Oppsummering av skriftlige innspill til administrativ organisering: Prinsipper, målbilde og kvalitetskrav
|
|
- Sissel Berge
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Oppsummering av skriftlige innspill til administrativ organisering: Prinsipper, målbilde og kvalitetskrav I. Innledning Gruppen for administrativ organisering inviterte i notat av 1. oktober de fire institusjonene, arbeidstakerorganisasjonene, studentdemokratiet, tilsatte og studenter til å komme med innspill og synspunkt på hva som er gode administrative tjenester og hvordan disse bør organiseres. Innspillene omhandler både vurderinger av dagens ordninger og fremtidsbilder for en god administrasjon. Det har kommet inn over 80 innspill som fordeler seg som følger: Formelt etterspurte innspill: - Fakulteter ved NTNU 8 - Fakulteter ved HiST 5 - Arbeidstakerorganisasjoner 7 - Studentorganisasjoner 1 - Felles fra HiG/ HiÅ - 2 Andre innspill: - Andre innspill fra HiÅ og HiST 11 - Institutter NTNU 13 - Andre innspill, fra administrative enheter ved NTNU 34 - Enkeltinnspill - 3 Om vi deler ned innspillene per institusjon får vi følgende fordeling: - NTNU 61 - HIST 14 - HiG 2 - HiÅ - 7 Sammendraget er basert på 84 høringsuttalelser. Formålet med sammenfatningen har vært å samle synspunktene til de 12 spørsmålene som utredningen bestilte tilbakemelding på. En stor del av innspillene har ikke svart direkte i forhold til denne inndelingen, men svarene er klippet inn i mer detaljert oppsummering under av sekretariatet. Noen av spørsmålene er tolket likt, slik at man finner samme innholdsmessige svar under flere av spørsmålene. Hovedinntrykkene aggregeres derfor opp i det følgende (del II), mens detaljert oppsummering følger i del III. II. Sammendrag Sammendraget baseres ikke på detaljert gjennomgang av spørsmål for spørsmål, men aggregerer opp idéer og konsepter. For en detaljert fremstilling av svar på spørsmålene, se del III. 1
2 Standardisering av virksomhetsprosesser - Så godt som alle innspill, og i alle fall alle formelt etterspurte innspill, understreker viktigheten av standardisering av virksomhetsprosesser. Dette gjelder især prosesser knyttet til lover og regler, men også andre prosesser. - Standardisering blir trukket frem som særlig viktig på grunn av at NTNU blir et flercampusuniversitet: Standardisering blir fremstilt som viktig blant annet for å oppnå lik servicekvalitet i behandling av brukere (studenter, ansatte og andre) uavhengig av fakultet, institutt og studiested. Studentenes innspill er blant de som understreker viktigheten av dette prinsippet. - Standardisering blir fremhevet som viktig for en effektiv organisasjon. - Det blir understreket at standardisering skal være brukerrettet, og skal følge beste praksis i organisasjonen: De gode eksemplene skal være førende. Om standardisert tjenestekvalitet/ servicekvalitet: - Studentene ønsker fokus på førstelinjetjenesten og på kvalitet i førstelinjen. Nærhet og tilgjengelighet er viktige momenter. Likeså understrekes forventninger om like rettigheter og rettferdig behandling på tvers av studiested og studieprogram. Om spesialister vs. generalister: - Begrepene generalist- og spesialistkompetanse går igjen i mange innspill. Innspill fra nåværende spesialistenheter på institusjonsnivå fremhever viktigheten av spesialistkompetansen helt ut i organisasjonen. Man ønsker heller en matriseløsning med utleie av spesialister til nivå 3, enn å benytte generalister som har deler av sin kompetanse knyttet til et saksområde. Instituttenes innspill understreker viktigheten av at administrasjonen har kunnskap og nærhet til den faglige virksomheten. Instituttenes innspill understreker viktigheten av nok ressurser på nivå 3. Harmonisering av størrelser, funksjoner og roller på tvers av administrative nivåer og campus: En viss harmonisering og speiling i størrelse, funksjoner og roller mellom nivåene og studiestedene fremheves som nødvendig i mange innspill for å legge til rette for høy kvalitet i virksomhetsprosessene. Administrasjonen vil ikke fungere effektivt om den bygges uforholdsmessig opp på ett nivå i forhold til andre nivåer. Likhet og forutsigbarhet i roller og funksjoner er nødvendig for å oppnå høy kvalitet i virksomhetsprosessene. Ressurser må følge med rollene, og dersom en oppgave sentraliseres eller desentraliseres må ressurser følge med denne. Om mobilitet og endringskapasitet: Begrepene mobilitet og endringskapasitet går igjen ofte. NTNU vil ha studenter og ansatte i tre byer, og det forventes at administrasjonen og administrative ordninger må legge til rette for mobilitet for ansatte og studenter. Den nye organisasjonen må være fleksibel, ikke bare fordi den i seg selv har en asymmetrisk organisering gjennom store og små campus, men den må også være proaktiv i forhold til tilpasninger som styrker koblingen mellom fag og administrasjon. Nye tjenester vil kreve enda tettere bånd mellom fag og administrasjon. Digitalisering: Økt grad av digitalisering av virksomhetsprosesser ønskes, men disse må være brukerdrevet. Systemene må snakke sammen, og de må forenkle arbeidshverdagen til ansatte. Digitale løsninger fremheves som særlig viktige i et flercampusuniversitet, og flere nevner digitale løsninger i forbindelse med kompetanseheving. I tillegg omtaler mange at digital tilgjengelighet (som for eksempel FAQ i førstelinja) må støtte opp, men ikke erstatte fysisk tilgjengelighet. 2
3 Sentralisering versus brukernærhet: Mange omtaler opprettelsen av sentrale «ekspertenheter» innenfor spissa virksomhetsområder. Eksempler på saksområder som nevnes er innenfor HR-/HMS, variabel lønn, reiseregninger, juridiske spørsmål, EU-rådgiving, ansettelsesområdet (især ved internasjonale tilsettinger). Ellers tar særlig instituttenes innspill til orde for at «alt skjer» på instituttnivå, og det er viktig at man starter prosesstankegangen med utgangspunkt i det faglige som skjer på instituttene. Særlige innspill vedrørende flercampusmodellen: Viktigheten av forståelsen og definisjonen av nivåer understrekes i innspill fra Gjøvik og Ålesund. Satellittene ønsker en fellesadministrasjon, som ikke kan sammenlignes direkte med nivå 1, 2 eller 3 i dagens NTNU. Satellittene ønsker ikke å bli ytterligere byråkratisert ved å bemanne opp administrasjonen på instituttnivå lokalt. For å være tilstrekkelig robuste er det viktig at Gjøvik og Ålesund får beholde de fleste administrativt ansatte i én fellesadministrasjon på campus som kan støtte lokale institutter. Standardisering av virksomhetsprosesser på tvers av fakultet er desto viktigere for satellittene fordi disse trolig vil få institutt som tilhører ulike fakultet. For NTNU i Ålesund og Gjøvik blir det særlig utfordrende hvis man skal forholde seg til ulike prosesser og forskjellige prinsipper for organisering i ulike fakulteter for samme administrative tjenesteområde. Det vil være til hinder for effektiv bruk av ressursene lokalt. III. Detaljert oppsummeringer av innspillsrunden vedrørede administrativ organisering Spørsmål 1. Hvordan kan administrasjonen best organiseres for å realisere institusjonens mål? 2. Hva forventes av en god administrasjon - Hvilke fremtidsbilder bør legges til grunn? 3. Hvordan skal NTNU avveie forholdet mellom sentralisering og autonomi? 4. Hvilke funksjoner og oppgaver bør løses sentralt, ved fakultet eller ved institutt? 5. I hvilken grad skal prinsippet om standardisering gjelde og hvilket rom skal det være for lokale tilpasninger? 6. Hvordan oppnå en tett integrasjon med den faglige virksomheten og samtidig ivareta forvaltningsoppgavene og dekke andre brukeres behov? 7. Hvilke funksjoner må være brukernære og utføres ved fakultet eller institutt? 8. Hvilke funksjoner og oppgaver kan med fordel legges til det sentrale institusjonsnivået? 9. På hvilke områder ligger det positive muligheter ved å digitalisere og ta i bruk moderne teknologi? 10. Hva slags ledelse er nødvendig for å realisere målet om en effektiv organisasjon? 11. Hvordan kan en legge til rette for brukervennlighet uten at det krever «skreddersøm»? 12. Hvor er balansepunktet mellom fleksibilitet og omstillingsevne og forutsigbarhet, stabilitet og ivaretakelse av forvaltningsbehov? Oppsummeringer av svar 1. Hvordan kan administrasjonen best organiseres for å realisere institusjonens mål? - Studenter, ansatte og andre skal sikres lik og rettferdig behandling uavhengig av fakultet/ studiested. - Administrasjonen skal være i tett integrasjon med forskning og utdanning - Tilgjengelighet for brukerne fremheves i mange innspill som viktig. - Organisering i administrative team på tvers av campuser og nivå 3
