Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene

FORVALTNINGSREVISJON 2009 Røros kommune Offentlige anskaffelser med fokus på vare og tjenestekjøp utenom rammeavtalene REVISJON FJELL IKS Kommunehuset 2550 Os i Østerdalen Tlf. Røros: 72 41 94 37 Tlf Os: 62 47 03 30 E-post: post@revisjonfjell.no

Forvaltningsrevisjon - Offentlige anskaffelser i Rors kommune Side 1. Innledning 1 2. Formal, avgrensning og metode 2 '"I.). Problemstillinger og revisjonskriterier 3 4. Organisering av innkj0psfunksjonen 5 4.1 Problemstilling 5 4.2 Revisjonskriterier 5 4.3 Fakta og vurderinger 6 5. Har kommunen egne/lokale bestemrnelser om anskaffelser 7 5.1 Problemstilling 7 5.2 Revisjonskriterier 7 5.3 Fakta og vurderinger 7 6. F0lges regelverket for anskaffelser 7 6.1 Problemstilling 7 6.2 Revisjonskriterier 7 6.3 Fakta og vurderinger 9 7. Tilbud, tilbudsapning, registrering og joumalf0ring 14 7.1 Problemstilling 14 7.2 Revisjonskriterier 15 7.3 Fakta og vurderinger 15 8. Radmannens h0ringsuttalelse 18 9. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger 18 9.1 Revisjonens konklusjoner 18 9.2 Revisjonens anbefalinger 20 Vedlegg: Radmannens h0fingsuttalelse av 30.10.2009 R0ros den 30. oktober 20 4a{t~old Revisjonssjef

1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Røros kommune har bestilt en forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser med fokus på vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Dette er i henhold til kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 20/2008 og av kommunestyret i sak 74/2008. 1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Røros kommune skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Offentlige anskaffelser Offentlig sektor i Norge foretar hvert år innkjøp for ca 320 milliarder kr. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at disse midlene blir utnyttet best mulig gjennom kostnadseffektive innkjøp. Norge er gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen forpliktet til å følge bestemte framgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse terskelverdier. I tillegg er det gitt nasjonale regler for innkjøp under disse terskelverdiene. De nasjonale reglene gir noe større valgfrihet og fleksibilitet for innkjøperne enn de internasjonale. I forbindelse med revidering av EU- direktivene for innkjøp ble det vedtatt ny forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006. Forskriften om offentlige anskaffelser gjelder for offentlige oppdragsgivere. Bakgrunnen for dette er at det offentlige ikke i samme grad som private er utsatt for markedskreftene når det tas beslutninger. Forskriften skal derfor sikre at offentlige innkjøpere velger sine leverandører på en måte som sikrer kostnadseffektive innkjøp, 1

samtidig som leverandørene skal likebehandles. Regelverket kan samtidig være med på å bidra til å motvirke korrupsjon samt å øke den etiske standarden i offentlige anskaffelser. Etter de siste endringene i regelverket kan nå KOFA (klagenemda for offentlige anskaffelser) ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi dersom nemda finner at det er foretatt en ulovlig direkteanskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlig direkteanskaffelse inn for KOFA. I de senere årene har det vært registrert mange tilfeller hvor offentlige virksomheter har kommet i fokus på grunn av uheldige omstendigheter i forbindelse med anskaffelser. Det avdekkes stadig brudd på det offentlige innkjøpsregelverket og slike brudd har i flere tilfeller vært knyttet opp mot korrupsjon og annen økonomisk kriminalitet rettet mot offentlige virksomheter. Det anses viktig at Røros kommune etterlever gjeldende regelverk også fordi kommunen er avhengig av en kostnadseffektiv drift og tillit hos innbyggerne med hensyn til at kommunen opptrer med integritet og samfunnstjenlig forvaltning av offentlige midler. Regelverket for offentlige anskaffelser vil bli nærmere beskrevet senere i rapporten. 1.4 Anskaffelser i Røros kommune Nedenfor følger en oversikt over anskaffelser i Røros kommune. Vi har her tatt med innkjøp som er ført på KOSTRA-artene 100 289 (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunens egenproduksjon) og KOSTRA-artene 300 389 (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). Drift Investering Sum 2006 73.900.000 14.700.000 88.600.000 2007 70.800.000 7.800.000 78.600.000 2008 70.200.000 9.200.000 79.400.000 2. Formål, avgrensning og metode 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om Røros kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. 2.2 Avgrensning Prosjektet er avgrenset til å gjelde vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Prosjektet avgrenses til å omfatte anskaffelser som er utgiftsført på KOSTRA-artene 100 289 (kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon) og KOSTRA-artene 300 389 (kjøp av tjenester som erstatter kommunens egenproduksjon). 2

Vi vil i prosjektet foreta en analyse av utvalgte anskaffelser i 2008. For avtaler som går over flere år vil da anskaffelsen kunne være avtalt i et tidligere år. I prosjektet vurderer vi ikke om det er foretatt en etisk eller miljøvennlig anskaffelse, eller om anskaffelsen har en universell utforming. Prosjektet omfatter heller ikke om alle prosedyrebestemmelsene i en innkjøpsprosess er fulgt. 2.3 Metode Vi har foretatt en analyse av driftsregnskapet for 2008. Ut fra dette har vi gjort et utvalg av anskaffelser og vurdert disse opp mot bestemmelser i regelverket for offentlige anskaffelser. Vi har foretatt dokumentanalyse av aktuelle dokumenter i innkjøpsprosessen samt foretatt intervju av berørte innkjøpere. 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3.1 Problemstillinger Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om Røros kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstillingen konkretiseres i følgende delproblemstillinger: Problemstilling 1. Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Problemstilling 2. Har kommunen egne bestemmelser om anskaffelser? Problemstilling 3. Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi ser på: o Anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 o Anskaffelser over kr 500.000 o Anskaffelser over EØS-terskelverdiene Problemstilling 4. Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? 3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra krav i regelverket om offentlige anskaffelser og er den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket. 3

