KICK-OFF Anskaffelse av Generell informasjon til brukergruppen Mandag 9. september 2013
Lov om offentlige anskaffelser LOA 5 Grunnleggende krav En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Vi skal ikke forskjellsbehandle leverandørene. Vi skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretnings etisk standard i saksbehandlingen Sikre hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.
Forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsesprosedyrer DEL I Grunnleggende for alle typer konkurranser DEL II Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Konkurranse med forhandling DEL III Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse
Terskelverdier Kontraktens verdi danner grunnlag for hvilke anskaffelsesprosedyrer som skal anvendes Under 100.000 Mellom 100.000-500.000 Mellom 500.000-1,6 mill. Over 1,6 mill. Bygge og anleggskontrakter 40,5 mill. Ingen faste prosedyrekrav FOA del I FOA del I og II FOA del I og III FOA del III
Fullstendig konkurransegrunnlag 0 Grunndokument 1 Kravspesifikasjon 2 Pristilbudsskjema, tildelingskriterier og evaluering 3 Alminnelige kontraktsvilkår 4 Spesielle kontraktsvilkår 5 HMS Egenerklæring 6 Virksomhetsoversikt 7 Informasjon vedr. innsynsbegjæringer
Grunndokument Spilleregler for gjennomføringen av anbudskonkurransen Beskrivelse av oppdraget Verdi, omfang, deltakere (andre kommuner eller offentlige virksomheter) Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Generelle regler (Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser), prosedyre, offentlighet, taushetsplikt, habilitet etc. Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav, organisatoriske og juridiske stilling, økonomiske og finansielle kapasitet, tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Utforming av tilbudet, tilbudsfrist, innleveringssted, forbehold, vedståelsesfrist mm. Oppdragsgivers behandling av tilbudene og avgjørelse av konkurransen Tilbudsåpning, avvisning av leverandør eller tilbud, avklaringsmulighet, avlysning av konkurransen, tildelingskriterier, kontraktstildeling etc.
Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen skal si noe om hva produktet skal gjøre, men ikke hvordan det skal gjøres. Flere typer spesifikasjoner: Detaljspesifikasjon Standardspesifikasjon Funksjonsspesifikasjon Behovs- eller ytelsesspesifikasjon Valg av spesifikasjonstype vil påvirke: Hvor mange som kan konkurrere om leveransen I hvilken grad virksomheten får nyttiggjort seg leverandørenes kunnskaper om hvordan virksomhetens behov best kan dekkes Fremtidig fleksibilitet og kostnader Risikofordelingen mellom kjøper og selger
Pristilbudsskjema, tildelingskriterier og evaluering Inneholder beskrivelse av evalueringsmodell og tildelingskriterier og forklaring til prisskjema. Tildelingskriterier En nærmere beskrivelse av hva som inngår i de enkelte tildelingskriteriene. Beskrivelse av karaktersetting Sikrer forutberegnelighet og etterprøvbarhet Evalueringsmodell Påslagsmodell GRIP Evalueringsmodell Sikrer forutberegnelighet i konkurransen Forklaring til prisskjema Beskrivelse av kolonner Pris ekskl. mva, frakt, toll etc (Incoterms 2010) Reduserer risiko for feil i prisskjema
Alminnelige- og spesielle kontraktsvilkår Angir føringene for oppfølging av avtalen etter at kontrakten er signert (avtalefasen) Prisjustering Konsekvens ved mislighold Ansvar for feil og mangler Bestillings- og faktureringsvilkår Mm Spesielle vilkår retter seg mot den spesifikke anskaffelsen, i motsetning til alminnelige vilkår som gjelder for samtlige anskaffelser i TFK.
Øvrige dokumenter HMS Egenerklæring Brukes kun ved tjenesteanskaffelser Virksomhetsoversikt Brukes i rammeavtaler eller i avtaler der flere skal ha levering. Informasjon vedr. innsynsbegjæringer
Ulike faser i anbudskonkurranser 1. Behovsverifisering 2. Lage konkurransegrunnlag 3. Kunngjøringsfasen 4. Tilbudsfrist/ tilbudsåpning 5. Kvalifisere leverandører 6. Tilbudsevaluering 7. Innstilling o Karensperiode 8. Signering av kontrakt
Hvem har ansvar for hva i anbudskonkurransen?
