Høring DP3 administrativ organisering Studieavdelingen

Transkript

1 Høring DP3 administrativ organisering Studieavdelingen Studieavdelingens høringsuttalelse er basert på møter i studieavdelingens seksjoner og i studieavdelingens ledergruppe. Det har også vært orientert om arbeidet i DP3 gjennom studieadministrative morgenmøter og i institusjonens studieadministrative seminarer. Innspill fra studieavdelingens medarbeidere er kanalisert gjennom seksjonene. Studieavdelingens høringsuttalelse baserer seg på ledergruppas oppsummering av seksjonenes innspill. Høringsspørsmål delprosjekt 3 1. Hvilke av de to modellene vurderer du som best egnet til å understøtte virksomhetens faglige og strategiske ambisjoner (de to foreslåtte modellene for administrativ organisering er like mtp. kostnader) Studieavdelingen anser modellen med 3 direktører som den mest hensiktsmessige av de to foreslåtte modellene. Den vil være best egnet til å understøtte den nyfusjonerte institusjonens faglige og strategiske ambisjoner, med tydelig ansvarsplassering gjennom synliggjøring av HR (kompetanseutvikling), økonomi (ressursforvaltning) og campus (infrastruktur og campusutvikling). De fleste av institusjonens studenter, vil være campusstudenter. At en egen campusdirektør har ansvar for å ivareta alle campus, betraktes derfor som svært viktig av studieavdelingen. Studieavdelingen yter tjenester som er avhengige av godt fysisk læringsmiljø med tilhørende velfungerende infrastruktur på og mellom samtlige campus. Siden HSNs flercampusstruktur skal være et konkurransefortrinn, blir det enda viktigere å synliggjøre denne funksjonen i den administrative organiseringen. 2. Hvordan vurderes prinsippet om desentraliserte fellestjenester, i kombinasjon med en administrasjon under hver dekan? Studieavdelingen samlet støtter arbeidsgruppens prinsipp «desentralisert fellestjeneste». Det er et viktig prinsipp i en administrativ organisering som omfatter en kompleks akademisk institusjon med åtte campus og svært mange ulike fagmiljøer og praksiser. Dette prinsippet kan sies å være bærende for å kunne ivareta tilstrekkelig grad av likebehandling og ensartet administrasjon og forvaltning i en institusjon som har uttalte universitetsambisjoner. Det fremstår derfor som utfordrende for mange i studieavdelingen, dog ikke uttalt av alle, at man i begge modeller foreslår at studieadministrative ressurser (studieveiledere) er lagt utenfor dette prinsippet. Seksjon for opptak er den seksjonen som tydeligst målbærer viktigheten av at HSN klarer å utarbeide gode felles prinsipper og saksbehandlingsprosedyrer, som er omtalt under «Samlet administrativ utvikling» av arbeidsgruppen. Dette er beskrevet som et prinsipielt rektoransvar, og

2 vårt tilsvar vil da være at et operativt ansvar bør ligge på viserektor for utdanning og dennes fagansvarlige i avdelingen. Blant studieveilederne er det delte oppfatninger om en tettere tilknytning til fakultet/dekan. Dette begrunnes med at det kan bli vanskeligere å opprettholde distanse og profesjonalitet når de skal forvalte lover og forskrifter. Det blir framholdt at en bevegelse bort fra studieadministrativ tilknytning kan åpne opp for mer «private» løsninger/ulik praksis mht likhetsprinsippet da de studieadministrative miljøene blir mindre og lettere påvirkelige av faglig skjønn og tolkninger som kan gå på tvers av regelverket. Gitt en organisering av studieveilederne tettere opp mot fakultet og dekan, blir det desto viktigere med møteplasser for studieveilederne hvor utfordringer, problemstillinger og innføringer av sentrale føringer, pålegg og oppdateringer av verktøy mm kan formidles og implementeres. Studieveilederne er nøkkelpersoner i dette arbeidet og helt avgjørende for lik saksbehandling, bruk av systemer og likebehandling av studentene. Studieveiledere med for sterk identitet til fakultetene kan opptre som «voktere» av grensen mellom studieadministrasjon og fakultet og forsterke grensen mellom «oss» og «dem» spesielt når det gjelder endringer eller overføringer av arbeidsoppgaver eller føringer fra sentralt til lokalt. Studieavdelingen støtter DP3 gruppens anbefaling om at «fakultetene må organisere disse administrative områdene likt.» Det er viktig med fokus på dette området, fordi det erfaringsmessig har vist seg vanskelig. Studieavdelingen støtte de områdene som er lagt til viserektor utdanning, der det blir både sentralisert fellestjeneste, som f. eks. saksbehandlingsansvar til klagenemnd og skikkethetsnemnd, regelverksforvaltning, kvalitetssystem, FS team, sekretariatsfunksjon for utdanningsutvalg, opptak og «desentraliserte fellestjenester» innenfor eksamen, studentutveksling. Ved HBV har studieavdelingen meget god erfaring med sentralisering av disse tjenestene gjennom linjeføring til institusjonsnivå og «desentraliserte tjenester.» Avslutningsvis vil studieavdelingen løfte frem kompleksiteten og bredden i viserektorstillingen mht. det faglig strategiske på den ene siden og det studieadministrative, forvaltningsmessige og strategiske på nivå 2. 2

