Saksbehandler: Cecilie Geelmuyden Vår dato: Vår referanse: 10.06.2016 2015/6852 Deres dato: Deres referanse: Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten ved styrets leder Østre Totenveg 14 2816 GJØVIK TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten Org.nr. 971520620 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar
Side 2 av 17 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Tema for tilsynet... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Kort om Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten... 5 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 6 3.1 Rettslige krav... 6 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 7 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 8 4.1 Rettslige krav... 8 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 9 5 Daglig leder... 9 5.1 Rettslige krav... 9 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger... 9 6 Tilstandsrapport...10 6.1 Rettslige krav...10 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger...10 7 Inntak...11 7.1 Rettslige krav...11 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger...12 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner...14 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene...16 10 Klageadgang...16
Side 3 av 17 1 Innledning Utdanningsdirektoratet fører tilsyn med skoler godkjent etter lov om frittståande skolar (friskoleloven) av 4. juli 2003 nr. 84, jf. 7-2 første ledd. Loven endret navn fra lov om private skolar med rett til statstilskot (privatskoleloven) 1. august 2015. Det rettslige grunnlaget for tilsynet er friskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i denne og forutsetningene i den enkelte skoles godkjenning i forbindelse med tillatt øvre elevtall og utdanningsprogram. Rettslige plikter etter annen lovgiving og regelverk kontrolleres i den grad friskoleloven, forskriftene til denne eller skolens godkjenning henviser til det. Dersom det under tilsynet avdekkes forhold i strid med de rettslige kravene som stilles til skolen, kan Utdanningsdirektoratet reagere på dette i henhold til friskolelovens reaksjonsbestemmelse 7-2a. Mulige reaksjoner etter denne bestemmelsen er pålegg om retting, tilbakeholdelse av statstilskudd, tilbakekreving av statstilskudd og tilbaketrekking av skolens godkjenning. Utdanningsdirektoratets tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet. I denne rapporten presenteres Utdanningsdirektoratets vurderinger og konklusjoner i forbindelse med det tilsynet som er ført med Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten, heretter også omtalt som skolen, i perioden fra og med 04.11.2015 til og med dags dato. 1.1 Tema for tilsynet Det overordnede tema for dette tilsynet er Styrets ansvar. Under denne overskriften har Utdanningsdirektoratet kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Forhold som ikke nevnes i denne rapporten har ikke blitt vurdert av Utdanningsdirektoratet. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet Tilsyn med Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten ble åpnet gjennom brev 04.11.2015. Skolen ble i brevet pålagt å legge fram ulik type dokumentasjon for Utdanningsdirektoratet. Styret har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om dokumentasjon i den grad dokumentasjonen faktisk finnes. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret 22.02.2016. I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Vi mottok styrets tilbakemelding
Side 4 av 17 14.03.2016. Vi har vurdert tilbakemeldingen under de ulike temaene i kapitlene nedenfor. I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som brudd på regelverket. Brudd på regelverket følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter friskoleloven 7-2a. Med brudd på regelverket menes forhold som er i strid med krav som følger av friskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp bruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er friskoleloven 7-2a første ledd. I egenskap av å være øverste organ etter friskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. 1.3 Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i vedlegg 1) data fra Brønnøysundregistrene informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette nedenfor.
Side 5 av 17 2 Kort om Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten ligger i Gjøvik kommune, i Oppland fylke. Skolen er godkjent etter nåværende friskolelov 2-1 andre ledd bokstav b, på grunnlaget "anerkjent pedagogisk retning". Formålet er å drive undervisning etter Rudolf Steiners pedagogiske prinsipper. Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten tilbyr opplæring på grunnskolenivå. Skolen er godkjent for 90 elever fra 1. til 10. trinn. Høsten 2015/våren 2016 er det meldt inn 90 elever. Skolen fikk statstilskudd på omlag 5,4 millioner kroner for dette elevantallet. Skolen har hatt godkjenning til å drive skole siden 1986.
Side 6 av 17 3 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 3.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer.