Hvem har ansvar for hva i avtalefasen?
Arbeidsoppgaver i de ulike fasene Fra behovsverifisering kunngjøring av konkurranse Innkjøpstjenestens oppgaver: Styre prosjektet Verifisere behov Sette sammen brukergruppe Fremskaffe volum Invitere FKIT-kommuner Utarbeide kgrl iht. FOA Stille spørsmål og veilede brukergruppen Brukergruppens oppgaver: Bidra med faglig kompetanse Utarbeide kravspesifikasjon Utarbeide pristilbudsskjema Sette tildelingskriterier Bestemme hvordan evaluering skal foregå
Arbeidsoppgaver i de ulike fasene Fra kunngjøring av konkurranse Tilbudsfrist/ tilbudsåpning Innkjøpstjenestens oppgaver: Besvare spørsmål fra leverandører Avklare evt. uklarheter i kgrl Arrangere og lede tilbudskonferansen Forberede tilbudskonferansen Forberede tilbudsåpning Forberede kvalifisering av leverandør Forberede evaluering av tilbudene Brukergruppens oppgaver: Besvare spørsmål fra leverandører Avklare uklarheter i kravspesifikasjon/prisskjema Bistå med forberedelser til tilbudskonferansen Delta på tilbudskonferansen Bistå med forberedelsene til tilbudsevaluering Delta på tilbudsåpning
Arbeidsoppgaver i de ulike fasene Kvalifisering av leverandør Innkjøpstjenestens oppgaver: Lede tilbudsåpning Kontrollere opplysninger i tilbudet/ formalfeil Innhente evt. tilleggsopplysninger Gjennomgå dokumentasjon til kvalifikasjonskravene Kvalifisere evt. diskvalifisere Behandle evt. klager Brukergruppens oppgaver: Delta på tilbudsåpning Bistå innkjøpstjenesten ved behov
Arbeidsoppgaver i de ulike fasene Evaluering av tilbud Innkjøpstjenestens oppgaver: Veilede og bistå brukergruppen ved behov Delta/ evt. lede evalueringsmøter Se til at evaluering er iht. FOA Tildele kontrakt/ Sende innstillingsbrev Brukergruppens oppgaver: Delta evt. lede evalueringsmøter Foreta tilbudsevaluering Karaktersette kravene iht. tildelingskriteriene Skrive kommentarer til karaktersetting Begrunne valgene som er gjort Kontrollere tilbudene for forbehold som ikke står i tilbudsbrevet. Kontrollere prisskjema (Rett pris, formelfeil, endret av leverandør etc.)
Arbeidsoppgaver i de ulike fasene Innstilling, karensperiode og signering av kontrakt Innkjøpstjenestens oppgaver: Behandle innsynskrav Behandle klager Lage kontrakt Planlegge og lede kontraktsmøte Lage fremdriftsplan for avtaleoppfølging Planlegge implementering av avtalen Brukergruppens oppgaver: Bistå i klagebehandling Delta på kontraktsmøte
TIPS OG RÅD Kravspesifikasjon, evaluering og begrunnelse Mandag 9. september 2013
Kravspesifikasjon Det viktigste dokumentet! Mest tidkrevende å lage Skal bidra til å skape konkurranse - ikke begrense konkurransen Likebehandle leverandørene ikke ekskludere Det skal tas hensyn til miljø og livssykluskostnader Kravene skal ta utgangspunkt i vårt behov Dagens behov Morgendagens behov Forbud mot å nevne et bestemt fabrikat, opprinnelse mm. Kravene er nært knyttet opp mot tildelingskriteriene og utgjør evalueringsgrunnlaget.
