Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 14.02.2013 11037/2013 2012/6849 614 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/18 Komite for plan, næring og miljø 07.03.2013 13/32 Bystyret 21.03.2013 Arkitektkonkurranse Bodø Rådhus. Opplegg for gjennomføring. Etablering av jury. Sammendrag Arkitektkonkurransen foreslås gjennomført som en åpen konkurranse i samarbeid med Norske arkitekters landsforbund (NAL). Arbeidene frem til utsendelse av tilbudsgrunnlaget bør gjøres i to faser. Første fase har fokus på prosessen og oppnevnelsen av jury. Konkurransegrunnlaget utarbeides i andre fase og gjøres i samråd med juryen. Denne totrinns modellen gjøres for å sikre en god gjennomføring av arkitektkonkurransen, samt medvirkning fra politikerne. Saksopplysninger Bystyret vedtok i sak PS 12/176 «Samordning av kommunens administrasjon i nytt Rådhus. Resultat av mulighetsstudie», å videreføre prosjektet Nytt Rådhus med en arkitektkonkurranse etter alternativ 2, dvs. eksisterende rådhusfløy og Banken beholdes mens bibliotekfløyen rives. Under pkt. 2 i samme vedtaket, ble det tatt inn et eget punkt, sitat «Konkurransegrunnlaget i en arkitektkonkurranse legges frem til politisk behandling før iverksettelse». Prosessen Arkitektkonkurranser gjennomføres vanligvis etter følgende to ulike metoder. Det ene er en åpen konkurranse, hvor alle kan melde seg på og levere inn forslag til løsning. Det andre er en begrenset konkurranse. I dette tilfelle gjennomføres først en prekvalifisering, og kun et begrenset antall får mulighet til å levere inn forslag til løsning. Ved en åpen konkurranse, gis alle firma som melder seg på, like muligheter til å komme med forslag. De viktigste fordelene med denne konkurranseformen, er at juryen får flere forslag å velge mellom. Erfaring viser at både nye firma og firma med lang erfaring deltar med forslag. Siden ingen utelukkes fra å delta i en åpen konkurranse, er det ofte med denne metoden man får frem de meste kreative og spennende ideene. De kommer gjerne fra unge arkitektfirma som ellers ikke kommer gjennom nåløyet i en prekvalifisering. Slike åpne konkurranser kan være springbrett for nytenkning. NAL har lang erfaring med arkitektkonkurranser. Når det gjelder åpne konkurranser, så har NAL aldri opplevd klage fra noen av de deltakene firma på hvorfor juryen valgte det firma som vant. En mulig ulempe med denne måten å gjennomføre prosjektet på, er at hvis det firma som vinner konkurransen er relativt nystartet, så kan det være tvil om gjennomføringsevnen til dette firmaet. Er man bare bevisst på denne faren, så har andre i Norge gjennomført denne modellen med godt resultat. Dette tar man høyde for i konkurransegrunnlaget. Juryen får også noe merarbeid med denne modellen, fordi det er flere løsninger som skal vurderes. Side211
Når det gjelder en begrenset konkurranse, så er det bare 5-6 firma som får mulighet til å komme med forslag. Disse firma er plukket ut etter en forutgående prekvalifisering, og det er gjerne kun velrennomerte firma med gode referanser som får delta. Nye firma uten lang erfaring kommer normalt ikke gjennom prekvalifiseringen, og disse utelates da i konkurransen. Ofte klager flere av de firma som ikke kom gjennom nåløyet, med begrunnelsen av at de er like gode som de som går videre. Utkastene fra arkitektfirmaene er gjerne noe forskjellige for åpne og begrensende konkurranser. I begrensede konkurranser ser man ofte mer trygge løsninger, mens det er i åpne konkurranser de mest spenstige ideene normalt kommer fram. Premier i åpne arkitektkonkurranser er unntatt fra mva. I begrensede konkurranser betraktes premien som