OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I RINDAL KOMMUNE. Følges regelverket ved driftsanskaffelser?

Transkript

1 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I RINDAL KOMMUNE Følges regelverket ved driftsanskaffelser? Forvaltningsrevisjonsrapport 2009 Adresse: Kaibakken 1, 6509 Kristiansund N Telefon: Telefax: Org.nr.: mva E-post: post@drn.no Medlem av Norges Kommunerevisorforbund

2 2

3 INNHOLD 0. Sammendrag Bakgrunn for undersøkelsen Generelt om offentlige anskaffelser Offentlige anskaffelser i kommunen driftsanskaffelser Problemstilling og revisjonskriterier Problemstilling Avgrensning Revisjonskriterier Grunnleggende krav til alle anskaffelser Anvendelsesområdet: forskriftens ulike deler Metode Innsamling og bearbeiding av data Har organiseringen av innkjøpsfunksjonen betydning for anskaffelsesreglene? Revisjonskriterier Delegasjonsreglement og økonomireglement Hva er en anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp? Faktaopplysninger Revisors vurdering Har kommunen egne retningslinjer for innkjøp og følges disse? Revisjonskriteriet Faktaopplysninger Revisors vurdering Forholder kommunen seg til regelverket når det gjelder terskelverdiene? Revisjonskriterier Beregning av terskelverdier Krav til konkurranse Tjenestekontrakter Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Kunngjøringskrav Anskaffelsesprotokoll Skatteattest og HMS Journalføring/arkivering Kontrakter Faktaopplysninger Anskaffelser mellom og eks. mva Anskaffelser over kr eks. mva Revisors vurdering Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler og i hvilken grad benyttes rammeavtalene ved kommunens innkjøp? Revisjonskriterier Om rammeavtaler Varigheten av rammeavtaler Hvem kan benytte seg av rammeavtalen(e)?

4 7.1.4 Kjøpeplikt/leveringsplikt Faktaopplysninger Revisors vurdering Følges anskaffelsesregelverket i forbindelse med mottak av tilbud? Revisjonskriterier Tilbudets utforming, forskriftens Tilbakekall og endring av tilbud, forskriftens Registrering av innkomne tilbud, forskriftens Faktaopplysninger Revisors vurdering Sikres dokumentbehandlingen gjennom anskaffelsesprosessen? Revisjonskriterier Offentlighet og taushetsplikt Kommunens arkivplan Journalføring og arkivering Faktaopplysninger Revisors vurdering Høring Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger Vedlegg: Vedlegg 1: Kilder Vedlegg 2: Bestillingen fra kontrollutvalget Vedlegg 3: Oversikt over inngåtte rammeavtaler via Innkjøpssamarbeidet Vedlegg 4: Intervjuguide benyttet ved gjennomføring av prosjektet

5 0. Sammendrag På oppdrag fra kontrollutvalget i Rindal har vi gjennomført en forvaltningsrevisjon rettet mot offentlige anskaffelser i kommunen med utgangspunkt i om regelverket blir fulgt ved driftsanskaffelser. På bakgrunn av denne hovedproblemstillingen ble følgende delproblemstillinger konkretisert: 1. Har organiseringen av innkjøpsfunksjonen betydning for anskaffelsesreglene? 2. Har kommunen egne retningslinjer for innkjøp og følges disse? 3. Hvordan forholder kommunen seg til regelverket når det gjelder terskelverdiene? 4. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler og i hvilken grad benyttes rammeavtalene ved innkjøp? 5. Følges regelverket i forbindelse med mottak av tilbud? 6. Sikres dokumentbehandlingen gjennom anskaffelsesprosessen? For å gi svar på delproblemstillingene har det vært gjennomført samtaler med personer som har sentrale funksjoner i forbindelse med innkjøp i kommunen. Det har vært innhentet dokumenter i tilknytning til anskaffelsesprosessen for enkelte anskaffelser, i tillegg til at det har vært innhentet regnskapsdata vedrørende aktuelle driftskontoer fra kommunens regnskapssystem. Annen dokumentanalyse er også gjennomført, det tenkes da spesielt på innhentet dokumentasjon fra kunngjøringsdatabasen Doffin og fra innkjøpssamarbeidet. Rindal kommune er tilsluttet Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid som ble dannet etter at flere av Orkide-kommunene i 2002 ønsket et samarbeid på innkjøpssiden. I forhold til de rammeavtalene innkjøpssamarbeidet har inngått og som benyttes av kommunen, ble et utvalg av disse gjennomgått med utgangspunkt i anskaffelsesregelverkets krav om synliggjøring av Rindal kommune som en av oppdragsgiverne enten i kunngjøringen eller i det tilhørende konkurransegrunnlaget. Dette er avgjørende for om Rindal kommune har rett til å kunne benytte seg av de inngåtte avtalene. Gjennomgang viste at anskaffelsesregelverkets krav var ivaretatt for Rindal kommunes vedkommende. Rindal kommune har en administrativ organisering som medfører at den enkelte enhet har delegert innkjøpsfullmakt og rapporterer på budsjett direkte til rådmannen. I dette ligger det at den enkelte enhetsleder må ha kjennskap til anskaffelsesregelverkets bestemmelser, og at anskaffelser kan foretas kun innenfor den vedtatte budsjettrammen for enheten. Hva innkjøpsansvaret innebærer, og hvem som kan foreta innkjøp er ikke klart definert i noe reglement. Kommunen har ikke vedtatt egne lokale retningslinjer for sine innkjøp, noe som innebærer at lov om offentlige anskaffelser med forskrift skal følges direkte. Kommunen har gode rutiner på å legge alle inngåtte rammeavtaler og eventuelle endringer i disse ut på kommunens intranett, slik at alle innkjøpere til enhver tid skal ha god oversikt over hvilke rammeavtaler som gjelder og avtalenes innhold. Når det gjelder beregning og fastsetting av terskelverdier forholder kommunen seg til regelverket på dette området for de anskaffelsene vi har sett på i denne undersøkelsen som gjelder

