KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale kjøp av servere, utstyr og tilhørende tjenester datasentral Ref: 12/16123 Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 3: HMS skjema Tilbudsfrist: 21.12.2012 klokken 12.00
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammensregionen IKT Drammensregionen IKT (D-IKT) er et samarbeid mellom kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. Nedre Eiker kommune vil tiltre samarbeidet med virkning fra 1.1.2013. Kommunene vil da til sammen ha et nedslagsfelt på 125-130 000 innbyggere. Nærmere informasjon om D-IKT samarbeidet finnes på vår hjemmeside: www.d-ikt.no 1.2 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har lagt grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige ut på nettet. Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk.html?id=1363 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/all/nl- 20060519-016.html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på forsiden av tilbudsskjemaet (vedlegg 1). 2 av 9
1.4 Anskaffelsen Drammensregionen IKT (D-IKT) skal inngå rammeavtale om kjøp av servere og relatert utstyr, samt tjenester knyttet til bistand til installasjoner, drift og vedlikehold i datasentral. Utstyr og tjenester knyttet til nettverk og kommunikasjon vil ikke omfattes av avtalen. Gjeldende avtale utløper nå, uten mulighet for videre prolongering. Ny avtale skal om praktisk mulig tre i kraft 1.1.2013 gjeldende for 2 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år. Basert på regnskapstall fra inneværende avtaleperiode, kan antydes et årlig uttak av varer og tjenseter på ca kr. 3.000.000.- Antatt levetid for servere før de skiftes ut vil være 4-5 år. Hp 3 Par lagringssytem har en forventet levetid på minimum 5 år. Lagringskapasiteten må utvides i løpet av avtaleperioden. D-IKT kjøper varer og tjenester på vegne av virksomheter som inngår i basisorganisasjonen til kommunene som inngår i D-IKT samarbeidet, for kommunale foretak eid av disse, samt øvrige selskaper som er et offentlig rettslig organ og 100% eid av hver enkelt kommune, eller av D-IKT samarbeidskommuner i felleskap. Konkurransen er kunngjort på DOFFIN og TED i henhold til lov om offentlige anskaffelser. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse Gjennomføring av åpen anbudskonkurranse: Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene kommer ikke videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene fra de leverandørene som blir kvalifisert. Ved denne anskaffelsesformen kan det ikke gjennomføres forhandlinger om tilbudene. Det kan kun gjennomføres samtaler for å oppklare eventuelle uklarheter, eller for å få tilleggsinformasjon. 1.6 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontraktene mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. 2 Tilbudet Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og skal bestå av et utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1) med alle nødvendige vedlegg. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 3 av 9
Det skal gis tilbud på hele leveransen. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 21.12.2012 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.2 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på cd eller minnepenn. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 1.3). Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket: Tilbud Rammeavtale kjøp av servere, utstyr og tilhørende tjenester datasentral Ref: 12/16123 til: Virksomhet Drammensregionen IKT Kontaktperson: Morten Nilsen Postadresse: Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Engene 1, 3008 Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men eventuelle brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med: 21.4.2013 kl.1600 2.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes på oppdragsgivers adresse umiddelbart etter tlbudsfristens utløp av to representanter fra oppdragsgiver. Mottatte tilbud blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 2.6 Orientering til tilbyder Spørsmål om konkurransen skal rettes til: Kontaktperson: E-post: Morten Nilsen morten.nilsen@d-ikt.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. 4 av 9
