Gevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE> Dokument 1.4.1.a Dokumentansvarlig: DFØ Forfatter: DFØ Dato opprettet: 09.02.11 Dato sist endret: 17.07.2012 Filnavn: 1.4.1.a - Gevinstrealiseringsplan e-handel_ 20120717 Godkjennes av Dato: Endring: Signatur Side 1
1 Identifiserte nyttevirkninger som følge av innføring av e-handel iflg SØA* Identifiserte nyttevirkninger (gevinst) Resultat Besparelses potensial Tidspunkt for nå gevinsten skal nås 1) Reduserte kostnader ved innkjøpsfunksjonen Mer effektiv innkjøpsprosess som resulterer i redusert tidsforbruk på hvert innkjøp. Dette kan være - Redusert saksbehandlingstid der teknologi overtar eller effektiviserer manuelt arbeid som registrering og svar, unngåelse av dobbeltarbeid, dobbelt kontroll, elektronisk arbeidsflyt - Interne samordningsgevinster (synergier internt som følge av ny teknologi) - Integrasjon med DFØs øvrige tjenester 27 min pr bestilling (inkl varemottak og faktura) Etter 1 år 25 % Etter 2 år 50 % Etter 3 år 75 % Etter 4 år 100 % 2) Reduserte driftsutgifter Mulig å spare penger på hver innkjøpstransaksjon ved å sende elektronisk bestilling, noe som resulterer i reduserte driftskostnader: - Reduksjon i kostnader til blanketter, porto, telefon og utstyr etc. - Vareutvalg og leverandører mer styrt (økt avtalelojalitet) 25 kr pr innkjøp (2008) Etter 1 år 25 % Etter 2 år 50 % Etter 3 år 75 % Etter 4 år 100 % 3) Reduserte innkjøpskostnader Mer effektive innkjøp vil resultere i lavere innkjøpskostnader - Gunstigere vilkår i leverandørmarkedet som følge av bl.a færre leverandører - Rimeligere priser som følge av redusert ressursbruk hos leverandør i bestillingsprosessen - Redusere feil og ukurans i anskaffelser og lagerhold 2% i forhold til samlede innkjøp Etter 1 år 25 % Etter 2 år 50 % Etter 3 år 75 % Etter 4 år 100 % Ikke verdsatt i SØA Løpende - bedre og raskere oversikt over innkjøpene (oppdatert disposisjonsregnskap/forpliktelser) - bedre og raskere kommunikasjon innad og eksternt 4) Bedre informasjon til virksomhetens ledelse - bedre kjennskap til brukerbehov - bedre grunnlag for egen økonomistyring (blant annet bedre kontroll mot budsjett) - bedre statistikk og større fokus gir bedre analyser og igjen bedre innkjøp - bedre kontroll i forhold til korrupsjon og underslag - innkjøpene blir godkjent før anskaffelse, hvilket gir bedre kontroll over innkjøpene og er mer i samsvar med økonomireglementet Ikke verdsatt i SØA Løpende 5) Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser i virksomheten - mindre rutinearbeid og dermed slitasje for innkjøpsmedarbeider - økt innkjøpskompetanse og dermed en profesjonalisering av innkjøp (redusert antall innkjøpere) - mindre ressurser knyttet til etterlevelse av regelverk - sentralisering av innkjøpskompetanse 6) Mer robust og sikker infrastruktur - DFØ tilbyr en egen anskaffet og driftet løsning * Revidert Samfunnsøkonomisk analyse for e-handelsprosjektet Senter for statlig økonomistyring av 23.04.2010 Ikke verdsatt i SØA Løpende Side 2
2 Gevinstrealiseringsplan e- handel bedre, enklere og sikrere anskaffelser Ansvarlig for gevinstrealisering: <virksomhetsleder> Gevinst (fra tabellen Resultatmål Resultatindikator Tidspunkt (se tabellen Datafangst Datakilde Måling Rapportering Status nullpunkt* Tiltak Risikofaktorer Konsekvens (L,M,H,K) Evt risikoreduseren de tiltak <Beskrivelse av forventet gevinst/mål/ nytteeffekt av e- handel for virksomheten> <Hva oppnås; beskrivelse av en ønsket tilstand eller et ønsket resultat> <Hva skal måles; størrelser som benyttes til å måle og følge opp om mål og gevinst er oppnådd (feks antall)> <Tidsangivelse for når gevinsten nås> Datakilde (for måling) <Tidspunkt og ansvar for måling> <Tidspunkt og ansvar for rapportering /innhenting av