6 Undersøkelsen viser at kommunen ikke følger alle regelverkets krav for gjennomføring og dokumentasjon av anskaffelsesprosessen for alle anskaffelser i 2008 med en verdi mellom kroner og for anskaffelser over kroner eks mva. For enkelte anskaffelser følges regelverket fullt ut i forhold til de kontrollpunktene denne undersøkelsen bygger på, mens det for andre anskaffelser kan mangle enten kunngjøring, føring av anskaffelsesprotokoll, innhenting av skatteattester/hms-egenerklæring eller underskrevet kontrakt. Dette medfører at kommunen ved enkelte anledninger har brutt regelverket. Det er svært viktig at kommunen sikrer at alle anskaffelser følger regelverkets bestemmelser. I forhold til anskaffelser mellom og kan det spesielt fokuseres på viktigheten av at kunngjøringskravet blir overholdt og at anskaffelsesprotokoll skrives. Det er viktig for kommunen å ha protokoller som dokumenterer alle viktige hendelser gjennom anskaffelsesprosessen og hvilke beslutninger som er tatt i denne forbindelse. Det kan også være en fordel om kommunen utarbeider en slik anskaffelsesprotokoll også i de tilfeller det kan være usikkerhet om anskaffelsens totale verdi kommer over den fastsatte kunngjøringsgrensen på kroner eks moms eller ikke. Rindal kommune har stort sett tilfredsstillende rutiner for inngåelse av egne rammeavtaler. Vår undersøkelse av avtalelojaliteten i forhold til de rammeavtalene som er inngått av NII 1, viser at kommunen i svært stor grad benytter seg av rammeavtalene i forbindelse med sine innkjøp. Den samme avtalelojaliteten gjelder også i forhold til kommunens egne inngåtte rammeavtaler. Vår undersøkelse viser at sentralt postmottak har tilfredsstillende rutiner knyttet til mottak og registrering av mottatte anbud. Det samme gjelder rutinene kommunen har fulgt for journalføring og arkivering av relevante dokumenter i tilknytning til de anskaffelsene denne undersøkelsen omfatter. Kommunens arkivplan har ikke har vært rullert siden den ble vedtatt i Dette er ikke i henhold til kravene i arkivforskriften, der det framgår at alle kommuner skal ha en kontinuerlig oppdatert og godkjent arkivplan i henhold til NOARK 4.1-standarden 2. Rindal kommune bør gjennomgå eksisterende arkivplan for å oppfylle kravene i gjeldende standard, samt foreta en kontinuerlig oppdatering av denne. På bakgrunn av våre funn og vurderinger anbefaler vi følgende: Det anbefales at kommunen utarbeider et skriftlig attestasjons- og anvisningsreglement der det også framgår hvem som har delegert innkjøpsansvar og hva innkjøpsansvaret innebærer. Det anbefales kommunen å sikre at alle driftsanskaffelser følger de bestemmelser anskaffelses regelverket omhandler i forhold til gjennomføring og dokumentasjon. Herunder: * sikre at kunngjøringskravet om konkurranse overholdes for alle kjøp over kr eks mva., * sikre at det utarbeides anskaffelsesprotokoll som dokumenterer hele 1 NII = Nordmøre Interkommunale Innkjøpssamarbeid 2 NOARK 4.1-standarden er en mal for arkivplan utarbeidet av riksarkivaren. 6

7 anskaffelsesprosessen for alle anskaffelser over kr eks mva., * sikre at skatteattest / HMS-egenerklæring innhentes for alle anskaffelser over kr eks mva., * sikre at det blir inngått skriftlig kontrakt med leverandørene. Det anbefales at kommunen følger regelverkets bestemmelser i forhold til kjøp av kraft samt administreringen av salget av kommunens konsesjonskraft. Det anbefales at kommunen vurderer å inngå rammeavtale for sine banktjenester. Det anbefales at kommunen gjennomgår eksisterende arkivplan og oppdaterer denne i henhold til forskriftens krav. Arkivplana oppdateres kontinuerlig. Kristiansund, 17. juni 2009 Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Bjarne Dyrnes Distriktsrevisor Statsautorisert revisor Marianne Hopmark Fagansvarlig forvaltningsrevisjon 7

8 8

9 1. Bakgrunn for undersøkelsen Kontrollutvalget i Rindal kommune bestilte i sak 09/09 datert en forvaltningsrevisjon vedrørende: Offentlige anskaffelser i Rindal kommune etterlevelse av regelverket ved driftsanskaffelser utført hos Distriktsrevisjon Nordmøre IKS 3. Det ble i bestillingen presisert at kontrollutvalget ville ha seg forelagt en prosjektplan fra revisjonen i forbindelse med oppstarten av prosjektet, noe som ble imøtekommet via kontakt med kontrollutvalgets leder med utgangspunkt i et utarbeidet forslag til hva rapporten kunne omhandle ut fra den valgte problemstillingen. Bestillingen fra Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre er datert den Generelt om offentlige anskaffelser I Norge foretar offentlig sektor innkjøp for ca 270 milliarder 4 kroner hvert år. Det vedtatte regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at midlene utnyttes på best mulig måte gjennom kostnadseffektive innkjøp, samtidig som offentlig sektor gjennom sine anskaffelser skal være med å bidra til utvikling av et konkurransedyktig næringsliv. Gjennom EØS-avtalen og WTO-forhandlingene er Norge internasjonalt forpliktet til å følge bestemte framgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse terskelverdier. I tillegg har vi nasjonale regler under disse terskelverdiene som gir større valgfrihet og fleksibilitet for de som gjennomfører innkjøp. I forbindelse med revidering av EU-direktivene for innkjøp, vedtok Norge ny forskrift om offentlige anskaffelser 7. april Den nye forskriften trådte i kraft 1. januar I henhold til forskriftens 1-2 gjelder forskriften for alle offentlige oppdragsgivere. Bakgrunnen for dette er at det offentlige ikke i samme grad som private er utsatt for markedskreftene når de tar sine beslutninger. Forskriften skal være med å sikre at det offentlige velger sine leverandører på en måte som sikrer best mulig effektiv ressursbruk og en likebehandling av de aktuelle leverandørene. Vi hører ganske ofte om brudd på regelverket for offentlige anskaffelser. Dette kan både skyldes at regelverket er omfattende og komplisert, og at det kan være manglende kunnskap om regelverket fra innkjøpers side. For å møte dette utarbeidet FAD 5 en veileder som gir en god oversikt over regelverket for offentlige anskaffelser. Den primære målgruppen for den omfattende veilederen er innkjøpere i offentlig sektor som jobber med innkjøp til daglig. Når det gjelder råd knyttet til den mer praktiske planleggingen, gjennomføringen og oppfølgingen av innkjøp, vises det til veilederen Beste praksis 6. Regelverket kan være med å bidra til å motvirke korrupsjon og øke den etiske standarden i offentlige anskaffelser. I loven/forskriften er det tatt inn en bestemmelse om at klagenemnda 3 Bestillingen fra Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre er vedlagt rapporten i vedlegg 1. 4 Jfr. KOSTRA-tall 5 FAD Fornyings- og administrasjonsdepartementet 6 Beste praksis veilederen finnes på følgende nettadresse: 9

