Seljord kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Seljord kommune - kontrollutvalget Møtedato: 26.11.2014 Møtestad: Møteleiar: Seljord Kommunehus, Ordførars møterom Fråfall: Gunleif Oland Meldt fråfall, vara innkalla Til stades: Leiar Nestleiar Anne Marie Smeland sak: 23/14 Vara medlem Nils Liane Sekretær Marianne Lundeberg Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin Forvaltningsrevisor Gunnar Isaksen sak: 22-23/14 Dagleg leiar TKR IKS Kjell Ekman sak: 22-23/14 Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte 15.09.2014 blei godkjend. Sakene blei behandla slik: 23 22-21-24/14 Leiar Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 21/14 14/813 MØTE- OG ARBEIDSPPLAN FOR 2015 22/14 14/815 ORIENTERING FRÅ REVSIOR 23/14 14/814 EIGARSKAPSKONTROLL AV SELJORD PERSONAL AS 24/14 14/816 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.11.2014 Side 2 av 5
Sak nr. 21/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 1. Møte og arbeidsplan for kontrollutvalet 2015 godkjennast. 2. Planen og datoane er veiledane og kontrollutvalet står fritt til å ta opp kva som helst sak og avhalde dei møta dei ynskjer. Sekretariatet la fram forslag til møte- og arbeidsplan i møtet. 1.Møte og arbeidsplan for kontrollutvalet 2015 godkjennast. 2.Planen og datoane er veiledane og kontrollutvalet står fritt til å ta opp kva som helst sak og avhalde dei møta dei ynskjer. Sak nr. 22/14 ORIENTERING FRÅ REVSIOR Kontrollutvalet tek saka til vitande. Oppdragsrevisor Elizabeth Kasin orientera kontrollutvalet om revisjonen sitt arbeid i Seljord kommune. Dagleg leiar i TKR IKS Kjell Ekman presentera seg og orientera om Telemark kommunerevisjon IKS. Vurdering av oppdragsansvarleg revisor og oppdragsrevisor sitt sjølvstende i høve til Seljord Kommune blei lagt fram i møtet. Kontrollutvalet tek saka til vitande. Sak nr. 23/14 EIGARSKAPSKONTROLL AV SELJORD PERSONAL IKS Side 3 av 5
Tilråding til kommunestyret: Seljord kommune tek rapporten til vitande og følgjer opp tilrådingane i rapporten: kommunen må ha oppdatering og ny politisk handsaming av eigarskapsmeldinga, legg opp til regelmessig evaluering av eigarskapsmeldinga, i tråd med KS sine anbefalingar, formaliserer rutinar, og orientera kommunestyret årleg. inngår skriftlege avtalar med SP AS om forhold mellom kommunen og selskapet av økonomisk og vesentlig art til dømes avtalar om kor mange plassar kommunen skal kjøpe kvart år. Vidare må eigarrepresentantar i selskapet følgje opp tilrådingane i rapporten: gjer ei grundig vurdering og lage ei skriftleg og årsaksforklara grunngjeving om sitt forhold til offentleglova og lov om offentlege anskaffingar. registrerer styreverva i Styrevervregisteret, gjennomfører og formaliserer styreevaluering, datere innkalling til generalforsamling, sørger for at selskapets revisor får innkalling til generalforsamling, inngår skriftlege avtaler med kommunen og NAV om forhold av økonomisk og vesentlig art, til dømes avtalar om kor mange plassar kommunen skal kjøpe kvart år. Kommunestyret ber rådmann og inviterar dagleg leiar til å orientere kontrollutvalet om oppfølgingane av anbefalingane i rapporten hausten 2015. Kontrollutvalet ynskjer at kommunestyret inviterer TKR IKS til å legge fram rapporten i kommunestyret. Dagleg leiar i Seljord Personal AS inviterast til kommunestyret ved framlegginga av rapporten. Forvaltningsrevisor Gunnar Isaksen og Dagleg leiar TKR IKS Kjell Ekman la fram eigarskapskontroll rapporten på Seljord Personal AS i møtet. Tilråding til kommunestyret: Seljord kommune tek rapporten til vitande og følgjer opp tilrådingane i rapporten: vurderer om det er behov for oppdatering og ny politisk handsaming av eigarskapsmeldinga, legg opp til regelmessig evaluering av eigarskapsmeldinga, i tråd med KS sine anbefalingar, formaliserer rutinar for korleis kommunestyret skal informerast om selskapet, Side 4 av 5
inngår skriftlege avtalar med SP AS om forhold mellom kommunen og selskapet av økonomisk og vesentlig art til dømes avtalar om kor mange plassar kommunen skal kjøpe kvart år. Vidare må eigarrepresentantar i selskapet følgje opp tilrådingane i rapporten: gjer ei grundig vurdering og lage ei skriftleg og årsaksforklara grunngjeving om sitt forhold til offentleglova og lov om offentlege anskaffingar. registrerer styreverva i Styrevervregisteret, gjennomfører og formaliserer styreevaluering, datere innkalling til generalforsamling, sørger for at selskapets revisor får innkalling til generalforsamling, inngår skriftlege avtaler med kommunen og NAV om forhold av økonomisk og vesentlig art, til dømes avtalar om kor mange plassar kommunen skal kjøpe kvart år. Sak nr. 24/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.11.2014 Sakene vert tekne til vitande. Behandlinga i Seljord kommune kontrollutvalget Sekretariatet tok opp følgande i møtet: Høstkonferansen - referat Gardermoen konferanse 4-5.02.2015 leiar meldte seg på, sekretariatet sender epost til dei andre medlemane for påmelding. Møtegodgjersle sekretariatet leverar inn oppmøte i kontrollutvalet, frå sist levert godtgjering, til økonomiavdelinga. Eventuelt Side 5 av 5