Omorganisering av administrative tjenester Carl-Morten Gjeldnes 5.mars 09
Omorganisering? Prosessen begynner nå Vårt forslag er bl.a.basert innspillene fra Riga og rapport fra 2005 om samlokalisering på Remmen. Ingen organisering er perfekt eller endelig. 2
Hva ønsker vi å oppnå Lik organisering i Halden og Fredrikstad. Den daglige tjenesten nærmere brukeren. Klare skillelinjer mellom 1. og 2. linje tjeneste. Lik service grad til alle avdelinger både mhp innhold og kost. Styrke samarbeidet mellom avdelingene. 3
Organisasjonsplan nivå 2 tjenester Direktør Stab Prosjekt Værste Pers og org studie og forskning Økonomi og drift Kommunikasjon Lønn, Tilsetning, Personalforvaltning arkiv Kvalitet, Bibliotek, opptak, studieplan, F&U, Økonomi, IT, Bygg Innkjøp Markedsføring, Informasjon Internasjonalt 4
Organisasjonsplan Nivå 1 tjenester - Fredrikstad Dekan IR og HS Adm. sjef Ekspedisjon Personal Økonomi IT Lokal Studieadm Vaktmester renhold Adm.sjef deltar i ledermøtene til direktør Dekanene har et felles lederansvar for adm.sjef 5
Organisasjonsplan Nivå 1 tjenester - Halden Dekan IT, LU og ØSS Adm. sjef Ekspedisjon Trykkeri Personal Økonomi IT Lokal Studieadm Vaktmester renhold Adm.sjef deltar i ledermøtene til direktør Dekanene har et felles lederansvar for adm.sjef 6
INNSPILL FRA RIGA Generelt Lederne av de forskjellige enhetene må samarbeide mye tettere og bedre for å kunne prioritere ressurser til det beste for HIØ, og ikke bare til det beste for egne enheter. Det må samarbeides bedre på tvers av driftsenheter og seksjoner i Fellestjenestene for evt å utnytte restarbeidsevne og å kunne bruke personer på tvers av sine egne enheter. Ingen enhetsleder må ha for mange medarbeidere under seg slik at de ikke greier å ivareta det daglige arbeidslederansvaret. Stab Enheten foreslås organisert som i forslag til ny modell. Egen informasjonsenhet, kvalitetssikring, analyse og planlegging, juridisk rådgivning, sekretariatstjenester ligger i stab. 7
Innspill fra Riga forts Studieadministrasjon Den lokale studieadministrasjonen ble løsrevet fra resten av seksjonen og flyttet til 1. etg. Dette gjør enheten mer synlig for studentene og klargjør forskjellen mellom lokal administrasjon for Remmen og felles studieseksjon for HiØ. Tydeligere mandat for leder av markedsføringsgruppa er under arbeid og det jobbes mer målrettet og med klarere mål. Mandatet må imidlertid på plass skriftlig. Mellomleder/kontorsjef for studieseksjonen. I organisasjonskartet fra 2005 er det tegnet inn to mellomledere: En for studieadministrasjon og studentservice og en for studieutredning og studieutvikling. I dagens organisasjon er det ingen personer i disse stillingene. Gruppa foreslår at disse stillingene organiseres i en mellomlederstilling som har personalansvar og koordinerer studieseksjonens arbeid. I dag er dette studiedirektørens ansvar, og med en så stor seksjon, er spesielt personalansvaret en for stor oppgave. Å samle all lokal studieadministrasjon på Remmen på ett sted. 8
Innspill fra Riga forts Økonomi og drift Gruppa mener det vil være naturlig å legge økonomi og bygningsmessigdrift i samme enhet. Personal Gruppa mener seksjonen fungerer godt i dag og videreføres slik. IT drift Gruppa mener denne enheten bør ligge som egen enhet slik det er organisert i dag Bibliotek Gruppa mener enheten bør videreføres slik som den gjør i dag. Trykkeri legges innunder enheten Post og arkiv. 9
Videre arbeid Vi ønsker nå en tilbakemelding fra avdelingene, seksjonene og tillitsmannsapparatet innen 1/4. Vi vil gjennomgå innspillende og foreta eventuell justeringer. Starte arbeidet med fastsette stillingsbrøker (dette er stort sett ferdig for Fredrikstad gjennom arbeidsgruppe som leverte sitt arbeid før jul). Utlyse internt stillingene som administrasjonssjef(er) eventuelt andre relevante stillinger 10