rapporter> <Tiltak som må gjennomføres for å realisere gevinsten> <Status ved oppstartstidspunkt> <Risikofaktorer som kan hindre at gevinsten oppnås> <Konsekvensvurdering av risiko; lav, moderat, høy, Kritisk> <Angi tiltak og evt. Ansvarlig for tiltak> 1. Reduserte kostnader ved innkjøpsfunksjonen 1.1 <Andel %> redusert ressursbruk som følge av e-handel 1.2 <Andel %> reduksjon i antall leverandører a.tid brukt på å gjøre et avrop/en bestilling (inkl. godkjenning) b.tid brukt på å gjøre/registrere et varemottak i systemet c.tid brukt på å behandle en faktura hvor kjøp er gjort via e- handel d.tid brukt på å behandle en faktura hvor avtalen er satt opp med kontraktsmatching e.årsverk til for- og etterkontroll av faktura f. Antall bestillere Monitor a. Antall leverandører totalt (reduksjon) b. Antall leverandører aktivert for Monitor 0 e-handel c. Antall leverandører aktivert for Monitor 0 kontraktsmatching d. Antall leverandører med Monitor Side 3
Gevinst (fra tabellen Resultatmål Resultatindikator Tidspunkt (se tabellen Datafangst Datakilde Måling Rapportering Status nullpunkt* Tiltak Risikofaktorer Konsekvens (L,M,H,K) Evt risikoreduseren de tiltak 1.3 <Andel%> økt andel elektroniske fakturaer og fakturaer med kontraktsmatch 1.4 Enhetlig og effektiv prosess fra bestilling til betaling som ivaretar krav til sporbarhet og etterprøvbarhet 2. Reduserte driftsutgifter 2.1 <Andel %> reduksjon i driftsutgifter 2.2 <Andel %> avtalelojalitet innen ulike/relevante varegrupper 3. Reduserte innkjøpskostnader e-faktura a.antall fakturaer totalt b.andel elektroniske fakturaer c.antall fakturaer på kontraktsmatching (CF) Avklart rolle og ansvarsdeling i virksomheten (ikke verdsatt nyttevirkning) Faktura Monitor Monitor a. Kostnader til porto, blanketter, telefon, utstyr ifbm bestilling b. Sum purregebyrer, Monitor c. Antall elektroniske bestillinger Monitor Avtalelojalitet, andel bruk av rammeavtaler 3.1 <Andel %> reduserte innkjøpskostnader 3.2 <Andel %> av egnede kjøp som skal gjøres via e-handel totalt (katalog + fritekst) 3.3 <Andel %> av egnede kjøp som skal gjøres via e-handel pr kategori Kostnader/priser samlet innkjøp (evt pr kategori) Sum kjøp via e-handel (ift totalt egnet for e-handel (beregningsgrunnlaget)) Sum kjøp via e-handel pr kategori ift totalt kjøp pr kategori Monitor 0 Monitor/ 0 3.4 <Andel %> match mellom ordre % match mellom ordre og faktura Monitor 0 og faktura> 3.5 <Andel %> match mellom kontrakt og faktura % match mellom kontrakt og faktura Monitor? 0 Side 4
Gevinst (fra tabellen Resultatmål Resultatindikator Tidspunkt (se tabellen Datafangst Datakilde Måling Rapportering Status nullpunkt* Tiltak Risikofaktorer Konsekvens (L,M,H,K) Evt risikoreduseren de tiltak 4. Bedre informasjon til virksomhetens ledelse - bedre og raskere oversikt over innkjøpene (oppdatert disposisjonsregnskap/forpliktelser) - bedre og raskere kommunikasjon innad og eksternt - bedre kjennskap til brukerbehov - bedre grunnlag for egen økonomistyring (blant annet bedre kontroll mot budsjett) - bedre statistikk og større fokus gir bedre analyser og igjen bedre innkjøp - bedre kontroll i forhold til korrupsjon og underslag - innkjøpene blir godkjent før anskaffelse, hvilket gir bedre kontroll over innkjøpene og er mer i samsvar med økonomireglementet 5. Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser i virksomheten - mindre rutinearbeid og dermed slitasje for innkjøpsmedarbeider - økt innkjøpskompetanse og dermed en profesjonalisering av innkjøp (redusert antall innkjøpere) - mindre ressurser knyttet til etterlevelse av regelverk - sentralisering av innkjøpskompetanse 6. Mer robust og sikker infrastruktur - DFØ tilbyr en egen anskaffet og driftet løsning *Status nullpunkt måles før implementering e-handel Side 5