Side 7 av 17 3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Innledning Skolen er organisert som en stiftelse. Alle stiftelser skal ha et styre og vedtekter. Stiftelsens vedtekter skal blant annet si noe om antallet, eller laveste og høyeste antall, styremedlemmer som styret skal bestå av og hvordan disse skal velges. Etter det vi forstår består styrets medlemmer av syv "faste" representanter i tillegg til en representant fra kommunen. Referat fra årsmøtet 18.06.2015 og referat fra styremøtet 02.06.2015 bekrefter at skolen rekrutterer styremedlemmer på denne måten. Denne fremgangsmåten er i tråd med Stiftelsesloven. Styret og legitimasjon Opplysningene om styrets sammensetning i Enhetsregisteret svarer ikke med opplysningene fra årsmøteprotokollen om det nye styret fra høsten 2015. Registreringen skal sikre stiftelsen og styret legitimasjon som ansvarlig for stiftelsens drift. Registreringen er også viktig når det gjelder fullmakt for personer i styret til å inngå avtaler på styrets vegne. Den avvikende dokumentasjonen på hvilke personer skolens styret er satt sammen av, gjør at skolen på dette punktet ikke er i tråd med friskoleloven 5-1 første ledd. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Dere har opplyst at dere skal endre opplysningene i Enhetsregisteret slik at de samsvarer med årsmøteprotokollen om styret som ble valgt fra høsten 2015. Møte- og uttaleretten Vi har mottatt skriv fra dere på personer/representanter med møte- og uttalerett for skoleåret 2015-2016. Friskoleloven 5-1 annet ledd sier at daglig leder i tillegg til fem representanter fra forskjellige grupper, skal ha møte- og uttalerett i skolens styremøter. Skolens oppnevnelse av persongrupper med møte- og uttalerett samsvarer ikke med kravene i friskoleloven. Skolen har en sammensatt gruppe styremedlemmer som representerer alle representantgruppene beskrevet i bestemmelsen. En slik sammensetning er i henhold til loven og lang og etablert praksis, ikke godt nok. Persongruppene med møte- og uttalerett skal komme i tillegg til skolens styremedlemmer. Vi viser til at representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens et styremedlem skal ta hensyn til- og representere det som er til det beste for hele skolen. Videre er det bare styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Skolen må derfor i tillegg til rektor og kommunens representant gi en representant for foreldrerådet, en representant for undervisningspersonalet, en representant for andre tilsatte ved skolen og en representant fra elevrådet, møte- og uttalerett i skolens styremøter.
Side 8 av 17 Innkalling til styremøter Vi har mottatt kopi av tre e-poster som dokumenterer innkalling til styremøter. Styremedlemmene samt kommunens representant får innkalling til styremøtene. I følge innsendt dokumentasjon fremkommer det ikke at elevrådsrepresentanten har fått innkalling til styremøtene. Det er ikke dokumentert at skolen har innkalt representantene som er nevnt i 5-1 andre ledd. Dere har ikke dokumentert at elevrådsrepresentanten har fått innkalling eller vært representert i noen styremøter ved skolen. Dette er følgelig i strid med friskoleloven regler om retten til deltakelse på styremøter. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Dere har opplyst at dere vil kalle inn representanter fra interessegruppene omtalt i friskoleloven 5-1 annet ledd, til styremøter. Dere forklarer videre at elevrådsrepresentanten i praksis har fått beskjed om styremøter fra sin far som er styreleder ved skolen. Skolen vil formalisere denne møteinnkallingen i fremtiden. Dere opplyser forøvrig om at informasjon om styremøter og referater gis til de ansatte i en ukentlig møteoversikt og i styreinnkalling henges opp i lærerrommet. Tidspunkt for innkalling til styremøter Til styremøtet 08.09.2015 ble innkalling sendt 01.09.2015. Til styremøtet 02.06.2015 (opprinnelig tenkt å være årsmøte), ble