4 - Faglige nettverk på tvers av campuser og nivå - Sett opp avdelinger for kompliserte saker på fakultet eller institutt (eks. internasjonalisering) - Forutsigbarhet på nivåene over, slik at kapasitetsproblemer på nivå 1 og 2 ikke fører til at nivå 3 plutselig får nye oppgaver - Standardisering av prosesser tilsier en viss harmonisering på størrelse av fakultet/ institutt - Man må organisere administrative støttefunksjoner slik at man legger til rette for kompetanseutvikling og reduserer sårbarhet. Eksempelvis gjennom matriseorganisering. - Ved stor BOA-virksomhet må mer administrativ støtte på plass lokalt (HR, økonomi, søknadsstøtte). - Matriseorganisering må benyttes ved opplæring av nytilsatte for å forstå organisasjonen. - Opplæring og tilpassing av virksomhetsprosesser anses som viktig og som noe som bør skje i linja, og ikke bare i egne prosjekter som frakobles virksomheten ellers. - Det er viktig til enhver tid å avklare hvor styringen kommer fra mht. ulike saksområder: Department og myndigheter har økt fokus på effektivitet, styring og kontroll, og effektuering av statlige føringer, med tilhørende krav til rapportering, risikostyring og internkontroll. Fakultetene/vit. ansatte forventer ekspeditte og gode tjenester Studenter forventer likebehandling. 2. Hva forventes av en god administrasjon - Hvilke fremtidsbilder bør legges til grunn? - At den er tilgjengelig, fysisk eller digitalt - At den kan svare på spørsmål i førstelinja, og at mest mulig besvares i første ledd - At den er fleksibel og omstillingsdyktig f.eks. fordi ansatte og studenter vil være mer og mer internasjonale - Fokus på vekst og økt konkurranse innenfor forskning - Fokus på innovasjon - At vitenskapelig ansatte og studenter kan få fokusere på sine oppgaver og minimalt på administrative gjøremål - At den har nødvendig kunnskap om system og prosesser til at den jobber hensiktsmessig - At den har gode tekniske løsninger, herunder fjernundervisning og digitalisering av kommunikasjon - At den er nært knyttet til vitenskapelig aktivitet - Ting blir mer komplisert dette passer ikke sammen med standardisering og digitalisering - Høy kvalitet og effektivitet, slik at man ikke overdimensjonerer 3. Hvordan skal NTNU avveie forholdet mellom sentralisering og autonomi? - Svært mange innspill understreker at det må være tilstrekkelig kompetanse på instituttnivå (nivå 3 og 4), særlig når man blir flere campuser. Særlig innspill fra instituttnivå insisterer på nok ressurser desentralt, altså en omfordeling av ressurser fra nivå 1 og dels fra nivå 2. Nivå 1 og 2 ses på som kontrollnivåer, mens det operative nivået må få mer fokus og ressurser fremover (nivå 3). Dette er en klar forventning. - Generelt bør instituttene ta seg av det som skjer ofte ved instituttene, fakultetene ta seg av det som skjer sjelden ved instituttene (f.eks. prosjektøkonom-støtte ifm. EU-prosjekter) og det sentrale ta seg av det som skjer sjelden ved fakultetene (f.eks. juridisk kompetanse og spesialistkompetanse innen økonomi). På en slik måte vil man få administrative fagmiljø som jobber ofte med sine saker og som derfor kan dem godt. - De fleste driftsoppgaver bør ligge nært brukerne (primært studenter og ansatte), mens større utviklingsprosjekter som involverer hele organisasjonen godt kan sentraliseres. - I alle prosesser som involverer NTNUs primæraktivitet (forskning og utdanning) må det være instituttene som er de viktigste premissleverandørene. - Dersom rammestyring også i fremtiden skal være et prinsipp, bør instituttene i større grad enn nå ha råderett over sine ressurser og disponere de som de selv mener er best. Ikke avhenge av fakultet. 4
5 - Studieadministrasjon må være på instituttnivå. Studentene krever mer og mer når det gjelder individuell tilrettelegging mm, noe som stiller store krav til veiledning og rådgivning som igjen betinger god kjennskap til emner og studieprogram. - NTNU bør starte med å se hvilke behov man har nede på instituttene, det er her kjerneoppgavene utføres. - Mange understreker at man må jobbe med å beholde de gode rutinene man har i dag både i fakultet og på instituttnivå. - Størrelse på instituttnivå må gjenspeiles i forhold til stor BOA-aktivitet eller ikke. - Strategisk lederstøtte i virksomheten må ha lokalkunnskap og være en integrert del av miljøet for å gi god nok hjelp. Kunnskap om fagmiljø, fag og tilgang på fagmiljø hvor kunnskapsdeling foregår er nødvendig. - Om «plutselig» sentralisering: Dersom man flytter tjenester og oppgaver fra et nivå til et annet, må administrative ressurser dedikeres etter det på forhånd er foretatt en gevinstkartlegging ved berørt(e) enheter. Dersom NTNU velger å sentralisere administrative oppgaver som i dag er lagt til nivå 2 eller 3, bør ansatte dedikeres til bestemte enheter slik at de er i stand til å opparbeide noe lokalkunnskap. - Det å ha generalister som eksempelvis har en delressurs innenfor et fagområde, oppfattes ikke som spesialistkompetanse god nok for nivå 1 (eksempel innenfor kommunikasjon hvor mange på instituttnivå har en delressurs). Her ønsker man mer teamarbeid av spesialister, i form av matrise, heller enn at man sprer kompetansen på generalister. Kommunikasjon blir understreket å ha et tydelig strategisk tilsnitt. - NTNU sin størrelse samt at NTNU blir en flercampusmodell tilsier delegasjon av myndighet i stor grad. - Store enheter med eksternt finansiert virksomhet bør ha tilstrekkelig kompetanse til lokal virksomhetsstyring - Fakultet eller instituttstørrelse vil spille en rolle i forhold til om en tjeneste skal være fagnær/ brukernær. Man må ha på plass bedre formalisering av administrative beslutningsveier. Det er i mange tilfeller for lang beslutningslinjer i dag. - Sentrale tjenester må ha nok ressurser til å kunne sende ut ansatte til andre nivåer for gjensidig opplæring og gjensidig oppdatering jevnlig. Sentralt ansatte må oppdateres også om hva som skjer på instituttnivå. - Standardiserte prosesser og gjennomgående kvalitetssystem må på plass for at autonomi kan fungere lokalt. - Ikke endre gode rutiner som fungerer godt på enkeltinstitutt mest mulig autonomi lavest mulig med unntak av noen «overordna regler» (f.eks. gavepensjon, gaver ved runde dager, velferdspermisjon) - Ved sentralisering kan manglende kjennskap og nærhet til den faglige virksomheten, føre til manglende kjennskap til hverandre (faglige og administrative), utfordringer med informasjonsflyt og