Offentlige anskaffelser - følges regelverket?

Transkript

1 Offentlige anskaffelser - følges regelverket? Midtre Gauldal kommune Desember 2007

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg i perioden juli - desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Inger Johanne Flønes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Bård Undhjem /s/ Prosjektmedarbeider - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 3

4 0 Sammendrag Revisjon Midt-Norge IKS har, på oppdrag fra kontrollutvalget i Midtre Gauldal, gjennomført en forvaltningsrevisjon rettet mot offentlige anskaffelser i kommunen. Bestillingen fra kontrollutvalget var: "Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2007 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på innkjøp i Midtre Gauldal kommune. Prosjektet må gi svar på om Midtre Gauldal kommune følger vedtatte lover, forskrifter og gjeldende bestemmelser på dette området. Gjennomgangen skal også avklare om gjeldende regelverk er kjent for de som er involvert i innkjøpsprosesser..." Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp og om inngåtte innkjøpsavtaler blir fulgt i henhold til avtalevilkår. Delproblemstillinger har vært: 1) Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2) Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3) Følges egne lokale bestemmelser? 4) Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5) Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6) Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7) Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? For å gi svar på delproblemstillingene har revisor gjennomført intervju med personer som har sentrale funksjoner i forhold til innkjøp i kommunen. I tillegg har revisor innhentet dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen for konkrete anskaffelser, samt regnskapsdata fra kommunens regnskapssystem. Revisor har også gjennomgått kommunens saksbehandlingssystem for konkrete anskaffelser og gjennomført intervju med kommunens arkivavdeling. Kommunen er tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtale. Revisor har i tilknytning til delproblemstilling 6 innhentet dokumentasjon fra Sør-Trøndelag fylkeskommune om rutiner for inngåelse av rammeavtaler som inngår i Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler. I den sammenheng har revisor i tillegg innhentet en juridisk uttalelse fra advokat Robert Myhre. Myhres uttalelse er vedlagt rapporten som vedlegg 2. Rapporten har vært på høring, og administrasjonens høringsuttalelse er vedlagt rapporten som vedlegg 3. Hovedproblemstillingen besvares gjennom konklusjonene i delproblemstillingene: Kommunen ble fra og med organisert etter 2-nivå modell. Enhetene har innkjøps- og budsjettansvar. Iht regelverket er enhetene selvstendige innkjøpsenheter og det er derfor viktig at enhetslederne har kunnskap om regelverket for offentlige anskaffelser. Revisors undersøkelser viser at kommunen ikke har tilstrekkelige rutiner for dokumentasjon av konkurranse ved protokollføring og innhenting av HMS-egenerklæring og skatteattest for anskaffelser under kr For anskaffelser over kr anses forskriftens bestemmelser om kunngjøring av anskaffelser som delvis oppfylt. 2 anskaffelser er ikke kunngjort. Dette er regelbrudd og ulovlige direkte anskaffelser. For en anskaffelse som er kunngjort i Norge, skulle etter anskaffelsens størrelse, ha vært kunngjort i hele EU/EØS-området. Krav om innhenting av HMS-egenerklæring og skatteattest er delvis overholdt. 4 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

5 Protokollføringen er ikke tilstrekkelig til å ivareta krav om innhold i en anskaffelsesprotokoll i forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. Kommunen har ikke vedtatt egne lokale bestemmelser for innkjøp, og følger dermed lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revisors undersøkelser viser at kommunen har gode rutiner knyttet til mottak og registrering av mottatte anbud. Kommunen har imidlertid noe svake rutiner for journalføring av dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen. Kontroll av dette viste at det i flere tilfeller manglet journalføring av relevante dokumenter. Undersøkelsen viser videre at det kan være behov for mer opplæring i bruk av saksbehandlingssystemet ephorte som ble tatt i bruk i Kommunen har ikke inngått egne rammeavtaler med leverandører. Kommunen har en avtale med Sør- Trøndelag fylkeskommune om bruk av rammeavtaler som er inngått av fylkeskommunen. For at kommunen skal kunne benytte rammeavtalene, er det et vilkår i anskaffelsesforskriften at oppdragsgiver er identifisert i kunngjøringen. Revisor har gjennomgått et utvalg slike rammeavtaler og har i den sammenheng funnet at Midtre Gauldal kommune ikke var tilstrekkelig identifisert i kunngjøringen for noen av disse. Det var heller ikke gitt noen klar henvisning til andre dokumenter som navnga Midtre Gauldal kommune som oppdragsgiver. Som en konsekvens av dette er kommunens bruk av disse avtalene en ulovlig direkteanskaffelse. For vurdering av dette forholdet har revisor innhentet uttalelse fra advokat Robert Myhre, jf. vedlegg 2 til rapporten. Etter revisors mening er det veldig uheldig at kommunen er kommet i denne situasjonen. Revisor ser alvorlig på dette. Revisors undersøkelse av avtalelojalitet i forhold til bruk av inngåtte rammeavtaler, viser en varierende grad av lojalitet på de kontrollerte varegruppene. Undersøkelsen er gjennomført uavhengig av om kommunen har rett til å benytte rammeavtalene, jf. forrige avsnitt. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: Kommunen bør vurdere behovet for opplæring i regelverket for enhetsledere og andre sentrale personer i anskaffelsesprosesser. Kommunen må utarbeide maler for anskaffelsesprotokoll som er i samsvar med vedlegg 3 og 4 i forskriften. Malene benyttes for alle fremtidige anskaffelser over terskelverdiene. Vi anbefaler videre at malene legges inn blant de øvrige malene som kommunen har i saksbehandlingssystemet og at fremtidige anskaffelsesprotokoller skrives direkte i saksbehandlingssystemet ephorte. Kommunen bør så tidlig som mulig etter budsjettbehandling, identifiser anskaffelser mellom kr og kr med tanke på korrekt behandling iht lovverket. Kommunen må sørge for ha gode nok rutiner som sikrer at anskaffelser som skal kunngjøres blir kunngjort iht lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført særskilt. Kommunen bør kartlegge om det foreligger behov for ytterligere opplæring i saksbehandlingssystemet ephorte. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes må kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen bør gjennomgå de funn som undersøkelsen viser på om det foretas innkjøp i samsvar med rammeavtalene, med sikte på å øke lojaliteten til de rammeavtalene som kom svakest ut i undersøkelsen. Kommunens gjennomgang bør i tillegg omfatte måling av lojalitet på andre type kjøp som leveres i innkjøpsavtalen. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 5

6 0 SAMMENDRAG BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN Offentlige anskaffelser Offentlige anskaffelser i kommunen PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER Problemstilling Avgrensning Revisjonskriterier GJENNOMFØRING OG METODE HVORDAN VIL ORGANISERINGEN AV INNKJØPSFUNKSJONEN I KOMMUNEN HA BETYDNING FOR ANSKAFFELSESREGLENE? Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering FØLGES REGELVERKET MED TANKE PÅ TERSKELVERDIER? Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering HAR KOMMUNEN EGNE LOKALE BESTEMMELSER OG FØLGES DISSE? Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering HVORDAN REGISTRERES INNKOMNE TILBUD I ANBUDSSAKER? (TILBUDSÅPNING) Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering JOURNALFØRES DOKUMENTER I ANSKAFFELSESPROSESSEN? Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering FØLGES REGELVERKET VED INNGÅELSE AV RAMMEAVTALER? Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering FORETAS DET INNKJØP I SAMSVAR MED RAMMEAVTALENE? Nærmere om revisjonskriteriet Datainnhenting Revisors vurdering HØRING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger VEDLEGG VEDLEGG VEDLEGG OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

7 1 Bakgrunn for undersøkelsen Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune bestilte i sak 14/2007 en forvaltningsrevisjon om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: "Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2007 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på innkjøp i Midtre Gauldal kommune. Prosjektet må gi svar på om Midtre Gauldal kommune følger vedtatte lover, forskrifter og gjeldende bestemmelser på dette området. Gjennomgangen skal også avklare om gjeldende regelverk er kjent for de som er involvert i innkjøpsprosesser..." Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen januar Revisjon Midt-Norge mottok i brev av fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge forespørsel om å sette i gang undersøkelse om nevnte tema. 1.1 Offentlige anskaffelser I Norge foretar offentlig sektor innkjøp for 270 milliarder 1 kroner hvert år. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at disse midlene utnyttes best mulig gjennom kostnadseffektive innkjøp, samtidig som offentlig sektor gjennom sine anskaffelser bidrar til utvikling av et konkurransedyktig norsk næringsliv. Gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen er Norge internasjonalt forpliktet til å følge bestemte fremgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse terskelverdier. I tillegg har vi nasjonale regler under disse terskelverdiene med større valgfrihet og fleksibilitet for innkjøperne. I forbindelse med revideringen av EU-direktivene, Direktiv 2004/18/EU for innkjøp, vedtok Norge ny forskrift om offentlige anskaffelser 7. april Forskriften erstattet tidligere forskrift fra Hvem som er omfattet av forskriften følger av forskriftens 1-2. Forskriften gjelder for offentlige oppdragsgivere. Bakgrunnen for dette er at det offentlige ikke i samme grad som private er utsatt for markedskreftene når de tar sine beslutninger. Forskriften skal derfor sikre at det offentlige velger sine leverandører på en måte som sikrer mest mulig effektiv ressursbruk, samtidig som leverandørene likebehandles. Regelverket for offentlige anskaffelser legger til rette for å stille ulike former for miljøkrav og gjennomføre gode miljøtiltak. Regelverket for offentlige anskaffelser kan være med på å bidra til å motvirke korrupsjon samt øke den etiske standarden i offentlige anskaffelser 3. En av endringene i lov om offentlige anskaffelser er at KOFA, klagenemnda for offentlige anskaffelser, kan ilegge overtredelsesgebyr på inntil 15% av anskaffelsens verdi dersom nemnda finner det er foretatt en ulovlig direkteanskaffelse. Enhver kan melde mistanke om ulovlig direkteanskaffelse inn for KOFA. Saken anses foreldet etter 2 år. Ulike rapporter og nyhetsmeldinger har vist til hyppige brudd på det offentlige innkjøpsregelverket. Årsaken til dette er ofte mangel på kunnskap. Riksrevisjonens revisjonsberetning for statsregnskapet Dokument nr 1 ( ) - ble oversendt Stortinget 16. oktober Riksrevisor Kosmo er særlig bekymret over at forvaltningen ikke klarer å etterleve og praktisere regelverket for offentlige anskaffelser. Mange av de samme etatene får nærmest likelydende merknader knyttet til brudd på anskaffelsesregelverket som ved siste 1 I følge KOSTRA-tall handler primærkommunene for bortimot 40 milliarder kr. hvert år. 2 Kilde: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser 3 OECD har nylig utgitt en rapport om etikk i offentlige anskaffelser, "Integrity in Public Procurement - Good Practice from A to Z". Norge har deltatt i arbeidet, og rapporten gir blant annet en presentasjon av Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) som et eksempel på et uformelt tvisteløsningsorgan. 4 Dokumentet inneholder Riksrevisjonens merknader til departementenes forvaltning og gjennomføring av budsjettene og statsrådens forvaltning av statens interesse i selskaper. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 7