innkalling sendt 20.05.2015. Henholdsvis én uke og 13 dager må sies å være "god tid". Til styremøtet 03.11.2015 ble innkalling sendt per e-post 30.10.2015 (med overskriften: Styremøteinnkalling på meget kort varsel!). Innkallingen ble sendt på fredag ettermiddag og møtet skulle avholdes tirsdag. Fire dager helgen iberegnet, kan i utgangspunktet ikke sies å være "god tid". Direktoratet ser imidlertid av styremøtereferatet at seks av de åtte innkalte medlemmene av styret (beslutningsdyktig styre), møtte på kort varsel. Vi la til grunn at det korte varselet var et unntakstilfelle, og kom til at skolen innkaller de faste medlemmene i styret til god nok tid. Vi viser i denne sammenhengen til vår omtale ovenfor vedrørende manglende innkalling av representanter med møte- og uttalerett. Det er særlig viktig at disse representantene får innkalling i god nok tid til å forberede seg. Vi har ikke vurdert spørsmålet om tidspunkt for innkalling for denne gruppen, fordi skolen ikke innkaller denne type representanter særskilt. Vurdering av tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Vi har merket oss at skolen ønsker å endre opplysningene i Enhetsregisteret og rutiner for innkalling av alle representanter med møte- og uttale rett i overenstemmelse med loven. Vår vurdering er at skolen på vedtakstidspunktet ikke oppfyller lovens regler om styrets sammensetning og møte- og uttalerett. Vi presiserer at det på nåværende tidspunkt ikke er dokumentert at endringene er gjort. Vi vurderer det derfor slik at skolen ikke oppfyller friskoleloven 5-1. 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen.
Side 9 av 17 Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 4.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Av referat fra styremøte 02.06.2015 fremgår det at årsregnskap, årsberetning og posteringsdokumentasjon ble gjennomgått og signert. Dette er i tråd med friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c om at styret skal vedta skolens regnskap. Budsjett for 2015 var tema på styremøte 14.04.2015. I vår foreløpige tilsynsrapport konkluderte vi med at det ikke var dokumentert at budsjettet var vedtatt av skolen styre. Vurdering av tilbakemelding av den foreløpige tilsynsrapporten Dere har opplyst om at budsjettet ble vedtatt på styremøtet 14.04.2015. Videre at det som en følge av en misforståelse ikke ble sendt til revisor. Dere opplyser om at revisor i tråd med vanlig praksis har mottatt protokollene fra styremøtene. Vi legger til grunn at skolen vedtok budsjettet på styremøtet 14.04.2015 og vår vurdering er nå at vilkåret i friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c, er oppfylt. 5 Daglig leder 5.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 5.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Styret har vedtatt og tilsette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Synnøve Eidsvoll er registrert som daglig leder av Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten i Enhetsregisteret.
Side 10 av 17 6 Tilstandsrapport 6.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Etter vår vurdering har ikke skolen utarbeidet årlige tilstandsrapporter, som omtalt i den foreløpige tilsynsrapporten. I forlengelsen av dette konkluderte vi med at skolen heller ikke oppfyller kravet om at styret skal drøfte funnene i de årlige rapportene. Vurdering av skolens tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport Tilstandsrapport for 2014-2015 er utarbeidet og skal etter skolens opplysninger på høring i styremøte som eget tema. Høring av rapporten inngår som punkt på styrets og daglig leders årshjul. Skolen har ikke dokumentert disse opplysningene. Når det gjelder tilstandsrapporten for 2013-2014 tar skolen våre merknader til etterretning. Dere har opplyst at dere årlig skal utarbeide en rapport om tilstanden knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø som styret skal drøfte innholdet av.