10 for offentlige anskaffelser, KOFA, kan ilegge et overtredelsesgebyr på inntil 15 % av anskaffelsens verdi 7 hvis nemnda finner ut at det er foretatt en ulovlig direkte anskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlige direkteanskaffelser inn for vurdering av KOFA, der foreldelsesfristen er to år. 1.2 Offentlige anskaffelser i kommunen driftsanskaffelser Tabellen nedenfor viser kommunens totale kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon 8 for årene Kjøp av varer og tjenester Driftsregnskapet Budsjettert Problemstilling og revisjonskriterier 2.1 Problemstilling Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp når det gjelder driftsanskaffelser. For å svare på denne problemstillingen ble følgende delproblemstillinger konkretisert: 1. Har organiseringen av innkjøpsfunksjonen betydning for anskaffelsesreglene? 2. Har kommunen egne retningslinjer for innkjøp og følges disse? 3. Hvordan forholder kommunen seg til regelverket når det gjelder terskelverdiene? 4. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler og i hvilken grad benyttes rammeavtalene ved innkjøp? 5. Følges regelverket i forbindelse med mottak av tilbud? 6. Sikres dokumentbehandlingen gjennom anskaffelsesprosessen? 2.2 Avgrensning Prosjektet er avgrenset til å undersøke om regelverkets bestemmelser i forbindelse med kjøp av varer og tjenester (driftsanskaffelser) som er regnskapsført i 2008, er hensyntatt. Prosjektet omfatter ikke vurderinger om alle prosedyrebestemmelser i innkjøpsprosessen er fulgt, men det er gjennom kriteriene synliggjort hva prosjektet omhandler og blir vurdert opp mot. Prosjektet omfatter ikke om kommunen har foretatt en etisk eller miljømessig anskaffelse eller om anskaffelsen er foretatt ved e-handel. Det er ikke foretatt noen vurdering av om arkiveringspraksis og praksis i forbindelse med kassasjon er i henhold til gjeldende regelverk. 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Kriteriene er hentet fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser, fra kommunens reglementer og eventuelt andre rutiner som kommunen har utarbeidet 7 Det vises til lovens/forskriftens bestemmelse. 8 Varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon = KOSTRA-artene

11 innenfor innkjøpsområdet. De valgte revisjonskriteriene vil bli omtalt under hver enkelt delproblemstilling Grunnleggende krav til alle anskaffelser 9 Noen grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Disse prinsippene er nedfelt i lovens 5 og forskriftens 3-1 og er følgende: 1. Forholdsmessighet: Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsen. 2. Krav til konkurranse: Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse. Bakgrunnen for kravet er at konkurranser anses som et virkemiddel for å sikre en mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige, og bidra til økt verdiskapning i samfunnet i samsvar med lovens formål. 3. God forretningsskikk: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk. Kravet til god forretningsskikk innebærer at oppdragsgiver må forholde seg slik til en aktsom profesjonell aktør ville gjort på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver må sørge for en forsvarlig og saklig saksbehandling, og at anskaffelsen foretas på en økonomisk og ressurseffektiv måte. 4. Likebehandling og ikke-diskriminering: Oppdragsgiver skal sikre at alle leverandørene behandles likt gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette gjelder blant annet valg av prosedyre, utarbeidelse av kunngjøring og konkurransegrunnlag i kvalifiserings- og tildelingsprosessen. Det er uttrykkelig bestemt at oppdragsgiver ikke skal diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilknytning. 5. Forutberegnelighet: Kravet innebærer at anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene. 6. Gjennomsiktelighet og etterprøvbarhet: Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til gjennomsiktelighet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Dette innebærer et krav om åpenhet om selve konkurransen og kan begrunne innsynsrett i dokumenter som viser hvordan anskaffelsesprosessen har foregått. Oppdragsgiver skal også sikre at hensynet til etterprøvbarhet ivaretas, noe som innebærer at oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen. De grunnleggende kravene kan sees på som en forlengelse av lovens formålsbestemmelse, jf lovens 1, der det framgår at regelverket skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte. Formålet med de grunnleggende prinsippene er blant annet å ivareta rettssikkerheten til alle aktører i anskaffelsesprosessen for å sikre at aktuelle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Videre skal kravene sikre effektiv ressursbruk i offentlig sektor. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken del av forskriften som regulerer anskaffelsen, og uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges. De grunnleggende kravene må overholdes på alle stadier av anskaffelsesprosessen. 9 Kilde: Veileder for offentlige anskaffelser kap

