Anskaffelse av Bistand til Utforming av ny nettside for Renovasjon Konkurranse med forhandling Tilbudsfrist 30.06.2015 kl. 13.00 Sak nr: 15/223
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Leveransen... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Oppdragsgiver... 3 1.3 Hva skal leveres... 3 1.4 Krav til leverandør... 4 1.5 Krav til leveransen og tilbudet... 4 1.5.1 Leverandørens forståelse av oppdraget... 4 1.5.2 Kravspesifikasjon... 4 1.5.3 Samlet pris... 4 1.6 Oppdragsansvarlig... 5 1.7 Gjennomføring... 5 1.8 Avtalen... 5 1.9 Opsjon... 5 1.10 Sted for utførelse... 5 2 Kunngjøring og prosedyre... 5 3 Prosess for valg av leverandør... 5 3.1 Tilbudsfrist... 5 3.2 Leveringssted og merking... 5 3.3 Fremdrift... 6 3.4 Kvalifikasjon... 6 3.5 Meddelelse... 6 4 Utforming av tilbud... 6 5 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale... 6
Bistand til utforming av nettside for renovasjon Side 3 av 6 1 Leveransen 1.1 Bakgrunn Oppdragsgiver har i dag nettstedet www.hias.no. Dette dekker både virksomhetsområdet renovasjon, vann og avløp, og plan og rådgiving. Nettstedet har behov for en fornyelse, både hva gjelder utforming, design, innhold og teknologi. Oppdragsgiver er samtidig i en prosess med sine eierkommuner for fisjon av selskapet. Utfallet av dette kan bety at virksomhetsområdet renovasjon blir et eget selskap. Uavhengig av utfallet, er det gitt mandat for utforming av ny nettside for renovasjon, enten som et undernivå til hias.no eller som en egen selvstendig nettløsning. Formålet til prosjektet er å utforme et nytt nettsted og løsninger for elektronisk kommunikasjon som gir økt brukervennlighet og redusert behov for papir. Det er et mål at brukerne med færrest mulig klikk finner informasjon de er ute etter, og å integrere døgnåpne elektroniske løsninger som gjør at brukerne i større grad kan betjene seg selv. Prosjektet skal bidra til forenkling av prosesser knyttet til kundebehandling. Nettsidene skal være universelt utformet, ha responsiv design og være i tråd med Hias sin grafiske profil. Det finnes gode brukerdata gjennom Google Analytics for bruk av dagens sider, men det er behov for en brukerundersøkelse rundt blant annet hvilke ord som brukes på renovasjonsområdet, og avdekke evt. andre behov som ikke synliggjøres via Google Analytics. Oppdragsgiver benytter i dag flere tjeneste/applikasjonsleverandører, som har løsninger som er integrert eller lenket til i nettsiden. Det kommer til å fortsette å være behov for å integrere mange av disse løsningene, men ei ny nettside skal gjøre dette så smidig og sømløst som mulig for brukeren. Dagens nettside inneholder også flere skjemaer som i dag kun er basert på utskrift, og det er behov for kartlegging av elektroniske løsninger som forenkler saksbehandling, både for kunder og oppdragsgiver. Oppdragsgiver har en Facebook-side som brukes aktivt, en LinkedIn-konto som brukes i hovedsak til rekruttering og en Instagram-konto som brukes sjelden. Bedre integrasjon av sosiale medier på nettsiden er ønskelig. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er. er et interkommunalt selskap som leverer tjenester innen vann, avløp og renovasjon til sine eierkommuner. Ytterligere informasjon kan finnes på nettsiden www.hias.no. 1.3 Hva skal leveres Oppdraget innebærer kartlegging av brukerbehov utover Google Analytics utforming av konsept for nye nettsider kartlegging og bistand til prioritering og utvelgelse av innhold og ordvalg bistand til kartlegging av hvilke tjenester/saksbehandling som kan bli elektronisk
Bistand til utforming av nettside for renovasjon Side 4 av 6 integrering av eksterne tjenester (som hentedager, sorterer.no, evt. betalingsløsninger, saksbehandling) design og oppbygging av struktur Leverandør skal ikke levere teknisk plattform for sidene, men skal gjennom prosjektet gi anbefalinger og bistå i arbeidet med å anskaffe egnet plattform for nettstedet samt teknisk leverandør av denne. Oppdraget omfatter følgende tjenester: 1. Utforming og gjennomføring av brukerundersøkelse/evt. referansegruppe for å kartlegge brukerbehov utover det Google Analytics gir 2. Struktur og informasjonsarkitektur (menyer, sideoppbygging) 3. Interaksjonsdesign, hvor sømløs og brukervennlig integrasjon av eksterne nettjenester som «min renovasjon», sortere.no, saksbehandling, søknadsskjemaer etc. er sentralt 4. Oppsett (wireframe), evt. opp mot Hias andre avdelinger 5. Bistand i valg av CMS /teknisk plattform 1.4 Krav til leverandør Det er satt følgende krav til leverandør for å delta i konkurransen: Leverandører skal ikke ha restanser på skatt og MVA. Leverandør skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjonskrav er angitt i punkt 4. 