Kvalifikasjonsgrunnlag

Transkript

1 Kvalifikasjonsgrunnlag Trinn 1 Prekvalifisering - Konkurranse med forhandling for kjøp av Rådgivingstjeneste for klimaeffektiv rehabilitering av bygg Referanse nr. 12/5480 Frist: 29. oktober klokken

2 Innhold 1 Oppdraget Innledning Formål og omfang Kvalifikasjonsgrunnlaget Anskaffelsens verdi Spørsmål til prekvalifiseringen Orientering om konkurransen Kunngjøring Estimert fremdriftsplan Rammebetingelser for gjennomføring av konkurransen Informasjon om regelverket Prosedyre Innlevering av forespørsel om deltagelse Åpning av forespørsler Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Taushetsplikt Forbehold Avlysning av konkurransen og total forkastning Kvalifikasjonskrav til tilbyder Oppdragsgivers evaluering av kvalifiseringskrav Kvalifisering - Utvelgelse av deltagere til å inngi tilbud Hva skal leveres?

3 1 Oppdraget 1.1 Innledning Byplanavdelingen i Drammen kommune v/øystein Bull-Hansen ønsker i forbindelse med prosjektet Rådgivningstjeneste for klimaeffektiv rehabilitering av bygg, å gjennomføre en prekvalifisering av deltakere som er interessert i å inngi tilbud på oppdraget. Drammen Kommune har vel innbyggere og det er ca ansatte totalt i kommunens virksomheter. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: Formål og omfang Drammen kommune skal, i samarbeid med FutureBuilt, gjennomføre et forsøksprosjekt over 3 år. Prosjektet finansieres for et år om gangen slik at avtaleperioden blir ett år med eventuell forlengelse år. Prosjektet skal utvikle og drive en rådgivningstjeneste for klimavennlig rehabilitering som fremmer god byggeskikk og stimulerer til energieffektivisering i Strømsø sentrum. Det skal også vurderes om man bør ha en permanent ordning og i tilfelle hvordan den bør være. Oppdraget består i å bistå kommunen i dette arbeidet med en energirådgiver, innenfor en årlig ramme på 600 tusen kroner. Prosjektåret går fra januar til januar og starter opp i januar Rådgiveren skal kunne befare eiendommer og intervjue gårdeiere og dokumentere prosessen slik at man kan danne seg et best mulig bilde av eiendommens tilstand, gårdeiers situasjon og mulige rehabiliteringsløsninger. På denne bakgrunn skal man kunne lage en plan for rehabilitering som gårdeier kan gjennomføre i samarbeid med egne konsulenter. Man skal også kunne bistå med råd under gjennomføringen. Grensen mellom hva rådgivningsordningen skal bidra med av tjenester og hva gårdeieren må stå for selv må gås opp i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Dersom det viser seg at det er byråkratiske eller finansielle årsaker til at det ikke rehabiliteres på tross av behovet, kan prosjektlederen i Drammen kommune i samråd med rådgiveren ta kontakt med Husbanken, ENOVA, kommunens byplanavdeling eller annen relevant myndighet for om mulig å bidra til at prosjektet kan realiseres. I tillegg skal det utarbeides en rapport ved prosjektårets avslutning. 100 tusen av de 600 tusen kronene er avsatt til å utarbeide rapportene. Se for øvrig vedlagte prosjektbeskrivelse. Det skal tilbys kun én navngitt person, og en navngitt vikar. 3

4 1.3 Kvalifikasjonsgrunnlaget Som del av kvalifikasjonsgrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Prosjektbeskrivelse Vedlegg 2: HMS skjema 1.4 Anskaffelsens verdi Anskaffelsens kontraktsverdi/volum er estimert til 1,8 mill. kroner dersom man får finansiert alle tre årene. 1.5 Spørsmål til prekvalifiseringen Spørsmål i forbindelse med prekvalifiseringen skal rettes til: Kontaktperson: E-post: Øystein Bull-Hansen Oystein.bull.hansen@drmk.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende denne kvalifiseringen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med prekvalifiseringen skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen De spørsmål som medfører svar, og som kan ha betydning for tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på 2 Orientering om konkurransen 2.1 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og i TED-basen den 28. september Estimert fremdriftsplan Aktivitet Planlagt dato/uke Fase 1 prekvalifisering Kunngjøring 28. september 2012 Innlevering prekvalifisering 29. oktober 2012 Fase 2 konkurranse Utsending av konkurransegrunnlag til de utvalgte tilbyderne Uke 44 Tilbudsfrist 26. november 2012 Gjennomføring av forhandlinger Uke 48/49 Tilbudsevaluering Uke 50 Valg av leverandør og utsending av tildelingsbrev Uke 50 Karensperiode Uke 50/51 Signering kontrakt Uke 51 4