12 De grunnleggende prinsippene kan benyttes for å utlede hvordan en anskaffelse skal gjennomføres i de tilfeller hvor anskaffelsene ikke direkte er regulert i regelverket. Disse prinsippene kan dermed bli et selvstendig rettslig grunnlag for plikter og rettigheter i anskaffelsesprosessen. At de grunnleggende prinsippene gir føringer for anskaffelsesprosessen er spesielt synlig når anskaffelsen foretas etter forskriftens del I. I forskriftens del I er det få detaljerte prosedyrekrav for hvordan anskaffelser skal foretas. Dette er for å gi oppdragsgiver større fleksibilitet. Derfor er det hovedsaklig de grunnleggende prinsippene som fastsetter rammene for hvordan anskaffelsen skal foretas. I forskriftens del II og III vil de grunnleggende prinsippene utfylle prosedyrereglene Anvendelsesområdet: forskriftens ulike deler 10 Forskriften til lov om offentlige anskaffelser er detaljerte, og det foreligger en egen veileder om hva som kreves for å oppfylle forskriftens krav. Forskriften er delt i fire deler som hver regulerer ulike typer av anskaffelser, avhengig av anskaffelsens art og verdi, jf De ulike terskelverdiene som er angitt i forskriften har betydning for hvilken del av forskriften som skal benyttes ved den aktuelle anskaffelsen. De terskelverdiene som er aktuelle for når oppdragsgiver må kunngjøre anskaffelsen i EØS-området, gjengis i tabellen nedenfor. Terskelverdiene justeres hvert andre år. Fornyings- og administrasjonsdepartementet foretar endringene i terskelverdiene og publiserer disse på departementets hjemmeside: Tabell 1: Anvendelsesområde for de ulike delene av forskriften. Del I Gjelder for alle anskaffelser uavhengig av anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver kan velge å følge del I hvis anskaffelsen er på kr eller mindre, eller hvis noen av unntaksbestemmelsene i 2-1 annet ledd er oppfylt. Oppdragsgiver kan også velge å bare følge del I for kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester som kjøpes fra ideelle organisasjoner. Del I og II For anskaffelser mellom kr og EØS-terskelverdiene, samt uprioriterte tjenester uavhengig av anskaffelsens verdi. Kontrakter om telefon-, teleks-, mobilradio-, personsøkings- og satelittjenester skal følge del I og II, uavhengig av anskaffelsens verdi. Del I og III Gjelder anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Terskelverdiene finnes i forskriftens 2-2. Del I og IV Kontrakter om bygge- og anlegg til sosiale formål kan istedenfor å inngås etter reglene i del II eller del III, inngås etter reglene i del IV. Kontrakter om plan- og designkonkurranser og bygge- og anleggskonsesjoner gjennomføres etter reglene i del IV. Kilde: Veileder til reglene omoffentlige anskaffelser. 10 Hentet fra gjeldende forskrift om offentlige anskaffelser av , nr

13 Tabell 2: EØS-terskelverdier klassisk sektor 11 Terskelverdier 2007 Terskelverdier 2008/2009 Vare- og tjenestekontrakter hos sentrale kroner kroner statlige organer/etater Vare- og tjenestekjøp hos andre offentlige kroner kroner oppdragsgivere Årlig veiledende kunngjøring om kroner kroner planlagte vare- og tjenestekjøp Delarbeid (tjenester) som kan unntas EØSkunngjøring kroner kroner Alle oppdragsgiveres bygg- og kroner kroner anleggsprosjekt Årlig veiledende kunngjøring for bygg- og kroner kroner anleggsarbeider Delarbeid (bygg og anlegg) som kan unntas EØS-kunngjøring kroner kroner I utgangspunktet skal den samlede verdien av delarbeider legges til grunn ved beregning av terskelverdiene. 3. Metode Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001, Standard for forvaltningsrevisjon som er fastsatt av NKRF (Norges kommunerevisorforbund). I tråd med formålet bygger denne undersøkelsen på å vurdere om Rindal kommune følger anskaffelsesregelverket når det gjelder driftsanskaffelser. Datainnsaling er gjennomført på bakgrunn av intervju/samtale med aktuelle ledere og medarbeidere tilknyttet Rindal kommunes administrasjon som har ansvar for og arbeider med anskaffelser, samt foretatt dokumentanalyse av regnskapsopplysninger, kommunale vedtak, inngåtte avtaler/kontrakter og andre aktuelle dokumenter som opplysninger fra kunngjøringsdatabasen Doffin. Kvalitetssikring av datagrunnlaget omfatter en vurdering av pålitelighet (reliabilitet) og gyldighet (validitet). Gyldighet er uttrykk for om vi har målt det vi ønsker å måle. Dataenes gyldighet i dette prosjektet ble sikret ved at revisjonen har innhentet sentrale dokumenter for Rindal, samtidig som det er gjennomført samtaler med sentrale personer ved administrasjonen med utgangspunkt i anskaffelsesregelverket og andre aktuelle rutiner/retningslinjer i forbindelse med innkjøp. Påliteligheten uttrykker hvor nøyaktig datainnsamlingen har vært. Under intervjuene ble det benyttet intervjuguide, og intervjuene er verifisert/godkjent i ettertid. 11 Terskelverdiene fastsettes av Fornyings- og Administrasjonsdept (FAD). 13

14 3.1 Innsamling og bearbeiding av data Først undersøkte vi hvordan kommunen har organisert sin innkjøpstjeneste og ved gjennomgang av det regelverket eller de retningslinjer kommunen benytter i forbindelse med sine anskaffelser. For å finne ut hvilke anskaffelser kommunen har foretatt, har vi gjennomgått relevante kontoer i driftsregnskapet fra artsgruppene , kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon. Vi har sortert ut enkelte tjeneste- og varegrupper hvor det er inngått rammeavtaler for å kontrollere om kommunen har brukt de leverandørene som det er inngått avtale med, eller om også andre leverandører er benyttet og eventuelt i hvor stor grad. Dette gjelder både i forhold til rammeavtaler Nordmøre Interkommunale Innkjøpssamarbeid har inngått med leverandører på vegne av Rindal kommune og rammeavtaler Rindal kommune selv har inngått. Vi har kontrollert etterlevelsen av regelverket i forbindelse med enkelte inngåtte avtaler og foretatte innkjøp som danner grunnlaget for denne undersøkelsen, og det er innhentet informasjon om kommunens dokumentbehandling- og arkiveringsrutiner i forbindelse med kommunens anskaffelser. 4. Har organiseringen av innkjøpsfunksjonen betydning for anskaffelsesreglene? 4.1 Revisjonskriterier Flere samfunnshensyn krever en klar innkjøpspolitikk i kommunene. Kommunene er store markedsaktører både lokalt og nasjonalt, og må opptre profesjonelt og på en måte som vekker tillit til omverdenen. Nye samfunnsmessige hensyn, krav og muligheter betyr også et tydeligere skille mellom politikere som bestillere og administrasjonen som utførere i anskaffelsesprosessen. Det betyr at politikerne bør fastsette overordnede prinsipper for hvordan kommunen skal forholde seg til blant annet: Etikk Miljø, sosiale hensyn mv Universell utforming E-handel Innkjøpssamarbeid I tillegg bør det fastsettes hvordan ansvaret for innkjøp skal fordeles mellom politisk og administrativt nivå, hvordan innkjøpsfunksjonen skal organiseres og hvilke krav som skal stilles til kompetanse Delegasjonsreglement og økonomireglement Den lovmessige hjemmelen for kommunestyrets delegasjonsmuligheter finnes i Kommuneloven. Delegasjon til rådmannen er hjemlet i lovens I henhold til tillegg til vedtatt delegasjonsreglement for Rindal kommune står det under punkt A Generelt: I rådmannens fravær utøver økonomisjefen som rådmannens formelle stedfortreder alle rådmannens fullmakter, med unntak av anvisningsretten (jf. eget regelverk for denne). 14