Side 11 av 17 Vi vurderer det slik at skolen ikke oppfyller kravet om tilstandsrapport. Vi viser til det som er sagt i den foreløpige rapporten og at skolen på vedtakstidspunktet ikke kan dokumentere at vilkårene er oppfylt. 7 Inntak 7.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring,
Side 12 av 17 søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 7.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn inntaksreglementet, en beskrivelse om hvordan inntaksreglementet er gjort kjent, en beskrivelse av prosedyren for arbeidet med inntak og hvem som utgjør skolens inntakskomité, søknadsskjema, referat fra møte hvor inntaksreglementet ble vedtatt, én avgjørelse om inntak ved skolen og tre avgjørelser/svar om at søker ikke får skoleplass. Inntaksreglement og søknadsskjema er tilgjengelig på skolens nettsider. Dette er i tråd med regelverket i friskoleloven. Inntaksreglement Inntaksreglementet ble vedtatt av skolens styre 28.09.2011. Dette er i tråd med kravet i friskoleloven 5-2 annet ledd, bokstav d. Inntaksvilkår I foreløpig tilsynsrapport påpekte vi at loven ikke stiller krav om at en søknad om skoleplass skal være skriftlig. Skolen har derfor ikke anledning til å stille et slikt krav. Vi viste til at det kan frata et barn av foresatte som av en eller annen grunn ikke kan skrive, muligheten til å søke om plass ved skolen. Skolen kan heller ikke be om opplysninger om spesielle pedagogiske tiltak for barnet som søker. Det står riktignok
Side 13 av 17 bør, men det kan lede noen foresatte til å tro at det er et krav eller iallfall en fordel. Slike opplysninger er egnet til å sile søkere og er derfor ikke i samsvar med regelverket. Skolens vilkår i inntaksreglementet samsvarer ikke med kravene i friskoleloven. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Dere opplyser at dere har tatt våre merknader til etterretning når det gjelder at skolen ikke skal sette egne krav som vilkår for å søke- eller å få skoleplass, og at en eventuell begrensning i antall elever settes av styret og gjøres tilgjengelig for potensielle søkere før søknadsfristen. Dere har videre listet opp fem konkrete tiltak dere vil sette i verk for å komme i samsvar med loven. Søknadsfrist Vi konkluderte i den foreløpige rapporten med at skolens inntaksreglement er uklart når det gjelder hvordan inntaket ved skolen faktisk foregår. Vi viste til at det ikke går klart frem at det gjelder et "først til mølla-prinsipp", eller begrensinger om hvor mange elever som kan gå på hvert trinn, eller når prioriteringskriteriene i inntaksreglementet får betydning. Skolens regler om eventuelle begrensinger er ikke tilgjengelige for potensielle søkere, og dermed ikke i tråd med regelverket. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Vi har merket oss at dere tar våre merknader til etterretning og vil sørge for at eventuelle begrensninger i antall elever settes av styret og gjøres tilgjengelig for potensielle søkere før søknadsfristen. Prioriteringskriterier I skolens inntaksreglement fremgår det at hver søknad vurderes individuelt og at følgende prioritering av søkere legges til grunn: a)barn til skolens ansatte b)søsken til elever ved skolen bør få mulighet til å gå på samme skole c)dato for innmelding d)henviser videre til privatskoleloven 3-3 om skolegang Inntaksreglementet viser ikke at prioriteringsreglene bare gjelder ved oversøking eller hvordan prioriteringen blir mellom søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Dette er ikke i tråd med friskoleloven 3-1. Vi bemerket at utformingen "bør få mulighet til..." prioriteringskriteret b), kan gi inntrykk av at det åpnes opp for en subjektiv vurdering på en eller annen måte, og er ikke i henhold til regelverket. Vi la til grunn at ordlyden i det tredje prioriteringskriteriet (c)) "innmelding" viser til dato for når eleven søker, altså dato for søknad om skoleplass. Til slutt kommenterte vi at det siste prioriteringskriteriet ikke gir mening når det gjelder å prioritere mellom søkere, og er derfor uklart fordi bestemmelsen viser til rettigheter som ikke har med inntak å gjøre. Vår konklusjon er at skolens prioriteringskriterier ikke er i samsvar med friskolelovens krav. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Dere tar til etterretning at det må fremgå når prioriteringskriteriene kommer til anvendelse, og hvordan det prioriteres mellom søkere som faller inn under samme