3 Høringssvar fra Seksjon for studiekvalitet med fokus på spørsmålene knyttet til administrativ organisering: 1. Hvilke av de to modellene vurderer du som best egnet til å understøtte virksomhetens faglige og strategiske ambisjoner (de to foreslåtte modellene for administrativ organisering er like mtp. kostnader) Høringssvar: Modellen med tre direktører sees som den mest hensiktsmessige av de to foreslåtte modellene. Denne modellen ivaretar de ulike administrative fagområdene på best måte. 2. Hvordan vurderes prinsippet om desentraliserte fellestjenester, i kombinasjon med en administrasjon under hver dekan? Vi ønsker innspill til denne avveiningen/dette prinsippet. Høringssvar: Vi mener det er fornuftig at alle studieveiledere er organisert likt, ikke slik det er i HBV i dag med en blanding av 2 organisasjonsmåter. På denne måten blir det ryddet i linjene slik at organisasjonen blir mest mulig transparent og oversiktlig. Dette vil skape oversikt. Når det gjelder prinsippet om at administrative ressurser som hovedregel er fysisk plassert ute på campus/ i fakultet nær brukerne, men at de rapporterer i en administrativ linje til fagadministrativ leder mener vi må vurderes ut fra oppgavens art og fagmiljøets størrelse. Å ha en sentral ekspertise som kan ta hånd om utvikling, nye krav eller ny funksjonalitet, mener vi er av stor betydning for en profesjonell organisasjon. Å ha flere personer som arbeider sammen om oppgavene i team synes fornuftig. I dag har vi f. eks. god erfaring med å ha en sentral ressurs med et FS team som gir support til hele institusjonen På samme måte har vi jurister som følger opp alle fuskesaker og gir juridisk saksbehandlerstøtte i skikkethetssaker. Det er også vanskelig å se for seg en institusjon hvor en ikke har en sentral ressurs for kvalitetssystemet. For studieplanarbeidet kan det være hensiktsmessig med en tettere fysisk knytning til fakultetene. Allikevel bør de som skal gi denne støtten overfor fakultetene organiseres i et team under viserektor for utdanning. Det foreslås også at en til to av studieveilederne på hvert campus gis særskilt god FS kompetanse og en tett kontakt med det sentrale FS teamet (FS superbruker). I tillegg til disse betraktningen har vi noe overordnede prinsipper vi ser som viktige: Tydelig enhetlig organisering Enhetlige stillingsbeskrivelser for de ulike funksjonene på tvers i organisasjonen Tydelige rutinebeskrivelser med ansvarsavklaring for at ikke oppgaver skal «falle mellom to stoler»