kulturforståelse. I dag skjer for mye rapportering internt på fakultetet. - Ved små fakulteter vil man kunne opprettholde kortere beslutningsveier og mer nærhet til studenter og ansatte. Mulighet for å opprettholde en mer uformell kultur som støtter opp under kreativiteten. Samtidig vil noen stillinger kunne bli for «brede», ha for bredt ansvarsområde. - Det er viktig å skille mellom generalist- og spesialistkompetanse. Generalistjobben kan i ytterste konsekvens tilsi at de som jobber desentralt bare skal kunne nok til å gjøre jobben, mens all utvikling skjer sentralt. - Fakultetenes økonomiseksjoner mener det er viktig å bygge opp økonomimiljøene på fakulteter (og ikke på institutt) for å sikre tilstrekkelig robusthet. - Et viktig poeng er å sørge for at man ikke bygger opp dupliserende enheter, men heller har fokus på at de administrative tjenestene har riktig dimensjon og at de utføres med høyest mulig kompetanse. - Erfaring med jobb i matrise: NTNU har til en viss grad forsøkt å jobbe gjennom matriser, men dette har ikke vært enkelt innenfor forskningsområdet. Istedenfor forankring på rektornivå, har vertsfakultet vært benyttet med varierende hell. 5
6 - Andre universiteter har organisert seg slik at de får enda mer spisset spesialkompetanse i forhold til forskning. Dette må også NTNU vurdere. 4. Hvilke funksjoner og oppgaver bør løses sentralt, ved fakultet eller ved institutt? - Ansvar for gjennomgående prosesser må ligge sentralt - Ekstern rapportering - Det er viktig å skille begrepene «campus» fra «lokalt» når det gjelder satellittene. Det er behov for en del mer koordinering av oppgavene rundt det å være et levende campus, sikre kontakt med regionen med mer. Dette vil ikke nødvendigvis være oppgaver som er fagnære/ brukernære ellers i organisasjonen. - Institutt behandler det meste selv, men det som skjer sjelden kan behandles på fakultet. Det som skjer sjelden på fakultet, kan tas sentralt - Funksjoner og oppgaver må speiles/ kjennes igjen fra nivå til nivå. Eksempelvis har fellesadministrasjonen fire ulike avdelinger for HR, HMS, fastlønn og rekruttering, som på instituttnivå ofte slås sammen. Dette skaper vanskeligheter i forhold til standardisering av virksomhetsprosessene i dag. - Man må harmonisere alle tre nivå, slik at man ikke bygger opp et uforholdsmessig stort nivå 1 i forhold til de andre nivåene. - Behov for effektivisering og lignende som meldes inn fra institutt til sentralt/ fakultet må tas videre slik at ikke institutt, i mangel på håndtering av problemstilling, finner på egne kreative løsninger. - Fordelen med store fakulteter er en spesialisering og stordriftsfordeler her. 5. I hvilken grad skal prinsippet om standardisering gjelde og hvilket rom skal det være for lokale tilpasninger? Hvorfor standardisering: - Standardisering av rutiner og prosesser gir likeverdig behandling - Standardisering av rutiner og prosesser gir trygghet og dermed enklere samspill mellom de som utøver prosessen og de som skal gi støtte - Standardisering av rutiner og prosesser er en nødvendighet for gode digitale løsninger og spesielt for integrasjoner/automatiserte prosesser - Sentralisering av administrasjon krever særskilte begrunnelser som f.eks. at o Ledere på høyere nivå må ha lederstøtte o Utvikling av overordnet politikk og strategi o En del oppgaver er av en slik art at en oppnår stordriftsfordeler ved konsentrasjon (eksamenskontor, lønnstjeneste, refusjonstjeneste osv.) o Antall oppgaver av en spesiell type vil i løpet av et år være for lavt til at kompetanse kan opprettes og vedlikeholdes lokalt (manglende mengdetrening) o Enkelte oppgaver er av en slik art at ulik skjønnsutøvelse mellom fakultetene (f.eks. i tilsettingssaker) kan aksepteres, mens ulik skjønnsutøvelse ved andre saker (f.eks. ordenstraff/avskjed) ikke er akseptabel - Moment i forhold til flercampusmodell: o o Det må være standardiserte prinsipper for ledelse, ansvar, beslutningsmyndighet, ledelse med mer på tvers av fakulteter fordi satellittcampusene vil ha institutter som tilhører forskjellige fakultet. Felles overordna retningslinjer er nødvendig for likebehandling. Standardisering forenkler jobbing på tvers av organisatoriske enheter/ campuser Presisering i forhold til begrepet standardisering: - Standardisering av rutiner og prosesser er ikke en motsats til individuell behandling 6
7 - Standardisering av rutiner og prosesser må ha en god kvalitetssikring i bunnen og utarbeides i et godt samspill mellom aktører som representerer alle perspektiver - Standardisering må følges av opplæring i bruk av disse - Fagnærhet handler ikke om nivå, men om tilgjengelighet og om hvordan oppgaver utføres. Hva må/ bør standardiseres og hvordan? - Regel- og policystyrte oppgaver må standardiseres mer enn i dag. - Oppgaver må standardiseres på nivå 1, og gjøres mindre standardiserte jo nærmere brukeren (nivå 2 og 3) - Oppgaver må standardiseres på det nivået der oppgaven utøves ofte. - Standardisering av kompetanse: Administrative medarbeidere innenfor samme funksjonsområde og på samme organisatoriske nivå må ha samme kompetanse. - Standardisering fordrer tydelige prosjekt/ prosesseiere - Standardisering fordrer kontinuerlig utviklingsarbeid - Standardisering må være brukerrettet (eks. skjema for forskudd av lønn som benyttes for utenlandsk ansatte uten personnr.) - Standardisering og effektivisering må skje overalt der det er mulig. - Oppgaver som ikke bør standardiseres er oppgaver som kan gi flere feil enn effektivitet. Eksempler på oppgaver som kan standardiseres: Reiseregninger, kontrakter med eksterne partnere, oppdragsavtaler, variabel lønn, IT-drift av program som er felles for hele NTNU, intern rapportering ved NTNU, lønnspraksis 6. Hvordan oppnå en tett integrasjon med den faglige virksomheten og samtidig ivareta forvaltningsoppgavene og dekke andre brukeres behov? - Flere kommenterer at instituttnivået vil alltid være i tett integrasjon med fagmiljø. - Nødvendig med samhandling for økt kvalitet, f.eks. gjennom e-læring, fjernundervisning - Må ta i bruk ny teknologi som læringsplattformer som integrerer utdanning, forskning, innovasjon, samhandling med nærings- og arbeidsliv, osv. - Mobilitet, tilrettelegging for mobilitet. Dette krever forutsigbarhet og transparens, gjenkjennelighet på tvers av campus, nivåer. - Forskningsadministrasjonen vil trolig bli mer og mer tungt faglig tilknytta. - Kanskje vil vi trenge flere stipendiater og postdoktorer med faglig-administrativt arbeid som pliktarbeid? - Kanskje skal enkelte førsteamanuenser undervise noe mindre, men ha flere forskningsadministrative oppgaver uten at det skal gå på bekostning av forskningstiden? - Det er også mulig at det i stadig økende grad vil stilles faglige krav i utlysningen av administrative stillinger. 7. Hvilke funksjoner må være brukernære og utføres ved fakultet eller institutt? Det kan synes som om det er behov for en nærmere begrepsavklaring mellom brukernærhet og fagnærhet: - Brukernær på institutt/ campus f.eks. strategisk støtte til instituttleder, og støtte til prosjektledere (BOA) - Fagnær nær studenter / ansatte f.eks. støtte til internasjonalisering, studieveiledning Eksempler på brukernære oppgaver: - Alle oppgaver som ansatte og studenter har «bruk for» må ligge på fakultet- og instituttnivå - Førstelinjetjeneste mot studentene - Studieveiledning - Tilrettelegging for studenter med funksjonsnedsettelse - Fagplaner/ studieplaner 7