Dette er et omfattende regelverk og vi gir her en beskrivelse av sentrale bestemmelser. Videre vil vi omtale revisjonskriterier under hver enkelt problemstilling. Grunnleggende krav til alle anskaffelser. Noen grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet står sentralt. Dette går fram i 5 i lov om offentlige anskaffelser og i 3-1 i forskrift om offentlige anskaffelser. De grunnleggende kravene kan betraktes som en tydeliggjøring av lovens formålsbestemmelse jf. lovens 1, der det fremgår at regelverket skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. De grunnleggende prinsippene har videre som formål å ivareta rettsikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Kravene skal også sikre effektiv ressursbruk i offentlig sektor. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges og de må overholdes på alle stadier i anskaffelsesprosessen. Noen kontrakter er unntatt anskaffelsesforskriftens anvendelsesområde. Som hovedregel er de imidlertid omfattet av anskaffelsesloven, jf. lovens 3. I utgangspunktet vil derfor de grunnleggende kravene også gjelde når anskaffelsen ikke omfattes av forskriften, men kun loven. At de grunnleggende prinsippene gir føringer for anskaffelsesprosessen, er særlig synlig når anskaffelsen skal foregå etter forskriftens del I (gjelder alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi). Her er det få detaljerte prosedyrekrav for hvordan anskaffelser skal foretas, noe som gir oppdragsgiver større fleksibilitet. Det er derfor hovedsakelig de grunnleggende prinsippene som fastsetter rammene for hvordan anskaffelsen skal foretas. Innenfor rammene har oppdragsgiver stor valgfrihet med hensyn til hvordan anskaffelsen skal foretas. I forskriftens del II (anskaffelser mellom kr 500.000 og EØSterskelverdi) og del III (anskaffelser over EØS-terskelverdi) vil de grunnleggende prinsippene utfylle prosedyrereglene som er angitt i forskriften. Bruksområdet for de ulike delene i forskrift om offentlige anskaffelser Forskriften er delt inn i fire deler som regulerer ulike typer anskaffelser, avhengig av anskaffelsens art og verdi. I forskriften er det angitt ulike terskelverdier som har betydning for hvilke deler av forskriften som gjelder. Forskriftens del I Forskriftens del I gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver kan velge bare å følge del I når anskaffelsens verdi er kr 500.000 eller mindre (nasjonal terskelverdi) eller om noen av unntaksbestemmelsene i forskriftens 2-1 annet ledd er oppfylt. Det samme gjelder også i hovedsak for kontrakter om helseog sosialtjenester som kjøpes fra en ideell organisasjon. Forskriftens del I og del II Anvendelsesområdet er anskaffelser mellom kr 500.000 og EØS-terskelverdier. 4

Forskriftens del I og del III Gjelder for anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forskriftens del I og del IV Bestemmelsene gjelder for plan- og designkonkurranser og bygge- og anleggskonsesjoner. EØS-terskelverdier EØS-terskelverdiene framgår i forskriftens 2-2. Fra 1. mars 2008 gjelder følgende terskelverdier: Vare- og tjenestekjøp hos sentrale statlige etater 1.050.000 Vare og tjenestekjøp hos andre offentlige oppdragsgivere 1.650.000 Årlig veiledende kunngjøring om planlagte vare- og tjenestekjøp 6.000.000 Delkontrakter (varer og tjenester) som kan unntas EØS-kunngjøring 600.000 Bygge- og anleggsprosjekter, alle oppdragsgivere 41.000.000 Årlig veiledende kunngjøring for bygge- og anleggsarbeider 41.000.000 Delkontrakter (bygg og anlegg) som kan unntas EØS-kunngjøring 8.000.000 4. Organisering av innkjøpsfunksjonen 4.1 Problemstilling Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? 4.2 Revisjonskriterier Det vil være av betydning å kunne klargjøre hva som er en anskaffelse når flere enheter i kommunen gjør innkjøp. Et aktuelt spørsmål vil være om anskaffelser som de ulike enhetene i kommunen gjør må ses i sammenheng når terskelverdiene skal beregnes. Forskriften gir ikke direkte svar på denne problemstillingen. I en fortolkingsuttalelse av 19.04.2004 har Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) beskrevet noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdier. I uttalelsen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Det vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. I de tilfellene en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers 5

har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning dersom motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. I Ot.prp. nr. 62 (2005-2006) om lov om endring i lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser er også betydningen av om innkjøpsenheten har et selvstendig budsjett og innkjøpsansvar fremhevet. 4.3 Fakta og vurderinger Røros kommune er administrativt organisert i 4 etater med hver sin etatsjef som leder. I tillegg kommer sentraladministrasjonen. Rådmannens myndighet til å disponere over de enkelte deler av budsjettet innenfor kommunestyrets vedtatte budsjett, mål og retningslinjer og vedtak i hovedutvalgene er delegert til etatsjefene. Etatsjefene har delegert myndigheten videre til de som har ansvar og myndighet over de enkelte delene av budsjettet. Ansvaret for innkjøp følger dermed anvisningsansvaret slik det er delegert fra rådmannen. Røros kommune er tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler. Dette innebærer at kommunen gjennom avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune er tilsluttet en rekke rammeavtaler. Gjennom avtalen er Røros kommune forpliktet til å benytte de leverandører som inngår i avtalene. Kommunen er organisert i etater som videre er inndelt i ulike enheter. Ansvar og myndighet er gjennomgående delegert til lederen for den enkelte enhet. Det medfører at mye av innkjøpet på enhetene må ses isolert for den enkelte enhet og ikke for kommunen under ett. Med delegert myndighet vil færre av anskaffelsene overstige terskelverdier som utløser krav til bestemte prosedyrer. Utstrakt bruk av delegert myndighet fører imidlertid til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Hovedtyngden av anskaffelser vil sannsynligvis dekkes av rammeavtalene som kommunen er tilknyttet gjennom den fylkeskommunale innkjøpsavtalen. Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt. 6

5. Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser 5.1 Problemstilling Har kommunen egne/lokale bestemmelser om anskaffelser? 5.2 Revisjonskriterier Kommunene kan vedta egne lokale bestemmelser som kommer i tillegg til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.3 Fakta og vurderinger Røros kommune har ikke egne lokale bestemmelser om innkjøp ut over de overordnede prinsippene som er fastsatt i kommunens etiske retningslinjer. Da kommunen ikke har egne lokale bestemmelser om innkjøp, vil reglene i lov og forskrift gjelde for kommunens anskaffelser. 6. Følges regelverket med hensyn til terskelverdi 6.1 Problemstilling Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vi vil da se på: Anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 Anskaffelser over kr 500.000 Anskaffelser over EØS-terskelverdiene 6.2 Revisjonskriterier Beregning av terskelverdier Beregning av terskelverdier er regulert i forskriftens 2-3. Den som skal foreta en anskaffelse plikter å foreta en forsvarlig vurdering av hvilken verdi anskaffelsen har. Dette for å kunne vurdere om anskaffelsen kommer over eller under aktuelle terskelverdier, og for å kunne avgjøre hvilke regler som gjelder for den aktuelle 7

anskaffelsen. Reglene om beregning av terskelverdier gjelder både EØS-terskelverdiene og de nasjonale terskelverdiene. Ved beregning av terskelverdier må oppdragsgiver gjøre et anslag over verdien av de kontraktene som inngår i anskaffelsen. Det er et generelt forbud mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Oppdragsgiver må derfor ikke kunstig dele opp anskaffelsen for å tilpasse seg terskelverdiene. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør én anskaffelse, er om den planlagte anskaffelsen samlet har til formål å dekke et bestemt behov. Oppdragsgiver må foreta et forsvarlig skjønn ved beregningen av anskaffelsens verdi. Om tilbudene i etterkant likevel viser seg å ligge over terskelverdiene, er dette ikke avgjørende dersom oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn. Anskaffelsesprotokoll For alle anskaffelser over kr 100.000 kroner er det innført et krav om enkel protokollplikt, jf. forskriftens 3-2. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og del III, enn for anskaffelser etter del I. FAD har laget skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte slik at protokollplikten skal kunne etterleves på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte. Skjemaene ligger som vedlegg til forskriften, og er også tilgjengelig på FADs hjemmesider. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det skal sikre at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er gjort i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. Krav til konkurranse Oppdragsgiver plikter å sørge for at en anskaffelse så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Oppdragsgiver plikter derfor også så langt det er mulig å sikre konkurranse om anskaffelser som følger fremgangsmåten i forskriftens del I, for eksempel for anskaffelser med en verdi under kr 500.000. Kunngjøringskrav Kunngjøring skal gjøre leverandører i markedet oppmerksom på at det planlegges en anskaffelse. Reglene om gjennomføring av kunngjøring fremgår i forskriften, kapitlene 9 og 18. Her framgår en del pålegg om kunngjøringer i anskaffelsesprosessen: Utgangspunktet er at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi (kr 500.000) skal kunngjøres. Kunngjøringen skal foretas i Doffin (Database for offentlige innkjøp). Det gjelder både for varekjøp, tjenestekjøp og bygge- og anleggskontraheringer. For anskaffelser som har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi (kr 500.000), er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen, men bestemmelsene i forskriftens del I må følges. Det betyr blant annet at det, så langt det er mulig, skal gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Kunngjøring kan også unnlates dersom anskaffelsen omfattes av et av unntakene i forskriftens 2-1, eller når vilkårene for å 8

gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring er oppfylt, jf. forskriftens 14-4. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det et krav om kunngjøring i TEDdatabasen (EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp). Leverandører fra hele EØS-området vil på denne måten kunne være med i konkurransen. Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Bestemmelser om hvordan anskaffelsens verdi skal beregnes framgår i forskriften 2-3. Det er særlig grunn til å være oppmerksom når det gjelder kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig. Forskriften stiller krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene skal beregnes. Oppdragsgiver skal dermed ikke kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved å hevde at den enkelte anskaffelsen ligger under terskelverdi. Skatteattest Alle norske leverandører som leverer tilbud skal legge fram skatteattest ved anskaffelser som overstiger kr 100.000, jf. forskriftens 3-3. Skatteattesten skal leveres inn sammen med tilbudet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Grensen mellom å sondere i markedet og motta tilbud går der oppdragsgiver mottar et bindende tilbud fra en leverandør. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 kreve HMS-egenerklæring, jf. forskriften 3-4. I motsetning til bestemmelsen for skatteattest, er det kun den valgte leverandøren som skal legge fram HMS-egenerklæring. Oppdragsgiver angir innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering. Regelen innebærer at egenerklæringen kan leveres inn etter at oppdragsgiver har valgt leverandøren. For anskaffelser over kr 500.000 skal det kreves at alle tilbyderne legger fram HMSegenerklæring. Det følger av forskriften 8-8 og 17-15. 6.3 Fakta og vurderinger 6.3.1 Anskaffelser mellom kr 100.000 og kr 500.000 Grafisk ferdiggjøring, trykk, administrasjon og koordinering av kino- og kulturprogram leverandør Form til Fjells AS Anskaffelsens verdi er på kr 9 770,- per måned. Dette er å betrakte som en tidsubegrenset kontrakt hvor det ikke er fastsatt en samlet pris. Beregningsgrunnlaget vil i denne sammenheng være månedlig rate multiplisert med 48, kr 468 960,- Det ble per 14.04.08 sendt ut, til to aktuelle leverandører av denne typen tjenester, en invitasjon til å komme med tilbud på ny Storstuggufolder. Det er mottatt tilbud fra begge. Den ene er valgt og det er skriftlig gitt melding til den som ikke fikk oppdraget. Det foreligger en ordrebekreftelse fra den valgte leverandøren. Kopien vi har mottatt av ordrebekreftelsen er ikke underskrevet av kommunen. Om denne er returnert til leverandør kan ikke bekreftes da dokumentet ikke er journalført. Ordrebekreftelsen kan, 9