15 I forhold til vedtatt økonomireglement får den enkelte enhetsleder tildelt en økonomisk ramme som tilsvarer budsjettet for fra vedtatt økonomiplan til disposisjon for sin virksomhet Hva er en anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp 12? I enkelte innkjøpsvirksomheter kan det være flere desentraliserte enheter innenfor samme juridiske enhet som gjør innkjøp. Dette vil typisk være aktuelt i staten, i en stor kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må sees i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. I en slik sammenheng må det vurderes hva som utgjør anskaffelsen. Departementet har i en fortolkningsuttale til Vest-Agder fylkeskommune oppsummert noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng med beregning av terskelverdi. I vurderingen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderinger er: Om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar. Om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning hvis motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. 4.2 Faktaopplysninger Rindal kommune er administrativt organisert i en 2-nivåmodell. Lederteamet består av rådmann, økonomisjef, plansjef og kontorsjef. 15 enhetsledere (inklusive NAV) rapporterer direkte til lederteamet. I stab er et sekretærkorps og ei økonomiavdeling, i tillegg til en skolefaglig ansvarlig. Den administrative organiseringen er bygd opp slik at den enkelte enhetsleder innehar budsjettansvar for sin enhet. Den enkelte enhet får tildelt en ramme som de skal styre sin virksomhet innenfor og enhetsleder rapporterer på budsjett direkte til rådmann. Rindal kommune har ikke vedtatt et eget attestasjons- og anvisningsreglement, men dette er et arbeid som pågår og skal ferdigstilles høsten Kommunen har etablert en attestasjonsog anvisningsordning av fakturaer som har vært praktisert i flere år, og som vil vedvare til nytt reglement blir vedtatt. Vi har mottatt en oversikt som viser hvordan attestasjon- /anvisningsfunksjonen er tenkt organisert og hvem som vil få nevnte myndighet etter det nye reglementet. Denne oversikten er laget i forbindelse med at kommunen tar i bruk scanning av fakturaer. Det skal refereres til denne lista i økonomi- eller i delegasjonsreglementet. Lista er operativ fra mai Veileder til Forskrift om offentlige anskaffelser kap

16 Reglementet bør i tillegg inneholde bestemmelser i forhold til kommunale innkjøp, hva innkjøpsansvaret omfatter og hvem som har fått delegert innkjøpsansvar. Rindal kommune er tilsluttet Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid 13 som ble dannet i 2002 etter at flere av Orkide-kommunene ønsket et samarbeid på innkjøpssiden. Anbudsprosessen og oppfølgingen av avtaler for innkjøpssamarbeidet ivaretas av innkjøpere i Kristiansund kommune. Gjennom dette innkjøpssamarbeidet har Rindal pr tilsluttet seg 33 forskjellige rammeavtaler. Alle inngåtte rammeavtaler og alle endringer som blir foretatt i forbindelse med rammeavtalene blir lagt ut på kommunens intranett, slik at innkjøperne til enhver tid skal være oppdatert i forhold til hvilke rammeavtaler som gjelder samt innholdet i disse. I følge økonomisjefen er det innenfor driftsbudsjettet få innkjøp som er større enn kr Rindal kommune har pr i dag ikke vedtatt etiske retningslinjer som sier noe om hvilke etiske prinsipper som må legges til grunn for i forbindelse med kommunens innkjøp. I henhold til mottatte opplysninger er dette et arbeid som startes opp før ferien og ferdigstilles i løpet av høsten Revisors vurdering I henhold til kommunens økonomireglement får hver enhet tildelt en ramme som de skal styre sin virksomhet innenfor. Dette medfører at den enkelte enhet har budsjett- og innkjøpsansvar innenfor sitt område. Dette kan igjen medfører at enkelte anskaffelser kan sees isolert pr resultatenhet og ikke nødvendigvis samlet for kommunen. På denne måten vil færre anskaffelser i så fall bli omfattet av bestemmelsene om terskelverdiene, noe som kan føre til lavere risiko for at bestemmelsene i anskaffelsesregelverket brytes. Kommunen mangler et skriftlig, vedtatt attestasjons- og anvisningsreglement som viser hvem som har nødvendig fullmakt til å attestere/anvise innenfor den enkelte enhets ansvarsområde, og hvem som innehar innkjøpsmyndighet i kommunen. Selv om kommunen mangler et vedtatt reglement på dette området, er det etablert en praksis i forhold til attestasjon og anvisning som har fungert over mange år. Det anbefales imidlertid at det utarbeides et skriftlig attestasjons- og anvisningsreglement for kommunen, der det i tillegg framgår hvem som har fått delegert innkjøpsansvar og nærmere hva innkjøpsansvaret innebærer. En delegasjon av innkjøpsfullmakt krever at den som får delegert myndighet til å foreta innkjøp for kommunen har den nødvendige kunnskapen om bestemmelsene i anskaffelsesregelverket. Selv om kommunen i stor grad benytter seg av innkjøpssamarbeidets og egne inngåtte avtaler, vil det framdeles forekomme situasjoner der det i kommunen, innenfor enkelte enheter, må gjennomføres anskaffelser som omfattes av et krevende regelverk. En slik delegering fordrer god informasjon om det generelle regelverket og om de stadige endringene som gjøres i forhold til dette, slik at alle kommunens innkjøpere til enhver tid er godt orientert om regelverkets krav og pålegg. 13 I rapporten også benevnt NII. 16