8 - Strategisk rådgivningsstøtte - Eksamen - Studieveiledning - Brukerstøtte økonomi, budsjett, regnskap - Strategisk lederstøtte på alle nivå - Oppgaver som har behov for høyt servicenivå - Innenfor økonomiområdet bør bestillerrollen ligge helt ute på nivå 3 eller evt. nivå 4 Innenfor HR-området: - Sentrale oppgaver er 1.linje lederstøtte overfor lokale ledere. Bred og grundig kompetanse på volumoppgaver som rekruttering, deler av tjenesteretten, arbeidsmiljø og HMS er nødvendig. Spesielt om Gjøvik og Ålesund: Det er viktig at alle campuser har en del funksjoner lokalt for å få levende campus. Fellesadministrative tjenester i Gjøvik og Ålesund ønskes organisert sentralt i team der stedlig leder har ansvar for koordinering av team i forhold til lokale institutter. 8. Hvilke funksjoner og oppgaver kan med fordel legges til det sentrale institusjonsnivået? - Oppgaver med felles regler (der man forholder seg til overordna lover og regler) - «Kompliserte» oppgaver som: o Flere nevner immigrasjonsstøtte for tilsettinger av utenlandske medarbeidere, foreldrepermisjon, ferie og variabel lønn - Mange nevner opprettelsen av ekspertenheter/ sentrale servicesentra. Oppgaver man ser for seg bør ligge her er: o Servicesentre for næringslivskontakt o Servicesenter for HR-området/ HMS (variabel lønn, reiseregninger), juridiske spørsmål, EU-rådgivning o Juridisk kompetanse - Rekruttering ved små fakulteter (eksempelvis dagens HF) har ikke nok tilsettings- og rekrutteringssaker til at man er tilstrekkelig spesialister og blir dermed sårbare. Denne typen funksjon kan sentraliseres. - Andre konkrete eksempler på funksjoner og oppgaver: o IT o Beredskap o Sentralt opptak o Sentral overtallighetspool Spissa konkrete forslag: Innenfor IT-området listes blant annet følgende konkrete oppgaver for standardisering opp: - Like tjenester, oppgaver gjøres på samme måte - Oppgaver som er uavhengig av lokale forhold - Generiske eller stedsuavhengige støttetjenester, - Har potensiale for ressursbesparelse - Tjenester med mange brukere - «smør og brød» - Service desk/single point of contact - Klientdrift - Utskrift for studenter og ansatte - Lagring - Sikkerhetskopiering - Overvåkning - Tjenester underlagt regler, for eksempel innen informasjonssikkerhet 8
9 I samråd med HR seksjonslederne ved NTNU anbefaler personalsjefen at følgende tjenester endre fra dagens desentraliserte løsninger og plasseres i en felles tjeneste for hele NTNU. Anbefalingen er basert på en lengre prosess der det har vært gjennomført to utredningsarbeider: - Reiseoppgjør - Variabel lønn - Ferieadministrasjon - Oppgjør forskningstermin Det ønskes spesialisert kommunikasjonsenheter på nivå 1 og 2, og ikke på nivå 3 Det fremstilles et konkret ønske å om å skille lederstøtte fra hovedarkiv i sentraladministrasjonen 9. På hvilke områder ligger det positive muligheter ved å digitalisere og ta i bruk moderne teknologi? Om grunnleggende forståelse av begrepet digitalisering og prinsippene rundt dette: - Hva legger vi i "digitalisering"? Det er ikke tilstrekkelig å "sette strøm på" det vi allerede gjør Det må være en kvalitativ forbedring, som tilfører noe til prosessen. Vi må tenke over hva vi egentlig vil oppnå med å digitalisere en prosess eller oppgave. - Digital kompetanse må økes før man kan oppleve stor digital utvikling. - Ikke forskuttere frigitt tid. Ofte har organisasjonen fått «påført» systemer som er tidstyver mer enn effektivisering. - Systemene må være bestemt utfra et brukerperspektiv - Valg av digitale systemer må legge til rette for helhetsperspektiv. - Systemene kjøpes for ofte inn av folk som er for langt unna brukerne, slik at systemene ikke er tilpasset det de skal brukes til. - Rutiner må på plass før man velger system - Systemene må snakke sammen, understrekes av svært mange Konkrete eksempler på oppgaver som bør digitaliseres: - FAQ studieveiledning på gjentakende spørsmål - Digitalisert sentralbord i tillegg til fysisk - I 2016 innføres Sikker Digital Forsendelse som skal benyttes til utsending av brev fra alle offentlige instanser. Dette systemet vil gjøre det mulig å sende alle varianter av brev, inkludert dokumenter med sensitive personopplysninger, fra ephorte via sikker digital forsendelse. - HR-området: Digital signatur på brev og arbeidsavtaler - Mer digitale vurderingsformer fremheves av mange - Digitale tjenester for å øke tilgjengelighet og effektivitet - Digitalisert arbeidsflyt i virksomhetsprosesser, nevnes også av mange 10. Hva slags ledelse er nødvendig for å realisere målet om en effektiv organisasjon? - Det er de vitenskapelige som skal bli effektive gjennom administrasjon: De skal kunne jobbe med fag. Dersom man slanker administrasjonen og de vitenskapelige jobber mindre effektivt, så har man ikke totalt sett blitt bedre. Administrasjonens effektivitet er ikke viktig i seg selv. - Ledelsen må kreve og forvente og følge opp at sentrale bestemmelser følges opp i organisasjonen. Dette skjer ofte ikke i dag. - Nærværende personalledelse (fokus på personal) - Ledelse utenfor stort kontrollspenn - Ledelsen må være tydelig 9
10 - En ledelse som har blikk for anvendelse av matrise- og hybridorganisering på tvers av nivå og campus. - Endringsledelse er viktig opparbeide endringskompetanse - Gjensidig respekt mellom administrasjon og fag, tillit mellom fag og administrasjon - God ledelse tilsier gode resultater, få omkamper, åpenhet, lavt sykefravær, løsningsorientert kultur - Instituttledelsen må styrkes slik at det ikke bare blir en administrativ stilling. - Generelt må NTNU ha mer fokus på operativ ledelse, mindre fokus på strategisk ledelse - Mange fremhever tydelig rolledeling mellom nivåer 1 institusjon 2 koordinering 3 brukerrettet tjenesteproduksjon. o o Skille kontrollfunksjon fra brukerstøtte. Systemeierskap vs. systemforvaltning på vegne av organisasjonen må skilles. Systemforvalter må lytte til brukerne. - Økt lederstøtte for at ledere kan jobbe mer strategisk - Ledelse og organisering for faglig robusthet innenfor administrasjon (pool, matrise) Konkrete forslag til ledelse: - Alle administrative fagområder bør ha et lederforum i form av en matrise av fagseksjonssjefer eller tilsvarende; eks. innen Økonomi, HR, Studieadm., Forskningsadm., osv. for å sikre utveksling av informasjon og beste praksis. - Vesentlige endringer i gjennomgående administrative systemer (eks. innføring av nye ITsystemer) bør drøftes i begge ovennevnte fora før valg av løsning og/eller implementering for å oppnå forankring i organisasjonen og innspill fra utførernivået. - Forskningsadministrasjonen ved NTNU i dag er smal og plassert på nivå 1 og 2. Dette ønskes videreført. Teamorganisering sørger for implementering på nivå Hvordan kan en legge til rette for brukervennlighet uten at det krever «skreddersøm»? - Det skal være lite skreddersøm, men mest mulig brukervennlighet, tilgjengelighet og kompetanse. - En del innspill fra instituttnivå understreker at man ønsker skreddersøm på instituttnivå. - IKT kan brukes som et hjelpemiddel for å avhjelpe standardisering. 12. Hvor er balansepunktet mellom fleksibilitet og omstillingsevne og forutsigbarhet, stabilitet og ivaretakelse av forvaltningsbehov? Det finnes ikke ett. Dette vil variere i saker, og det vil også variere i tid. Andre moment som har blitt løftet frem av flere: - Man bør være forsiktig med å endre for mye for fort. - Arbeidsmiljø og kulturbygging må få fokus når man skal bygge en administrasjon - Forslag til kompetansespissing/ eierskap til et spesielt administrativt område på Gjøvik: Informasjonssikkerhet 10