4 NOTAT FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD Dato Til Anne Fængsrud, studiedirektør Kopi Fra Bjørnar Pande Wølner, seksjonssjef Høringssvar til Utkast til sluttrapport - Delprosjekt 3- Administrativ organisering Seksjon for opptak viser til intern høringsrunde vedrørende utkast til sluttrapport Delprosjekt 3 Administrativ organisering, og ønsker med dette å bidra med innspill og momenter. Ad. prinsipper og avveininger Arbeidsgruppens prinsipp «desentralisert fellestjeneste» er et viktig prinsipp i en administrativ organisering som omfatter en kompleks akademisk institusjon med åtte campus og svært mange ulike fagmiljøer og praksiser. Dette prinsippet kan sies å være bærende for å kunne ivareta tilstrekkelig grad av likebehandling og ensartet administrasjon og forvaltning i en institusjon son har uttalte universitetsambisjoner. Det er derfor utfordrende at man i begge modeller foreslår at studieadministrative ressurser (studieveiledere) legges utenfor dette prinsippet. Seksjon for opptak vil vise til at det er avgjørende at HSN klarer å utarbeide gode felles prinsipper og saksbehandlingsprosedyrer, og dette er omtalt under «Samlet administrativ utvikling» av arbeidsgruppen. Dette er beskrevet som et prinsipielt rektoransvar, og vårt tilsvar vil da være at et operativt ansvar bør ligge på Viserektor for utdanning og dennes fagansvarlige i avdelingen. Ad. valg av modell Seksjon for opptak støtter arbeidsgruppas begrunnelse for Modell I. Vi ønsker allikevel å peke på en bekymring knyttet til utsagt om at en viserektor skal fungere både på nivå I samt nivå II. Viserektor for utdanning får et stort ansvarsområde sammenlignet med viserektor for FOUI og direktørene, og det kan derfor bli behov for en studieadm.sjef/koordinator eller liknende som mellomledd til seksjonssjefene når vi nå blir en så stor organisasjon. Dette kan for eksempel være en seksjonssjef som også blir ass. viserektor for utdanning, og at ass. viserektor har et mer operativt ansvar for drift sammen med viserektor som kan ha et mer strategisk blikk i organisasjonen. Nivå 3 og 4 Seksjon for opptak er oppmerksomme på at sluttrapporten i liten grad omtaler nivå 3 og 4 i forslag til organisering, men ønsker å peke på følgende: - Opptak bør plasseres på egen linje i oversikten over områder på nivå 3 - Vi viser ellers til notat fra opptaksleder/seksjonssjef ved HiT/HBV der organisering av opptak er utførlig beskrevet, og stiller oss bak dette notatet - I oversikten over administrativt hovedansvar i begge modeller er «Studentutveksling/internasjonalisering» ført under Viserektor for utdanning og «Internasjonalisering» under Viserektor FoU og internasjonalisering. På side 10 i rapporten 1 av 2

5 FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD står det at det er det overordnede ansvaret for internasjonalisering som skal ligge under viserektor FOUI uten at det er gitt noen eksempler på hva som inngår i det overordnede ansvaret. Vi oppfatter det da slik at intensjonen er at det praktiske arbeidet med internasjonalisering (søknad, opptak, rigging, registrering m.m.) skilles fra den mer strategiske delen av arbeidsområdet og stiller da spørsmålstegn ved om et slikt skille er hensiktsmessig. Det kan bli problematisk for medarbeiderne som skal høre til under viserektor utd., men utføre arbeidsoppgaver som hører inn internasjonalisering under viserektor FOUI. Vi tror et slik skille kan føre til dårlig oversiktlighet og tungrodd saksbehandling innenfor internasjonale arbeidsområder. Ad. andre momenter I punktet «Forholdet mellom linjeføring og fysisk plassering av medarbeidere» argumenterer flertallet mot en modell med campusleder, altså mot en modell med administrativ organisering på hvert studiested. Samtidig argumenteres det, med rette, for behovet for en koordinator-ressurs på hver campus for å ivareta forhold som er campusrelaterte (arrangementer, beredskap o.l.). Seksjon for opptak vil benytte anledningen til å advare mot at en slik ressurs skal få en plassering i den administrative linjeføringen, spesielt hvis denne blir definert på ledernivå, og dermed i strid med prinsippet om desentralisert fellestjeneste. Notat 25. nov av 2