17 I forhold til å fastsette overordnede prinsipper for hvordan kommunen skal forholde seg til etiske problemstillinger blant annet i forbindelse med innkjøp, er kommunen i startfasen med å utarbeide retningslinjer på dette området. Det er positivt at kommunen setter temaet om etikk på dagsorden. 5. Har kommunen egne retningslinjer for innkjøp og følges disse? 5.1 Revisjonskriteriet Kommunen har anledning til å vedta egne lokale bestemmelser/retningslinjer som er mer spesifisert og strengere enn det hovedregelen i lov og forskrift legger opp til. Dersom kommunen ikke har fastsatt egne retningslinjer på området, så er det hovedreglene i lov og forskrift som skal følges. 5.2 Faktaopplysninger Vi har mottatt opplysninger om at Rindal kommune ikke har utarbeidet et eget innkjøps- eller anskaffelsesreglement. I den forbindelse er økonomisjefen av den oppfatning at det er bestemmelsene i lov/forskrift som gjelder, og at det er disse bestemmelsene som blir lagt til grunn ved anskaffelser i Rindal kommune. Det er den enkelte enhetsleder sammen med økonomisjef som er ansvarlig for at regleverket om offentlige anskaffelser følges. 5.3 Revisors vurdering I og med at Rindal kommune ikke har vedtatt eget regelverk som regulerer kommunens innkjøp, er det slik at hovedreglene i lov og forskrift er retningsgivende for hvordan innkjøpene skal gjennomføres. 6. Forholder kommunen seg til regelverket når det gjelder terskelverdiene? 6.1 Revisjonskriterier I dette kapitlet sees det spesielt på anskaffelser mellom og kroner samt anskaffelser over og EØS-terskelverdiene Beregning av terskelverdier Reglene om beregning av terskelverdier er fastsatt i forskriftens 2-3. Oppdragsgiver plikter å foreta en forsvarlig vurdering av anskaffelsens verdi for å vurdere om anskaffelsen kommer over eller under de aktuelle terskelverdiene, og for å kunne slå fast hvilke regler som gjelder for den aktuelle anskaffelsen. Reglene om beregning av terskelverdier gjelder både EØSterskelverdiene og den nasjonale terskelverdien. Ved beregning av terskelverdier må oppdragsgiver anslå anskaffelsens verdi. I den nye forskriften er det presisert at oppdragsgiver må gjøre et anslag over det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale eks. mva, for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. Det er et generelt forbud i lov om offentlige anskaffelser å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Oppdragsgiver må 17

18 derfor ikke kunstig dele opp anskaffelsen for å tilpasse seg terskelverdiene. Anskaffelser kan bare deles opp der det foreliger saklige grunner for dette. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelser i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør en anskaffelse er om den planlagte anskaffelsen samlet har til formål å dekke et bestemt behov. Oppdragsgiver må gjøre et anslag over hva man mener anskaffelsen vil være verdt. Tidligere anskaffelser av samme type, andre offentlige oppdragsgiveres anskaffelser og markedsundersøkelser vil være momenter som er sentrale i en slik vurdering. Oppdragsgiver må foreta et forsvarlig skjønn ved beregning av anskaffelsens verdi. Om det i etterkant viser seg at anskaffelsen ligger over terskelverdiene, er dette ikke avgjørende hvis oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn. Dersom tilbudene ligger høyt over anslagene, kan det være grunn til å stille spørsmål om oppdragsgivers anslag har vært forsvarlig. Anslaget over anskaffelsens verdi må være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøringen. I praksis innebærer dette når oppdragsgiver sender inn kunngjøringsskjemaet til Doffin. For anskaffelser som ikke krever kunngjøring, må tidspunktet for når oppdragsgiver etter en forsvarlig vurdering av markedet begynner å innhente tilbud legges til grunn, jfr, forskriftens 2-3, annet ledd. Dette kan for eksempel være når oppdragsgiver etter å ha undersøkt tidligere priser, eventuelt hva andre oppdragsgiverer har betalt for sammenlignbare anskaffelser, henvender seg til leverandører for å få pristilbud Krav til konkurranse Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jfr lovens 5 og forskriftens 3-1 første ledd. Bakgrunnen for kravet er at konkurranser anses som et egnet virkemiddel for å sikre en mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige, og bidra til økt verdiskapning i samfunnet i samsvar med lovens formål. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Oppdragsgiver plikter derfor også så langt det er mulig å sikre konkurranse om anskaffelser som følger framgangsmåten i forskriftens del I, for eksempel for anskaffelser med en verdi under kroner. Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at kravet til hvordan konkurransen skal gjennomføres, og hvor mange aktører som skal være med i konkurransen, øker med anskaffelsens verdi og betydning. Kravet til konkurranse gjelder kun så langt det er mulig. Hovedregelen er at konkurranse skal overholdes. I enkelte unntakstilfeller vil oppdragsgiver kunne tildele en kontrakt til en leverandør uten konkurranse, forutsatt at det foreligger hjemmel for dette i anskaffelsesregelverket. Dette vil typisk gjelde der det kun er en leverandør i markedet, og oppdragsgiver kan anskaffe ytelsen direkte fra leverandøren. Jfr. forskriftens 2-1 annet ledd bokstav a og 14-4 bokstav c. Dersom anskaffelsen gjelder et ubetydelig beløp, kan forholdsmessighetsprinsippet i visse tilfeller også tilsi at det er tilstrekkelig å kontakte en leverandør. 18

19 6.1.3 Tjenestekontrakter For løpende tjenestekontrakter uten fastsatt samlet pris, er det i forskriften fastsatt noen regler for hvordan terskelverdiene skal beregnes jf 2-3 niende og tiende ledd. Er det fastsatt en samlet pris legges denne til grunn ved beregningen. For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller mindre, skal beregningsgrunnlaget ta utgangspunkt i det anslåtte beløpet for hele kontraktens varighet. Om avtalen inneholder en tidsbegrensning beror på en tolkning av den konkrete kontrakten. Hvis avtalen ikke er begrenset i tid eller avtalen gjelder for mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, er det i forskriften fastsatt at man skal beregne terskelverdiene ut fra en månedlig rate multiplisert med 48. Avtaler med ubegrenset avtaleperiode vil kunne være i strid med kravet til konkurranse Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. I motsatt fall ville oppdragsgiver kunne omgås regelverkets krav til konkurranse ved å stadig peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser, for eksempel rekvisita Kunngjøringskrav Kunngjøres anskaffelsene i Doffin-/TED-databasen? Forskriftens 9-1. Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. Utgangspunktet er at hvis man tror at flere leverandører ønsker å konkurrere om en anskaffelse, så skal anskaffelsen offentliggjøres på en slik måte at ingen relevante leverandører bevisst blir forhindret fra å delta. På denne måten åpnes det for større konkurranse og gjennomsiktelighet om offentlige anskaffelser, og det offentlige vil kunne få en bedre pris eller ytelse ved at flere konkurrerer om oppdragene. Forskriften gir følgende pålegg om kunngjøring i anskaffelsesprosessen: Forskriften krever i utgangspunktet at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi, kr , skal kunngjøres. Dette gjelder for varekjøp, tjenestekjøp samt bygg-/anleggskontrakter. Alle kunngjøringer over nasjonal terskelverdi skal kunngjøres på Doffin. Man kan unnlate å kunngjøre en anskaffelse dersom den omfattes av et av unntakene i 2-1, eller når andre spesielle vilkår er oppfylt. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det krav om kunngjøring i TED-databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp. Leverandører fra hele EØSområdet vil på denne måten kunne være med i konkurransen. Hvordan kunngjøres anskaffelser mellom og kroner? Dersom anskaffelsen har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi, er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen, men forskriftens del I må følges. Dette betyr at det så langt som mulig skal gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Oppdragsgiver kan velge å kunngjøre anskaffelser selv om dette ikke er pålagt etter forskriften. I den norske offisielle databasen for offentlige anskaffelser, Doffin, er det laget et 19