11 Noen forslag til prinsipper som kan ledes ut fra innspillene. - Enhetlig ledelse - Nærhet til nærmeste leder. Fjernledelse bør unngås og administrativt ansatte bør ha stedlige ledere for å sikre strategisk handlekraft for stedlig leder og legge til rette for levende campus. - NTNU skal ha standardiserte virksomhetsprosesser - Standardisert tjenestenivå i førstelinjetjenestene overfor studenter, ansatte og andre brukere - Brukerstyrt kravspekk til virksomhets- og støtteprosesser. Det vil si at forslag til endringer i virksomhetsprosesser må komme nedenfra. - Prosesseierskapet må ligge på nivå 1 for både faglige og administrative virksomhetsprosesser - Faglige ledere på nivå 2 og 3 har noenlunde like administrative støtteapparat for å realisere effektivitetsmål - Tydelig rolle- og funksjonsdeling mellom nivåer i organisasjonen for å legge til rette for standardiserte virksomhetsprosesser - Utstrakt bruk av digitaliserte tjenester begrunnet i nærhet og standardisering - Administrasjonen i Gjøvik og Ålesund fortsetter å organiseres som fellesadministrasjoner der man leier ut kompetanse til stedlige institutt. - Herunder behov for begrepsavklaring om nivåer: Sentraladm. 1 Fakultetsadm 2 Stedlig fellesadm HiG/ HiÅ 2b Instituttadm 3 Senter- / seksjonsadm 4 Det er viktig å beskrive nivåenes rolle. På noen områder er nivå 1 i dag bare strategisk og lite operativt. (eks. forskning), og omvendt (dokumentforvaltning) 11
INNSPILL ADMINISTRATIV ORGANISERING, SVAR PÅ NOTAT DATERT
1 av 5 Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk Institutt for teknisk kybernetikk Notat Til: Rektor Kopi til: IME-fakultetet, instituttleder ITK Fra: Administrasjonen ved Institutt
DetaljerFusjonsprosjektet. Administrativ organisering- innspill til diskusjon. Første notat ; Prinsipper, målbilde og krav
Administrativ organisering- innspill til diskusjon Første notat 1.10.2; Prinsipper, målbilde og krav 2 Milepæler i fusjonsprosjektet 1..august: Dekaner tilsatt. Januar 2015: Fire styrer vedtar at de ønsker
DetaljerINNSPILL TIL ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE - KRAV HØGSKOLEN I ÅLESUND
Vår referanse 15/00895 Utarbeidet av Deres referanse Vår dato Innvalgstelefon 2015/16272/PEK 08.10.2015 Til Arbeidsgruppe for administrativ organisering Kopi til INNSPILL TIL ADMINISTRATIV ORGANISERING:
DetaljerInnspill til administrativ organisering ved NTNU
Innspill til administrativ organisering ved NTNU Det er viktig sette fokus på noen hoved- og overordnet prinsipper for organiseringen av de administrative oppgavene på NTNU. Prinsippene må ivareta/sikre
DetaljerHiGs innspill til notatet «Administrativ organisering: Innspill til diskusjon»
HiGs innspill til notatet «Administrativ organisering: Innspill til diskusjon» Hovedpunkter Administrasjonen har en strategisk rolle i utvikling av en felles og slagkraftig kultur ved det nye NTNU. Hva
DetaljerFakultet for helse- og sosialvitenskap; Høring til Børresens-utvalgets sluttrapport om administrativ organisering
Fakultet for helse- og sosialvitenskap Institutt for helsevitenskap Deres dato 1 av 5 2016/3914 vkr Deres referanse NTNU Fakultet for helse- og sosialvitenskap; Høring til Børresens-utvalgets sluttrapport
DetaljerAdministrativ organisering. Fakultetsstyret Det medisinske fakultet Onsdag Hilde Grimstad
Administrativ organisering Fakultetsstyret Det medisinske fakultet Onsdag 25.05.2016 Hilde Grimstad Administrativ organisering ved nye NTNU «Arbeidsgruppe administrativ organisering ved NTNU, Børresen-utvalget,
DetaljerSignatur: ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE KRAV
1 av 5 Det humanistiske fakultet /PEK Notat Til: Rektor Kopi til: Fra: Det humanistiske fakultet Signatur: ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE KRAV Det humanistiske fakultet viser til notat
DetaljerFøringer i fusjonsplattformen. Møte i gruppe for faglig organisering 18.09
Føringer i fusjonsplattformen Møte i gruppe for faglig organisering 18.09 Høy kvalitet Våre studenter skal oppleve undervisning, læring og læringsmiljø med høy kvalitet og høye kvalitetskrav. Utdanningene
DetaljerInnspill fra Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk. ADMINISTRATIV ORGANISERING: PRINSIPPER MÅLBILDE KRAV
Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk Notat Til: Fusjonsprosjektet - Gruppen for administrativ organisering Kopi til: Fra: Signatur: IME-fakultetet v/ fakultetsdirektør Geir
Detaljer2. Hva forventes av en god administrasjon - Hvilke fremtidsbilder bør legges til grunn?
1 av 5 Det humanistiske fakultet Institutt for kunst- og medievitenskap Notat Til: HF-fakultetet Kopi til: Fra: Signatur: Innspill vedr. administrativ organisering Fakultetenes størrelse og geografiske
DetaljerNTNU S-sak 4/16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandlere: Trond Singsaas og Per E.
NTNU S-sak 4/16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 01.02.2016 Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandlere: Trond Singsaas og Per E. Kjøl N O T A T Til: Styret Fra: Rektor Om: Administrativ organisering:
DetaljerINTERNT NOTAT. Til: Direktør INNSPILL ADMINISTRATIV ORGANISERING STUDIESEKSJONEN
Utarbeidet av INTERNT NOTAT Marianne Vinje Vår referanse Vår dato Direkte tlf.nr. 21.10.2015 Til: Direktør INNSPILL ADMINISTRATIV ORGANISERING STUDIESEKSJONEN Det er i det utsendte dokumentet angitt i
DetaljerUtredning om administrativ organisering ved IVT
1 Utredning om administrativ organisering ved IVT Oppsummering IVT kjennetegnes ved sterk vekst i produksjon og produktivitet over en periode på mer enn 10 år. En virksomhetsnær administrasjon i stadig
DetaljerNTNU Vitenskapsmuseet - Høring om sluttrapport fra gruppa for administrativ organisering (Børresenutvalget).
1 av 5 Vitenskapsmuseet Administrasjonen Notat Til: Rektor Kopi til: Fra: Museumsdirektøren NTNU Vitenskapsmuseet - Høring om sluttrapport fra gruppa for administrativ organisering (Børresenutvalget).
Detaljer0 NTNU. Notat. Utredning av administrativ organisering. 1 av 5
0 NTNU Fakultet for arkitektur og billedkunst Dato Referanse 14.04.2016 1 av 5 Notat Til: Gruppe for administrativ organisering Kopi til: Fra: Dekan Signatur: Utredning av administrativ organisering Rektor
DetaljerKOMMENTARER TIL NOTAT FOR ADM. ORGANISERING VED UIS HR-TN (KATHRINE, NORBERT) INNHOLD:
KOMMENTARER TIL NOTAT FOR ADM. ORGANISERING VED UIS HR-TN (KATHRINE, NORBERT) INNHOLD: 1. Forutsetninger og rammer for arbeidet og løsningen, ref. 1.5 a 2. Tilbakemeldinger, ref. 1.5 b 3. Prinsippene for
DetaljerNotat. Høringssvar om Børresen-utvalgets sluttrapport. Børresen-utvalget ved Per E Kjøl. Fakultetet for arkitektur og billedkunst
1 av 5 Fakultet for arkitektur og billedkunst 2.06.2016 Notat Til: Børresen-utvalget ved Per E Kjøl Kopi til: Fra: Fakultetet for arkitektur og billedkunst Signatur: Høringssvar om Børresen-utvalgets sluttrapport
DetaljerProsjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Personallederkonferansen 2013
Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo 2010-2013 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Personallederkonferansen 2013 UiOs strategi 2020 UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som
DetaljerHøring om Børresen-utvalgets sluttrapport - innspill fra Fakultet for lærer- og tolkeutdanning
1 av 5 Fakultet for lærer- og tolkeutdanning Notat Til: Per Eivind Kjøl Kopi til: Fra: Fakultet for lærer- og tolkeutdanning Høring om Børresen-utvalgets sluttrapport - innspill fra Fakultet for lærer-
DetaljerGruppa vedtok i sitt siste møte et forslag til revidert mandat, som legges fram for Styringsgruppa til vedtak.
