Page 1 of 5 Sakskart partssammensatt utvalg 02.02.04 Utvalg: Møtested: Karmøy kommune MØTEINNKALLING Partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalget) Formannskapssalen Møtedato: 02.02.04Tid: Kl. 16.00 Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon 52 85 74 21. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Møtet starter med en informasjon om gjeldende lov- og avtaleverk, samt aktuelle saker under arbeid innen området for personalforvaltning. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0001/04 04/00396 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2003 SAKSLISTE Karmøy rådhus, 26.01.04 Kjell Arvid Svendsen (s) sign. Sak 0001/04 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2003 Side 2 av 1 Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 04/00396 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0001/04 Partssammensatt utvalg 02.02.04 Forslag til vedtak: Partssammensatt utvalg tar årsmeldingen fra personalavdelingen for 2003 til orientering.
Page 2 of 5 SAKSFRAMSTILLING ADMINISTRASJONSUTVALGET - BEHANDLEDE SAKER I 2003 Administrasjonsutvalget hadde 4 møter 1.halvår, mens det før valget høsten 2003 var en samling knyttet opp mot et seminar om seniorpolitikk. Etter valget ble det i 2003 ikke avviklet møter i partssammensatt utvalg, ei heller i arbeidsgiverpolitisk utvalg. Kommunestyret vedtok i juni 03 at formannsskapets medlemmer skulle være personidentiske med arbeidsgivers representanter i partssammensatt utvalg. Administrasjonsutvalget hadde også i 2003 fokus på sykefraværsoppfølging/- og forebygging. Sentrale saker var således kvartalsvis gjennomgang av sykefravær for ulike stillingstyper/-grupper og arbeidsplasser. I forlengelsen av dette har også utvalget blitt orientert om pågående arbeid med utprøving og tilrettelegging av ulike arbeidstidsordninger. Utvalget behandlet videre sak vedrørende pågående arbeid med seniorpolitikk, og arrangerte også eget seminar om dette tema. Både sykefraværsarbeid og seniorpolitikk står sentralt i inngått avtale om Inkluderende Arbeidsliv, slik at dette vil være sentrale saker også for det nye utvalget. Administrasjonsutvalget hadde ellers hatt til behandling sak vedrørende evaluering av vaktmester-tjenesten og sak vedrørende organisasjons-og tjenesteutvikling i helse-og sosialetaten. Videre har utvalget behandlet sak om revisjon av delegasjonsreglement i personalsaker, revisjon av erkjentlighetsreglementet, samt vedtatt nye reglement om jobbrotasjon for ansatte. PERSONALAVDELINGEN I personalavdelingen inngår personalkontoret, lønningskontoret, opplæringskontoret, fellesekspedisjonen, kantina og HMS-kontoret. Personell knyttet til personalavdelingen og personell innen personalforvaltning ved de ulike etater, skal ha en rådgivnings-og støttefunksjon for de ulike driftsenheter og den kommunale organisasjonen totalt sett. Lønningskontoret Året 2003 var andre året vi har hadde all lønnskjøring selv i kommunen, dette etter overgang til nytt lønns-og personalsystem fra 01.01.02. Bemanningsmessig har kontoret samme nivå som før selv om nye oppgaver, som vi før kjøpte av ekstern leverandør, er tillagt kontoret.. I tillegg til arbeidet med all lønnsutbetaling, forestår lønningskontoret alt arbeid med sykelønns-og svangerskaps-refusjoner. For 2003 beløp refusjonene seg til ca 40 millioner, så dette er et omfattende arbeid. I løpet av året flyttet lønningskontoret fra 1. til 3.etasje på rådhuset, dette for å kunne gi en mer "strategisk" plassering for saksbehandlere