Kategori: Informasjonsteknologi Gyldig fra: 06.07.2017 Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Prosedyre Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Øygunn Kallevik Så snart endelig BKM-oppgjør er gjennomført for perioden, må det genereres grunnlag for fakturering og inntektsføring av HELFO-refusjoner i Oracle. Som grunnlag skal det benyttes HELFO vedtak summert i Excel-format og DIPS rapport D-9353 - HELFO Inntekter. Ved hjelp av ADI og registrering av en manuell faktura skal det sørges for at inntekten fordeles på avdelinger og at kundereskontro blir ajourført med et nytt krav. Kunden er Helse Vest RHF. HELFO vedtak til Excel-ark Etter hver BKM-kjøring (kjøres ukentlig) kommer det et HELFO vedtak på e-post (vanligvis dagen etter) til innboks polkvedtakhelfo@helse-bergen.no både som PDF- og XML-fil. PDF-filen skrives ut og XML-filen lagres for videre behandling når fakturering og inntektsføring av inntekter skal foretas for en periode (måned). I et nytt Excel-ark opprett to arkfaner: «HELFO Faktura grunnlag» og «HELFO Kontering per Pol». Tidligere lagret XML-fil på vedtak som åpnes så i Excel. Trykk OK i begge dialogbokser. Finn frem (langt til høyre i dokumentet) generell kontering per artskonto for vedtaket, kopiér og lim inn i arkfane «HELFO Faktura grunnlag». Finn så frem kontering per artskonto per poliklinikk og kopiér og lim inn i arkfane «HELFO Kontering per Pol». Samme prosedyre gjentas for hvert vedtak i perioden. OBS: Dersom vedtak er fattet for andre filer med refusjon som ikke kommer fra DIPS, redusér generell kontering tilsvarende og fjern linjene for de NIS-kodene som ikke skal være med, da disse faktureres separat (eksempel Agfa/RIS vedtak). I arkfane «HELFO Faktura grunnlag» velg i menyen Sett inn Pivottabell som da summerer inntekter per artskonto fra alle vedtak slik at du får endelig kontering for faktura grunnlag. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.1-06 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 5 Bedriftsnavn: Helse Bergen
Arkfane «HELFO Kontering per Pol» I arkfane «HELFO Kontering per Pol» summeres inntekter per poliklinikk (Niskode) per artskonto ved bruk av Pivottabell i nytt ark - gi arkfanet nytt navn «HELFO Kontering Pol endelig». Rader er de ulike poliklinikkene (Nis-koder) og Side 2 av 5 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.1-06
kolonner er fordeling på artskonti. Summér så de tre kolonnene som gjelder konto 3221 (altså: 322 BUP inkl fri egenandel, 322 Somatikk inkl fri egenandel og 322 VOP inkl fri egenandel). Mellom kolonnene 323 Lab inkl fri egenandel og 328 Frikortrefusjon sett inn kolonne for «3240 for avsetning» som er tilsvarende: «322 Somatikk inkl fri egenandel» - kopiér verdiene. Til slutt tilføyes kolonne for Kostnadssted. For avdelingene der inntekten føres kun per ett kostnadssted, skriv inn det riktige. For avdelinger med flere skriv inn «Flere» - da disse må håndteres separat og inntekten fordeles ihht. DIPS rapport D-9353 - HELFO Inntekter. Kostnadssteder kan fylles ut ved bruk av formel «Finn.rad» og tabellen med avdelinger som er i egen arkfane se tidligere oppgjør. Tabellen med avdelinger, NIS-koder og kostnadssteder: Kjør DIPS rapport D-9353 - HELFO Inntekter for perioden vær OBS at den skal kjøres per markeringsdato alle BKM-oppgjør for perioden bør markeres i DIPS med siste dagsdato i perioden se rutine (0102) BKM oppgjør (HELFO refusjoner). Sett inn resultat fil som en ny arkfane «D-9353 - HELFO Inntekter DIPS» I den første kolonne skriv inn riktige Nis-koder. Det kan fylles ut ved bruk av formel «Finn.rad» og tabellen med avdelinger som er i egen arkfane se tidligere oppgjør. Tilføy fem nye kolonner for konti: 3221, 3231, 3240 kun for AVS, 3280 og 3291. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.1-06 Side 3 av 5
Kopier data fra arkfane «HELFO Kontering Pol endelig» og lim inn under rapporten fra DIPS i arkfane «D-9353 - HELFO Inntekter» slik at NIS-kodene er i første kolonne, kostnadssted i fjerde og slik at inntektene fordelte per artskonti står i tilsvarende nyopprettede kolonner sortert på kostnadssted. Markér så med grønn farge de linjene som har påført kostnadssted og med blå farge linjene med ord «Flere». Sortér så hele arket etter første kolonne (NIS-koder), både de nye data og data fra DIPS rapporten. Alle de grønne linjene inneholder data som er klar til inntektsføring (på psykiatriske enheter må kolonnen 3240 kun for AVS fylles ut med riktig beløp) alle de blå linjene inneholder inntekter som skal fordeles på to eller flere kostnadssteder og må håndteres separat. Det gjøres ved hjelp av DIPS rapport D-9353 - HELFO Inntekter. Denne rapporten kan vise tall avvikende fra beregnet totall HELFO-refusjon for avdeling siden DIPS ikke tar hensyn til regninger avvist av HELFO per dagens dato. Etter at inntekten er fordelt på de aktuelle kostnadsstedene, fjernes det tall fra de blå linjene. Data fra kolonnene 3240 kun for AVS og 3280 brukes til å avsette egenandeler som refunderes av HELFO (egen rutine). Data fra kolonnene 3221, 3231, 3280 og 3291 brukes til inntektsføring. I ny arkfane «Bilag» lages det et grunnlag for inntektsføring som så leses inn i OF ved bruk av ADI etter følgende mal: Side 4 av 5 Ref. nr.: 02.1.5.5.3.1-06
De første fire debetlinjene tilsvarer akkumulert kontering per artskonto for hele perioden på kostnadssted Ufordelt (de blir så «nullet ut» når selve fakturaen er laget med tilsvarende linjer til kreditt). Kredittlinjer er tallene fra de overnevnte kolonnene med tilsvarende kostnadssted og artskonto. Når bilaget er ferdig, leses det inn i OF. Lese inn bilag i OF ved bruk av ADI Se egen rutine «WEB ADI Brukerveiledning» Manuell fakturering i Oracle AR Det skal nå registreres en manuell faktura i Oracle kundemodul mot kunde Helse Vest RHF. Det registreres kun én fakturalinje med totalsummen av inntekter per artskonto. Bruk tekst MMM-ÅÅ HELFO REF DIPS som linjebeskrivelse. Kontering på fakturalinjer skal være: Kredit/3221.176101.000000.HV Kredit/3231.176101.000000.HV Kredit/3280.176101.000000.HV Kredit/3291.176101.000000.HV Du tilbakefører da debetposten fra inntektsbilaget og hver kontokombinasjon får dermed sum=0 Utskrift av arkfane «HELFO Faktura grunnlag» med alle aktuelle vedtak må sendes som vedlegg til fakturaen. Påfør fakturanummer i Excel-arket, dato og navn. Kryss av på Huskelisten for at oppgaven er utført. Kryssreferanse BKM oppgjør (HELFO refusjoner) (0102) WEB ADI Brukerveiledning Ref. nr.: 02.1.5.5.3.1-06 Side 5 av 5