8 revisjonsrapport. Den store oppmerksomheten som både Riksrevisjonen og Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité har rettet mot dette området har ikke medført særlige forbedringer. Kosmo mener dette er særdeles alvorlig ut i fra det store årlige beløp det anskaffes for. Disse forholdene har vi pekt på i flere år uten at vi har sett en vesentlig bedring, og det gir grunn til bekymring, sier riksrevisor Jørgen Kosmo. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har tidligere uttalt at brudd på innkjøpsregelverket i offentlig sektor (stat og kommuner) kan ha ulike grunner, både manglende vilje, manglende kunnskap eller et komplisert og uoversiktelig regelverk. Manglende kunnskap kan gjelde elementære regler som hver innkjøper burde kjent til, eller at innkjøperne burde ligge på et høyere nivå. Ulike årsaker må møtes med ulike midler og den nye forskriften fra skal være mindre komplisert. For å møte den manglende kunnskapen har FAD laget en stor veileder som gir bred dekning av det nye og forenkla regelverket. Et annet grep FAD har gjort for å få redusert tallet på brudd er elektroniske kjøp, ved at E-handel gir åpenhet og enklere innkjøp. Regelverket vil bli nærmere beskrevet i kap. 2.3 og kap. 4 ff. 1.2 Offentlige anskaffelser i kommunen Tabellen nedenfor viser kommunens kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon 5 i perioden 2004 og frem til 1. august Tabell 1 (I hele tusen) Driftsregnskap Investeringsregnskap Sum anskaffelser Tallene viser at det på driftssiden er en jevn økning av anskaffelser i perioden. På investeringssiden viser tallene noe større variasjon, som følge av oppstartstidspunkt og fremdriftsplan. 2 Problemstilling og revisjonskriterier Dette kapitlet omhandler problemstilling og revisjonskriterier i prosjektet. 2.1 Problemstilling Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp og om inngåtte innkjøpsavtaler blir fulgt iht. avtalevilkår? Problemstillingen er konkretisert i følgende delproblemstillinger: 1) Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? 2) Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3) Følges egne lokale bestemmelser? 4) Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5) Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6) Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7) Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? 2.2 Avgrensning Revisor har i prosjektet foretatt analyse av et utvalg anskaffelser fra driftsregnskapet for regnskapsåret 2007 og frem til Utvalg anskaffelser i investeringsregnskapet er både regnskapsåret 2006 og 2007 lagt til grunn. Ny forskrift om offentlige anskaffelser trådte i kraft fra Når det gjelder skjæringstidspunktet for når man anvender henholdsvis de tidligere og de nye forskriftene, har FAD uttalt at de antar at det må legges til grunn et prinsipp om at 5 Varer og tjenester som inngår i kommunal egenproduksjon = Regnskapsartene ekskl artene som er oppgavepliktige ytelser. 8 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

9 anskaffelsesprosedyrer der oppdragsgiver har innrettet seg etter de tidligere reglene, eksempelvis ved å ha iverksatt et arbeid med anskaffelsen eller å ha kunngjort en konkurranse, følger reglene i tidligere forskrift. Det er domstolene som bindende avgjør spørsmål om anskaffelsesregelverket. Prosjektet omfatter ikke om det er foretatt en etisk eller miljøvennlig anskaffelse, hvorvidt anskaffelsen har universell utforming eller anskaffelsen er foretatt ved e-handel. Prosjektet omfatter heller ikke om alle prosedyrebestemmelsene i en innkjøpsprosess er fulgt. Prosjektet er gjennom kriteriene forsøkt å være tydelig på hva som er gjort i prosjektet. Prosjektet omfatter ikke anskaffelser foretatt etter forsyningsforskriften. 6 Prosjektet omfatter ikke vurdering av om arkiveringspraksis er i samsvar med regelverket om arkivering og kassasjon. 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene utgjør den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket. Revisjonskriteriene er utledet ut fra krav i anskaffelsesregelverket. Anskaffelsesregelverket er omfattende og i dette kapitlet gis det en beskrivelse av regelverket. Revisjonskriterier vil bli omtalt under hver enkelt delproblemstilling i kap 4 og utover Grunnleggende krav til alle anskaffelser 7 Visse grunnleggende prinsipper gjelder for alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Dette gjelder blant annet kravene til konkurranse, god forretningsskikk, forholdsmessighet, likebehandling av leverandører, forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Noen av prinsippene er delvis overlappende. Kravene er nedfelt i lovens 5 og forskriftens 3-1. De grunnleggende kravene kan sees på som en forlengelse av lovens formålsbestemmelse jf. lovens 1, der det fremgår at regelverket skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Formålet med de grunnleggende prinsippene er blant annet å ivareta rettsikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandører får de samme mulighetene til å få kontrakter med det offentlige. Videre skal kravene sikre effektiv ressursbruk i offentlig sektor. Oppdragsgiver må følge de grunnleggende kravene uavhengig av hvilken del av forskriften som regulerer anskaffelsen, og uavhengig av hvilken anskaffelsesmetode som velges. De grunnleggende kravene må overholdes på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Visse kontrakter er unntatt anskaffelsesforskriftens anvendelsesområde. Som hovedregel er de imidlertid omfattet av anskaffelsesloven Jf. lovens 3. I utgangspunktet vil derfor de grunnleggende kravene også gjelde når anskaffelsen ikke omfattes av forskriften, men kun loven. At de grunnleggende prinsippene gir føringer for anskaffelsesprosessen, er særlig synlig når anskaffelsen skal foregå etter forskriftens del I. I forskriftens del I er det få detaljerte prosedyrekrav for hvordan anskaffelser skal foretas. Dette er for å gi oppdragsgiver større fleksibilitet. Det er derfor hovedsakelig de grunnleggende prinsippene som fastsetter rammene for hvordan anskaffelsen skal foretas. Innenfor rammene har oppdragsgiver stor valgfrihet med hensyn til hvordan anskaffelsen skal foretas. I forskriftens del II og III vil de grunnleggende prinsippene utfylle prosedyrereglene. 6 Forskrift 7. april 2006 om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og posttjenester. 7 Kilde: Veileder for offentlige anskaffelser kap OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 9

10 2.3.2 Anvendelsesområde for de ulike deler av forskriften 8 Forskriftens struktur Forskriften er delt inn i fire deler som regulerer ulike typer anskaffelser, avhengig av anskaffelsens art og verdi, jf I forskriften er det angitte ulike terskelverdier som har betydning for hvilke deler av forskriften som gjelder. Se tabell 1. De aktuelle terskelverdiene for når oppdragsgiver må kunngjøre i EØS-området (EØS-terskelverdiene) er gjengitt i tabellen nedenfor. Se tabell 2. Tabell 2: Anvendelsesområde for de ulike deler av forskriften Del I Gjelder alle anskaffelser, uavhengig av anskaffelsens verdi. Oppdragsgiver kan velge å bare følge del I hvis anskaffelsens verdi er på kroner («nasjonal terskelverdi) eller mindre, eller hvis noen av unntaksbestemmelsene i 2-1 annet ledd er oppfylt. Oppdragsgiver kan også velge å bare følge del I (med noen unntak, jf. 2-1 tredje ledd annet punktum) for kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester som kjøpes fra en ideell organisasjon Del I og II For anskaffelser mellom kroner og EØS-terskelverdiene. Uprioriterte tjenester reguleres også av del I og II (med noen få tilleggskrav som følger av del III) uavhengig av anskaffelsens verdi. Kontrakter om telefon-, teleks-, mobilradio,- personsøkings, og satellittjenester skal følge del I og II, uavhengig av anskaffelsens verdi. Del I og III For anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Del I og IV Regulerer Plan- og designkonkurranser og bygge- og anleggskonsesjoner. Oppdragsgiver kan velge å følge del I og IV for bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål, som et alternativ til å følge del II eller III i forskriften. Kilde: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser EØS-terskelverdiene fremgår av forskriftens 2-2. Disse terskelverdiene justeres annet hvert år. FAD foretar endringene i terskelverdiene og publiserer disse på departementets hjemmesider. Nedenfor følger en oversikt over EØS-terskelverdiene (ekskl. mva) for 2007: Tabell 3: EØS-terskelverdiene Vare- og tjenestekjøp hos sentrale statlige organer kroner Vare- og tjenestekjøp hos andre offentlige oppdragsgivere kroner Årlig veiledende kunngjøring om planlagte vare- og tjenestekjøp kroner Delkontrakter (varer og tjenester) som kan unntas EØS-kunngjøring kroner Alle oppdragsgiveres bygge- og anleggsprosjekter kroner Årlig veiledende kunngjøring for bygge- og anleggsarbeider kroner Delarbeider (bygg- og anlegg) som kan unntas EØS-kunngjøring kroner Kilde: Veileder til reglene for offentlige anskaffelser 8 Gjeldende forskrift 10 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

11 3 Gjennomføring og metode Det er foretatt analyse av regnskapet for 2006 og frem til Ut fra dette er det foretatt utvalg av anskaffelser og målt disse opp mot bestemmelser i forskriften. Revisor har foretatt dokumentanalyse av dokumenter i innkjøpsprosessen, samt foretatt intervju av kommunens innkjøpskoordinator, personalsjef, arkivavdeling og enhetsleder på eiendom og kommunalteknikk. Alle intervjuene er verifisert. Revisor har for et utvalg rammeavtaler sett på om sentrale bestemmelser i regelverket følges ved inngåelse av disse. Revisor har også for noen varegrupper sett på lojaliteten overfor rammeavtalene. En vesentlig del av teksten til revisjonskriteriene er hentet fra veilederen til reglene om offentlige anskaffelser. Revisjonen har også innhentet en juridisk vurdering fra advokat Robert Myhre angående Sør- Trøndelag fylkeskommune sin praksis ved kunngjøring av rammeavtaler. Denne ligger ved rapporten som vedlegg 2. 4 Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen i kommunen ha betydning for anskaffelsesreglene? 4.1 Nærmere om revisjonskriteriet Hva er én anskaffelse når flere enheter gjør innkjøp? 9 I enkelte innkjøpsvirksomheter vil det kunne være flere desentraliserte enheter, innenfor samme juridiske enhet, som gjør innkjøp. Dette vil typisk kunne være aktuelt i en kommune hvor for eksempel en skole gjør innkjøp av samme art som andre skoler. En aktuell problemstilling er da om anskaffelser som de ulike enhetene gjør må sees i sammenheng når terskelverdiene beregnes. Forskriften gir ikke svar på denne problemstillingen. I en slik sammenheng må det vurderes hva som utgjør anskaffelsen. FAD har i en fortolkningsuttalelse til Vest-Agder fylkeskommune oppsummert noen forutsetninger som må være oppfylt for at man ikke skal se flere enheters innkjøp i sammenheng ved beregning av terskelverdi. I vurderingen legges det vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er: om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, om anskaffelsen kun er til denne enheten, og om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av denne enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen. Hvis en enhet koordinerer kjøp for flere andre enheter, for eksempel gjennom en felles rammeavtale, må verdien av alle de planlagte innkjøpene sees i sammenheng ved beregning av terskelverdiene. Dette gjelder selv om de forskjellige enhetene ellers har selvstendig innkjøpsansvar. Reglene om omgåelse må også tas i betraktning hvis motivet for at enhetene inngår individuelle kontrakter er å omgå regelverket. Betydningen av om innkjøpsenheten har et selvstendig budsjett og innkjøpsansvar er også fremhevet i Ot.prp. nr. 62 ( ) Om lov om endring i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. 9 Veileder til reglene for offentlige anskaffelser kap OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 11