Skal-krav og/eller Bør-krav? Hva er forskjellen? Skal-krav Minimumskrav som skal oppfylles Vi har en plikt til å avvise tilbudet dersom produktet ikke oppfyller ett eller flere av kravene. Bør ikke stilles dersom det ikke er viktig for leveransen. Bør-krav Krav som kan oppfylles Utgjør i hovedsak vårt evalueringsgrunnlag. Bør utformes på en slik måte at besvarelsen gir gode nok opplysninger til at vi kan skille leverandørene fra hverandre.
Skal-krav og/eller Bør-krav? Eksempler Skal-krav Kjennetegnes ofte med: Det skal Det må Det forutsettes at En representant fra leverandør skal jevnlig besøker virksomhetene Oppdragsgiver stiller som minimumskrav at leverandør må tilby Bør-krav Kjennetegnes med ord som: Det bør Det kan.. Det er ønskelig Det er ønskelig at en representant fra leverandør jevnlig besøker virksomhetene Leverandør bør kunne tilby.
Funksjonelle og ikke-funksjonelle krav Funksjonelle krav (Harde fakta): Teknisk spesifikasjon/ Teknisk beskrivelse av produktet Ikke-funksjonelle krav (Myke kriterier): Service og vedlikehold Kundeservice Responstid Leveringstid Opplæring Utvikling og oppgradering mm
Tips og råd! Samtlige krav i kravspesifikasjonen skal kunne etterprøves Det skal ikke være tvil om et krav er oppfylt eller ikke Sjekk at det ikke er motsetninger/ konflikter mellom kravene Sjekk at kravene er konkrete og målbare
Tips og råd! Sjekk at det er språklig konsistens i spesifikasjon Sjekk at formuleringene ikke kan misforstås Benytt enkle ord Tenk på ordets rette betydning Unngå svake fraser Unngå ord hvor betydningen er relativ
Tildelingskriterier Regelverket setter visse krav til tildelingskriteriene for at disse skal være lovlige. For at et kriterium skal være lovlig må følgende krav være oppfylt: være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet knytte seg til kontraktens gjenstand kriteriet må ikke innebære at oppdragsgiver får et ubetinget fritt valg kriteriet må være i samsvar med de grunnleggende kravene i lov om offentlige anskaffelsers 5. kriteriet må være knyttet opp mot opplysninger som etter konkurransegrunnlaget skal gis i tilbudet. Kriteriene må angis med den vekt de skal ha. Det vanlige er at kriteriene angis med en vekting i prosent.
Tildelingskriterier og evaluering En vinner kåres på bakgrunn av: Laveste pris, eller Økonomisk mest fordelaktig Pris + Myke kriterier Kvalitet, service, responstid, opplæring, leveringstid etc Kriteriene må vektes i % - også priskriteriet. Underpunktene som inngår i de myke kriteriene må karaktersettes og begrunnes. Brukergruppen karaktersetter og evaluerer innkomne tilbud i henhold til oppgitt karakterskala og tildelingskriterier
Begrunnelsesplikt Vi har en plikt til å gi berørte leverandører en begrunnelse for tildeling av kontrakt/ rammeavtale, jf. FOA 11-14 og 20-16. Begrunnelsen skal inneholde: Navn på vinner i konkurransen Redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier
Brukergruppens kommentarer og begrunnelser: Skal være etterprøvbar Skal kunne forsvares i en evt. klagesak Skal være i samsvar med tildelingskriteriene Skal reflektere karakterene som er gitt Skal ha utgangspunkt i vårt behov Skal være av en slik art at en person uten inngående kjennskap til produktet skal kunne forstå valgene som er tatt Skal tåle dagens lys Offentlighet! FORDI
Innkjøpstjenestens begrunnelse av produktets egenskaper og relative fordeler i innstillingsbrevet avhenger av: 1. Brukergruppens kommentarer og begrunnelse for de enkelte karakterer 2. Brukergruppens helhetsvurdering/ totalvurdering av innkomne tilbud HUSK! Det er DERE som har kjennskap til produktet som skal anskaffes, innkjøpstjenesten kjenner anskaffelsesregelverkets styrker og svakheter.
LYKKE TIL