøtten, både strategisk og operativt. Ved å avlaste lederne for
INTERNT NOTAT 4 av 5 administrativt arbeid og kunne tilby nødvendig beslutningsunderlag, vil lederne i større grad kunne fokusere på ledelse. En kompetent administrasjon krever sterke faglige nettverk og felles utviklingsmiljø. Administrasjon er også et fag, og det er viktig at vi organiserer oss på en måte som gir robuste og faglig kompetente miljøer. Vi vil tilrå at det etableres slike nettverk på tvers i organisasjonen for ulike administrative tjenesteområder, og at det utpekes kompetansesentre med ansvar for faglig utvikling og drift av slike nettverk på sentrale administrative tjenesteområder. Slike kompetansesentre kan legges på ulike nivå og steder i organisasjonen, inkl. campusene i Gjøvik og Ålesund. Tilsvarende tilrår vi utstrakt bruk av hospitering også på administrasjonsområdet. Fleksibilitet på ressurser og kompetanse blir viktig for NTNU skal lykkes. Fleksibilitet mellom drift og utvikling, tilpasning av kapasitet etter svingende aktivitetsnivå, mv. Organisering av campusnære støttefunksjoner: For at «desentraliserte» institutter i Ålesund eller Gjøvik skal fungere uten for lange beslutningsveier, og lykkes i å beholde en levende campus, må campus ledes av en stedlig, synlig ledelse med tydelig mandat og beslutningskraft. Organiseringen av både den faglige administrative virksomheten i Gjøvik og Ålesund må ta hensyn til at de geografiske avstandene er store. Dette krever at vi har administrative støttefunksjoner tilgjengelige på campus, og vi mener den beste måten å gjøre dette på, både ut fra hensynet til kompetanse, kvalitet og effektivitet, er at administrative funksjoner organiseres som fellestjenester på campusnivå. Styringsmessig bør dette gjøres ved at det utformes et felles oppdragsbrev til stedlig leder, som samler opp og koordinerer sentrale mål og forventninger til virksomheten på vegne av ulike fakulteter og administrative enheter ved NTNU. Dette oppdraget kan også omfatte drift av kompetansesenterfunksjoner og administrative fellestjenester som leveres til hele NTNU. Vi anbefaler å organisere campusnære administrative fellesfunksjoner i en felles ressurspool som gir brukerstøtte og utfører administrative oppgaver for stedlig institutter på utleiebasis, og med dedikerte kontaktpersoner («kundeansvarlige») for instituttene og andre brukergrupper. Disse organiseres i team som dekker ulike administrative tjenesteområder, og rapporterer til administrativ teamleder (lokalt). Ut fra vår fagsammen-setning vil vi mest sannsynlig få institutter av ganske varierende størrelse (mellom 110+ til ca 25 ansatte). Administrative tjenester bør organiseres i team for å sikre faglig kvalitet, robusthet og nødvendig spesialisering. For å sikre effektive og kvalitativt likeverdige tjenester til alle faglige enheter, mener vi det er viktig at vi etablerer en fellesadministrasjon som kan sørve institutter av forskjellig størrelse. Administrativt ansatte utover «grunnbemanning» kan tilsettes i slike ressurspool er på alle tre campi, og leies ut til og betjener ulike fakultet og institutter. På denne måten unngår man oppbemanning administrativt på nivå 3. Fordelen vil være økt administrativ robusthet, mindre sårbarhet og økt fleksibilitet som sikrer felles administrative løsninger. En slik organisering styrker mulighetene for å utvikle arbeidsoppgaver og spesialiseringsmuligheter som er utfordrende og som gjør det mulig å utvikle sterke administrative fagmiljø også ved satelittene. Videre vil dette bedre ivareta et helhetsperspektivet i forhold til ulike virksomhets- og støtteprosesser.i praksis vil færre personer være involvert i samme virksomhetseller støtteprosess ved satellittene enn ved NTNU Trondheim. I motsatt fall kan man få en sterk byråkratisering ved satellittene. Mens man i Trondheim har oppdelte prosesser med større grad av spesialisering, vil administrativt ansatte på satellittene måtte dekke bredere arbeidsoppgaver (spesialistkompetanse vs. generalistkompetanse). For å oppnå ønskede synergieffekter og effektivisering gjennom fusjonen, mener Høgskolen i Ålesund at det er viktig å definere konkret hvilke administrative støttefunksjoner som bør være campusnære. Vedlegget viser eksempler på hvilke administrative funksjoner som må være campusnære sett fra leder- og brukerperspektiv.
INTERNT NOTAT 5 av 5 Vedlegg: Campusnære administrative fellesfunksjoner - eksempler Vi mener NTNU Ålesund må ha en stedlig leder på strategisk nivå og med nødvendige fullmakter på tilnærmet samme nivå som fakultetene i Trondheim. Dette for å sikre at vi kan gjennomføre samfunnsoppdraget og ivareta regionale interesser på en mest mulig effektiv måte. Viktige strategiske og operative oppgaver for stedlig leder, med tilhørende støttefunksjoner som må være tilgjengelig: Regional samfunnskontakt, kommunikasjon, profilering av NTNU sin tilstedeværelse og kontaktpunkt for regionen i forhold til utdanning, forskning og innovasjon Sikre identitet og utvikling av Campus Ålesund og annen stedlig infrastruktur Tverrfaglig samarbeid og stedlig faglig koordinering, Internasjonalt forsknings- og utdanningsssamarbeid Kvalitetsutvikling Fasilitator og koordinator mellom fagmiljøer og nærings- og arbeidslivet Utvikle faglig og administrativ kompetanse i regionen og på campus Arrangements- og aktivitetsstøtte Videre integrasjonsarbeid og oppfølging av fusjonen Beredskap Campusnære brukerrettede administrative fellesfunksjoner: Stedlige HR-tjenester (personalforvaltning og -oppfølging, rekruttering/ tilsetting, HMS, brukerstøtte lønn og reiser) Stedlige økonomitjenesterer (budsjett, regnskap, innkjøp, brukerstøtte til BOA) Stedlig forsknings- og innovasjonsstøtte Stedlige studieadministrative tjenester (markedsføring og rekruttering, opptak, eksamen, vitnemål?, studentveiledning, praksisadministrasjon, EVU, LMS og andre støttesystemer, studentutveksling, time- og romplanlegging, studieporteføljeforvaltning, studentservice, elæring) Stedlige arkivtjenester Stedlig bygningsdrift, eiendomsforvaltning og sentralbord/ekspedisjon Stedlig IT (drift av administrative systemer, brukerstøtte) og undervisningsstøtte Bibliotek Brukerrettede administrative støttefunksjoner via nettløsninger: Studieveiledning på enkle spørsmål - FAQ Digitalisert sentralbord, kan ikke erstatte fysisk tilstedeværelse, men kan supplere Generelt: Det er viktig at NTNU er proaktiv i forhold til dette punktet, og jobber for å se hvilke tjenester som kan digitaliseres fremover Listen er ikke uttømmende. Hvilke administrative støttefunksjoner/-tjenester og hva slags ressurser som er nødvendig for å skape slagkraftige og koordinerte campus må utredes nærmere.