Fusjon HiG, HiÅ, HiST, NTNU Styringsgruppa møte 14.09. 2015, kl 1200-1600. Saksliste 38/15 Administrativ organisering fra 2017 Styringsgruppa har tidligere oppnevnt en egen arbeidsgruppe for å utrede NTNUs
DetaljerHøringsuttalelse fra Avdeling Vernepleie - Organisering av UiT Norges arktiske universitet
Avdeling vernepleie Arkivref.: 2016/712 Dato: 10.03.2017 Odd Arne Paulsen Høringsuttalelse fra Avdeling Vernepleie - Organisering av UiT Norges arktiske universitet Høringsuttalelse til sak: Organisering
DetaljerFagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Videomøte
Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 1-2019 Videomøte 07.01.2019 Agenda 1. Godkjenning av referat 2. Orientering og tilbakemelding om møte 18.12.18 3. Siste versjon av initiativ.
DetaljerN O T A T. Til: Styret Fra: Rektor Om: Administrativ organisering av NTNU: Prosesser og funksjons- og oppgavefordeling
NTNU S-sak 47/16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 15.08.2016 Saksansvarlig: Ida Munkeby Saksbehandlere: Trond Singsaas og Per Eivind Kjøl Arkiv: 2016/3914 N O T A T Til: Styret Fra: Rektor
DetaljerHandlingsplan for hovedvirkemidler for perioden 2014-2016 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen
Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden 2014-2016 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen 1. Forholdet til samarbeidspartnere styrke og videreutvikle samhandlingen med og være
DetaljerBEMANNINGSPLAN NTNU i GJØVIK
BEMANNINGSPLAN NTNU i GJØVIK Bemanningsplanen gjelder administrative stillinger ved følgende enheter: 1. Institutter: 1.1. Institutt for Informasjonssikkerhet og kommunikasjonsteknologi, Fakultet for informasjonsteknologi
DetaljerAllmøte for administrative ansatte
Allmøte for administrative ansatte 07.09.16 Tema Vedtak i NTNU styret om administrativ struktur Forhandlingsprotokoll med LOSAM NT/FT Bemanningsplanarbeidet 2 Ledelse i reorganiseringsfasen 3 S-sak 48/16
DetaljerNTNUs politikk for samarbeid med arbeidslivet
NTNUs politikk for samarbeid med arbeidslivet Vedtatt av rektor 20.12.2016 1 Innhold NTNUs politikk for samarbeid med arbeidslivet... 3 Visjon... 3 3 hovedmål... 3 Hovedmål 1 NTNU skal bidra til samfunnsutvikling,
DetaljerFagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte Lillestrøm
Fagutvalgsmøte Administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 3-2019 06.03.2019 Lillestrøm Administrasjon, ledelse og kontorstøtte MA1 Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative
DetaljerForslag til hovedmodell:
Prosjekt Bedre forskerstøtte Forslag til hovedmodell: En helhetlig struktur for profesjonell forskerstøtte for alle UiOs vitenskapelig ansatte Bakgrunn Bygger på fase I av IHR-EFV-prosjektet Politisk marsjordre
DetaljerOU-prosessen, administrativ organisering Statusoppdatering til rektormøtet, Kristiane Lindland, IRIS University of Stavanger uis.
OU-prosessen, administrativ organisering Statusoppdatering til rektormøtet, 30.01.2017. Kristiane Lindland, IRIS University of Stavanger uis.no 1 Agenda: Mandatet og føringene for arbeidsgruppens arbeid
DetaljerInnspill fra arbeidsverksted
Innspill fra arbeidsverksted Digitalisering, kommunikasjon og administrativ støtte Fredag 23.11.18 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 1 1 Prioritering av overordnede hensyn 2 2 Prioritering av hensyn
DetaljerProsjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Presentasjon for PK-nettverket v/irene Sandlie
Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo 2010-2013 Presentasjon for PK-nettverket 01.11.13 v/irene Sandlie UiOs strategi 2020 UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet,
DetaljerFS Brukerforuk2013. Arne Lunde, KD
FS Brukerforuk2013 Arne Lunde, KD Agenda Overordnet perspektiv (fra KDs side) Hovedelementer i utviklingen av en digital studieforvaltning Prosessorientering og standardisering Viktige prosesser og tiltak
DetaljerNår vi blir store skal vi
Når vi blir store skal vi NFF-seminar 27. oktober 2015 Sølvi Karlsen, leder arbeidsgruppe bibliotekstjenester 2015 Deloitte AS Vi fusjonerer fordi vi har en målsetning om å heve kvaliteten i hele bredden
DetaljerStudieveiledningsprosjektet
Studieveiledningsprosjektet Gjelder studieveiledning som oftest er tilknyttet studieadministrasjonen. Studenten oppsøker studieveileder for å få hjelp til et bredt spekter av problemstillinger, som for
DetaljerKOMMENTARER TIL HØRINGSNOTAT FOR ADMINISTRATIV ORGANISERING TN/UIS (KATHRINE, NORBERT, ANN KRISTIN)
KOMMENTARER TIL HØRINGSNOTAT FOR ADMINISTRATIV ORGANISERING TN/UIS (KATHRINE, NORBERT, ANN KRISTIN) 1. Forutsetninger og rammer for arbeidet og løsningen (ref.: 1.5 a) Større dynamikk Bedre ressurstilgang
DetaljerAnsvaret for NTNU har et overordnet system for virksomhetsstyring (strukturer, prosesser og verktøy).
Avdeling for virksomhetsstyring Endelig bemanningsplan godkjent av rektor 18.10 BEMANNINGSPLAN for avdeling/seksjon/gruppe: Virksomhetsstyring Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak
DetaljerProgrammandat. Versjon Program for administrativ forbedring og digitalisering
Programmandat Versjon 1.5 28.05.2018 Program for administrativ forbedring og digitalisering Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av 13.10.2017 Programstyret Jan Thorsen 25.05.2018 Programstyret Jan Thorsen
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2014 2029 Innsatsområder Ansvar og roller Mål Brukerbehov Utfordringer Verdigrunnlag Digitaliseringsstrategien Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Digitaliseringsstrategi 2014-2029 Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Den digitale dialogen skal legge vekt på åpenhet og tilgjengelighet. Digitale verktøy
DetaljerHandlingsplan for hovedvirkemidler for perioden Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen
Handlingsplan for hovedvirkemidler for perioden - 2018 Det medisinsk-odontologiske fakultet, Universitetet i Bergen 1. Forholdet til samarbeidspartnere Fakultetet skal styrke og videreutvikle samhandlingen
DetaljerAllmøte for administrativt ansatte. Mandag 09. mai 2016
Allmøte for administrativt ansatte Mandag 09. mai 2016 Mål for møtet Sikre at alle er informert om de store prosessene som skjer i NTNU i forbindelse med reorganiseringsprosessen Forsøke å klargjøre hvordan
DetaljerForslag til administrativ hovedstruktur mv for Økonomi og eiendomsområdet
1 av 6 Økonomi og eiendomsdirektøren 15.04.2016 Notat Til: Gruppe for administrativ organisering (Børresen-utvalget) Kopi til: Fra: Økonomi og eiendomsdirektøren Signatur: JPN Forslag til administrativ
DetaljerFelles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT)
Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) Organisasjonsprosjekt for utvikling av tjenestesenteret Forslag til målbilde for FSAT Målbilde for FSAT Et målbilde kan forstås som beskrivelsen av en
DetaljerDigitalisering former samfunnet
Digitalisering former samfunnet Digitaliseringsstrategi for Universitetet i Bergen Vedtatt av universitetsstyret 20.oktober 2016 1 Innledning Denne digitaliseringsstrategien skal støtte opp om og utdype
DetaljerOPTIMA studie. OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene
OPTIMA studie OPTIMA studie har som overordnet mål å sørge for at de tjenester som leveres av administrativ karakter på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service: På bakgrunn av dette skal
DetaljerFelles studieadministrativt tjenestesenter FSAT. Strategi 2016-2019
Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Strategi 2016-2019 Strategiske mål 1. FSAT skal være profesjonell leverandør av raske, brukertilpassede tjenester av høy kvalitet til sine brukere 2. FSAT