Side 14 av 17 kriterium. Videre at kriteriene skal være klare, saklige og oversiktlige. Dere har også formulert fire konkrete endringer dere skal gjøre slik at skolens prioriteringskriterier samsvarer med regelverket. Søknadsskjema Vi har i foreløpig tilsynsrapport påpekt at skolens søknadsskjema spør etter mer informasjon enn det som er nødvendig for å avgjøre søknaden knyttet til prioriteringskriteriene. Skolens søknadskjema er dermed ikke i tråd med det som følger av friskoleloven 3-1 tredje ledd. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Vi har merket oss deres tilbakemelding om at dere ikke vil etterspørre opplysninger som ikke er relevante for å vurdere søknader opp mot inntaksvilkårene og prioriteringskriteriene. Noen av spørsmålene skal etter det opplyste allerede være tatt ut av søknadsskjemaet og skal vedtas av styret. Noen spørsmål skal utgå og noen skal flyttes til dokumenter som foreldre eventuelt kan fylle ut dersom en søker blir tilbudt plass. Avgjørelser om inntak I foreløpig tilsynsrapport konkluderte vi med at skolens positive avgjørelse om inntak og skolens avgjørelser om avslag på søknad om skoleplass, ikke oppfyller lovens krav at de er enkeltvedtak og at forvaltningslovens saksbehandlingsregler gjelder, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten Dere erkjenner at avgjørelser om inntak og avslag skal samsvare med skolens inntaksreglement, at beslutninger om inntak og avslag skal fattes som enkeltvedtak. Vi har merket oss at dere tar vårt varsel til etterretning. Vurdering av tilbakemeldinger på den foreløpige tilsynsrapporten Vår vurdering er at skolen på vedtakstidspunktet ikke oppfyller lovens regler om inntak til frittstående skoler. Vi presiserer at det på nåværende tidspunkt ikke er dokumentert at endringene er gjort. Vi vurderer det derfor slik at skolen ikke oppfyller friskoleloven 3-1. 8 Utdanningsdirektoratets reaksjoner På bakgrunn av det som framgår av kapitlene ovenfor vedtar Utdanningsdirektoratet følgende pålegg, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at styret er oppnevnt i samsvar med rettsgrunnlaget skolen drives etter, jf. friskoleloven 5-1 første ledd. Styret må være oppnevnt i samsvar med den selskapsformen skolen drives etter.
Side 15 av 17 2. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Styret ved skolen skal sørge for at elevrådsrepresentanten og de øvrige representantene får innkalling til styremøtene. Tilstandsrapport 3. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 4. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 5. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. a. Skolen skal ikke sette egne krav eller vilkår for å kunne søke om eller få skoleplass. b. Styret skal sørge for at en eventuell begrensning i antall elever settes av styret, og gjøres tilgjengelig for potensielle søkere, før søknadsfristen. 6. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. a. Skolen skal sørge for at det fremgår av inntaksreglementet at prioriteringsreglene bare kommer til anvendelse ved oversøking. b. Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 7. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. 8. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1.
Side 16 av 17 a. Styret skal påse at alle avgjørelser om inntak og avslag om inntak av søkere er i samsvar med skolens inntaksreglement. b. Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 9. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. a. Styret skal påse at enkeltvedtakene med avslag på søknad om inntak inneholder b. Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, inneholder c. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. 9 Oppfølgning av tilsynsresultatene Tiltak for å rette bruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er oppfylt skal styret ved Stiftelsen Steinerskolen Gjøvik-Toten bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet der skolen redegjør for hvordan de har rettet påleggene. Frist for å sende inn slik erklæring er 10.09.2016. Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. 10 Klageadgang Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Det kan søkes om å få utsatt iverksettelse inntil klagefristen er ute eller klagen er endelig avgjort, jf. forvaltningsloven 42. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Parten har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Cecilie Geelmuyden seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.
Side 17 av 17 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkalling og referat fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Daglig leder Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Inntaksreglement Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Vedtak av skolens inntaksreglement Bekjentgjøring av inntaksreglement