MØTEREFERAT. Forfall: Arnstein Hjelde (LU), Ivar Jonsson (ØSS), Karen Kipphoff (Akademiet), Ellen Høy-Petersen (Internasjonalt kontor)

Transkript

1 MØTEREFERAT Dato: 27. oktober Varighet: 9-12 Sted: Halden Medlemmer: Stein Haugom Olsen (leder), Anna-Lena Kjøniksen (IR, nestleder), Jan Høiberg (IT), Finn Samuelsen (HS), Arnstein Hjelde (LU), Ivar Jonsson (ØSS), Karen Kipphoff (Akademiet), Else Norheim (Bibl.), Ellen Høy- Petersen (Internasjonalt kontor), Linda Evenstad Emilsen (stip.), Christer LG Olofsson (stud. IR), Øystein Johnsen (forskningsdirektør), Kjell Ove Kjølaas (sekretær) Andre: Theo Schewe (ØSS), Espen Schjetne (LU) Forfall: Arnstein Hjelde (LU), Ivar Jonsson (ØSS), Karen Kipphoff (Akademiet), Ellen Høy-Petersen (Internasjonalt kontor) Arkiv: 15/02357 Saksliste SAK 40/16 Godkjenning av referat fra møtet SAK 41/16 Presentasjon av HiØs web-prosjekt... 2 SAK 42/16 Innspill til aktivitetsplan for budsjettforslag... 3 SAK 43/16 Interne rutiner for FoU-søknader... 4 SAK 44/16 Støtte til OA antologipublisering... 5 SAK 45/16 FoU-lederne informerer... 5 SAK 46/16 Orienteringssaker Samarbeidsseminar i Trollhättan/Høgskolan Väst Status for PhD-utredningen Utenlandsstipend Sluttrapport fra Helge Ramsdal... 5 SAK 47/16 Eventuelt

2 SAK 40/16 Godkjenning av referat fra møtet Vedlegg til saken: Referatutkast utsendt 15.9 Det er foreslått en endring i sak 32/16. Nå står det: Kirchhoff må kunne sies å være midt i målgruppa for slike stipend (relativt ung, utadvendt, god til å skrive søknader, etc.) Endringsforslag: Kirchhoff må kunne sies å være midt i målgruppa for slike stipend. Det er også foreslått en endring i referatet fra sak 34/16. Nå står det: FoU-utvalget foreslår å justere den lokale RBO-potten for publisering slik at en større andel av potten går til nivå-publisering. En foreslår også at Akademi for scenekunst tas ut av beregningsmodellen og øremerkes et passende årlig beløp for sin publisering. Endringsforslag: FoU-utvalget foreslår å justere den lokale RBO-potten for publisering slik at en større andel av potten går til nivå-publisering. En foreslår også at Akademi for scenekunst tas ut av beregningsmodellen, evt. at det diskuteres et øremerket fast årlig beløp for deres publisering med høgskoleledelsen. Vedtak: Referatet godkjennes med disse endringene. SAK 41/16 Presentasjon av HiØs web-prosjekt Prosjektleder for HiØs web-prosjekt, Jørgen Grønlund, orienterte om prosjektet. Presentasjonen er vedlagt referatet. Web-prosjektet er et forprosjekt som skal løpe fram til april I forprosjektet skal det defineres innholdet i et hovedprosjekt som starter så snart som mulig etter at forprosjektet er avsluttet. FoU-utvalgets innspill var bla. at web-sidene som presenterer forskningen bør ha både en norsk og en engelsk versjon, der den engelske versjonen bør være «hovedversjonen». Forskningsenheten ønsker å være kontaktpunkt som web-prosjektet kan støtte seg til i FoU-relevante spørsmål. 2

3 SAK 42/16 Innspill til aktivitetsplan for budsjettforslag FoU-utvalget foreslår følgende tiltak i 2017: På institusjonsnivå: Aktivitet Å videreføre ordningen med publiseringsstipend. For 2017 foreslås 10 stipend à 50 tusen kr = 500 tusen kr. Å videreføre ordningen med utenlandsstipend. For 2017 foreslås 6 stipend à 250 tusen kr = 1,5 mill. kr. Å etablere en ordning med «søknadsstipend», der ansatte søker om sentrale midler til frikjøp for å skrive søknader om eksterne FoU-midler. For 2017 foreslås 10 stipend à 50 tusen kr = 500 tusen kr. Kostnad kr kr kr For FoU-utvalget Aktivitet 2-dagers strategiseminar for FoU-utvalget og vararepresentantene, der resultatet skal brukes til innspill til rullering/revidering av strategisk plan. 2-dagers karriereseminar/professorkurs for ca. 20 fagansatte. Utrede behov/nytte for/av medlemskap i ORE-kontoret i Brüssel et evt. medlemskap krever at høgskolen må sette av personressurser som kan utnytte et slikt medlemskap: 125 tusen kr + 1/5 årsverk pr. år (fra 2018) Kostnad kr kr 0 Vedtak: FoU-koordinator orienterer ledelsen om hvilke aktiviteter FoUutvalget ønsker å prioritere. 3