med mer publikumskontakt enn det lønningskontoret har. Lærlingearbeidet Lærlingearbeidet i kommunen er organisert ved eget opplæringskontor. Kommunestyret fattet i 2003 et prinsippvedtak om at lærlingearbiedet skulle organiseres ved oppretting av et inter-kommunalt opplæringskontor. Konkret sak vedrørende organisering vil bli lagt fram for behandling på nyåret i 2004. I løpet av 2003 ble 27 lærlinger fremstilt for fagprøve og alle besto dette året fagprøven. Til sammenligning ble 33 fremstilt for fagprøve i 2002. Lærlingene fordelte seg i 2003 på totalt 5 lærefag med hovedtyngden på omsorgsarbeiderfaget og barne-og undomsarbeidefaget. Det ble inngått 30 nye lærekontrakter og 2 opplæringskontrakter innen 7 lærefag i 2003. Som et ledd i markedsføringen av fag i offentlig sektor, hadde Opplæringskontoret i Karmøy felles stand med en del andre kommuner på Haugalandet, samt Haugesund sjukehus, på "Yrkesmessen for Haugaland 2003". I tillegg har vi internt i kommunen gjennomført et informasjonsopplegg i 10-klassene med vekt på offentlige lærefag og jobbmuligheter. Velferd Det ble delt ut 66 gavekort i forbindelse med utdeling av erkjentlighetsgaver og dette er en økning på 9 i forhold til året før. Antall jubilanter har steget jevnt og trutt de siste årene og 2003 var ny rekord. 40 ansatte ble tildelt KS hedersmerke. Hytten i Nedstrand ble utleid til sammen 47 ganger i løpet av året. I sommermånedene ble hytten utleid hele uker, og resten av året var utlånet stort sett i helgene. I år var det ikke rom for å gi tilskudd til ansatte som er medlem av treningssentra. Vi har klart å videreføre avtaler med noen sentra, men ikke alle. Dette har skapt en del reaksjoner og arbeidsgiver beklager at det ikke
Page 3 of 5 var mulig å gi tilskudd til dette. Tilskudd ble, som tidligere år, gitt til arbeidsplasser som arrangerte sosial sammenkomst for sine ansatte. Bedriftskunstforeningen er ellers fortsatt populær med over 400 medlemmer. Attføring Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere skal primært foregå på den enkelte arbeidsplass, hvor nærmeste overordnet og den sykemeldte sammen skal bidra til at den sykemeldte kan komme raskest mulig tilbake i arbeid. Dersom det ikke lar seg gjøre å finne varige løsninger på opprinnelig arbeidsplass, kan sakene meldes opp til et av attføringsutvalgene. Attføringsarbeidet er organisert med 3 lokale etatsvise attføringsutvalg og 1 overordnet, tverretatlig sentralt attføringsutvalg som også fungerer som lokalt utvalg for de avdelinger som ikke har tilhørighet til en etat. SAKER BEHANDLET I ATTFØRINGSUTVALGENE I PERIODEN 1996-2003: interne løsninger oppsigelser uavklarte År antall saker herav menn avsluttet avsluttet videreføres 1996 28 4 5 5 18 1997 42 6 11 7 24 1998 50 10 13 14 23 1999 40 7 10 10 20 2000 37 3 11 5 21 2001 56 5 16 9 31 2002 47 3 11 7 29 2003 66 9 17 12 37 Sentralt attføringsutvalg: Består av 2 arbeidstakerrepresentanter, lege, bedriftssykepleier og attføringskonsulent. Etter at Karmøy kommune ble inkluderende arbeidslivsvirksomhet (IA-virksomhet) har Trygdeetatens arbeidslivssenter komt inn med en fast representant i attføringsutvalget. Aetat kan delta på møtene etter særskilt anmodning. Det sentrale attføringsutvalget har hatt 10 møter i løpet av 2003, og behandlet 24 saker. 