12 4.2 Datainnhenting Fra ble administrasjonen i kommunen organisert etter 2-nivå modell. Enhetslederne er tildelt budsjettansvar innenfor sine respektive enheter og rapportere direkte til rådmann. Figur 1: Organisasjonskart pr Rådmannen Stabsledere Stab Resultatenheter Støren oppvekst Hauka / Soknedal oppvekst Singsås / Budal oppvekst Midtre Gauldal ungd.skole Kultur/fritid /voksenopplæring Midtre Gauldal sykehjem Hjemmetjenesten Enhet for funksjonshemmede NAV Helse og familie Næring, plan og forvaltning Eiendom og kommunal teknikk Enhetslederne har budsjettansvar innenfor sin enhet og har dermed myndighet til å gjennomføre innkjøp. Det er den enkelte enhetsleder som er ansvarlig for at regelverket for offentlige anskaffelser følges både i drifts- og investeringsregnskapet. Når det er aktuelt foretas anskaffelser i fellesskap med flere enheter. Kommunen er tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtale (rammeavtaler). Samtlige enhetsledere har tilgang til innkjøpsavtalen som er å finne på fylkeskommunens nettside. Enhetslederne har myndighet til å foreta innkjøp innenfor sin budsjettramme. De fleste kjøpene på enhetene dekkes gjennom innkjøpsavtalen. De største kjøpene blir gjort på Enhet for Eiendom og kommunalteknikk. På denne enheten er blant annet kommunens byggmasse registrert og driftskostnader tilknyttet byggene anskaffes av enheten. På investeringssiden er det også denne enheten som har de største og fleste kjøpene. Kommunen har egen innkjøpskoordinator, som er en del av rådmannens stab. Funksjonen som innkjøpskoordinator utgjør 2-3% av et årsverk. Arbeidsoppgavene til innkjøpskoordinator er å formidle informasjon fra fylket om endringer i innkjøpsavtalen, gi melding om kurs og aktuelle nyheter innenfor 10 Fra ny enhetsorganisering på Oppvekstområdene 11 Figuren er utarbeidet av Midtre Gauldal kommune 12 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

13 temaet og gi veiledning til innkjøpere. Kommunen arrangerer ingen interne kurs eller informasjonsmøter. 4.3 Revisors vurdering Kommunens 2-nivå modell er en organisasjonsform som blir mer vanlig. Den gir klare myndighetslinjer fra rådmann til enhetene som produserer tjenestene. Enhetene i kommunen har budsjettansvar og det kjøpes varer og tjenester i hovedsak til egen enhet. Iht regelverket blir den enkelte enhet vurdert som en innkjøpsenhet. Ved beregning av anskaffelsens anslåtte verdi i forhold til terskelverdiene, blir den enkelte enhet vurdert hver for seg. Ved felles anskaffelser, for eksempel innenfor oppvekstområdene, skal den anslåtte verdien beregnes samlet for anskaffelsen. Aktuelle kjøp kan være elevdatamaskiner, lærebøker osv. Organisasjonsformen krever at regelverket for offentlige anskaffelser må være innarbeidet i samtlige enheter. Kommunen opplyser at det ikke er gjennomført interne kurs eller informasjonsmøter om temaet. Med en relativt ny organisasjon, er det nå spesielt viktig at kunnskap om lovverket blir formidlet ut til enhetene. En desentralisert innkjøpsfunksjon fører til færre kjøp under terskelverdien på kr Motsatt virkning kan bli for vedlikeholdskostnader til bygg, for etter ny organisasjonsform er kommunens bygninger lagt under Enhet for eiendom og kommunalteknikk. Enheten vil derfor være den innkjøpende enhet for det meste av det fremtidige vedlikeholdet. Regelverket kan oppleves som omfattende og detaljert. Det er derfor viktig at endringer i regelverket og i innkjøpsavtalen med Sør-Trøndelag fylkeskommune som kommunen er tilsluttet, når frem til hele organisasjonen. Kommunens innkjøpskoordinator blir derfor viktig i denne sammenhengen. 5 Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 5.1 Nærmere om revisjonskriteriet I kap 5 ser revisor på anskaffelser mellom og samt anskaffelser over og EØS-terskelverdiene. Beregning av terskelverdier Reglene om beregning av terskelverdier er fastsatt i forskriftens 2-3. Oppdragsgiver plikter å foreta en forsvarlig vurdering av anskaffelsens verdi for å vurdere om anskaffelsen kommer over eller under de aktuelle terskelverdiene, og for å kunne slå fast hvilke regler som gjelder for den aktuelle anskaffelsen. Reglene om beregning av terskelverdier gjelder både EØS-terskelverdiene og den nasjonale terskelverdien. Ved beregning av terskelverdier må oppdragsgiver anslå anskaffelsens verdi. I den nye forskriften er det presisert at oppdragsgiver må gjøre et anslag over det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, eksklusiv merverdiavgift, for de kontrakter som utgjør anskaffelsen. Det er et generelt forbud i lov om offentlige anskaffelser 5 mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Oppdragsgiver må derfor ikke kunstig dele opp anskaffelsen for å tilpasse seg terskelverdiene. Anskaffelser kan bare deles opp der det foreligger saklige grunner for dette. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør én anskaffelse, er om den planlagte anskaffelsen samlet har til formål å dekke et bestemt behov. Oppdragsgiver må foreta et forsvarlig skjønn ved beregningen av anskaffelsens verdi. Om tilbudene i etterkant likevel viser seg å ligge over terskelverdiene, er dette ikke avgjørende hvis oppdragsgiver har foretatt et forsvarlig skjønn. Dersom tilbudene ligger høyt over anslagene som er foretatt, kan det imidlertid være grunn til å stille spørsmål om oppdragsgivers anslag har vært forsvarlig. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 13

14 Anslaget over anskaffelsens verdi må være forsvarlig på tidspunktet for kunngjøring. I praksis innebærer dette når oppdragsgiver sender inn kunngjøringsskjemaet til Doffin. For anskaffelser som ikke krever kunngjøring, må tidspunktet for når oppdragsgiver etter en forsvarlig vurdering av markedet begynner å innhente tilbud legges til grunn, jf. forskriftens 2-3 annet ledd. Dette kan for eksempel være når oppdragsgiver etter å ha undersøkt tidligere priser, eventuelt hva andre oppdragsgivere har betalt for sammenlignbare anskaffelser, henvender seg til leverandører for å få pristilbud. Anskaffelsesprotokoll Det er innført et krav om enkel protokollplikt for alle anskaffelser over kroner eks. mva, jf. forskriftens 3-2. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og III, enn for anskaffelser etter del I. For at protokollplikten skal kunne etterleves på en brukervennlig og kostnadseffektiv måte, har departementet laget skjemaer som oppdragsgiver kan velge å benytte. Skjemaene ligger som vedlegg til forskriften, og kan finnes på FADs hjemmesider. Brukere kan fylle ut disse malene, i visshet om at de tilfredsstiller forskriftens krav. Hvis man velger å ikke bruke departementets maler, er det viktig at man uansett svarer på de spørsmålene som fremgår av disse malene. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. Dette bidrar til at ulike instanser (nasjonale og internasjonale) kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Protokollen gir økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon. Krav til konkurranse Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baserer seg på konkurranse, jf. lovens 5 annet ledd og forskriftens 3-1 første ledd. Kravet til konkurranse gjelder uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Oppdragsgiver plikter derfor også så langt det er mulig å sikre konkurranse om anskaffelser som følger fremgangsmåten i forskriftens del I, for eksempel for anskaffelser med en verdi under kr. Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at kravet til hvordan konkurransen skal gjennomføres, og hvor mange aktører som skal være med i konkurransen, øker med anskaffelsens verdi og betydning. Kravet til konkurranse gjelder kun så langt det er mulig. Hovedregelen er altså at konkurranse skal avholdes. I enkelte unntakstilfeller vil oppdragsgiver kunne tildele en kontrakt til en leverandør uten konkurranse, forutsatt at det foreligger hjemmel for dette i anskaffelsesregelverket. Dette vil typisk gjelde der det kun er én leverandør i markedet, og oppdragsgiver kan anskaffe ytelsen direkte fra leverandøren. Jf. forskriftens 2-1 annet ledd bokstav a, og 14-4 bokstav c. Dersom anskaffelsen gjelder et ubetydelig beløp, kan forholdsmessighetsprinsippet i visse tilfeller også tilsi at det er tilstrekkelig å kontakte én leverandør. Vare- og tjenestekontrakter som inngås regelmessig Forskriften har i 2-3 mange bestemmelser om hvordan anskaffelsens verdi skal beregnes. En av bestemmelsene vi vil trekke frem er 2-3 (11). Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. I motsatt tilfelle ville oppdragsgiver kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved å stadig peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser, for eksempel av rekvisita. Skatteattest Etter forskriftens 3-3 skal alle norske leverandører som leverer tilbud fremlegge skatteattest ved anskaffelser som overstiger kr. Oppdragsgiver skal angi innleveringsmåte, tidspunkt for innlevering og eventuell tilleggsfrist. Oppdragsgiver står fritt til å fastsette hvordan dette skal skje. Innleveringsmåten og tidspunktet må imidlertid fastsettes i tråd med de grunnleggende prinsippene, herunder spesielt kravet til likebehandling. Skatteattest skal leveres inn sammen med tilbudet. Oppdragsgiver kan ikke evaluere et tilbud uten først å ha mottatt skatteattesten. Grensen mellom å 14 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