5 Oppstart av kontrakt Uke 1 3. Rammebetingelser for gjennomføring av konkurransen 3.1 Informasjon om regelverket Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og Prosedyre Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling der alle interesserte leverandører inviteres til å kvalifisere seg. Anskaffelsen gjennomføres i to trinn: Trinn 1: Prekvalifiseringsfasen åpner for at alle interesserte tilbydere kan sende forespørsel om kvalifisering for deltakelse i konkurransen. Antall tilbydere som blir invitert til å delta er minimum 3, maksimum 5. Kriteriene for å bli valgt kommer frem i punkt 3. Trinn 2: I konkurransefasen vil de inviterte tilbyderne konkurrere om tildeling av kontrakt, basert på det konkurransegrunnlaget som oppdragsgiver sender dem. Det vil bli gjennomført forhandlinger med alle tilbyderne, forutsatt at de har reel mulighet til å få tildelt kontrakt. Det forutsettes at den tilbudte energirådgiver og vikaren møter i forhandlingen. I motsatte fall kan tilbudet bli avvist. Forhandlingene vil bli gjennomført i tråd med anskaffelsesregelverket. 3.3 Innlevering av forespørsel om deltagelse Forespørselen skal være skriftlig, datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Det skal leveres ett (1) skriftlig sett av forespørselen, samt en kopi på cd eller minnepenn. Forespørselen sendes/leveres i lukket forsendelse merket: Tilbud Rådgivningstjeneste for klimaeffektiv rehabilitering av bygg - Ref: 12/5480 til: Virksomhet Byplan Kontaktperson: Øystein Bull-Hansen Postadresse: Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Forespørselen skal være utformet på norsk. Forespørsel pr. e-post aksepteres ikke. Dokumenter som er forespurt i punkt 4 skal være vedlagt. 3.4 Åpning av forespørsler Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning. De innkomne forespørslene åpnes av to representanter fra oppdragsgiver. Forespørslene blir protokollført. 5

6 Forespørsler som ikke er i samsvar med kvalifikasjonsgrunnlaget kan bli forkastet. 3.5 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr er anbudsprotokollen og innkommende dokumenter skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. 3.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte har plikt til å hindre at andre får tilgang, eller kjennskap til opplysninger om tekniske installasjoner, fremgangsmåter eller drifts- og foretningsforhold som det vil være grunnlag for å holde hemmelig av konkurransemessige hensyn (Jf FVL 13). 3.7 Forbehold Eventuelle forbehold til kvalifikasjonsgrunnlaget må klart fremgå i forespørselsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold kan føre til at forespørselen anses ufullstendig og bli avvist. 3.8 Avlysning av konkurransen og total forkastning Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan bli avlyst dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbud, dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn til det. 4 Kvalifikasjonskrav til tilbyder Oppdragsgiver stiller krav til tilbydernes juridiske, finansielle og økonomiske stilling og til deres faglige kompetanse. Alle oppførte krav må dokumenteres og kvalifikasjonene blir vurdert ut fra den innleverte dokumentasjon. Skatt er betalt Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Dokumenteres ved skatteattest. 6

