Prosjektnavn ORGANISASJONSUTVIKLINGS (OU)-PROSESS I HELSE OG SOSIALTJENESTEN 2014-2015 Bakgrunn Kommunestyret fastsatte dagens organisering av tjenesteområdet helse og sosial i februar 2013: K-sak 1/13, 11.2.2013: «Administrativ organisering» «Kommunestyret vedtar det foreslåtte administrative strukturnivået i Alta kommune, med ca. 35 virksomheter. Eventuelle endringer i de enkelte virksomheter/avdelinger kan komme som et resultat av pågående strukturendringer. Kommunestyret ber rådmannen om å.. vurdere om rus/psykiatri og sykestua/fødestua i fremtiden skal være virksomheter» Vedtaket medførte blant annet at virksomhet for omsorg ble delt i to nye virksomheter: virksomhet for sykehjem og virksomhet for hjemmetjenester. Siden forrige OU-prosess er det vedtatt både utbygginger og planer som vil påvirke dagens organisering av helse- og sosialtjenestene. I februar i år vedtok kommunestyret planpremissene for nytt omsorgssenter i tilknytning til dagens helsesenter: K-sak 6/2014: Alta omsorgssenter planpremisser «Kommunestyret gir sin tilslutning til driftsmessige og faglige planpremisser for Alta omsorgssenter, datert 10.01.14. Planpremissene skal danne grunnlaget for den videre planlegging av Alta omsorgssenter. Kommunestyret ber administrasjon påse at det blir tilstrekkelig med parkeringsplasser og at dette blir ivaretatt». Når omsorgssenteret står ferdig vil kommunen få mange nye sykehjemsplasser og omsorgsboliger med heldøgns bemanning. I tillegg skal Ekornsvingen og Kåfjord sykehjem legges ned, og brukere og ansatte overføres til omsorgssenteret. Det må avklares hvordan de nye sykehjemsavdelingene skal ledes og organiseres for å få til en hensiktsmessig og effektiv drift. Den administrative organiseringen av sykehjemsavdelingene vil også ha innvirkning på utformingen av omsorgssenteret. Omsorgssenteret vil også inneholde 60 bemannede omsorgsboliger. Hvordan skal disse organiseres? Inn i en av dagens virksomheter eller som en egen virksomhet? I etterkant av at planpremissene ble vedtatt, vedtok Helse Nord RHF i juni å styrke spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark: Vedtak i Helse Nord 18.juni 2014, styresak 72-2014: «Tiltak for styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark»: 1. «Styret i Helse Nord RHF gir generell tilslutning til premisser og forslag i den enstemmige sluttrapporten fra Utredningen av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark» Vedtaket i Helse Nord RHF innebærer blant annet at sykestua og fødestua skal virksomhetsoverdras fra kommunen til Finnmarkssykehuset HF. Dette får innvirkning på kommunens helsevirksomhet. I tillegg skal lokalene til HS-administrasjonen overdras til Finnmarkssykehuset HF. Det må avklares om administrasjonen skal få nye lokaler i omsorgssenteret eller i ledige lokaler i E4-blokken ved helsesenteret.