15 sondere i markedet og motta tilbud går der oppdragsgiver mottar et bindende tilbud fra en leverandør. For bygge- og anleggskontrakter skal entreprenøren kreve skatteattest i alle underliggende entrepriseforhold i tilknytning til oppdraget som overstiger kroner eks. mva. Oppdragsgiver vil kunne kreve å få fremlagt denne dokumentasjonen, og kan også eventuelt kreve at dette automatisk skal oversendes for alle underentrepriser. Dersom dette ikke oppfylles, eller skatteattesten viser at underentreprenøren ikke har oppfylt sine forpliktelser, kan oppdragsgiver kreve at entreprenøren erstatter vedkommende underentreprenør. Entreprenøren er ansvarlig for eventuelle kostnader som følge av bytte av underleverandør. Dette ansvaret gjelder både eventuelle krav fra underleverandøren og eventuelle krav mellom entreprenør og oppdragsgiver som følge av forsinkelser etc. HMS-egenerklæring For arbeid som skal utføres i Norge, skal oppdragsgiver for anskaffelser mellom kroner eks. mva. kreve HMS-egenerklæring, jf I motsetning til bestemmelsen for skatteattest, er det kun den valgte leverandøren som skal fremlegge HMS-egenerklæring. Oppdragsgiver angir innleveringsmåte og tidspunktet for innlevering. Regelen innebærer at egenerklæringen kan leveres inn etter at oppdragsgiver har valgt leverandøren. For alle anskaffelser over skal det kreves at alle tilbydere fremlegger HMS-egenerklæring. Dette følger av forskriftens 8-8 og Kunngjøringskrav Kunngjøring er et virkemiddel for å gjøre leverandører i markedet oppmerksom på anskaffelsen. Reglene om gjennomføring av kunngjøring fremgår av forskriftens kapitel 9 og 18. Vi trekker her frem følgende pålegg om kunngjøringer i anskaffelsesprosessen: Forskriften krever i utgangspunktet at alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi ( kr) skal kunngjøres. Kunngjøringen skjer i Doffin. Dette gjelder både for varekjøp, tjenestekjøp og bygge- og anleggskontraheringer. Dersom anskaffelsen har en anslått verdi som ligger under nasjonal terskelverdi (kr ), er det ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen 12, men forskriftens del I må følges. Det betyr blant annet at det, så langt det er mulig, skal gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Man kan også unnlate å kunngjøre en anskaffelse dersom den omfattes av et av unntakene i 2-1, eller når vilkårene for å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring er oppfylt, jf For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det et krav om kunngjøring i TED-databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp. Leverandører fra hele EØS-området vil på denne måten kunne være med i konkurransen. Journalføring/arkivering Regler om journalføring er omhandlet i kapitel 8. Vi ser i kapitel 5 etter om dokumenter i utvalgte innkjøp er journalført og arkivert. Kontrakter Anskaffelsesregelverket har flere bestemmelser knyttet til tidspunktet for kontraktsinngåelsen. Vi ser ved anskaffelser over her etter om det foreligger kontrakter i utvalgte innkjøp. Med kontrakt menes kontrakt signert av begge parter. 5.2 Datainnhenting Jfr beskrivelse av kommunens organisering er den enkelte enhet også en innkjøpsenhet iht regelverket. I denne undersøkelsen har vi valgt å ta utgangspunkt i regnskapet og kontrollert dette mot kommunens dokumentasjon. Pga av ny organisering på oppvekstområdene fra og med har vi lagt mindre vekt på kjøp fra dette området i denne undersøkelsen. Informasjon er også innhentet ved intervju av enhetsleder på Eiendom og Kommunalteknikk. Enhetens hovedmål er konkurranse fra første krone. Ved anskaffelser under kr tas det kontakt med aktuelle leverandører enten pr telefon eller epost. Anskaffelser over kr Det er anledning til frivillig kunngjøring i Doffin for anskaffelser under OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 15

16 kunngjøres nasjonalt (Doffin) og på EU/EØS området (TED) når anskaffelsen overstiger disse terskelverdiene Anskaffelser mellom og eks. mva Fra og med ble kravene for kjøp mellom kr og kr skjerpet. Skjerpelsen besto av krav om dokumentasjon av gjennomført konkurranse (protokollplikt), innhenting av skatteattest og HMS-egenerklæring. Alle leverandører som leverer tilbud på over kr skal fremlegge skatteattest som ikke er eldre enn 6 måneder. I motsetning til reglene om skatteattest skal kun den valgte leverandøren som skal fremlegge HMS-egenerklæring. Vår undersøkelse er basert på en regnskapsrapport fra driftsregnskapet for 2007 i perioden 1.1 og frem til 1.8. og sortert på enhetsnivå iht kommunens organisering. Regnskapsrapporten er deretter gjennomgått med tanke på å identifisere anskaffelser som overstiger kr ,-. Gjennomgangen viser at det er ikke mange anskaffelser over kr på de enkelte enhetene. Vi har i undersøkelsen kontrollert følgende anskaffelser: Malerarbeid Rørleggerarbeid Elektroarbeid Anskaffelsene i undersøkelsen er i forskriften definert som tjenestekontrakter som inngås med regelmessig mellomrom. I 2007 har det vært flere slike anskaffelser som ovenfor. Beregning av anskaffelsens verdi skal derfor sees samlet for den enkelte type anskaffelse, selv om det er tildelt flere kontrakter. Konkurranse og protokollføring Fra et konkret elektroarbeid har vi mottatt en protokoll fra anbudsåpning. Vi har ikke mottatt andre protokoller. Skatteattest Vi har mottatt skatteattest på en leverandør på både maler- og rørleggerarbeid. På elektroarbeid har vi mottatt 2 skatteattester. HMS-egenerklæring På rørleggerarbeid har vi mottatt en HMS-egenerklæring. På elektroarbeid har vi mottatt en HMSerklæring og på malerarbeid ingen Anskaffelser over eks. mva Vår undersøkelse på anskaffelser over kr eks. mva er basert på regnskapsrapporter både fra drifts- og investeringsregnskapet. I driftsregnskapet har vi sortert regnskapsmaterialet på enhetsnivå iht kommunens organisering og på prosjekt i investeringsregnskapet. I investeringsregnskapet har vi lagt til grunn regnskapsopplysninger fra 2006 og frem til På grunn av ny organisering og nye ansvarsforhold har vi i driftsregnskapet sett på anskaffelser i For de utvalgte anskaffelsene har vi bedt kommunen om å fremskaffe dokumentasjon som; kunngjøring, konkurransegrunnlag, anskaffelsesprotokoll, skatteattest og HMS-egenerklæring. På prosjektet IT-sikkerhet og infrastruktur i investeringsregnskapet er Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtale benyttet både til kjøp av varer og leie av arbeidskraft. Kjøp fra innkjøpsavtalen vil oppfylle kravene i regelverket og blir derfor ikke med videre i undersøkelsen. Etter gjennomgangen var det til sammen 6 anskaffelser som ble undersøkt opp mot regelverket, av disse er det 3 i drift og 3 i investering OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

17 Investeringsregnskap Støren Barneskole Sørmoen Boligfelt Oppgradering av veger, KV 109 Driftsregnskap Snøbrøyting Medikamenter Vaskeritjenester Avgrensning Byggeprosjektet ved Støren Barneskole består av 4 entrepriser og i tillegg, leie av prosjekteringsbistand. Vi har i undersøkelsen sett på kunngjøring og protokollføring for samtlige 4 entrepriser tilknyttet bygget. Pga av byggeprosjektets størrelse har vi valgt ut entreprisen Bygningsmessige arbeider for de øvrige kontrollpunktene i undersøkelsen. På kontrollpunktet Journal/arkiv har vi ikke undersøkt anskaffelse av medikamenter og vaskeritjenester. Kunngjøring 4 av anskaffelsene er kunngjort på Doffin. Ingen er kunngjort på TED. Kjøp av medikamenter og vaskeritjenester er ikke kunngjort på Doffin. Konkurransegrunnlag På 3 av anskaffelsene er det konkurransegrunnlag som tilfredsstiller kravene i regelverket. Konkurransegrunnlaget på Sørmoen boligfelt er mangelfull. For anskaffelsene medikamenter og vaskeritjenester er det ikke utarbeidet konkurransegrunnlag. Protokollføring Vi har ikke mottatt anskaffelsesprotokoll for noen av anskaffelsene. På 4 anskaffelser har vi mottatt protokoll fra anbudsåpning. På kjøp av medikamenter og vaskeritjenester har vi ikke funnet protokoller. Skatteattest På 2 av anskaffelsene har vi mottatt skatteattest. På snøbrøyting og oppgradering av veger kv 109 er det krevd skatteattest i kunngjøring på Doffin, men vi har ikke funnet skatteattest vedlagt dokumentasjon. For medikamenter og vaskeritjenester har vi ikke mottatt skatteattest. HMS-egenerklæring Vi har mottatt HMS-egenerklæring på et prosjekt. Kommunen har krevd HMS-egenerklæring i kunngjøring på Doffin for prosjektene Sørmoen boligfelt, oppgradering av veger og snøbrøyting. For medikamenter og vaskeritjenester har vi ikke mottatt HMS-egenerklæring. Journal/arkiv Vi har mottatt arkivjournaler på de utvalgte anskaffelsene som gått gjennom samtidig med kontrollpunktene ovenfor. Mottatte dokumenter i undersøkelsen er innhentet fra arkivet til kontrollert enhet. 5.3 Revisors vurdering Anskaffelser mellom og eks. mva Konkurranse og protokollføring Vi har i undersøkelsen beregnet verdi på anskaffelsene. Hver for seg kommer anskaffelsenes verdi på over kr Forskriftens krav om protokollføring skal bekrefte at det er gjennomført konkurranse "så langt det er mulig". Undersøkelsen viser at kommunen ikke har fulgt kravet om å føre anskaffelsesprotokoll iht Forskriftens 3-2 for anskaffelser mellom kr og Dermed kan vi heller ikke bekrefte at det har vært konkurranse. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 17

18 Skatteattest Samtlige anbydere skal levere skatteattest som ikke er eldre 6 måneder samtidig med levering av anbud. Undersøkelsen viser at det mangler skatteattester. Ut fra kemnerens datering på skatteattestene, er 2 av 4 attester innhentet i ettertid. Dette er ikke i samsvar med regelverket. HMS-egenerklæring En gyldig HMS-egenerklæring skal være iht forskriftens vedlegg 2. Mottatt HMS-egenerklæring manglet underskrift fra ansatte representanten. En annen var en HMS-erklæring. De mottatte dokumentene oppfyller ikke kravene til en gyldig HMS-egenerklæring. Dette er ikke i samsvar med regelverket Anskaffelser over eks. mva Kunngjøring Kunngjøringskravet i regelverket er ivaretatt på 3 av anskaffelsene. Anskaffelse av snøbrøytingstjenester er kunngjort nasjonalt på Doffin, men ut fra anskaffelsens verdi og avtalenes varighet på 5 år, krever forskriftens 2-2 (1) at kunngjøringen skulle ha vært gjennomført i hele EU/EØS området. For anskaffelsene av medikamenter og vaskeritjenester har ikke kommunen oppfylt kravet om kunngjøringsplikt. I undersøkelsen har vi blitt opplyst om at kommunen hadde rammeavtale både på kjøp av medikamenter og vaskeritjenester tidligere. Begge rammeavtalene er utgått og er derfor ikke lenger gjeldene. Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget skal sammen kunngjøring gi leverandører de nødvendige opplysningene for å kunne gi et fullstendig og fullverdi anbud. Vi mener at konkurransegrunnlaget oppfyller kravene på 3 av anskaffelsene. Mottatt konkurransegrunnlag for Sørmoen boligfelt med tittelen "Generelle anbudsog kontraktsbestemmer", gir etter vår vurdering ikke nødvendige opplysninger for leverandørene. Det kommer heller ikke frem av dokumentet at prosjektet gjelder Sørmoen boligfelt. For anskaffelsene av medikamenter og vaskeritjenester er det ikke utarbeidet konkurransegrunnlag. Protokollføring Regelverket krever at anskaffelsesprotokollen skal følge hele anskaffelsesprosessen. Vi har mottatt protokoll fra anbudsåpning for 4 av prosjektene. Det er ikke utarbeidet protokoller for anskaffelsene av medikamenter og vaskeritjenester. Undersøkelsen viser at kommunen ikke oppfyller kravene i forskriften om å føre anskaffelsesprotokoll. En korrekt anskaffelsesprotokoll skal minst inneholde de 15 punktene som er opplistet i vedlegg 4 13 i forskriften. Skatteattest Regelverket krever at oppdragsgiver må innhente skatteattest fra alle leverandører som leverer anbud over kr På de kunngjorte prosjektene krever kommunen skatteattest. Vi har mottatt skatteattest på 2 av anskaffelsene. Begge skatteattestene var mindre enn 6 måneder gamle og er dermed iht regelverket. På de øvrige kunngjorte prosjektene har vi ikke mottatt skatteattest. For anskaffelsene medikamenter og vaskeritjenester er det ikke innhentet skatteattest. Regelverket krever at oppdragsgiver innhenter skatteattest fra leverandører som leverer tilbud. HMS-egenerklæring Etter forskrift frem til 2007 skal samtlige leverandører levere HMS-egenerklæring ved anskaffelser over kr Vi har mottatt HMS-egenerklæring på 1 prosjekt. Kommunen har krevd dette i samtlige kunngjorte prosjekt. På de øvrige kunngjorte prosjektene har vi ikke mottatt HMSegenerklæring. For anskaffelsene medikamenter og vaskeritjenester er det ikke innhentet HMSegenerklæring. Journal/arkiv Det er opprettet et eget saksnummer i saksbehandlingssystemet for hvert enkelt prosjekt i undersøkelsen. Mengden av dokumenter varierer etter prosjektenes størrelse og kompleksitet. 13 Vedlegg 3 i gammel forskrift 18 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

