STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 08.09.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: HRa, HRb, HRc, FA, NLD, NA, KA, SPA, SA, MA, ØA, Leder Tilskuere: Julie, Petter Kverneng, Karoline Eriksen Pedersen Nestleder NLD har forlatt møtet 15:50 pga intervjuer SA, SPA, Nestleder NLD har forlatt møtet 16:30 pga intervjuer Sak 82 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Vedtatt Sak 83 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Vedtatt Sak 84 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 30 minutter. NL: prøveprogram regnskapssystem som skal testes ut, daglig drift, lokal vurderingsrapport, fremover planlegge teambuildingstur, sette opp budsjett, neste uke begynne å regnskapsføre august. MA: ny kontrakt EGON tårnet, ny kontrakt med Myo sportsnutrition(avtalen utarbeidet), ordnet med bil, skal i gang med rekruttering. Skal i møte med DnB i neste uke i forhold til kommunikasjonsproblemer. SA: Rekruttering og mange intervju. Planlegging av teambuildingstur.
SPA: Vært på seminar, jobbet med politisk dag, snakket med Tore Resell om SiT kantine som skal ta dette videre (nåværende kontrakt går ut 2016), skal melde opp forslag om idrettsrom. Skal begynne med intervju. KA: Jobbet med å promotere verv, begynt å se på promotering til temafest til SA, opprettet arrangement til quiz, satt inn nye verv. Vurderer å opprette et eget verv til avisen. NA: Generell rekruttering rund BIS dagen, intervjuer, skrevet budsjett, satt i gang med NLD avtaler, sluppet første bedriftspresentasjon, har fått invitasjon fra Næringsforeningen ang foredrag 11 september, jobbet med å innhente erfaringsrapporter fra standholdere (mye bra respons) NLD: i samarbeid med START BI om samarbeid og det vil bli arrangement under UKA, Masterdagen, laget budsjett, rekruttering mange søknader. P Sak 85 15: Til behandling: Godkjenning av budsjett for Næringslivsdagen(ene) 2016 Bakgrunn: Nestleder/økonomiansvarlig og leder NLD har sammen med økonomiansvarlig i BIS Trondheim satt opp et budsjett for Næringslivsdagen(ene) 2016. Presenteres av: Leder NLD og nestleder NLD. Estimert tidsbruk: 15 minutter. Vedlegg: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kh6urtbh9fat_k ppxtaxqogubab345mtqgdaz OSL88Y/edit?usp=sharing Nestleder NLD: Presenterer saken. Stryker nyttårsbord, pengene skal gå til teambuildingstur Leder: Som styremedlemmer anbefaler jeg å styrke ekstra teambuilding arrangement da dette ikke er noe andre utvalg får og det skal ikke foreligge noe ekstra utenom normen til teambuilding på eget budsjett. Frivilligaktiviteter er egensponset, det er f.eks frivillig å kjøpe dress til 2000. Hvert utvalg får et visst antall penger, NLD er større og får derfor mer penger. SPA: Enig i at det blir forskjellsbehandling, urettferdig å få så mange goder. Kommentar SA: Enig med leder, er for teambuilding, men det blir urettferdig. Kommentar nestleder: har godkjent budsjettet, i ettertid snakket med Leder og kan se at det kan bli urettferdig for andre utvalg. Det har vært en tradisjon, derfor ble det godkjent. HR: Det var to teambuildinger i fjor.