Tilbyder plikter å meddele mangler og/eller uklarheter i tilbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og/eller andre deler av tilbudet. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 14.12.2012. Spørsmål skal sendes på e-post. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for utarbeidelse av tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på www.doffin.no. 2.7 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for tilbydere til å klage over beslutningen. Det blir inngått avtale med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 3 Kvalifikasjonskrav tilbyder Tilbyders kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, 3.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder 3.3 HMS - erklæring HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar 2008. Drammen kommune har som oppdragsgiver et særskilt ansvar for å opptre seriøst og motvirke sosial dumping. Derfor stiller vi krav til arbeidsstandarder og forsvarlig arbeidsmiljø for de arbeidstakere som jobber på oppdrag for Drammen kommune. Vedlagte HMS skjema fylles ut (Vedlegg 3) 5 av 9
3.4 Foretakets økonomiske forhold Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren kommer til være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut er i stand til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. Oppdragsgiver angir den ratingen som oppdragsgiver selv mener å samsvare med leveransens totale risiko. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (credit rating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/ rating vil for denne anskaffelsen være A. Virksomheter som ikke oppnår rating A fordi virksomheten er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. 3.5 Miljøkrav Det skal oppgis om tilbyder er miljøsertifisert (Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller lignende). I den grad dette ikke foreligger må det i løpet av to år fra kontraktens inngåelse foreligge en miljøsertifisering. 3.6 Elektroniske bestillingsløsninger Tilbyder må gjøre det produktspekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via e-handelsplattformen ehandel.no. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av e-handelsplattformen ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på www.anskaffelser.no/e-handel. Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av e- handelsplattformens tjenester. Leverandøren må i samråd med oppdragsgiver påbegynne prosessen med å etablere seg på IBX Markedsplassen e-handel ved avtaleinngåelse. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummerert eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Delfakturering aksepteres ikke, dvs at det skal være en 1- faktura pr. ordre/bestilling. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av e-handelsplattformen eller kravet om merking av faktura. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist. 3.7 Kapasitet Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre en avtale av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av avtalen og angivelse av hvor disse er geografisk plassert. 3.8 Kompetanse Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre avtale av dette omfang. 6 av 9
Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse i forhold til teknisk beskrivelse i punkt 4, og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av avtalen. 3.9 Referanser Dokumentasjon: Tilbyderen skal oppgi referanser fra minst to viktige og relevante kunder. Navn, e-post og telefonnummer på kontaktpersoner skal oppgis. Manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Teknisk beskrivelse D-IKT har et enhetlig miljø i sin datasentral, basert på IBM AIX, HP servere og HP lagringsløsninger. D-IKT har standardisert på HP C7000 Bladesystem infrastucture m/ tilhørende servere for Bladeløsninger. D-IKT benytter HP D2D4324 backupsystem m / HP Data protector backup software. Som Oracle / Unix plattform benyttes 2 stk IBM power p710 maskiner med AIX ver.7.1 Maskinene er hardware partisjonert med mulighet for Live Partition Mobility for flytting av partisjoner mellom fysiske maskiner. Oracle Clusterware m / Oracle RAC benyttes som clusterløsning for Oracle databaser. Følgende type utstyr og løsninger benyttes: Server infrastruktur: HP Virtual Connect for c-class Bladesystem Backup løsning: HP D2D4324, 2 stk med replikering Servere i HP Bladesystem c7000: HP Proliant BL460 / 490 HP Proliant Rack løsninger: Proliant DL360 / 380 SAN: Eldre løsninger: HP SAN EVA 4400, HP EVA 8100. Ny løsning etablert 2011: HP 3-PAR T400 Sentral Unixløsning: IBM p710 AIX D-IKT sin lagringsløsning (HP 3-PAR) er ca ett år gammel. D-IKT har ikke planer om å bytte ut denne i løpet av avtaleperioden, men det vil bli behov for utvidelser. Eldre løsninger vil ikke bli utvidet. 