19 Sentrale dokumenter fra anbudsåpning, innstilling av leverandør, hvem som ber om å få tilsendt konkurransegrunnlag osv journalføres som egne oppføringer i saken. Gjennomgående for undersøkelsen er at skatteattest og HMS-egenerklæring på de enkelte prosjekt ikke er registrert som særskilte journaloppføringer. Arkivmappen for Sørmoen Boligfelt var ikke ajourført, konkurransegrunnlag og protokoll ble mottatt dagen etter avtalt dato for overlevering av dokumentasjon. 6 Har kommunen egne lokale bestemmelser og følges disse? 6.1 Nærmere om revisjonskriteriet Kommunene kan ha egne lokale bestemmelser på offentlige anskaffelser. Bestemmelsene må oppfylle minimumskravene i regelverket. Dersom kommunen ikke har egne lokale bestemmelser, er det hovedreglene i loven og forskriften som gjelder for kommunens anskaffelser. 6.2 Datainnhenting Dokumentasjon i forhold til problemstillingen er innhentet ved intervju av kommunens innkjøpskoordinator og personalsjef. Intervjuet er verifisert og bekreftet at kommunen ikke har egne lokale bestemmelser for innkjøp. 6.3 Revisors vurdering Da kommunen ikke har egne lokale bestemmelser, vil hovedreglene i lov og forskrift være gjeldende for kommunens anskaffelser. 7 Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker? (tilbudsåpning) 7.1 Nærmere om revisjonskriteriet Kapitlet omhandler hvordan innkomne tilbud blir registrert i anbudsåpningen, samt praksis i forbindelse med åpningen. Reglene om tilbudets utforming, samt tilbakekall og endring av tilbud beskrives også. Tilbudets utforming Reglene for tilbudets utforming er nedfelt i forskriftens 11-2 og Tilbudet skal avgis skriftlig i en lukket og merket konvolutt, enten direkte eller med post. Bestemmelsen skal ivareta notoritets- og anonymitetshensyn. Bestemmelsen gjelder uavhengig av hvilken konkurranseform en har valgt. Dersom tilbudet ikke er levert i samsvar med disse kravene, for eksempel fordi det er levert muntlig eller med telefaks, plikter oppdragsgiver å avvise tilbudet, jf første ledd bokstav b og første ledd bokstav b. Det er et krav at tilbudet skal være undertegnet. Det er ikke regulert eksplisitt hvem som skal undertegne tilbudet. Underskriften skal være et bevis på at leverandøren er bundet av tilbudet, og det skal derfor undertegnes av en som har fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelser. Dersom tilbudet ikke er undertegnet har oppdragsgiver en rett, men ikke plikt, til å avvise det, jf annet ledd bokstav d og annet ledd bokstav d. Tilbudet kan også avgis med elektronisk middel dersom oppdragsgiver har besluttet at dette skal være tillatt, og innleveringen er i samsvar med forskriftens kapittel 7 og 16. Konkurransegrunnlaget må angi at det er tillatt å levere inn tilbudet elektronisk, og hvordan et slikt tilbud skal avgis. Dersom tilbudet ikke oppfyller disse kravene, plikter oppdragsgiver å avvise tilbudet etter den samme avvisningsbestemmelsen som angitt ovenfor. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 19

20 Tilbakekall og endring av tilbud Reglene for tilbakekall og endring av tilbud er nedfelt i 11-5 og Tilbud som er mottatt av oppdragsgiver kan tilbakekalles og endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekallet må skje skriftlig, for eksempel ved brev, elektronisk, eller telefaks. Endringen av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, og må derfor oppfylle formkravene til tilbud og komme frem til oppdragsgiver innen tilbudsfristen for å være gyldig. Det er leverandøren som har risikoen for at tilbudet kommer frem til oppdragsgiver innen fristen. Registrering av innkomne tilbud Reglene for registrering av innkomne tilbud er nedfelt i 11-6 og Oppdragsgiver skal merke tilbudene med tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Bestemmelsen skal sikre gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og likebehandling, da det blir mulig å kontrollere i ettertid at tilbudene faktisk ble innlevert innen tilbudsfristens utløp og at leverandørene ble likebehandlet. Bestemmelsen er en ordensforskrift som retter seg mot oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver skulle glemme å merke de innkomne tilbudene, er dette uheldig i forhold til de grunnleggende prinsippene, men tilbudet vil likevel anses som rettidig innkommet. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt. Tilbudsåpning ved anbudskonkurranser Reglene for tilbudsåpning er nedfelt i forskriftens 11-7 og Tilbudsåpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver, på det tidspunkt og sted som er angitt i konkurransegrunnlaget. Bestemmelsene gjelder ved alle typer konkurranseformer, og referer seg til oppdragsgivers interne tilbudsåpning. Oppdragsgiver kan velge om tilbudsåpningen skal være åpen for leverandørene. Dette vil bidra til økt gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Åpen tilbudsåpning vil imidlertid bare kunne benyttes i anbudskonkurranser og konkurransepreget dialog. Ved konkurranse med forhandling må tilbudene holdes hemmelig, slik at den videre konkurransen ikke påvirkes. Hvis oppdragsgiver velger å ha en åpen tilbudsåpning, skal det opplyses om tid og sted i konkurransegrunnlaget, jf. 8-1 og 17-1 annet ledd bokstav c. For å ivareta hensynet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet er det hensiktsmessig at oppdragsgiver fører utfyllende protokoll fra tilbudsåpningen. 7.2 Datainnhenting Informasjon er innhentet ved intervju av kommunens innkjøpskoordinator, enhetsleder på Eiendom og Kommunalteknikk og arkivavdeling. Kommunen krever at anbud skal leveres i lukket og merket konvolutt. Vanligvis er kravene angitt i konkurransegrunnlaget. Konvolutten mottas ved Arkivavdeling eller Servicetorg enten via ordinær postgang eller personlig oppmøte fra anbyder. Ved mottak skal konvolutten ikke åpnes, men påføres dato og tid for mottak. Anbudet leveres omgående til saksbehandler på kunngjørende enhet. Konvoluttene med anbud oppbevares lukket på kunngjørende enhet frem til anbudsåpning som er angitt i konkurransegrunnlaget. Ved åpning er det minst 2 personer fra kunngjørende enhet. Anbudsåpningen er lukket, dvs at ingen fra anbyderne er tilstede. Anbudsprotokoll fra åpning skrives. Protokollen inneholder informasjon om anbudssum, navn på anbyder, opplysning om skatteattest og HMS-egenerklæring. Eventuelle forbehold av anbyder noteres også i protokollen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

21 7.3 Revisors vurdering Kommunen krever at anbud leveres i merket og lukket konvolutt. Ved mottak blir dato og tidspunkt for mottak påført konvolutten. Etter revisors vurdering er kommunens rutiner vedr. mottak og registrering av tilbud i tråd med gjeldende forskrift. Forskriftens og krever at for sent ankommet anbud skal avvises. Gjennom dokumentgjennomgang, har vi sett at et anbud er avvist med bakgrunn i dette kravet. Anbudsåpning blir foretatt av minst 2 personer fra kommunen til fastsatt tidspunkt i konkurransegrunnlaget. Ved anbudsåpning blir tilbudene registrert i protokoll fra anbudsåpning. Rutinene for anbudsåpning er etter vår vurdering, i tråd med gjeldende forskrift. Kommunens rutiner for mottak, registrering og anbudsåpning er etter vår vurdering iht gjeldende forskrift. 8 Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 8.1 Nærmere om revisjonskriteriet Korrekt journalføring av dokumenter i anskaffelsesprosessen vil kunne bidra til etterlevelse av de grunnleggende kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i anskaffelsesloven 5. At plikten til journalføring overholdes vil gi allmennheten større muligheter for å begjære innsyn i en innkjøpsprosess. Innsynsretten er bl.a en viktig kontrollmekanisme for at det ikke tas utenforliggende hensyn i innkjøpsprosesser, herunder at korrupsjon ikke finner sted. I følge arkivforskriften (forskrift 11.des nr 1993) 2-6 første ledd første punktum skal et offentlig organ ha "ein eller flere journaler for registrering av dokument i dei sakane organet opprettar." Det følger videre av bestemmelsens første ledd annet punktum at "alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova 2 og 3 må reknas som saksdokument for organet" skal registreres i journalen "dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon". Organinterne dokumenter registreres i journalen så langt organet "finn det teneleg", jf. bestemmelsens første ledd tredje punktum. Særskilt bestemmelse om behandling av telefaks og e-post er fastsatt i forskriftens 3-2. Bestemmelsens første ledd lyder slik: "Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhold må reknast for saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta, jf. særlig 2-6 og 3-8". Det er dermed det reelle innholdet som er avgjørende for om en e-post eller telefaks skal journalføres. Arkivforskriften 2-7 sier at "innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller i medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentlige innsyn etter 5 eller 6 i offentlegheitslova. I medhold av offentlighetsloven 11 annet ledd gis forskrift om at følgende kan unntas fra offentlighet 14 : 12. tilbud og protokoller som nevnt i forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser og forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 403 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester). 14 Ny offentlighetslov er vedtatt, men ikke trådt i kraft. Etter den nye loven gjelder ikke lengre noe generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller etter at valg av leverandør er gjort. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 21