Leder: grunnen til at det ble kikket ekstra på var pga posten etterfest og nyttårsbord som til sammen kostet 10 000kr, noe av dette ble strøket. NLD: det pengene ble brukt på i fjor var til nyttårsbord, det blir det ikke i år. HR: forstår ikke hvorfor det skal være to teambuildingsturer. Neslleder NLD: vi har tolket stillingsinstruksen slik vi har trodd den er. Leder: vi skal sjekke at NLD får riktig antall penger. De har tidligere fått ca 22000 skilt ut fra budsjettet, men nå har alle fått tildelt en bestemt sum pr hode på teambuildingtur. NLD: har kuttet ned mye på kostnader, blant annet på teambuildingstur, transport, servering, lokaler osv. SPA: Det er mer en prinsippsak enn en diskusjon om penger. NA: Vet vi hva man tenker å bruke per hode på teambuildingstur? Leder: vi har et satt beølp som skal brukes på teambuildingstur. Men velger selv hva som skal brukes til hva. Så lenge det ikke påvirker det faglige ved teambuildingsturen. Det er med andre ord lov å gjøre en egen vurdering på bruken av pengene pr hode. NA: Hva er summen? Leder: 550kr SA: Hvordan er det med vedtektene i forhold til at det budsjetteres mer penger på teambuildingstur? Leder: Det står ingenting om vedtektene om dette. Det er en debatt vi må ta som et styre. Slik jeg ser det er 1000kr mer på teambuildingstur, 1000 kr mindre på studentene Nestleder: totalt 24000 på teambuildingstur satt av på budsjett Leder: ser ut til at prisen per hode ikke er fulgt. NLD: Det var grunnen til at vi setter det slik som vi gjør. Leder: Per definisjon har dere rett på 11550kr ØA: det skal være det som deles til de andre gruppene også. Ser på det med skjønn. Leder: Alle har rett på 550kr pr hode, mener det skal være absolutt rettferdighet. Når egenandelen passerer 200kr kan vi gå inn opp suppelere 500kr. Det er mitt forslag. SA: Det kan være vanskelig å håndheve. Det er bare å sette opp prisen så man lurer til seg penger Leder: dette gjelder bare ved de aller nødvendigste tingene. NA: Enig med SA. Vi har 20 000, når vi budsjetterer slik vi har gjort i forhold til det gir det ikke mening når 550 er den satte maksgrensen. FA: er 550 generellt på året for teambuilding? Admin betaler, har jeg fortsatt 550kr tilgode? Leder: Rettferdighet på hva man betaler inn og hva man får. Utvalgsmessig får dere det ikke, fordi det da blir dobbelt opp. FA: er det ikke satt av 550 til FU? Leder: Nei Leder: jo mer autonome utvalgene er, jo mer har de gjort som de vil. (tidlgere) NLD og fadderutvalget har en historikk på å bruke penger på ting som kanskje er litt utenfor hva vi
kan bruke penger på. Eks Fadderutvalget middag på UNA. NLD lignende hendelser. Hvordan ligger vi i forhold til dette? KA: Hvorfor skal et utvalg ha en fetere tur enn andre? Om man skal få mer penger, må det være en god og relevant grunn. MA: det er ikke snakk om 6000 til en fetere teambuildingstur, men ekstra teambuildingstur i tillegg. NA: når stykkprisen er slik den er og vi har satt en grense på 200 i egenandel, er den eneste måten jeg ser for meg at vi kan spørre om mer penger, er at vi er så mange at det vil påfø. re ekstra kostnader. Leder: andre innspill? NLD: om det er dårlige perioder eller om vi trenger litt hjelp, er det mulig å søke om dette? (av de 6000kr) ØA: har ikke satt noen retningslinjer på dette. Men du kan sende en søknad NLD: men er det umulig? FA: ser for meg at søknaden blir henvist videre til styret. Ser for seg at svaret ville blitt nei, så det ikke blir så lett for alle andre å søke. Leder: problemet i BIS generellt er at andelen av oss som sitter i BIS er høyere enn hva studentene får. At vi skal søke om mer penger til teambuilding er for meg et problem. Avhengige av god kjemi for at ting skal gå fremover, men må se på utbyttet. Synes ikke det skal gå an å søke om mer penger. Det skal mye til før man må leie et lokale. FA: alternativ å heve satsen pr hode, eller ut i fra hvor stort utvalget er. Leder: får være til en annen gang. SPA: er dere mange i NLD utvalget?vanskelig å heve i forhold til antall personer i utvalget. NLD: 21. SA: 61. MA: går på teambuilding Leder: ser ut til at de fleste vil ha pris per hode. Forståelig at NLD budsjettet er satt opp slik det er, fordi det er brukt mye mer penger her før, de har kutta mye. Ingen slakting av budjsettet, men en oppmerksomhet på hvordan vi synes det skal gjøres. 