Side 1 av 11 FORSVARET Forsvarets logistikkorganisasjon Driftsanskaffelsesavdelingen Innkjøpskontor Felles og Støtte Tilbudsforespørsel på rammeavtale på fyringsved til Forsvaret i Sør-Varanger Forespørsel 2014035105
Side 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 4 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 4 1.2 INNHOLD OG OVERSIKT... 4 1.3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2 KRAV TIL LEVERANDØR... 4 2.1 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 4 2.1.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører:... 4 2.1.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører:... 4 2.2 SKATTEATTEST... 5 2.2.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører... 5 2.2.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører... 5 2.3 HMS EGENERKLÆRING... 5 3 LEVERINGSOMFANG... 5 4 KRAV TIL VEDEN... 5 5 LEVERINGS- OG LAGRINGSBETINGELSER... 6 6 VILKÅR... 6 6.1 GENERELLE VILKÅR... 6 6.2 UNDERLEVERANDØRER... 6 6.2.1 Generelt ansvar... 6 6.2.2 Videreføring av betingelser til underleverandører... 6 6.2.3 Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse... 7 6.3 PRIS... 7 6.4 PRISREGULERING... 7 6.5 FAKTURA... 7 6.6 OVERFØRING AV RISIKO... 8 7 REGLER FOR ANSKAFFELSEN... 8 7.1 FRISTER... 8 7.1.1 Tentativ fremdriftsplan... 8 7.1.2 Tilbudsfrist... 8 7.1.3 Vedståelsesfrist... 8 7.2 KOMMUNIKASJON... 8 7.2.1 Kontaktpersoner... 8 7.3 REGLER FOR KOMMUNIKASJON... 8 7.4 FRIST FOR SPØRSMÅL... 9 8 TILBUDET... 9 8.1 TILBUDETS STRUKTUR... 9 8.2 TILBUDSFORMAT... 9 8.2.1 Antall kopier... 9 8.2.2 Pakking og merking... 9 8.3 ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET... 9 8.4 TILBUDSREGISTRERING... 10 8.5 DELTILBUD OG ALTERNATIVE TILBUD... 10 8.6 ÅPNING AV TILBUDENE... 10 8.7 AVVISNING AV TILBUDENE... 10 8.8 AVVIK FRA MINSTEKRAV (KRAVSPEC)... 10 8.9 FORBEHOLD... 10
Side 3 av 11 8.10 INFORMASJON OG GRUNNLAG FOR KONTRAKTSTILDELINGEN... 10 9 EVALUERING AV TILBUD OG AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 11 9.1 KRAV TIL FYRINGSVED... 11 9.2 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 11 10 ETISK EGENERKLÆRING... 11 11 VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET... 11
Side 4 av 11 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale på fyringsved til garnisonen i Sør-Varanger og Pasvik grensestasjon, Elvenes grensestasjon, Grense Jakobselv grensestasjon og Korpfjell grensestasjon. Rammeavtalens varighet er 2 år, med ensidig rett for Forsvaret til å forlenge avtalen med 1 + 1 år, dvs. maksimalt 4 år. Anskaffelsens verdi anslås til ca NOK 500.000,- eks. mva. per år, dvs. NOK 2.000.000,- eks. mva. over 4 år. 1.2 Innhold og oversikt Forespørselen inneholder følgende: Dette hoveddokumentet inneholder en beskrivelse av avtalens omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I tillegg er følgende vedlagt: Vedlegg A Tilbudsbrev for signering Vedlegg B Alminnelige avtalevilkår Vedlegg C Mal for HMS egenerklæring Vedlegg D Bestemmelser om varsomhet, taushetsplikt og habilitet Vedlegg E Etisk egenerklæring 1.3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil overstige EØS-terskelverdi, og vil dermed bli utlyst i Doffin og TED. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. Forskrift om offentlig anskaffelse Del III 14-1 (1), 15-1 og 15-2. 2 Krav til leverandør 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak. 2.1.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører: Kopi av firmaattest som er registrert i Brønnøysundregisteret. 2.1.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske aktører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister i henhold til lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.