22 Dette betyr at tilbud og protokoller skal registreres i journalen, men at disse ikke er offentlige. Om den øvrige korrespondansen er offentlig må vurderes av arkiv og saksbehandler. 8.2 Datainnhenting Informasjon er innhentet ved intervju av kommunens innkjøpskoordinator, enhetsleder på Eiendom og Kommunalteknikk og arkivavdeling. Vi har videre mottatt arkivjournaler på utvalgte anskaffelser. Kommunens saksbehandlingssystem er ephorte. Systemet ble tatt i bruk fra Saksbehandler ved kunngjørende enhet oppretter sak. Etter åpning har funnet sted registreres dokumentene tilknyttet saken i saksbehandlingssystemet. Arkivavdelingen ser etter at dokumentene er gitt korrekt arkivnummer og gradering iht offentlighetsloven. Alle dokumenter skal skannes og lagres elektronisk. Enhet Eiendom og kommunalteknikk opplyser at det er usikkert at dette blir gjort. Imidlertid oppbevares dokumenter som åpningsprotokoll, kontrakt og konkurransegrunnlag i arkiv på enheten. Det var ingen nye prosjekter i perioden og frem til Vi har derfor kontrollert journalføring av prosjekter i gammelt saksbehandlingssystem (Forum Winsak). Vi mottok arkivjournal fra enheten, som ble kontrollert at viktige dokumenter i beslutningsprosessen var post og journalført iht regelverket. 8.3 Revisors vurdering Grunnlaget for kontroll var prosjekter med oppstart før overgang til nytt saksbehandlingssystem. Vi mener likevel at prosjektene gir et godt grunnlag for vår undersøkelse. Journalføring av alle relevante dokumenter i en anskaffelsesprosess er svært viktig i forhold til prinsippet om etterprøvbarhet og gjennomsiktlighet. Undersøkelsen viser at inn- og utgående korrespondanse registreres i saksbehandlingssystemet. Sentrale dokumenter som f.eks skatteattest og HMS-egenerklæring fremkommer ikke som en særskilt post på journalen jfr også kapitel 5. Vår vurdering er at alle sentrale dokumenter som kreves i anskaffelsesprosessen, registreres særskilt journalen, vil styrke kommunens journalføring og sikre kravet om etterprøvbarhet og gjennomsiktlighet. Overgang til nytt saksbehandlingssystem er en utfordrende oppgave. Samtidig ble arkivplanen revidert. Kommunen gikk da over til et fullelektronisk arkivsystem. Vi har i undersøkelsen blitt oppmerksom på at det er usikkerhet på bruk av ephorte. Dette gjelder spesielt skanning av dokumenter og arkivering av epost. Det er viktig at brukerne av ephorte behersker systemet og samtidig klar over hva som skal arkiveres. Dette er med på å sikre kravet om etterprøvbarhet og gjennomsiktlighet som regelverket krever. 9 Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 9.1 Nærmere om revisjonskriteriet Innledning om rammeavtaler En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Bruk av rammeavtaler kan gi administrative besparelser både for oppdragsgivere og leverandører. Rammeavtaler kan gi oppdragsgiver stor fleksibilitet der anskaffelser skal skje over et tidsrom. Kommunen er tilsluttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtaler. Dette innebærer at gjennom avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune, er kommunen tilsluttet en rekke rammeavtaler med leverandører som er fremforhandlet av fylkeskommunen. Fylkeskommunen er ansvarlig for at anskaffelsesprosedyre og avtaleinngåelse er i samsvar med gjeldende lover og regler. Dette innebærer at det er fylkeskommunen som foretar kunngjøringen mv. Kommunen foretar anskaffelser i 22 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

23 henhold til den enkelte rammeavtale. Gjennom avtalen, som kommunen tilsluttet seg , er de forpliktet til å benytte de leverandører som inngår i avtalene. Kommunen er sammen med Sør-Trøndelag fylkeskommune oppdragsgiver for leverandører. Kommunen har ikke inngått egne rammeavtaler. I dette kapitelet ser vi på om oppdragsgiverne er identifisert i kunngjøringen av rammeavtalen, om det foreligger konkurransegrunnlag, om tilbudene er innlevert innen fristen, om det foreligger anbudsprotokoll og kontrakt. Bestemmelsene om rammeavtaler fremgår av ny forskrifts bokstav f, 6-1 til 6-3 og 15-1 til Den tidligere forskriften inneholdt ikke noen bestemmelser om rammeavtaler. Loven og forskriften fikk tilsvarende anvendelse på rammeavtalene. Rammeavtaler er ikke en type prosedyre, men en kontraktstype som kan benyttes gjennom bruk av de alminnelige prosedyrene, herunder reglene om kunngjøring, tidsfrister, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, jf. forskriftens 6-1 første ledd og 15-1 første ledd. Hvem kan benytte seg av rammeavtalen(e)? Kontrakter innenfor en rammeavtale kan bare inngås mellom de opprinnelige partene i rammeavtalen, jf. forskriftens 6-1 tredje ledd og 15-1 tredje ledd. Rammeavtalene er med andre ord et lukket system, der verken nye oppdragsgivere eller nye leverandører kan slutte seg til rammeavtalen i løpet av avtaleperioden. Dette er en viktig begrensing for å hindre at nye oppdragsgivere eller leverandører bruker en allerede inngått rammeavtale hvor det ellers skulle vært gjennomført ny konkurranse. Når en rammeavtale skal benyttes av flere oppdragsgivere, må det fremgå av kunngjøringen hvem som skal kunne benytte rammeavtalen. I EU-kommisjonens notat 15 fremgår det at navnene på oppdragsgiverne enten må fremgå direkte av kunngjøringen, eller gjennom referanse til andre dokumenter som for eksempel i konkurransegrunnlaget eller en liste som er tilgjengelig hos en av oppdragsgiverne. Kunngjøringen må altså gjøre det mulig å identifisere hvilke oppdragsgivere som skal inngå i rammeavtalen Datainnhenting Revisor har sett på et utvalg av de rammeavtaler som kommunen er tilsluttet som oppdragsgiver. Det er søkt i Doffin etter kunngjøringer av rammeavtalen. Vi har også undersøkt den enkelte rammeavtales dokumentasjon hos Sør-Trøndelag fylkeskommune. Tabell 4: Kontrollerte rammeavtaler Leverandør Avtalen gjelder Avtaleperiode Ementor Norge AS IT-utstyr og tjenester Lyreco Norge AS Datarekvisita og tonerkassetter Maskegruppen AS Medisinsk forbruksmateriell Norligruppen AS Skolemateriell Norengros AS Papir og plastartikler Pilkington Norge AS Bygningsglass og glassmestertjenester Avtalen med Pilkington Norge AS Bygningsglass og glassmestertjenester gjelder bare for STFK og kommunene Malvik, Skaun, Klæbu og Orkdal. 15 CC/2005/03 16 Se KOFA sak 2004/220 og 2005/240 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 23

24 Kunngjøring og konkurransegrunnlag Revisor har sett på om oppdragsgivers/kommunens navn fremgår av kunngjøringen i Doffin. Vi har også sett på konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen Kunngjøring Konkurransegrunnlag IT-utstyr og tjenester Kunngjort slik: Oppdragsgiver: Nord-Trøndelag fylkeskommune. Utførelsessted: Finnmark fylke, NT fylke, ST fylke Tilleggsinformasjon: Oppdragsgiver anskaffer på vegne av: Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Finnmark, Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag fylkeskommuner med samarbeidende kommuner og tilsluttede virksomheter Oppdragsgiverne er listet opp i konkurransegrunnlaget samt i vedlegg 3 til dette. Konkurransegrunnlag og vedlegg kan lastes ned fra kunngjøringen. Datarekvisita og tonerkassetter Medisinsk forbruksmateriell Skolemateriell Papir og plastartikler Bygningsglass og glassmestertjenester Kunngjort slik: Oppdragsgiver: Sør-Trøndelag fylkeskommune. Utførelsessted: Sør-Trøndelag Kunngjort slik: Oppdragsgiver: Sør-Trøndelag fylkeskommune. Utførelsessted: Sør-Trøndelag Kunngjort slik: Oppdragsgiver Sør-Trøndelag fylkeskommune. Utførelsessted: Sør-Trøndelag fylke Kunngjort slik: Oppdragsgiver: Sør-Trøndelag fylkeskommune m/ tilsluttede kommuner Utførelsessted: Virksomheter i Sør-Trøndelag tilsluttet fylkeskommunens innkjøpsordning. Kunngjort slik: Oppdragsgiver:Sør-Trøndelag fylkeskommune/ Trondheim kommune Utførelsessted: Fylkeskommunale og kommunale virksomheter i Trondheimsregionen. Trondheim kommune. Gjelder for jfr vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget: STFK, Agdenes, Klæbu, Malvik, Meldal, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Skaun, Snillfjord, Selbu, Frøya, Hitra. Konkurransegrunnlag med vedlegg kan ikke lastes ned fra kunngjøringen. Kommuner opplistet i vedlegg 4 til konkurransegrunnlag. Konkurransegrunnlag med vedlegg kan ikke lastes ned fra kunngjøringen. Agdenes, Klæbu, Malvik, Meldal, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Skaun, Snillfjord, Selbu, Frøya, Hitra, Hemne STFK og de kommuner som er tilsluttet STFKs innkjøpsordning. Melhus kommune omfattes ikke av denne avtalen" Konkurransegrunnlaget kan lastes ned fra kunngjøringen Kommuner opplistet i vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlag med vedlegg kan ikke lastes ned fra kunngjøringen. Inkl. Malvik, Skaun, Klæbu, Orkdal Konkurransegrunnlag og adresseliste kan lastes ned fra kunngjøringen. Frister - innlevert anbud innen fristen, protokoll, kontrakt Det foreligger anskaffelsesprotokoll i alle de utvalgte rammeavtalene. Protokollen inneholder informasjon om at tilbud er levert i henhold til fastsatt frist. For seint innkomne tilbud er avvist. 1 anskaffelsesprotokoll er ikke signert mht. tilstedeværelse ved anbudsåpning. 1 anskaffelsesprotokoll er ikke signert. Det foreligger kontrakt ved alle anskaffelsene. 9.3 Revisors vurdering Kunngjøring og konkurransegrunnlag Revisjonskriteriene i kap. 9.1 viser at det er krav til at oppdragsgivers, dvs kommunens navn skal fremgå enten av kunngjøringen, eller av vedlegg som det vises til fra kunngjøringen. I utvalget av rammeavtaler er samtlige kunngjort av Sør-Trøndelag fylkeskommune med unntak av Itutstyr og tjenester som er kunngjort av Nord-Trøndelag fylkeskommune OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