hvis den er underskrevet og sendt leverandøren, oppfattes som at det er inngått skriftlig avtale. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll i forbindelse med anskaffelsen. Det ble ikke innhentet skatteattest eller HMS - erklæring. Anskaffelsen er av en slik størrelse at den skal skje etter konkurranse. I og med det er to leverandører som er invitert til å komme med tilbud vil dette kravet være oppfylt. Kravet til protokollføring er ikke oppfylt. Dermed framgår heller ikke vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen. Imidlertid framgår det av invitasjonen til leverandørene hva som skal anskaffes. Lovbestemt krav om innhenting av skatteattest fra leverandørene som har gitt tilbud er ikke fulgt. HMS- egenerklæring fra leverandør som fikk oppdraget er ikke krevd framlagt. Arbeid med naturforvaltning Sølendet og Femundsmarka leverandør Øystein Nyrønning Statens naturoppsyn (SNO) kjøper tjenester fra Røros kommune til oppsyn og skjøtsel i verneområdene. Det inngås årlige kontrakter (muntlig). Finansieringen er avhengig av overføringer fra SNO og kan variere fra år til år. For 2007 og 2008 er det til sammen utgiftsført kr 142 066,-. Engasjementet avsluttes i 2009. Det foreligger ikke skriftlige kontrakter. Det er ikke ført protokoll for anskaffelsen. Vi har mottatt en beskrivelse der det redegjøres for bakgrunn for å engasjere vedkommende til å utføre disse oppgavene. Denne er skrevet i ettertid i tilknytning til vår henvendelse i forbindelse med denne forvaltningsrevisjon. Tjenestekjøpet er skjedd ved direkteanskaffelse. Da det ikke er skrevet anskaffelsesprotokoll i forbindelse med engasjementet, dokumenteres det ikke hvorfor kommunen har valgt direkteanskaffelse. Røros sentrum som handelsarena leverandør Odd S. Midtskog Oppdraget omfatter prosjektet Røros sentrum som handelsarena. Det er i 2007/2008 utgiftsført kr 134 560,-. Det forligger ingen skriftlig avtale for oppdraget. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll med begrunnelse for hvorfor det ikke er innhentet tilbud fra flere leverandører. Oppdraget er tildelt som direkteanskaffelse. Kjøpet er av en slik størrelse at det skulle skjedd etter konkurranse. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll som dokumenterer vurderinger som lå bak valget av en slik framgangsmåte. 10

Leie av container og tømming av slam leverandør Røros Container og Miljø AS Dette er en tjeneste som før 2008 var kjøpt fra Tamnes Transport AS. Eier av dette firmaet etablerte Røros Container og Miljø AS i 2007 og tok med seg jobben inn i det nye foretaket. Det foreligger ingen avtale med det nye firmaet og heller ingen dokumentasjon på begrunnelse for hvorfor det ikke er gjennomført konkurranse om kontrakten og valg av leverandør (anskaffelsesprotokoll). Det er ikke innhentet skatteattest og HMS erklæring. Samlet utgiftsført beløp for 2007 og 2008 er kr 121 159,-. Pris for tjenesten ble avtalt da oppdraget ble iverksatt for over 10 år siden. Anskaffelsen bygger på en avtale fra flere år tilbake etter en direkteanskaffelse. I forbindelse med at det tidligere firmaet ikke skulle fortsette med oppdraget, skulle det vært sikret en reell konkurranse om kontrakten. Det antas å være flere mulige tilbydere av denne tjenesten. Da det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll har kommunen ingen dokumentasjon på hvorfor det ikke er gjennomført en konkurranse om kontrakten. Pix 310 A (jernkloridsulfat) Bulk leverandør Kemira Chemicals Anskaffelsen gjelder kjemikalier som brukes i renseprosesser i kommunens renseanlegg. Innkjøpet har skjedd ved direkteanskaffelse. Verdi av innkjøp i fra denne leverandøren i 2008 er kr 220 237,-, Da det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll, dokumenteres ikke hvorfor denne leverandøren er valgt. Det finnes flere leverandører av dette produktet på markedet. Anskaffelsen har skjedd ved direkteanskaffelse. Dette er innkjøp som gjentas med regelmessig mellomrom. Varen er ikke omfattet av noen rammeavtale. Den årlige anslåtte verdien vil ligge over kr 100 000,- og anskaffelsen skulle skjedd etter konkurranse. Det er ikke skrevet protokoll som begrunner hvorfor denne framgangsmåten er valgt. 6.3.2 Anskaffelser over kr 500.000 Tjenester i Storstuggu leverandør Røros Teknikk AS Røros kommune har inngått skriftlig avtale med Røros Teknikk AS i 2006. Røros Teknikk AS har i flg nevnte avtale også en avtale med Røros Kultur og Konferansesenter AS (RKK AS) en rett og plikt til å delta i rigging og klargjøring av lokaler i Storstuggu for leitaker/kunde. Dette kan betraktes som en tidsubegrenset avtale. Den fornyes automatisk for 1 år hvis den ikke er sagt opp senest 2 måned før avtaleperiodens utløp. Fast avtalebeløp per måned er kr 8 627,-. Timer brukt utover avtalt timebruk faktureres særskilt. I 2008 er det utgiftsført kr 161 886,- i kommunens regnskap. Legges dette til grunn for mulig verdi over 48 måneder vil det bli kr 647 544,-. 11