8 saker ble avsluttet disse har enten fått hel/delvis uførepensjon, blitt omplassert, gått over på eksterne tiltak (overført aetat eller fått stilling utenfor kommunen), eller blitt bedt om å si opp stillingen pga liten utsikt til bedring. Av totalt 24 saker kommer opprinnelig 11 fra helse/sosial, 10 fra teknisk etat, 2 fra skole/kultur og 1 fra sentraladm. Utfordring: finne egnede, ledige stillinger som passer den enkeltes kompetanse og funksjonsevne. Lokale attføringsutvalg: Består av 3 faste medlemmer; etatsjef og personalkonsulent (eller representanter for disse) og en arbeidstakerrepresentant. Lokalt attføringsutvalg for helse- og sosialetaten: Hadde 7 møter i løpet av 2003, og har hatt 22 saker til behandling (kun 1 mann). 10 av sakene ble videreført fra 2002 og 12 nye saker er oppmeldt i løpet av året. 10 saker ble avsluttet - herav 5 permanent omplassert. 12 saker videreføres til 2004. Lokalt attføringsutvalg for teknisk etat: Hadde 6 møter i løpet av 2003, og har hatt 19 saker til behandling (14 kvinner og 5 menn). 14 av sakene ble oppmeldt til utvalget i løpet av 2003, mens 5 var videreført fra 2002. 7 av sakene er avsluttet 3 tilbakeført opprinnelig stilling og de andre har fått uførepensjon eller er overført sentralt attføringsutvalg. Skole- og kulturetaten:
Page 4 of 5 Saker som har vært oppmeldt tidligere har blitt fulgt opp av personalkonsulent og ledere ute i etaten, i samarbeid med verneombud. Det har vært møter ca 1 gang pr måned med deltakere i attføringsutvalget som et arbeidsutvalg som har fått statusrapporter om gangen i arbeidet. I 2003 har det blitt meldt opp 3 nye saker fra arbeidsstedene til attføringsutvalget. Totalt har det vært behandlet 10 saker, hvorav 2 menn. 4 av sakene er avsluttet. Disse er helt/delvis tilbakeført til opprinnelig stilling. 6 saker videreføres til 2004. Attføringskonsulenten: Jobber primært med saker som er oppmeldt til sentralt attføringsutvalg, og er leder og sekretær i utvalget. Dessuten bistår attføringskonsulenten ledere, tillitsvalgte, ansatte og lokale attføringsutvalg med generell informasjon og bistand i enkeltsaker, og deltar i lokale attføringsutvalg ved behov. 2003 var dessuten preget av mye arbeid i forhold til IA inkluderende arbeidsliv. Attføringskonsulenten er leder for arbeidsgruppen som jobber med strategier og konkrete handlingsplaner i det videre arbeid som IAvirksomhet. Karmøy kommune som Inkluderende Arbeidslivsvirksomhet Den 30. oktober 2002 undertegnet Karmøy kommune sammarbeidsavtale med Trygdeetatens arbeidslivssenter om å bli inkluderende arbeidslivsvirksomhet. Formålet med avtalen er å inkludere flere i arbeidslivet ved å redusere sykefraværet, øke pensjonerings-/avgangsalder og tilsette flere med redusert arbeidsevne. Avtalen er i utgangspunktet gjeldende t.o.m. 31.12.05. En arbeidsgruppe nedsatt av administrasjonsutvalget, har jobbet siden mai-02 med å klarlegge hvilke konkrete delmål som er realistiske for Karmøy kommune å sette seg i denne sammenhengen. Arbeidsgruppen skal være virksom i hele avtaleperioden. Hovedmålene for Karmøy kommune er vedatatt å være sykefraværsreduksjon og seniorpolitikk. Det har i sammenheng med IA-arbeidet blitt gjennomført en god del opplæring på alle nivå i organisasjonen. Arbeidsgruppen har også arbeidet med redigering/tilpassing av gjeldende interne rutiner og retningslinjer for sykefraværsoppfølging. Det er lagt inn egne "IA-sider" på intranett. De fleste ansatte i Karmøy kommune har tilgang på disse, og vil her finne informasjon om IA, om arbeidsgruppens arbeid, handlingsplaner og delmål for IA-arbeidet, virkemidler fra trygdeetaten, retningslinjer, ulike skjema og sjekklister for oppfølging av langtidssykemeldte og linker til andre aktuelle fora for sykefraværsarbeid