25 For de rammeavtaler som er kunngjort av Sør-Trøndelag fylkeskommune, har revisor bedt advokat Robert Myhre om en juridisk vurdering av fylkeskommunens praksis; 1. når de kunngjør på vegne av seg selv og kommunene som skal omfattes av rammeavtalen 2. konsekvensen av fylkeskommunens praksis i forhold til den enkelte kommunes avrop i henhold til rammeavtalen. I følge advokat Robert Myhre krever anskaffelsesregelverket at oppdragsgiver som skal benytte seg av en rammeavtale, må være identifisert i kunngjøringen. Dette skal som en hovedregel skje ved at oppdragsgiverne navngis. Imidlertid er det antagelig tilstrekkelig at det er en klar og tydelig henvisning til en liste eller et konkurransegrunnlag, der potensielle tilbydere kan finne navnene på oppdragsgiverne. Ved beregning av anskaffelsens verdi i forhold til kunngjøringsplikten, skal verdien av de ulike kommuners anskaffelser summeres. I følge Robert Myhre foreligger regelbrudd, og ulovlig direkte anskaffelse, ved kontraktene: Datarekvisita - Lyreco Norge AS Medisinsk forbruksmateriell - Maskegruppen AS Papir og plastartikler - Norengros AS Under tvil har Myhre kommet frem til at det ikke foreligger ulovlig direkte anskaffelse for kontrakten på bygningsglass og glassmestertjenester, inngått med Pilkington AS. Videre er han under tvil kommet til at det ikke foreligger ulovlig direkte anskaffelse for kontrakten om lærebokmidler, inngått med Norli AS. Når det gjelder konsekvensen for den enkelte kommune uttaler advokat Myhre at ved å benytte rammeavtalene kan kommunene risikere å bli bøtelagt med inntil 15% av anskaffelsens verdi. Dersom rammeavtalene ikke benyttes, kan dette innebære et kontraktsbrudd, med mulig erstatningsansvar. Denne problemstillingen er imidlertid ikke vurdert inngående av advokat Myhre. For det rettslige utgangspunkt og vurdering av de aktuelle avtaler og kontrakter, vises det til advokat Robert Myhres vurdering som er vedlagt som vedlegg 2. Revisor slutter seg til vurderingene og konklusjonene som advokat Myhre har foretatt. Etter revisors mening er det veldig uheldig at kommunen er kommet i den situasjon at det foreligger ulovlig direkte anskaffelser ved å benytte de 3 rammeavtalene. Revisor ser alvorlig på den situasjon som er avdekket. Konsekvensen av at rammeavtaler er et lukket system er at kommunen heller ikke kan slutte seg til allerede inngåtte rammeavtaler, men må være identifisert som oppdragsgiver. Dette er en viktig begrensning i bruken av rammeavtaler. Frister - innlevert anbud innen fristen, protokoll, kontrakt Anskaffelsesprotokollene er i hovedsak utfylt i tråd med anskaffelsesforskriften og lokalt regelverk (STFKs veileder). Anskaffelsesprotokollene skal signeres. Dette fremgår av vedlegg 4 til anskaffelsesforskriften. Det er en mangel ved protokollen at dette ikke er gjort for 1 av protokollene. Det fremgår av anskaffelsesforskriften 11-7 og 20-7 at tilbudsåpning skal foretas av minst 2 representanter for oppdragsgiver. I beste-praksis veilederen er det anbefalt at åpningsprotokoll signeres av 2 personer. Det foreligger rammeavtale som er signert av begge parter. Dette er i tråd med anskaffelsesregelverket. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 25

26 10 Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? 10.1 Nærmere om revisjonskriteriet Kjøpeplikt/leveringsplikt Oppdragsgiver i en rammeavtale påtar seg ikke nødvendigvis noen forpliktelse til rent faktisk å benytte avtalen. Hvorvidt rammeavtalen inneholder en kjøpeplikt eller leveringsplikt, beror på alminnelig avtaletolkning. Kommunen er tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtale (rammeavtaler). Kommunen er forpliktet til å kjøpe fra leverandørene som er med i innkjøpsavtalen. Ved andre kjøp som ikke dekkes av innkjøpsavtalen gjelder regelverket for offentlige kjøp Datainnhenting Vi har intervjuet kommunens innkjøpskoordinator og personalsjef. I følge innkjøpskoordinator og personalsjef er hovedregelen at innkjøpsavtalen skal følges så langt det er mulig. En ser at mindre kjøp gjøres lokalt. Kommunen opplyser at kjøp av frukt gjøres pga lagringstid og lite fleksibilitet. Fylkeskommunen har videre gitt adgang til å kjøpe lokalt på enheter med små kjøp og lang fraktavstand fra Trondheim. Kommunen har ikke foretatt beregninger om det er kostnadsbesparelser ved å være med i innkjøpsavtalen. Ved en slik beregning er det flere momenter som vil påvirke, et av dem er merarbeid med å kunngjøre anbud selv. Dette merarbeidet er beregnet til å utgjøre 1 årsverk. Avtalelojalitet avhenger ikke av innkjøpsfullmakt. Ved kontroller knyttet til denne problemstillingen har vi derfor valgt å se kommunens innkjøp samlet, uavhengig av hvilken enhet som har foretatt innkjøpene. Vi har uavhengig av resultatet i kap. 9 foretatt et utvalg anskaffelser fra utvalgte kontoer i kommunens driftsregnskap for Vi har kontrollert utvalgte kjøp fra leverandører som ikke er med i innkjøpsavtalen. Kjøpene er videre vurdert om det er et brudd på innkjøpsavtalen eller at innkjøpt vare er av en art som ikke leveres i innkjøpsavtalen. På grunn av at vi har undersøkt et utvalg kjøp, kan det reelle bruddet på innkjøpsavtalen være større enn det vi presenterer. Kjøp fra leverandører som er med i innkjøpsavtalen har vi vurdert som at de er i samsvar med avtalen. I vår grafiske presentasjon vurderer vi innkjøpene følgende: Kjøp fra rammeavtale = Kjøp er fra leverandør i innkjøpsavtale Kjøp utenfor rammeavtale = Varen leveres i innkjøpsavtalen, men kjøpt fra leverandør utenfor rammeavtale og derfor et brudd på avtalen med fylket. Øvrig kjøp = Kjøpt vare leveres ikke i innkjøpsavtalen 26 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

27 Figur 2 17 Kontormateriell - totalt kjøp kr ,6 % 52,9 % 37,6 % Kjøp utenfor rammeavtale Kjøp fra rammeavtale Øvrig kjøp Vi ser fra figur 2 at kjøp av kontormateriell fra leverandører som er med i rammeavtalen er på 37,6%. Kjøp fra leverandører utenfor rammeavtale er på 9,6%. Øvrige kjøp er på 52,9%. Figur 3 18 Matvarer - totalt kjøp kr ,5 % 13,0 % Kjøp utenfor rammeavtale Kjøp fra rammeavtale Øvrig kjøp 70,5 % Vi ser fra figur 3 at kjøp av matvarer fra leverandører som er med i rammeavtalen er på 70,5%. Kjøp fra leverandører utenfor rammeavtale er på 13%. Øvrige kjøp er på 16,5%. 17 Kilde: Regnskapskontoene og Kilde: Regnskapskontoene og OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 27

28 Figur 4 19 Transport/drift av egne transportmidler - totalt kjøp kr ,0 % 48,8 % 50,3 % Kjøp utenfor rammeavtale Kjøp fra rammeavtale Øvrig kjøp På denne kontoen registreres blant annet kommunens kjøp av drivstoff. Drivstoff er en del av innkjøpsavtalen. Vi ser fra figur 4 at kjøp fra rammeavtale utgjør 50,3% og øvrige kjøp utgjør 48,8%. Kjøp utenfor rammeavtale er på 1% Figur 5 20 Fyringsolje - Totalt kjøp kr ,0 % 1,2 % Kjøp utenfor rammeavtale Kjøp fra rammeavtale Øvrig kjøp 98,8 % Vi ser fra figur 5 at kjøp av fyringsolje er på 98,8% iht innkjøpsavtalen og kjøp utenfor rammeavtale er på 1,2%. 19 Kilde: Regnskapskonto Kilde: Regnskapskonto OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

29 Figur 6 21 Inventar og utstyr - totalt kjøp kr ,1 % 55,3 % 35,6 % Kjøp utenfor rammeavtale Kjøp fra rammeavtale Øvrig kjøp Vi ser fra figur 6 at kjøp av inventar og utstyr fra innkjøpsavtalen er på 35,6%. Kjøp utenfor er på 9,1%. Øvrig kjøp av inventar og utstyr som ikke leveres i innkjøpsavtalen er på 55,3% Revisors vurdering Kontormateriell: Figuren viser at 37,6% av det totale kjøpet er fra leverandører i innkjøpsavtalen. Konstatert brudd på innkjøpsavtalen er på 9,6% av totalt kjøp. Dette gjelder spesielt kjøp av konvolutter, datarekvisita som blekk og toner til skrivere. Vi ser også at det kjøpes vanlig kontorrekvisita utenfor rammeavtalen. Øvrig kjøp består blant annet av rekvisita som ikke leveres i innkjøpsavtalen, abonnementsutgifter på aviser, tidsskrifter og oppslagsverk. Matvarer: Konstatert brudd på innkjøpsavtalen er på 13% av totalt kjøp, som i kroner utgjør Av dette beløpet er kr kjøpt av enheter med tilhørighet på Støren. Øvrig kjøp som i kroner utgjør består blant annet av kjøp av melk og noe fløte fra Tine på til sammen kr Kjøp av melk er ikke en del av innkjøpsavtalen og er derfor ikke brudd på innkjøpsavtalen. Transport/drift av egne transportmidler I undersøkelsen hadde vi fokus på å måle lojalitet på kjøp av drivstoff. Kommunens kjøp av drivstoff har 100% lojalitet til innkjøpsavtalen. For at drivstoffrabatten i rammeavtalen skal oppnås må et særskilt drivstoffkort benyttes. Undersøkelsen viser at det er tilfeldig kjøp av drivstoff for kr eks moms ved utgangen av juli 2007 uten bruk av drivstoffkort. Kommunen har derfor ikke blitt godskrevet rabatt. Kjøpene er fra korrekt leverandør i innkjøpsavtalen og vi har derfor vurdert at kjøpene er gjort iht innkjøpsavtalen. Øvrig kjøp er anskaffelser som ikke leveres i innkjøpsavtalen. Fyringsolje Undersøkelsen viser at kommunen har svært god lojalitet til innkjøpsavtalen på kjøp av fyringsolje. Kjøp utenfor rammeavtale er anskaffelse av propan til kjøkken. 21 Kilde: Regnskapskontoene , , , , , OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 29