Anskaffelsen har ikke skjedd etter konkurranse. Kommunen har valgt samme leverandør av denne tjenesten som RKK AS, altså en direkteanskaffelse. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll. Da det ikke foreligger noen protokoll for anskaffelsen har ikke kommunen noen dokumentasjon på at det var nødvendig med direkteanskaffelse. Det skal bemerkes at det vil være uhensiktsmessig å ha to forskjellige leverandører av denne typen tjenester i samme bygg, avhengig av om kommunen eller RKK AS er oppdragsgiver. Men i forbindelse med at Røros kommune skulle inngå avtale med leverandør av denne tjenesten ville det være naturlig at anskaffelsen ble samordnet med RKK AS. Kommunen er forpliktet til å følge regelverket om offentlige anskaffelser. Dessuten er RKK AS delvis eid av Røros kommune. I henhold til forskriftens 1-2 omfattes RKK AS av lov og forskrift om offentlige anskaffelser fordi Røros kommune eier mer enn 50 % av selskapet. Om selskapet har gjennomført en anskaffelsesprosess i henhold til bestemmelsene har vi ikke undersøkt i denne sammenhengen. Snørydding Brekken leverandør Borgos Traktorservice Avtale om tjenestekjøp i form av aksept av anbud/tilbud fra Borgos Traktorservice er datert 03.11.05. Avtalen gjelder for 1 år om gangen og kan sies opp innen august av en av partene. Avalens mulige verdi over 4 år med bakgrunn i bokført kostnad for 2008 er kr 220 237 X 4 = kr 880 948,-. Anskaffelsen størrelse tilsier at anskaffelsen skal skje etter konkurranse med kunngjøring i Doffin. Det foreligger ingen dokumentasjon på at dette er gjennomført. Det hevdes av kommunen at det er vanskelig å få noen til å ta på seg denne typen oppdrag. Imidlertid foreligger det ikke anskaffelsesprotokoll som dokumenterer hvorfor det ikke er gjennomført en reell konkurranse, men en direkteanskaffelse. Anskaffelsens størrelse tilsier at denne anskaffelsen skulle skjedd etter konkurranse med kunngjøring i Doffin. Det er heller ikke skrevet obligatorisk anskaffelsesprotokoll med eventuell dokumentasjon for at det kunne være lovlig å gjennomføre kjøpet som direkteanskaffelse. Lastebil med underliggende skjær leverandør MAN Last og Buss Abacus AS har på vegne av Røros kommune gjennomført prosessen med anskaffelsen. Kjøpet er kunngjort i Doffin. I henhold til kunngjøringsteksten har prosedyren vært åpen konkurranse. Anskaffelsens verdi er kr 1 417 000,-, verdien ligger dermed under EØS-terskelverdi. Kunngjøring i Doffin er dermed tilstrekkelig. Anskaffelsesprotokoll er ført av Abacus AS. Der framgår også en kort begrunnelse av hvorfor dette firmaet ble valgt som leverandør. Kontraktens verdi framgår ikke av anskaffelsesprotokollen. 12

Kommunen har benyttet Abacus AS til å gjennomføre anskaffelsen. Med bakgrunn i utlysning i Doffin og anskaffelsesprotokollen mener vi anskaffelsen er i henhold til regelverket. Det er en mangel ved protokollen at kontraktsbeløpet ikke framgår. Uthusprosjektet Vi har sett på to prosjekter. 1)Stall prosjekt nr 25/07 og 2) Seterfjøs prosjekt nr. 18/07. Begge prosjektene er kostnadsberegnet til ca. kr 420 000,-. Avtalen om gjennomføring av prosjektene er underskrevet av huseier, utførende firma og prosjektleder (kulturminneforvalter). Det er utførende firma som tildeler oppgaver/plukker ut de som skal utføre oppdraget. Det hevdes av kommunen at dette er oppdrag som krever spesiell kompetanse og deltakelse på kurs i rehabilitering av gamle bygg. Det skjer altså ingen utlysning/kunngjøring av disse oppdragene, men en tildeling til de som innehar, etter kommunens mening, kompetanse til å utføre dem. Reskontroen til to av de utførende firmaene kommunen benytter, viser at det i årene 2006-2008 er fakturert henholdsvis kr 726 961 og kr 989 234. Firmaene har hatt oppdrag for kommunen i flere år slik at verdien på anskaffelser fra dem er betydelige. Vi registrerer også at det i 2008 er gjort innkjøp fra Materialbanken AS til en verdi av kr 293 813,-. Slike leveranser fra samme leverandør har skjedd over flere år. Til sammen betydelige beløp. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll i forbindelse med disse prosjektene. : Alle anskaffelser i tilknytning til Uthusprosjektet skjer ved direkteanskaffelse. Da det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll for anskaffelsene dokumenteres heller ikke begrunnelser for å benytte denne framgangsmåten. Vi mener at med bakgrunn i omfang/verdi og varighet på Uthusprosjektet så er kravene til konkurranse i henhold til lovverket ikke fulgt opp. Mulighetene til å sikre konkurranse er etter vår oppfatning til stede. En rekke firmaer har nødvendig kompetanse. Det kan gjennomføres konkurranse blant de som har nødvendig kompetanse. Portalløsning, nye nettsider - leverandør Sem & Stenersen Prokom AS Røros kommune har på vegne av kommunene Røros, Os og Holtålen inngått skriftlig avtale med Sem og Stenersen Prokom AS om portalløsning. Samlet engangskostnad og kostnader med løpende vedlikehold gjør at avtalen samlet har en verdi på mer enn kr 500.000. Det er innhentet tilbud fra to leverandører. I det ene tilbudet vises det til møte med kommunen den 20. september 2007. Tilbudet er datert 26.09.07. I brev av 12.10.07 til en annen leverandør av tjenesten ber kommunen om tilbud. Tilbudet (et foreløpig tilbud) er levert 24.10.07. Det er dermed innhentet konkurrerende tilbud. Imidlertid er tilbudene innhentet på forskjellig tidspunkt. 13