DetaljerIKT-STRATEGI
IKT-STRATEGI 2017-2020 Sak 232/2017. Vedtatt i fylkesrådet juni 2017. Foto: crestock Med IKT blir framtida enklere! Dette er en kort, konsis og fremtidsrettet IKT-strategi. Den skal gjøre en reell forskjell
DetaljerRefleksjoner vedrørende sentrale problemstillinger rundt organisering av HR ved NTNU
1 av 5 23.10.2015 Notat Til: Arbeidsgruppe for administrativ organisering Kopi til: Fra: HR-sjefforum Bakgrunn HR-sjefforum er en faglig matrise innenfor HR og består av alle seksjonssjefer for HR ved
DetaljerRegionrådet i Gjøvikregionen sak 21/15
1 Regionrådet i Gjøvikregionen sak 21/15 Informasjon og drøfting av prosessen med å organisere «nye NTNU» - Gjøvikregionens forslag til modell. Oversendelse av saksutredning og vedtak : Vedtak: 1.Regionrådet
DetaljerFARMASØYTISK INSTITUTT POLICYDOKUMENT FOR TILSETTINGER
FARMASØYTISK INSTITUTT POLICYDOKUMENT FOR TILSETTINGER Godkjent av instituttstyret 05.06.2008 1 Bakgrunn Styret ved Farmasøytisk institutt besluttet i sitt møte 18.10.2007 å oppnevne en komité som fikk
DetaljerInternasjonalisering. Prosjekt Læring i arbeidsliv og utdanning. Internasjonalt utvalg 19.06.12
Internasjonalisering Prosjekt Læring i arbeidsliv og utdanning Internasjonalt utvalg 19.06.12 Definisjon internasjonalisering En etablert definisjon for internasjonalisering i høyere utdanning: The process
DetaljerIntern høring - Delrapport 2 fra arbeidsgruppe for fremtidig organisering av administrasjonen ved UiT -Svar fra NT-fakultetet
Fakultet for naturvitenskap og teknologi Arkivref.: 2016/1514 Dato: 09.02.2018 Julia Holte Sempler Intern høring - Delrapport 2 fra arbeidsgruppe for fremtidig organisering av administrasjonen ved UiT
DetaljerPersonalpolitiske føringer, rekrutteringsutfordringer og behov neste 5-10 år"
Personalpolitiske føringer, rekrutteringsutfordringer og behov neste 5-10 år" Helse Sør- Øst - bærekraftig utvikling i tråd med oppdraget Fakta om Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst RHF ble etablert 1. juni 2007
DetaljerBeslutningsnotat vedrørende fellestjenester
Universitetsledelsen Arkivref.: 2016/1514/JSE001 Dato: 08.12.2017 Avdeling for bygg og eiendom Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Avdeling for IT Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt Avdeling
DetaljerInnspill fra arbeidsverksted
Innspill fra arbeidsverksted Økonomi og virksomhetsstyring Tirsdag 20.11.18 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 1 1 Prioritering av overordnede hensyn 2 2 Prioritering av hensyn definert i arbeidsverksted
DetaljerNOTAT. Høringsuttalelse administrativ organisering
NOTAT Til: prosjektledelsen SD/høgskoledirektører Fra: Seksjon FT-Utdanning v/viserektor utdanning og gruppeleder SD studieadministrasjon Dato: 8. april 2013 Kopi: Johnny Thorsen Saksnummer: 2012/996 Høringsuttalelse
DetaljerArbeidsgiverpolitikk. Indre Østfold kommune
Arbeidsgiverpolitikk Indre Østfold kommune 2020-2030 Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 2 2. Visjon og verdigrunnlag... 2 2.1 Visjon... 3 2.2 Verdier... 3 3. Arbeidsgiverpolitiske utfordringer... 3 3.1
DetaljerBehandlet dato Behandlet av Utarbeidet av
Mandat Versjon 29.9.2017 Program for digitalisering av administrative tjenester Fase 1 Behandlet dato Behandlet av Utarbeidet av dd.mm.åå Programstyret 1 INNHOLD 1 Bakgrunn... 4 2 Strategiske mål for programmet...
DetaljerFakultet for kunstfag
Fakultet for kunstfag 2015-2019 Fakultetets overordnede visjon Visjon og profil Fakultet for kunstfag skal levere betydelige bidrag til utviklingen av kunstfagene innen undervisning, forskning og kunstnerisk
DetaljerStyresak GÅR TIL: FORETAK: Styremedlemmer Helse Stavanger HF
Styresak GÅR TIL: FORETAK: Styremedlemmer Helse Stavanger HF DATO: 07.03.2017 SAKSBEHANDLER: Arild Johansen SAKEN GJELDER: Høring - Helse Vest virksomhetsstrategi - Helse 2035 ARKIVSAK: 2017/2 STYRESAK:
DetaljerKartlegging av fakultetenes omfang av internasjonale vitnemål i rekrutteringsarbeidet og rutiner med håndtering av internasjonale vitnemål
Det medisinsk-odontologiske fakultet Kartlegging av fakultetenes omfang av internasjonale vitnemål i rekrutteringsarbeidet og rutiner med håndtering av internasjonale vitnemål Spørreskjema: 1. Omfang Omtrent
DetaljerHolbergs gate 1 / 0166 Oslo T: E: W: Høringsuttalelse Høring - Rapport Kunnskapssektoren sett utenfra
Holbergs gate 1 / 0166 Oslo T: 22 04 49 70 E: nso@student.no W: www.student.no Høringsuttalelse Høring - Rapport Kunnskapssektoren sett utenfra Dato: 07.04.2016 2016000896 Høringsuttalelse Høringssvar
DetaljerDet humanistiske fakultet Universitetet i Oslo
Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: EL Enhet for lederstøtte Dato: 25.05.2016 Saksnr..: 2016/4546 OLGADJ Høringsuttalelse fra Institutt for kulturstudier og orientalske språk (IKOS)
DetaljerAllmøte for SU-fakultetet
Allmøte for SU-fakultetet 1. september 2016 Kunnskap for en bedre verden Ny instituttstruktur 56 institutter ved NTNU Relativt store endringer på alle fakulteter Den interne organiseringen av instituttene
DetaljerBOTT Programmet for Økonomi og HR
BOTT Programmet for Økonomi og HR HR LØNN ØKONOMI Informasjon fra styringsgruppen for programmet og NTNUs prosjektdeltakere Hva er BOTT Økonomi og HR? De fire universitetene Bergen, Oslo, Trondheim og
DetaljerRetningslinje for risikostyring for informasjonssikkerhet
Retningslinje for risikostyring for informasjonssikkerhet Type dokument Retningslinje Forvaltes av Avdelingsleder virksomhetsstyring Godkjent av Organisasjonsdirektøren Klassifisering Intern Gjelder fra
DetaljerDigitaliseringsstrategi 2014-2029
Digitaliseringsstrategi 2014-2029 Stavanger kommune Stavanger kommune skal gi innbyggerne og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Den digitale dialogen skal legge vekt på åpenhet og tilgjengelighet.
DetaljerPrinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune
Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Prosjekt virksomhetsstyring Prinsippnotat Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune 22.09.2011 2 1. Innledning Prinsipper for virksomhetsstyring som presenteres
DetaljerForslag til faglig organisering av nye NTNU. Presentasjon av forslaget fra Gruppe for faglig organisering, november 2015.
Forslag til faglig organisering av nye NTNU Presentasjon av forslaget fra Gruppe for faglig organisering, november 2015. Bakgrunn NTNU skal etablere en ny faglig struktur som avspeiler fusjonen av fire
DetaljerDET MATEMATISK-NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET. Økonomiomstillingen. Temamøte Adm-ledergruppen 6. mars 2017
DET MATEMATISK-NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Økonomiomstillingen Temamøte Adm-ledergruppen 6. mars 2017 Innhold i diskusjonsnotatet Tema A: Fordeling av stillingstyper beskrivelse av ansvar og innhold i
DetaljerUniversitetsbiblioteket i Bergens strategi
Universitetsbiblioteket i Bergens strategi 2016-2022 Innledning Universitetsbiblioteket i Bergen (UB) er et offentlig vitenskapelig bibliotek. UB er en del av det faglige og pedagogiske tilbudet ved Universitetet
DetaljerLUIs høringssvar til høringen om administrativ organisering av Fellesadministrasjonen
Notat Dato: 01.09.15 Saksnr./arkivnr.: saksnr 14/05865 Til: Underveisprosjektet LUIs høringssvar til høringen om administrativ organisering av Fellesadministrasjonen I høringsnotatet bes høringsinstansene
DetaljerDigitaliseringsstrategi
Sentral stab og støtte Kommunestyrets vedtak Digitaliseringsstrategi 2018-2020 Innhold Vår digitale visjon... 2 Innledning... 3 Digital tjenesteproduksjon... 4 Fem målområder... 5 1. Brukeren i sentrum...