6 Høringssvar administrativ organisering Seksjon for eksamen og studentservice 1. Hvilke av de to modellene vurderer du som best egnet til å understøtte virksomhetens faglige og strategiske ambisjoner (de to foreslåtte modellene for administrativ organisering er like mtp. kostnader) Svar: Modellen med tre direktører vurderes som den mest hensiktsmessige av de to foreslåtte modellene. Vi tror en modell med tre direktører vil være bedre i stand til å ivareta de ulike administrative fagområdene. En slik fordeling vil bidra til større fokus på de ulike arbeidsfeltene, og det vil dessuten bli en krevende oppgave for en direktør å ha ansvar for både økonomi, eiendom og IT. 2.Hvordan vurderes prinsippet om desentraliserte fellestjenester, i kombinasjon med en administrasjon under hver dekan? Vi ønsker innspill til denne avveiningen/dette prinsippet. Svar: Lojalitet til administrative føringer og retningslinjer er viktig, og våre erfaringer fra HBV er at studieveiledere med forankring i studieseksjonen har større lojalitet til, og fokus på, administrative føringer og regelverk, enn studieveiledere med forankring på fakultet. Der ligger ofte de faglige føringene under, og har størst fokus i beslutningene som tas. Seksjonen mener det er fornuftig at alle studieveiledere er organisert likt. Erfaring fra HBV hvor det i dag er en blanding av organisering i studieavdelingen og på fakultet, oppleves som utfordrende, og til tider vanskelig ift informasjonsflyt og felles kommunikasjon. Uavhengig av hvor studieveiledere organiseres, blir det viktig at det blir en felles organisatorisk forankring, og tilnærmet lik organisering på campus, og evt fakultetsnivå. Det vil gjøre organisasjonen oversiktlig og tydelig, og dermed bidra til mer presis kommunikasjon og bedre arbeidsflyt. En sentral forankring for studieadministrativ utvikling, felles rutiner og praksis er vesentlig med tanke på profesjonalitet og universitetsambisjon. Erfaringene fra HBV viser at gjennomgående faglig ansvar har vært vesentlig for å få til likebehandling og felles rutiner. Flere av medarbeiderne i seksjonen uttrykker en bekymring for en administrativ organisering på hvert studiested med lokalt forankret personalansvar. Det vil helt klart være behov for en koordinator ressurs på hver campus for å ivareta campusrelaterte arrangementer og oppgaver, men hvis personalansvaret også skal forankres her, kan det tidvis medføre en lojalitetskonflikt mellom faglig og lokal leder. Erfaringene med faglig forankret personalansvar ønskes videreført. Profesjonalitet og likebehandling på åtte campus vil kreve sterkt fokus på studieadministrasjon og operativ ansvar med sentral forankring.

7 1 Høringsuttalelse fra Seksjon for Internasjonalisering, HBV Tilbakemeldinger på utkast «Utkast sluttrapport delprosjekt 3 Administrativ organisering»: Administrativ hovedstruktur og ledelse Angående spørsmålet om administrative modeller Modell 1 eller Modell 2, støtter vi forslaget om Modell 1, siden vi anser det som for omfattende for én direktør å ha ansvar for både økonomi, eiendom og IT. Administrative fellestjenester Når det gjelder spørsmålet ang. prinsippet om desentraliserte fellestjenester, i kombinasjon med en administrasjon under hver dekan, viser vi til tidligere innspill fra Internasjonalt kontor (HiT)/ Internasjonal Seksjon (HBV), der vi ønsker at internasjonaliseringsarbeidet legges under Enhet/Viserektor for FoUI, der vi samles i egen enhet/seksjon med sentral organisering, med desentralisert plassering. Delprosjekt 3 administrativ organisering skisserer videre en deling av administrative tjenester og oppgaver på området Internasjonalisering. Innenfor det arbeidet Seksjon for Internasjonalisering (HBV) / Internasjonalt kontor (HiT) gjør per i dag ligger det en stor mengde oppgaver av bred karakter, som griper noe inn i det studierelaterte og noe inn i det FoU relaterte. Felles for disse er imidlertid at de krever en viss kompetanse og kunnskap om land, systemer utenfor Norge, programmer for samarbeid samt god informasjonsformidling. En felles forståelse for hva som kreves for bred mobilisering av fagmiljøer, studenter og ansatte er også nødvendig i dette arbeidet. Den studieadministrative delen av arbeidet knyttet til mobilitet er relativt tydelig, og er i første rekke knyttet til faglige spørsmål og faggodkjenning (UT) og opptak (INN). Disse hører naturlig inn under studieadministrative tjenester. Det er videre viktig å skille mellom hvilke tjenester som er fakultetsspesifikke og hvilke som er felles. STUDIEADMINISTRATIVT ARBEID Opptak av innreisende studenter på utveksling Studieplansarbeid Faggodkjenning, faglig veiledning og saksbehandling utreisende studenter «Støtte til mobilitet» Praktisk veiledning og tilrettelegging for studie og forskningsmobilitet UT Mottak av internasjonale studenter og forskere STRATEGISK INTERNASJONALISERING Informasjon, mobilisering og støtte til internasjonale programmer for mobilitet og utdanningssamarbeid Støtte til fakultetene i strategisk arbeid med internasjonalisering Avtaleforvaltning og utvikling Seksjon for Internasjonalisering bør ivareta alle fellestjenester knyttet til mobilitetsstøtte som ikke griper inn i det studieadministrative, og ha programansvar for internasjonale programmer som kobler utdanning og forskning/faglig virksomhet. En eventuell deling av internasjonaliseringsfeltet utover det å plassere studieadministrative oppgaver knyttet til fakultetene og Opptak, er svært uheldig. Den nye høyskolen blir stor og spredt over 8 campus. Med universitetsambisjonene settes det også større krav til godt og langsiktig Innspill til Delprosjekt 3 Administrativ Organisering Seksjon for Internasjonalisering, HBV