20 eget sett med kunngjøringsskjemaer for frivillig publisering av anskaffelser som har en verdi under kr Kunngjøring av disse anskaffelsene er en enkel måte å bidra til konkurranse, forutsigbarhet og gjennomsiktelighet ved mindre oppdrag Anskaffelsesprotokoll Er plikten til å føre anskaffelsesprotokoll overholdt? Forskriftens 3-2, jfr. vedlegg 3 til forskriften. Det er innført et krav om enkel protokollplikt for alle anskaffelser over kroner eks. mva. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og del III, enn for anskaffelser etter del I. For at protokollplikten skal kunne etterleves på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte, har departementet laget skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte. Skjemaene ligger som vedlegg til forskriften, og kan finne på departementets hjemmeside 14. Brukerne kan fylle ut disse malene i visshet om at forskriftens krav tilfredsstilles. Hvis man velger å ikke bruke departementets maler, er det viktig at man uansett svarer på de spørsmålene som framgår av disse malene. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette bidrar til at ulike instanser, både nasjonale og internasjonale, kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktelighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon Skatteattest og HMS Skatteattest Etter forskriftens 3-3 skal alle norske leverandører som leverer tilbud framlegge skatteattest ved anskaffelser som overstiger kr Oppdragsgiver skal angi innleveringsmåte, tidspunkt for innlevering og eventuell tilleggsfrist. Oppdragsgiver står fritt til å fastsette når dette skal skje. Innleveringsmåten og tidspunktet må imidlertid fastsettes i tråd med de grunnleggende prinsippene, spesielt kravet til likebehandling. Skatteattest skal leveres inn sammen med tilbudet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Skatteattesten kan ikke være eldre enn 6 måneder. En leverandør som ikke har oppfylt sin plikt til å betale skatter, avgifter eller trygdeavgifter i samsvar med lov og forskrift, kan avvises, jfr andre ledd bokstav e og f og andre ledd bokstav e og f. Proporsjonalitetsprinsippet tilsier at forsømmelsen må være av et visst omfang for å gi grunn til avvising. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser som overstiger kroner eks. moms kreve HMS-egenerklæring. I motsetning til bestemmelsen for skatteattest, er det kun den valgte leverandøren som skal framlegge HMS-egenerklæring. Oppdragsgiver angir innleveringsmåte og tidspunkt for innlevering. Regelen innebærer at egenerklæringen kan leveres inn etter at oppdragsgiver har valgt leverandøren

21 6.1.8 Journalføring/arkivering De aktuelle reglene på dette området omhandles i kapittel 9, men i forhold til kjøp mellom koner og over kroner, ser vi etter om dokumentene for de valgte innkjøpene er journalført og arkivert Kontrakter Anskaffelsesregelverket har flere bestemmelser knyttet til tidspunktet for kontraktsinngåelsen. Med kontrakt menes en kontrakt underskrevet av begge parter. 6.2 Faktaopplysninger Anskaffelser mellom og eks. mva. For å kontrollere om disse kriteriene er lagt til grunn ved driftsanskaffelser i Rindal, er det benyttet innhentet regnskapsmateriale for KOSTRA-artene fra kommunens driftregnskap for 2008 for å vurdere hvilke anskaffelser som er gjennomført i kommunen av nevnte størrelsesorden, og hvordan krav og pålegg i lov/forskriften er fulgt opp i forbindelse med disse. Vi har ikke vurdert det som nødvendig å benytte regnskapsopplysninger fra tidligere år som grunnlag for denne undersøkelsen, da det vil være den tidsmessige nærmest mulige dokumentasjonen som vil gi mest korrekt informasjonen om tingenes tilstad. I denne sammenhengen kan nevnes at kravene for kjøp mellom og eks moms ble skjerpet fra og med 2007 ved at det ble innført protokollplikt for kjøp som nevnt overfor, samt at det ble innført krav om innhenting av skatteattest og HMS-egenerklæring i forbindelse med kjøpene. Dette betyr at alle leverandører som har levert tilbud på kjøp som overstiger kroner eks moms, skal framlegge skatteattester (skatt og moms) som ikke er eldre enn 6 måneder, mens det bare er den valgte leverandøren som skal levere HMSegenerklæring. Regnskapsrapporten er videre benyttet for å identifisere anskaffelser som overstiger kroner eks moms på områder hvor det ikke er etablert innkjøpsavtaler. Et utvalg av disse er plukket ut for nærmere kontroll, og det vises til oversikten sist i dette kapittelet med tilhørende kommentarer. Beregning av terskelverdier Terskelverdiene beregnes netto, eks moms. Mange desentrale innkjøp gjøres med utgangspunkt i de rammeavtalene som inngås via innkjøpssamarbeidet. Vi har fått opplyst at de driftsanskaffelsene som gjøres direkte fra Rindal kommune stort sett har en verdi på mellom kr og eks mva. Denne type driftsinnkjøp kommer svært sjelden over EØS-terskelverdiene, og det blir av den grunn enklere å forholde seg til regelverket. I forhold til de anskaffelsene som ble plukket ut for nærmere kontroll 15, har vi selv beregnet verdien på anskaffelsene. Krav til konkurranse Vi har fått opplyst at kravet til konkurranse overholdes ved at det enkelte anbud for anskaffelser over kr sendes direkte til min. 3 leverandører hvis det gjelder konkurranse lokalt. 15 Jfr oversikten nederst på neste side med tilhørende kommentarer. 21

