KONKURRANSEGRUNNLAG Integrasjon mellom EDB Sak og Arkiv og Politikeres PC-er Ref: 11/2591 Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 3: HMS-skjema Tilbudsfrist: 31.03.2011 klokken 12.00
1 Generell informasjon... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Informasjon om regelverket... 3 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter... 3 1.4 Anskaffelsen... 4 1.5 Anskaffelsesprosedyre... 5 1.6 Gjennomføring av anbudskonkurranse... 5 1.7 Forbehold... 5 2 Konkurransen og tilbudet... 5 2.1 Tilbudsfrist... 5 2.2 Innlevering av tilbud... 5 2.3 Vedståelsesfrist... 6 2.4 Tilbudsåpning... 6 2.5 Omkostninger... 6 2.6 Orientering til tilbyder... 6 2.7 Kontraktstildeling og kontrakt... 6 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør... 7 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift... 7 3.2 Attest for betalt merverdiavgift... 7 3.3 HMS-erklæring... 7 3.4 Foretakets økonomiske forhold... 7 3.5 Miljø... 7 3.6 Erfaring fra tilsvarende prosjekt... 7 4 Tekniske og funksjonsmessige krav... 8 Sak/arkivsystem... 8 Mellomvare... 8 Øvrig teknisk miljø... 8 Funksjonsmessige krav... 8 5 Tildelingskriterier... 9 5.1 Vekting av tildelingskriteriene... 9 5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene... 9 5.2.1 Priser og kostnader (40 %)... 9 5.2.2 Kvalitet (60 %)... 9 Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 2 av 9
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammensregionen IKT (D-IKT) er et samarbeid mellom kommunene Drammen, Røyken, Sande og Svelvik. Kommunene har til sammen et nedslagsfelt på ca 100 000 innbyggere. Nærmere informasjon om D-IKT samarbeidet finnes på vår hjemmeside: www.d-ikt.no 1.2 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har lagt grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige ut på nettet. Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk.html?id=1363 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/all/nl- 20060519-016.html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på forsiden av tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 3 av 9
1.4 Anskaffelsen D-IKT skal anskaffe en løsning som gir politikere anledning til via internett å overføre politiske sakspapirer fra kommunenes sak- og arkivsystem til egen PC for videre bruk og bearbeiding. Leveransen skal også omfatte avtale for support og vedlikehold av løsningen. Avtalen skal gjelde for 2 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år. Løsningen skal benyttes i kommunestyreperioden 2011-2015 i Drammen, Sande og Svelvik kommuner. Som opsjon skal også Røyken kommune kunne ta løsningen i bruk og omfattes av avtalen for support og vedlikehold i løpet av avtaleperioden. Antall brukere/installasjoner: Drammen: 65 Sande: 38 Svelvik: 35 For Røyken kommunes vedkommende vil det være snakk om 27 faste representanter, eventuelt med tillegg av et antall vararepresentanter. Som sak- og arkivsystem benytter kommunene i EDB Sak og Arkiv, installert hos og driftet av D-IKT. I samarbeidet benyttes klienter med Microsoft XP og høyere og Microsoft Office 2003 og høyere. Politikerne benytter tilpassede bærbare PCer i behandlingen av politiske saker. For nærmere teknisk beskrivelse, se videre punkt 4 Tekniske og funksjonsmessige krav. For å effektivisere arbeidet for den papirløse politiker og bedre funksjonaliteten trenger kommunene i D-IKT samarbeidet en integrasjon mellom EDB Sak og Arkiv og politikernes PCer. Alle medlemmer i politiske styrer og utvalg skal kunne benytte seg av løsningen. For eksempelvis utvalgs- og gruppeledere vil det være ønskelig at de kan få tilgang til saker fra andre utvalg enn de selv er medlem av. Integrasjonen skal på en enkel måte gjøre det mulig å overføre saker som skal til politisk behandling fra saksbehandlingssystemet over til politikerens PC. Når politikerne har fått tak i sakspapirer og vedlegg skal de kunne jobbe videre med disse offline. Man skal enkelt kunne navigere mellom forskjellige saker og vedlegg. Det skal være mulig å søke på tvers av saksdokumenter og vedlegg i saker som er eller har vært til politisk behandling. Det er også ønskelig at den enkelte i dokumentene skal kunne gjøre egne notater og markeringer som ikke er synklige for andre enn dem selv. Løsningen skal tas i bruk av de politikere som velges ved kommunevalget 2011. Øvrige opplysninger om anskaffelsen finnes i tilbudsskjemaet (vedlegg 1). Konkurransen er kunngjort i DOFFIN på henhold til lov om offentlige anskaffelser. Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 4 av 9
1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. 1.6 Gjennomføring av anbudskonkurranse Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene kommer ikke videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene fra de leverandørene som blir kvalifisert. For eventuelt å få utdypet og klargjort spørsmål i forhold til hvordan tilbudt løsning fungerer, kan det i bli aktuelt å be kvalifiserte tilbydere gjennom en demonstrasjon i oppdragsgivers lokaler å avklare dette. 1.7 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. 2 Konkurransen og tilbudet Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og vedlagte tilbudsskjema (vedlegg 1) skal fylles ut og være hoveddokument i tilbudet. Omfattende henvisninger aksepteres ikke. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 31.03.2011 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.2 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av tilbudet, fullstendig utfylt og signert, samt en kopi på CD eller minnepenn. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 1.3). Tilbudet sendes/leveres i lukket forsendelse merket: Tilbud EDB Sak og Arkiv og Politiker Ref: 11/2591 Virksomhet Kontaktperson: Drammensregionen IKT Asbjørn Finstad Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 5 av 9