Kommunen skal i etterkant kunne grunngi valg av leverandør og tilbud på bakgrunn av krava som er stilt i forkant av konkurransen. Det er ikke skrevet anskaffelsesprotokoll slik at det ikke dokumenteres hvordan anskaffelsen og valg av leverandør har foregått. Det dokumenteres derfor ikke hvilke element (konkurransegrunnlaget) som det skal legges vekt på for å få best mulig behovsdekning. Dog dokumenteres at det er gjort en sammenstilling av ulike deler av tilbudene med hensyn på hva de koster. Det er ikke innhentet obligatoriske attester fra den valgte leverandøren. er Kommunen har innhentet og vurdert to tilbud. Da det ikke er skrevet anskaffelsesprotokoll dokumenteres ikke hvilke vurderinger som ligger til grunn for framgangsmåten i innkjøpsprosessen og valg av leverandør. Etter vår vurdering har avtalen en slik verdi at anskaffelsen skulle vært gjennomført ved kunngjøring som anbudskonkurranse i den nasjonale databasen for offentlige innkjøp. Obligatoriske attester fra leverandør som fikk oppdraget mangler. 6.3.3 Anskaffelser over EØS-terskelverdi Snøbrøyting Røros leverandør Kolo Veidekke AS Det forligger en kontrakt mellom kommunen og Kolo Veidekke AS fra 2008. Det årlige kontraktsbeløpet er kr 410 000,-. Utgiftsført kostnad i kommunenes regnskap med bakgrunn i fakturaer fra Kolo Veidekke AS i 2008 er kr 478 591. Kontraktens varighet er på 5 år. Anskaffelsens verdi, med bakgrunn i det årlige kontraktsbeløpet, vil være kr 410 000 X 5= kr 2 050 000. Dette er en tjenestekontrakt som har en verdi som er høyere enn EØS terskelverdien. Anskaffelsesprotokoll er ikke skrevet. Anskaffelsen har skjedd ved direkteanskaffelse. Da det ikke er skrevet anskaffelsesprotokoll, dokumenteres ingen begrunnelse for hvorfor der er foretatt en direkteanskaffelse. Anskaffelsen skulle etter vår vurdering vært gjennomført i henhold til bestemmelser i Del III i forskriften. Det betinger at anskaffelsen skulle vært gjennomført ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Kunngjøring av konkurransen skulle vært gjort i TED-databasen. 7. Tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud 7.1 Problemstilling Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? 14

7.2 Revisjonskriterier Tilbudets utforming Reglene for utforming av tilbud er nedfelt i forskriften 11-2 og 20-2. Tilbud skal gis skriftlig i en lukket og merket konvolutt, enten direkte eller med post. Bestemmelsen gjelder uavhengig av konkurranseform. Tilbud som ikke er levert i samsvar med kravene, for eksempel fordi det er levert muntlig eller med telefaks, plikter oppdragsgiver å avvise. Tilbud skal være undertegnet. Det kan også gis elektronisk dersom oppdragsgiver har bestemt at det skal være tillatt. Registrering av innkomne tilbud Reglene for registrering av innkomne tilbud er nedfelt i forskriften 11-6 og 20-6. Oppdragsgiver skal merke tilbudene med tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudsåpning ved anbudskonkurranser Reglene for tilbudsåpning er nedfelt i forskriften 11-7 og 20-7. Tilbudsåpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver, på det tidspunkt og sted som er angitt i konkurransegrunnlaget. Bestemmelsene gjelder ved alle typer konkurranseformer. For å ivareta hensynet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet er det hensiktsmessig at oppdragsgiver fører utfyllende protokoll fra tilbudsåpningen. Journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen Regelverket har ingen bestemmelser om journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen. Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jf. anskaffelsesloven 5. Bestemmelsen kan gi grunnlag for innsynsrett og det er dermed viktig at kommunen har interne rutiner for journalføring. Innsynsretten er en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser. Videre vil det være et bidrag for å kunne forhindre korrupsjon. 7.3 Fakta og vurderinger Grafisk ferdiggjøring, trykk, administrasjon og koordinering av kino- og kulturprogram leverandør Form til Fjells AS Avtale om tjenestekjøp er inngått etter at det er innhentet tilbud fra to leverandører. Avtalen er ikke journalført. Det dokumenteres heller ikke at det i forbindelse tilbudsåpning er ført protokoll. 15

Kommunen har mottatt skriftlige tilbud og inngått avtale. Ingen dokumenter er journalført. Arbeid med naturforvaltning Sølendet og Femundsmarka leverandør Øystein Nyrønning Tjenestekjøpet har skjedd ved direkteanskaffelse. Det foreligger ingen skriftlig avtale. Slik innkjøpet er foretatt foreligger det ingen dokumenter til journalføring. Røros sentrum som handelsarena Odd S. Midtskog Tjenestekjøpet har skjedd ved direkteanskaffelse. Det foreligger ingen anskaffelsesdokumenter vedr dette engasjementet. Slik innkjøpet er foretatt foreligger det ingen dokumenter til journalføring. Leie av container og tømming av slam Røros Container og Miljø AS Tjenestekjøpet har skjedd ved direkteanskaffelse. Det foreligger ingen skriftlig avtale på oppdraget. Slik innkjøpet er foretatt foreligger det ingen dokumenter til journalføring. Pix 310 A (jernkloridsulfat) Bulk leverandør Kemira Chemicals Regelmessige varekjøp gjennomføres som direkteanskaffelser. Det foreligger ingen dokumenter til journalføring. Tjenester i Storstuggu leverandør Røros Teknikk AS Avtalen om tjenestekjøp er inngått etter direkteanskaffelse. Det foreligger en skriftlig avtale datert 10.01.06. Det er ikke foretatt noen journalføring. 16