22 Kunngjøring av anskaffelsene For anskaffelser mellom kr og eks moms bruker kommunen stort sett en frivillig kunngjøring i Doffin for å synliggjøre konkurransen. I tillegg benyttes kunngjøring i lokalavisene for å gjøre aktuelle leverandører som ikke har mulighet til å søke på Doffin, oppmerksomme på konkurransen, samt at konkurransen kunngjøres på Trollheimsporten og på kommunens hjemmeside. Anskaffelsesprotokoll Forskriftens krav om protokollføring skal bekrefte at det så langt som mulig er gjennomført konkurranse. I henhold til opplysninger framgår det at det blir skrevet anskaffelsesprotokoll for alle innkjøp over kr eks. moms, og at protokollen føres gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det benyttes standard maler for protokoll utarbeidet av innkjøpssamarbeidet som sikrer brukeren at forskriftens krav tilfredsstilles. Kopi av kunngjøringstekst samt anskaffelsesprotokoll ligger i egen perm på økonomisjefens kontor, den øvrige dokumentasjonen som tilhører anskaffelsesprotokollen finnes i arkivmappen tilhørende den enkelte anskaffelsen. Alle opplysninger som en anskaffelsesprotokoll skal inneholde er ivaretatt. Skatteattest og HMS-egenerklæring Skatteattest skal leveres som dokumentasjon ved ethvert kjøp over kroner, mens HMS-egenerklæring bare skal kreves av den valgte leverandøren. For en av de anskaffelsene som Rindal kommune foretok i forbindelse med anbud på leasing av biler til hjemmetjenesten i perioden 2008/2009, har vi mottatt dokumentasjon på at det manglet skatteattest fra en leverandør og at en leverandør manglet HMS-egenerklæring. Begge leverandørene ble tilskrevet med krav om oppdatert attest/egenerklæring, noe som ble imøtekommet. To av leverandørene ble avvist på grunn av tilbudets innhold, som i disse tilfellene gjaldt manglende opplysninger/dokumentasjon i forhold til kunngjøringsteksten. Underskrevne kontrakter For at en kontrakt skal være gyldig må den være underskrevet av begge parter. Våre funn viser at dette blir ivaretatt for de driftsanskaffelsene i Rindal kommune som følger anskaffelsesregelverkets bestemmelser, men det finnes eksempler på anskaffelser i kommunen som ikke følges av en underskrevet kontrakt. Følgende anskaffelser er kontrollert nærmere: Tabell 1 Anskaffelse Leverandør Innkjøper Beløp u/mva ( ) Konsulenttjenester I&M Kommunikasjon Rindal kommune kr Trollheimen nærings- Rindal kommune kr Sørvis VIBO Entreprenør Rindal kommune kr

23 Tjenestekontrakter Trollheimen Næringssørvis Kjøp av tjenester fra Trollheimen Næringssørvis utgjør kr eks mva. for 2008, og gjelder arbeid med kommunens næringsplan, div. møter m.v. Ser vi nærmere på Trollheimen Næringssørvis (tidligere FOKUS Rindal AS) foreligger det et vedtak i kommunestyre av der det framgår at Rindal kommune går inn i selskapet med en kapital på kr I saksframlegget står det at Rindal kommune har sagt seg villig til å kjøpe tjenester fra selskapet for kr årlig. En vesentlig del av dette beløpet skal, i henhold til saksframlegget, brukes til å styrke det oppsøkende arbeidet overfor næringslivet i kommunen. I tillegg vil selskapet bli en ressurs (kompetanse og kapasitet) i Rindal, hvor også kommunen kan kjøpe andre tjenester. Dette er et samarbeidende selskap inngått mellom private og kommunen, og det er i tilknytning til dette blitt utarbeidet vedtekter/forretningsplan for selskapet. Det er ikke utarbeidet anskaffelsesprotokoller eller annen dokumentasjon i forbindelse med kommunens kjøp av tjenester fra Trollheimen Næringssørvis. I&M Kommunikasjon Når det gjelder kjøp av konsulenttjenester fra I&M Kommunikasjon på kr eks moms, er kostnadene regnskapsført på tjeneste Næringsplan. I henhold til opplysninger gjelder dette kjøp av tjenester i forbindelse med prosjektet Tid til å leve, et prosjekt som i sin tid ble initiert av næringslivet og kommunen i fellesskap. Det ble opprettet ei styringsgruppe som forestår innkjøpene, mens kommunen står for det formelle og stiller budsjettmidler til rådighet. I&M Kommunikasjon er et kommunikasjonsbyrå som arbeider med reklame, PR og merkevarebygging for oppdragsgivere med ambisjoner. Rindal kommune engasjerte i 2007 dette byrået til å utføre tjenester innenfor en kostnadsramme på ca kroner som en del av arbeidet med kommunens næringsplan, et arbeid og et engasjement som har økt i omfang de siste årene. Dette arbeidet har ikke vært gjenstand for konkurranse i henhold til gjeldende bestemmelser, og det er ikke ført anskaffelsesprotokoll som viser hva kommunen har foretatt seg i forhold til å engasjere firmaet og hvilke arbeidsoppgaver de er satt til å utføre. Det finnes heller ingen underskrevne tilbud/kontrakter mellom kommunen og I&M Kommunikasjon. VIBO Entreprenør Kjøp som er foretatt fra VIBO Entreprenør relaterer seg til arbeid i forbindelse med minnesmerket Merkestein, et arbeid som for 2008 beløp seg til kr eks. moms. Etter mottatte opplysninger var et arbeid det hastet å komme i gang med, samtidig som det ble ansett som lite sannsynlig at kommunen ville få inn anbud fra flere tilbydere. Dette var et spesialarbeid som ikke mange andre kunne levere. På denne bakgrunn ble VIBO Entreprenør engasjert uten foregående konkurranse om oppdraget. Det foreligger ingen protokoll på anskaffelsen, og det foreligger ingen kontrakt. HMS-erklæring foreligger Anskaffelser over kr eks. mva Når det gjelder kjøp som overstiger den nasjonale terskelverdien på kr eks. moms skal anskaffelsesregelverkets bestemmelser i forskriftens del I (og II) følges. Dette gjelder blant annet kravene til kunngjøring, sikring av konkurranse samt bestemmelsene om protokollføring, underskrevet kontrakt med videre. 23