Postadresse: Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Engene 1, 3008 Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: 31.07.2011. 2.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av oppdragsgiver. 2.6 Orientering til tilbyder Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal rettes til: Kontaktperson: Lars Christian Gjøsæther E-post: Lars.chirstian.gjosaether@d-ikt.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest 18.03.2011. Der svar kan ha betydning for utforming av tilbud vil disse i anonymisert form bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på www.doffin.no. 2.7 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for tilbydere til å klage over beslutningen. Det blir inngått avtale/kontrakt med den leverandøren som får sitt tilbud antatt. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen/kontrakten. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og vedlagte innkjøpsvilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 6 av 9
3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon (må vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 3.3 HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar 2008. D-IKT har som oppdragsgiver et særskilt ansvar for å opptre seriøst og motvirke sosial dumping. Derfor stiller vi krav til arbeidsstandarder og forsvarlig arbeidsmiljø for de arbeidstakere som jobber på oppdrag for D-IKT. Vedlagte HMS-skjema fylles ut (vedlegg 3). 3.4 Foretakets økonomiske forhold Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren kommer til være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut er i stand til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for avtalen. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (credit rating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/rating vil normalt være A. Virksomheter som ikke oppnår rating A fordi virksomheten er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. 3.5 Miljø Det skal oppgis om tilbyder er miljøsertifisert (Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller lignende). I den grad dette ikke foreligger må det i løpet av to år fra kontraktens inngåelse foreligge en miljøsertifisering. 3.6 Erfaring fra tilsvarende prosjekt Tilbyder skal beskrive et tilsvarende prosjekt og oppgi referanse for dette. Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 7 av 9
4 Tekniske og funksjonsmessige krav Tilbudt løsning må fungere innenfor et teknisk miljø som bl a består av følgende: Sak/arkivsystem Det benyttes i dag EDB Sak og Arkiv versjon 6.1c. Det skal nå oppgraderes til versjon 7.1c.1. Oppgarderingen er planlagt gjennomført innen utgangen av mars 2011. Mellomvare Drammensregionen IKT etablerer nå en plattform for en tjenesteorientert arkitektur (SOA). Løsningen baserer seg på bruk av programvaren Mule ESB med støtte av Intalio BPMS, Drools BRMS, Italio BAM, Mule Galaxy og Oracle RDMS. Øvrig teknisk miljø Katalogtjenester Det benyttes Microsoft Active Directory som katalogtjeneste på lokalnettet. Internett Som internettportal benyttes Kommuneportal 24:7 fra Sem & Stenersen Prokom på EPI-server med Microsoft SQL database. Portalene inneholder også en demokratimodul hvor politiske saker publiseres. Denne skal beholdes. Gruppevare Det benyttes Microsoft Exchange 2007. Funksjonsmessige krav Løsningen skal kunne overføre alle politiske saker med vedlegg fra EDB Sak og Arkiv til politikers PC. Saksdokumenter med vedlegg skal kunne lagres lokalt på en PC (tilgjengelig offline). Saksdokumenter skal være søkbare i ett og samme søk. Løsningen må ivareta at politiske saker tilgjengeliggjøres for politikere i det de er klargjort i EDB Sak og arkiv. I det saker offentliggjøres skal det sendes et e-post varsel til det politikerne. Løsningen skal være levert i sin helhet innen 3 måneder fra kontraktssignering. Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 8 av 9
5 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene er i sin helhet beskrevet i tilbudsskjemaets punkt 4 (vedlegg 1). Tilbyderens besvarelse i tilbudsskjemaet vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvising. 5.1 Vekting av tildelingskriteriene Ut fra kriteriene listet opp nedenfor vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 40 % Kvalitet Vekt 60 % 5.2 Nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene 5.2.1 Priser og kostnader (40 %) Priser skal fylles ut av tilbyder i tilbudsskjemaets pkt. 4.1 (vedlegg 1). 5.2.2 Kvalitet (60 %) Kvalitet deles inn i underpunkter beskrevet i tilbudsskjemaets pkt. 4.2 (vedlegg 1). Underpunktene vurderes etter følgende fordeling: Funksjonalitet Vekt 30 % Teknisk løsning Vekt 20 % Ressurser og supportapparat Vekt 10 % Ny politikerløsning Konkurransegrunnlag 9 av 9