550 er maks pr hode. NLD: har sett på detaljer og hva som er gjort før, kuttet mye ned på denne teambuildingsturen. Spesielt på transport. LEder: vil ha en utredning på alt i budjsettet om vi skal godkjenne mer penger pr hode. Alle kostnader ved turen. NLD: Orginalpris på hytten er 9300. Trekker man fra egenandelen er dette 5300 Transport er sterkt redusert da vi kjører egne biler og slipper store kostnader på dette. Dette er en buffer satt for sikkerhetsskyld. 3500 på servering i fjor var det 4500 Leder: hva er grunnen til at det blir så mye dyrere for dere enn andre utvalg? NLD: hytta og avstanden, tradisjon å dra til Åre. Leder: syntes det hørers og ser fornuftig ut. Vi skal tenke på pris pr hode, NLD får det samme og betaler også egenandel. De andre utvalgene betaler ikke penger. SA: hyttene vi har leid er for 10 000 og koster 3000 kr. Leder: poenget er: har de urimelige høye kostnader ved at de er 21 stykker? og at vi derfor bør øke, eller er produktet de får bedre og at det derfør bør være greit å betale mer. (NLD) Altså, skal BIS dekke egenandelen? NA: jeg synes en egenandel på 200kr er rimelig, i tillegg er det rimelig at vi får innvilget. Om vi går opp fra 10550 til 13800 er ØA s måte å presisere skjønn.
Leder: alle er nok enige i at differansen skal dekkes på 10550 og 13800, spørsmålet er om dere skal få mer. MA: rimelig med en egenandel på 200. Leder: får dere et bedre produkt eller skal det dekkes av BIS? HR: hvor skal de reise Leder: de får en bedre hytte enn vanlig. Leder: godkjenner en differanse på 2300kr som vi dekker for at det skal være en tur som kommer alle til gode, er vi enige? 6000 strykes fra budsjettet. Forslag til vedtak: Styret godkjenner budsjettet. Ikke vedtatt. Nedstemt Endringsforslag:Styret godkjenner revidert budsjett hvor post 7.2 (underholdning) på kr6000 strykes i sin helhet. Og post 4.1 Servering blir endret fra 4000 til 5000 kr Godkjent ved 6 av 6 tilstedeværende Leder: 101 000 på underholdning, er ikke dette rart. AØ: hva går under dette. NLD: foredragsholdere og konfransier (160 000). ØA: greit å ha en stor buffer til konfransier og foredragsholder, da dette er noe av det viktigste. FA: det er i tillegg utrolig dyrt. Heldig i fjor som fikk to gratis. AØ: bør være budsjettert. Leder: kanskje andre grunner til at vi serverer lunsj og foredragsholdere, men vanlig at bedriftene betaler alt og studentene ingenting. Hadde f.eks en viss sum da jeg var eventansvarlig under VL, ikke alltid man har i hodet at det skal være minst mulig kostnad til foredragsholdere. Opp til dere hva dere ønsker, gode foredragsholdere og høyere billettpris eller motsatt. NLD: syens du er høy billettpris? Leder: kunne vært lavere NLD: maten er med i prisen. MA: ikke alle som tenker på det. Leder: snakke om budsjetterete inntekter. NLD: billetter: regnet 480 studenter. Mye høyere enn i fjor. Tror det kommer flere blant annet pga VL, mye fokus på det i fjor fordi Trondheim arrangererte, NLD ble dermed litt bortgjemt. Større fokus i år. KA: lurer på promotering, hva skal dere bruke pengene på? NLD: vi har forskjellige ideer, har ikke fått sett skikkelig på dette enda. 23 000 er all promotering før NLD (plakater, bannere osv). KA: plakater er nesten kostnadsfritt, bannere ligger på rundt 1000kr osv, ser ut til å at det er unødvendig mye penger? NLD: også program. Promotering ikke vært så bra tidligere, tenkte vi skulle legge mer penger i det i år for å nå ut til flere. NA: 20 bedrifter = 20 dobbeltsider. Leder: bra du påpeker det, det er mye penger. Var visst mye hastebestillinger i fjor som førte til unødvendige gebyr. Å ha en buffer er greit så lenge det ikke fører til at vi ikke mister kontroll på kostnadene, skal ikke detaljstyre dette, men viktig å huske at hver 1000lapp som brukes gjør det dyrere for studentene å kjøpe billetter. Mener den posten kan stå som den er i sin enhet.