Kommunestyret har i tillegg til vedtaket i k-sak 1/13 der de ber rådmannen vurdere om rus/psykiatri i fremtiden skal være egen virksomhet, i k-sak 59/14 i juni i år vedtatt Plan for psykiatri- og rustjenestene. I planen anbefales det at det i 2015 starter et eget prosjekt for å gjennomgå tjenestens fremtidige organisering. Selv om dagens organisering er ny og i en stabiliseringsfase, ser en at tjenesten er sterkt voksende og har mange særpreg som krever kontinuerlig fokus på organiseringa. Både størrelse, omfang, mål- eller faggruppebasert organisering samt forventet vekst og kompleksitet i tjenesten må tas hensyn til. Bakgrunnen for OU-prosessen i helse- og sosialtjenesten er i første rekke de forestående utbyggingene av nytt omsorgssenter, utvidelse av helsesenteret i regi av helseforetaket og ombygging av helsesenteret som følge av de to andre prosjektene. I tillegg er det planlagt flere nye bistandsboliger (Midtbakkveien, Åsveien og Marienlund) og nytt dag- og arbeidssenter. Alle disse prosjektene vil påvirke organiseringen av tjenesteområdet helse og sosial og medføre strukturelle endringer av tjenesten. Oppdragsgiver (prosjekteier) Rådmann Bjørn-Atle Hansen Formål (Hvorfor?) Prosjektets formål er: Etablere en effektiv og fremtidsrettet administrativ organisering av helse og sosialtjenesten Bidra til forbedret helhetstenkning i helse og sosialtjenesten Bidra til å få på plass mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen Mål (Hva skal oppnås?) Vedta en ny administrativ organisering av helse- og sosialtjenesten Rammebetingelser Prosjektet skal i stor grad gjennomføres ved bruk av tilgjengelige administrative og økonomiske ressurser i egen organisasjon. Helse og sosialadministrasjonen må sette av nødvendig tid og ressurser til dette arbeidet. Prosjektgruppen må bidra til at det skapes forståelse og motivasjon for omstillingsprosessen, og sikre nødvendig involvering og medvirkning fra fagforeningene/tillitsvalgte og ansatte. Det er viktig med en kreativ prosess, men at de tiltakene som til slutt fremmes fra prosjektgruppen er realistiske, konkrete og gjennomførbare. Prosjektgruppen skal styre framdriften av omstillingsprosjektet, og informere det øvrige politiske og administrativt miljø i kommunen om prosjektet. Kravspesifikasjon Følgende styringsdokumenter legges til grunn for arbeidet: Offentlige/nasjonale lovkrav og føringer Kommuneplanen samfunnsdel og arealdel
Budsjett 2015 og Økonomiplan 2015-2018 Kommunedelplan for helse og sosial 2013-2020, vedtatt i k-sak 66/2013 K-sak 1/2013: Administrativ organisering K-sak 6/2014: Alta omsorgssenter planpremisser K-sak 28/2014: Spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark Virksomhetsplaner 2014 og 2015 Kommunens arbeidsgiverpolitikk, med særskilt vekt på vårt verdigrunnlag: Åpenhet, trygghet og respekt Retningslinje for omstillingsprosesser i Alta kommune Liste over relevante utredninger og vedtak knyttet til planlagte investeringer i Alta helsesenter og Alta omsorgssenter: K-sak 2/2010 Organisering og drift av legesentrene K-sak 31/2010 Omstillingsprosjektet dimensjonering av adm. ressurser K-sak 80/2010 Fysioterapeutene dimensjonering av fysioterapitjenesten K-sak 120/2012 Sykehjemsstrukturen K-sak 126/2012 Nye Altamodellen K-sak 131/2012 Stiftelsen utleieboliger finansiering av omsorgsboliger i Midtbakkveien 24 K-sak 149/2012 Utredning av spesialisthelsetjenesten K-sak 1/2013 Administrativ organisering K-sak 16/2013 Kjernevirksomhet for IKT i Alta kommune K-sak 66/2013 Kommunedelplan for helse og sosial 2013-2020 K-sak 72/2013 Utvidet regnskapsanalyse helse og sosial 2013 K-sak 89/2013 Nytt privat legesenter i Alta K-sak 6/2014 Alta omsorgssenter planpremisser K-sak 28/2014 Spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark K-sak 44/2014 Alta Sentrum detaljplan for omsorgssenter K-sak 48/2014 Agenda Kaupang