Side 5 av 11 2.2 Skatteattest Tilbyder skal ha ordnede forhold hva gjelder skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling. 2.2.1 Dokumentasjonskrav for norske leverandører Skatteattest skal fremlegges sammen med tilbudet. Med skatteattest menes: Skjema av skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema for skatt/arbeidsgiveravgift (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 2.2.2 Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. 2.3 HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et velfungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i Vedlegg C skal fylles ut. 3 Leveringsomfang Kjøper har et årlig anslått behov for ca 7 250 sekker med fyringsved, fordelt på ca 3 000 sekker blandingsved a 60 liter iht. NS4414 klasse 2 og ca 4 250 sekker bjørkeved a 40 liter iht. NS4414 klasse 1. Leveransestart er innen 1. februar 2016 med årlig tentativ leveringsplan: - februar ca 1 000 sekker blandingsved og ca 1 425 sekker bjørkeved - april ca 500 sekker blandingsved og ca 700 sekker bjørkeved - august ca 500 sekker blandingsved og ca 700 sekker bjørkeved - oktober ca 1 000 sekker blandingsved og ca 1 425 sekker bjørkeved Rammeavtalen er ikke å anse som en økonomisk forpliktelse for Forsvaret og innebærer ingen kjøpeplikt for Forsvaret, eller at Leverandøren har krav på et bestemt volum eller leveranse overhodet. Forsvarets behov vil både kunne være større og mindre for den enkelte leveringsmåned enn det som er oppført over. Behovet oppført over er derfor å regne som et anslag. 4 Krav til veden Fyringsveden skal være produsert og lagret iht. Norsk Standard 4414 inkl. Tillegg A. Det er Leverandør sitt ansvar å sette seg inn i kravene oppført der. Blandingsveden leveres i 30 cm lengde, stablet i 60 liters nettingsekker og levert på EUR-pall à 20 sekker pr. pall i den grad dette er mulig. Alternativt leveres samme mengde i tilgjengelig nettingsekk, for eksempel 40 liter. Nettingsekken skal ikke være større enn 60 liter. Bjørkeveden leveres i 40 liters nettingsekker.
Side 6 av 11 Vedens fuktighetsinnhold skal ikke overstige 22 % for bjørk og 25 % for blandingsved (iht. NS4414). 5 Leverings- og lagringsbetingelser Tørr, bruksklar fyringsved skal være klar for levering iht. leveringsplan i pkt. 3, og klar til bruk hos Grensevakten i Sør-Varanger kommune innen 1. februar 2016 første gang. Leveringsbetingelsen er DDP varemottaker (Incoterms 2010), dvs. at all frakt må være inkludert i prisen. Leverandør skal foreta all frakt dersom ikke Forsvaret i det enkelte tilfelle skulle se det som hensiktsmessig å gjennomføre frakten selv. Leveringssteder: Garnisonen i Sør-Varanger (først og fremst i leir på Høybuktmoen), Pasvik grensestasjon, Elvenes grensestasjon, Grense Jakobselv grensestasjon og Korpfjell grensestasjon. På grunn av vinterstengte veier må Grense Jakobselv grensestasjon og Korpfjell grensestasjon ha 1. prioritet på levering av vinterforsyning på leveransen i oktober. Det er ikke et krav at alle sekkene leveres på samme dato. Leveransen kan foregå utover en kort periode, bare antall sekker blir korrekt levert innen avtalt tid. Levering skal være i henhold til avtale. Den tørreste veden skal leveres først. 6 Vilkår Tilbudet skal baseres på nedenfor nevnte vilkår: 6.1 Generelle vilkår Med mindre noe annet fremgår i konkurransegrunnlaget gjelder Vedlegg B Alminnelige vilkår ved anskaffelser (blankett 5002) som er Forsvarets standard vilkår, så langt disse passer for ytelsen. 6.2 Underleverandører Leverandøren kan ikke overføre utestående krav i forbindelse med denne avtalen til tredjepart uten skriftlig tillatelse fra Forsvaret. Leverandøren er fortsatt ansvarlig for alle sine forpliktelser i forhold til Forsvaret selv om Forsvaret har gitt Leverandøren skriftlig tillatelse til å overføre sine krav til tredjepart. 6.2.1 Generelt ansvar Leverandøren har det totale ansvar for alle varer og tjenester som leveres under denne kontrakt, herunder alle varer og tjenester som skal leveres av underleverandører. Det vil si at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold osv. som har sin årsak i underleverandører faller inn under Leverandørens ansvar. Forsvaret vil avtalemessig kun forholde seg til Leverandøren. Eventuelle aktiviteter som Forsvaret utfører i forbindelse med innsyn, oppfølging og kontroll av underleverandører endrer ikke Leverandørens ansvar for sine underleverandører. 6.2.2 Videreføring av betingelser til underleverandører Alle Leverandørens forpliktelser etter Rammeavtalen gjelder også underleverandør. Leverandøren plikter å informere underleverandør om dette. Leverandøren er i alle tilfeller ansvarlig overfor Kjøper for ytelser fra underleverandør som om han stod for ytelsene selv.