7 Merverdiavgift er betalt Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse. Dokumenteres ved attest for betalt merverdiavgift HMS forhold HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller forskrift om intern-kontroll. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres ved signert HMS egenerklæring. Firmaets økonomiske forhold Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for leveransen. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering. Vi bruker firmaet Soliditet som gir kredittvurdering etter svar direkte modell. Oppdragsgiver angir den rating som oppdragsgiver selv mener å samsvare med leveransens totale risiko. Minstekravet for vurdering/rating vil for denne anskaffelsen være A. Tilbydere som ikke oppnår A, fordi tilbyder er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. De selskap som grunnet organisasjonsform ikke kredittvurderes av Soliditet, vil bli vurdert av oppdragsgiver ved analyse av tilbyders regnskaper. Disse selskapene må selv sørge for å sende inn regnskaper og revisjonsrapport for de siste tre år. Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av leverandørens forpliktelser under avtalen. Teknisk / faglige minstekrav Punkt 1 Tilbyder skal kunne tilby energirådgivere med relevant mastergrad som har erfaring fra tilsvarende rådgivningsarbeid og har erfaring som prosjektledere. Punkt 2 Tilbyder må ha kompetanse, gjennomføringsevne og kapasitet innen fagområdene energieffektiv rehabilitering, bevaringsverdi og god byggeskikk. Det er av betydning at rådgiverne som kan tilbys har evnen til å finne 7

8 balansen mellom de ulike kvalitetene nevnt ovenfor. Hele spekteret fra ENØK tiltak til full rehabilitering til passivhusnivå må kunne dekkes. Det er også viktig å ha kjennskap til ulike entreprise- og kontraktsformer herunder energisparekontrakter (EPC) Tilbyder bes beskrive kompetansen som firmaet kan tilby i forhold til kapasitet og tekniske/faglige minstekrav. Dokumenteres med egen beskrivelse. Punkt 3 Tilbyder må ha nødvendige kalkulasjonsverktøy som muliggjør en enkel og kostnadseffektiv vurdering av bygningene. Dokumenteres ved beskrivelse/oversikt over aktuelle verktøy. Erfaring fra tilsvarende oppdrag Tilbyder må kunne legge frem en liste over tilsvarende rådgivningsoppdrag tilbyder har utført de siste tre år. Listen skal inneholde tidspunkt og oppdragsgivers navn, telefon og e-post. I tillegg ønskes en beskrivelse av omfanget av prosjektet, hva oppdraget gikk ut på, hvordan det ble løst og hvem som utførte oppdragene. Referansene vil bli kontaktet ved behov. Dokumenteres ved liste over tilsvarende rådgivningsoppdrag. Deltakerne vil bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Deltakere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse deltakerne vil dermed ikke få anledning til å inngi tilbud i konkurransen. 5 Oppdragsgivers evaluering av kvalifiseringskrav 5.1 Kvalifisering - Utvelgelse av deltagere til å inngi tilbud På bakgrunn av innlevert dokumentasjon av grunnleggende og fagspesifikke kvalifiseringskrav vil det bli foretatt en bedømming med tilhørende poengtildeling og vekting i henhold til tabell nedenfor. Samlet kan en maksimalt oppnå 1000 poeng. Det utøves skjønn i bedømmelsen. Kriterier Maks poeng Vekt Maks poeng x vekt Relatert til pkt 1Teknisk/faglige minstekrav Tilbyders evne til å tilby kompetanse på masternivå, innen klimaeffektiv rehabilitering av bygg, bevaringsverdi og god byggeskikk.. Relatert til pkt 2 Teknisk/faglige minstekrav Bredden i tilbyders kompetanse som bygger opp under energirådgivers arbeid. 8

9 Relatert til pkt 3 Teknisk/faglige minstekrav Tilbyders kompetanse på og tilgang til kalkulasjonsverktøy som bidrar til en kostnadseffektiv vurdering av byggene. Relatert til Erfaring fra tilsvarende oppdrag Tilbyders relevante rådgivningsoppdrag innen klimaeffektiv rehabilitering av bygg. Totalsum Hva skal leveres? 1. Forespørselsbrev undertegnet av person(er) med fullmakt til å forplikte tilbyderen. 2. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt 4 3. HMS - egenerklæringsskjema jf pkt 4 4. Etterspurt dokumentasjon for teknisk/faglige minstekrav, jf pkt Liste over tilsvarende rådgivningsoppdrag, jf pkt Årsregnskaper tre siste år med revisjonsberetning. Gjelder bare for selskaper som ikke kreditvurderes. Deltakerne oppfordres til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sin forespørsel. 9