1.5 Krav til leveransen og tilbudet 1.5.1 Leverandørens forståelse av oppdraget Leverandøren skal med bakgrunn i punkt 1.1 og 1.2 beskrive sin forståelse av oppdraget og hvordan dette best kan gjennomføres, herunder skal det beskrives en gjennomføringsplan med aktiviteter, ansvarlig og tidsangivelse. 1.5.2 Kravspesifikasjon Leverandør skal presentere de ressursene som foreslås stilt til rådighet for oppdraget. Leverandøren skal med bakgrunn i pkt 1.1 og 1.2 beskrive kompetansen til tilbudt(e) ressurs(er). Dette skal dokumenteres med relevant CV-er og oversikt over referanser (navn, tlf og e-postadresse) som kan kontaktes. Tilbudte ressurser skal ha utført tilsvarende oppdrag tidligere. Det er en fordel om de er kjent med renovasjonsbransjen. Tilbudte ressurser skal ha evne til å jobbe selvstendig med pålagte arbeidsoppgaver, levere innen avtalt frist, god skriftlig og muntlig framstillingsform, evne til raskt å sette seg inn i oppdraget og samhandle godt med de øvrige prosjektdeltakerne. 1.5.3 Samlet pris Leverandør skal oppgi følgende priser: Timepris Estimert pris for hele oppdraget basert på beskrevet gjennomføringsplan
Bistand til utforming av nettside for renovasjon Side 5 av 6 1.6 Oppdragsansvarlig Ansvarlig for oppdraget er prosjektleder Oddvar Fauske. 1.7 Gjennomføring Oppdraget gjennomføres etter avtale med oppdragsansvarlig. 1.8 Avtalen Avtalen skal basere seg på Statens standardavtaler (SSA) Bistandsavtalen. Avtataleperiode vil være fra signering av avtale til 31.12.2015 eller når leveransen er gjennomført. Det antas at det kan være behov for noe bistand inn i 2016. Behovet er budsjettert med et øvre tak på 150 timer. Leverandøren må påregne ulik belastning i perioden. Tilbudte ressurser må være tilgjengelige for oppdragsgiver i hele perioden. 1.9 Opsjon Ingen. 1.10 Sted for utførelse Sted for utførelse avtales med oppdragsansvarlig. 2 Kunngjøring og prosedyre Konkurransen er kunngjort på Doffin som en frivillig kunngjøring under nasjonal terskelverdi. Konkurransen gjennomføres med forhandlinger, der oppdragsgiver vil kunne redusere antallet det forhandles med underveis i prosessen. Det er planlagt å invitere 2-4 leverandører til forhandlinger. 3 Prosess for valg av leverandør 3.1 Tilbudsfrist Tilbud skal være oppdragsgiver i hende innen tirsdag 30.06.2015 kl. 13.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.2 Leveringssted og merking Tilbudet skal sendes i lukket konvolutt til Postboks 4065 2306 Hamar Eller leveres personlig til Sandvikavegen 136 2312 Ottestad
Bistand til utforming av nettside for renovasjon Side 6 av 6 Tilbudet skal merkes: Tilbud på bistand til utforming av ny nettside Renovasjon. Tilbudet skal også inneholde en elektronisk versjon på minnepinne eller CD. 3.3 Fremdrift Oppdragsgiver vil begynne gjennomgang og evaluering av tilbudene umiddelbart etter innleveringsfristen. Etter en gjennomgang og evaluering av innkomne tilbud vil oppdragsgiver invitere aktuelle leverandører til forhandlinger. Møtene vil finne sted i uke 33-34. Beslutning om tildeling er planlagt innen den 28.08.2015. 3.4 Kvalifikasjon Leverandører som ikke har restanser på skatt og MVA og som har et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet (HMS), er kvalifisert, og tilbudet vil bli vurdert iht tildelingskriteriene. 3.5 Meddelelse Inntil bindende avtale er inngått, har oppdragsgiver rett til å anta et hvilket som helst av de innkomne tilbud, eller forkaste samtlige. Alle som har levert inn tilbud vil få beskjed når valg av leverandør er tatt. 4 Utforming av tilbud Tilbudet skal inneholde følgende: 1. Signert følgebrev 2. Leverandørens besvarelse jfr punkt 1.5 3. CV for tilbudt personell 4. Firmaattest 5. Skatt og MVA attest 6. HMS egenerklæring 5 Kriterier som blir lagt til grunn ved tildeling av avtale Valg av leverandør vil bli basert på en samlet vurdering av Kvalitet på oppdragsforståelse og gjennomføring (30 %) Kvalitet på tilbudte ressurser (40 %) Samlet pris (30 %)