NLD: billetter andre : beregnet at antallet skal være på 8 personer (4 ikke BI og 4 næringsliv). NA: inntekt NU : 20 bedrifter, stykkpris på 15, listepris på 20 ØA: hvor mange bedrifter kom i fjor? NA: 16/17 NLD: Lokale: 218 000 (koster 20 000 å leie x antall billetter) MA: kostnad per bedrift per stand også, er det ikke? NLD: det ligger inne i de 20 000. Har ikke budsjettert med NU midlene. Får da et underskudd på 30 000. Leder: Er styret enige med budsjettet? Styret ytrer stor enighet Kjempe bra budsjett, flott at dere ser nye steder å spare på, svarer godt på pengebruken. Sak 86 15: Til behandling: Kjøp av pique skjorter til Styret og ledelsen Bakgrunn: MA ønsker at styret og ledelsen skal kunne være synlig også uten BIS genseren. En piqueskjorte med print på brystet vil funke bra som et supplement til genseren og kan også brukes i mer formelle situasjoner (møter etc.). Har sjekket pris fra samme leverandør og merke som genserne: 89, per skjorte + print, altså ca. 200kr tilsammen. (hentes med BIS bilen) Presenteres av: MA Estimert tidsbruk: 10 minutter. Leder: presenterer saken MA: Bakgrunnen er forklarende, hva tenker dere? De har disse i både Bergen og Stavanger. FA: Veldig lurt, spesielt i formelle sammenhenger. Helt for dette. ØA: har ikke noe i mot det, om de andre har så er det greit vi gjør det likt. MA: har allerede søkt sentralt Leder: ser ikke bruken. Kommer ikke til å bruke det i et formelt møte. Har blitt til en greie i frivillighetssektoren. AØ: enig med leder, tenker utad også, bra man kan kontakte BIS styret, men er det virkelig nødvendig. Har for eksempel veggen og ser hvem som er i styret. KA: skal vi tenke på hvordan det ser ut uten i fra, ser det litt dumt ut. Om det skulle vært noe, så hvertfall ikke en pique. NA: Greit at vi ikke har selvom Bergen og Stavanger. Synes den øvrige synligheten fra styret er god nok. MA: greit dere er uenige, men å tenke på studentene for å ikke skille oss ut..? Det må gå an å differensiere litt. Leder: Der er det nok forskjellige meninger.
Forslag til vedtak: Styret godkjenner kjøp av 13 pique skjorter til Styret og ledelsen. Nedstemt 2 mot 4 sittende. ingen avholdende Sak 87 15: Til diskusjon: Bankkort til Styremedlemmer Bakgrunn: Av hensiktsmessige årsaker ønsker Fagansvarlig at det blir gitt bankkort til samtlige styremedlemmer. Med diskusjon kan det kartlegges om bankkort er et ettertraktet ønske, om det er behov for, og eventuelt praksisen rundt hvordan det skal bli gjennomført. Presenteres av: FA Estimert tidsbruk : 25 minutter. Vedtatt at sak 87 15 flyttes til styremøtet om 2 uker Sak 88 15: Til orientering: Disiplinærreglement Bakgrunn: HR ønsker å orientere om hvilke tanker rundt disiplinærreglement som tas med til HR seminar på NSF. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 5 minutter. Sak 89 15: Kritikk av møtet At alle har mye å gjøre påvirker sakene, ellers greit. Planlegger fra nå av ikke intervjuer så tett opptil styremøtene. Møtet vil vare rundt 1 time og 30 minutter og vil være ferdig ca kl.17:00.