honorar, og følgelig skal belastes med mva. Denne forskjellen utgjør i vårt tilfelle kr. 375.000,-. Arkitektkonkurransen foreslås gjennomført med Eiendomskontoret som ansvarlig for konkurransen og NAL som samarbeidende partner. I dette samarbeidet vil Eiendomskontoret og NAL ha noen ulike arbeidsoppgaver. Eiendomskontoret vil i tillegg til å være ansvarlig for konkurransen, utføre følgende arbeidsoppgaver: Inneha funksjonen som Konkurransefunksjonær. (Det anonymiserende kontaktpunkt og bindeledd mellom deltakere og jury/innbyder) Være adresse for innlevering av utkast, samt registrering, utpakking, anonymitetskontroll, sjekk av oppfyllelse av krav til komplett materiale, oppspore bortkomne pakker, evt. tollhåndtering m.m. Ansvarlig for tilrettelegging for juryens arbeid ved montering av de innleverte plansjer i egnet jurylokale. Arbeidsoppgavene for NAL foreslås slik: Være en medspiller og kvalitetssikrer i programutarbeidelsen, i tett samarbeid med kommunen Fremskaffe gode programmer fra allerede gjennomførte konkurranser, som mulig forbilde/inspirator Utforme de Konkurransetekniske bestemmelser Utarbeide offisiell kunngjøring på Doffin / TED Løpende PR og informasjon om konkurransen på NALs nettsted www.arkitektur.no Markedsføre konkurransen også gjennom de andre nordiske lands nettsider Oppnevne 2 dyktige jurymedlemmer Inneha funksjonen som jurysekretær. Inkludert å være ansvarlig for utarbeidelse av juryens sluttrapport. Bistå kommunen med løpende råd og informasjon vedr. spørsmål/hendelser som erfaringsmessig alltid dukker opp i gjennomføringsfasen Bistå med råd vedr. gjennomføring av publikumsutstilling og mediahåndtering Bistå med gjennomføring av avsluttende premieutdelingsarrangement Presentasjon av konkurranseresultatet på NAL-webben og gjennom bladet Norske arkitektkonkurranser (NAK). Rådmannen foreslår at arkitektkonkurransen gjennomføres som en åpen konkurranse og med en arbeidsfordeling som vist ovenfor. Dette opplegg er valgt for å få en trygg og sikker gjennomføring av arkitektkonkurransen, og sikre et best mulig resultat. Alt av tilbudsmateriale legges på nettet, slik at den enkelte tilbyder kan hente ned all informasjon herfra. Det er både tids- og kostnadsbesparende for kommunen. Side212
Jury Noe av det første man bør gjøre i den videre prosessen, er å oppnevne en jurykomite. Denne komiteen har som hovedoppgave å evaluere de innkommende forslag, og innstille på valg av vinner. Det er viktig at juryen deltar i utarbeidelsen av tilbudskriteriene, som de i neste omgang skal gjøre sine valg etter. Disse kriteriene skal være beskrevet i konkurransegrunnlaget. Tilbyderne skal vite og føle seg sikre på hvilke kriterier de innkommende forslagene vil bli vurdert etter. Det sikrer man seg ved å ha erfarne arkitekter oppnevnt av NAL i juryen, og som har vært gjennom slike prosesser tidligere. Når juryen gjør sine vurderinger, så skal de kun være i h.h.t de kriteriene som fremgår av konkurransegrunnlaget og ikke andre forhold. Mange arkitektfirma vil erfaringsmessig legge ned betydelig med arbeid i sitt forslag. Da må disse firma være trygg på at de får en seriøs behandling. Ut fra disse betraktningene bør juryen oppnevnes og være kommet i arbeid før tilbudsgrunnlaget sendes ut. Juryen foreslås å bestå av følgende personer: Ordfører. Formann En repr. fra opposisjonen En repr. fra de tillitsvalgte 2 stk. arkitekter oppnevnt av NAL 1 stk. arkitekt fra Bodø miljøet oppnevnt av arkitektmiljøet i Bodø. Det settes av 1,5 mill kr. til premier, og juryen bestemmer hvordan premiesummen skal fordeles. Fremdrift Fremdriften foreslås slik: Prosess og oppnevnelse av jury