Vurdering av organisasjonsstruktur Avdeling for fagstøtte. 20. april 2018

Transkript

1 Vurdering av organisasjonsstruktur Avdeling for fagstøtte 20. april 2018

2 Avdeling for fagstøtte Avdelingsdirektør Administrasjonssjef Forvaltning av forskning og utdanning Forsknings-, utdanningsstøtte og internasjonalisering Kommunikasjon og studentinformasjon Samfunnskontakt og arrangementer Studieadministrative datasystemer Opptak og tilrettelegging Sentralbord for UiO Fung leder: adm sjef Ca 18 årsverk Ca 24 årsverk Ca 27 årsverk Ca 11 årsverk Ca 18 årsverk Ca 31 årsverk Ca 3 årsverk 2

3 Avdeling for fagstøtte Avdelingsdirektør Administrasjonssjef Forvaltning av forskning og utdanning Forsknings-, utdanningsstøtte og internasjonalisering Kommunikasjon og studentinformasjon Samfunnskontakt og arrangementer Studieadministrative datasystemer Opptak og tilrettelegging Sentralbord for UiO Fung leder: adm sjef 3

4 Forslag til organisering: Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Ledelseskommunikasjon (4 årsverk) Seksjon for kommunikasjon (17 årsverk) Direktør kommunikasjon og samfunnskontakt Seksjon for samfunnskontakt og arrangementer (12 årsverk ) Endringer fra dagens organisering: Det samlede ansvaret for kommunikasjon og samfunnskontakt i LOS legges til en direktør for kommunikasjon og samfunnskontakt Det etableres to seksjoner som ledes av seksjonsledere med fag, personal- og budsjettansvar Det etableres en stab/gruppe «Ledelseskommunikasjon» som er er tilnærmet lik dagens gruppe for kommunikasjon og mediestøtte i Lederstøtte. Medarbeiderne rapporterer direkte til direktør. En av medarbeiderne har et faglig og arbeidsmessig koordinerings ansvar for ledelseskommunikasjon. Knutepunktet er løftet ut (ligger i dag i SKS) og blir værende i Fagstøtte. Endelig plassering avhenger av prosessen i Fagstøtte Ansvar for student og søkerrettede arrangementer er flyttet til arrangement og samfunnskontakt (tidligere i SKS). Alle funksjoner, oppgaver og roller er forsøkt tydeliggjort Det etableres formaliserte tverrgående strukturer innad i avdelingen og inn mot Fagstøtte (forsknings- og utdanningsadministrasjon) Det etableres tverrgående team og prosjekter ved større kommunikasjonsoppgaver 4

5 Avdeling for fagstøtte Avdelingsdirektør Administrasjonssjef Forvaltning av forskning og utdanning Forsknings-, utdanningsstøtte og internasjonalisering Knutepunktet Studieadministrative datasystemer Opptak og tilrettelegging Sentralbord for UiO Fung leder: adm sjef 5

6 Vurdering av organisasjonsstruktur i AF - Hva skal vi egentlig gjøre, og hvorfor? Universitetsdirektøren ber oss gjennomføre en prosess i AF for å vurdere behovet for strukturelle endringer. Vår faglige og administrative ledelse ber oss vurdere modeller for hvordan dagens lederansvar på direktørnivå kan fordeles på flere roller med ansvar og fullmakt(er) dette ettersom porteføljen som ligger til AF i dag vurderes å kreve en styrking av ledelseskapasitet på direktørnivå. En av modellene vi bes vurdere er opprettelse av to sidestilte avdelinger i LOS som samler administrativ kompetanse og kapasitet hhv på forsknings- og utdanningsfeltet, hver ledet av en avdelingsdirektør.

7 Utgangspunktet for bestillingen er at det er behov for Økt strategisk kraft og kapasitet hhv utdanning og forskning Sikre leveransekapasitet ift nye prioriteringer satt av UiOs ledelse Tydeligere prioriteringer og hyppigere vurderinger av dimensjonering: økt press på kapasitet gir økt behov for prioritering og nedprioritering Økt fokus på kompetanseutvikling og -oppfølging av personalet Økt fokus på digitalisering og forbedring av arbeidsprosesser Tydeligere målklarhet og helhetsperspektiv på flere fagområder: utdanningsadministrasjon, forskningsadministrasjon, internasjonalisering, digitale tjenester Felles møteplasser for hhv forskningsfeltet og utdanningsfeltet

8 Behovene uttrykkes gjennom Innspill fra AFs ansatte i gjennomgangen AF 2016 ARK Innspill fra AFs lokale tillitsvalgte og verneombud Faglig og administrativ ledelses vurderinger og forventninger Dagens situasjon og kontekst preges også av: Økt konkurranse nasjonalt og internasjonalt Strammere og mindre forutsigbare økonomiske rammer Økende kompleksitet og ansvarsbyrde delegert til institusjonene Tydelige forventinger og krav til raskere tilpasninger og omstilling i sektoren I den videre prosessen ønsker vi deres innspill til hvilke andre behov/utfordringer dere opplever i dag, som er vesentlige å ta med i vurderingene av strukturelle endringer.