4 SAK 43/16 Interne rutiner for FoU-søknader Siden det nå er etablert en forskningsadministrativ enhet er det naturlig å revidere rutinen for søknader om eksterne FoU-midler. Vedlegg til saken var gjeldende og forslag til ny rutine. Nedenfor er utdrag fra disse to rutinene. Gjeldende rutine Seks uker før søknadsfristen: Prosjektleder sørger for å informere dekan og ØFAS om at en skal søke om eksterne prosjektmidler, og hvilken utlysning det er snakk om. Det er en forutsetning for institusjonell godkjenning av søknaden at fagavdelingen v/dekan legger ved en kort, faglig vurdering av søknaden som godtgjør at søknaden og søkerne fyller de faglige kravene som stilles i utlysningen. Det er videre en forutsetning at fagavdelingen v/dekan godkjenner den bruk av ressurser som er forutsatt i søknaden, og påtar seg de økonomiske forpliktelser prosjektet vil ha for avdelingen. Budsjettet for søknaden skal synliggjøre avdelingens egenandel. Økonomiteamet i ØFAS er behjelpelig med å sette opp budsjett. Fire uker før søknadsfristen: Prosjektleder sender søknadsutkast til lokal FoU-koordinator og ØFAS. Tre uker før søknadsfristen: Prosjektleder møter lokal FoU-koordinator og ØFAS og diskuterer hvordan søknaden besvarer utlysningen. Et par kolleger kan gjerne inviteres med på møtet. En uke før søknadsfristen: Prosjektleder sender ferdig søknad til ØFAS som sørger for endelig kvalitetssikring og evt. anbefaler at direktøren godkjenner søknaden. En dag før søknadsfristen: Prosjektleder varsler direktøren og sender inn ferdig søknad. ØFAS sørger for at søknad med vedlegg, budsjett og erklæring fra fagavdelingens dekan legges inn i saks-arkivsystemet og videresendes til direktøren gjennom dette. Forslag til revidert rutine Seks uker før søknadsfristen: Prosjektleder sørger for å informere dekan, lokal FoU-leder og leder for forskningsenheten (Øystein Johnsen - oystein.johnsen@hiof.no) om at en skal søke om eksterne prosjektmidler, og hvilken utlysning det er snakk om. Det er en forutsetning at fagavdelingen v/dekan informerer leder for forskningsenheten om at avdelingen godkjenner den bruk av ressurser som er forutsatt i søknaden, og påtar seg de økonomiske forpliktelser prosjektet vil ha for avdelingen. Økonomienheten kan være behjelpelig med å sette opp budsjett for prosjektet. Fire uker før søknadsfristen: Prosjektleder sender søknadsutkast til lokal FoU-leder og leder for forskningsenheten. Tre uker før søknadsfristen: Prosjektleder møter lokal FoU-leder og en representant for forskningsenheten, og diskuterer hvordan søknaden besvarer utlysningen. Et par kolleger kan gjerne inviteres med på møtet. En uke før søknadsfristen: Prosjektleder sender ferdig søknad til leder for forskningsenheten som sørger for endelig kvalitetssikring og evt. anbefaler at direktøren godkjenner søknaden. Innen søknadsfristen: Dersom direktøren har godkjent søknaden sørger prosjektleder for innsending. Forskningsenheten sørger for at innsendt søknad med vedlegg og erklæring fra fagavdelingens dekan legges inn i arkivsystemet. FoU-utvalget støtter forslaget til ny rutine. Vedtak: FoU-koordinator sørger for at forslaget til ny rutine fremlegges på faglig ledermøte for godkjenning. 4

5 SAK 44/16 Støtte til OA antologipublisering Det er satt av sentrale midler til åpen publisering (Open Access), der man kan søke støtte til forfatterbetaling (APC - Article Processing Charges) for vitenskapelige artikler i Open Access-tidsskrifter (Open Access Gold). Siden halvparten av støtten kommer fra Forskningsrådet (NFR) er vi nødt til å forholde oss til reglene som NFR har definert. Det betyr at det kun er aktuelt å støtte tidsskriftpublisering. Det har vært noen forespørsler om muligheten for å få støtte (fra publiseringsfondet) til antologier og antologikapitler som publiseres i åpne kanaler. Disse har vi vørt nødt til å avvise med henvisning til de nevnte reglene, og bedt om at avdelingene vurderer om de vil prioritere slik støtte. FoU-utvalget diskuterte saken og mener at HiØ som en prøveordning skal sette av strategiske midler til åpen publisering på nivå 1 og 2 i antologier og hybridtidsskrifter 1. Vedtak: FoU-utvalget foreslår at det settes av strategiske midler til etablering av et ekstra publiseringsfond på 100 tusen kr til åpen publisering på nivå 1 og 2 i antologier og hybridtidsskrifter. SAK 45/16 FoU-lederne informerer FoU-lederne informerte om aktiviteten siden forrige møte. SAK 46/16 Orienteringssaker 1. Samarbeidsseminar i Trollhättan/Høgskolan Väst De som deltok på samlingen med Høgskolan Väst orienterte. 2. Status for PhD-utredningen Forskningsdirektøren orienterte. 3. Utenlandsstipend Sluttrapport fra Helge Ramsdal SAK 47/16 Eventuelt Rapporten var vedlagt innkallingen. 1 Hybridtidsskrift: Forfatterne betaler en publiseringsavgift, og offentligheten får umiddelbar tilgang på publisert versjon. Dette tidsskriftet kan også, i likhet med andre abonnementstidsskrifter, publisere artikler som ikke har åpen tilgang. 5