behandles 7.mars i PNM komiteen. Prosess og oppnevnelse av jury behandles 21.mars i bystyret. Konkurransegrunnlaget behandles 15.mai i formannskapet etter fullmakt fra bystyret. Grunnen til at konkurransegrunnlaget foreslås behandlet i formannskapet og ikke i PNM komite og bystyre, er av hensyn til fremdriften i prosjektet. Hvis konkurransegrunnlaget skal behandles i PNM komiteen og i bystyret, så kan det ikke skje før henholdsvis 6.juni i PNM komiteen og 20.juni i bystyret. Årsaken er at hverken PNM komite eller bystyre har møte i mai. Med behandling i PNM komite og bystyre i juni, kan ikke konkurransegrunnlaget sendes ut før etter sommerferien. Dette fordi konkurransegrunnlaget skal kunngjøres i Doffin i 40 dager før det sendes ut, og slik kunngjøring kan ikke skje før etter godkjenning av politikerne. Med en slik fremdrift vil ikke vinner bli kåret før i 2014. Mai 2013. Kunngjøring av konkurransen i Doffin. Juni 2013. Utsendelse tilbudsgrunnlag Oktober 2013. Innlevering utkast fra deltakende arkitektfirma. Alle innkommende utkast stilles ut. Desember 2013. Kåring av vinner Side213
Forslag til innstilling 1. Arkitektkonkurransen for Nytt rådhus gjennomføres som åpen konkurranse i samarbeid med NAL og med arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling som foreslått i saksfremlegget. 2. Jury oppnevnes som foreslått i saksfremlegget. Juryen bør etableres så tidlig at den kan delta i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. 3. Formannskapet gis myndighet til godkjenning av konkurransegrunnlaget. Saksbehandler: Snorre Leivseth Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Komite for plan, næring og miljøs behandling i møte den 07.03.2013: Forslag til innstilling 4. Arkitektkonkurransen for Nytt rådhus gjennomføres som åpen konkurranse i samarbeid med NAL og med arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling som foreslått i saksfremlegget. 5. Jury oppnevnes som foreslått i saksfremlegget. Juryen bør etableres så tidlig at den kan delta i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. 6. Formannskapet gis myndighet til godkjenning av konkurransegrunnlaget. Øystein Wik (FRP) fremmet følgende fellesforslag på vegne av FRP og H. Nytt forslag Jury: Ordfører.Formann En repr. fra posisjonen En repr. fra opposisjon En repr. fra de tillitsvalgte 2 stk. arkitekter oppnevnt av NAL 1 stk. arkitekt fra Bodø miljøet oppnevnt av arkitektmiljøet i Bodø Nytt pkt.2 Juryen etableres så tidlig at den deltar i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. Arild Nohr AP fremmet følgende oversendelsesforslag: Oversendes valgnemnda: Arkitektkonkurranse Bodø Rådhus. Repr. Fra opposisjonen: Kirsten Hasvoll (SV) Votering Forslag til innstilling pkt. 1 ble enstemmig tiltrådt Fellesforslaget fremmet av Øystein Wik (FRP), forslag til innstilling pkt. 3 og oversendelsesforslag fra Arild Nohr AP ble enstemmig tiltrådt Side214
Komite for plan, næring og miljøs innstilling 1. Arkitektkonkurransen for Nytt rådhus gjennomføres som åpen konkurranse i samarbeid med NAL og med arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling som foreslått i saksframlegget. 2. Jury: Ordfører. Formann En repr. fra posisjonen En repr. fra opposisjonen En repr. fra de tillitsvalgte 2. stk. arkitekter oppnevnt av NAL 1. stk. arkitekt fra Bodø miljøet oppnevnt av arkitektmiljøet i Bodø. Juryen etableres så tidlig at den deltar i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. 3. Formannskapet gis myndighet til godkjenning av konkurransegrunnlaget. Oversendes valgnemnda: Arkitektkonkurranse Bodø Rådhus. Repr. Fra opposisjonen: Kirsten Hasvoll (SV) Side215