8 2 strategisk arbeid på internasjonaliseringsfeltet. Den samlede kunnskapen om programmer, fagområder og land som seksjonen forvalter, må utnyttes på tvers av både campus og fagmiljøer. Samtidig bør seksjonens medarbeidere spesialisere seg mot de ulike fakultetene og opparbeide spisskompetanse innenfor ulike programmer/land, for å gi god støtte til fagmiljøene i deres arbeid med internasjonalisering og mobilitet. På denne måten kan man ivareta både håndteringen av de brede administrative oppgavene innenfor det store feltet som kalles «internasjonalisering» OG spesialiseringen mot fag og programmer. Derfor er det viktig at staben minimum beholdes slik den er i dag: HiT: Internasjonalt kontor sentralt + stillinger ute på fakultetene= 6 fulle stillinger HBV: Seksjon for Internasjonalisering sentralt= 5 fulle stillinger Seksjonen vil da ha minimum 11 ansatte i 100% stillinger. Seksjonen bør ha eget driftsbudsjett og leder med personalansvar, samt rådgivere som i tillegg til å spesialisere seg på program og landkunnskap, jobber i egne team rettet mot de ulike fakultetene. Viser her til tidligere omforent innspill til administrativt delprosjekt, av Mobilitet utreisende studenter For å sikre faglig forankring og nærhet til studentene er det nødvendig å plassere de studieadministrative oppgavene knyttet til mobilitet ute på fakultet/instituttene. Studiekoordinatorer må ta faglig ansvar for internasjonalisering i studieplaner, avtaler knyttet til studieprogram og faggodkjenning. Studieveiledere må stå for den administrative saksbehandlingen og godkjenning i FS. Det er uheldig når en stor del av avtalene som benyttes er administrativt forankret og de faglig ansvarlige har lite forhold til innhold og relevans. Dette krever god kunnskap hos studieveiledere og koordinatorer. Det er naturlig av en ny Seksjon for Internasjonalisering tar ansvar for oppgaver som ikke knytter seg direkte til fag, men til ting som gjelder felles, allmenn informasjon til studenter og ansatte, og i tillegg bistår instituttene i rekruttering og god tilrettelegging av informasjonsarbeidet. Mobilitet innreisende studenter For å sikre at opptak av internasjonale utvekslingsstudenter gjøres effektivt og med god opptaksteknisk kompetanse i bunn, er det nødvendig å plassere opptaket hos Seksjon for Opptak. Arbeidet er ikke veldig mye annerledes enn opptak av andre grupper internasjonale studenter og innføring av nominasjons og søknadsweb for innreisende studenter gjør dette også til en mer naturlig del av deres område. Opptakskriterier for de ulike programmene må settes i samarbeid med fakultetene. Rekruttering skjer primært gjennom avtaleverk og strategisk nettverksbygging, og det er naturlig at en ny Seksjon for Internasjonalisering jobber med dette i samarbeid med fakultetene. Innspill til Delprosjekt 3 Administrativ Organisering Seksjon for Internasjonalisering, HBV