Inngått avtale er ikke journalført. Snørydding Brekken leverandør Borgos Traktorservice Tilbud på snøbrøyting er akseptert av kommunen i brev til tilbyder datert den 07.09.05. Tilbud og aksept er journalført ved at arkivkode er påført dokumentene. Journalføring av tilbud og aksept er i orden. Lastebil med underliggende skjær leverandør MAN Last og Buss Abacus AS har gjennomført anbudskonkurransen for Røros kommune og skrevet anskaffelsesprotokoll. Denne omfatter også protokoll på tilbudsåpning. Anskaffelsesprotokollen er ikke oversendt kommunen til journalføring, men forligger hos Abacus AS. Uthusprosjektet Det er ikke fortatt noen journalføring av avtalene knyttet til dette prosjektet. Inngåtte avtaler er ikke journalført. Portalløsning, nye nettsider - leverandør Sem & Stenersen Prokom AS Det er innhentet to tilbud. Det foreligger underskrevet avtale med valgt leverandør, men denne er ikke journalført. Avtale er underskrevet, men ikke journalført. Snøbrøyting Røros leverandør Kolo Veidekke AS Dette er en direkteanskaffelse. Det foreligger kontraktsdokument. Kopi av kontrakten vi har mottatt er ikke underskrevet av kommunen og oppdragutfører. Kontrakten er ikke journalført. 17

Inngått avtale er ikke journalført. 8. Rådmannens høringsuttalelse En foreløpig rapport ble sendt til rådmannen for uttalelse 09.10.2009. Rådmannen har avgitt uttalelse til rapporten i brev av 30.10.2009, hvor han kommer med utfyllende informasjon og forklaringer til en del av de kontrollerte anskaffelsene. For øvrig har han ikke merknader til rapporten og tar de påpekte manglene til etterretning. Rådmannens uttalelse vedlegges rapporten. 9. Revisjonens konklusjoner og anbefalinger 9.1 Revisjonens konklusjoner Formålet med revisjonen har vært å undersøke om Røros kommune følger regelverket for offentlige anskaffelser når det gjelder vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalene. Problemstilling 1: Hvordan er kommunens innkjøpsfunksjon organisert og hvilken betydning har det? Kommunen er organisert i etater som videre er inndelt i ulike enheter. Ansvar og myndighet er gjennomgående delegert til lederen for den enkelte enhet. Det medfører at mye av innkjøpet på enhetene må ses isolert for den enkelte enhet og ikke for kommunen under ett. Med delegert myndighet vil færre av anskaffelsene overstige terskelverdier som utløser krav til bestemte prosedyrer. Utstrakt bruk av delegert myndighet fører imidlertid til at flere må sette seg inn i bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Hovedtyngden av anskaffelser vil sannsynligvis dekkes av rammeavtalene som kommunen er tilknyttet gjennom den fylkeskommunale innkjøpsavtalen. Forutsatt at den enkelte enhetsleder har god kjennskap til regelverket, vil kommunens administrative organisering og bruk av delegert myndighet gi redusert risiko for at regelverket for offentlige anskaffelser blir brutt. Problemstilling 2: Har Røros kommune egne bestemmelser om anskaffelser? Røros kommune har ikke egne lokale bestemmelser om innkjøp ut over de overordnede prinsippene som er fastsatt i kommunens etiske retningslinjer. 18

Problemstilling 3: Er regelverket fulgt med hensyn til terskelverdier? (vurdering av anskaffelsens verdi, innhenting av anbud/tilbud, krav til konkurranse og kunngjøring, formelle krav med hensyn til skatteattest og HMS egenerklæring) Vår gjennomgang viser at det ikke i alle tilfeller inngås skriftlige avtaler ved vare- og tjenestekjøp. Flere innkjøp er gjennomført med bakgrunn i muntlig avtale. Etter vår vurdering har kommunen for flere anskaffelser ikke overholdt regelverkets krav til konkurranse. Det er foretatt direkteanskaffelser etter henvendelse til en leverandør i tilfeller hvor anskaffelsen etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser skal gjennomføres etter konkurranse. For alle anskaffelsene vi har sett på er det et obligatorisk krav at det skal skrives en anskaffelsesprotokoll. Dette er ikke gjort for mer enn en anskaffelse. I ettertid har kommunen ingen dokumentasjon for hvilke vurderinger som lå til grunn for den valgte framgangsmåten for de aktuelle anskaffelsene. For alle anskaffelsene vi har sett på foreligger det et krav om at leverandører som leverer tilbud skal legge fram skatteattest. Det er tilsvarende krav om å legge fram HMS-egenerklæring for alle tilbud om tjenester over kr 500.000, mens det for mindre anskaffelser er nok at den som får tildelt oppdraget leverer egenerklæring. Vi har ikke funnet at dette er i orden for noen av de innkjøpene vi har sett på. Problemstilling 4: Er regelverket fulgt med hensyn til tilbudsåpning, registrering og journalføring av innkomne tilbud? Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jf. anskaffelsesloven 5. Bestemmelsen kan gi grunnlag for innsynsrett og det er dermed viktig at kommunen har interne rutiner for journalføring. Innsynsretten er en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser. Videre vil det være et bidrag for å kunne forhindre korrupsjon. Vår gjennomgang viser at kommunen ikke har hatt rutiner for journalføring når det gjelder relevante dokumenter knyttet til anskaffelsesprosessen. Våre vurderinger bygger på gjennomgang av utvalgte anskaffelser over kr 100.000 og som ligger utenfor kommunens rammeavtaler. Konklusjonene gjelder derfor for denne typen anskaffelser og ikke for innkjøpsområdet som helhet i Røros kommune. Vi har heller ikke vurdert om innkjøpene har vært fornuftige eller om kommunen kunne oppnådd bedre betingelser om gjeldende regelverk i større grad var blitt fulgt. 19