DetaljerVelkommen v/tina Lingjærde
FS-kontaktforum Velkommen v/tina Lingjærde 1 Innhold Presentasjon av CERES Tjenesteorganet Digitaliseringsstrategien 2 CERES Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier National
DetaljerForslag til organisasjonsendringer Institutt for historiske studier. Medvirkningningsnotat
Forslag til organisasjonsendringer Institutt for historiske studier. Medvirkningningsnotat Hovedtrekk ny organisasjonsmodell Rektor foreslår i det alt vesentlige å videreføre IHS, men foreslår å skille
DetaljerViser til beslutningsnotat fra universitetsdirektøren hvor følgende beslutning ble tatt vedrørende fellestjeneste for eksamen og vitnemål:
Avdeling for utdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: 04.02.2018 Universitetsdirektøren Fellestjeneste for eksamen og vitnemål- revidert forslag Viser til beslutningsnotat fra universitetsdirektøren hvor følgende
DetaljerNTNUs system for kvalitetssikring av utdanning. Vedtatt av Styret 13. juni 2012
NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning Vedtatt av Styret 13. juni 2012 Innhold 1. Om NTNUs kvalitetssystem... 1 2. Mål for NTNUs kvalitetssikringssystem og kvalitetsarbeid... 1 3. Organisatoriske
DetaljerRoller og ansvar for Tjenesterådet Tjenesterådet er opprettet for å sikre god forvaltning av HiOAs administrative tjenesteportefølje.
Sak 27/2015: Revidert versjon av «Roller og ansvar for Tjenesterådet» Sammendrag Notatet er oppdatert på bakgrunn av innspill fra forrige Tjenesteråd. Det er gjort flere mindre endringer i teksten, med
DetaljerInnspill til faglig organisering ved NTNU
Arkivsak-dok. 201515797-2 Saksbehandler Mari Grut Saksgang Møtedato Fylkesutvalget 2015-2019 12.01.2016 Innspill til faglig organisering ved NTNU FYLKESRÅDMANNENS INNSTILLING: Fylkesutvalget vedtar følgende
DetaljerDigitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune 2015-2017 Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.
Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune 2015-2017 Buskerud fylkeskommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 14.april 2015 Innhold 1. INNLEDNING... 3 2. GJENNOMFØRING... 4 3. SATSINGSOMRÅDER...
DetaljerIHR: Ny organisering av Sentraladministrasjonen
IHR: Ny organisering av Sentraladministrasjonen Høsten 2013 Ny#organisering# Lederstøtte Rektor Universitetsdirektør EIR HMS BHT Internadministrasjon Fagstøtte Administrativ støtte Eiendom USIT Fakulteter,
DetaljerHøringssvar fra Studenttinget NTNU om administrativ organisering. Studenttinget har følgende innspill til NTNUs administrative organisering.
NTNU Vår dato 01.06.2016 Ref.nr. 15/2016 Saksbehandler: Jone Trovåg Høringssvar fra om administrativ organisering Studenttinget har følgende innspill til NTNUs administrative organisering. Stillingen som
DetaljerStrategisk HR innenfor rammen av BOTT-samarbeidet
Strategisk HR innenfor rammen av BOTT-samarbeidet DIGITALISERING PERSPEKTIVER FREMOVER FOR UH-SEKTOREN 22. november 2018 Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, NTNU Felles drift Felles løsninger Samarbeidet
DetaljerNTNU S-sak 19/07 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet TS Arkiv: N O T A T
NTNU S-sak 19/07 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet 08.03.2007 TS Arkiv: Til: Styret Fra: Rektor Om: Personalpolitikk for NTNU N O T A T Tilråding: 1. Styret vedtar forslag til Personalpolitikk
DetaljerPolitikk for utvikling og kvalitet i studieporteføljen
1 Politikk for utvikling og kvalitet i studieporteføljen 1. Formål Politikk for utvikling og kvalitet i studieporteføljen skal bidra til å sikre høy kvalitet i studietilbudene og i studieporteføljen som
DetaljerMøte i utredningsgruppa for administrativ organisering
1 av 3 Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse Dato 14.03.2016 Referanse Møtereferat Til stede: Utredningsgruppa: Marit Reitan, Camilla Trud Nereid, Solrun Johanne Valen, Magne Arve Flaten,
DetaljerLederforum OU-prosjektet Utdanning
Lederforum 21.11.2016 OU-prosjektet Utdanning Veslemøy Hagen Utdanningsdirektør Universitetet i Stavanger uis.no Utgangspunkt for ou-prosessen Overordnet mål: Bedre resultater innenfor utdanning, forskning
DetaljerResultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte PA Consulting Group
Resultater fra kartlegging Digitalisering, innovasjon og grønt skifte 05.09.17 PA Consulting Group 1 HOVEDFUNN NR. Mål for digitalisering, grønt skifte og innovasjon er i varierende grad definerte BESKRIVELSE
DetaljerInternt handlingsrom (IHR) v/jon Nornes (Cristin/UiO)
Internt handlingsrom (IHR) v/jon Nornes (Cristin/UiO) Bakgrunn Handlingsromsutvalget Finansieringen av UHR-sektoren og økt behov for finansiering gjennom økte budsjettrammer Fremholdt viktigheten av at
DetaljerUNIVERSITETS BIBLIOTEKET I BERGEN
UNIVERSITETS BIBLIOTEKET I BERGEN STRATEGI 2016 2022 // UNIVERSITETET I BERGEN STRATEGI 2016 2022 UNIVERSITETSBIBLIOTEKET I BERGEN 3 INNLEDNING Universitetsbiblioteket i Bergen (UB) er et offentlig vitenskapelig
DetaljerVi i Drammen. Plattform for arbeidsgiver og medarbeidere i Drammen Kommune
Vi i Drammen Plattform for arbeidsgiver og medarbeidere i Drammen Kommune Innhold Bakgrunn... 3 Kunnskapsdeling... 3 Ledelse og Medarbeiderskap... 3 Innovasjon og digitalisering... 5 Heltid, rekruttering
DetaljerAdministrasjon og data
Administrasjon og data Felles satsinger i regi av BOTT hvilke og hvorfor Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning v/ universitetsdirektør Kjell Bernstrøm 4. juni 2019 Digitalisering
DetaljerSpørreundersøkelse om. effekter av NTNU-fusjonen:
Fusjonscafe, 11. juni 2018 Spørreundersøkelse om 01-02-03 effekter av NTNU-fusjonen: Spørre foreløpige resultater Siri Brorstad Borlaug & Elisabeth Hovdhaugen Følgeevalueringen Fra 2016-2019 Mandat: «skaffe
DetaljerInnspill til første notat om administrativ organisering av nye NTNU fra 2017
1 av 5 Kommunikasjonsavdelingen 22.10.2015 Notat Til: Gruppe for administrativ organisering Kopi til: Fra: Kommunikasjonsavdelingen Signatur: jek Innspill til første notat om administrativ organisering
DetaljerPrinsipper for organisering av HR/HMS ved NTNU
Fusjonsprosjektet Arbeidsgruppe for HR/HMS Mottaker: Gruppe for administrativ organisering Avsender: Arbeidsgruppe for HR/HMS Bakgrunn HR/HMS-gruppen fikk i oppdrag å utvikle prinsipper for organisering
DetaljerAdministrativ organisering ved HVL
Administrativ organisering ved HVL Administrative funksjoner på fakultet og i fellestjenester Dokumentet beskriver utvidet strategisk ledergruppe sitt forslag til plassering av administrative funksjoner
DetaljerHøring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO
Høring om forslag til ny organisasjons- og beslutningsstruktur ved UiO Høringssvar fra: Pål Kraft, instituttleder Stillingskategori: Vitenskapelig Enhet: Rapport: SV En organisasjons- og beslutningsstruktur
Detaljer