30 Inventar og utstyr Kjøp utenfor rammeavtale på 9,1% som i kroner utgjør gjelder kjøp av datautstyr, gardiner og møbler. Det som kjennetegner anskaffelsene er at datautstyr bestilles fra nettbutikker og kjøp av gardiner og møbler anskaffes lokalt. Øvrig kjøp er på 55,3% av totalt kjøp, som i kroner utgjør Av dette utgjør kjøp av brukte datamaskiner og skjermer til skolene på kr En del av dette er kjøpt inn felles for skoler og er på mer enn kr Etter regelendring fra , skal kjøp over dette beløpet gjennom anbudsprotokoll, dokumentere at konkurranse har funnet sted. Vi har blitt opplyst om at kjøpene var avtalt i desember 2006 og er av den grunn ikke omfattet av regelendringen. 11 Høring Revisor har mottatt høringssvar fra rådmannen i brev av , jf. vedlegg 3 til rapporten. Høringssvaret har ikke medført endringer i rapporten. 12 Konklusjon og anbefalinger I dette kapitlet besvares delproblemstillingene, og oppsummeres i svaret på hovedproblemstillingen. Deretter følger de anbefalingene revisor har funnet grunnlag for å gi kommunen, på bakgrunn av funnene i rapporten Konklusjon Delproblemstilling 1: Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for anskaffelsesreglene? Kommunen har med stabsfunksjon, 13 enheter med budsjettansvar og dermed innkjøpsmyndighet. Organisasjonsformen ble gjeldende fra og med og det er viktig at de enkelte enhetene har kunnskap om regelverket. Dette gjelder spesielt for enhetslederne. Kommunens bygg er lagt til enhet for eiendom og kommunalteknikk. Enheten vil derfor bli en stor innkjøper av varer og tjenester på vedlikeholdssiden. I motsatt tilfelle vil det ha gitt flere anskaffelser under terskelverdiene i forskriften. Vår vurdering av å samle det meste av vedlikeholdskostnader til en enhet, vil bidra til å etterleve intensjonen i lovverket om konkurranse og åpenhet i offentlige anskaffelser av denne type anskaffelser. Delproblemstilling 2: Følges regelverket med tanke på terskelverdiene? Anskaffelser mellom kr og kr : Undersøkelsen omfattet vare og tjenestekontrakter som inngås regelmessig. Ved kjøp av varer og tjenester som gjennomføres regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. Dvs at anskaffelser som maler-, rørlegger- og elektroarbeid skal vurderes samlet hver for seg. Revisors undersøkelse viser at dette ikke er gjennomført. Forskriften stiller bestemte krav anskaffelsesprotokoll, innhenting av skatteattest og HMS-egenerklæring. Kommunen har ingen anskaffelsesprotokoll iht forskriftens krav. Kravet er delvis oppfylt ved innhenting skatteattest og HMS-egenerklæring. Anskaffelser over kr : Krav om kunngjøring av slike anskaffelser er delvis oppfylt. Anskaffelsene er i hovedsak gjennomført i 2006 og Undersøkelsen viser at daværende teknisk sektor har kunngjort korrekt på Doffin med unntak av snøbrøyting som i tillegg skulle ha vært kunngjort i hele EU/EØS-området. Krav om kunngjøring er ikke etterlevd ved anskaffelsene av medikamenter og vaskeritjenester. Dette er regelbrudd og ulovlige direkte anskaffelser. Gjennomgående for de kjøpene som er kunngjort er at det ikke er ført en anskaffelsesprotokoll i tråd med kravene. I kunngjøringene er det krevd både skatteattest og HMS-egenerklæring, vi har ikke funnet dokumentene for samtlige prosjekt. Dette er et regelbrudd OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

31 Delproblemstilling 3: Følges egne lokale bestemmelser? Kommunen ikke har egne lokale bestemmelser, reglene i lov og forskrift er derfor gjeldende for kommunens anskaffelser. Delproblemstilling 4: Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? Etter revisors vurdering viser undersøkelsen at kommunen har gode rutiner for registrering av innkomne tilbud i anbudssaker. Avvisning av for sent levert tilbud (anbud) er med på å underbygge denne konklusjonen. Delproblemstilling 5: Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? Dokumenter i anskaffelsesprosessen blir i hovedsak journalført. Undersøkelsen viser at sentrale dokumenter i regelverket ikke journalføres særskilt. Arkivjournalen gir derfor ikke tilstrekkelig informasjon til å sikre kravet i forskriften om etterprøvbarhet og gjennomsiktlighet. Revisors gjennomgang viser at det kan være behov for mer opplæring i bruk av saksbehandlingssystemet som ble innført fra Delproblemstilling 6: Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? Det foreligger etter revisors mening regelbrudd ved kunngjøringen av 3 av 5 undersøkte rammeavtaler. Rammeavtalene er kunngjort og fremforhandlet av STFK på vegne av kommunen. Konsekvensen av dette er at kommunens avrop etter rammeavtalene vil være ulovlig direkteanskaffelse. Ved å benytte rammeavtalene kan kommunen risikere å bli bøtelagt med inntil 15% av anskaffelsens verdi. Dersom rammeavtalene ikke benyttes, kan dette innebære et kontraktsbrudd, med mulig erstatningsansvar. Denne problemstillingen er imidlertid ikke vurdert inngående. Anskaffelsesregelverket krever at oppdragsgiver som skal benytte seg av en rammeavtale, må være identifisert i kunngjøringen. Dette skal som en hovedregel skje ved at oppdragsgiverne navngis. Imidlertid er det antagelig tilstrekkelig at det er en klar og tydelig henvisning til en liste eller et konkurransegrunnlag, der potensielle tilbydere kan finne navnene på oppdragsgiverne. Ved beregning av anskaffelsens verdi i forhold til kunngjøringsplikten, skal verdien av de ulike kommuners anskaffelser summeres. Det foreligger regelbrudd, og ulovlig direkte anskaffelse, ved kontraktene: Datarekvisita - Lyreco Norge AS Medisinsk forbruksmateriell - Maskegruppen AS Papir og plastartikler - Norengros AS Etter revisors mening er det veldig uheldig at kommunen er kommet i denne situasjonen. Revisor ser alvorlig på dette. Konsekvensen av at rammeavtaler er et lukket system er at kommunen heller ikke kan slutte seg til allerede inngåtte rammeavtaler, men må være identifisert som oppdragsgiver. Dette er en viktig begrensning i bruken av rammeavtaler. Anskaffelsesprotokollene er i hovedsak utfylt i tråd med anskaffelsesforskriften og lokalt regelverk (STFKs veileder). Det foreligger rammeavtale som er signert av begge parter. Dette er i tråd med anskaffelsesregelverket. Delproblemstilling 7: Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? Kommunen er tilknyttet Sør-Trøndelag fylkeskommunes innkjøpsavtale som har en rekke rammeavtaler. Avtalen med fylkeskommunen forplikter kommunen å foreta innkjøp så langt det er mulig i fra innkjøpsavtalen. Revisors undersøkelse av lojalitet i forhold til bruk av innkjøpsavtalen er gjort uavhengig av funnene på delproblemstilling 6 over. Undersøkelsen viser varierende grad av lojalitet på de forskjellige varegruppene. Under datainnhenting av vi presentert resultatene bl.a. som Øvrig kjøp. Kommunens utfordring er å få redusert denne andelen ved å se etter alternative varer i innkjøpsavtalen. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 31

32 Hovedproblemstilling: Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen følger regelverket for offentlige innkjøp og om inngåtte innkjøpsavtaler blir fulgt iht. avtalevilkår? Kommunen ivaretar kravene i anskaffelsesregelverket på en del områder. Det er også konstatert mangler i rutinene. Lovens og forskriftens intensjon er konkurranse og mest mulig åpenhet ved offentlige anskaffelser. Kravet om konkurranse gjennom kunngjøring er ivaretatt på kjøp over kr ,-, med unntak av 2 anskaffelser. For anskaffelser under kr ,- kan det stilles spørsmålstegn ved om konkurranseelementet i regelverket er tilstrekkelig ivaretatt. Vår undersøkelse viser mangler i forhold til innhenting av sentrale dokumenter fra leverandører og dokumentasjon av viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen gjennom protokoll som tilfredsstiller kravene. Vi har også kommentert journalføringen som med små tiltak vil styrke kravet om etterprøvbarhet og åpenhet. Kommunen er relativt lojal i forhold til inngåtte rammeavtaler, men for enkelte varegrupper kan lojalitet bli bedre. Kontroll av prosedyren rundt inngåelse av rammeavtaler utført av Sør-Trøndelag fylkeskommune, viser at kommunens bruk av enkelte av disse avtalene vil bli vurdert som en ulovlig direkteanskaffelse. Det er veldig uheldig at kommunen er kommet i denne situasjonen og revisor ser alvorlig på dette Anbefalinger På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: Kommunen bør vurdere behovet for opplæring i regelverket for enhetsledere og andre sentrale personer i anskaffelsesprosesser. Kommunen må utarbeide maler for anskaffelsesprotokoll som er i samsvar med vedlegg 3 og 4 i forskriften. Malene benyttes for alle fremtidige anskaffelser over terskelverdiene. Vi anbefaler videre at malene legges inn blant de øvrige malene som kommunen har i saksbehandlingssystemet og at fremtidige anskaffelsesprotokoller skrives direkte i saksbehandlingssystemet ephorte. Kommunen bør så tidlig som mulig etter budsjettbehandling, identifiser anskaffelser mellom kr og kr med tanke på korrekt behandling iht lovverket. Kommunen må sørge for ha gode nok rutiner som sikrer at anskaffelser som skal kunngjøres blir kunngjort iht lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført særskilt. Kommunen bør kartlegge om det foreligger behov for ytterligere opplæring i saksbehandlingssystemet ephorte. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes må kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. Kommunen bør gjennomgå de funn som undersøkelsen viser på om det foretas innkjøp i samsvar med rammeavtalene, med sikte på å øke lojaliteten til de rammeavtalene som kom svakest ut i undersøkelsen. Kommunens gjennomgang bør i tillegg omfatte måling av lojalitet på andre type kjøp som leveres i innkjøpsavtalen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

33 Vedlegg 1 Kilder: Lover og forskrifter: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov: LOV nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Gjeldende forskrift: FOR nr Opphevet forskrift: FOR nr FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv. FOR nr 351: Forskrift til offentlighetsloven. Delegering av myndighet. Kommunens kilder: Intervju: Margaret Buberg (Innkjøpskoordinator) Knut Dukane (Personalsjef) Stein Strand (Enhetsleder ved Enhet for Eiendom og kommunalteknikk) Tore Wolden (Arkivleder, kun verifisert rutinekartlegging) Gerd Flåteplass (Arkivavdeling) Alfhild Rønning (Arkivavdeling) Innkjøpsdokumenter Regnskap Andre kilder Veileder til reglene om offentlige anskaffelser- Fornyings og administrasjonsdepartementet. Beste praksis - offentlige anskaffelser - Nærings- og handelsdepartementet. Doffin-basen. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, Kommentarutgave 2. utg. Gro Amdal og Inger Roll- Matthiesen. Bugge, Arentz-Hansen & Rasmussen. Kommuneforlaget. Håndbok i offentlige anskaffelser. Marianne H. Dragsten. Universitetsforlaget. - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 33

34 Vedlegg OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

35 RAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 35

36 36 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

37 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 37

38 38 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

39 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 39

40 40 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

41 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 41

42 42 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

43 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 43

44 44 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

45 RAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS Vedlegg 3 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 45

46 46 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? -

47 - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET? - 47

48 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Orkdal rådhus, Bårdshaug Tlf