9.2 Revisjonens anbefalinger På bakgrunn av funnene og vurderingene som vi har gjort vil vi anbefale følgende: - Kommunen bør gjennomføre opplæring av innkjøperne i regelverket om offentlige anskaffelser. - Kommunen bør etablere interne rutiner som sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser følges. - Kommunen bør vurdere om det er hensiktsmessig å inngå rammeavtaler for tjenestekjøp på flere områder. - Kommunen bør fastsette en mal for anskaffelsesprotokoll og etablere rutiner som sikrer at protokoll blir ført. - Kommunen bør etablere rutiner for å sikre at obligatoriske attester avkreves fra leverandører. - Kommunen bør innskjerpe rutinene for journalføring slik at relevante dokumenter for anskaffelser blir journalført. 20

R0ROS KOMMUNE Sentraladministrasjonen R0ros, 30.1 0.2009 val' ref Lepenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref 08/1557-3 9273/09 216 Henrik Gmlm 72 41 94 10 SVAR - FORVALTNINGSREVISJON OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Vi viser til revisjonens rapport og tar revisjonens anmerkl1inger om manglende protokoller til etterretning. For noen kontrakter er arsaken at de ble inngatt f0r kravet om protokollering kom. Kommentarer til enkelte poster Engasjementet av Odd S. Midtskog Odd midtskog er unik innenfor sitt spesielle fagfelt og brukes av oss leilighetsvis til konkrete ting og betales pa timebasis. Det er ikke inngatt noen avtale. Det har i praksis vrert lite hensiktsmessig med en prosjektbeskrivelse og innhenting av tilbud. Leie av container, t@mming av slam Tidligere kj0rte kommunen slammet med traktor og slamcontainer tillagunene i Hadalen. Utgangspunktet for dette var fra den tiden da slammet ble transportert til nydyrking pa "Floan". Traktoren som ble brukt til transporten ble utslitt, og siden transportlengden hadde blitt st0rre, var det ikke rasjonelt a fortsette med traktortransport. Pa dette tidspunktet var Tamnes transport det eneste alternativet, og vi hadde heller ingen anbudsregler for denne type anskaffelser. Ordningen er etter dette videref0rt fra ar til ar uten noen form for avtale. Pix 310 A (Fellingskjemikalie til avl@psrenseanlegget) Det er riktig at det tinnes flere leverand0rer av fellingskjemikalier, men de er ikke like og det kreves en lang eksperimenteringsperiode ved skifte av produkt. Omkostningene og merarbeidet ved skifte vii derfor vrere en ukjent faktor i en slik prosess. Tjenester i Storstuggu Det er ikke 0nskelig at Iyd og Iys i Storstuggu deles pa flere leverand0rer, og i praksis vii det vrere naturlig a velge den leverand0ren som RKK AS har valgt og som i tillegg har andre forvaltningsoppgaver i bygget. Protokoll med begrunnelse skulle naturligvis ha vrert skrevet. Sn@rydding Brekken Postadresse Besoksadresse Telefon Telefaks Org.nr: NO 939 898 743 MV A Bergmannsgata 19 Bergmannsgata 19 72419400 724 J9404 Bankgiro: 4280.05.23022 7374 R0ROS 7374 R0ROS E-post:postmottak@roros.kommune.no Postgiro: 0801.59.20301

Roros kommune Rydding av Sn0 pa kommunale veier og plasser i Brekken ble tidligere utf0rt av Skott Maskin. Det var imidlertid for liten jobb til at de kunne holde en mann i beredskap for dette arbeidet. Oppdraget er derfor best egnet for en lokal person som kan ha dette som et bierverv. Borgos traktorservice var pa dette tidspunktet nyetablert, og vi fant ingen andre som var interessert i oppdraget. Snobroyting Vika - Bukkvollan, Vika - Bekkosen, Valsetveien og Harsjoveien. Dette er bf0yteroder der det rna benyttes broytebil. Valsetveien og Harsj0veien ble tidligere broytet av Leik Feragen Eftf. Avtalen ble sagt opp og det var ingen andre altemativer enn a knytte dette opp m0t vegvesenets broyterode pa RV31. Veiene fra Vika ble tidligere broytet av Daniel Tingstad. Da han sa opp avtalen var det heller ikke her andre altemativer enn a knytte dette opp til vegvesenets avtale med Kolo veidekke om broyting av fylkesveien Vikabrua - Vika. Det er generelt et problem a fa noen til a ta pa seg broyting i distriktet, og erfaringsmessig har en generell utlysing lite for seg. Uthusprosjektet Dette er et omrade som har vrert tatt opp til diskusjon mange ganger, og en har hver gang konkludert med at det i praksis er vanskelig a fa etablert en reell konkurranse. Som nevnt ligger begrunnelsen i at det kreves en kompetanse som er opparbeidet gjennom kurs som er kj0rt i regi av Uthusprosjektet eller av Riksantikvaren. Det legges i tillegg vekt pa at handverkeme i prosjektet skal kunne ha en jevn beskjeftigelse. For 0vrig har vi ingen merknader til rapporten. For radmannen gir den en god gjennomgang av gjennomf0rte innkj0p og hvordan praktiseringen av regelverket har vrert. De papekte manglene tar vi til etterretning. ~Z~ ;;'=Gronn radmann Kopi: Vedlegg: Var ref. : 08/1557-3 2