og seniorpolitikk. Verne-og miljøarbeidet HMS-kontoret (HMS=Helse, Miljø og Sikkerhet) som ble opprettet i 1999, har bedriftssykepleiere, IKkoordinator, samt lege m/spesialitet i arbeidsmedisin som er tilknyttet kontoret på fast konsultasjonsbasis. Pr. dato er ca 500 av kommunens ansatte omfattet av lovpålagt HMS-tjeneste, mot totalt ca 350 ved opprettelsen av kontoret. HMS-kontoret bruker mesteparten av tiden sin på de lovpålagte gruppene som er: Driftsavdelingen; vei og park VAR avdelingen; vann og avløp Eiendomsavdelingen; renholdere, vaktmestre og arbeidsledere Brann-og redningsvesenet; hel-og deltidsansatte og feierne Helse-og sosial; kjøkken, vaskeri, assistenter og nattevakter Kirken; kirketjenere og gårdsarbeidere Rådhuset; kantine og vaktmester Alle ovennevnte grupper er inne til helsekontroll etter nærmere definerte rutiner. Totalt var 213 personer innkalt til helse-og arbeidsmiljøkontroll i 2003, hvorav 180 møtte. Som en følge av inngått avtale om Inkluderende Arbeidsliv har nå alle ansatte tilgang til bedriftshelsetjenesten. Ikke direkte i form av helsekontoreller, men mer i form av forebyggende sykefraværsarbeid, sykefraværsoppfølging og tilrettelegging av arbeidsplasser. Dette førte siste del av året til en betydelig økning av oppgavene i helseteamet, som i det daglige må foreta en streng prioritering. Bedriftssykepleierne har også dette året drevet med arbeidsmiljøkartlegging og arbeidsplass-vurdering som et ledd i arbeidet med å redusere sykefraværet. Ellers har personellet ved HMS-kontoret deltatt i ulike opplærings-og kurssammenhenger når det gjelder HMS-arbeidet, samt deltatt i ulike arbeidsgrupper innen feltet. Både bedriftssykepleier og legen tilknyttet helseteamet er videre sentrale i kommunens attføringsarbeid Som et ledd i det generelle helsefremmende arbeidet har bedriftssykepleierne fokusert på månedlige helsetips via intranett, samt satt i gang et "Kom i form-opplegg" for alle ansatte 2.halvår 2003. Et opplegg som fikk over 600 påmeldte, og bortimot 500 som fullførte. Ellers er gjennomført 2 røykesluttkurs i løpet av året.
Page 5 of 5 Bedriftssykepleier er videre AKAN-kontakt i kommunen, og følger opp dette arbeidet i ulike sammenhenger både hva angår informasjon og opplæring, samt oppfølging av konkrete tilfeller. Sykefravær 2003 Personalavdelingen har i snitt hatt 3% sykefravær i 2003. Det har ikke vært registrert noen form for jobbrelatert fravær. Når det gjelder aktiv sykemelding har det ikke vært aktuelt å nytte dette i disse tilfellene, ei heller HMS-kontoret. Kompetanseutvikling Målet for det kompetansehevende arbeidet i kommunen er å arbeide for at de ansatte har den nødvendige kompetanse for å arbeide mot organisasjonens overordnede mål. Opplærings-tiltak som initieres fra personalavdelingen er etatsovergripende og har alle ansatte i kommunen som målgruppe. Opplæringen skjer både i form av dagsseminar og som seminar hvor undervisningen går over et lengre tidsrom med arbeidsoppgaver mellom seminardagene. I år 2003 var opplæring innen IKT et spesielt satsingsområde i tillegg til kurs innen personal-og lederutvikling, HMS, lover og service. Ansatte gir god tilbakemelding på at det gjennom kursene etableres møteplasser for ansatte fra ulike etater og arbeidsplasser som muliggjør en bred erfaringsutveksling i tillegg til undervisningen. Både ansatte i kommunen og innleide konsulenter har holdt kurs. Det er viktig å bruke den kompetansen organisasjonen har, samtidig som det er nyttig å tilføre nye impulser utenfra.