5 Kravspesifikasjon 5.1 Generelt Kravspesifikasjonen er et absolutt minimum, og det er opp til leverandører å forbedre sitt tilbud utover minimumskravene. Det settes krav til dokumentert kompetanse og til sertifiseringer der slike ordninger finnes innen fagområder knyttet til utstyr og løsninger spesifisert i punkt 4. 7 av 9
D-IKT skal ha mulighet til å kunne kontakte leverandørens tekniske ressurser direkte innenfor kjernetid 8-16 for avklaringer uten at dette genererer særskilte fakturaer. D-IKT har rett til å be om skifte av personer hos leverandøren tilknyttet leveransen i løpet av avtaleperioden. Tilbyder skal ha en fast kontaktperson overfor D-IKT. 5.2 Tilbudt utstyr Alt tilbudt utstyr skal passe inn i, og være 100% kompatibelt med utstyr og løsning beskrevet i punkt 4. Dersom kravet over skal kunne vurderes fraveket, skal alle kostnader ved å bytte til slike alternative løsninger og ta disse i bruk fremgå av tilbudet. Slike kostnader vil bli regnet med ved sammenligning av pris. Kostnader ved eventuelt å bygge opp nødvendig ny kompetanse i eget personale vil i tillegg bli lagt til grunn ved sammenligning. Eventuelle konsekvenser i form av driftsavbrudd eller andre konsekvenser for daglig drift vil også bli tillagt vekt. 5.3 Konsulenttjenester Leverandør skal kunne tilby relevant kompetanse i forhold til det utstyr og de løsninger som omfattes av avtalen. Det vises til krav om kompetanse i pkt 5.1 og teknisk beskrivelse i punkt 4. 6 Tildelingskriterier 6.1 Generelt Arbeids-, oppmøte- og levringsstedsted i denne avtalen vil være D-IKTs lokaler, ved avtalens inngåelse i Engene 1, Drammen. Det vises til vedlagte generelle innkjøpsvilkår for tjenestekjøp. Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: 6.2 Priser og kostnader (50 %) 6.2.1 Priser, pris- og betalingsbetingelser Til grunn for sammeligning av tilbud skal følgende prises i vedlegg 1 Tilbudsskjema. Ved sammeligning av priser vil fordeling/vekting under (av totalt 100 % for priser og kostnader og kvalitet) legges til grunn. Fordelingen baserer seg på erfaring med hensyn til uttak innen de ulike produktkategorier. Enhetspriser Servere Rack (2,5 %) Enhetspris Blade Hylle (5 %) Enhetspriser Servere Blade (25 %) Enhetspriser HP 3 Par Lagring (10 %) Timepriser konsulenter (7,5 %) Timepriser for konsulenter skal gjelde innenfor kjernetid 8-16. 8 av 9
Alle priser skal oppgis eks mva og skal inkludere alle kostnader tilbyder ønsker godtgjøring for. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 6.2.2 Prisbestemmelser for konsulentbistand Fakturerbar arbeidstid for arbeid som utføres hos oppdragsgiver starter ved fremmøte og avsluttes ved avreise. Overtid godtgjøres med vanlig timesats for dette. Konsulentenes spisepause vil ikke bli dekket. Reisetid, km godtgjørelse og andre kostnader knyttet til reise, samt alle andre kostnadselementer skal inngå i timeprisene, og godtgjøres ikke separat. Det skal oppgis én sats for hvert fagområde, ikke differensiert på ulike kategorier konsulenter. 6.3 Kvalitet (50 %) 6.3.1 Serviceevne og tilgjengelighet (25 %) Antall konsulenter som kan stilles til disposisjon for oppdragsgiver vil bli tillagt vekt. (Se krav til kompetanse punkt 5.1 og 5.3.) Likeledes hvor aktuelle konsulenter er stasjonert. Avgjørende vil da være den tid som må påregnes fra oppdragsgivers behov blir meldt inn til kvalifisert personell kan være på plass på oppdragsgivers adresse. 6.3.2 Referanseuttalelser (15 %) 6.3.3 Andre kvaliteter (10 %) Tilbyder har anledning til å beskrive andre kvaliteter og løsninger som de ønsker å fremheve i tilbudet. 6.4 Evaluering Alle de ovenstående elementene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. 9 av 9