gjennomgang av kostnadsdrivere i PLO K-sak 57/2014 Nytt dag- og arbeidssenter planpremisser K-sak 58/2014 Stiftelsen utleieboliger finansiering av omsorgsboliger i Åsveien K-sak 59/2014 Plan for psykiatri- og rustjenestene 2014-2020 Prosjektet må vurdere følgende områder: Den administrative organiseringen, herunder utvidelse og bortfall av virksomheter og avdelinger Fokus på strukturelle endringer som kan bidra til en effektiv og fremtidsrettet drift av tjenestene Behov for bygningsmessige/arealmessige tilpasninger i forhold til omsorgssenteret og helsesenteret Avgrensninger og unntakelser Prosjektet skal ha en tidshorisont fra oktober 2014 til desember 2015. Gjennomføringsfasen vil ta lengere tid da dette avhenger av flere utbyggingsprosjekter i helse og sosial: Alta omsorgssenter Alta Helsesenter ombygging og utbygging Midtbakkveien 24 - omsorgsboliger Åsveien - omsorgsboliger Marienlund - omsorgsboliger Nytt dag- og arbeidssenter
I løpet av prosessen kan det inntreffe berøringspunkter opp mot Barn- og ungetjenesten, eksempelvis når det gjelder organisering av psykiatri- og rustjenestene og habiliteringstjenesten. Slike saker fremmes for styringsgruppen før igangsetting av prosess. Prosjektets overordnede organisering Saker som berører utvidelse og bortfall av virksomheter og avdelinger skal fremlegges for Administrasjonsutvalget. Styringsgruppen skal ledes av rådmannen. Prosjektgruppen skal ledes av kommunalleder for helse og sosial Plan og milepæler Det vil utarbeides en framdriftsplan for prosjektet. Framdriftsplanen vil framlegges til styringsgruppen for godkjenning. Planen vil synliggjøre: Hvilke oppgaver som må utføres for å nå prosjektets mål Hva som skal gjøres Når det skal gjøres Hvilke ressurser som kreves Hva resultatet skal være Nedenfor synliggjøres noen av oppgavene som må avklares i prosjektet. Listen er ikke uttømmende, og vil bli endret etter hvert som prosessen pågår. Fase 1 I fase 1 er det prioritert å avklare endelig hvilke funksjoner som skal inn det nye omsorgssenteret, slik at utbyggingen ikke blir forsinket på grunn av nye tiltak. Fase 1 må være ferdig innen 31.12.14. Samlokalisering eller samorganisering av hjemmetjenesten sone øst og sone vest? Skal Miljøarbeidertjenesten overføres fra virksomhet for bistand til virksomhet for hjemmetjenesten? Administrativ/organisatorisk inndeling for sykehjemsavdelingene og omsorgsboligene ved omsorgssenteret Skal vi ha eget kommunalt laboratorium, og eventuelt hvor? Ny lokalisering og eventuelt organisering for tjenester som må flytte ut av E3 på helsesenteret Nye lokaler til kommunalleder og stab, inkludert virksomhetsadministrasjoner Etablering av felles «forkontor» for merkantile ressurser i HS-administrasjonen Skal kjøkkenet flyttes fra helsesenteret og over til omsorgssenteret? Fase 2 Hvilke funksjoner skal inn i E4 på Helsesenteret (tidligere sykestue, fødestue, sykehjem, rehabiliteringsavdeling) Planlegge virksomhetsoverdragelse av sykestue og fødestue i samarbeid med Finnmarkssykehuset HF Prosess opp mot ansatte som blir berørt ved nedleggelse av Kåfjord og Ekornsvingen sykehjem Skal Psykiatri og rustjenesten bli egen virksomhet?
Prosjektets interne organisasjon Styringsgruppe: Rådmann Bjørn-Atle Hansen, styringsgruppens leder Kommunalleder HS John Helland Kommunalleder OK Mads Stian Hansen Prosjektgruppe: Kommunalleder HS John Helland, prosjektleder Nestleder HS Ingunn Torbergsen, sekretær Rådgiver HS Per Prebensen Virksomhetsleder Helse Gøril Karlsen Virksomhetsleder Hjemmetjenester Marie Stavang Virksomhetsleder Sykehjem Johanna Isaksen Virksomhetsleder Bistand Siri Isaksen Rådgiver personal Linda Pedersen HTV Grete Thomassen Arbeidsgrupper: Opprettes når prosjektet er vedtatt Alta (dato) Alta (dato) --------------------------------------------- ------------------------------------------ Prosjekteier Prosjektleder