Side 7 av 11 6.2.3 Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse Leverandøren skal holde Forsvaret skadesløs for ethvert krav eller søksmål av hvilken som helst art som måtte oppstå under, eller i forbindelse med noen underleverandørs gjennomføring av avtalen. Ansvar for Leverandøren oppstår ikke dersom Kjøper har opptrådt grovt uaktsomt eller i strid med redelighet og god tro. 6.3 Pris Pris og størrelse på vedsekk for blandingsved og bjørkeved oppgis i eget vedlegg «Signert pristilbud fra Leverandør». Pris skal oppgis per sekk for sekker a 60 liter i hht. NS4414 klasse 2 for blandingsved og per sekk for sekker a 40 liter i hht. NS4414 klasse 1 for bjørkeved. Alle priser skal være eks. mva. Prisene skal være inkludert absolutt alle kostnader og utgifter, samt all frakt ut til Forsvaret. Utgifter leverandøren har ifm. produksjon av fyringsklar ved mellom inngåelse av rammeavtalen og første levering skal også være inkludert i prisen. EUR-pallene er leverandørens eiendom og eventuelle avvik mellom utleverte og innleverte paller faktureres av selger innen 31. desember inneværende år. Hele returpaller hentes av Leverandør etter nærmere avtale. Dette er også inkl. i pris. Ødelagte paller, samt engangspaller vil ikke bli kreditert palleregnskapet. 6.4 Prisregulering Prisene kan reguleres én gang i året pr. 1. januar (for eksempel ved endring i importpris som kommer under kontraktsperioden, valutaendringer osv.). Det samme gjelder dersom markedssituasjonen tilsier at varen i den angitte emballasjen ikke kan skaffes, og må leveres i annen emballasje enn avtalt. Leverandøren må dokumentere alle disse forholdene og plikter å underrette Forsvaret på forhånd når slike endringer oppstår. Etterbestillinger av nytt kvantum i løpet av avtaleperioden vil også omfattes av dette punktet. Anmodning om prisendringer etter dette punkt skal varsles Forsvaret minst 1 måned før ønsket iverksettelse. Prisjusteringer skal på forhånd godkjennes og formelt aksepteres før iverksettelse. 6.5 Faktura Faktura sendes: Forsvarets Regnskapsadministrasjon K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Faktura merkes med innkjøpsordenr. som gis pr. år, samt ansattnr. 368539. Faktura skal være netto pr 30 dager etter leveranse av godkjent fyringsved, faktura og kontrasignert innkjøpsordre. Innfrielse av årlig kontraktssum settes i utgangspunktet til 25% pr. 15. mars, 15. juni, 15. september og 15. desember. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke.
Side 8 av 11 6.6 Overføring av risiko Risiko for varen går over på Forsvaret i det øyeblikket varen er levert, se forøvrig Vedlegg B Alminnelige vilkår ved anskaffelser (blankett 5002). 7 Regler for anskaffelsen 7.1 Frister 7.1.1 Tentativ fremdriftsplan Hendelse Forventet dato Kommentarer Konkurransen utlyst 10.09.2014 Frist til å stille spørsmål til 10.10.2014 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 22.10.2014, kl. 12.00 Åpning av tilbud/kvalifisering 22.10.2014 Evaluering ferdig og tildeling av 23.10.2014 leveransen Meddelelse 24.10.2014 Karensperiode 03.11.2014 7.1.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av Forsvaret senest 22.10.2014, kl. 12.00. 7.1.3 Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til 12.12.2014, kl. 15.00. 7.2 Kommunikasjon 7.2.1 Kontaktpersoner Henvendelser angående denne forespørselen kan rettes til: Merkantil saksbehandler: Torkil Brødholt Telefon: +47 63 80 81 36 E-post: tbrodholt@mil.no 7.3 Regler for kommunikasjon All kommunikasjon skal foregå skriftlig pr e-post til merkantil saksbehandler. Eventuelle spørsmål som skal besvares vil bli anonymisert og besvart til alle leverandørene samtidig på Doffin. Dette er for å sikre at alle leverandører skal ha like konkurransevilkår. Forespørsel 2014035105 skal benyttes i emnefeltet ved alle henvendelser. Spørsmål fra Leverandører vil bli samlet opp og som utgangspunkt bli besvart én gang per uke, avhengig av omfanget av spørsmålene. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om eventuelle endringer.
Side 9 av 11 7.4 Frist for spørsmål Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes til merkantil saksbehandler innen spørsmålsfristen, jf. pkt. 7.1.1. 8 Tilbudet 8.1 Tilbudets struktur Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Signert tilbudsbrev, jf. Vedlegg A 2 Skatteattester, jf. punkt 2.2 3 HMS erklæring, jf. punkt 2.3 4 Firmaattest, jf. punkt 2.1 5 Signert pristilbud fra Leverandør 6 Eventuelle forbehold og avvik, jf. punkt 8.8 og 8.9 7 Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf. punkt 11 8.2 Tilbudsformat 8.2.1 Antall kopier Tilbudet skal leveres i en original. En komplett elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på USB minnepenn. Filene skal være i MS Office format. Brosjyrer etc. kan være i PDF format. Papirversjon har forrang foran digitalversjon i tilfelle motstrid. 8.2.2 Pakking og merking Tilbudene skal være pakket i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: 2014035105. På baksiden: Tilbud - rammeavtale på fyringsved til Forsvaret i Sør-Varanger ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt. 8.3 nedenfor. 8.3 Adresse og leveringssted for tilbudet Postadresse Tilbud skal sendes til postadressen:
Side 10 av 11 FLO/ Forsyning/ DAA/ Seksjon for felles og støtte Postboks 10 2027 Kjeller Att: Torkil Brødholt Leveringsadresse Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 09-15 mandag-fredag når dette på forhånd er avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/ Forsyning/ DAA/ Seksjon for felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Torkil Brødholt Tilbudet må være ankommet postadressen eller leveringsadressen i henhold til fristen satt i punkt 7.1. 8.4 Tilbudsregistrering Tilbudene vil bli registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av oppdragsgiver. 8.5 Deltilbud og alternative tilbud Forsvaret ønsker kun en leverandør for hele leveransen. Det er derfor ikke tillatt å gi tilbud på kun deler av forespørselen. 8.6 Åpning av tilbudene Det vil ikke bli offentlig åpning av tilbudene. 8.7 Avvisning av tilbudene Forsvaret forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er forsinket eller tilbud som er mangelfulle. 8.8 Avvik fra minstekrav (kravspec) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning. 8.9 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Forsvaret kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet. 8.10 Informasjon og grunnlag for kontraktstildelingen Oppdragsgiver informerer alle tilbydere skriftlig samtidig om hvem som tildeles avtalen i rimelig tid før kontraktsignering.
Side 11 av 11 9 Evaluering av tilbud og avgjørelse av konkurransen 9.1 Krav til fyringsved Tilbyder skal akseptere og levere i henhold til kravene i NS4414 klasse 2 for blandingsved og NS4414 klasse 1 for bjørkeved, inkl. Tillegg A. Å utelate oppfyllelse av absolutte krave vil kunne medføre avvisning. 9.2 Tildelingskriterier og evaluering Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som er angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriet lavest totalpris. Avtalen tildeles den leverandøren som har lavest totalpris (100 %) ut fra Forsvarets anslåtte årlige behov på 3 000 sekker blandingsved a 60 liter iht. NS4414 klasse 2 og 4 250 sekker bjørkeved a 40 liter iht. NS4414 klasse 1. 10 Etisk egenerklæring Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater skal tilbyder fremlegge egenerklæring om at han har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater, ref Vedlegg E Etisk egenerklæring. 11 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Forsvaret ber tilbyder sette seg inn i Vedlegg D Varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Disse bestemmelsene gjelder for hele tilbuds- og kontraktsperioden og kan etter omstendighetene bli gjort gjeldende også etter kontraktens utløp.